PMIufa 2012-02-02

Галиев Ренат , РМР, к.э.н.

Директор Уфимского филиала МО PMI

2 февраля 2012 г.

Открытый семинар

Внедрение Корпоративной системы управления проектами

2

План презентации

1. Новости PMI

2. Когда и для каких проектов необходима КСУП

3. Компоненты КСУП

4. Этапы внедрения КСУП

5. Реальные примеры внедрения КСУП

6. Вопросы и ответы

3

Институт Управления Проектами

Project Management Institute

Ведущая некоммерческая профессиональная ассоциация с 1969 г.

Управление проектами – обязательное условие достижения результата

Более 480 000 профессионалов в 185 странах

Универсальная методика для всех отраслей

Свод методических знаний (стандарт РМВОК® и др.)

Обучение и сертификация

Исследования и обмен опытом

Московское отделение PMI с 1998 г.

Более 500 членов

Филиалы в Екатеринбурге, Перми, Уфе и Челябинске

Филиал МО PMI в Уфе c 2010 г.

Продвижение технологий Управления проектами

Обмен опытом

Изучение международного опыта

Обучение

4

Международные стандарты PMI

ПЕРЕВЕДЕНОНА РУСС.ЯЗ.

ПЕРЕВЕДЕНОНА РУСС.ЯЗ.

5

1. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК), 4-е изд. на русском языке

2. Дополнение к РМВОК по управлению проектами в государственном секторе, 3-е изд.

3. Дополнение к РМВОК по управлению проектами в строительстве, 2-е изд.

4. Стандарт Управление программами, 2-е изд.

5. Стандарт Управление портфелем, 2-е изд.

6. Практический стандарт по планированию расписания, 2-е изд.

7. Практический стандарт по управлению конфигурацией проекта

8. Практический стандарт по управлению выполненной стоимостью

9. Практический стандарт по декомпозиции структуры проектной работы

10. Практический стандарт по управлению рисками проекта

11. Развитие компетенции менеджера проектов, 2-е изд.

12. Модель зрелости управления проектами в организации (ОРМ3), 2-е изд.

Международные стандарты PMI

6

30 января в Уфе впервые прошел экзамен на получение сертификата РМР

• Количество проходивших экзамен – 8 человек.

• Формат экзамена – бумажный.

Для того, чтобы организовать бумажный экзамен (PBT) необходимо набрать группу минимум 8-10 человек. Все участники должны проходить экзамен одновременно.

Стоимость «бумажного» экзамена – 250 долл. для членов PMI и 400 долл. для нечленов PMI (электронный экзамен – 405 и 555 дол. соответственно)

Экзамены в Уфе будут проходить регулярно, для записи необходимо подать заявку в свободной форме на адрес [email protected]

Подробная информация о «бумажном» экзамене: http://pmi.ru/certificates/Paper%20Based%20Testing_PBT.php

В Уфе прошел экзамен РМР

mailto:[email protected]

http://pmi.ru/certificates/Paper Based Testing_PBT.php

7

• PMP® (Project Management Professional – Профессионал в области управления проектами)

Программа рассчитана на менеджеров проектов, имеющих значительный опыт в управлении проектами

Наиболее популярный сертификат менеджера проектов, в мире насчитывается более 300 000 сертифицированных PMP

Вариант 1: Высшее образование И 4500+ часов работы (3 года)

И 35+ часов обучения в области управления проектами

Вариант 2: Полное среднее образование И 7500+ часов работы (5 лет)

И 35+ часов обучения в области управления проектами

Свидетельство об образовании, Форма подтверждения опыта И обучения

в области УП

200 вопросов за 4 часа (знание РМВОК и практические навыки УП)

Язык: английский, русский

Сертификационные программы PMI

8

CAPM® (Certified Associate in Project Management)

Программа базового уровня знаний

PgMP® (Program Management Professional)

Программа для специалистов по управлению программами

PMI-SP® (Scheduling Professional)

Программа для специалистов по календарному планированию проектов

PMI-RMP® (Risk Management Professional)

Программа для специалистов по управлению рисками

Другие сертификационные программы PMI

9



2. Когда и для каких компаний проектов КСУП





10

Об опыте докладчика

Занимаюсь проектным управлением с 2001 года:

Аудит и постановка проектного управления, внедрение КСУП

Руководитель проектов в крупных компаниях

Тренер по проектному управлению

Сертифицированный PMP c 2005 года

Наиболее крупные реализованные проекты:

ОАО «Связьинвест», г.Москва: Внедрение системы управления программой корпоративной реструктуризации.

ОАО «РусГидро», г.Москва: Повышение эффективности системы управления проектами.

ОАО «Ростелеком», г.Москва: Внедрение системы управления проектами в департаменте информационных технологий.

ООО «Консультационная фирма «М-РЦБ», г.Москва: Внедрение и развитие системы управления проектами.

ОАО «Башнефть», г.Уфа: Внедрение системы SAP ERP.

ОАО «Оренбургэнерго», г.Оренбург: Внедрение системы SAP ERP.

11

Корпоративная система

управления проектами

Информационная система

Персонал

Корпоративный стандарт управления

проектами

12

Причины внедрения КСУП

Зачем внедрять систему управления проектами?

ПОВЫСИТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТОВ

(достигать запланированные результаты с меньшими затратами

и в меньшие сроки)

Повысить прозрачность проектов

Повысить качество управления проектами

Оптимально использовать ресурсы

Получить инструмент балансировки проектов (управление портфелями проектов)

Повысить конкурентоспособность компании

13

Когда необходима КСУП

КОГДА НЕОБХОДИМА

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ?

14



2. Когда и для каких компаний необходима КСУП





15

Корпоративная система


Информационная система

Персонал

Корпоративный стандарт управления

проектами

16

Корпоративный стандарт


• Классификация проектов

• Методики выполнения процедур управления проектами

• Инструкции по работе с информационной подсистемой

• Описание Организационной структуры

• Обязанности участников проектов

• Описание процессов управления проектами компании

• Описание документооборота по управлению проектами

17

Организационная

структура

Директор

Производственныйотдел

Отделмаркетинга

БухгалтерияНаучно-технический

отделОтделкадров

Проект 1

Проект 3

Проект 2

Директор по

управлению

проектами

18

Процессы, Группы процессов & Области знаний

ИсполнениеПланированиеИнициац

ия

Мониторинг и

Контроль

Завершение

Группы процессов

1) Интеграция

2) Содержание

3) Сроки

4) Стоимость

5) Качество

6) Персонал

7) Коммуникации

8) Риск

9) Закупки

Об

ласт

и з

нан

ий

44 процесса

Карта

процессов

19

Иллюстрация стандарта

(пример процесса обеспечения ресурсами)

Руководительпроекта

Зам. Руководителяпроекта

Файл ЗРП

Справочник ресурсов

Общий файл проекта

Ресурсныйплан

Формирует, передаетРуководителю

функциональногоподразделения

Руководитель подразделен

ия

Подтверждает наличие свободных ресурсов, данные по их загрузке

Обеспечение проектаресурсами

Координатор проектаПроект обеспечен

ресурсами

Информирует об обеспечении

проекта ресурсами

Информирует о

Потребностях в

специалистах

20

Формирует,

Руководительпроекта

Справочник ресурсов Файл проектных работ

Ресурсныйплан

Заявка наспециалистов

Руководитель подразделен

ия

Проект не обеспеченресурсами

Сообщает данныепо дефициту ресурсов

Заявка наспециалистов

Согласует с Координатором

Заявку на специалистов

Обсуждает с РуководителемПодразделения

Заявку на специалистов

Утверждена заявкана специалистов

Утверждает

Иллюстрация стандарта

(пример процесса обеспечения ресурсами)

21








22

Этапы внедрения КСУП

1. Обследование проектной деятельности компании

2. Разработка методологии – Корпоративного стандарта УП

3. Внедрение Информационной системы УП

4. Обучение сотрудников

5. Выполнение пилотного проекта (или проектов)

6. Развертывание / тиражирование КСУП

Формирование

проектного

оф

иса

23

Оценка зрелости проектного управления

Модель зрелости Гарольда Керцнера или

Project Management Maturity Model (PMMM)

НачальныйПроцессы не формализованы, плохо контролируются и используются

Структуриро-ванный

Системныйподход к крупным проектам, процессы УП применяются, но не описаны

Стандартизиро-ванный

Процессы УП описаны, автоматизированы и применяются как стандарт организации

УправляемыйУчитывается прошлый опыт, используются оценки эффективности для принятия решений

Оптимизиро-ванный

Развитие процессов УП, использование опыта, акцент на улучшение практик

24

Обучение сотрудников

Пример программы обучения

Роли:

1.Руководитель проекта

2.Менеджер портфеля

3.Менеджер по ресурсам

4.Менеджер по рискам

5.Планировщик

6.Администратор проектного офиса

7.Персонал сопровождения и развития КСУП

Курсы:

1.Базовые навыки УП

2.Расширенные навыки УП

3.Работа в соответствии с Корпоративным стандартом УП

4.Работа с информационной системой

25

Проектный офис

Сопровож-

дающий

Мониторинг и подготовка отчетности

Проектный документооборот

Накопление информации, формирование базы знаний

Управляющий

Управление проектами

Разработка корпоративных стандартов по УП

Коучинг, наставничество, обучение

Программный

Управление портфелем проектов компании

Перераспределение ресурсов между проектами

Контроль соответствия стратегическим целям компании

26








Особенности управления проектами

в крупных холдингах

Развитие разнородных направлений деятельности, объединенных на стратегическом уровне

Большое количество разнородных проектов

Территориальная распределенность команд проектов

Большая продолжительность проектов

Юридическая обособленность подразделений

Задачи развития крупного холдинга

• капитальное строительство

• внедрение информационных систем

• реструктуризация финансовых служб

• реструктуризация кадровых служб

• реструктуризация материально-технического снабжения

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Программа реформирования холдинга

Реформирование 7 направлений деятельности

Более 40 параллельных проектов

Более 60 региональных подразделений

Продолжительность программы - более 5 лет

Организационная структура Программы

Руководитель программы

Руководитель подпрограммы 3

Менеджер проекта 3 в головной компании

Менеджер проекта 3 на территории N

Территория N








Головная к

омпания Управляющий

совет программы

Разработка и внедрение корпоративной

методологии управления проектами

Пример: Разработка Устава

Программа


Устав программы

Подпрограммы, проекты

Руководители подпрограмм,

руководители проектов

Устав проекта

Методики, шаблоны, требования…

Вопросы

Методологическое сопровождение

Ожидаемый эффект от выполнения проекта

Планируемые затраты

Расчет показателей экономической эффективности

Оценка экономической

эффективности проектов

Экономическое обоснование проектов - набор документов

и расчетов, содержащих:

• Единый подход для оценки проектов

• Единая терминология

• Единая структура представления данных

• Единые показатели для проведения расчетов:- валюта расчета,

- период расчета,

- ставка дисконтирования,

- среднегодовой обменный курс,

- средняя ставка кредита,

- инфляция.



-5 000 000

-4 000 000

-3 000 000

-2 000 000

-1 000 000

0

1 000 000

2 000 000

3 000 000тыс. руб.

-5 000 000

-4 000 000

-3 000 000

-2 000 000

-1 000 000

0

1 000 000

2 000 000

3 000 000 тыс. руб.

Дисконтированные выгоды 954 566 477 579 1 920 850 2 923 855 3 152 225

Дисконтированные затраты -13 754 -3 463 964 -3 316 440 -3 270 515 -764 598

NPV 940 813 -2 045 572 -3 441 162 -3 787 823 -1 400 195

2003 2004 2005 2006 2007

Расчет финансовых показателей

Чистый приведенный доход



2..

2

В головной компании

В дочерней компании

Проект 1

Проект 1

..

• Определение целевых

параметров и сроков

• Отчет о ходевыполнения проекта

• Согласованиепревышения по срокам

ибюджетам

Планирование и контроль

выполнения проектов

Содержание отчетов

Фактическая информация о ходе выполнения работ

Фактическая информация по расходованию ресурсов

Прогнозируемые изменения параметров проекта

Запросы на изменение параметров проекта

Информация о рисках и проблемах

Проектные офисы на территориях

Менеджеры проектов на территориях

Менеджеры проектов на территориях

Проектные офисы на территориях

Менеджеры проектов в головной компании


Управляющий совет

Руководительпрограммы

Подготовка отчетао выполнении проекта на

территории

Подготовка статус-отчетавыполнения программы

на территории

Подготовкаконсолидированного отчета

выполнения программы


выполнения проекта

Согласованиеконсолидированного отчета


Рассмотрениеконсолидированного отчета


Информация о решениях по выполнению программы

и проектов

Движение отчетов

Подготовка отчетао выполнении проекта на

территории


выполнения проекта

Менеджер проекта на территории 2

Менеджер проекта на территории 1

Руководительпрограммы

Руководитель проекта 1

Руководитель проекта 2

Анализ отчетов

Примеры отчетов

Контроль исполнения проектов в рамках заданных сроков и бюджетов

Актуальная отчетность по проектам на всех уровнях управления

Контроль изменений

Единая справочная база по всем проектам и ресурсам

Унификация отчетности, единый центр компетенции

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРИМЕНЕНИЯ КСУП В ПРОГРАММАХ РАЗВИТИЯ

Результаты

Оценка экономической эффективности программы в ходе всегожизненного цикла программы

Внедрение КСУП

в консалтинговой компании

Описание компании:

• Услуги в области управленческого, финансового, ИТ-консалтинга

• Численность персонала – до 500 человек

• Количество одновременно выполняемых проектов – до 40

• Обороты – до 1 млрд.руб. в год

• Территориальная распределенность проектов по России

Корпоративный стандарт


КОРПОРАТИВНЫЙ СТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

РЕГЛАМЕНТ ПЛАНИРОВАНИЯ

РАБОТ ПО ПРОЕКТУ

РЕГЛАМЕНТ ВЫПОЛНЕНИЯ


РЕГЛАМЕНТ ЗАВЕРШЕНИЯ


МЕТОДИКА ОЦЕНКИ

РИСКОВ НА ПРОЕКТЕ

ИНСТРУКЦИЯ ПО ...

МЕТОДИКА УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМ

И


МЕТОДИКА ИСПЫТАНИЙ

ИНСТРУКЦИЯ ПО …

РЕГЛАМЕНТ ПРЕДПРОЕКТНЫХ

РАБОТ

МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ

ИНВЕСТИЦИОННОГО

МЕМОРАНДУМА


План проекта

• Календарный план с этапами, работами и контрольными точками

• Ответственные за работы, требуемое оборудование и материалы

• Бюджет проекта

Анализ использования ресурсов

• План-фактный анализ использования ресурсов

• Оценка загрузки ресурсов, определение неиспользуемых и дефицитных ресурсов

Иванов Иван

Петров Петр

Учет трудозатрат по проекту

Представление ИсполнителяПредставление Руководителя

Иванов Иван

Контроль исполнения проектов

• Сравнение фактического исполнения проекта с базовым планом (сроки, трудозатраты, бюджет)

• Поддержка различных методов контроля (освоенный объем, критический путь и пр.)

• Оценка исполнения отдельных проектов и портфелей проектов

Реестр проектов

• Полный перечень реализуемых в компании проектов

• Отслеживание состояния проектов в портфеле проектов

• Возможность получить доступ к «большой картине»

• Анализ состояния проектов и быстрый переход к детальной информации по проекту

Интеграция с системой

хранения проектной документации

• Связь задач и этапов проекта с рисками, документами и вопросами

• Риски, вопросы и документы – в единой проектной библиотеке

• Все данные доступны из Microsoft Office и хранятся с учетом истории изменений

время

Бюджет компании

Бюджет проекта

Интеграция с системой бюджетирования

1 квартал 2 квартал 3 квартал 4 квартал

Процесс формирования и контроля бюджетов

Система бюджетировани

я:

Система бухгалтерского

учета

MS Project

Плановые прямые затраты

Бюджеты проектов

Бюджеты компании

Фактические косвенные затраты

Фактические поступления

Плановые косвенные затраты

Фактические прямые затраты

Плановые поступления

Бюджеты подразделени

й

Плановые трудозатраты

Фактические трудозатраты

Плановые трудозатраты

Фактические трудозатраты

Фактические поступления

Фактические косвенные затраты

Фактические прямые затраты

Планирование проекта

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ

КОМАНДИРОВКИ

РАБОТЫ ПО РИСКАМ

Благодарим за внимание

Ренат Галиев, PMP, к.э.н.,

Директор Уфимского филиала МО PMI

тел. 8-917-7939315

Вопросы & Ответы

[email protected]

http://www.pmi.ru/

Business

PMIufa 2012-02-02