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Curso con contenidos extraídos en buena parte de la experiencia personal en eficiencia personal y gestión del tiempo
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2.
4. Plan de trabajo individual para mejorar la eficiencia personal y la gestin del tiempo ndice 3. Diferenciacin inclusiva Ofrece unaimagen completamente distinta del orden . Ocurrir, in-cidir entre las categoras no es en este caso una excepcin, sino la regla. Los lmites surgen aqu no mediante exclusin, sino mediante formas particularmente compactas dedoble inclusin . Alguien participa en muchos crculos distintos y a travs de esto se limita. [] En el marco de las diferenciaciones inclusivas,los lmites se piensan y solidifican como ejemplos mvilesque posibilitan lealtades encabalgadas. Ulrich Beck enQu es la globalizacin? http ://www.youtube.com/watch?v=i-yhtXAzYwc http ://www.youtube.com/watch?v=0bq88I4DOD4 Gestin paradjica y en lugar de o 4. 1. Tiempo y eficiencia 5. La lentitud acabo muriendo all a principios del siglo XXI. Tras algunos debates al ms alto nivel, los grandes mandatarios del mundo decidieron que debamos vivir deprisa. Fue un momento crucial en la historia de la humanidad. Un punto de no retorno. Aquella decisin oscureci el cielo por mucho que el sol brillara como siempre. Despacio muri. Se eliminaron los correspondientes iconos. Todo, claro est, muy deprisa. Visto y no visto. El tiempo comenz a huir. Buscaba huecos en la presin cotidiana y saba escapar. A veces a hurtadillas, a veces por la puerta grande. Tapar aqu era dejar un agujero all. El tiempo se marchaba, abandonaba su papel estructurador. Relegado a un papel de eterno enemigo, al final fue sometido a tortura. Y de la peor forma posible, acabo muriendo. La lucha, a partir de entonces, sera contra el tiempo. Un tiempo que encarn como nadie antes la eficiencia. Eres ms eficiente cuanto menos tiempo usas. As que los nuevos dioses de la era rpida en que todo se haba convertido eran efmeros. Nacan, crecan y moran. Adolescencia que abocaba a una breve tercera edad para acabar enfangados en un meterico declive final. Era ver sin mirar, observar sin comprender, centsimas de segundo para decidir. Ya, de inmediato. Sea lo que sea, pero ya. Adis a quienes dejan pasar el tiempo sin atraparlo. Se inventaron cpsulas de tiempo. Se inventaron mediciones matemticas. Se invent ms en menos. Se inventaron experiencias fulgurantes. Se inventaron descargas de adrenalina. Se invent la intensidad. Todo porque alguien decidi hace ya mucho tiempo que no podamos vivir despacio. http :// blog.consultorartesano.com /2010/04/despacio-2. html 6. Ventajas de una correcta gestin y utilizacin del tiempo
7. El tiempo es oro
Quien llega primero se lo lleva todo! 8. HISTORIA DEL LEADOR Hubo una vez un leador que pasaba horas y horas, miles de horas, cortando los rboles de su pinar con una sierra que de tanto usarla apenas cortaba nada. Un da, un vecino se le acerc y al observar el enorme esfuerzo que haca el leador le propuso que parase un momento a descansar y afilar la sierra. El leador, indignado, le pregunt si acaso no haba visto toda la tarea que le quedaba an por hacer. Cmo iba a parar! Le contest que no tena tiempo. PLANIFICACIN EJECUCIN RESOLUCIN DE PROBLEMAS Coste segn fases Planificacin/Coste 9. TIEMPO y PDCA Beta permanente? P D C A RENDIMIENTO MEDIOCRE BUENO EXCELENTE + + TIEMPO tE tB tM 10. La tarea individual no es la unidad bsica en el interior de la organizacin, sino que lo es el proceso de trabajo. El trabajo del siglo XXI Tareas individuales Actividades de coordinacin Trabajo reflexivo de aprendizaje ptimos locales? Individuos eficaces generando procesos ineficaces? Trabajo sobre el trabajo Eficiencia y eficacia = coordinaciones adecuadas 11. MANUAL Destreza fsica NO MANUAL Destreza intelectual Destreza emocional? 12. Tiempo de trabajo Tiempo de ocio 13. Notas tiles 14. 2. Anlisis del uso del tiempo 15. PDCA El tiempo de trabajo Sola/o PC Lugar Reuniones Trabajo personal Pensar Hacer Hacer que hagan Revisar Planificar 100% 100% 100% 100% 16. Ordena de 1 a 11 (el 1 representa el ms importante) cada uno de los aspectos consideras que influyen ms en la mala utilizacin del tiempo de trabajo y que provocan problemas de organizacin en el trabajo.EJERCICIO SOBRE LOS LADRONES DE TIEMPO 17. Alto Bajo Normal CURVA DE RENDIMIENTO PERSONAL 0 6 12 18 0 18. Notas tiles 19.
Leyes bsicas en la gestin del tiempo
20.
Leyes bsicas en la gestin del tiempo 21. Telfono
22. Visitas y puerta abierta
23. Colaboradores
24. Burocracia
25. Los jefes
26. Dispersin y pequeas cosas
27. Ausencia de planificacin, prioridades u objetivos
28. Falta de formacin
29. No manejo bien el ordenador, sobre todo el correo electrnico y otras herramientas colaborativas. Tengo la sensacin de que por ah pierdo mucho tiempo. A veces me falta la necesaria autodisciplina para llevar a cabo aquello que me he propuesto. En mi vida profesional falta un objetivo claro y preciso: a menudo no veo ningn sentido en lo que estoy haciendo. Me resulta difcil decir que no cuando otras personas quieren algo de m. La delegacin de tareas pocas veces es la correcta y a menudo tengo yo misma/o que hacer y solucionar cosas que pudieran haber hecho otras personas. La comunicacin con otros es con frecuencia deficiente. No nos manejamos bien en el cara a cara y es habitual la tensin y el stress. Tengodemasiados papeles sobre la mesa. El orden y la limpieza de mi mesa de trabajo no son precisamente ejemplares. Mi planificacin del tiempo y mis plazos slo los consigo mantener a veces agobindome, ya que siempre se presenta algo imprevisto. A menudo no establezco prioridades concretas e intento solucionar de una vez demasiados trabajos al mismo tiempo. Me dedico a resolver "pequeeces" y me concentro demasiado poco en lo verdaderamente importante. La mayor parte de las veces dejo para otro momento aquellas tareas que son importantes, es decir, que requieren mucho tiempo o son desagradables. Las reuniones duran con frecuencia demasiado tiempo y a menudo el resultado de las mismas no es bueno. A menudo no realizo el trabajo que realmente debiera debido a las muchas visitas que recibo, tanto de la misma empresa como de fuera de ella. El telfono me molesta continuamente y la mayora de las llamadas se prolongan ms de lo necesario. Casi nunca A veces Con frecuencia Casi siempre Autoanlisis sobre ladrones de tiempo 30. Notas tiles 31.
32.
Y otras pequeas (o grandes) herramientas:archivos, agendas, tcnicas de uso del telfono, direccin de equipos, habilidades de comunicacin, tcnicas de gestin de proyectos, uso del sueo, gestin de viajes, registro de ideas, economa del tiempo en la vida cotidiana, redaccin de documentos y lectura rpida... 33. - Tengo especial inters personalpor esta tarea?, me interesa egostamente?, me ayudar a conseguir algn objetivo personal? - Es importantepara alguien que me interesa ? - Tiene unlmite de tiempoconcreto: fecha y hora? - Es unaorden superiorque no puedo ignorar? - Si la tarea requiere colaborar con otras personas, puedo hacer que stas comiencen con su parte del proyecto ? Gestionar el tiempo es... Genera un ABC (muy importantes, importantes, menos importantes) Establecer prioridades 34. Pareto +Ishikawa 35. Elemento Total Frecuencia Orden de prioridad SELECCIN PONDERADA Personas X X X X X X X X X X X X X 36. - Los objetivosmarcan un norteque orienta las acciones que emprendemos. - Los objetivos y metas se traducen enindicadores , medidas que sirven para determinar el grado de alcance del objetivo (proporcionan refuerzo e informacin para la accin). - Los objetivos slo tienensentido dentro de un marco ms amplio , que les da sentido (proyecto personal, proyecto de empresa, etc..). - Definir implica seleccionar, tomardecisiones sobre lo que es importante y lo que no lo es(ley de Pareto: 80-20). - Los objetivos y las metascambianen la vida, pero en cada momento sirven. - Los objetivos, una vez definidos, slo tienen sentido cuando soncomunicadosa los nuestros. Gestionar el tiempo es... Definir metas y objetivos 37. - Base para preparar la consecucin de los objetivos. - Los planes que slo se tienen en la cabeza pierden en panormica(desaparecen de la vista y de la cabeza) y se desechan fcilmente. - Descarga de trabajo para la memoria. - Produceauto-motivacinpara el trabajo: orienta mejor hacia los objetivos. - Provoca mayor concentracin. - Permite controlar mejor los resultados del da a da, remitiendo hacia la consecucin o no de lo planificado. - Permite calcular mejor el tiempo perdido y planificar mejor el dedicado a imprevistos. - El archivado de este tipo de documentacin permitedemostrar y demostrarsesu capacidad y sus logros. Gestionar el tiempo es... Planificar por escrito 38. Conocer mis actividades
Gestionar el tiempo es... 39. Gestionar el tiempo es... CIERRE LA PUERTA ANTES DE ENTRAR
40. 41.
Condiciones de una lista de tareas 42. Notas tiles 43. 44. Notas tiles 45. La organizacin del lugar de trabajo
46. 5S en el puesto de trabajo El ejemplo de la herramienta en el puesto de trabajo tiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al puesto de trabajo. Cada puesto, rea o entorno tiene sus herramientas asociadas. Entorno fsico tiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al puesto de trabajo. Cada puesto, rea o entorno tiene sus herramientas asociadas. Entorno digital Acceso a Internet y herramientas colaborativas Ofimtica ERPs Aplicaciones verticales Almacenamiento y gestin de la informacin 47. Por qu 5S? Para conseguirmejorar la productividadsentando una base slida para desarrollar la mejor continua. Porque queremos eliminar despilfarros derivados delentorno inmediato de trabajo , bajo un concepto de produccin ajustada. Porque demuestra ser una herramienta eficaz paraeliminar despilfarros por tiempos de bsquedade material necesario. Cuando empec con las 5S no me daba cuenta de nuestra impresionante capacidad para hacer difcil lo fcil y, adems, para convivir con ello, como la cosa ms normal del mundo. 48. Identificar necesarios e innecesarios Deshacerse de innecesarios Evitar que vuelvan a aparecer
1S 49. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Un nombre para cada cosa y cada cosa con su nombre. Lo ms necesario, a mano.
2S 50. Limpiar es eliminar fuentes de suciedad. Limpiar es aislar y controlar la suciedad que se genera.
3S 51. Controles visuales sobre aspectos importantes o que pueden deteriorarse. Importante cuando hay flujo de materiales.
4S 52. Auditora sistemtica alrededor de lo que es importante. Automatizar el trabajo sobre el trabajo.
5S 53. Notas tiles 54. LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE Una reunin cuesta dinero y siempre hay que tener en cuenta el tiempo que exige ya que en ese momento el costo/hora es la suma de los costos/hora de cada uno de los participante y esta cantidad hay que multiplicarla por el nmero de horas que se est reunido REUNIN Preparacin Ejecucin 55. Es el conjunto de acciones lgicas y coherentes que facilitan el logro de unos propsitos Para qu? Existen temas a tratar (situacin normal) o tenemos problemas (situacin especial) Por qu? Slo pueden ser tratados entre varias personas o no existe otro sistema ms operativo y barato Quines?
Cunto? Ponderar la relacin favorable entre coste (inversin) y resultados (objetivos a corto y medio plazo) Planificacin 56. Aceptada la necesidad, hacemosoperativa la planificacin movilizando los factores bsicos que apoyen su efectividad Cmo? Definir el tipo de reunin Con qu? Orden del da y un guin por temas que ayude al proceso, permita una visin global, centre las discusiones y objetive la tarea. Documentacin de apoyo: notas, informes, grficos. Cundo? Precisar fecha y hora de comienzo, con duracin estimada, inicio y fin. Dnde?
Organizacin 57. Las fases de la reunin deben aparecer de forma coherente y con una progresin de tratamiento evidente
Programacin 58. Es el momento de la verdad, en el que todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta: La convocatoria : a quines, fecha y hora, duracin (hora prevista de inicio y de finalizacin), lugar, orden del da, objetivo de la reunin, observaciones sobre la preparacin de la reunin, firma. La preparacin : sala, mesa, sillas, documentacin, medios de soporte audiovisual Comprobacin con tiempo suficiente . Murphy siempre acecha. Realizacin 59. Procesos de comunicacin interpersonal Reuniones CLARIFICACIN CONTROL RELAJAMIENTO DINAMIZACIN 60. CLARIFICACIN
61. CONTROL
62. RELAJAMIENTO
63. DINAMIZACION
64. TCNICAS ESPECFICAS DEL ANIMADOR Las reformulaciones de sntesis, control y estimulacin Son el medio mediante el cualse muestra a los participantes el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino recorrido.Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos. Sntesis Control Estimulacin 65. La pregunta-test Pretende aclarar palabras o conceptos, los cuales pueden ser utilizados por varios participantes con distintos sentidos. La invitacin directa a participar Se usa para los que guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir, o incluso parece que lo hacen (nunca forzar ni insistir la primera vez). La pregunta-eco El animador reenva la misma pregunta dirigida a l, con los mismo trminos, invitando aque la conteste el primero que la propuso: que d su respuesta. La pregunta-rebote El animador reenva la pregunta recibida del grupo: oportunidad de dirigirla a un silencioso. TCNICAS ESPECFICAS DEL ANIMADOR Tcnicas de participacin y animacin 66. La pregunta-espejo El animador reenva la pregunta recibida hacia el conjunto del grupo. La vuelta-recuerdo El animador recuerda la o las preguntas o asuntos propuestos y que no se han resuelto(vuelta sobre el tema perdido). La reflexin-aclaracin Anlisis del sentido de una intervencin al nivel de la vivencia del grupo, aqu y ahora, entre nosotros, a nivel afectivo. TCNICAS ESPECFICAS DEL ANIMADOR Tcnicas de participacin y animacin 67. Notas tiles 68. 69. Enviar ms bits de los necesarios es tan absurdo como subir el volumen de la radio para obtener ms informacin. Una fibra del tamao de un cabello humano es capaz de transportar en un segundo todos los ejemplares que el Wall Street Journal ha editado hasta ahora. Un perro nos reconoce por nuestros pasos a ms de cien metros de distancia, mientras que un ordenador ni siquiera puede darse cuenta de nuestra presencia. Casi todos los animales domsticos reconocen cuando nos enfadamos, pero no un ordenador. (...) La interaccin es una carga que ha pesado sobre el hombre hasta hoy da. Y como consecuencia de todo ello, muchos adultos desconectan y proclaman ser analfabetos informticos sin esperanzas. Nicholas Negroponte: El mundo digital . Ediciones B. Barcelona, 1995. La digitalizacin de nuestras vidas, imparable 70. Espacio social espacio digital Competencias para la dinamizacin del espacio social
Competencias para la dinamizacin del espacio digital
Espacio social
71. Un nuevo tipo de alfabetizacin Cumbre sobre alfabetizacin del siglo XXI (Berln, 2002) Alfabetizacin informacional Alfabetizacin tecnolgica Creatividad meditica Alfabetizacin global Alfabetizacin responsable Capacidad de recopilar, organizar y evaluar la informacin y formarse opiniones vlidas basadas en los resultados. Capacidad de utilizar nuevos medios, como Internet, para acceder a la informacin y comunicarla eficazmente. Capacidad, cada vez mayor, de los ciudadanos de producir y distribuir, dondequiera que se encuentren, contenidos para audiencias de todos los tamaos. Comprender la interdependencia entre las personas y los pases y tener la capacidad de interactuar y colaborar eficazmente a travs de las culturas. Competencia de examinar las consecuencias sociales de los medios de comunicacin desde el punto de vista de la seguridad, la privacidad y otros. 72. La abundancia de informacin Byte kilobyte megabyte gigabyte terabyte petabyte exabyte zettabyte yottabyte 10 24 73. El problema Just-in-time Produccin ajustada Tensin en el flujo. Evidentes los costes asociados a los despilfarros. Tiempo de bsqueda minimizado: tiempo de maduracin, SMED, MTM Incorporado a la cultura habitual de gestin. Limitacin de espacios. Limitacin de material en curso. Just-in-case Informacin desbordada La informacin no ha estado en el consejo de direccin. No hemos medido los despilfarros... aunque todos sabemos que existen. Hemos confiado en las mquinas procesos sin valor aadido? Sin limitacin de espacio. Coste del espacio ha descendido brutalmente. Ley de Parkinson generalizada. 74. El recurso escaso: la atencin Ms informacin enBenetton 75. Entrada de la wikipedia:ToGoogle (verb) To Google or Not to Google
76. Nuestra organizacin hoy es informacin que hay que...
77. Cmo conseguimos informacin? Buscamos y nos nutrimos de nuestras propias fuentes de informacin, muchas de ellas ms informales que formales. Preferimos las formas verbales, el cara a cara, que las formas escritas, por la mayor accesibilidad e intensidad emocional? Sabe qu busca... y sabe ms o menos qu encontrar Sabe qu busca... pero no sabe qu encontrar No sabe muy bien qu busca... pero sabe ms o menos qu encontrar No sabe muy bien qu busca... y no sabe qu encontrar Dnde estamos? 78. Nuestra organizacin hoy es informacin que hay que... Buscar y encontrar entre lo fsico Buscar y encontrar entre lo digital 79. Ejercicio Documento papel Documento digital Espacio Deterioro Produccin Reproduccin Organizacin Orden Limpieza Control visual 80. RSS 81. RSS http :// www.consumer.es /web/es/ tecnologia / internet /2004/05/04/140123. php 82. Notas tiles 83. Limpieza digital
Particularidades 84.
El correo electrnico 85.
Smartphone
El telfono 86. Algunos consejos finales
87. Algunos consejos finales
88. Acerca de mi plan de trabajo 89. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cundo 90. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cundo 91. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cundo