Instituto Universitario Politécnico «Santiago Mariño»Barinas

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

• Yoel Valencia• C.I.: V-20.868.754

Prof. Bitzaida Pineda

MANUAL ADMINISTRATIVOY SU CLASIFICACION

MANUAL ADMINISTRATIVO

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. Los manuales administrativos son documentos guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y  la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos tienen como una función mantener informado al personal clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, delimitando la estructura organizacional y estableciendo las políticas y procedimientos en forma escrita. En esencia, representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.

Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, procedimientos, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.

c) Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

f) Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.

g) Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o sus procedimientos

h) Determinar las responsabilidades por fallas o errores.

i) Facilitar labores de auditoría.

j) Aumentar la eficiencia.

k) Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

l)- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias. m) Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

CLASIFICACION POR SU CONTENIDO

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Existen diversos tipos de manuales administrativos por contenido:

A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.

B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.

C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómo hacer el trabajo. Sirve como control confiable en la evaluación de sistemas y procedimientos administrativos.

E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.

CLASIFICACION POR SU FUNCION

Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede existen los siguientes tipos:

A. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación .

B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance , función y métodos de compras. De preferencia debe estar escrito.

C. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información del trabajo de ventas.

D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, etc.

F. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.

CLASIFICACION POR SU AMBITO DE APLICACIÓN

Solo existen dos tipos de clasificación por ámbito de aplicación:

A. General

Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de éste se tienen a los manuales siguientes:

Manuales generales de organización: Resultado de la planeación organizacional y abarca a todo el organismo, indica organización formal y estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Surge de la planeación y engloba procedimientos de cada una de las unidades orgánicas de la empresa.

Manual general de políticas: Asienta por escrito los deseos y actitudes de la dirección, para toda la empresa, actuar de todo el personal de acuerdo a condiciones generales.

B. Específicos

Abarca el contenido de información de un área determinada de la empresa. Define uniformemente las actividades y responsabilidades del área o función. Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:

Manual especifico de reclutamiento y selección. Manual especifico de auditoria interna. Manual especifico de políticas de personal. Manual específico de procedimientos de tesorería Entre otros...

VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:

1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización.4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Algunas desventajas son:

1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.