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© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Réussir la dématérialisation de ses factures clients B2B
Doc & Finances 2013 – CNIT Paris 27 février 2013
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Émettre des factures clients électroniques
5 points clés pour réussir votre projet
Cas client et retour d’expérience
Quelques mots sur le dispositif Qweeby
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Le papier : une solution lourde et coûteuse
Réalisation
de la facture
Impression et
mise sous pli
Dépôt à la
Poste
Classement
de l’archive
Réception du
courrier
Contrôle et
validation
Saisie
comptable
Emission du
paiement
Classement
de la facture
Emetteur Récepteur
Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs
réalisée par les récepteurs (à leurs frais)
Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses
Emettre une facture papier est coûteux (3 fois le prix du timbre) pour l’émetteur. Traiter la facture en réception est coûteux pour le récepteur.
Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable
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Côté émetteur Côté récepteur
Fiabilisation du processus de facturation • Réduction des temps de transmission • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Alertes et relances automatisées
Réduction des frais généraux : • Moins de papier et d’impressions • Moins d’affranchissement • Moins d’archives à stocker
Réduction des coûts opérationnels • Moins de manipulations (envoi, classement, mise
sous pli, affranchissement, bourrages…)
Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant • Généralisation aux donneurs d’ordres
Développement durable
Réduction des coûts opérationnels : • Moins de manipulations en réception • Pas de ressaisies • Automatisation des processus de traitement • Moins de manipulations de classement • Moins d’archives à conserver • Accès facilité aux factures (en ligne) • Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD
Fiabilisation de la gestion des paiements • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et
réduction du cycle de traitement) • Fiabilité des données de facturation
Les bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus
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La dématérialisation des factures clients : un projet facile et gagnant
La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre
Mise en œuvre
ROI
Rapide
Long
Complexe Facile
Dématérialisation de factures fournisseurs
Impacts technique, humain et
organisationnel forts
Dématérialisation de factures clients
Impacts technique, humain et
organisationnel faibles
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Dématérialiser les factures sortantes est le bon point d’entrée de la dématérialisation dans les entreprises
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La facture électronique : une affaire a priori simple…
Produire les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et d’intégrité, les conserver de manière
pérenne et inaltérable
Transmettre la facture électronique par voie électronique à chaque
client destinataire
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… rapidement complexe dans le B2B
Produire les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et d’intégrité, les conserver de manière
pérenne et inaltérable 1
<XLM>
2
<CSV>
n
<UBL>
Connaître et générer les formats attendus des destinataires Assurer l’interconnexion avec les plateformes et réseaux Tracer les transmissions et faciliter le suivi des envois Automatiser les relances et les alertes Maintenir la productivité du processus de facturation
Transmettre les factures électroniques aux différents destinataires, selon les modalités attendues par chacun d’eux pour assurer l’intégration technique
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Les enjeux de la facture électronique : les données et la transmission
Emetteur Récepteur Informations
Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données, idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission
Ce qui intéresse l’émetteur, c’est que sa facture arrive au client
Traçabilité
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Les avantages du PDF signé (ou pas)
EDI
Faible part de clients EDI au sein du portefeuille client et/ou les flux EDI représentent une part faible sur l’ensemble des flux opérés
Les coûts de mise en œuvre et de maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le retour sur investissement est faible
La maturité technique est faible et/ou les outils en place ne sont pas adaptés
Applicable à tous les clients : peut être déployé largement et facilement à l’ensemble des clients
Coût limité et simple à mettre en œuvre : retour sur investissement réel et rapide
Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne requiert pas de compétences techniques particulières
Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF (signé) est l’option idéale
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Un facteur de ROI supplémentaire : l’instruction fiscale du 11 janvier 2007
Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut, LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique
Facture émise papier (ou assimilé : PDF par e-mail)
Facture émise électronique (289-V ou 289 bis)
Conservation par l’émetteur
Papier ou électronique (instruction fiscale du 11/01/07)
Electronique
Conservation par le récepteur Papier Electronique
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Émettre des factures clients électroniques
5 points clés pour réussir votre projet
Cas client et retour d’expérience
Quelques mots sur le dispositif Qweeby
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Produire la facture à partir des outils de
facturation Signer électroniquement la
facture Déposer la facture dans le dispositif
d’archivage électronique
Transmettre la facture au destinataire
Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures
électroniques sont noyées dans un flux de factures papier
1- Insérer la dématérialisation des factures clients dans le processus de facturation
Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients
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2- Répondre aux attentes différentes des différents destinataires
Emetteur
Client 1
Client 2
PDF Signé en FTP
EDI
Papier
PDF Signé en GS1 XML
Client 3 PDF Signé et format propriétaire
Client 4
Client …
La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier
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Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la cohérence des messages
Le proposer à tous ses clients sans chercher à
organiser a priori le déploiement
Eviter le forcing et accompagner les clients en
montrant les avantages concrets
Organiser le planning en fonction des réponses
clients et de leur planning
Prendre en compte les demandes ou cahiers des
charges des clients sans se focaliser dessus
L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement
3- Déployer largement et rapidement
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La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique
4- Avoir une approche globale de la dématérialisation
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5- Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l’entreprise
Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)
Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise
Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires…)
Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant
La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser
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En synthèse… et en pratique
Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs)
Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime
Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)
Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous laisser la liberté de choix de l’opérateur)
Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer
Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant
Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures
Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire 17
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Émettre des factures clients électroniques
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Cas clients
• Equipements pour laboratoires médicaux
• Sollicité par un client Waters décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client.
• L’opérateur proposé par le client ne permettant pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby qui alimentera cet opérateur (B-Process).
• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées et développe des connexions additionnelles (Peppol).
• Démarrage : mai 2012
• Volumétrie concernée : 16 000 factures /an
• Clients déployés : 38
• Opérateur de téléphonie mobile
• Engagé dans une démarche de dématérialisation de ses factures clients avec un prestataire de BPO
• Le prestataire de BPO étant incapable de répondre aux demandes de Carrefour et Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby ses flux de facturation destinés à ces clients
• Démarrage : novembre 2011
• Volumétrie concernée : 3500 factures/an
• Clients déployés : 2 (Carrefour et Auchan)
GS1 XML
SAP I F GS1 XML
SAP
PEPPOL @
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Cas clients
• Salaisons traditionnelles
• Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a opté dans un premier temps pour le webEDI.
• Face aux ressaisies et manipulations additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa simplicité d’utilisation.
• Démarrage : février 2011
• Volumétrie concernée : 9000 factures / an
• Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino
• Portes, Fenêtres et volets
• Sollicité par un client Groupe Brémaud décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client.
• L’opérateur proposé par le client ne répondant pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur (@GP)
• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées
• Démarrage : 18 juin 2012
• Volumétrie concernée : 61 000 factures / an
• Client déployés : 4
GS1 XML
Isagri GS1 XML
Custom I F
@
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Cas clients
• Salons de jardin et aménagement extérieur
• Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a choisi Qweeby pour répondre à la demande et déployer à ses autres clients
• Le groupe Edenside (dont fait partie la marque Madeira) a fourni sa liste clients donneurs d’ordres à Qweeby en lui demandant de déployer auprès d’un maximum d’entre eux les flux électroniques
• Démarrage Auchan : avril 2012
• Volumétrie concernée : 4500 factures
• Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours
• Robinetterie et équipements de salle de bains haut de gamme
• Ondyna a identifié la dématérialisation des factures comme un levier de réduction de coût et d’efficacité
• Pour pouvoir déployer largement auprès d’une clientèle de grossistes et spécialistes du bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby.
• Démarrage : prévu été 2012
• Volumétrie concernée : 38 000 factures / an
• Clients déployés : -
289 bis
I F SAGE CEGID GS1 XML
@
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Émettre des factures clients électroniques
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Cas client et retour d’expérience
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Qweeby
Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client
Connecté aux opérateurs et plateformes de réception Capable de répondre aux cahiers des charges des clients Orienté utilisateurs non techniciens Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP Ouvert et interopérable Economique à l’installation et à l’usage Facile à mettre en œuvre et à déployer
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A partir de tout type de facture PDF produite par l’outil en place, quel qu’il soit
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Qweeby transmet un flux conforme aux attentes de chaque destinataire
Transmission tracée et sécurisée du PDF signé + flux CSV ou UBL
Plateforme
Qweeby
Transmission via la plateforme de réception du destinataire
Transmission EDI (art. 289-Bis du CGI)
Transmission directe via un flux privé
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Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE, avec un modèle cohérent
Outil simple et intuitif qui se comprend facilement sans
nécessiter de formation
Structure de coût simple et lisible qui permet un ROI très
rapide et incite au déploiement
Offre modulaire et packagée, orientée usage, qui facilite la compréhension et la décision
Livré prêt à l’emploi pour une mise en œuvre par les utilisateurs et sans compétences techniques
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Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clients
La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux
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Qweeby est une solution innovante et différente
PDF vers… PDF
Ressaisies et uploads
Destinataires limités
BPO ou archivage imposé
PDF vers formats structurés
Récupération directe (d’un bout à l’autre)
Interopérable et tous destinataires
Modulaire et ouvert
Spécifique et coûteux Mutualisé et progicialisé
a a a a a
r r r r r
Mise en œuvre complexe Plug and Play a r
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Un dispositif validé et reconnu
Certification GS1 France
pour l’émission de factures
électroniques conformément
à l’article 289 V du Code
Général des Impôts
3ème prix lors des E-DOC award
2011 de la FedISA pour
l’innovation dans le domaine de
la gestion électronique des
documents et informations
Mention spéciale du Jury du
concours biennal Eureka
organisé par le Conseil
Supérieur de l’Ordre des
Experts Comptables
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Merci de votre attention
www.qweeby.com Qweeby.over-blog.com Qweeby.com/blog Scoop.it/facture-electronique
@_qweeby @wanscoor
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Eric Wanscoor [email protected]
04 27 10 83 10 – 06 59 34 07 88
www.qweeby.com
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www.qweeby.com
SAS au capital de 160 000€ 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
Votre contact :
Eric Wanscooor [email protected]
04 27 10 83 10 06 59 34 07 88