Upload
perttu-tolvanen
View
895
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Intranet johdon työtilana -koulutusmateriaali vuodelta 2013.
Citation preview
Perttu TolvanenWeb & CMS Expert, Partner
North Patrol Oy1
Intranet johdon työtilanaKoulutusmateriaali vuodelta 2013
North Patrol Oy2
Sisältö
1. Milloin intranet on merkityksellinen? (ja etenkin johdolle)2. Intranetin rooli osana organisaatiota (johtamisviestintä ja tietojärjestelmät)3. Mitä johto voi tehdä intranetilla?4. Kypsyystasomallit: johtamisviestintä & tietotyö5. Seuraavan realistisen askeleen löytäminen
North Patrol Oy3
Millainen organisaatio tarvitsee intranetin?
North Patrol Oy4
Milloin intranetin rooli on huomattava?
Jatkuvia muutoksia toiminnassa
Hajautetut ja monialaiset
organisaatiot
Paljon itsenäistä työtä tekeviä
henkilöitä
North Patrol Oy5
Milloin intranetin rooli on huomattava?
Jatkuvia muutoksia toiminnassa
Hajautetut ja monialaiset
organisaatiot
Paljon itsenäistä työtä tekeviä
henkilöitä
Tarve viestiä uudesta suunnasta, muutoksista, tarve näyttää esimerkkiä
Tarve viestiä laajalti eri puolille
organisaatiota, tehokkaasti ja
tarkasti
Tarve sitouttaa organisaation
yhteisiin työtapoihin ja yhteishenkeen
North Patrol Oy6
Intranet osana organisaatiota
Intranet & sisäiset järjestelmät + ulkoiset
Extranet (kumppaneille)
Internet-sivusto
(markkinointi & viestintä)
Extranet (asiakkaille)
North Patrol Oy8
Intranet tyypillisesti
HR:n tietojärjestelmät (SAP,
Oracle, jne.)
Toiminnanohjaus (operatiiviset järjestelmät)
CRM (asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)
Dokumenttien-hallinta
Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet - uutiset- työsuhdeasioiden ohjeet- hakukone- johdon linjaukset- ruokalistat- linkit järjestelmiin- laatujärjestelmä /
toimintakäsikirja
Puhelin-luettelo
North Patrol Oy9
Intranetin roolin muutos
HR:n tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut
tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM (asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet (omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,
puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)
Puhelin-luettelo
North Patrol Oy10
Intranetin roolin muutos
HR:n tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut
tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM (asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet (omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,
puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)
Puhelin-luettelo
North Patrol Oy11
Intranetin roolin muutos
HR:n tietojärjestelmät
(SAP, Oracle, jne.)
Toiminnan-ohjausjärjestelmät (SAP, tuotetietojärjestelmät ja muut
tuotantoa tai prosesseja ohjaavat tietojärjestelmät)
CRM (asiakkuudenhallinta
& myynnin tuki)Dokumenttien-hallinta & työtilat
tiimeille
Asiahallinta (asiakirjahallinta & päätöstenhallinta,
sopimushallinta ym.)
Intranet (omistaa uutiset,
työsuhteeseen liittyvän ohjeiston,
puhelinluettelon ym. ”navigaatiotietoja”)
Puhelin-luettelo
North Patrol Oy12
Mitä johto voi tehdä intranetilla?
North Patrol Oy13
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Roolit + tavoitteet
Huom. Tässä kuvassa prosessityöntekijät viittaavat organisaation ”ydintoimintaa” tekeviin henkilöihin –
tämä voi olla sairaanhoitotyötä, opetusta tai kaavoituksen suunnittelua. Tietotyöläiset viittaa taas kehitys/hallintohenkilökuntaan. (*Tietoa, hiljaista ja
äänekästä, on kaikilla!)
North Patrol Oy14
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä
Roolit + tavoitteet
North Patrol Oy15
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä
Tavoitteellista vuorovaikutusta hajallaan olevan
organisaation ”yhteisfiiliksen” rakentamiseksi
Roolit + tavoitteet
North Patrol Oy16
Roolit + tavoitteet
Tietotyöläiset = osallistuvat, työstävät dokumentteja, jakavat tietoa
Prosessityöntekijät = pääosin lukevat tietoa, ohjeita, raportteja, hakevat tietoa
Suunnan näyttämistä ja muutoksista viestimistä
Tavoitteellista vuorovaikutusta hajallaan olevan
organisaation ”yhteisfiiliksen” rakentamiseksi
Asenteen ja motivaation kehittämistä työyhteisön
lujittamiseksi
North Patrol Oy17
Mitä johto voi tehdä intran avulla?
Suunnan näyttämistä
Tavoitteellista vuorovaikutusta
Asenteen ja motivaation kehittämistä
... kertoa tarinoita (blogata, keskustella, kommentoida)...
... sitouttaa henkilöstöä tuleviin päätöksiin (tiivistelmät kokouksista)...
... opettaa ymmärtämään eri liiketoiminnan alueita (blogit,
ihmisten esittelyt, johdon esittelyt)
... näyttää esimerkkiä avoimuudesta (luvut,
päätökset, ”keskeneräiset asiat”)...
... näyttää esimerkkiä neuvotteluasenteesta...
... näyttää esimerkkiä asiakaspalveluasenteesta...
... julkaista videoita johdon tilaisuuksista...
... osallistua keskusteluun...
... johtajien väliset keskusteluketjut
yleensä luetuimpia kohteita...
... julkaista tehtävälistoja esim. muutoshankkeissa..
... kysymys-vastaus-palstat...
... johtajat esiin myös ihmisinä, ei vain
johtajina...
North Patrol Oy18
Kypsyystasot: johtamisviestintä & tietotyö
North Patrol Oy19
Kypsyystaso: johtamisviestintä
Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa
Strateginen merkitysTASO 3: Jatkuva kehityspäivä- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin
päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)
TASO 2: Tiedon keskipiste- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen
ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”
TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto
North Patrol Oy20
Kypsyystaso: johtamisviestintä
Käyttöaste työntekijöiden keskuudessa
Strateginen merkitysTASO 3: Jatkuva kehityspäivä- Johto on jalkautunut kasvollisesti intranettiin- Johtoryhmän muistiot julkaistaan intranetissa- Keskustelut kohdistuvat niin strategiaan kuin
päivittäisasioihin (koko organisaation työtila)
TASO 2: Tiedon keskipiste- Luotettavan tiedon keskipiste, mutta myös ajankohtaisen
ja lyhytkestoisen tiedon ensisijainen välityskanava- Etenkin hajanaisessa organisaatiossa uusi ”kahvihuone”
TASO 1: Suuntaa näyttävä majakka- Huomiovalo ja opastuspalvelu työntekijöille- ”Luotettavan tiedon” pölyyntyvä varasto
Etenkin hajanaiset
organisaatiot joissa johto ei ehdi kaikkialle
Hajanaiset organisaatiot
joissa itsenäisiä työntekijöitä
Organisaatioille joissa tapahtuu
usein muutoksia
North Patrol Oy21
Kypsyystasot: tietotyö
Tietotyön tehokkuus
TASO 1: Sähköpostikivikausi- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline
TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan
TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin
TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti
TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”
1990-luku
2020-luku
2013
North Patrol Oy22
Kypsyystasot: tietotyö
Tietotyön tehokkuus
TASO 1: Sähköpostikivikausi- Organisaation tiedotusta paljon sähköpostilla, dokumentteja liikkuu sähköpostitse- Sähköposti = työlista, sähköposti on käytännössä ainut ryhmätyön todellinen väline
TASO 2: Dokumenttikasojen aikakausi- Dokumentteja omilla koneilla, verkkolevyillä, intrassa, ryhmätyötiloissa ja ties missä- Yksiköillä omia ratkaisuja ja käytänteitä dokumenttienhallintaan
TASO 3: Pikaviestinnällä kiihdytetty kaaos- Pikaviestintä nopeuttaa viestintää ja tuo läsnäolotiedot koko organisaatioon- Tiedostojen tallennus ei kuitenkaan edelleenkään hallinnassa, päinvastoin
TASO 4: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (projektit ja tiimit)- Pysyvät ryhmät ja projektit keskittävät dokumenttinsa ryhmätyötiloihin, haku kattaa nämä kaikki- Ryhmätyötiloihin sovitaan pelisääntöjä ja näiden kasvua ja kehitystä hallitaan systemaattisesti
TASO 5: Ryhmätyötiloilla kaaosta haltuun (liiketoimintayksiköiden omat ponnistuslaudat)- Liiketoimintayksiköille aletaan rakentamaan omia ”ponnistuslautoja” ja dokumenttivarastoja- Kaikki ovat osa kokonaisuutta, mutta eri liiketoiminnot saavat vain omia ”sähköisiä työpöytiä”
1990-luku
2020-luku
2013
Johdon tukea tarvitaan:
Intra tärkeimmäksi tiedotuskanavaksi
ja ”tärkeiden dokumenttien”
tallennuspaikaksi.
Johdon tukea tarvitaan:
Sähköpostia vähennetään
systemaattisesti. Ryhmätyöhön
laaditaan pelisäännöt.
Yhteenveto 1/2
1. Intranet on erittäin merkityksellinen johtamistyöväline jos organisaatio on a) hajanainen ja laaja-alainen, b) työntekijöissä on paljon itsenäistä työtä tekeviä henkilöitä ja c) mikäli organisaation toimintatavoissa tai rakenteissa tapahtuu säännöllisesti muutoksia jotka vaativat aktiivista viestintää työntekijöille.
2. Intranetin asema organisaatioiden tietojärjestelmäpaletissa on kehittynyt viime vuosina varsin staattisesta ”majakasta” kohti aktiivista ja vuorovaikutteista ”johdon työtilaa”. Parhaimmillaan tällainen johdon työtila on kasvollinen ja kiinni päivittäisissä tapahtumissa, mutta sisältää myös avointa keskustelua johdon toimesta – myös johdon edustajien keskinäistä keskustelua (ja jopa erityisesti sitä).
3. Organisaation ydintoimintaa tekeville, kiireisille henkilöille intranet edustaa erityisesti paikkaa jonka kautta voi seurata mitä organisaatiossa tapahtuu, mihin organisaatio on menossa ja mikä on johdon ”tavoitetila”. Lisäksi kasvollisuuden ja avoimuuden kautta johto voi välittää työntekijöille myös asennetta ja motivaatiota.
Yhteenveto 2/2
4. Hallinto- ja kehitysihmisten sitouttamiseen intranet tarjoaa etenkin vuorovaikutusmahdollisuuksia ja avoin viestintä voi myös kääntyä johdon voimavaraksi eri rooleissa olevien aktiivisten ihmisten ryhtyessä kommentoimaan ja jalostamaan johdon esittämiä ideoita ja suunnitelmia. Tätä tasoa edellyttää kuitenkin intran asema ”tiedon keskipisteenä”.
5. Ryhmätyön tehokkuuden parantamisessa johdolla on erityisesti esimerkin näyttäjän rooli. Lisäksi sähköpostin roolin selkeyttäminen organisaatiossa lähtee nimenomaan sen johtajista. On luotava pelisääntöjä ja etenkin jaksettava pitää niistä kiinni! Intranet-hankkeen ”varjolla” on hyvä edistää tällaisia toimintatapamuutoksia!
6. Intranet voi parhaimmillaan tarjota uusia välineitä johtamisviestintään. Blogikirjoitukset, videoiden julkaiseminen ja kommentointitoiminnot mahdollistavat paljon. Myös esim. vuosikello voi antaa ryhtiä ja nitoa kokonaisuutta yhteen!
NorthPatrol Oy25
Yhteystiedot
Perttu TolvanenWeb & CMS Expert, PartnerNorth Patrol Oy
050 368 [email protected]
www.northpatrol.com
Y-tunnus: 2493483-6
North Patrol Oy26
Perttu TolvanenKTM Perttu Tolvanen on verkkopalvelukonseptien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita julkaisujärjestelmien ja toteuttajakumppaneiden valinnassa. Hänen erityisalueitaan ovat mm. verkkopalvelukonseptien kirkastaminen ja julkaisujärjestelmävalinnat.
Pertulla on kymmenen vuoden kokemus web- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön ja konsultin rooleissa. Perttu on urallaan toiminut mm. tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina suuressa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu seminaariesiintyjä ja bloggaaja. Perttu on päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi-blogissa ja intranet-ammattilaisille suunnatussa Viides taso -blogissa.
linkedin.com/in/perttutolvanen
North Patrol Oy27
Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja
North Patrolin ovat perustaneet verkkopalvelujen asiantuntijat Sami Kalanen ja Perttu Tolvanen.
Lisätietoja verkossa:www.northpatrol.com
Tunnemme hyvin verkon mahdollisuudet, teknologiat ja alan toimijat. Riippumattomana konsultti-yhtiönä voimme tukea asiakkaitamme valitsemaan omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivat ratkaisut.
North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet- ja extranet-projekteissa.
Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana.
North Patrol Oy28
BUYER´S GUIDE TO WEB PROJECTSwww.northpatrol.com/blog