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La factura telemática
La tecnología al servicio de sus procesos
ÍnteleFac XI Gestión de Documentos de Negocio
ÍNTELEFAC dota a su organización de una serie de
herramientas para la gestión avanzada de sus documentos de negocio, basada en la utilización de la tecnología como herramienta de competitividad y productividad.
La gestión de los procesos de negocio es una de las áreas clave de desarrollo de la PYME en los próximos años.
La incorporación de la documentación digital y la firma digital a los circuitos empresariales ofrece ventajas competitivas para su empresa.
Parte esencial en la mejora de los procesos de negocio es una adecuada gestión de los documentos en los que se basan estos procesos y que son imprescindibles desde diversos puntos de vista:
Legal: La firma digital le permite cumplir todos los
requisitos legales sin recurrir al papel como soporte de sus documentos.
Comunicación: El soporte digital facilita la comunicación interna y externa mediante la tecnología actual (e-mail, fax, etc) sin necesidad de recurrir a mover documentos y copiarlos con los riesgos que ello supone.
Gestión: El acceso a la documentación es inmediato en el ordenador del usuario. Desde un único interfaz el usuario visualiza, envía por fax o correo, anota, completa, etc.
Archivo / Confidencialidad: La documentación digitalizada le permite mejorar su sistema de archivo en papel, preservarlo de desastres, así como de accesos no autorizados.
“No sobreviven los más
fuertes, sino aquellos
capaces de adaptarse
ÍNTELEFAC incorpora la emisión de
facturas telemáticas siguiendo la normativa de la AEAT que, entre otras, ofrece la posibilidad de sustituir el archivo de papel por el archivo digital de las facturas.
La firma digital puede ser igualmente aplicada a cualquier otro documento que se gestione a través de nuestra solución.
Para ello, usted sólo necesita disponer de su certificado digital expedido por una entidad certificadora autorizada.
Usted decide el contenido de su mensaje .
ÍNTELEFAC le permite envíos en
formato PDF, formato comúnmente utilizado para el intercambio documental.
ÍNTELEFAC le ofrece la posibilidad
de realizar envíos mediante correo electrónico o mediante FTP.
ÍNTELEFAC puede adicionalmente
enviar documentos mediante equipos de fax conectados en su sistema .
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La generación de facturas con los sistemas tradicionales basados en papel supone un elevado coste tanto directo como oculto derivado de:
Tiempo de personal en la impresión,
ensobrado, franqueo y envío.
Coste de papel, sobres, tinta, sellos, ...
Necesidad de espacio para almacenar
los documentos tal como marca la ley.
Costes adicionales en tiempo y en
materiales para buscar, reimprimir y reenviar facturas
“Además, cada factura, según Campos, tiene un coste medio de 1,40 euros,
mientras que con una factura telemática
ese coste se reduce a entre 10 y 15
céntimos de euro por factura. El ahorro es el mejor argumento para su extensión
generalizada. “El tema es revolucionario, porque además del sustancial ahorro
económico, permite acortar los tiempos y reducir si no suprimir- los enormes
espacios de almacenamiento físico que r e q u i e r e n l a s f a c t u r a s
tradicionales”(Fuente: Computing)
Reduzca sus costes por factura
La facturación es un proceso crítico en nuestras empresas.
De su agilidad y corrección depende el proceso de cobro posterior.
Este proceso debe de garantizar tanto la integridad de la información como la identidad del emisor.
La factura telemática: Una ventaja competitiva
“La facturación telemática ... se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: La autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.”
ORDEN HAC (3134/2002), de 5 de diciembre, sobre un nuevo
desarrollo del régimen de facturación telemática
Coste medio por factura 1,40 €
Coste factura telemática 0,15 €
Ahorro por factura 1,25 €
Facturas Año
Ahorro anual
ROI meses
2.000 2.500 € 13
5.000 6.250 € 5
7.500 9.375 € 3
10.000 12.500 € 2,5
20.000 25.000 € 1
Incorpora opciones avanzadas de gestión documental: adjuntar documentos, escaneo, anotaciones, documentación anexa automática, generación de documentos internos, etc.
La instalación contempla la organización del sistema de archivo y supone un día de trabajo aproximadamente.
Adicionalmente, se pueden contratar servicios adicionales para automatizar las cargas de datos desde sus sistemas.
ÍNTELEFAC LECTURA
Para que sus clientes puedan leer los documentos enviados, sin necesidad de adquirir un software específico o de acceder al contenido de las facturas a través del servicio ofrecido por la AEAT, ponemos a su disposición este módulo complementario que permite a sus clientes la lectura e impresión de los documentos recibidos con sólo hacer un clic.
En el caso de que un cliente desee adquirir el módulo de lectura, puede descargarlo gratuita y directamente desde nuestra web.
ÍNTELEFAC BASE
El módulo base incorpora las funciones de generación y envío de los documentos en formato pdf, tanto firmados digitalmente como no.
Permite realizar las transmisiones mediante correo electrónico o ftp.
Típicamente, se instala en un servidor para ser utilizado por el personal administrativo autorizado.
La instalación contempla la conexión con el sistema de gestión del cliente (ODBC/OLEDB), el mapeo de los datos a gestionar y la generación en Crystal Reports del impreso a transmitir. Este proceso supone aproximadamente dos días de trabajo y puede completarse en una semana.
ÍNTELEFAC GESTIÓN
El módulo de gestión complementa las funciones del módulo base, añadiendo funcionalidades multiempresa y facilitando las tareas de almacenamiento ordenado, búsqueda avanzada, visualización, impresión y reenvío de los documentos generados con INTELEFAC Base o no
sujetos a acuerdos de envío telemático.
Componentes del Sistema ÌnteleFac
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“La Tecnología de la
Información se ha
convertido en un elemento
clave para obtener y
mantener ventajas
competitivas.”
ÍNTELEFAC utiliza tecnología avanzada de conexión a
Base de Datos que le permite realizar una integración
totalmente transparente con el sistema de gestión del
cliente. Esto hace posible, a diferencia de otras
soluciones de mercado, disponer de un solo repositorio
de datos, obteniendo la máxima integridad en la
información.
En ÍNTELEFAC únicamente reside la lógica de acceso a
la información del ERP del cliente, así como las
parametrizaciones de los documentos y relaciones de
entidades, no realizando ninguna apropiación de datos
relacionados con la confidencialidad interna y/o
externa, respetando la Ley Orgánica de Protección de
Datos (LOPD) implementada.
Como resultado de la aplicación de tecnologías
especializadas y la optimización de procesos en
circuitos documentales, nos permite ofrecer una
solución de gestión documental de negocio
diferenciadora en el mercado actual.
ÍNTELEFAC le ofrecerá la oportunidad de mejorar
notablemente sus circuitos documentales,
aumentar su eficiencia y eficacia en la
comunicación con sus clientes y proveedores, así
como reducir los costes directos e indirectos
derivados.
Integración de Sistemas
ERP Cliente + ÍNTELEFAC = Productividad de Gestión
Adapte el sistema a su forma de trabajar
ÍNTELEFAC contempla diferentes tipos de exportación:
PDF, RTF (Word), Excel y XML.
ÍNTELEFAC trabaja en los idiomas de sus clientes y
proveedores , permitiéndole personalizar sus comunica-
ciones.
ÍNTELEFAC le facilita la personalización de los documen-
tos mediante el generador de informes y el sistema de
fórmulas personalizadas.
ÍNTELEFAC le permite asignar permisos individuales a sus
empleados para cada documento.
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El proceso de puesta en marcha se realiza a través de los siguientes pasos:
INSTALACIÓN DE SERVIDOR
En esta fase, de una duración aproximada medio día, se realizan las siguientes tareas:
Se instala el software
Se configura el acceso al correo electrónico
INTEGRACIÓN CON ERP
En esta fase, de una duración aproximada de medio día, se realizan las siguientes tareas:
Se configura el acceso a los datos del ERP, entidades
(clientes y proveedores, en su caso) y documento (s)(factura a cliente, habitualmente)
Se genera el modelo de impreso que generará los
archivos de exportación a transmitir posteriormente.
CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN
En esta fase, de una duración aproximada de un día, se realizan las siguientes tareas:
Se definen los parámetros para la operativa del
sistema
Se establece el procedimiento oficial para la firma de
contratos con los terceros a fin de definir las reglas de comunicación (confirmación de recepción por
excepción o siempre, capacidad de leer los envíos, etc.) y para el envío de la clave pública a esas
empresas (recomendable y responsabilidad del cliente).
Definición de los sistemas de backup y seguridad del
sistema de BBDD y de archivos en el File System.
MULTI-IDIOMA
En el caso de utilizar la opción multiidioma, se definen los
impresos para cada uno de los diversos idiomas.
DOCUMENTOS ADICIONALES
Cada documento reinicia un proceso de definición del mapeo
de datos con el ERP, formato del mismo, documentación adjunta y acuerdos con terceros (clientes y proveedores).
Sencillez, rapidez, eficiencia: BENEFICIOS
Somos una empresa de servicios informáticos especializada
en la consultoría, implantación y mantenimiento de soluciones
informáticas para la PYME.
Nuestro principal objetivo es la satisfacción de nuestros
clientes, a través de un compromiso de servicio profesional,
de calidad, y con un alto valor añadido.
Para ello, trabajamos al lado de nuestros clientes como
un socio tecnológico, detectando, analizando, dando
cobertura a las necesidades informáticas de las empresas y
manteniéndolas actualizadas a lo largo del tiempo.
Con LUBERAMA, su empresa desarrollará una ventaja
competitiva en las nuevas formas de hacer negocios.
El valor añadido de la tecnología
La instalación y la puesta en marcha de ÍNTELEFAC están
diseñadas con los criterios de sencillez, eficiencia y rápido
aporte de valor característicos de
nuestros productos.
Ejecutamos con nuestros clientes los procesos oficiales necesarios
con la AEAT u otras entidades certificadoras en paralelo a los
procesos de implantación del sistema que puede ser operativo
sin incorporar la firma digital.
Dalies, 6B, 08840 Viladecans (Barcelona)
+34 936 379 072 [email protected]
http://www.luberama.com C/ Pare Artigas 57, 2º 4ª, 08840 Viladecans (Barcelona)
936 370 131 [email protected]
www.auntic.com
AUNTIC somos un grupo de empresas TIC de la zona Delta
unidas para ofrecer a nuestros clientes la oportunidad de
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