Klarspråk 2.0 Få ut maximal nytta av klarspråksarbetetAnna Hass, Expressiva

2

NulägesanalysenVad kan komma att hända under arbetet?Ringa in möjligheter och svårigheter i SWOT-analys

Vad kan gå fel?Uppskatta riskernas värde och planera lösningarGör en riskvärdering där ni på en skala 1–5 bestämmer hur sannolik varje risk är och hur allvarliga konsekvenserna blir. Multiplicera de två sifforna och ordna riskerna enligt summan. Bestäm hur ni ska motverka riskerna. Prioritera utifrån summan.

3

SWOT för traditionellt klarspråksarbete

Skriv ner » metodens styrkor» metodens svagheter» möjligheter – vad kan vi uppnå?» hot – vilka svårigheter kan vi stöta på?

4

Få ut maximal effekt av klarspråksarbetetSkapa delaktighet och förändring internt:» Argumentera med rätt argument» Visualisera värdeflödet för att skapa gemensamma mål» Stimulera med återkoppling genom workshoppar och

mätningar

Arbeta med rätt sak: » Fokusera på att förbättra läsarens process, inte språket

Styr projekten bra:» Använd strukturerad metodik från system- och

webbutveckling» För att kunna göra en bra mottagaranpassning måste ni

prata med mottagarna» För att veta att ni följer språklagen måste ni mäta

5

Vilka ska jag övertyga? Vilka skriver vi för?Använd personor för att få en konkret bild av mottagarna

Exempel: interna personor, typer av medarbetare» ekonomen och ingenjören – excel» juristen och utredaren – word» visionären och pragmatikern – mindmap» socionomen och pedagogen – samtal

» Perfektionisten» den osäkra, den med låg läs- och skrivförmåga» den som är ovillig att förändras

6

Hur övertygar vi människor att utveckla språket?

Argumentera enligt de gamla grekernas principer

» Logos – faktaargument » Patos – att du väcker rätt känslor» Etos – din personlighet och trovärdighet

7

Hur övertygar vi olika medarbetare?Gör en argumentationsanalys utifrån personorna

Tes 1: Organisationen ska satsa tid och pengar på klarspråksarbete

Persona Fakta Känslor Pondus

Gillar siffror .

Gillar ord o regler

Gillar visioner

Gillar människor

8

Hur övertygar vi olika medarbetare?Gör en argumentationsanalys utifrån personorna

Tes 2: Du ska ändra ditt skrivsätt och skriva enligt klarspråksprinciperna

Persona Fakta Känslor Pondus

Gillar siffror .

Gillar ord o regler

Gillar visioner

Gillar människor

9

Avsätt tid för reflektion Ställ frågan ”varför?” fem gånger

Varför ska vi arbeta med klarspråk? a) För att lagen säger det. Varför? För att medborgarna ska ha rätt att förstå. Varför? Det är en demokratisk rättighet. Varför? I Sverige har vi tillsammans bedömt att det blir ett bättre samhälle om folket är med och bestämmer. b) För att få en smidigare förvaltning. Varför? För att vi ska använda skattebetalarnas tid och pengar så effektivt som möjligt. Varför? För att Sverige som land ska vara effektivt och folk ska må bra.

10

Frågor vi borde ställa innan vi börjar prata skrivregler och meningsbyggnad:

» Vad är organisationens uppdrag? Varför finns den? Vilket värde ska den åstadkomma i samhället?

» Varför har vi våra regler? Vad ska de leda till? » Varför ser våra texter ut som de gör? » Vad vill vi kunna göra med texterna?» Vad vill läsarna kunna göra med texterna?

11

Varför finns vi?Skapa delaktighet och kultur för utveckling med Lean

Lean thinking av Womack och Jones:

1. Specificera värdet sett ur kundens perspektivLean handlar om att leverera värdet som kunderna efterfrågar. Inget mer eller mindre. Genom att klart definiera värdet av en speciell produkt eller tjänst ur slutkundens perspektiv kan allt slöseri som inte skapar värde för kunden upptäckas och tas bort.

2. Identifiera och kartlägg värdeflödetNär värdet ur kundens perspektiv har definierats måste värdeflödet som skapar detta värde kartläggas. Värdeflödet är alla aktiviteter tvärs igenom alla delar av organisationen som är inblandade i att leverera en produkt eller tjänst.

13

Skapa gemensam bild och gemensamma mål

Var kan vi utvecklas?Skaffa koll på processerna

Varför ska jag ändra mig? Synliggör målen, värdeflödet och processerna för medarbetarna

När är vi klara – vad menar vi med att något är klart? Mätbart och konkret.

14

När är Lean framgångsrikt?

» Högsta ledningen har förstått innebörden i Leans tankesätt och att det inte är ett program eller projekt utan en resa de påbörjat.

» Förbättringsarbetet drivs av medarbetare som kan processerna.

» Fokus är på värde för kunden.» Arbetet drivs strukturerat – projekt för projekt, och i

en takt som är anpassad till verksamhetens förmåga att ta till sig förändringarna.

» Resultaten mäts med lättbegripliga mätetal.» Uppföljning sker planerat och konsekvent.

15

Er process: Godkännande av livsmedelshantering

» En medborgare ansöker om att driva restaurang i en viss lokal. Det krävs tillstånd enligt livsmedelslagen.

16

Vilken text? Vem skriver? Vad ska texten syftatill?

Vad kan fungera mereffektivt?

Webbtexten om regeln

Blanketten

Instruktionen tillb lanketten

begäran omkomplettering

bedömning –anteckning

p latsbesök – protokoll

beslutsunderlag,tjänsteskrivelse

beslutsbrev

protokoll

meddelande ominspektion

inspektionsprotokoll

Texterna i processen

17

Er process står i texten ...Vad händer när ansökan eller anmälan lämnats in?När Miljöförvaltningen har tagit emot din ansökan om godkännande

kommer en så kallad godkännandeprövning att göras. Handläggningen påbörjas inom två veckor när en ansökan har kommit in. Under granskningen kommer Miljöförvaltningen att kontrollera om det finns några brister i din ansökan samt eventuellt begära kompletterande uppgifter eller handlingar. I vissa fall bedömer Miljöförvaltningen att det inte är nödvändigt med ett godkännande, utan att det räcker att anläggningen registreras. Annars kommer en handläggare från Miljöförvaltningen att besöka din anläggning för att gå igenom rutiner i verksamhetens egenkontrollprogram samt granska hur lämplig lokal, utrustning och inredning är i förhållande till den verksamhet som är tänkt att bedrivas. Du får inte starta verksamheten innan anläggningen är godkänd.

När det kommer in en anmälan för registrering görs först en bedömning av om det räcker att anläggningen registreras, eller om den ska godkännandeprövas. Visar det sig att det räcker med registrering kommer du att få ett skriftligt beslut om att anläggningen har blivit registrerad. Om du har lämnat in en anmälan om registrering får du starta verksamheten tio vardagar efter att du gjort din anmälan, eller tidigare om du får ditt beslut om registrering tidigare.

Du kommer också få beslut om riskklass och årlig kontrollavgift. Den riskklass anläggningen har blivit placerad i avgör hur ofta Miljöförvaltningen kommer att besöka din anläggning för rutinkontroll.

18

... er process styr textenGodkännande och registrering av verksamhetFör att få bedriva livsmedelsverksamhet krävs att anläggningen antingen är godkänd eller registrerad som livsmedelsanläggning. En livsmedelsanläggning definieras som den plats där en företagare bedriver sin verksamhet. Detta innebär att om platsen, företaget eller verksamheten ändras räknas det som en ny livsmedelsanläggning - tidigare innehavares godkännande eller registrering gäller inte för den nye ägaren.Krav på godkännande eller registrering gäller också vid ombildning av företag, som leder till att bolaget får ett nytt organisationsnummer - även om det är samma personer som driver verksamheten. Läs mer om vad som gäller vid ägarbyte och ändring av verksamhet i på sidan ”Ändrad verksamhet, ägarbyte m.m.” i menyn till vänster.

Godkännande eller registrering – vad gäller?Skillnaden mellan godkännande och registrering är att det vid ansökan om godkännande görs en prövning av ifall lokalen, verksamheten och egenkontrollen uppfyller kraven i livsmedelslagstiftningen. Registrering däremot är endast en administrativ åtgärd där information om verksamheten förs in i Miljöförvaltningens register. Kontroll kommer därefter, i båda fallen, att ske med regelbundna intervaller som är beroende av bland annat verksamhetens hygieniska risker. Vilken livsmedelshantering som ska ske avgör om verksamheten behöver ett godkännande, eller om det räcker med registrering. När livsmedel bereds eller bearbetas krävs godkännande. Det gäller till exempel restauranger, livsmedelsbutiker med charkdisk eller smörgåsberedning och tillagningskök i skolor.För verksamheter med mindre hygienisk risk, utan bearbetning eller beredning, räcker det med registrering. Exempel på verksamheter där det räcker med registrering är försäljning av färdigförpackade livsmedel eller servering av livsmedel som tillagats i en annan anläggning. I vissa specifika fall behöver verksamheter varken godkännas eller registreras. Detta gäller till exempel om privatpersoner tillfälligt hanterar livsmedel i liten skala såsom vid julmarknader. Om ett företag hanterar livsmedel på mer än en plats krävs normalt ett godkännande eller registrering för var och en av anläggningarna. Är du osäker på vad som gäller för din verksamhet är du välkommen att höra av dig till Livsmedelskontrollen, se kontaktuppgifter uppe till höger på den här sidan.

19

Läsarens process: Starta en restaurang

...Hitta en lokalSkriva en affärsplanSöka tillstånd för att» driva restaurang i den aktuella lokalen» servera alkohol» ha en uteserveringKöpa möbler ...

21

Exempel: Karlstads projekt fick Lilla Klarspråkskristallen

Syften med projektet: ökad demokrati och effektivare administrationInnehåll: 1. kartlägga och ifrågasätta rutiner2. nya mallar och uppstyrd terminologi3. förtydliga ansvar och roller – fokus handläggarrollen4. skrivkurserFramgångsfaktorer» Långsiktighet» strukturerat arbetssätt – projektmodell» helhetssyn och processtänkande» tydligt ansvar» ledningens stöd och engagemang.Svagheter?» inga användarstudier» främst språk- och textnära insatser» inte användningsanpassade mallar

21 oktober 2011