Planificacion estratégica y planificación operativa

La palabra estrategia deriva del latín strategĭa, que a su vez procede de dos términos griegos: stratos (“ejército”) y agein (“conductor” , “guía”).

Por lo tanto, el significado primario de estrategia es el arte de dir igir las operaciones mil i tares.

El concepto también se utiliza para referirse al plan ideado para dirigir un asunto y para designar al conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.

Una estrategia es el proceso seleccionado a través del cual se prevé alcanzar un cierto estado futuro.

Son acciones organizadas, en forma de plan maestro que define el camino donde centrar los esfuerzos para el logro de los objetivos.

Su desarrollo y ejecución implica un conjunto de funciones generales: planificación, organización, mando y control.

Planificación estratégica

Organización de Eventos II

Clase 5

Estos últimos representan un conjunto de elementos de gestión o administración (ad - minus) en la organización de eventos y trascienden las características particulares de cada uno de estos (forma de organización, alcance, temática, etc.)

• Planif icación: se determinan los objetivos y los medios para alcanzarlos

• Organización: divide e integra el trabajo y se establecen las relaciones y jerarquía

• Mando: activa y asegura el funcionamiento del sistema organizativo

• Control: determina si las tareas se comportan según lo previsto, detecta reales y posibles desviaciones y alerta para corregirlas o evitarlas.


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Estas funciones tienen un carácter interactivo de ahí que conforman un sistema, propiciando en su implementación un conjunto de tares - acciones que brindan como resultado una situación deseada.Cada una de estas funciones puede descomponerse a su vez, en el resto de las otras tres, lo que significa que también puede ser estudiada como un sistema. Es decir, la planificación constituye un proceso, que se organiza, se dirige y se controla, al igual que las demás funciones.La Planif icación es considerada la función más importante del sistema y se la asocia a la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de dirección y de control. ¿En qué consiste? :

En determinar con anticipación los objetivos tendientes a satisfacer necesidades definidas, así como señalar las actividades o tareas que deben realizarse y los recursos que se requieren para poder alcanzar los objet ivos propuestos en un t iempo también determinado.

De modo más sintético, planificar es establecer las metas correctas y después elegir los medios correctos para lograr dichas metas.•


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Una correcta planificación del evento permite:

• Concentrar la atención en los objetivos.• Reducir la incertidumbre.• Posibilitar la operación económica.• Controlar y anticipar.• Proporciona orientación a los organizadores.

Cuando todos los que están involucrados saben hacia donde deben dirigirse y que es lo que deben aportar para lograr la realización exitosa del evento que se planifica, pueden cooperar y trabajar en equipo.La planificación reduce la incertidumbre, es decir minimiza la falta de información. Ayuda a dar respuestas ante situaciones que se presenten que estén fuera de control y puedan atentar contra el cumplimiento exitoso del evento que se planificó: anticipar los posibles cambios, considerar el impacto de los mismos y desarrollar las respuestas adecuadas.


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Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura, ya sea a corto o largo plazo.

Se clasifican en dos grandes grupos: planes estratégicos y planes operativos

Planes estratégicos. Planes operativos.

Estructura en el tiempo.

Alcance.

Relación con los Objetivos.

Cubren períodos extensos.

Afectan una amplia gama de

Actividades

Incluyen la formulación de

Objetivos

Cubren períodos cortos.

Alcance estrecho y limitado.

Dan por establecido la

Existencia de los objetivos.

Ofrecen la forma en que sé

Pueden lograr estos objetivos.


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La planificación estratégica es fundamental para conseguir el éxito de un evento. En el proceso de planificación estratégica empezamos por trabajar la “idea amplia” o “concepto” del evento con los implicados clave; a partir de ahí se desarrollarán los planes para la creación, desarrollo y ejecución del evento. Según Masterman hay dos etapas que son: - Definición de objet ivos: por qué el evento tiene que desarrollarse, qué se quiere conseguir, quién tiene que obtener beneficio y cómo se va a obtener ese beneficio, y en cuánto tiempo.

- Definición de concepto: se trata de definir qué es el evento y qué quiere parecer. Consiste en esbozar un esquema del evento para lo que hay que realizar una investigación y análisis de la situación, y de la situación de la competencia. Sirve para identificar las necesidades y las posibilidades del evento en cuanto a operaciones, tiempos, lugares, instalaciones, personas, etc. Además se identifican las partes implicadas en el proceso y a los organizadores, así como a los públicos a los que se dirige el evento. También hay que establecer quiénes deben ser las personas que tienen que tomar las decisiones.


Clase 5

Por otra parte, Bowdin et all plantean que el organizador debe desarrollar un plan estratégico del evento que debe incluir: - Propósito, Visión y Misión. La definición de estos conceptos ayuda a que las partes implicadas compartan unos criterios comunes y entiendan mejor el evento. Debe ser breve, precisa y motivacional. La definición del propósito va a depender de cada una de las partes implicadas en el proceso: empresa/cliente; patrocinantes; comunidad; clientes potenciales; potenciales asistentes. El Propósito es algo fundamental, tanto que se considera su definición como algo suficiente para enfocar y dirigir toda la planificación estratégica. La Visión describe lo que el evento pretende ser y lo que trata de conseguir a largo plazo. La Misión tiene que describir el cometido que la organización del evento tiene que realizar. Tiene que ser el cumplimiento de la misión.


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Una vez definidos estos conceptos tenemos las bases para poder fijar objetivos y estrategias. - Objetivos. Objetivos principales o metas: Son conceptos generales que aportan a la dirección de la organización del evento.

- Objetivos secundarios: son utilizados para cuantificar el progreso hacia la consecución de las metas del evento.

- Análisis de la situación. Es una investigación que trata de hallar las debilidades y fortalezas internas de la propia organización y las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno del evento (FODA del Estado Ideal)

- Opciones estratégicas. A partir de este análisis de la situación se pueden extraer una serie de conclusiones que van a aportar una información fundamental para la selección de estrategias. Estas últimas deben utilizar fortalezas, minimizar debilidades, evitar amenazas y aprovechar las oportunidades que han sido identificadas en el Análisis de Situación. A la hora de organizar un evento se van a presentar opciones estratégicas alternativas y el organizador debe decidir por cuál de ellas optar.


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•Regula un proceso sistémico de gestión del evento.

•Alinea las metas y recursos de la organización con sus oportunidades de comunicación.

•Análisis de los factores externos.

•Confrontación con las capacidades propias de la organización.

• Desarrollo e implementación de planes para alcanzar objetivos.

Planificación Estratégica


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¿ Por qué ? Necesidad

¿Que se va ha hacer ? Tarea

¿Para qué? Objetivo

¿Quienes?

¿Cuándo?

¿Cómo, con qué medios?

¿Donde?

¿En cuánto tiempo?

Plan estratégico


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La planificación cumple diversos propósitos: - Minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre y definiendo las consecuencias de las acciones - Elevar el nivel de éxito- Coordinar los esfuerzos y los recursos

Su propósito fundamental es: LOGRAR LOS OBJETIVOS

- La planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. O también puede concebirse como el tronco de un árbol del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control.

Uno de los resultados más importantes es generar la ESTRATEGIA.


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"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado:un plan", (Sisk, s/f).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).

"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificación es un proceso de toma

de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

PLANIFICACION


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Todas las definiciones tienen elementos comunes:

- necesidad de establecer objetivos o metas - elegir los medios más convenientes para alcanzarlos

Implica un proceso de toma de decisiones:

- previsión (anticipar)- visualización (representarse el futuro deseado)- predeterminación (tomar acciones)

Todo plan tiene tres características:

1) se refiere al futuro2) indica acciones3) tiene un elemento de causalidad (se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo)


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Conclusión:

Planificación estratégica: satisfacer las metas generales

Planificación operativa: cómo aplicar los planes estratégicos


Clase 5

Porque pasa algoque queremos cambiar

Para que pase algoque cambie en el sentido deseado

Hacemos algo

El evento como estrategia

Ejemplos Jack Morton


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Todo evento a su vez puede ser conceptualizado como un proceso

en el cual:

I) Se recibe información del cliente (antecedentes y necesidades)

II) A partir de esta información, conceptualizar las características, contenidos y formatos del evento.

III) Planifico. Tomando como objetivo la estructura predefinida en la conceptualización y la dinámica que ha de seguir, deconstruyo hasta llegar a acciones y recursos necesarios y los articulo en una línea de tiempo.

IV) Presupuestación de lo planificado

Etapas del evento


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V) Cierre de actividades con presupuesto, es decir, si lo que me propongo hacer se ajusta a las necesidades del cliente.

VI) Organización. En esta etapa se comienza a concretar el plan contratando los RRHH y materiales que conformarán la estructura del evento, así como su convocatoria y difusión. La etapa de organización es eminentemente logística es decir, prepara los recursos necesarios para que los mismos se integren JUST ON TIME

VII) Ejecución o realización del evento

VIII) Posproducción


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Acuerdos básicosPúblico objetivo

Duración, estilo, formato, contenido

Objetivos

Conceptualización. Planificación Est. y presupuesto

Diseño y Planificación operativa

Ejecución (mando y control) del Plan Operativo

RRHH

RR materiales

Presupuestos

Servicios

Actividades

ok?

no

sí

Investigación y diagnóstico

Brief

EVENTO Pos P


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Business

Planificacion estratégica y planificación operativa