Muutoksessa onnistuminen innovatiivisuuteen ja osallistumiseen kannustamalla, itänen, 22.10.2014,valmis

Muutoksessa onnistuminen innovatiivisuuteen ja osallistumiseen

kannustamalla, case Tampereen kaupunki

Työllisyydenhoidon palveluyksikön johtaja Mika Itänen, Tampereen kaupunki

1 22.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Tampereen työllisyydenhoito pähkinänkuoressa

•  Työllisyydenhoidon palveluyksikkö (Typa) on vakinaistettu vuoden 2013 alussa ja on osa konsernihallintoa ja tilaajana toimii osaamis- ja elinkeinolautakunta. Kokonaisbudjetti on reilut 12 M €. TYPA:ssa on 58 htv (reilut 60 henkilöä).

•  Vuosittain n. 4000 pitkäaikaistyötöntä ja nuorta on TYPA:n palveluiden piirissä. Vuosina 2014-15 toteutetaan pormestarin työllisyyspaketti, jonka myötä asiakasmääriä on lisätty n. 20%:lla vrt v. 2013.

Ydinasioita työllisyydenhoidossa Tampereella ovat: •  I Kokonaisuusajattelu: Valtio, kunnat ja elinkeinoelämä ja muut yhteistyökumppanit yhdessä

toteuttavat vastuullista työllisyyspolitiikkaa. Työllisyydenhoito huomioidaan kaupunkistrategian lisäksi elinkeinopolitiikassa, kaavoituksessa, hyvinvointisuunnitelmassa ja asuntopolitiikassa.

•  II Tavoitteellisuus, asiakaslähtöisyys ja kestävät ratkaisut: Tavoitteena on, että asiakkaista vähintään 40 % etenee palveluissa. Käytännössä noin kolmannes etenee koulutukseen tai töihin. Nuorten työllisyyspalvelut vakinaistettiin 1.5.2014.

•  III Työelämälähtöisyys toiminnassa edistää vaikuttavuutta ja kestäviä ratkaisuja. Vaikuttavuutta ja asiakastyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti.

•  IV Kumppanuusajattelu, joka edistää osaltaan hyviä tuloksia. Vastuulliseen työllisyydenhoitoon tarvitaan kumppaneita: mm. TE-toimistoa, Kelaa, sosiaalitoimea, yrityksiä, yhdistyksiä, oppilaitoksia ja kuntia. Seudullista yhteistyötä on tehty vuosia Tampereen kaupunkiseudun kuntien kanssa mm. Tampereen kaupunkiseudun työvoiman palvelukeskus/ TYP-toimintamallilla.

•  V Kehittäminen ja uudistuminen: mm. Tampere on mukana myös valtakunnallisessa kuntakokeilussa -31.12.2015: tavoitteena vaikuttava työllisyydenhoidon palvelukokonaisuus. Kuntakokeilun myötä aloitettu myös uusia palveluita sekä työnantajille että työttömille työnhakijoille.

22.10.2014 2 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Haastava työttömyystilanne, työttömyys kasvussa •  Isona haasteena on vuosia kestänyt kansainvälinen taantuma (2008-) ja

elinkeinoelämän rakennemuutos, jotka yhdessä ovat johtaneet Suomessakin työttömyyden voimakkaaseen kasvuun ja työpaikkojen merkittävään vähentymiseen. Työttömyys myös pitkittynyt monella, mikä näkyy mm. työmarkkinatuen kuntaosuuskustannuksissakin merkittävänä kasvuna. Näköpiirissä ei ole nopeaa muutosta.

•  Tampereella työttömiä oli elokuussa 2014 yht. 18.633/ työttömyysaste 16,6% (ed. vuonna samaan aikaan: 15,7%). Alle 25-vuotiaita nuoria työttömiä Tampereella oli 2.882 (lähes joka 10:s nuorista työttömänä muutos työttömyysasteessa yli 11%,) ja pitkäaikaistyöttömiä (vähintään 1 vuosi) 6.121 (muutos n. 5%, vuoden alusta vähentynyt 866).

•  Puolivuosikatsaus: Suomen 20:stä suurimmasta kaupungista yli puolella

kesäkuun työttömyysaste oli 15 % tai enemmän: Kotka 18,7%, Lahti 18,1%, Jyväskylä 18,0%, Oulu 17,5%, Tampere 17,3%, Joensuu 17,1%, Rovaniemi 17,0%, Turku 16,8%, Salo 15,6%, Pori 15,2%, Lappeenranta 15,2%.


Typa pilottina Celkee –projektissa: innovatiivisuutta, avoimuutta ja tiedolla johtamista

•  Työllisyydenhoidon palveluyksikkö (Typa) on ollut Tampereen kaupungin pilottina mukana Tekesin hyväksymässä Celkee –projektissa 2013-14, jossa Celkee Insightin käytännönläheisen kyselytyökalun/ ratkaisun avulla edistetään innovatiivisuutta, avoimuutta ja tiedolla johtamista.

- Projektin hallinnoijana on Celkee Oy. Innovaatiosta myös tietoa www.celkee.fi -sivuilta.

Miksi lähdimme mukaan? 1.  Tavoitteena on onnistua mahdollisimman hyvin perustehtävässämme, työllistämisessä. 2.  Osallistamalla koko henkilöstön voidaan organisaation potentiaali saada käyttöön toiminnan

kehittämiseksi: yhdistettynä hyvään johtamiseen ja myönteiseen toimintakulttuuriin, tämä tarkoittaa usein myös parempia tuloksia.

3.  Ratkaisu sopii hyvin välineeksi henkilöstön sitouttamiseen ja yhteistyön edistämiseen yli hallintorajojen.

•  Organisaatiomme ikä on sangen nuori: kaupungin työllisyyspalvelut on vakinaistettu 1.1.2013, lisäksi palveluksessa on keskimäärin paljon määräaikaisia työntekijöitä (n. 75 %). Kaiken kaikkiaan työntekijöitä on n. 60. Typa:n yhteydessä toimii 10 henkilöä TE-toimistosta ja 1 henkilö Kelasta, jotka tuovat oman haasteen koko organisaation toimintaan, viestimiseen ja kokonaisuuden läpinäkyvyyteen. Koko talomme väki on mukana projektissa.

4.  Osa muutoksen johtamista ja hallintaa: kaupungin työllistämispalveluiden vakiinnuttamisen lisäksi projektilla edistetään avainsanojemme mukaisesti laadukkaasti tulosta, yhteisiä onnistumisia ja arjen hyvinvointia, jotta voidaan onnistua hyvin organisaatiolle asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa haastavassa toimintaympäristössä (työttömyys on korkealla tasolla, kunnallisen työllisyydenhoidon rooli on kasvussa, politiikan suuri kiinnostus).





Celkee –kehittämisprojekti Tampereen kaupungin työllisyydenhoidon palveluyksikössä


Celkee – työkalun vakiokysymykset ja ohjausryhmän rooli Celkee-kysymyksiin vastataan oman sähköpostin kautta kirjautumalla n. 3 viikon välein.

Vakiokysymyksinä vuorottelevat yksikössämme tällä hetkellä: 1. Yhteisten tavoitteiden saavutettavuus/pystyn edesauttamaan muiden tiimien ja Typan yhteistä onnistumista 2. Työyhteisössämme on kannustava ilmapiiri/ maanantaina on kiva tulla töihin 3. Yhteistyö yli tiimi- ja hallintorajojen on toimivaa/ olen tehnyt muiden tiimien/ hallintokuntien kanssa onnistunutta yhteistyötä viimeisen kuukauden aikana. 4. Jätä ideasi toimintamme kehittämiseksi ohjausryhmälle Lisäksi on vaihtuvia teemakohtaisia kysymyksiä, max 1-2 kerrallaan.

Celkee-ohjausryhmässä on monipuolinen edustus: yksikön johtaja, johtoryhmäläisiä ja esimiehiä sekä henkilöstön edustaja. Asiantuntijajäsenenä on Celkeestä edustus. Ohjausryhmällä on valmisteleva sihteeri. Toiminnan moottorina olevan ohjausryhmän tehtävänä on käsitellä kuukausittain kertyneet palautteet ja analysoida tulokset ja päättää jatkotoimista. Esimiehet hyödyntävät tätä tietoa johtamisessaan.

Ideat: Säännöt hyväksytty. Kun ohjausryhmä kokoontuu, se käsittelee myös säännöllisesti jätettyjä ideoita, arvioi mm. onko kyseessä idea ja idean toteuttamiskelpoisuuden, jatkojalostaa ja päättää toimenpiteistä. Henkilöstön ideat kerätään ideapankkiin intraan.

Viestintä: Kuukausittain on henkilöstölle infotilaisuudet, joissa käydään läpi myös celkee-projektiin liittyviä asioita. Intrassa on myös ajankohtaista tiedotteet ja ohryn muistiot. 9 22.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Tuloksia 1, näkymä Celkee insight työkalusta:

22.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki 10

Tuloksia 2 Celkee-projekti alkoi 24.10.2013.

Osallistuminen: hyvä vastausprosentti, parhaimmillaan on ollut 79 %. Puolessa vuodessa yli 1200 vastausta, yli 60 kommenttia ja yli 60 ääntä (peukutus). Numeraalinen arviointi 0-100 nimettömänä. Kommentit joko nimellä tai nimettömänä. à Kommenttien perusteella henkilöstön edustajan mukaanotto ohjausryhmään heti projektin alkuvaiheessa à Te-toimisto liittyi projektiin tammikuussa 2014. Myös Kela-työntekijä mukaan. à Avoimuus lisääntynyt mm. sitenkin, että omalla nimellä vastausten määrä kasvanut merkittävästi projektin aikana. Myös mahdollisuus jatkossakin vastata nimettömästi, tällöin vastaus ohjausryhmään pelkästään. Yhteistyö: à Asiakkaat liikkuvat tiimien välillä hyvin, 45/100 joulukuu 2013à 60/100 kesäkuu2014 à Oman tiimin tavoitteiden tunteminen, 78/100 à Muiden tiimien tavoitteiden tunteminen soveltuvin osin 59/100 à 69/100 à Kiinnostus tutustua naapuritiimin toimintaan, 65/100:

Toteutettiin keväällä ja kesällä nopea tiimivierailukäytäntö naapuritiimin toiminnan oppimiseksi ja parhaiden käytänteiden levittämiseksi. Seurantakysymys syksyllä 2014: todettiin hyödylliseksi 75/100.


Tuloksia 3 Tavoitteellisuus:

à Typan tavoitteiden tunteminen, 68/100, parantunut merkittävästi.

à Näkyvyyden parantamistarve tavoitteiden toteutumiin, 72/100:

Näkyvyyttä pyritty parantamaan kaikilla Typan ja tiimikohtaisilin tavoitteisiin. Seurantaa uudistettu siten, että tavoitetoteutumat löytyvät nykyään intrasta, esitetty myös graafisesti.

Tiimien tavoiteasetannan muutos 100%:n tiimikohtaisesta tavoitteesta 50% tiimikohtaisen tason ja 50 % Typa-tason tavoitteeksi. Tulospalkkio mahdollinen yhteisestä onnistumisesta.

Tehostaminen, hukan poistolla lisää aikaa mm. asiakastyöhön

Esimerkkejä hukkatyöstä (joka ei täysin välttämätöntä): mm. päällekkäisten tilastojen pitäminen, asiakas ei saavu, turhat palaverit, työryhmien määrä à Tulosten jälkeen asiakkaiden paikalle saapumista lähdettiin parantamaan myös SMS-muistutuksen kokeilulla. Kokeilun tulokset raportoidaan jorylle. à Kokouskäytäntöjen tehokkuudesta, 45/100 à selkeää parantamistarvetta, jatkokysymyksenä kysyttiin ajatuksia hyvien kokouskäytänteiden osatekijöistä à keväällä pidetyn kyselyn jälkeen osa työryhmistä on lopetettu tarpeettomina tai yhdistetty toiseen työryhmään, mm. näin on vapautettu aikaa enemmän asiakastyölle à lisäksi päätettiin järjestää koulutus tehokkaista koulutuskäytänteistä. Ilmapiiri:

à Mukava tulla töihin 75/100. Otettu vakiokysymykseksi.


• ”Pulssin säännöllinen tunnustelu ja tarkkailu ylläpitää hyvinvointia ja antaa voimaa kestää arjen haasteet. Kun pulssi nopeutuu tai hidastuu, on aika pysähtyä tunnistamaan, missä kohtaa pulssin tahti muuttui ja mikä sai sen aikaan. Tunne pulssisi ja auta myös muita tunnistamaan se!”

Pulssin tavoite on kolmitahoinen: 1) toimivien työtapojen tunnistaminen ja kehittäminen

-> laadukkaasti tulosta

2) sujuvan yhteistyön ja kumppanuuden edistäminen

-> yhteistä onnistumista

3) myönteisen ja innostavan ilmapiirin luominen

-> arjen hyvinvointia. Pulssin avainsanat ovat kiteytettynä: > OSALLISTU (jaa tietoa) >> VAIKUTA (kerro ideoita)>>> TEE MUUTOS! (sijoita voimavaroja).

13 22.10.2014

Celkee-‐projek* jatkuu Tampereen kaupungilla pysyvänä toimintana: Celkee Insight on nyt ”Typan pulssi”.

Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Modernin henkilöstöjohtamisen väline 1. Yhdessä tekeminen/ osallistaminen, edistää tuloksellisuuden ohessa myös työhyvinvointia 2. Tiedolla johtaminen/ myös nk. hiljainen tieto näkyviin 3. Tavoitteellisuus lisääntyy kaikessa toiminnassa à mitä kysytään ja mitataan, sitä edistetään Muutosprojektin läpiviennin onnistuminen 1. Riskien hallinta/ reaaliaikaisuus tukee oikea-aikaista päätöksentekoa 2. Sitouttaminen, tukee muutosjohtamista - Haasteena viestinnässä onnistuminen ja että muutokset perustellaan riittävästi. Toiminnan tehokkuuden parantaminen 1. Toiminnan suoraviivaistaminen yhdessä henkilöstön kanssa (Lean-ajattelu taustalla) 2. Tehostamiskeinojen hakeminen ja käytäntöön vieminen Kehittämiseen ja innovointiin yksi käyttökelpoinen väline lisää 1. Koko organisaation potentiaali käyttöön mm. mahdollistamalla innovointi näinkin - Edellytyksenä tässä onnistumiseksi, että on riittävästi tietoa saatavilla ja että toimintaympäristö on innovointiin kannustava.

14 22.10.2014

Mahdollisia hyötyjä Celkee insight –innovaa*on käyAöönotosta

Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

KIITOS!


Business

Muutoksessa onnistuminen innovatiivisuuteen ja osallistumiseen kannustamalla, itänen, 22.10.2014,valmis