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REPUBLICA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUIL
MAESTRIA EN RECURSOS HUMANOS Y MARKETING
TITULO:
ESTABLECER UNA ESTRUCTUTRA ORGANIZACIONAL BASADA EN PROCESOS QUE PERMITAN EL FUNCIONAMIENTO COORDINADO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL EN EL COMPLEJO JUDICIAL, HASTA MEDIADOS DEL
2014
INTEGRANTES:
ALEJANDRO CRISTY
GARCÉS FREDDY
PILLA CANDIDA
SEGARRA PABLO
VITERI ELIZABETH
Guayaquil, 1 septiembre 2013.
1
Índice General
Contenido
INTRODUCCIÓN 3
ANÁLISIS DE LA INSTITUCIÓN Y DEL ENTORNO 4
- Misión
- Visión
- Objetivo General
- Valores
- Proyecto soporte
- Antecedentes
-Justificación
METODOLOGÍA DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 6
DESARROLLO DEL PLAN ESTRATEGICO 7
EVALUACIÓN 19
CONCLUSION Y RECOMENDACIONES 20
BIBLIOGRAFÍA 21
2
INTRODUCCION
El consejo del consejo de la judicatura es un órgano importante del estado que pertenece a la función judicial, de conformidad con el artículo 181, numeral 1 de la Constitución de la República del Ecuador, corresponde al Consejo de la Judicatura, definir y ejecutar las políticas para el mejoramiento y modernización del sistema judicial; conocer y aprobar la proforma presupuestarla de la Función Judicial, con excepción de los órganos autónomos, dirigir los procesos de selección de jueces y demás servidores de la función Judicial, así como su evaluación, ascensos y sanción, administrar la carrera y la profesionalización judicial, y organizar, gestionar escuelas de formación y capacitación judicial, velar por la transparencia y eficiencia de la Función Judicial.
La metodología aplicada para este trabajo se basa en “Enfoque y Proceso de Planificación Estratégica según Uriguen (2000 – 2006), sobre la bases de Deming (1988) y Brassard (1996).
Las etapas que se van a desarrollar aplicando las herramientas de calidad en el Plan Estratégico, permitirán establecer una estructura organizacional basada en procesos para el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo judicial. Estas etapas son las siguientes:
Introducción Mapa Estratégico Definición del problema central Diagrama de Afinidad Diagrama de Interrelaciones entre criterios de calidad Diagrama de Causa-Efecto Árbol de Planificación Matriz de Priorizaciones Matriz de Responsabilidades Matriz de Contingencias y Soluciones Estratégicas Matriz de indicadores de gestión, cronograma y presupuesto Métodos de Evaluación de la Planificación Estratégica. Conclusiones y Recomendación Bibliografía.
3
ANÁLISIS DE LA INSTITUCIÓN Y EL ENTORNO:
MISIÓN:
Controlar la función judicial mediante políticas para la mejora y modernización del sistema judicial del Ecuador.
VISIÓN:
Para el 2020, Garantizamos un proceso jurídico confiable y transparente, basado en un sistema de comunicación interna y externa con equidad.
OBJETIVOS GENERALES:
El Consejo de la Judicatura es un órgano instrumental para asegurar el correcto, eficiente y coordinado funcionamiento de los órganos jurisdiccionales, autónomos y auxiliares. En ningún caso, el Consejo de la Judicatura se considerará jerárquicamente superior ni podrá atentar contra la independencia para ejercer las funciones específicas de las juezas y jueces, de las y los fiscales y de las defensoras y defensores públicos.
VALORES INSTITUCIONALES:
• Ética y Transparencia
• Honestidad e Integridad
• Compromiso de servicio a la sociedad
• Lealtad a la Función Judicial
• Justicia y Equidad
• Comunicación efectiva
• Efectividad y Eficiencia
• Mejoramiento continúo
PROYECTO SOPORTE:
Establecer soporte informático para fomentar una comunicación y administración de bienes para el talento humano, creando una gestión de calidad.
4
ANTECEDENTES:
La Función Legislativa se ejerce por la Asamblea Nacional, es de naturaleza unicameral, con personería jurídica y autonomía económica- financiera, administrativa, presupuestaria y de gestión.
La Presidenta o el Presidente de la Asamblea Nacional ejerce la representación legal, judicial y extrajudicial de la Asamblea Nacional en todos los actos.
De conformidad con el artículo 181, numeral 1 de la Constitución de la República del Ecuador, corresponde al Consejo de la Judicatura, definir y ejecutar las políticas para el mejoramiento y modernización del sistema judicial.
La Constitución de la República del Ecuador vigente, en su artículo 226, Título IV, Capítulo Séptimo, Sección Primera establece que, las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Carta Magna.
El ejercicio de las competencias exclusivas no excluirá el ejercicio concurrente de la gestión en la prestación de servicios públicos y actividades de colaboración y complementariedad entre los distintos niveles de gobierno.
La máxima autoridad ejecutiva es el Presidente o la Presidenta del Consejo de la Judicatura, facultado para ejercer la representación legal; judicial y extrajudicial de la Función Judicial, ejerciendo las funciones de gobierno y administración, que lo cumplirá directamente o por mandato conferido a la Directora o Director General, o por procuración judicial otorgada a favor de un abogado.
JUSTIFICACIÓN:
El Consejo de la Judicatura es el órgano único de gobierno, administración, vigilancia y disciplina de la Función Judicial, por ende debemos contribuir a la excelencia en el servicio que presta a los Ecuatorianos, para lo cual debemos cumplir con la normativa ISO y poder calificarnos ante el INEN.
5
METODOLOGIA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA
La metodología aplicada para este trabajo se basa en “Enfoque y Proceso de Planificación Estratégica según Uriguen (2000 – 2006), sobre la bases de Deming (1988) y Brassard (1996).
Las etapas que vamos a desarrollar aplicando las herramientas de calidad en nuestro Plan Estratégico Comunicación Organizacional con Calidad en Consejo de la Judicatura son:
• Introducción del proceso de planificación, mediante la descripción de la Institución. • Análisis crítico de la Institución. • Revisión y análisis de Literaturas o casos relacionados. • Descripción de la metodología científica. • Aplicación de herramientas de Calidad. o Diagrama de Afinidad o Diagrama de Interrelaciones o Diagrama de Causa-Efecto o Árbol de Planificación o Matriz de Priorizaciones o Matriz de Responsabilidades o Matriz de Contingencias y Soluciones Estratégicas o Matriz General de Objetivos, Metas, Indicadores de Gestión, Cronograma y Presupuesto. • Definición de Misión y Visión. • Métodos de Evaluación de la Planificación Estratégica. • Conclusiones y Recomendaciones. • Bibliografia
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DESARROLLO DEL PLAN ESTRATEGICO
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cómo establecer una estructura organizacional basada en procesos que permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo judicial, hasta mediados del 2014?
APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CALIDAD
DIAGRAMA DE AFINIDAD
Una vez seleccionados los problemas identificados por nuestro equipo de trabajo procedemos a agruparlos por criterios de afinidad. “..En esta fase del proceso, los equipos de trabajo aportan con lluvia de problemas relacionados con la institución, lo hacen en forma independiente, luego los clasifican y organizan en criterios, los cuales mas adelante pasaran a ser procesos organizacionales…”.
Así, de todos los problemas presentados hemos definido el problema central: “¿Cómo establecer una estructura organizacional basada en procesos que permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo judicial, hasta mediados del 2014?”, que será de aquí en adelante quién guiará nuestra Planificación Estratégica.
¿Cómo mejorar la comunicación interna entre los juzgados y el departamento de archivo
¿Cómo mejorar La entrega extemporánea de información al usuario?
¿Cómo distribuir los equipos tecnológicos de manera correcta?
¿Cómo mejorar la distribucion de personal?
¿Cómo mejorar el sistema informatico interno?
¿Cómo mejorar la comunicación interna desde la direccion provincial de las resoluciones emitidas?
¿Cómo mejorar la calidad del servicio dado al usuario?
¿Cómo distribuir de manera correcta los activos fijos?
¿Cómo controlar el profesionalismo y etica en la asignacion de cargos del personal?
¿ Cómo implementar controles o filtros para rendición de cuentas?
¿ Cómo mejorar la gestión de transporte institucional
¿Cómo elaborar un manual de funciones?
P. INFORMATICOP. COMUNICACIÓNP. GESTION DE
CALIDADP. ADMINISTRATIVO P. TALENTO HUMANO
Este diagrama nos servirá como fuente de análisis y solución del problema central y los específicos dentro del Consejo de la judicatura.
7
DIAGRAMA DE INTERRELACIONES
Una vez definidos los criterios o procesos, necesitamos ver las interconexiones que existen entre los mismos, de esta manera vemos en el gráfico siguiente la influencia entre sí y la medida en que afecta el uno del otro:
En este diagrama se observa claramente la interrelación que existe entre los diferentes criterios, estableciéndose como nuestra fuerza de entrada la Gestión de calidad, Talento Humano, Administrativa, Informática, para alcanzar la meta, que es la Calidad en todos los procesos de comunicacion.
8
DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Este diagrama nos permite identificar las causas y las subcausas que producen nuestro problema central, es conocido también como Fishbone (Espina de Pescado).
En nuestro caso hemos identificado las siguientes causas primarias que son: Proceso Calidad, Procesos de Comunicación, procesos Administrativo, procesos Talento Humano, Procesos Infotmatico. Estos 5 criterios son los problemas que más influyen en el desarrollo de nuestra Planificación, en cada uno de estos criterios están definidos las subcausas o temas que más adelante iremos definiendo a fin de llegar a nuestro objetivo, de esta manera nuestro diagrama de causa-efecto queda de la siguiente manera:
SISTEMA INFORMATICO
ANTIGUO
P. TALENTO HUMANO
P. INFORMATICO
P. CALIDAD
MALA DISTRIBUCION DE EQUIPO TECNOLOGICO.MALA COORDINACION DEL ACTIVO FIJO.MALA GESTIONDE TRANSPORTE
INFORMACIÓN ERRADA BRINDADA AL USUARIO.MALA ATENCION AL USUARIO.CARENCIADE FILTROSY CONTROLES - RENDICION DE CUENTAS
MALA COMUNICACIÓNENTRE USUARIOS IINTERNOS.FALTA DE COORDINACION DESDE LA DIRECCION.
MALA ASIGNACION DE CARGOS.DISTRIBUCION INADECUADA DE PERSONAL. FALTA DE MANUAL DE FUNCIONES
P. COMUNICACION P. ADMINISTRATIVO
Establecer una estructutra organizacional basada en procesos que permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial
en el complejo judicial, hasta mediados del 2014
ARBOL DE PLANIFICACION
9
Con toda la información obtenida hasta el momento, procedemos a trasladarla al árbol de planificación, así nuestro problema central o espina principal se convierte en nuestra meta, cada una de las causas o criterios son nuestros objetivos específicos, y las subcausas que las encontramos en las espinas menores serán las tareas a ser cumplidas. Nuestro Árbol de Planificación lo presentamos a continuación:
Crear un software en el termino de un año, que permita compartir la información del estado actual de los juicios entre los departamentos involucrados
Crear una base de datos compartida, dentro de tres meses, entre los departamentos involucrados que contenga los movimientos reales de los juicios
Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso tres meses
Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área.
Creación del ciento por ciento de correos electrónicos al personal al termino del 3er trimestre del 2013
Crear un directorio institucional dentro de cuatro meses
Presentación de informes semanales sobre los acontecimientos sucitados de los coordinadores hacia los sub-coordinadores de cada area
A partir de Septiembre 2013, elaborar un mural informativo en el que consten las principales actividades realizadas por cada departamento, se actualizará cada 15 días
A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un mes los equipos tecnologicos necesarios en los archivos de cada bloque
Establecer horarios de envios de balija, en el mes de octubre del 2013.
Creacion de rutas diarias para los cinco carros instucionales para el mes de octubre del 2013
Asignar la mobiliarias de cada departamento según sus necesidades, hasta septiembre de 2014.
Realizar en el periodo de tres meses un estudio de flujo de operaciones de cada area para detectar número de personas necesarias
La selección de personal idoneo para los cargos se realizará mediante concurso de merecimiento y oposición.
A partir de enero 2014, implementar un programa de capacitación semanal de atención al usuario para 80 funcionarios.
A fines del 2013, crear un manual de funciones por cargo.
Establecer un programa de rotacion anual de personal para el area de atención al usuario.
Implementar dentro de cinco meses un sistema de calificación que provenga por parte del usuario externo
Informe mensual de la productividad de los tres departamentos existentes en cada bloque
Realizar 400 encuestas, (100 por cada bloque) de manera mensual sobre la atencion al usuario que se brinda por parte de los empleados
Establecer una estructutra
organizacional basada en
procesos que permitan el
funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo judicial, hasta mediados del
2014
P. INFORMATICO Innovar anualmente los sistemas informaticos
para garantizar la informacion correcta
brindad a los usuarios
P. COMUNICACIÓN Establecer una
comuncacion efectiva entre los usuarios
internos y, por parte de la Dirección Provincial,
al 2014
P. ADMINISTRATIVO Gestionar de manera
adecuada los bienes y recursos del Consejo
de la Judicatura
P. TALENTO HUMANO Potenciar el
desempeño del talento humano
P.GESTION DE CALIDAD Desarrollar politicas y normas de control de atencion al
usuario.
MATRIZ DE PRIORIZACIONES
Esta matriz nos ayuda para asignar recursos según la importancia de cada una de las tareas, cruzamos las tareas con las variables de esta manera en la columna
10
vertical van las tareas y en las columnas horizontales se deciden variables contra las cuales se analizará la importancia de cada tarea; para definir las variables de análisis hemos considerado al Consejo de la Judicatura en un entorno tanto interno como externo a fin de que estas tengan injerencia dentro y fuera de la entidad, de esta manera las variables planteadas son Informatico, Comunicación, Administrativo, Talento Humano y Gestion de Calidad.
Hemos utilizado la escala de valoración entre uno y diez entre cada uno de los miembros del equipo a fin de que las calificaciones sean promediadas para el número de integrantes. En nuestro plan las 5 tareas con mayores puntajes a nivel general son: Crear un software en el termino de un año, que permita compartir la información del estado actual de los juicios entre los departamentos involucrados; Crear una base de datos compartida, dentro de tres meses, entre los departamentos involucrados que contenga los movimientos reales de los juicios; Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso tres meses; Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área; y A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un mes los equipos tecnologicos
11
necesarios en los archivos de cada bloque.
TAREAS / VARIABLES Gestion OperativaCalidad de la comunicación
internaServicio al cliente total Orden Pomedio
Crear un software en el termino de un año, que permita compartir la información del estado actual de los juicios entre los departamentos involucrados
9,00 9,60 9,80 9,47 1
Crear una base de datos compartida, dentro de tres meses, entre los departamentos involucrados que contenga los movimientos reales de los juicios
9,00 9,60 8,40 9,00 2
Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso tres meses
7,20 9,60 8,80 8,53 1
Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área.
9,60 10,00 5,20 8,27 2
Creación del ciento por ciento de correos electrónicos al personal al termino del 3er trimestre del 2013.
7,80 9,80 6,60 8,07 3
Crear un directorio institucional dentro de cuatro meses
8,00 9,60 5,20 7,60 4
Presentación de informes semanales sobre los acontecimientos sucitados de los coordinadores hacia los sub-coordinadores de cada area
7,00 10,00 5,20 7,40 5
A partir de Septiembre 2013, elaborar un mural informativo en el que consten las principales actividades realizadas por cada departamento, se actualizará cada 15 días
4,60 8,20 3,60 5,47 6
A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un mes los equipos tecnologicos necesarios en los archivos de cada bloque
8,80 6,40 9,40 8,20 1
Establecer horarios de envios de balija, en el mes de octubre del 2013.
9,40 4,80 8,60 7,60 2
Creacion de rutas diarias para los cinco carros instucionales para el mes de octubre del 2013
8,00 4,20 8,00 6,73 3
Asignar la mobiliarias de cada departamento según sus necesidades, hasta septiembre de 2014.
8,60 2,80 7,20 6,20 4
Realizar en el periodo de tres meses un estudio de flujo de operaciones de cada area para detectar número de personas necesarias
10,00 4,60 8,60 7,73 1
La selección de personal idoneo para los cargos se realizará mediante concurso de merecimiento y oposición.
10,00 3,40 8,60 7,33 2
A partir de enero 2014, implementar un programa de capacitación semanal de atención al usuario para 80 funcionarios.
6,80 5,60 9,60 7,33 2
A fines del 2013, crear un manual de funciones por cargo.
7,20 5,60 7,40 6,73 3
Establecer un programa de rotacion anual de personal para el area de atención al usuario.
4,60 2,80 9,20 5,53 4
Implementar dentro de cinco meses un sistema de calificación que provenga por parte del usuario externo
8,00 4,00 10,00 7,33 1
Informe mensual de la productividad de los tres departamentos existentes en cada bloque
6,20 4,80 9,20 6,73 2
Realizar 400 encuestas, (100 por cada bloque) de manera mensual sobre la atencion al usuario que se brinda por parte de los empleados
3,20 3,60 10,00 5,60 3
MATRIZ DE PRIORIZACIONES
P. COMUNICACIÓN
7,18
9,23
6,56
7,56
6,93
P.GESTION DE CALIDAD
P. INFORMATICO
P. TALENTO HUMANO
P. ADMINISTRATIVO
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MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Una vez que se ha priorizado las tareas debemos definir los responsables, así trasladamos la información de la matriz de priorizaciones de acuerdo a los puntajes obtenidos, ordenados de mayor a menor y cruzamos la información con los procesos o unidades de análisis de la Institución que son los responsables de su ejecución, hemos valorado mediante la escala de valoración alta, media y baja.
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P. TAREAS ORDENADAS D. Sistemas D. Talento Humano
D. Comunicación D. AdministrativoD. Gestion de
CalidadDireccion Provincial
Crear un software en el termino de un año, que permita compartir la información del estado actual de los juicios entre los departamentos involucrados 9 1 8 3 1 9
Crear una base de datos compartida, dentro de tres meses, entre los departamentos involucrados que contenga los movimientos reales de los juicios 9 1 9 1 1 9
9 1 8,5 2 1 9Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso tres 9 9 4 9 1 3
Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área. 2 1 9 1 4 1Creación del ciento por ciento de correos electrónicos al personal al termino del 3er trimestre el 9 9 7 5 1 9Crear un directorio institucional dentro de cuatro meses 9 1 6 3 1 1Presentación de informes semanales sobre los acontecimientos sucitados de los coordinadores hacia los sub-coordinadores de cada area 1 1 9 6 2 1A partir de Septiembre 2013, elaborar un mural informativo en el que consten las principales actividades realizadas por cada departamento, se actualizará cada 15 días 1 1 9 1 1 1
5,17 3,67 7,33 4,17 1,67 2,67A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un mes los equipos tecnologicos necesarios en los archivos de 1 1 1 9 4 6
Establecer horarios de envios de balija, en el mes de octubre del 2013. 1 1 4 9 3 1
Creacion de rutas diarias para los cinco carros instucionales para el mes de octubre del 2013 1 6 4 9 1 1Asignar la mobiliarias de cada departamento según sus necesidades, hasta septiembre de 2014. 1 6 1 9 1 6
1 3,5 2,5 9 2,25 3,5Realizar en el periodo de tres meses un estudio de flujo de operaciones de cada area para detectar número de personas necesarias 1 9 7 3 7 1La selección de personal idoneo para los cargos se realizará mediante concurso de merecimiento y oposición. 1 9 1 1 7 1A partir de enero 2014, implementar un programa de capacitación semanal de atención al usuario para 80 funcionarios. 1 9 1 4 8 1A fines del 2013, crear un manual de funciones por cargo. 1 9 1 1 5 9
Establecer un programa de rotacion anual de personal para el area de atención al usuario. 1 9 1 1 8 1
1 9 2,2 2 7 2,6
9 1 3 7 9 1
1 6 7 1 9 1
1 1 2 5 9 13,67 2,67 4,00 4,33 9,00 1,00
19,83 19,83 24,53 21,50 20,92 18,77
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
P.
INF
OR
MA
TIC
OP
. C
OM
UN
ICA
CIÓ
N
SUBTOTAL
SUBTOTAL
P.
AD
MIN
IST
RA
TIV
OP
. T
AL
EN
TO
HU
MA
NO
SUBTOTAL
14
El orden de los responsables de llevar con éxito esta planificación después de haber priorizado las tareas son: Departamento de Comunicación, Administrativo, Gestion de Calidad, Talento Humano, Sistemas y Dirección Provincial,
MATRIZ DE CONTIGENCIAS Y SOLUCIONES ESTRATEGICAS
El objetivo principal de esta matriz es el de prevenir cualquier tipo de contingencia que se pueda dar en la ejecución de las tareas planificadas, considerando sus posibles soluciones.
OBJETIVOS TAREAS CONTINGENCIASCrear un software en el termino de un año, que
permita compartir la información del estado
actual de los juicios entre los departamentos
involucrados
OPERATIVA
AUTORIZAR LAS TAREAS
EN LOS DEPARTAMEN
TOS
CONTROLAR EL
DESEMPEÑO E CADA
USUARIO
Crear una base de datos compartida, dentro de tres
meses, entre los departamentos involucrados
que contenga los movimientos reales de los
juicios
SEGUIMIENTO
ESTABLECER UNA CARPETA
COMPRATIA PARA LOS USUARIOS
TENER INFORMACION EN LINEA DE CADA TRAMITE
Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso tres meses
1.- compras públicas y 2.- presuspuesto
capacitar a proveedores
contactar nuevos
proveedoresjustificar o soportar requerimiento
Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área.
1.- disponibilidad de tiempo y 2.- falta de
coordinación.
organizar funciones con
equipo de trabajo
Buen liderazgo tener plan para eventualidades
Administrar de forma adecuada los recurso asignados.Soporte técnico en línea
Contratación de soporte técnico privado.
P.
G
ES
TIO
N
DE
C
AL
IDA
D
Falta de software de calificacion
P.
TA
LE
NT
O
HU
MA
NO
Realizar en el periodo de tres meses un estudio de
flujo de operaciones de cada area para detectar número La selección de personal idoneo para los cargos se
realizará mediante concurso de merecimiento y
Falta de criterio profesional
Proceso de capacitacion con evaluacion final.
Monitorero del desempeño del personal nuevo cada 3 meses.
Predisposicion del personal
Motivar la personal para la buena obtencion de informacion.Designar personal para realizar el estudio
Implementar dentro de cinco meses un sistema de
calificación que provenga por parte del usuario externo
Adquirir software corresponiente para la calificacion
Informacion erroneaRecopilar informacion real sobre las operación que se realizan en cada Obtener informacion verdadera del numero de personas requeridas en
Falta de equipo de califiacion
Abastecer los modulos con equipos de calificacion.Implementar un buzon de quejas y sugerencias
MATRIZ DE CONTINGENCIAS Y SOLUCIONES
SOLUCIONES
P.
INF
OR
MA
TIC
OP
. C
OM
UN
ICA
CIÓ
N
Presupuesto
P.
AD
MIN
IST
RA
TIV
O
Coordinar con el personal de los departamentos involucrados los
Técnico
PersonalEstablecer horarios de envios de balija, en el mes
de octubre del 2013.
Contratar personal eficiente y eficaz para realizar esta labor.Organizar los horarios de los diferentes vehiculos para una entrega
Proveer de los implementos adecuados al conductor del vehículo para Transporte
A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un
mes los equipos tecnologicos necesarios en
Incrementar un monto en la partida presupuestaria para adquisición de
15
MATRIZ GENERAL DE OBJETIVOS, METAS, INDICADORES DE GESTION, CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
Esta matriz resume todo el trabajo a ser cumplido en la planificación estratégica, las metas estratégicas se encuentran definidas y cuantificadas, hemos dado tiempo a los objetivos y hemos establecido los indicadores de gestión con los cuales mediremos el cumplimiento de nuestro plan estratégico, controlando el buen funcionamiento de ellos..
16
Presupuesto Total
3er Trimestre 4to Trimestre 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre
P. INFORMATICO Innovar anualmente los sistemas informaticos para garantizar la informacion correcta brindada a los usuarios
Crear un software en el termino de un año, que
permita compartir la información del estado actual
de los juicios entre los departamentos involucrados
100% software al 3°trimestre del 2014
20% 20% 20% 20% 20%
Crear una base de datos compartida, dentro de tres
meses, entre los departamentos involucrados
que contenga los movimientos reales de los
juicios
100% base de datos al 4°trimestre de 2013
50% 50%
P. COMUNICACIÓN Establecer una comuncacion efectiva entre los usuarios internos y, por parte de la Dirección Provincial, al 2014
Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el
lapso tres meses
100% de extensiones habilitadas al 4to trimestre del 2013
50% 50% 25%
Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales
con los sub-coordinadores de cada área.
100% del cumpliento de la agenda semanal de reuniones al final de
4to trimestre
17% 17% 17% 17% 17% 17%
Creación del ciento por ciento de correos electrónicos al personal al termino del 3er
trimestre del 2013.
100% de correos electronicos asignados al final 3er trimestre del
2013
100%
Crear un directorio institucional dentro de cuatro
meses
100% de directorio elaborado a inicios del 4to trimestre del 2013
50% 50%
Presentación de informes semanales sobre los
acontecimientos sucitados de los coordinadores hacia los sub-coordinadores de cada
area
100% del cumplimiento de los informes
semanales al final de cada trimestre.
17% 17% 17% 17% 17% 17%
A partir de Septiembre 2013, elaborar un mural informativo
en el que consten las principales actividades
realizadas por cada departamento, se actualizará
cada 15 días
100% del cumplimiento del mural y sus
actividades cada 15 dias.
17% 17% 17% 17% 17% 17% 5%
P. ADMINISTRATIVO Gestionar de manera adecuada los bienes y recursos del Consejo de la Judicatura
A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un
mes los equipos tecnologicos necesarios en los archivos de
cada bloque
100% de la entrega de los equipos
tecnologicos a fin de mes de septiembre.
100% 15%
Establecer horarios de envios de balija, en el mes de
octubre del 2013.
100% de cumplimiento de envio de balija.
100%
Creacion de rutas diarias para los cinco carros
institucionales para el mes de octubre del 2013
100% el cumplimieno de las rutas creadas.
50% 50%
Asignar las mobiliarias de cada departamento según sus necesidades, hasta
septiembre de 2014.
100% de entrega de las mobiliarias a los departamentos
20% 20% 20% 20% 20% 25%
%
INDICADORES DE GESTION, CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
OBJETIVO TAREASINDICADORES DE
GESTIONCRONOGRAMA y PRESUPUESTO
2013 2014
17
P. TALENTO HUMANO Potenciar el desempeño del talento humano
Realizar en el periodo de tres meses un estudio de flujo de
operaciones de cada area para detectar número de
personas necesarias
100% del desempeño el personal en el flujo de operacionees cada
trimestre
17% 17% 17% 17% 17% 17%
La selección de personal idoneo para los cargos se
realizará mediante concurso de merecimiento y oposición.
100% del desempeño el personal en los
cargos asignados cada trimestre
17% 17% 17% 17% 17% 17%
A partir de enero 2014, implementar un programa de
capacitación semanal de atención al usuario para 80
funcionarios.
100% del cumplimiento de los programas de capacitacion hasta el
termino del 2014
25% 25% 25% 25%
A fines del 2013, crear un manual de funciones por
cargo.
100% de la creacion del manual de
funciones.50% 50%
Establecer un programa de rotacion anual de personal para el area de atención al
usuario.
100% del cumplimiento del programa de
rotacion a finales de cada año
50% 50%
P.GESTION DE CALIDAD Desarrollar politicas y normas de control de atencion al usuario.
Implementar dentro de cinco meses un sistema de
calificación que provenga por parte del usuario externo
100% de cumplimiento de la calificacion por
parte del usuario externo
17% 17% 17% 17% 17% 17% 15%
Informe mensual de la productividad de los tres
departamentos existentes en cada bloque
100% del cumplimiento de los informes
mensuales al final de cada trimestre.
17% 17% 17% 17% 17% 17%
Realizar 400 encuestas, (100 por cada bloque) de manera mensual sobre la atencion al
usuario que se brinda por parte de los empleados
100% de la realizacion de las encuentas de los
usarios externos.17% 17% 17% 17% 17% 17% 15%
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EVALUACION
La evaluación buscará analizar los proceso en la parte lógica de la función judicial, así como el funcionamiento de los departamentos de comunicación, gestión de calidad, administrativa, talento humano e informática, a fin de buscar soluciones aplicables y estratégicas. Se evaluarán las destrezas y habilidades de cada departamento, de acuerdo a las prioridades investigativas puestas en práctica en el proyecto.
La evaluación y el control de gestión de calidad son indispensables en todo plan. La evaluación está basada en un proceso integral que busca el mejoramiento continuo de los sistemas de comunicación, es así que en el desarrollo del Plan Estratégico se realizará con un método clásico de evaluación como es el Método Orientado a Objetivos y Metas; es decir, donde el enfoque es en objetivos y metas específicas, determinando el alcance que van a tener
Los Indicadores estratégicos se continuarán monitoreando en forma constante que permiten identificar comportamientos y tendencias para el proceso de toma de decisiones, se estima que el grado de madurez organizacional actual, el seguimiento de los indicadores y objetivos estratégicos, generen ahorro en tiempo y disminuyendo la posibilidad de error, obteniéndolos directamente de los sistemas informáticos.
El método de evaluación elegido para la evaluación y seguimiento de esta Planificación Estratégica es el Balance ScoreCard.
El control del cumplimiento de las tareas para cumplir los objetivos y de esa manera lograr las metas establecidas se realizará en función de un control de los indicadores de gestión; cronograma y presupuesto, además, se utilizará la Matriz de responsabilidades la misma que ayudará a determinar el nivel de cumplimiento de cada uno de las unidades o áreas, siendo la de mayor grado de responsabilidad el departamento de comunicación del consejo de la judicatura.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES
La determinación de objetivos convierte a la visión estratégica en tareas específicas de desempeño. Bajo este contexto es necesario establecer objetivos de corto y largo alcance, y como resultado del trabajo realizado se fija como objetivos estratégicos de la institución la obtención de una certificación de calidad en el año 2014.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez contestada la pregunta de ¿Cómo establecer una estructutra organizacional basada en procesos que permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo judicial, hasta mediados del 2014?, y realizados los diagramas de Afinidad, Interrelación, Causa-Efecto, Interrelación Sistémico, Árbol de Planificación, Matriz de Prioridades, Matriz de Responsabilidades, Matriz de Tareas/Acciones y Proyectos de Desarrollo, Matriz de Contingencias, Indicadores de Gestión, Cronograma y Presupuesto. Esta Planificación va a ser una herramienta eficaz para conseguir los resultados previstos, a su vez el método de evaluación elegido BSC integra eficazmente el control total de nuestros objetivos.
Esperamos así que esta metodología este presente no solamente en resolver la parte informática y comunicación del Consejo de la judicatura sino además en todo lo que sea una oportunidad de mejoras. La metodología utilizada realiza un control integral de los objetivos a ser alcanzados, así cada diagrama y matriz requirió de un profundo análisis por parte del grupo a fin de focalizar el problema y sus respectiva solución, además permite considerar las continencias que puedan presentarse en un corto o largo plazo, de esta forma los Directivos del Consejo tienen la certeza de que la Comunicación y el sistema informático sean implementados en nuestro Plan Estratégico.
En la actualidad se busca integrar entre si todas las comunicaciones de la entidad y, a la vez, coordinarlas con las estrategias generales establecidas por la alta dirección de la entidad. Todo esto, con el objeto de construir y controlar una cultura de atención al usuario.
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BIBLIOGRAFIA
Uriguen, Mónica. (2006). Evaluación de la Calidad en las Instituciones de Educación: Mitos y Desafíos en Ecuador. Quito, Ecuador.
Uriguen, Mónica. (2006). Un Futuro Planificado Estratégicamente: Aplicación de las Herramientas de de Gestión de Calidad. Quito, Ecuador.
Pagina web de la entidad: www.consejodelajudicatura.gov.ec
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