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Desarrollo de Ferias y Exposiciones
Lic. Josu Garritz AlcaláDirección ComercialRemex, Grupo CIE
Mérida, Yucatán22 de Septiembre, 2006
1.- Introducción a Grupo CIE
2.- Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia
3.- El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México
4.- Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
5.- El Operador de Ferias y Exposiciones
6.- El Expositor
7.- Preguntas y Respuestas
¿Qué vamos a ver hoy?
Ingresos de Grupo CIE en 2005: $ 8,659 millones de pesos
Contexto de las Ferias y Exposiciones:
La Mercadotecnia
Prec
io
Prod
ucto
Distrib
ució
n
Publicidad
Contexto de las Ferias y Exposiciones:
La Mercadotecnia
Toda empresa tiene la misión fundamental de ejercer un comercio. Deberá siempre cambiar productos o servicios por dinero. Del éxito de este intercambio dependerá el futuro de la organización.
Lo comercial, por lo tanto, es fundamental en una empresa y el Marketing es la aplicación de las herramientas que van a permitir a la empresa desempeñarse adecuadamente en el aspecto comercial.
Cuando una empresa aplica el Marketing lleva a cabo las siguientes actividades:
Puede estudiar al consumidor: Investigación de Mercados Puede comunicarse con el consumidor: Publicidad y Promoción Puede vender a sus clientes: Ventas Puede cuidar cada producto en función de su mercado: Product
Management.
Filosofía del Marketing
Contexto de las Ferias y Exposiciones:
La Mercadotecnia
La aplicación de la Mercadotecnia se debe de hacer mediante un plan estratégico. Por lo general este plan se compone de los siguientes elementos:
Marketing Mix
Investigación de Mercado Producto Precio Distribución Comunciación y Publicidad Promoción de Ventas
Contexto de las Ferias y Exposiciones:
La Mercadotecnia
Las Ferias y Exposiciones buscan contribuir con el ejercicio comercial de las empresas, por lo tanto la participación en estos eventos debe de ser considerada dentro del Plan Anual de Mercadotecnia.
Las Ferias y Exposiciones pueden ser consideradas como parte de las estrategias de:
Ferias y Exposiciones
Investigación de Mercado Distribución Comunciación y Publicidad Promoción de Ventas
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
Características del Mercado Mexicano
El turismo de negocios en el país se encuentra en un periodo de crecimiento sostenido.
El negocio de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y demás eventos ha tenido un crecimiento importante en México, acentuándose en los últimos años.
Los esfuerzos de las principales asociaciones encargadas de impulsar, organizar, promover y agrupar a los participantes de la industria comienzan a ser canalizados de mejor manera, incrementando el potencial de demanda en el país.
La actividad en este mercado ha motivado la construcción de nuevos recintos con el fin de seguir posicionando a México como un país con infraestructura adecuada para este tipo de eventos.
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
Conclusiones:
• La facilidad de acceso, variedad de actividades, destinos y costo de los servicios ha logrado que México empiece a posicionarse como un un país importante para el turismo de negocios.
• La creciente importancia de este segmento de negocios en México ha impulsado la creación de una oferta completa de servicios con una gran variedad de recintos y salones.
Distribución Nacional de Recintos
71%
29%
República Mexicana Distrito Federal
Infraestructura Nacional
Metros Cuadrados Disponibles:
1,293,911
Número de Salones Disponibles: 3,402
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
Infraestructura DF Mts. Cuadrados Disponibles: 232,108
Superficie Total Ctro. Banamex: 41,125
Participación (%): 17.7
Número de Salones: 536 Número de Salones Ctro. Banamex: 19
Participación (%): 3.5
RecintosFerias y
ExposicionesCongresos y
Convenciones
Centro Banamex 4 15WTC DF 4 14Expo Santa Fe 4 6Auditorio Nacional 2 1Centro Tlanepantla 2 - Ceneyco 4 6Sports Palace 2 1Sheraton Centro Histórico 2 6IMSS, Ctro Médico Nal. S XXI 2 10ICC - 30Poliforum Siqueiros - 7
Total 26 96Hoteles 414
26 510Gran Total 536
OFERTA DE SALONES EN EL DISTRITO FEDERAL
• Conclusiones:
Más del 70% de la superficie destinada a eventos en el Distrito Federal corresponde a Centro Banamex, WTC Cd. de México y Expo Santa Fe.
41,125
18,840
41,497
0
20,000
40,000
60,000
Superficie Aprovechable (m2) CentroBanamex
WTC Cd.DeMéxicoExpoSanta Fe
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
Principales Recintos Feriales en el País
Zona Metropolitana: Centro Banamex WTC Ciudad de México Expo Santa Fe
Nacional: Expo Guadalajara Cintermex Polifórum León Expo Chihuahua Yucatán Siglo XXI WTC Veracruz CC Puebla
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
Valor de Mercado
Valor de Mercado Zona Metropolitana:$226.91 millones de pesos8.9 millones de mts vendidos
43%
57%
Total Z.M. Ctro. Banamex
74%
26%
Total Nacional Ctro. Banamex
Valor de Mercado Nacional:$486 millones de pesos 22.9 millones de metros vendidos
El Mercado de las Ferias y Exposiciones
en México
En Nuestro País se llevan a cabo más de 300 Ferias y Exposiciones anualmente en las siguientes categorías:
Sector Num de eventos aproxAlimentos y Bebidas 25Artes Gráficas y Libros 13Comunicación, Mercadotecnia y Medios 20Construcción 23Curtiduría, Calzado y Maroquinería 14Decoración, Regalos y Manualidades 18Deportes, Hobbies y Entretenimiento 18Ecología y Recursos Naturales 9Educativo y Capacitación 21Informática y Automatización 11Metal-Mecánica 9Muebles 11Mujeres, Niños, Bodas y más 42Químico 6Regional, Agropecuario, Veterinario 57Salud y Belleza 21Sectores Diversos 13Textil y Vestido 20Transporte de Carga, Pasaje y Automotriz 20Turismo, Hoteles y Restaurantes 13
TOTAL 384
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
Las Exposiciones por lo general son eventos con las siguientes características:
se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido en un momento en el tiempo también bien definido son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias
actividades económicas o sectores industriales
¿Qué es una Exposición?
Definición:LAS EXPOSICIONES SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y LA GENERACIÓN DE NEGOCIOS ENTRE DIFERENTES ACTORES CON INTERESES PARTICULARES EN UN SECTOR ECONÓMICO.
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
Las Ferias por lo general son eventos con las siguientes características:
se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido en un momento en el tiempo también bien definido son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias
actividades económicas, sectores industriales, actividades culturales y/o de entretenimiento
¿Qué es una Feria?
Definición:LAS FERIAS SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PÚBLICOS CON INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMÁTICO DEL EVENTO.
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
Las exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B2B o Trade Shows
EXPOS = BUSINESS TO BUSINESS
Las Ferias son eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B2C o Consummer Shows
FERIAS = BUSINESS TO CONSUMER
En Conclusión
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
El Expositor y El Visitante
Finalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de las Ferias y Exposiciones.
El Expositor: es la persona o empresa que está interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc.
El Visitante: es la persona o empresa que tiene algún interés en la oferta de los expositores así como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc.
El Operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
Como las Ferias y Exposiciones son especializadas en
algún tema, por lo general son organizadas por un ente
con experiencia y conocimientos en dicho tema y una
empresa experta en la organización de eventos.
Modelo de un evento Exitoso
Institución Experta + Organizador = Comité Organizador
¡E v e n t o E x i t o s o !
¡E v e n t o E x i t o s o !
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?
El Operador de Ferias y Exposiciones
Remex surge a principios de la década de los 90.
Hemos organizado más de 130 exposiciones en 15 años.
Somos la única empresa en México que es parte de la
estructura organizacional de un recinto, Centro
Banamex. Esta ventaja competitiva da a Remex una
mayor solidez y presencia en el mercado mexicano de
las exposiciones.
Semblanza Remex
El Operador de Ferias y Exposiciones
Remex opera exposiciones orientadas tanto a business to
business (trade shows), como a business to consumer (consumer
shows), ventaja que muy pocas empresas de la industria poseen.
B2B: ISA Expo Control Abastur Rest-Hotel México Fire & Safety Expo Médica Hospital Cemex 100 años Enlace Empresarial México
B2C: Festival de la Palabra la Gran
Feria del Libro Salón Internacional del
Automóvil México Fútbol Show Salón Internacional del Tuning
El Operador de Ferias y Exposiciones
El Operador de Ferias y Exposiciones
Más de 800 clientes al año (expositores y patrocinadores)
Más de 340,000 visitantes Más de 120,000 m2 de exposición Participación en las siguientes
industrias:o Automotrizo Turismoo Manufacturao Automatización y Control Industrialo Seguridad / Prevencióno Editorial o Educativao Deportiva / Fútbol
Datos Sobresalientes
El Operador de Ferias y Exposiciones
¿Qué hace un Operador?
El operador es una empresa especializada en la
organización de Ferias y Exposiciones.
Esta empresa generalmente está compueta por las
siguientes áreas:
Comercial y Ventas
Operaciones
Atención a Clientes
Mercadotecnia y Relaciones Públicas
Administración y Finanzas
El Operador de Ferias y Exposiciones
¿Qué hace un Operador?
Estas áreas se coordinan y trabajan en tres tiempos
con diferentes actividades en cada tiempo.
Antes del evento
Durante el evento
Después del evento
Integración de Cartera
Contacto con Clientes
Reservación de espacio
Contratación
Envío de factura(s)
Envío de Manual del Expositor
Gestión de Cobranza
Atención a Expositores
Montaje
Evento
Preventa
Desmontaje
Evaluación
Áreas de un Operador
Ventas
Administración
Atención a Clientes
Operaciones
Mercadotecnia y RP
El Operador de Ferias y Exposiciones
Área Comercial
Pre-venta Revisar precios y plano Revisar contrato con expositores Determinar fuerza de ventas Asignación de cuota y cartera a vendedores Apoyar eventos de promoción
Venta Contacto / Visita prospectos Cerrar ventas y contratos Actualizar plano de exposición Registro de ventas
El Operador de Ferias y Exposiciones
Cartera de clientes y prospectos Establecer criterios de calificación Elaborar cartera de prospectos Calificar cartera de acuerdo a criterios Contacto a clientes con base en criterios de la cartera
Área Comercial
Ejemplo de cartera SIAM
El Operador de Ferias y Exposiciones
Reporte de Ventas
El reporte de Ventas es el documento que indica al Comité
Organizador sobre los avances reales del evento.
Clasificación Contratados En Proceso de Firma Reservados AAA AA Cancelados
Área Comercial
Ponderación
95%
80%
65%
15%
5%
18-Ene-06
m2 ponderado
Contratados 4,089 3,885
En Proceso de Firma 864 691
Sub Total 4,953 4,576
Reservados 1,788 1,162
Total Neto 6,741 5,738
Cancelaciones
AAA 150 23
AA 186 9
TOTAL BRUTO 7,077 5,770
Presupuesto 7,400
Avance 91% 78%
Por Vender 659
Rest-Hotel Abastur 2006
Área Comercial
El Operador de Ferias y Exposiciones
Reporte de Ventas
El Operador de Ferias y Exposiciones
Operaciones
Actividades antes del evento
Elaborar propuesta plano pre-venta
Actualizar plano con avance de venta
Elaborar plano definitivo de montaje
Desarrollar plan y check-list del evento
Planear y coordinar el evento en montaje
Asignar funciones y áreas a cubrir al personal de apoyo
Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo
Recomendar proveedores idóneos (registro, mamparas,
alfombra, seguridad, servicios adicionales)
Planos
El Operador de Ferias y Exposiciones
Actividades durante el evento y al terminar Recibir recinto Coordinar personal de apoyo (floor manager) Coordinar y supervisar montaje con proveedores Supervisar servicios a expositores Asignar stands a expositores Coordinar colocación de señalamientos Coordinar montaje de requerimientos inauguración y Clausura Controlar funcionamiento del evento Coordinar desmontaje Entregar recinto
Operaciones
El Operador de Ferias y Exposiciones
Manual del Expositor
Elaboración de contenido para manual de expositor Captura de contenido por parte de atención a clientes Entregar el manual para su impresión / difusión a
expositores Apoyar a expositores en aclaración de dudas Entrega de materiales y gafetes a expositores Encuestas de satisfacción de expositores
Atención a Clientes
Manual SIAM
El Operador de Ferias y Exposiciones
Publicidad, Promoción y Relaciónes con Prensa y
Gobierno
Plan de Marketing Plan de Medios Diseño e Implementación de Promociones Investigación de Mercado Encuestas a visitantes y Expositores Eventos y Boletines con Prensa Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo
Mercadotecnia y RP
Plan de Mercadotecnia SIAM
La última Pieza, El Expositor
El Expositor
Ser Más para Ganar Más
El Expositor busca que su participación en un
evento favorezca el logro de sus objetivos
comerciales.
Una exposición es una Gran Oportunidad de
Negocios para ellos.
Pero para que esto suceda se debe de
preparar.
El Expositor
Plantear Objetivos
Amplia Diversidad de Objetivos
1. Colocar Pedidos
2. Lanzamiento de Productos
3. Ubicar nuevos Clientes
4. Investigación de Mercado
5. Presentaciones Físicas de Productos
6. Programa de Relaciones Públicas
7. Conocer a la Competencia y el Mercado
8. Alianzas Estratégicas
9. Fortalecimiento de Imagen
10. Citas con Clientes Actuales
11. Otros
El Expositor
Planeación Prepararse para el evento. Materiales, gente
y actividades Listado de Materiales Artículos Promocionales Material para Exponer Formatos de registro, pedidos, etc. Stand Papelería Reglamento Personal Publicidad Tarjetas Personales Mucho Más
El Expositor
El Evento El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer
Minuto
Calcular tiempo Neto de evento Crear Saludo Atractivo Atender al visitante por su nombre Preparar despedida. Artículo Promocional Evaluación Diaria (ventas, contactos, contexto, etc.) Marcar correcciones para el día siguiente No sentarse, no comer en el stand No fumar Usar el celular lo menos posible No cerrar antes de tiempo
El Expositor
Post-Evento
Evaluación Inmediata y de retorno de Inversión
Hacer una junta con todo el staff que participó en el
evento y conocer todos los puntos de vista Hacer una evaluación cuantitativa de los objetivos Hacer un reporte de cierre de evento Seguimiento a contactos y prospectos de ventas Evaluación cada bimestre, trimestre o semestre de los
resultados comerciales
TOTAL DE VISITANTES 23,800
VISITANTES CONTACTADOS 4,650 20%
VISITANTES INTERESADOS 1,860 8%
DESPUÉS DE SEGUIMIENTOCIERRE 75 0.3%
NO CIERRE 1,785 8%
TOTAL DE VENTAS 5,450,000$
PROMEDIO POR CLIENTE 72,667$
% DE UTILIDAD DEL NEGOCIO (8%) 436,000$
(-) INVERSIÓN EN EVENTO 198,000
UTILIDAD HASTA ESTA EVALUACIÓN 238,000
Evaluación Expositor
El Expositor
A N T E S D E T E R M I N A R . . .
VIVAN CON PASIÓN
COMPROMÉTANSE CON SUS SUEÑOSCOMPROMÉTANSE CON SUS SUEÑOS
ASUMAN SU RESPONSABILIDAD
¡ MUCHAS GRACIAS !¡ MUCHAS GRACIAS !