Nghệ thuật đi làm~ các từ khóa chiến lược, thực tiễn ~

Nguyen Hai MINHnguyenhaiminh@gmail.com

GĐĐH công ty sàn tiền tệ, cổng game và MXHQuản lí IT ngân hàng hàng đầu thế giớiKỹ sư cầu nối ở công ty IT đa quốc gia

Làm việc hàng ngày vớiCFO cty có giá trị vốn hóa 10 tỉ US$GĐ kinh doanh có doanh thu 3tỉ US$CEO cty 100 tr US$, 15 tr US$

Mục lục

• Tư tưởng, chiến lược• Suy nghĩ logic để giao tiếp hiệu quả• Ý chí giải quyết vấn đề quyết liệt• Hiểu về công ty và các vấn đề của công ty– Quản lí dự án– Vận hành

• Quay lại ngày đầu

Thiết kế cuộc đời: tiền lương cả đời

Thử thách hay an phận?

An phận thủ thường

Lương

Tuổi

Chọn an phận, chắc đã an phận?• Có thể nhưng với chi phí thường như cơm ăn, áo mặc …• Không thể hoặc khó có thể với các chi phí phát sinh: phẫu

thuật, thất nghiệp …

• Câu hỏi: Liệu người Nhật, Mỹ … yêu công ty từ đáy lòng? • Câu trả lời: Không, ai làm việc cũng vì cơm áo và sợ mất việc,

ko có thu nhập trong tương lai

Bankrupt?

– 2008, 2012, 2013 và từ giờ trở đi

“mai bạn không phải đến làm nữa nhé”– Nhiều doanh nghiệp đóng cửa, sa thải hàng loạt, …– Nói chung, 10 công ty mở ra thì 9 chết chắc và 1 ngắc

ngoải– 3 năm là để xem doanh nghiệp còn hay mất

Tại sao lại là 3 năm: bảng cân đối kế toán• Thu & chi: Đơn giản là +, - và tổng

Câu hỏi: Nhà đầu tư có đủ tiền cho 3 năm từ đầu hay là đứt gánh giữa đường? Answer: Hầu hết là đứt gánh giữa đường

Tháp nhu cầu của Maslow• Được yêu thương, giao hòa … trở lên là quá xa xỉ• Chỉ cố gắng tồn tại: không khí, nước, thức ăn, ngủ…

Làm thế nào để sống sót qua bão???

Chiến lược: làm cật lực lúc trẻ

• Lương = Giá trị tạo ra Nhiều giá trị, nhiều lương• Làm cật lực, tạo ra giá trị tiết kiệm thời gian nhiều việc,

nhiều kinh nghiệm, nhiều giá trị …• Tầng nhu cầu thứ 2 Maslow: an toàn, an tâm

– Ai cũng thích đồ “made in Japan” vì cảm thấy an tâm– Con người tìm kiếm an toàn trong thức ăn, bạn làm ăn … và đặc

biệt trong công việc

làm việc chăm chỉ khiến cấp trên tin tưởng• Lòng trung thành khiến boss an tâm và giao nhiệm vụ quan

trọng càng có giá trị

Chiến lược: làm cật lực lúc trẻ• Luôn đòi thêm việc từ quản lí dự án• Cần mẫn báo cáo hằng ngày để PR giá trị của mình

• Sau 35, học khó vào• Loằng ngoằng là hết 10 năm từ 25-35• Rất khó xin việc sau 35Hoặc là bạn sẽ được xếp ngồi cạnh cửa sổ ngắm trời đất

Lí do khác

Cố gắng suy nghĩ logic

• Lương = Giá trị tạo ra• Không có gì trời cho, cần 1 quá trình tích lũy

tích phân (toán rất gần gũi cuộc sống)• Tự tin và cố gắng đạt lòng tin từ người khác• Kỹ năng Excel và bảng cân đối: chỉ có +, -, (nguyên lí: tiền ko tự nhiên sinh ra, chỉ chuyển từ người này sang người kia)• Suy xét mọi thứ dựa trên logic, cố gắng không

để cảm xúc cá nhân chi phối

Ý chí quyết liệt giải quyết vấn đề

• 1 vấn đề phát sinh có thể gây chậm trễ, mất mát … về sau

• Ngày không có issue là ngày đó có issue vui vẻ tiếp nhận vấn đề và cố gắng giải quyết một cách quyết liệt

• Vấn đề trong công việc và việc riêng, gia đình: luôn luôn phải giải quyết và giải quyết 1 cách quyết liệt

• Phương pháp luận: Thu thập thông tin và xây dựng quy chuẩn ra quyết định

Giao tiếp hiệu quả

Horenso

• Nên báo cáo vấn đề lên cấp trên ngay khi xảy ra, còn sau đó đề đạt cách giải quyết

Cách làm việc

• Đưa ra 2-3 phương án và tự mình đề xuất phương án tốt nhất dựa trên tiêu chí cụ thể

Cần phải cật lực mới có thể đề xuất được• Khi thấy cấp trên sốt ruột, cần phải đồng cảm,

chia lửa (khía cạnh tích cực)

Khi họp

• Nên tự mình nói ra để xác nhận cách hiểu của mình có đúng ý với người nói không.

• Khi nói chuyện với cấp trên, cố gắng compact thời gian thể hiện sự tôn trọng với cấp trên bằng cách diễn đạt đủ ý, ngắn gọn, tập trung keywords…

Biên bản cuộc họp• Trước meeting phải có agenda để tập trung điểm chính• Biên bản không phải ghi diễn biến, mà phải tập trung

vào các kết luận, làm thế nào nếu là kỹ thuật, lịch buổi họp tiếp theo

• Kết luận phải là “ai làm gì đến khi nào”, đủ để giao nhiệm vụ triển khai

• Cố gắng viết biên bản trong ngày vì dễ quên• Viết mail đến người liên quan đúng chuẩn TO/CC/BCC• Biên bản thể hiện khả năng tư duy của người viết và

người tổ chức cuộc họp

Lí do

• 4 người lương 20tr/tháng họp trong 1.5 tiếng thì value của biên bản cuộc họp là

20triệu /168 tiếng * 1.5 tiếng * 4 người =714K VND• Nếu không ghi thì – task ko được triển khai– Phí giá trị– Làm mất công đã brainstorm, gây ức chế

• Biên bản làm tăng giá trị của công ty

Mail

• Quản lí muốn quyết định thì phải cần có thông tin và quy chuẩn quyết định.

• Thu thập thông tin: quản lí cấp cao phải đọc mail giao tiếp trong team quyết định nhanh làm được nhiều việc có nhiều value

• Tiêu đề Mail phải thu hút sự chú ý và định vị tốt“[tên công ty][bộ phận][dự án][quan trọng] …abc”• Viết số điểm cần thảo luận trước• Viết kết luận trước và giải thích sau

Hiểu về công ty

Hiểu về vận hành 1 công ty IT• 15% cho marketing, 300 tr US$ cho 1 năm với trường

hợp DeNA, Gree, Line…• Cần 40,000 users mới hàng tháng cho bất kỳ MXH nào• Nếu là công ty IT mới thì nên chuẩn bị đủ tiền cho 3

năm hoạt động• Cần tập trung vào một lĩnh vực• Thử đi thử lại các tính năng cho đến khi ơ-rê-ca tìm

thấy nhân tố phát triển (search từ grow hack trên slideshare.net)

• Cần tuyển 1.2-1.5 lần nhiều hơn nhu cầu bởi nhân viên hay chuyển việc và tiền làm thêm/thuê ngoài khá cao và quản lí thường tính thiếu

Quản lí phải biết hết và biết cụ thể

• Để quyết nhanh hơn, giải quyết vấn đề tốt hơn• Học và làm việc cật lực để hiểu kỹ thuật, nghiệp

vụ, marketing, phân tích … để có thể phán đoán• PDCA hàng tuần, hàng ngày để nắm thông tin

và xử lí thông tin• Cố gắng comment vào daily report của nhân

viên

Không VIP vẫn chạy ngon• Chuẩn bị trường hợp xấu nhất: quản lí cấp cao nhất có

thể nghỉ bất cứ lúc nào– VD: Cho Password vào phong bì– Nghĩa vụ của cấp cao nhất là đào tạo đội ngũ kế thừa

• Hệ thống mạng cái gì cũng cần 2 thiết bị để chết 1 cái vẫn hoạt động không ngừng

• Các doanh nghiệp lớn đều có kế hoạch đảm bảo hoạt động bằng xây trung tâm dự phòng

• Trong gia đình phải có 2 con …

Báo cáo ngày• Nhân viên A: Việc 1: từ 20% đến 30% : 4 tiếng: chậm• Việc 2: từ 0% đến 100% : 4h: on-schedule• Giải quyết: xxxĐể hoàn thành 100% việc 1, Nhân viên A cần 40 tiếng

Quản lí phải check xem nhân viên A có làm đúng khả năng và năng suất hay ko

Nếu ko thì chỉ trích ngay và yêu cầu hành động để vãn hồi schedule cho đến khi hết chậm tiến độ

Là kênh giao tiếp hiệu quả với cấp trên, PR các thành quả của mình

Nâng cao cảm giác SENSE• PM ước lượng công việc, báo giá chuẩn• Trưởng nhóm giải quyết vđề chuẩn, nhanh hơn• Lập trình viên phải hiểu nghiệp vụ, kỹ thuật• Testers phải biết cases khó và chỗ cần tập trung• Phân tích thiết kế hệ thống phải viết cụ thể

tránh bugs và Q&A về sau• Marketing phải biết kênh hiệu quả …• …Những sense này chỉ có thể xây dụng qua làm việc

cật lực hằng ngày

4E + 1C +1Q

• Envision: hướng tầm nhìn, đạt được sự cộng cảm giữa ban giám đốc và nhân viên

• Enable: Đào tạo hướng dẫn để làm được, ko chỉ trích cấp dưới

• Energize: Không chỉ khuyến khích động cơ làm việc mà còn tăng quyền hạn

• Cố gắng chỉ trích nhân viên 1 lần 1 tuần• Đặt câu hỏi để nhân viên nghĩ theo cách của bạn

Phát triển 1 dự án IT

Mindset

• Trong dự án, thà anh em trong công ty chặt chẽ với nhau còn hơn nghe lỗi từ khách hàng dội về và mất công giải trình với cấp trên

• Thế giới chỉ có 0 hoặc 1; 0.99 vẫn là 0• Phần thưởng giành cho người về nhất bao giờ

cũng gấp đôi cho người về nhì, mặc dù chỉ chênh nhau có 1 li, 1 mili giây

Quản lí dự án• Các task trong schedule càng cụ thể càng tốt nhất là

khi có sự phối hợp với khách hàng và gần đến giai đoạn release

• Đặc biệt là mua phần cứng IT thì thường cần 1-2-3 tháng nên nếu tính sai đến cuối mới phát hiện ra thì dẫn đến trễ dự án

• Nếu viết không kỹ thì miss task thì phải làm OT hoặc thuê người ngoài thì chi phí cao

• Kiểm tra độ trễ hàng ngày và cố gắng recover nếu không PM phải vất vả để re-schedule, giải trình

team leader nên nhận trách nhiệm nói chuyện với các team khác khi team mình bị trễ.

Thiết kế dịch vụ• Tập trung trước vào độ nhuyễn của các tính

năng– Đăng ký– Đăng nhập– Gửi mail– Đăng xuất– Thanh toán– Giao tiếp với các module, hệ thống bên ngoài– Logs– Performance– Khác…

Đặc tả hệ thống, phi chức năng

• Cố gắng miêu tả rõ– Các chức năng– OS, trình duyệt, thiết bị, – Tốc độ– Khả năng chịu được nhiều truy cập đồng thời– Security– …Càng cụ thể càng tốt (Hầu hết các công ty không có thiết kế chi tiết và hay bỏ qua các tính năng phi chức năng)

-Các message là kênh giao tiếp với end-user, phải thể hiện hướng dẫn phải làm gì, ko chỉ đơn thuần là báo lỗiNên có tài liệu thiết kế message ngay từ đầu

Thiết kế đồ họa

• Hiện nay thiết kế đồ họa giao diện đã trở nên cực kỳ quan trọng với sự thành công của Apple sau khi thỏa mãn với các tính năng đầy đủ của Microsoft hay thiên về data của google

• Không chỉ cho end-user mà cần phải có đồ họa cho back office để họ yêu công việc vì họ làm việc cả ngày với giao diện

Giải quyết vấn đề

• Vẽ flow nghiệp vụ và flow dữ liệu• Kiểm tra value ở từng node• Xác định vùng bị lỗi• Kiểm tra giá trị của các tham số, đặc biệt là

tham số của môi trường • Ghi logs

Khi release

• Viết các việc phải làm lên bảng và tích vào từng việc đã xong

• Tập trung test vào các tính năng chính của dịch vụ, luồng

OPERATION

Interview• Sự logic trong lí do chuyển việc từ trước đến giờ• Logic thinking• Kinh nghiệm với các hệ thống lớn• Hiểu nghiệp vụ và vẽ được sơ đồ hệ thống cũng như

các giao tiếp giữa các modules• Thành công/thất bại lớn nhất cũng như đóng

góp/trách nhiệm trong các dự án• Hỏi thêm về background, các thành tích học tập• Ít chuyển việc• Ý chí giải quyết vấn đề• Nếu là leader thì hỏi thêm về việc review tasks

Thử việc

• Nên cho nghỉ 1 vài người• Thêm bonus nếu tốt

PDCA hàng tuần

• Kiểm tra tuần trước làm gì và làm gì tiếp• Cố gắng giữ hàng tuần kể cả lúc bận

Kiểm tra task định kỳ

X: tên người phụ tráchBôi đen nếu xong

Tham gia nhiều hoạt động teambuilding

• Đi ăn, trà đá, chém gió…• Thể thao: bóng đá, bóng bàn, cầu lông,…• Giải trí: bi-a, nhậu …

• Nói chuyện hàng tuần: mỗi lần một chia sẻ• Giao tiếp bằng tiếng Anh• Chào đầu giờ sáng lấy hứng khởi làm việc• KYM: nhắc về các lỗi thường gặp

Thỉnh thoảng nên quay lại cảm giác ngày đầu đi làm

THANK YOU

nguyenhaiminh@gmail.com