Plan de Comunicación Institucional para Diffupar S.A.

Detección de problemas y/o áreas de mejora

a) Uno de los principales problemas de Diffupar S.A. es que tienen una

identidad muy débil como empresa, es decir que; debido a que cuentan con

licencias para representar a diferentes marcas de cosmética y perfumería, han

olvidado que su propio nombre y su propia identidad son de suma importancia

para todos los públicos con los que se relaciona la importadora. Esto significa que

hay una prevalencia de esas marcas por sobre la organización en si. Esto se

puede observar; por un lado desde la dirección que constantemente transmite la

importancia de las marcas por sobre todo; y por otra parte es notable el desinterés

de mostrase y el bajo perfil que tienen como compañía importadora.

Todo comienza con las políticas estrictamente orientadas hacia lo comercial

que rigen el modo de gestionar de los directivos sin tener en cuenta la eficacia que

se puede lograr si se tienen en cuenta otros aspectos que hacen al funcionamiento

de una organización.

Las utilidades en las finanzas de cualquier compañía son muy relevantes

pero no solo es importante generar ganancias económicas, sino que también hay

que lograr una identidad fuerte y asi adquirir prestigio; para conseguirlo es

necesario ampliar la visión y tener en cuenta aspectos como la comunicación

estratégica.

El predominio de las decisiones solo financieras y con poca visión de otros

aspectos genera un problema no solo en la toma de decisiones que se van

generando, sino que también va ganando fuerza la identidad de las marcas y la

empresa va perdiendo su propia identidad. Esto afecta la cultura y se ve reflejado

en la imagen que tienen los propios empleados de toda la organización asi como

también otros públicos.

Una identidad débil, no es aconsejable ya que esto afecta en primera

instancia a los propios empleados que no se identifican con la empresa donde

trabajan, lo que obstaculizará el crecimiento de la organización y generará

tensiones entre los empleados, por lo que en un mediano plazo podrá influir en la

estabilidad organizacional. Este tipo de problemas se pueden preveer y evitarse

examinando incorporar un plan estratégico de comunicación adecuado a la

circunstancia.

b) Otro de los problema detectados en Diffupar S.A. es el poco interés que se

manifiesta por los empleados, sobre todo hacia los consultores, que al estar en

contacto con los clientes deberían tenerse más en cuenta. Este inconveniente

tambien se debe al desinteres en la implementacion de acciones de integracion de

los empleados y su despreocupacion por la imagen negativa que ellos perciben.

En lo que respecta a este problema se deberían tener en cuenta diferentes

estrategias que incluyan proyectos de integración y asi fortalecer el sentido de

pertenencia junto con la transmisión de una identidad mas fuerte y sólida de la

propia empresa y no de las marcas.

Esto puede mejorarse, conscientizando a la organización de los riesgos que

correría si no implementa un plan estratégico de comunicación que sea pertinente

para dar cuenta de la importancia de todos los empleados y de las relaciones

entre ellos y los directivos, ya que es muy significativo que se piense en este tipo

de estrategias y no solo en lo financiero.

No se considera a esta desvinculación y escaso interés que hay hacia los

empleados como un problema de menor importancia por detallarlo en segundo

lugar, sino que pensamos que ambos problemas se relacionan y estan totalmente

vinculados. Es muy importante lo que sucede con los empleados pero sabemos

que esto nace en las politicas con las que se manejan los directivos.

Tener en cuenta estos aspectos y áreas de mejora perfeccionará la

comunicación y el sentido de pertenencia entre todos los empleados, ampliará las

perspectivas políticas que tienen hoy los directivos con respecto la estrategia

global y en consecuencia se podrá ver esto reflejado en una imagen mejorada por

parte de los empleados y en una identidad propia que favorecerá en muchos

aspectos a la empresa.

Relevamiento de causas y consecuencias

Con respecto a la identidad identificamos lo siguiente:

CAUSAS:

- Estructura interna poco consolidada.

- Cultura corporativa débil.

- Fuerte presencia de marcas internacionales por sobre la identidad nacional de la organización.

CONSECUENCIAS:

- Insuficiente presencia de Diffupar S.A. en los medios de comunicación.

- Falta de merchandising de Diffupar S.A.

- Incoherencia en la identidad visual corporativa.

- Imagen interna degradada.

Referido a la ausencia de estrategias de Comunicación y de RRHH detectamos:

CAUSAS:

- Ausencia de personal interno de Diffupar S.A. en las reuniones de capacitación.

- Inexistencia de reuniones o eventos de integración para sociabilizar al personal.

- Inexistencia de una estrategia de comunicación.

- Ausencia de una persona y/o equipo que se ocupe de los RRHH.

CONSECUENCIAS:

- Imposibilidad de acercamiento entre los consultores y los directivos.

- Resaltada preferencia de ciertos empleados ante otros.

- Baja sensación de pertenencia de los consultores.

- Sentimientos de celos de los consultores hacia el personal interno.

- Imagen negativa de los empleados con respecto a Diffupar S.A.

Jerarquización de los problemas

Consideramos que el problema que respecta a los consultores es el primero

a tener en cuenta ya que ellos están diariamente en contacto con los clientes y

otros públicos; y si bien se identifican con marcas comerciales se debería ser

cauteloso porque estos empleados son los que tienen actualmente una imagen

negativa de Diffupar S.A. que podría ser percibida por otros públicos como son la

competencia, los clientes y los proveedores. Esto podría ser muy riesgoso para el

prestigio que ha demostrado tener la compañía a lo largo de varios años ante

importantes empresas internacionales.

En segunda instancia consideramos que la direccion deberia poner mas

interes en la implementacion de estrategias de comunicación y abstenerce a hacer

foco tan solo en sus estrategias financieras.

Este problema podria empezar a plantearse una vez que se haya

comprendido la importamcia de desarrollar acciones de integracion para los

emplados lo que faborecera el sentido de pertenencia y esto determinará una

identidad como importadora mas fuerte y una imagen mas positiva.

Creemos que los nudos problematicos son ambos importantes solo

destacamos la prioridad jerarquizando de que manera se deberian empezar a

tratar y solucionar estos inconvenientes.

3.1.4. Árbol de problemas

Programa 1

Título: Diffuparización

Objetivo general

Implementar estrategias de comunicación que fortalezcan la identidad de Diffupar S.A. y así optimizar la imagen para sus públicos externos.

Objetivos específicos

Unificar criterios de identidad visual corporativa para que haya coherencia en todos sus dispositivos de comunicación.

Desarrollar campañas de comunicación en medios especializados que den a conocer el desarrollo económico de Diffupar S. A.

Lograr que el público en general asocie a la empresa familiar argentina con las prestigiosas marcas internacionales que representa.

Proyecto 1.1 (este es el que vamos a describir hasta la mitad)

Proyecto A: (titulo)

Descripción: con este proyecto se pretende en primera instancia realizar una campaña que unifique los criterios de identidad visual a partir de la selección de un único isologotipo de entre los dos que se utilizan hoy. Se optará por el color violeta y el logotipo nuevo utilizado en la página web de la organización aplicándolo a todos los dispositivos existentes.

A la vez con la incorporación de nuevas herramientas de comunicación se perfeccionará la transmisión de la identidad logrando despertar en los públicos una imagen fuerte y uniforme. A partir de esta fortalecida identidad, se buscará llegar a medios especializados donde se muestren las cualidades y puntos fuertes de Diffupar S.A., su trayectoria, el compromiso con sus públicos, etc.

Justificación: con este proyecto se intenta unificar los criterios de identidad visual para que se transmita hacia públicos externos una imagen fuerte a través de los diferentes canales de comunicación y medios especializados.

Finalidad: ante la incoherencia de identidad visual existente en los dispositivos de comunicación se tratará de lograr una imagen uniforme para el público externo a través de la unificación de criterios. Además se busca que los medios especializados mencionen la compañía.

Actividad 1: Unificar los criterios de identidad visual.

Tareas:

- Elegir el pantone violeta como color institucional y aplicarlo en todos los dispositivos de comunicación.

- Renovar los isologotipos para que se utilice el mismo logo en toda la organización.

- Informar a todo el personal sobre la elección del nuevo isologotipo a utilizar.

- Realizar una reunión en la que se informe a todo el personal sobre la importancia de la coherencia de una identidad visual corporativa uniforme.

Actividad 2: Realizar una campaña de prensa.

Tareas:

- Seleccionar estratégicamente los medios especializados con los que se trabajará para lograr los objetivos.

- Establecer en conjunto con los medios los objetivos específicos que se quieren transmitir con la campaña.

- Diseñar las diferentes herramientas de comunicación que serán enviadas a los medios.

- Realizar un desayuno para los periodistas seleccionados.

- Entregar en el evento un dossier de prensa y un presskit a los distintos medios para que conozcan mejor a la organización.

Proyecto B: Creación de una gerencia de Relaciones Públicas e institucionales.

Programa 2 : Integración del personal de Diffupar S.A.

Objetivo general:

Generar un cambio en la mentalidad de los directivos que garantice la integración de todos los empleados de la empresa (directivos, personal interno y consultores).

Objetivos específicos:

Conseguir la aprobación del plan de comunicación mediante una propuesta que optimice resultados.

Crear una gerencia de recursos humanos que se ocupe de controlar e incentivar todas las acciones vinculadas a la estrategia de comunicación.

Desarrollar nuevas acciones y actividades de integración para los empleados.

Lograr que los consultores se sientan parte de la organización y que a través del “sentido de pertenencia” formen internamente una imagen diferente de la que tienen actualmente.

Proyecto C (este es el proyecto que vamos a desarrollar entero)

Titulo: Creacion de una Gerencia de Recursos Humanos en Diffupar S.A.

Descripción: en primer lugar se promoverán dos profesionales de recursos humanos y/o relaciones públicas que se ocupen de poner en marcha las diferentes acciones y logren los objetivos contemplados en el plan de comunicación institucional que se empieza a desarrollar en la compañía. En caso de que no se encuentre dentro la organización, se contratará una persona externa a la misma.

Para llevar a cabo el plan, la consultora seleccionará estas personas y determinará, según su análisis, cuáles serán las personas indicadas para llevar adelante los objetivos estratégicos de esta nueva gerencia.

El perfil al que se orienta es preferentemente una persona que ya pertenezca a la organización y que cuente con los conocimientos apropiados para ocupar el puesto, pero que ademas cumpla con algunos valores y requisitos que seran de suma importancia para este nuevo perfil que necesita la empresa. Por lo tanto, la selección se realizara a través de una minuciosa búsqueda interna (incluidos consultores) para dar cuenta ademas que hay posibilidades de desarrollo profesional dentro de la importadora.

Previamente se deberá organizar el trato que tendrá(n) esa (s) persona(s) con los propietarios y directivos para lograr la finalidad proyectada en el plan. Asimismo se pactará el poder de decisión y ejecución que tendrá la gerencia de este nuevo departamento.

Estara ubicada en el segundo piso de la empresa, cerca de las oficinas de presidencia.

Justificación: la razon por la que se determina crear esta gerencia es que no existe un departamento que se ocupe de desarrollar acciones para la integracion de los empleados. Debido a esta falencia, Diffupar S.A. tiene uno de los principales inconvenientes que estan afectando dia a dia su imagen, debido al resentimiento y odio que perciben los consultores por sentirse aisaldos.

Con esta nueva implementacion los empleados encontrarán un espacio en común para vincularse, seran mas tenidos en cuenta, participaran de nuevas actividades que los hara sentir integrados y ademas contaran con una persona con la que puedan plantear sus problemas o inquietudes con total confidencialidad ya que la gerencia dependera casi y exclusivamnete de ella misma.

Finalidad: con esta gerencia se quiere lograr una comunicación interna eficaz integrando, a la vez, a los trabajadores internos y externos. Asimismo se busca que los empleados se comprometan, y que cambien la percepcion que tienen de los directivos y de ciertas preferencias.

Este proyecto contribuira ademas a que se obtenga una vision mas global que incluya aspectos humanos y de comuncacion que deben tenerse muy en cuenta en cualquier organización.

A la vez, la optimización de los vínculos internos de la organización se verá reflejada también en el público externo, mejorando así la imagen de Diffupar S.A.

Tambien tendra beneficios en el comportamiento de los empleados y eso mejorarar la boragine laboral en general, habra mas participacion, mas posibilidades y mas actividades que los tengan en cuenta. En suma, esto bonificara a los directivos, ya que notaran la mejora de los empleados lo que consecuentemente beneficiara la rentabilidad de la empresa.

Beneficiados: se beneficiaran en primera instancia los empleados por contar con una gerencia que los respalde y consecuentemente se verán favorecidos los dueños de la importadora porque se centralizarán todos los asuntos relacionados l personal.

Actividad 1: Crear el departamento de Recursos Humanos.

Tareas:

- Definir el perfil adecuado para ocupar la gerencia.

- Comunicar a todos los empleados sobre esta posibilidad y sobre algunos objetivos que se buscan alcanzar desde la gerencia de RRHH.

- Desarrolar las tareas pertinentes al reclutamiento, tales como entrevistas, reuniones, comunicados,etc.

- Reunirse con los directivos para que conjuntamnete con la selectora se elija a la persona que cumpla con los requisitos previamnete establecidos.

- Convocar a la persona elegida y llevar a cabo las reuniones pertinentes para llevar a cabo el plan de comunicación.

- Comunicar al resto de los empleados sobre esta nueva modalidad, así como tambien sobre sus beneficios para los empleados.

- Definir en conjunto con el arquitecto los criterios de remodelación y decorado de la nueva oficina.

Actividad 2: Fomentar las acciones de integracion y participacion de los empleados.

Tareas:

- Organizar un after office con vauchers a cargo de la empresa un jueves por mes.

- Un miércoles por mes organizar un desayuno en la sala de capacitaciones para festejar los acontecimientos (casamientos, cumpleaños, etc.)

- Crear un buzón de sugerencias anónimo ubicado en el espacio asignado para la interrelación de los empleados.

- Sugerir a los directivos designar un día cada tres meses en el que se roten puestos para que los empleados conozcan todas las actividades de ka organización

Actividad 3: Crear un espacio para la interrelación de los trabajadores.

Tareas:

- Designar un espacio exclusivo para uso de todos los empleados donde puedan distenderse y tomar o comer algo, en diferentes momentos.

- Adquirir una cafetera y una expendedora de refrescos para el nuevo espacio.

- Definir en conjunto con el arquitecto los criterios de remodelación y decorado de la nueva oficina.

- Colgar una cartelera en la que figuren todos los cumpleaños de los empleados.

Actividad 4: Crear una oficina para los consultores en el segundo piso para que tengan un espacio físico dentro de la organización.

Tareas:

- Definir en conjunto con el arquitecto los criterios de remodelación y decorado de la nueva oficina.

- Colocar una cartelera con foto y nombre de cada uno de los consultores.

- Poner una pizarra donde se escriban noticias relacionadas con la organización.

Indicadores de evaluación

- Porcentaje de concurrencia de los empleados al after office.

- Observación del uso que se le da al espacio exclusivo.

- Porcentaje de utilización del buzón.

- Encuesta anónima para medir el nivel de satisfacción de los empleados con respecto a los planes de la gerencia.

Pre-requisitos:

Este proyecto debe tener muy en cuenta que en primera instancia se debe contar con la voluntad de cambio por parte de los directivos para poder llevar a cabo con total responsabilidad y libertad toda la estrategia de comunicación.

Proyecto D: Convenio con un club deportivo y de recreación.