Narzędzia wsparcia zleceniodawców w przemyśle spotkań jako warunek pozyskiwania

wydarzeń dla miast i regionów dr Krzysztof Celuch

Narzędzia wsparcia zleceniodawców w przemyśle spotkań jako warunek pozyskiwania wydarzeń dla

miast i regionów » Wprowadzenie

» Proces pozyskiwania kongresu

» Model współpracy uczestników branży spotkań z podziałem na cele

» Decyzyjność w pozyskiwaniu kongresów i konferencji

» Kryteria podejmowania finalnej decyzji

» Subwencje i wsparcie w teorii

» Subwencje i wsparcie w praktyce

» Wartość przemysłu spotkań / Poland Meetings Impact

» Podsumowanie

1.Zaproszenie do składania wniosków / np. konkurs "otwarty przez cały rok"

2.Wyrażenie zainteresowania (przez członków lub dostawców)

3.Ocena, czy członkowie kwalifikują się do złożenia oferty

4.Instrukcja „Bid” / wytyczne / przepisy udostępnione zainteresowanym stronom dot. oferty

5.Przygotowanie oferty przez zainteresowanych

6.Złożenie oferty

7.Inspekcje / wizyta studyjna (wiele stowarzyszeń przeprowadza etap kwalifikacji bez konieczności odwiedzania wszystkich kandydatów)

8.Pierwsza runda oceny przez pracowników stowarzyszenia, liderów wolontariuszy lub konsultantów

9.Ogłoszenie skróconej listy

Proces pozyskiwania kongresu

10.Szczegółowe kontrole w danych miejscach i negocjacje

11.Złożenie ponowne ofert na organizacje

12.Formalna prezentacja ofert

13.Ostateczny wybór

14.Negocjacje

15.Ogłoszenie finalnej decyzji

16.Wysłanie odpowiedzi do wszystkich zainteresowanych

17.Sporządzenie i podpisanie umowy

Proces pozyskiwania kongresu

Źródło:. K.Celuch, Przemysł spotkań. Wiedza, produkt, motywacja. Wydawnictwo AFiBV, Warszawa 2014, s. 73

Model współpracy uczestników branży spotkań spotkań z podziałem na cele

FOT. K. CEGŁOWSKA

PRZEMYSŁ SPOTKAŃ TO PRZEMYSŁ LUDZKI…

WIĘC KILKA SŁÓW O OSOBACH PODEJMUJĄCYCH DECYZJE

Osoby podejmujące decyzję

1.Lider-wolontariusz (np. przewodniczący; przewodnicząca); 2.Dyrektor, sekretarz generalny stowarzyszenia (np. CEO; sekretarz generalny); 3.Zarząd stowarzyszenia; 4.Kierownictwo stowarzyszenia; 5.Komitet Kongresu (formalna grupa lub grupa osób „ad hoc” w celu podjęcia danej

decyzji); 6.Przedstawiciele stowarzyszenia - poszczególnych grup (lub w przypadku federacji

delegaci); 7. Przedstawiciele krajowi; 8.Oficjalni delegaci na Walne Zgromadzenie; 9.Wszyscy członkowie (np. poprzez referendum online)

Kto ma wpływ na finalną decyzję?1.Wewnętrzny profesjonalny organizator kongresów 2.Firma zarządzająca stowarzyszeniem 3.Sponsorzy 4.Partnerzy biznesowi 5.Pracownicy stowarzyszenia (zwłaszcza dział organizacji spotkań) 6.Byli członkowie zarządu 7.Organizatorzy ostatniego kongresu 8.Członkowie honorowi stowarzyszenia 9.Liderzy danej branży 10.Politycy 11.Celebryci 12.Media

KRYTERIA PODEJMOWANIA

FINALNEJ DECYZJI

Kryteria podejmowania finalnej decyzji

1.kryteria logistyczne

2.kryteria finansowe

3.wewnętrzne cele

stowarzyszenia

4.kryteria polityczne /

emocjonalne

Subwencje i wsparcie w teorii

1.Rzeczowe lub pieniężne subwencje z kraju przyjmującego, miasta 2.Prowizje zwrócone do stowarzyszenia 3.Sfinansowanie przyjęcia powitalnego lub kolacji 4.Wolne od odsetek lub nisko oprocentowane pożyczki 5.Materiały marketingowe i wsparcie promocyjne 6.Doradztwo podatkowe dot. VAT oraz innych zagadnień podatkowych 7.Darmowy transport miejski 8.Pokrycie kosztów wiz przyjazdowych 9.Organizacja aktywności związanej z społeczną odpowiedzialnością biznesu 10.Pokrycie lotów dla organizatorów, mówców 11. Pokrycie kosztów wynajmu obiektu 12. Przekazanie gotówki na organizację wydarzenia

SUBWENCJE I WSPARCIE W

PRAKTYCE

Subwencje i wsparcie w praktyce Miasto Gotówka Loty Obiekt

za darmoTransport Koktajl

powitalnyMarketing Broszury RAZEM

AmsterdamX X X Częściowo

Częściowo OK OK

BarcelonaX X X Żniżka X Częściowo OK

Budapest X X X Żniżka X OK OKBuenos Aires

X X Rzadko Rzadko X Częściowo OKCopenhagen

XCzęścio

wo X Żniżka OK OK OKGeneva

XCzęścio

wo X OK X X OKGlasgow OK (zależy od

wielkości spotkania) X X OK OK OK OK

Nie ma ograniczeń

Goteborg X OK X Żniżka OK OK OKGraz OK (2%-7% z

obrotu z hoteli) X X Żniżka OK OK OK do 16000 euroHong Kong Rzadko Rzadko X X Rzadko Rzadko OK

KyotoOK

Częściowo X Żniżka Rzadko OK OK do 20000 euro

Lisbon OK (International

Congress Fund) X X X X OK OK7,500 - 50,000

Źródło:: www.iccaworld.com

Subwencje i wsparcie w praktyce Miasto Gotówka Loty Obiekt za

darmoTransport Koktajl

powitalnyMarketing Broszury RAZEM

London X X X Żniżka X OK OKLyon X X X OK OK OK OK

Madrid X X X Częściowo Częściowo OK OKNice X X X OK OK OK OKOslo X Częściowo X Żniżka OK OK OKParis X X X Żniżka OK OK OK

Prague X Częściowo X OK OK Częściowo OKSao

Paulo X X X X X X XTallinn X X X X Częściowo X OK

Toronto Częściowo Częściowo Częściowo X X OK OK

ViennaOK (wybrane

miesiące) X X Żniżka Częściowo OK OKdo 36000

euro

Zurich OK X X X X OK OK

15 CHF = 12.5 na

uczestnikaŹródło:: www.iccaworld.com

Wartość przemysłu spotkań

National Business Events Study

The Economic Contribution of Meetings Activity in Canada

The Economic Significance of Meetings to the U.S Economy

The Economic Significance of Meetings to Mexico

The Economic Contribution of Meeting Activity in Denmark

UK EIS

Country Australia Canada USA Mexico Denmark UKYear 2005 2006/2009/2

0142009/2013 2011 2012 2013

UNWTO Method

Underpinned the UNWTO Method

Yes Yes Yes Yes Yes

Direct Expenditure

$17.4B (AUD)

$29B(CAN) $280B $18.1B (USD)

20.8B (DKK) ₤40B

Źródło:: www.mpiweb.org/research

POLANDMEETINGSIMPACT

Meetings market va lue

Ekonomiczne znaczenie

branży spotkań Econom ic importance of th e meetings indust

Liczba spotkań i wydarzeń

w PolsceN u m ber of meetings and events in Poland

Wydatki uczestników

Da ily expenditures of p a

rticipants

Wartość rynku spotkań

Kongresy, konferencje, targi, podróże motywacyjne,

wydarzenia korporacyjne

Cong resses, conferences, exhib itions, incent ive t ravel

, co

rporate events

Oddziaływanie na gospodarkę

ence of the me etings i ndustry on

Po lish

ec

o nomy

Charakterystyka wydarzeń

C haracter ist ic of meet in g s

Pierwsza analiza

tego typu 1

m e m ct

www.polandmeetingsimpact.pl

PODSUMOWANIE & PYTANIA

DZIĘKUJĘ! www.poland-convention.pl

www.kceluch.com

"Merytoryka i kreatywność. Dwa kluczowe elementy, dzięki którym

zmieniam świat!

FOT. R. LIPIŃSKI