Upload
perttu-tolvanen
View
527
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Koulutusmateriaali syksyltä 2012. Sisältää budjetin arviointiharjoituksen, esimerkkejä intranet-hankkeiden rajauksista ja vinkkejä järjestelmävalinnan tekemiseen.
Citation preview
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi / www.viidestaso.fi
Intranet-hankkeistuksen kolme isoa asiaa1) Budjetti, 2) hankerajaus ja 3)
järjestelmävalinta
Koulutusmateriaali syksyltä 2012. Tiivistetty versio kokonaisuudesta esitetty myös “Sähköinen
työpöytä & intranet” –seminaarissa syyskuussa 2012.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Suhde intraan vaihtelee...
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
1. Hankkeen haastavuuden karkea arviointi Montako erityishaastetta sinulla on projektissasi?
Yksinkertaiset asiat saa yleensä tehtyä halvalla jos tietää mitä tekee.
Monimutkaisia hankkeita ei taas yleensä saa tehtyä halvalla vaikka itse
loppuratkaisu olisikin lopulta melko yksinkertainen. Nykytilanteen
monimutkaisuus on isoin vaikuttaja prosessin hintaan.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Useita eri liiketoiminta-
alueita
Keskeiset ”hankalat” muuttujat
Budjetti Monikielisyys
Kielipolitiikan monimuotoisuu
s
Toimintaa useassa eri maassa (eri lainsäädännöt)
Muut IT-järjestelmät ja tiedonhallinnan
arkkitehtuuri
Toiminnan luonne (tietotyö vs.
tehdas)
Toiminnan maantieteellin
en hajanaisuus
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Haastavuuden arviointi (1 piste / kohta)1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat
kohtuullisen itsenäisesti
2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä (useita vahvoja toimipisteitä)
3. Toimintaa useassa eri maassa
4. Useita eri kieliä käytössä
5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeitä pelisääntöjä)
6. Monimuotoista toimintaa (=tietotyötä ja
tehdastyötä/prosessityötä)
7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä
8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa
9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi
käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Haastavuuden arviointi• 5 pistettä, tai enemmän = panosta
esiselvitykseen ja konseptisuunnitteluun, olet
tekemässä jotain joka vaatii tarkkaa
suunnittelua ja vaiheistamista – sekä erittäin
herkkää korvaa ja nopeata reagointia
käyttöönottovaiheessa!
• 2-4 pistettä = melko normaali intranet-projekti
toimittajalle, joka on tehnyt vaativia
intranetteja aiemminkin, mutta valitse silti
huolella tiimin jäsenet etenkin
suunnitteluvaiheeseen
• 0-1 pistettä = voit keskittyä
lanseeraussuunnitteluun ja uutisten
sisältölinjauksiin (voit ostaa intrasi melkein
vaikka digitoimistolta)
Asiakkaalta vaadittava työmäärä.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Budjetin karkea arviointi• 5 pistettä, tai enemmän = hankkeen
määrittely ja valmistelu vaatii jo useita
kymmeniä tuhansia euroja, toteutus taas
asettuu hyvin todennäköisesti yli 50 000
euron sarjaan – ja onnistunut läpivienti voi
vaatia jopa yli 200 000 euron budjetin ja
satoja päiviä sisäistä työtä
• 2-4 pistettä = hyvällä hankkeen
rajauksella, ja tekemällä toteutus tuotteen
ehdoilla budjettiluokka on 30 000 – 60 000
euroa
• 0-1 pistettä = pärjäät alle 20 000 euron
budjetilla ellet lähde leikkimään ”raskailla
leluilla” kuten SharePointilla
Huom. Ilmoitetut summat ovat ulospäin maksettavia kuluja. Yleensä vaadittavat sisäiset resurssit ovat vähintään 1:1 (= 30k euron projektibudjetti vaatii 40-50 päivää sisäistä työtä).
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
2. Hankkeen rajausOletko tekemässä yksinkertaista intranettia vai laaja-
alaista sähköistä työpöytää?
Mitä laajempi hanke, niin sitä enemmän sidosryhmiä ja teknisiä sidoksia, ja sitä vaikeampi
järjestelmävalinta myös – ja sitä todennäköisemmin ajaudutaan raskaaseen räätälöintiin.
Seuraavassa on esitetty neljä tyypillistä intranet-hankerajausta. Muitakin on.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet
Malli A: Viestinnällinen intranet
Internet-sivusto
Perinteisin malli, jossa intranet on ”sisäverkon juttuja”, ja selkeästi myös erillään muista sisäisistä
tietojärjestelmistä. Vaikeita asioita lähinnä monikielisyys ja useat eri liiketoiminta-alueet. Myös
sosiaalisen intranetin tavoittelu tuo monimutkaisuutta nopeasti, etenkin jos pitää huomioida useita
kieliä. Jos etenkin viestinnän kehittämiseen kohdistuu paljon paineita, niin valittavan järjestelmän tulisi
olla kehittyvä ja päivittyvä. Kenties jopa palveluna ostettava ratkaisu.
Extranet
Intranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet
Malli B: Itsepalvelu-intranet
Internet-sivusto
Prosessiorganisaatiot (esim. jos on tuotantolaitoksia, suuret määrät palveluhenkilöstöä ym.) kaipaavat
intraan usein itsepalvelulomakkeita, tuntikirjauksia, erilaisten ilmoituksien ja raporttien tekemistä.
Viestinnällisten kehitysaskeleiden haaveilu on yleensä maltillista (esim. sosiaalisuuden tuominen). Projektina
yleensä onnistuu hyvin kun suhtautuu enemmän ohjelmistokehitysprojektina kuin viestinnällisen
kanavan rakentamisena. Esim. järjestelmävalinnan merkitys kohtuullisen pieni.
Extranet
Intranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
IntranetIntranet
Malli C: Microsoftin näkemys ”sähköisestä työpöydästä”
Internet-sivusto
Etenkin tietotyöorganisaatioissa ryhmätyötilat ja dokumenttien jakaminen ovat asioita
joissa käytetään paljon yhteistyökumppaneita, ja tällöin extranet-palvelu on vahvasti
sidoksissa intraan. Esimerkiksi SharePointin päälle tehtävät intranet+ryhmätyötilat –
kokonaisuudet ovat usein tällaisia intranet+extranet -yhdistelmiä. Myös Confluencen päälle
on tällaisia kokonaisuuksia tehty esim. diileriverkostolle tietojen jakamiseen.
Työtilat / extranet
Erityiskysymys 1: Mikä tieto sijaitsee intrassa, mikä työtiloissa? Miten hallitaan kokonaisuutta? Voiko dokumenttien paikan päättää?
Erityiskysymys 2: Entä kun lisätään monikielisyysvaatimus?
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet (viestinnällinen)Intranet
(viestinnällinen)
Malli D: Työtilamaailma
Internet-sivusto
Tämä malli on monen tietotyöorganisaation tulevaisuus. Tässä mallissa intranetin rooli
kapenee viestinnälliseksi, kenties sosiaaliseksi kanavaksi. Työtiloista taas syntyy
strateginen tietovarasto omalle henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille.
Tämä malli vähentää olennaisesti esim. monikanavajulkaisemisesta syntyviä
hallintahaasteita, ja on usein oman henkilökunnan kannalta looginen ymmärtää.
Työtilat / extranet
Erityiskysymys: Miten monikielisyys? Voivatko työtilat olla monikielisiä? Vastaus: Kyllä, mutta eivät ”fiksusti”.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Yhteenveto: Hankkeen rajauksen eri vaihtoehdot
1. Viestinnällinen intranet, ehkä sosiaalinen jopa, mutta olennaista on irrallisuus
muusta kokonaisuudesta, ja ei ”sähköisen työpöydän haaveilua”. Useita tuotteita,
paljon eri vaihtoehtoja järjestelmiin ja kumppaneihin. Kustannukset tulevat yleensä
mm. monikielisyydestä.
2. Itsepalvelu-intranet, ehkä myös viestinnällinen. Sisältää usein paljon lomakkeita,
ja erilaisia integraatioita muihin järjestelmiin (esim. raporttinäkymiä). Kannattaa
suhtautua ohjelmistokehitysprojektina, ja kenties valita kevyin mahdollinen
järjestelmä.
3. Sähköinen työpöytä tietotyöorganisaatiolle, sisältäen ryhmätyötiloja ja
dokumenttienhallintaa ja ”vaikka mitä”. SharePointin mellastuskenttää.
Kustannustehokkuutta pakettien kautta, kenties versio 2013 hieman madaltaa
projektikustannuksia. SharePointin filosofia on vahvasti ”rytökasan tekemisessä”, ei
tyylipuhtaissa kokonaisuuksissa.
4. Työtilamaailma, tietotyöorganisaatioiden tulevaisuuden haavekuva. Dokumentit ja
sisältösivut sijaitsevat 99% työtiloissa. Intran rooli kapenee pikaoppaaksi ja
keskustelualueeksi. Ei vielä realismia monessakaan paikassa, koska
toimintatapamuutoksessa kestää vielä vuosia – mutta moni asia tuntuu vievän tähän
suuntaan.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
3. Järjestelmät SuomessaMitä vaihtoehtoja mihinkin kokonaisuuteen on?
Jos aiot suhtautua intraasi projektina, niin järjestelmävalinnan merkitys on
olennaisesti pienempi ja voit ehkä reilusti kilpailuttaa – tai tehdä ketterästi
hyvän kumppanin kanssa. Jos taas aiot tehdä jatkokehitystä
kustannustehokkaasti, niin järjestelmävalinta ratkaisee.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Vaihtoehtoja Suomessa vuonna 2012
• ... ja luonnollisesti intranetteja tehdään kaikilla ”perinteisilläkin”
web-julkaisujärjestelmillä – mutta vain viestintä/itsepalvelu-
intranetteja.
SharePoint, raakana tai
intranet-tuotepaketit
Drupal
ConfluenceLifeRay
+ Alfresco
harmaa = avointa koodiatumma = suljetumpaa
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Drupal
• Drupal soveltuu puhtaasti viestinnällisten intranettien järjestelmäksi parhaimmillaan erittäin hyvin.
Intranettiin pitää vain asennoitua hyvin samankaltaisesti kuin julkiseen verkkosivustoon, eli ”tiivis, pieni
porukka tekee julkaisua isolle, melko anonyymille käyttäjäporukalle”.
• Esim. sosiaalisen median sovellukset voidaan räätälöidä Drupalin päälle kohtuullisen
kustannustehokkaasti, ja samoin hallinnat saadaan tehtyä sen päälle hyvin.
• Drupalilla tehdyn intranetin ei kuitenkaan saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai
”ryhmätyötiloiksi” tai ylipäätään minkäänlaiseksi ”työvälineeksi” (ainakaan ilman raskasta räätälöintiä).
Palikkakokoelma vaativiin, isoihin
verkkopalveluihin.
Drupalilla tehdään makeita verkkopalveluita.
”Web CMS”
- Firmoja Suomessa mukavasti. Osaajia myös ”jopa satoja”.
- Projektit yleensä yli 50 000 euroa, koska työkalu ei ole mikään simppeli.
- Intranetteihin tarjolla esim. ”Open Atrium” paketointi, joka soveltuu wikityyppisiin ryhmätyötilaratkaisuihin (jotka kuitenkin halutaan tehdä jotenkin omanlaisiksi, eli räätälöidä melko paljon).
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja mahdollistaa ”sosiaaliset intranetit” räätälöimällä ja on myös järkevä alusta pienräätälöinneille
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Confluence
• Confluence tarjoaa ehkä parhaat työkalut tällä hetkellä viestinnällisten ja ”sosiaalisten
introjen” toteutukseen. Confluence on myös korostuneesti _tuote_, joten
tukimateriaalia ja ohjeita löytyy verkosta.
• Lisenssit ovat kohtuulliset, ja lisenssillä saa paljon rahalle vastinetta.
• Confluencella tehdyn intranetin ei saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai
edes välttämättä ryhmätyötiloiksi aivan ”lopullisena ratkaisuna”.
Ryhmätyötilat, wikitoiminnot,
keskustelu.
Erittäin pätevä intranet-työkalu viestinnällisiin konsepteihin.
Wiki
- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.
- Projektit yleensä 20-40 000 euroa, ja harvoin räätälöintiä.
- Hyviä lisäosia tarjolla, joiden avulla intranet-käyttöä voidaan monipuolistaa.
- Ei ole oikein soveltuva räätälöinteihin, tai isojen konsernien ”vaikeisiin introihin”. Suomessa tosin esim. Delta Motor Group intranet-käyttäjä, ja monia täsmäkäyttäjiä.
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Liferay + Alfresco
• Liferay Alfrescolla täydennettynä tarjoaa etenkin finanssisektorille kustannustehokkaan vaihtoehdon
extranet- ja intranet-portaaleille.
• Lisenssit eivät ole yksiselitteiset, mutta kilpailijoihin verrattuna hyvin pienet. Paras soveltuvuus kun
halutaan esim. paljon asiointipalveluita, jotka integroituvat taustajärjestelmiin.
• Alfresco on järeä dokumenttienhallintajärjestelmä, jossa on myös ryhmätyötilatoimintoja. Voisi sanoa, että
se on järeämpää kamaa kuin SharePoint jopa. Liferay taas on portaali, joka on tehty nimenomaan
extranetteja varten – eli ei tarjoa suoraan paketista kovin paljon, vaan mahdollistaa omanlaiset toiminnot.
Dokumenttienhallinta + ryhmätyötilat
Raskaat finanssialan
extranet-ratkaisut
Portaali
- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.
- Projektit yleensä 150-400 000 euroa, ja paljon räätälöintiä.
- Ei varsinaisesti mikään sisällönhallintaratkaisu, vaan ponnistaa enemmän portaalimaailmasta.
- Esim. Itä-Suomen yliopiston intranet-palvelu on Liferaylla.
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
SharePoint
• SharePoint on suoraan paketista otettuna hyvin samankaltainen ”raakile” kuin Liferay. Erona on
lähinnä se, että SharePoint osaa dokumenttienhallinnan kunnolla tuotteena, ja SharePointin
päälle on tehty intranet-tuotteistuksia.
• Lisenssien hinnoittelulla kannustetaan hyödyntämään mahdollisimman laajamittaisesti tuotetta.
• SharePoint on tuote dokumenttienhallintaan, ryhmätyötiloihin, hakuun ja puhelinluetteloon.
Muihin asioihin se on kuten Liferay tai Drupal – ehkä jopa raskaampi kuin kumpikaan noista.
Ryhmätyötilat
Microsoft-maailman
integroinnit
Viestinnällinen intranet ja
dokumenttienhallinta
- Firmoja Suomessa paljon. Osaajia jopa satoja.
- Projektit yleensä 60-200 000 euroa, ja aina jonkin verran räätälöintiä.
- Lisenssit mitoitettu raskaaseen käyttöön (dokumentit, ryhmätyötilat ym).
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja sähköisen työpöydän konsepteihin.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Yhteenveto
1. Arvioi monimutkaisuus ja budjetoi sen mukaan.
2. Linjaa hankekokonaisuus, ja konseptoi ”isolla tasolla”
kokonaisuutesi. Päätä haluatko projektin vai tuotteen.
3. Valitse järjestelmä budjetin ja valitun kokonaisuuden
mukaan.
Confluence (viestinnällinen,
sosiaalinen, kustannustehoka
s, kehittyvä)
SharePoint (työtiloja,
dokumenttienhallintaa ja ties mitä, mutta
kovalla hinnalla)
Drupal (viestinnällinen
sivusto tai itsepalvelukanav
a, projektina paras)
Liferay + Alfresco (raskasta
itsepalvelua, räätälöintiprojekt
i)
SharePoint-tuotteistukse
tTietotyöorganisaatioille.
Prosessiorganisaatioille.
Monimutkaisiin
kokonaisuuksiin.
Kiitos.
Web-projektien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Perttu Tolvanen, Projekti55 Oy
050-3685199
www.projekti55.fi
Vinkkejä web-projekteihin ja julkaisujärjestelmävalintoihin:
twitter.com/perttutolvanen & http://www.vierityspalkki.fi
Blogi tietotyöstä ja intranet-projekteista:
http://www.viidestaso.fi
Presentaatiot ja koulutusmateriaalit:
slideshare.net/perttutolvanen
Yhteystiedot
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12