A minőségmenedzsment elmélete és gyakorlati megvalósulása a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárban

Magyar Könyvtárosok Egyesülete Zenei Könyvtárosok Szervezete - Egri találkozó, 2009. június 4.

Tőzsér Istvánné Géczi Andrea:

.

Minőségmenedzsment:

A minőségi szemlélet alapja és eszköze:

• Egységes irányelvek, elképzelések, alapelvek

• Rendszerszemlélet• Egyértelmű jogi szabályozás,

írásban lefektetett és közzétett szabályzatok

• Magas szintű képzés, önképzés

A könyvtárügy 2003-2007 közötti stratégiai céljai

1. Felkészülés az Európai Unióba történő csatlakozásra– A szolgáltatási szektorban a minőségirányítás

bevezetése

2. Az információhoz és dokumentumokhoz való hozzáférés biztosításának növelése a demokrácia és az esélyegyenlőség elveinek érvényesítése érdekében

3. Regionális könyvtári ellátás4. A könyvtárosi életpálya vonzóbbá tétele

Törődés a partnerekkel, használókkal• A szolgáltatások

megújításának olyan átfogó megközelítése, amely a használó igényeiből és elvárásaiból indul ki.

• Hosszú távú stratégia a minőségi szolgáltatások megteremtéséhez

• Tökéletes odafigyelés mindenre, ami a könyvtárban történik

A teljes körű minőségirányítási rendszer bevezetésének lépései

1. Kiinduló állapot felmérése (helyzetkép, analízisek)

2. Problémák feltárása, megoldandó kérdések számbavétele

3. Minőségirányítási munkacsoport (több személyes munkahelyeken, v. konzultáció lehetősége)

4. Stratégiai terv készítése (benne: jövőkép, küldetésnyilatkozat, alapvető célok megfogalmazása, cselekvési tervek – folyamatos értékelés!)

Könyvtárunk SWOT-analízise, 2000

Erősség• a könyvtár fő épülete jól megközelíthető,

központi helyen, a történelmi belvárosban • a könyvtári rendszerben elfoglalt helyünk

alapján kedvezményezettek vagyunk a központi források elosztásában (ODR)

Könyvtárunk SWOT-analízise, 2000

Erősség• jólképzett, szakmáját szerető, új ismeretek befogadására nyitott

szakemberek• a dolgozókat szakmailag segítő és önálló kezdeményezésekre

ösztönző demokratikus vezetési stílus• kiállításainkkal, rendezvényeinkkel bekapcsolódunk a város

kulturális életébe• sokféle dokumentumtípust magában foglaló dokumentumállomány• a felhasználói igényeket kielégítő különgyűjtemények • dokumentumállományunk számítógépes feldolgozottsága

Könyvtárunk SWOT-analízise, 2000

Gyengeség• szűkös elhelyezési körülmények és az ebből adódó negatívumok:

magas bérleti díjak, széttagoltság, zsúfoltság• az állomány egy része tápraktárban• finanszírozási gondok• Internet hozzáférés hiánya• a könyvállományunk egy része elavult, fölöslegesen terheli az

állományt• új médiák kezeléséhez szükséges ismeretek hiánya• állományvédelem nem megoldott - lopásgátló hiánya

Könyvtárunk SWOT-analízise, 2000

Lehetőségek• a könyvtáros szakma piacképes

szakmává válik• a minőségbiztosítás szemléletének,

módszereinek alkalmazása• további pályázati lehetőségek a

szakmai tevékenységre és technikai fejlesztésre

• a finanszírozás követi az inflációt• folyamatos képzés, továbbképzés• megkapjuk a kellő támogatást az új

könyvtár felépítéséhez

Könyvtárunk SWOT-analízise, 2000

Veszélyek• a könyvtárosok anyagi és társadalmi

megbecsültsége elmarad• a kultúra szerepe háttérbe szorul• a könyvtár nem tud eleget tenni az

információs alapintézmény kívánalmainak

• bizonytalan finanszírozás• a könyvtár nem tud lépést tartani a

kereskedelmi alapon működő információs szolgáltatásokkal

• a könyvtárosok nem tudnak megfelelni az életen át tartó tanulás követelményének

Stratégiai tervezésMit kell tudni a változásokról?

• a változás természetes állapot

• a változás az egyetlen változatlan

• a továbblépések formája

• az elöregedett szervezetek és tevékenységek megújításának feltétele

A stratégiai tervezés jellemzői• folyamatos tevékenység • összekapcsolja a különböző folyamatokat • cselekvés- és jövő orientált • közös erőfeszítésen és közös célkitűzésen alapszik• csoportmunka eredménye• jövőbe tekintő• cselekvés orientált• aktív• rugalmas• változásokra orientált• tartós sikert biztosít

(Csath, 1994.)

A stratégiai tervezés elemei Könyvtárunk alapvető céljai, 2000-ben

Középtávú• felfrissíteni az állományt• új szolgáltatások

Internet, elektronikus dokumentumok, elektronikus olvasói katalógusok

• az informatikai képzés

Hosszútávú:• új könyvtárépület

A stratégiai tervezés elemei Kulcsfontosságú területek könyvtárunkban, 2000

• állományalakítás, állománygondozás• szolgáltatások• informatikai fejlesztés• képzés, továbbképzés• Menedzsment, pr

Külső pr (Szeles 1999 alapján, Könyvtárosok kézikönyve 4. köt.)

Szakmai kapcsolatok• Megyei könyvtári feladatkör• Szakmai elismerés megszerzésére irányuló

tevékenységek– Bemutatkozási lehetőségek helyi, régiós és országos

szinten– A szakmai munka menedzselése– Társintézményi kapcsolatok (pl. főiskola, könyvtár szakos

hallgatók)– Írásos szakmai anyagok helyi és országos szinten– Értekezleteken, továbbképzéseken való részvétel vezetői

támogatása

Médiakacsolataink• 6 évvel ezelőtt:

– Partnerek felmérése, megkeresése– Személyes kapcsolat kialakítása, ismerősök számbavétele, új

személyes ismeretségek megkötése– „Média dosszié”

• Jelenleg– Kapcsolatok folyamatos szinten tartása, ápolása– A partnerek változásainak nyomon követése, frissítése– Új partnerek megjelenése– Bejelentkezés internetes portálokra, regisztrálás

keresőprogramokban– Új technikai lehetőségek kihasználása

Híreink a médiának• Rendezvény meghívója • Fax-tudósítás

– Személyre szabott– Igazgatói aláírást tartalmaz– Hivatalos céges papíron készítjük el (könyvtár minden

elérhetőségét tartalmazza)– Tartalmazza a kapcsolattartó személy nevét és közvetlen

elérhetőségét, az interneten megtekinthető egyéb adatok elérhetőségét

• Kiemelt program esetén telefonon megerősítés • Sajtótájékoztató

• Logo megtervezése• Könyvtári tájékoztató• Meghívók, levélpapír• Honlap• Könyvtárunkat bemutató film

Arculat formálása, egységes megjelenés

Színes könyvtári programok – alaptevékenységünkön túl• Könyvtári rendezvények

– Internet Fiesta– Őszi könyvtári hetek– Könyvheti rendezvények– Gyermekprogramok, könyvtár-tábor– Idegen Nyelvi Gyűjtemény rendszeres

továbbképzései nyelvtanárok számára• Használóképzés

Bálint napi zsákbamacska

Bébillér mesekör

CsodavárodaKönyvtári integrációs programok hátrányos helyzetű gyermekek számára

Internet Fiesta – SiestaKönyvmolyok éjszakája

Középkori piac

Középkori könyvtár a

Dobó téren

Csapatépítő tréning más

könyvtárak, intézmények

számára

NET mindenkinek- lakossági

Internettanfolyam nem csak Egerben!

Adatbázis építés vidéki könyvtárakban

Heves megye az Északi-középhegység közepét és a hozzá csatlakozó alföldi peremet foglalja el a Tisza folyóig.

Területe 3.630 km2, lakóinak száma 330.000 fõ.

Települések száma: 119

Székhelye Eger, 63.000 lakossal.

Heves megye

A megyei könyvtár a települési könyvtárak szolgálatában

Tudatos váltás a módszertani munkában– szakmai szétsugárzó

tevékenység előtérbe került– közös együttműködési

lehetőségek keresése – új szolgáltatás bevezetése:

Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer

Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer

Az országos munkabizottság javaslatai alapján olyan kísérleti projekt kidolgozása:

amely:• felhasználó-központú• korszerű• minőségi szolgáltatási

rendszert kínál a kistelepüléseken élő lakosság számára a megyei könyvtári hálózaton keresztül.

Mozgókönyvtári szolgáltatás

Tudatosan szervezett, a TQM módszereivel előkészített új szolgáltatás-csomag

Önálló nyilvános könyvtár

Önálló nyilvános könyvtár, könyvtári kiegészítő szolgáltatásokat rendel

Mozgókönyvtári szolgáltatást igényel – könyvtári szolgáltató hely működik

Nincs könyvtári ellátás

A megyében 7 kistérség van

6 kistérséggel állunk szerződéses kapcsolatban, 52 településnek nyújtunk mozgókönyvtári szolgáltatást, 6 település szolgáltatásbővítést rendel