[BPM Day] Hueliton Sampaio - BPMO Unimed Fortaleza - Da Implementação aos Resultados

Pernambuco02 SET 2014

Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:


GOVERNANÇA DE PROCESSOS –DA ESTRATÉGIA À GESTÃO

Organização: Patrocínio: Apoio Institucional :Promoção: Apoio:

BPMO Unimed FortalezaDa Implementação aos Resultados

Hueliton Sampaio, CBPP



BPMO Unimed Fortaleza Da Implementação aos Resultados

Um das Cooperativas mais bem-sucedidas em âmbito nacional.

Mais de 400 mil clientes;

Mais de 4.000 médicos cooperados;

Maior rede de hospitais, clínicas e laboratórios credenciados;

Hospital Regional com qualidade de atendimento e de segurança hospitalar

certificado nacional e internacionalmente.

Sobre a Unimed Fortaleza

Acreditação Hospitalar Nacional e Internacional



Lições Aprendidas

Ferramentas e Metodologia de Trabalho

Projeto de Implementação do BPMO

Agenda

Resultados Alcançados




Projeto de Melhoria Organizacional em Gerenciamento de Processos / BPMO-GP

Projeto iniciou em 01/06/2013 e foi concluído em 20/12/2013;

Estrutura inicial: 02 consultores, 4 colaboradores e 2 patrocinadores (Dir.

Administrativo e Sup. Controladoria);

Contexto do Projeto




Oportunidades de Melhoria

A cultura predominantemente funcional, centralizada, politizada; e com baixo empoderamento;

A necessidade de uma visão integradora;

A definição de um modelo que seja isento das miopias e isolamento gerados pelas áreas

funcionais;

Definição de uma governança que gere uma abordagem comum e ampla em termos de gestão;

A necessidade do BPM Office reportando-se diretamente a uma liderança sênior atuante,

integradora e mediadora de conflitos;

Um BPMO que integre Estratégia – BPM – PM – Compliance – TI e Riscos Corporativos;

Oportunidade de Melhoria




Benefícios pretendidos

Desdobrar a estratégia para processos;

Otimização de recursos e melhoria do desempenho dos processos para redução de custos/despesas;

Incluir o Desempenho dos Processos no dia a dia da Equipe;

Reportes do desempenho dos processos de negócio viabilizando a tomada de decisão pelo Comitê

Gestor e DIREX;

Garantir a sustentabilidade pela melhoria de desempenho dos processos da empresa..




Passos para implantação

Diagnóstico do nível de

maturidade organizacional

em BPM

Desenho da lógica de

governança de BPM

Desenho de métodos e artefatos

Desenho da relação com as demais áreas

Avaliação e definição da

base de recursos

Planejamento da

Implantação




Maturidade de BPM no início do projeto




Diretoria Administrativa

Financeira

Super. Controladoria

EPLAN

Gestão Estratégica

PMO BPMO Qualidade

Estrutura Atual




BPM Office

Arquitetura de Processos de

Negócio

Modelagem, Análise, Desenho e

Implantação de Processos

Compliance Office

Gerenciamento de Riscos e Controle

Interno

Políticas Corporativas, Padronização e Documentação

Compliance

Melhoria Contínua

Resolução de Problemas

Ferramentas e Metodologia Lean

Gestão de Projetosde Transformação

de Processos

SIG(BPM Dashbords, Dia a Dia do Gerenciamento da Rotina)







Presidente

Superintendência de

Controladoria c/ apoio

do Comitê Gestor

Superintendências

EPLAN

Diretoria ExecutivaDiretoria Executiva

GerênciasGerências

Gerência de

projeto de

BPM







Lições Aprendidas



Agenda





ProjetosCandidatos

Oportunidades

Ameaças

ProjetosPriorizados

Priorização de trabalho e

investimento2014

ProjetosSelecionados

Projetos queimplementam a estratégia 2014

Qtde de Projetos Candidatos

36

Qtde de Projetos Selecionados/Priorizados

15

RS 72.000.000,00 RS 30.000.000,00




Gerenciamento de demanda

PMO

Especialistas

Comitê de Processos

BPMO




Priorização de Demandas










0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

-0,10 0,00 0,10 0,20 0,30 0,40 0,50 0,60 0,70

Ris

co

Relevância Estratégica

Priorização de Demandas Risco x Relevância Estratégica x Redução de Custo / Despesas

ANALISTA PL / SRANALISTA JR / PL

ASSISTENTE PROCESSOS ANALISTA JR / PL




Projetos Estratégicos

Demandas Operacionais

Melhorias simples

Tipo de mudança

Área impactada

BPMOffice

PMO

Apoio na condução de melhorias




Equipe do ProjetoTimes de Qualidade

e Processos

Modelo Análise Desenho ImplantaçãoMonitoramento

e controle

Refinamento e Ajustes

Projetos de Transformação Gestão do dia-a-dia

Implantação










25




26




Lições Aprendidas



Agenda





Processo de Gestão de Liminares Judiciais

Fortaleceu a comunicação entre as 20 áreas envolvidas;

Garantiu 100% de rastreabilidade em tempo real no cumprimento de Liminares;

Unificou as informações para elaboração das defesas;

Possibilitou a identificação dos impedimentos para cumprimento das liminares;

Permitiu identificar as principais causas geradoras de Liminares Judicias;

Unificou o custos gerado com liminares Judiciais.




Processo Relacionamento com o cliente;

Integrou as áreas de atendimento Apoio ao Cliente, Autorizações e Intercâmbio;

Redução de 29,72% no Tempo de Médio de Espera ( De 3,7 min para 2,6 min);

Redução de 34,54% com custo de pessoal no processo (R$ 55.670,20 ano);

Manutenção do TMA: 4,5 min (1º TRI), 4,6 min (JUL);

Acompanhamento do tempo de atendimento da Auditoria Médica.




Processo da Estratégia de RH a Gestão de Pessoas

Redução de 22% no tempo de recrutamento e seleção;

Automatizou as requisições de pessoal;

Redefiniu as alçadas de aprovação;

Garantiu 100% de rastreabilidade em tempo real do processo e monitoramento ponta a

ponta das requisições;

Possibilitou uma visão sistêmica por parte dos colaboradores das áreas envolvidas;




Processo da Compra a Gestão de Estoques

Unificação das áreas de compras e contratos;

Redução de 33% no custo de pessoal no processo, gerando uma redução de R$ 492.326,04 no ano.

Implementação de cotações de compras via portal eletrônico;

Definição de um estoque único para medicamento e material médico;

Redução de R$ 115.680,00 com custo de pessoal da farmácia.

Otimização do layout da farmácia;




Processo Do Atendimento ao Relacionamento com os Orgãos Reguladores:

Garantiu 100% de rastreabilidade nas etapas do processo;

Permitiu o acompanhamento efetivo do atendimento das obrigações impostas pelos órgãos reguladores;

Aumentou a agilidade Com o controle automatizado os prazos e ações de atendimento passam a ser

monitoradas e todos os impedimentos são tratados imediatamente pela gestão.

Estabeleceu o gerenciamento de risco de descumprimento das obrigações;

Integrou os relatórios dos processos administrativos e jurídicos com o BI.




Resultados Obtidos BPMO Unimed Fortaleza Da Implementação aos Resultados



Lições Aprendidas



Agenda





35

Lições AprendidasEntender que a implementação do Escritório de Processos envolve

mudanças:

Culturais

Poder

Funções

Responsabilidades

Uso de processos e ferramentas novas




Apoio da liderança executiva;

Conseguir patrocinadores fortes

Conseguir resultados em curto prazo;

Priorizar e focar esforços;

Selecionar projetos de áreas diferentes;

Comunicar avanços;


Lições Aprendidas



37


Ter postura colaborativa;

Capacitar colaboradores de toda organização;

Distinguir papeis do analista de processos e gerente de projetos;

Atuar corporativamente, com independência técnica;

Possuir comunicação direta com todos os gestores da organização;

Usar consultoria especializada;

Lições Aprendidas



Obrigado!


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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional :Promoção: Apoio:

Hueliton Sampaio, [email protected]

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