12 domingo 16 de enero del 2011 El Comercio

pasoapaso

Las reglas del mejor eventoSi quiere organizar una conferencia en su empresa o planea ingresar al vertiginoso mundo de la organización de eventos, le damos unas pautas claves de lo que se necesita para dar un buen servicio. De acuerdo con Gardenia Delgado, expositora del Centro de Capacitación Pymes USIL,

luego de definir el tema y los objetivos, debe hacer una clasificación y cronograma de las tareas antes, durante y después de la actividad. Es importante saber con qué personal contará durante la organización y hacer un presupuesto que le permita cumplir lo ofrecido

1 Definir el proyecto

Para saber qué tipo de evento realizará, pri-mero se debe definir el motivo y el tema. Las motivaciones para or-ganizar una actividad suelen ser, por lo gene-

ral, crear una mejor imagen institucional, lograr mayor integración entre los colabo-radores, capacitar al personal, ganar un ma-yor mercado. Dependiendo de los objetivos, existen eventos sociales, académicos (confe-rencias, foros, seminarios y otros eventos.), de promoción, de integración de los traba-jadores, etc.

Cualquiera sea el tipo de evento elegido, debe tener un nombre. El tema debe cum-plir con los objetivos establecidos, ser muy motivador (corto, directo, novedoso, impac-tante) y, de ser el caso, debe lograr una iden-tidad institucional.

2 planificación

Para un mejor control y delegación de funcio-nes, la organización debe contar con cuatro momentos. El antee-vento es el momento en el que surge la pro-

puesta. En esta etapa se hace la selección preliminar de temas, se definen las ideas, el presupuesto tentativo y los costos iniciales. El segundo es el preevento, en el que se es-tablece el presupuesto final, se designa una coordinación general, se asignan las comi-siones de trabajo y el desarrollo de activi-dades. El tercero es el evento propiamente dicho: 24 horas antes de que comience este, se debe hacer la lista de verificación de acti-vidades, revisar la preparación del local, la prueba de los equipos, la coordinación de los puestos, la ubicación de participantes y los detalles de la inauguración. En el poseven-to se incluye el ‘coffee break’, la entrega de presentes y constancias, el archivo de fotos y

videos, las conclusiones y la evaluación final.

3 Cronograma de actividades

Estará en relación direc-ta con los objetivos tra-zados. Debe cumplirse al pie de la letra, hora por hora. Debe tomarse en cuenta el costo total de la

actividad, el tipo de participante y la variedad de temas complementarios. Se recomienda buscar una buena fecha, es decir, que no se cruce con otro evento parecido; el horario debe plantearse en relación con el grado académico, profesional y disponibilidad del participante. Se aconseja que no interrumpa las actividades de descanso.

El lugar escogido debe estar en relación directa con el tipo de evento escogido. De-be contar con la logística y equipamien-to necesario, tener facilidades de acceso, desplazamiento y seguridad. Para las ac-tividades internacionales, se debería con-tar con atractivos turísticos y comerciales próximos.

4 presupuesto y financiamiento

Luego de establecer el cuadro de necesidades físicas y técnicas, es importante diseñar los materiales impresos necesarios. Se debe pre-parar un material publi-

citario, diseño de página web, elaboración de base de datos y propuesta de publicidad ra-dial o impresa, si es posible. También se pue-de buscar auspiciadores o patrocinadores y donaciones. Debe considerar lo siguiente: la partida presupuestal, los fondos propios, las donaciones y colaboraciones, el número de participantes necesarios, los patrocinadores o auspiciadores. A veces, el patrocinador lle-ga a un acuerdo con la empresa para ser un coorganizador y se dividen porcentajes de gastos y ganancias.

Para calcular el costo por participante se debe determinar qué tipo de servicio se brin-dará, el tipo de evento (corporativo, familiar, social), el tipo de bocadillos y el lugar y dura-ción de la actividad.

5 personal adecuado

Una clave es tener a las personas adecuadas en el momento preciso. Dependiendo de la mag-nitud de la actividad, se puede tener el personal protocolar, formado por

el anfitrión, el jefe de sala, el maestro de cere-monias. También se debe contar con el perso-nal de registro, personal técnico, de seguridad, de servicio y de ‘coffee break’. Los anfitriones son lo que están en la mesa central y en la sala. Reciben a los invitados desde la puerta de in-greso. Se debe elaborar las hojas de registro de participantes y seguir un orden alfabético. En estas se incluye la fecha, hora, lugar, expositor y organizador. Se realiza el chequeo de partici-pantes el día del evento y se entregan las cons-tancias únicamente a los que ingresan.

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el dato

Para mayor información sobre este tema puede escribir a Gardenia Delgado, especialista de eventos y banquetes (gardenia270@hotmail.com)

ArChIvoEl ElEgido. El expositor debe tener un buen manejo del público.