Priprema projekata

Republic of SerbiaMINISTRY OF ECONOMY

AND REGIONAL DEVELOPMENT

Support to Enterprise Competitiveness and Export PromotionProject funded by the European Union

European union

PRIPREMA PROJEKATA

Beograd, 13.04.2011

Tatjana Volarev




European union

Plan1. Priručnik – zašto?2. Prethodni koraci 3. Osnovne faze u pripremi projekta4. Priprema predloga projekta – pristup logičkog

okvira – faza analize 5. Plan aktivnosti i sredstava, finansijski predlog,

budžet 6. Aplikacioni paket – pisanje projekata7. Završni koraci8. Evalucija9. Zaključak – uspešna i neuspešna aplikacija?

Uspešan projekat?




European union

1. PRIRUČNIK ZA PRIPREMU PROJEKATA – ZAŠTO?

Da li je lako pripremiti projekat i šta to znači? Priručnik - opšta uputstva za pripremu

predloga projekata, bolje razumevanje samog procesa i koraka koje je potrebno preduzeti

NE govori o identifikaciji ideja Dva procesa – proces pripreme projekta i

proces pisanja projekta




European union

2. PRETHODNI KORACI

Redovno informisanje - različite mogućnosti

Informacije o ugovornom telu/ugovaraču Upoznavanje sa ciljem i svrhom programa Standardni formulariNa šta još obratiti pažnju?




European union

• KO JE DO SADA BIO U SITUACIJI DA KONKURIŠE ZA PROJEKTE?

• U OKVIRU KOJIH PROGRAMA?

• KAKVA SU ISKUSTVA?




European union

3. OSNOVNE FAZE U PRIPREMI PROJEKTA

Većina koraka se preduzima paralelno

Formiranje partnerstvaProvera pristupa sredstvima Određivanje ciljeva




European union

3.1. Formiranje partnerstva

Formiranje kvalitetnog partnerstva jedan od najbitnijih uslova za pozitivnu ocenu predloga projekta

Proces formiranja partnerstva – načelno dva osnovna načina:

→poći od postojeće ideje, i na osnovu toga tražiti partnere →poći od postojećih uspostavljenih veza i saradnje →zajedno

razvijati ideje za projekat




European unionOdabir partnera

→Zasnovan na jasnim idejama o projektu i vođenju ↕

→Partneri moraju da ispunjavaju predviđene uslove ↕

→Svaki partner mora uneti neku dodatu vrednost - znanja i iskustva, kontakte-network i sl. relevantna za uspešno sprovođenje projekta i usklađena sa ciljevima i aktivnostima projekta i ciljnim grupama

↕→Poverenje među partnerima

↕→Broj članova partnerstva - Što je više partnera, upravljanje

projektom teže




European unionŠta još imati u vidu .....Ne čekati da se poziv objavi da bi se otpočelo sa formiranjem

partnerstva

• Dogovori i pre nego sto je poziv objavljen, u najavi (forecasted) • Analiza situacije → ko je ko i ko bi mogao i imao interesa da bude partner? → ko bi mogao i imao interesa da bude uključen u projekat na

drugi način? → kako odnos partnerstva doprinosi željenim

ciljevima/promenama? → upoznavanje sa potencijalnim partnerima; • Ciljevi u partnerstvu jasni → ko šta nudi i šta traži → svi

partneri upoznati sa sadržajem projekta i ulogom • Formiranje duha vlasništva od početka - svi partneri učestvuju • Jedan lider zajedničkog tima sa prethodnim iskustvom




European union

Vodeći partner

Potencijalni partneri određuju vodećeg partnera među sobom (pre podnošenja). Vodeći partner u tom slučaju

i aplikant.

Uloga vodećeg partnera - važna, zahtevna i odgovorna

Dobro razmotrite da li zelite, da li imate kapacitet i da li ispunjavate uslove da budete vodeci partner u prijavi projekta (čak i ako vam drugi to nude)

Ako smatrate da imate potrebne kapacitete da budete vodeći partner, razmotrite da li su vam potrebni partneri na projektu, ako jesu, razmotrite koje su komplementarni kapaciteti / reference koje su vam neophodne kako bi ste kao konzorcijum ispunili uslove na specificnom pozivu

U slučaju da smatrate de nemate kapaciteta da budete vodeći partner, napravite listu potencijalnih vodecih partnera, kontaktirajte ih i iskažite nameru o partnerstvu




European union

Formalizacija partnerstva• Zahtev da se partnerstvo formalizuje

• Izjava o partnerstvu

• Voditi računa da se partnerstvo blagovremeno oformi ali i formalizuje - prikupljanje izjava o partnerstvu jedan od prvih koraka

• Dodatni instrumenat za formalizaciju partnerstva - inicijalni dokument interni ugovor opisuje svrhu stvaranja partnerstva, definiše uloge

• Ukoliko predlog bude izabran, inicijalni dokument se zamenjuje detaljnijim ugovorom (tzv. konzorcijumski ugovor), koji reguliše prava i obaveze partnera i pravno je obavezujući




European union

3.2 Pristup sredstvima

Smernice/UPUTSTVO za aplikante Analizirati:

koza koje aktivnosti i za koje namene i troškove može konkurisati i

koristiti sredstva




European union

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču aplikanta

• Aplikant : iskustvo u datoj oblasti ili području; deo sektora koji ima pristup sredstvima; ima potrebne ljudske i finansijske resurse. Direktno odgovoran za pripremu i upravljanje projektom, imaće ulogu ugovorne strane

• Profil aplikanta - čest uslov - neprofitna organizacija• Preporuka:

– Proveriti sve opcije, ukoliko odgovor nije jasan pitati ugovarača

– Proučiti sve druge kriterijume za dostupnost sredstava – specifični kriterijumi – učestvovanje organizacija koje su aktivne u relevantnim oblastima




European union

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču partnera

Svaki partner mora da ispunjava uslove predviđene pozivom ali i programom u okviru koga se poziv sprovodi, kao i okvirnim pravnim dokumentom

Pažljvo proučiti sve uslove

Neispunjavanje uslova od strane jednog partnera ugrožava konzorcijum

Uglavnom partneri moraju da ispune sve kriterijume kao i vodeći partner




European union

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču aktivnosti

Uobičajeni kriterijumi: • Trajanje (ukupno trajanje projekta mora biti u okviru datih

ograničenja); • Sektori ili teme (specifični sektori, oblasti ili teme na koje se

aktivnosti moraju odnositi); • Geografska lokacija (zemlje ili regije gde se akcije mogu

sprovesti); • Tipovi aktivnosti (odnosi se na tipove aktivnosti koje mogu

biti finansirane u okviru programa, kao i na one aktivnosti koje ne mogu biti podržane).

Proveriti da su svi tipovi aktivnosti koji su uključeni u predlog projekta, podobni za finansiranje po svim predviđenim kriterijumima




European union

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču troškovaSamo dozvoljeni troškovi

mogu biti razmatrani• Dozvoljeni – u pogledu tipa troškova i u pogledu

maksimalne sume / zasnovani na realnim troškovima, a ne proizvoljnim sumama

• Najčešće grant pokriva samo deo troškova implementacije. Sufinansiranje osigurava vlasništvo nad odabranim projektima

• Uputstva za aplikante definišu dozvoljene troškove i limit finansiranja/sufinansiranja

Važno - jasno prikazati u budžetu da ukupni prihvatljivi troškovi odgovaraju realnom obimu aktivnosti




European union

Troškovi koji se obično smatraju nedozvoljenim:

Kupovina, rentiranje ili lizing zemljišta ili zgrada (osim ukoliko je to neophodno za implementaciju projekta, u kom slučaju vlasništvo nad zemljištem i objektima mora biti preneto na krajnje korisnike po završetku projekta)

Kupovina korišćene opreme; Sredstva/aktivnosti koja se već finansiraju u nekom drugom okviru; Porezi? Carine i druge uvozne dažbine? Kazne, finansijski penali Kamate na dugove Krediti trećim licima Troškovi koji se ne odnose direktno na projektne aktivnosti (članarine i sl.) Troškovi koji nastaju izvan vremenskog okvira projekta (npr. troškovi pripreme). Gubici po osnovu kursnih razlika....

Ovo su mogući primeri...




European union

• Da li ste bili u situaciji da vam nije jasno nešto od uslova za pristup

sredstvima?

• Da li ste pitali?

• Da li ste dobili odgovor?




European union

3.3 Određivanje ciljeva - Opšti cilj -

Tokom ove faze prvo se definišu opšti ciljevi Opšti cilj - Viši cilj čijem bi ispunjenju projekat trebalo da doprinese Mora biti u skladu sa ciljem programa u okviru koga konkurišete Objašnjava:

zašto je projekat značajan za društvo, dugoročne koristi za krajnje korisnike i šire koristi za druge grupe

kako se projekat uklapa u šire regionalne / sektorske ili opšte strategije vlade, određenog programa, organizacije i sl.

Najviše dva takva cilja. Imati u vidu da se opšti ciljevi ne mogu postići samo jednim, vašim, projektom (on će samo doprineti dostizanju opštih ciljeva). Doprineti = ključna reč

Najčešće veoma širok i nemerljiv




European union

Opšti cilj Specifični cilj

Da bi se omogućilo sprovođenje opšteg cilja u realnost

definisati specifične ciljeve projekta




European union

Merljiva izjava - ono što nameravate da postignete, a ne ono čemu se nadate - pomaže da postignete opšti cilj

Smatra se svrhom projekta, i treba da bude definisana u smislu održivih koristi/dobrobiti za ciljnu grupu i krajnje korisnike

• Šta nameravate da postignete projektom• Kako nameravate da sprovedete svoju ideju

• Kada će cilj biti postignut

Specific/specifični, Measurable/merljivi, Achievable/dostižni,

Realistic /realni i Timed/vremenski određeni

Specifični cilj




European union

Dobar indikator?

Dobar indikator je nezavisan i zasnovan na

činjenicama

Dobar indikator treba da bude MUDRO formulisan:

M ERLJIV (Measurable)

U VREMENJEN (Time-framed)

D OSTIŽAN (Achievable)

R ELEVANTAN, REALAN (Relevant, Realistic)

O DREĐEN (Specific)




European union

Primer:• Cilj projekta je poboljšanje saobraćajne infrastrukture za

pristup ruralnim delovima istočne Srbije. • Specifični (indikatori): Obnovljeni putevi drugog reda u XX.• Mjerljivi indikator: 100 km obnovljenih puteva.• Vremenski indikator: u periodu između Maja 2011. godine i

meseca Maja 2012. godine. • Lokacija: od mesta X do mesta Y. • Indikator bi stoga trebalo da bude: 100 km obnovljenih puteva

drugog reda između mesta X i mesta Z u roku: Maj 2011. godine – Maj 2012. godine.

• Indikator moguć u razumnom roku, po razumnoj ceni; može biti verifikovan putem izveštaja kompanije koja je angažovana za obnovu puteva.




European union

4. PRIPREMA PREDLOGA PROJEKTA - PRISTUP LOGIČKOG OKVIRA

Izbegavati tipične greške (na pr. da se projektne komponente i projektni dokumenti pripremaju odvojeno - na pr. opis projekta i logička matrica) što dovodi do nelogičnosti i nedoslednosti

Pristup logičkog okvira se preporučuje kao metodologija nezavisno od toga u okviru kog programa se projekat prijavljuje/priprema

Treba da se sprovodi od samog početka, kako bi poslužila kao osnovni izvor informacija za pripremu ostalih projektnih dokumenata




European union

Pristup logičkog okvira LFAAnalitički proces i instrument koji se koristi za podršku tokom planiranja i upravljanja projektom:

Analizira postojeću situaciju tokom pripreme projekta; Uspostavlja logičnu hijerarhiju prema cilju koji bi trebalo da bude dostignut;

Identifikuje određene potencijalne rizike; Predstavlja korisnu osnovu za evaluaciju tokom i na kraju

projekta; Utvrđuje koji je najbolji način za nadzor i evaluaciju posledica

i rezultata; Daje rezimiran projekat u standardizovanom formatu




European union

Pristup logičkog okvira ↔ Logička matrica

LFA se često meša sa logičkom matricom

LFA = metodologija za pripremu, planiranje i upravljanje

Logička matrica = dokument sa određenom strukturom koji se sačinjava na kraju procesa primene LFA

Jedna od najčešćih pogrešnih upotreba LFA - da se prvo smisli

projekat, a logička matrica popuni na krajuNe preporučuje se - time čitav proces LFA metodologije

gubi smisao




European union4.2. Faze LFA Dve osnovne faze: analiza i planiranje

Faza analize - četiri podfaze: a) analiza zainteresovanih strana b) analiza problemac) analiza ciljevad) analiza strategija

Analize sprovesti postepeno i uz ponavljanja, ne kao linearne korake

Faza planiranja, rezultati analize se prenose u praktičan, operativni plan: • Priprema se logička matrica, vrše se dalje analize i modifikuju ideje;• Definišu se i vremenski određuju aktivnosti i potrebna sredstva;• Priprema se budžet

Proces zahteva redovnu proveru već obavljenog - pregled/revidiranje opsega aktivnosti i očekivanih rezultata kad

budžetska ograničenja/implikacije budu jasnije




European union

Analiza logičkog okvira....

Analiza logičkog okvira - na radionici/radnoj grupi - predstavnici aplikanta/partnera/zainteresovanih strana

Važno - u praksi se pokazalo da partneri uglavnom nisu dovoljno aktivni - veći deo posla prepuštaju timu aplikanta Izbegavati situacije u kojima bi logički okvir bio

razvijen od strane pojedinca




European union

Faza Analize Faza Planiranja

Analiza zainteresovanih strana – identifikovanje potencijalnih zainteresovanih grupa; ocena njihovih kapaciteta

Priprema logičke matrice – definisanje strukture projekta, testiranje unutrašnje logike i rizika, formulisanje merljivih indikatora uspeha

Analiza problema – identifikovanje ključnih problema, ograničenja i okolnosti; određivanje odnosa uzroka i posledica;

Raspoređivanje aktivnosti – određivanje toka aktivnosti; procena njihovog trajanja i rasporedjivanje dužnosti;

Analiza ciljeva – razvijanje rešenja za identifikovane probleme; identifikovanje sredstava za ispunjenje ciljeva;

Raspoređivanje sredstava – iz rasporeda aktivnosti, razvijanje budžeta u skladu sa rasporedom aktivnosti

Analiza strategija – identifikovanje različitih strategija za postizanje ciljeva




European union4.3. Faza analizeAnaliza zainteresovanih strana

Osnovno polazište - različite grupe → različiti interesi, problemi, potencijali koje treba prepoznati u procesu identifikacije problema, postavljanja ciljeva i odabira strategije

Sa identifikacijom i analizom relevantnih zainteresovanih strana, početi još u ranoj fazi, kako bi mogli da budu na pravi način uključeni u projekat

Analiza zainteresovanih strana nije izolovan korak u analizi, već proces. Analiza zainteresovanih strana i analiza problema su međusobno povezane.

Ključna pitanja u analizi zainteresovanih strana: – Čiji problemi i prilike se analiziraju – Ko će imati najviše koristi ili štete, i na koji način, od intervencije

projektom




European union

Ko su zainteresovane strane – uobičajena terminologija

• Zainteresovane strane (stakeholders): Pojedinci ili institucije koje direktno ili indirektno, na pozitivan ili negativan način, utiču na program ili na koje program utiče.

• Korisnici (beneficiaries): oni koji na bilo koji način ostvaruju korist od implementacije programa: – Ciljna grupa (target group): Grupa na koju će biti izvršen

neposredni pozitivan uticaj – Krajnji korisnici (final beneficiaries): Oni koji dugoročno imaju

korist od projekta, na društvenom, i na sektorskom nivou, npr. „potrošači“ zbog povećane poljoprivredne proizvodnje i marketinga

– Partneri na projektu (project partners): Oni koji implementiraju projekat (koji su u isto vreme zainteresovane strane, ali mogu biti i „ciljna grupa“).




European union

Elementi u analizi zainteresovanih strana

Identifikacija: razvojnih problema/okolnosti/društvene i institucionalne koristi interesnih grupa, pojedinaca i institucija koje su povezane

sa problemom/idejom, imaju interes za projekat

Istraživanje potencijalnih uloga, različitih interesa, sposobnosti i kapaciteta

Procena mogućih konflikata / identifikacija rešenja

Uključivanje relevantnih informacija u proces pripreme kako bi se osiguralo da su uzete u obzir potrebe prioritetnih grupa, sredstva raspoređena na najbolji način/ ispunjavanju zadate ciljeve

Dizajniranje upravljanja/koordinacije kako bi se promovisalo vlasništvo nad projektom i učestvovanje zainteresovanih strana




European union

POGLEDAJTE PRIMER KOJI STE DOBILI!

Analiza zainteresovanih strana




European unionAnaliza problema

• Nepoželjna situacija u određenoj oblasti koju je potrebno rešavati odgovarajućom intervencijom (Projekat = Intervencija)

• Analiza problema = analiza te neželjene situacije - identifikuju negativni aspekti i odnos uzroka i posledica kod identifikovanih problema.

• Šta podrazumeva?– Definisanje okvira i predmeta analize – Identifikaciju ključnih problema sa (koji i ko se sa njima suočava)– Vizuelizacija problema u formi dijagrama, „problemskog stabla“

da se razjasne odnosi između uzroka i posledica.

• Preduslov - da se prikupi što više informacija o postojećoj situaciji

• Tehnika za identifikaciju problema - razmena ideja („brainstorming”). Iznosi se što više ideja/problema bez evaluacije




European union

Formiranje problemskog stabla

Analiza putem vizuelizacije - identifikovanje važnih prepreka koje žele da prevaziđu

Jasna analiza problema - osnov za razvoj relevantnih i logičnih ciljeva projekta

Razvijanje problemskog stabla - problemi se napišu na kartice/poređaju prema hijerarhiji uzrok – posledica, sa mogućstvom dodavanja novih problema kako se oni pojavljuju

Pojedinačni problem se bira sa liste svih problema, sledi problem koji je - uzrok sledeceg problema: Ukoliko je problem uzrok početnog problema, karticu staviti ispod; Ukoliko je problem posledica početnog problema, karticu staviti

iznad; Ukoliko nije ni uzrok ni posledica, kartica u istoj ravni

Početni problem ne mora biti glavni problem Kada se završi pravljenje problemskog stabla - identifikovati ključni

problem - moraju se složiti sve strane




European union

POČETNIPROBLEM

Posledice

Uzroci




European union

Nema diversifikacije ekonomskih aktivnosti na selu

Mali broj turistaOgraničena turistička ponuda

Niska razvijenost seoskog turizma u Istočnoj Srbiji

Nizak nivo svesti i znanja u oblasti razvoja turističke ponude, aktivnosti i usluga u ruralnihm oblastima

Neorganizovano održavanje putevaNema planova ni postavljene turističke signalizacije

Neorganizovana promocija turističkih potencijala

Stagnacija u ekon. razvoju i kreiranju poslova

Objekti, smeštajni kapaciteti i ponuda nerazvijeni

Loša saobraćajna infrastruktura i signalizacija ne omogućava priliv turista

Nedostatak edukativnih aktivnosti za potencijalne davaoce usluga, lokalne institucije i seoska domaćinstava)

Loše planiranje i upravljanje i koordinacija na regionalnom i lokalnom nivou Neodgovarajući nivo sredstava i investicija

Nedostatak promotivnih programa i adekvatnih akcionih planova Loše planiranje i upravljanje i koordinacija na regionalnom i lokalnom nivou

Nepostojanje edukativnih programa i adekvatnih akcionih planova Loše planiranje i upravljanje i koordinacija na regionalnom i lokalnom nivou

Nepostojanje procene mogućnosti i na njima baziranih planova za razvoj različitih tipova turističke aktivnosti i usluga

Neodgovarajući nivo sredstava za podsticaj seoskog turizma




European unionAnaliza ciljeva

• Stablo ciljeva = slika željene buduće situacije i sredstva koja se mogu koristiti da bi se dostigli ciljevi

• Ciljevi uređeni prema hijerarhiji - odnos između sredstava i ciljeva → šta da bude učinjeno da bi se neki cilj postigao?

• Osnovne faze: – Formulisanje negativnih situacija iz analize problema u

pozitivne situacije/dostignuća u stablu ciljeva koje su: poželjne, realne i dostižne tako što se prvo Identifikuju potencijalna rešenja

– Provera odnosa između sredstava i ciljeva – Zavisno od prethodnog može se pristupiti: revidiranju ciljeva

Prednost metoda - analizu potencijalnih ciljeva projekta zasniva na rešavanju identifikovanih prioritetnih problema




European union

Posledice

Centralni problem

Uzroci

Ciljevi razvoja

Svrha projekta / neposredni cilj

Trenutni rezultati / izlazni parametri

Aktivnosti

“Stablo problema” “Stablo ciljeva”




European union

Poboljšana diversifikacija ekonomskih aktivnosti na selu

Povećan broj turista Obogaćena turistička ponuda

Unapređen kvalitet seoskog turizma u Istočnoj Srbiji

Unapređen nivo svesti i znanja u oblasti razvoja turističke ponude, aktivnosti i usluga u ruralnim oblastima

Organizovano održavanje i poboljšano stanje puteva. Turistička signalizacija razvijena

Organizovana promocija turističkih potencijala

Ekonomski razvoj i povećan broj poslova

Poboljšani objekti, smeštajni kapaciteti i ponuda

Unapređena saobraćajna infrastruktura i signalizacija

Edukativne aktivnosti za potencijalne davaoce usluga, lokalne institucije i seoska domaćinstava

Poboljšano planiranje i upravljanje i koordinacija na nivou lokalnih uprava. Uvećane investicije u infrastrukturu

Donet Program Promocije i akcioni plan za implementacijuPoboljšano planiranje i upravljanje i koordinacija na nivou lokalnih uprava

Doneti Edukativni programi i akcioni plan za implementaciju Poboljšano planiranje i upravljanje i koordinacija na nivou lokalnih uprava

Razvijena paleta različitih tipova turističke aktivnosti i usluga

Donete mere i uvećane investicije u infrastrukturu ruralnog razvoja




European unionAnaliza strategija Završni korak faze analize izbor strategije koja/e će se

primeniti da bi se postigli željeni ciljevi. Početna tačka stablo ciljeva

Odlučivanje: koji će se ciljevi uključiti u projekat, koji ciljevi će ostati van projekta i koja će biti svrha projekta i opšti ciljevi šta treba/može i šta ne treba/ne može biti obuhvaćeno

obimom projekta U praksi - veliki broj kompromisa (različiti interesi učesnika,

politički zahtevi, realna ograničenja) Odabir strategije/a zavisi od kriterijuma (oko kojih se moraju

složiti svi partneri), od konteksta projekta, informacija do kojih se došlo prilikom analize zainteresovanih strana i analize potencijala




European union

Kriterijumi/odabir strategije

Odabir odovarajuće/najizvodljivije strategije/alternative:

• Strateški kiterijum - očekivani doprinos ključnim ciljevima politika, komplementarnost sa drugim projektima/programima

• Socijalni kriterijum/kriterijum raspodele - društvena prihvatljivost, prioriteti zainteresovanih strana i korist za ciljne grupe, rodna i druga

• Finansijski i ekonomski kriterijum – budžet, dostupni resursi, troškovi. finansijska i ekonomska korist; finansijska održivost, ekonomičnost

• Institucionalni kriterijum - doprinos izgradnji institucionalnih kapaciteta; održivost

• Tehnički kriterijum - tehnička izvodljivost; potrebno vreme, prilagođenost tržištu

• Kriterijum životne sredine - uticaj na životnu sredinu; • Ostalo - hitnost,verovatnoća uspešnosti, i sl.

Procena se vrši grubo: ekstenzivan/ograničen ili +/-Odabrana strategija služi kao baza za re/formulisanje logičkog okvira –

prve kolone logičke matrice (opšteg cilja, svrhe projekta i potencijalnih rezultata)




European union

Kako identifikovati alternativne mogućnosti i odabrati strategiju?

Identifikovati različite lestvice cilj-sredstvo Eliminisati nepoželjne ciljeve i one koji ne mogu biti realizovani Eliminisati ciljeve koji su definisani kao prioritetni u drugim projektima

u istoj oblasti Razmatrati posledice strategije – uticaj na ciljne grupe Proceniti izvodljivost različitih alternativa Odabrati onu koja će biti strategija za izvođenje projekta Uvesti dodatne kriterijume, izmeniti najprihvatljiviju mogućnost

uključivanjem/isključivanjem elemenata iz drveta ciljeva (ako dogovor ne može biti postignut)

Različiti grozdovi ciljeva istog tipa se zovu strategijePr. Strategija kontrole i izgradnje svesti, organizaciona strategija i

unapređenje kvaliteta, strategija obnavljanja




European union

Pretpostavke? Rizici?

Da li je spoljni faktor vazanDA NE

Skoro sigurno

Verovatno

Nije verovatno

Ne ukljucivati u matricu

Ukljuciti pretpostvaku

Da li je moguce preraditi projekat tako da se utice na spoljni faktor?

Da li ce on biti ostvaren Ne ukljucivati u matricu

DANE

Projekat nije ostvarljiv

Preraditi projekat dodavanjem aktivnosti ili rezultata: ako je potrebno preformulisati Svrhu projekta




European union

5. PLAN AKTIVNOSTI I SREDSTAVA

Planiranje aktivnosti i sredstava međusobno direktno povezani.

Nakon što se napravi raspored aktivnosti projekta, pristupa se rasporedjivanju sredstava, kako bi se definisali troškovi potrebni za

dostizanje ciljeva___________________________________________________________

Plan aktivnosti _________________________________________________________

Logička matrica daje prikaz osnovnih aktivnosti koje treba preduzeti. Aktivnosti koje su uključene u 1. kolonu logičke matrice, prenose se u prvu

kolonu formata za raspored aktivnosti. Sve informacije u jednom planu aktivnosti se rezimiraju u grafičkom

formatu - Akcioni plan ili GantogramUkupni plan aktivnosti navodi aktivnosti na kvartalnom ili mesečnom nivou




European union

Raspored aktivnosti• Raspored aktivnosti mora da prikaže

njihov logični sledzavisnost između aktivnosti jasno prikaže vremenski okvir aktivnosti identifikuje ključne tačke koje treba dostići

• Služi kao osnova za– nadzor projekta – za raspoređivanje odgovornosti u cilju završavanja

svake aktivnosti– za dalje planiranje i specificiranje sredstava,

planiranje troškova, i upravljanje projektom




European union

Plan aktivnosti podrazumeva► Podela aktivnosti u podaktivnosti i zadatke

► Jasan raspored i međuzavisnost aktivnosti - proveriti da li jasno prikazuju redosled i koja aktivnost zavisi od početka/završetka druge

► Određivanje vremenskog okvira : preciziranje početka, trajanja i završetka aktivnosti - procenu trajanja pojedinih aktivnosti, određivanje najverovatnijeg početka i završetka zadataka.

► Preporučljvo definisati ključne tačke koje treba dostići

► Raspodela zadataka i odgovornosti –odrediti standarde stručnosti i raspodelu odgovornosti




European union

Godina 1 mesec Odgovoran za implementaciju

Aktivnost 1 2 3 4 5 6

Aktivnost 1 (naziv)

PodAktivnost 1.1. (naziv) Partner 1

PodAktivnost 1.2. (naziv) Partner 2,3


Aktivnost 2 (naziv) Partner 1,2,3






European union

Plan i raspored sredstava/resursa

• Sredstva su fizički i ne-fizički resursi (inputi – ulazi) koji su potrebni za izvršenje planiranih aktivnosti i upravljanje projektom. To su:– ljudski resursi i– materijalni resursi

• Troškovi su prevod na finansijske termine svih identifikovanih resursa (sredstava). Zato aktivnosti treba da budu dovoljno razrađene da omoguće procenu potrebnih fizičkih i nefizičkih sredstava. Pri tome se moraju uključiti i:– sredstva- troškovi potrebni za aktivnosti podrške rukovođenju

(menadžment)– ne zaboraviti trošak prikupljanja podataka o izvorima verifikacije.

Ova procena na kraju faze pripreme projekta.

• Procene troškova se moraju zasnivati na pažljivom i detaljnom budžetiranju -to će imati uticaj na odluku o projektu i na realizaciju

• Spisak aktivnosti se praktično kopira iz logičke matrice u preliminarni plan ulaza i troškova - da su planirana sva sredstva potrebna za tu aktivnost.




European union

FINANSIJSKI PREDLOG

U neposrednoj vezi sa planiranjem aktivnosti i sredstava je priprema finansijskog

predloga

Sastoji se iz dva glavna dela: Budžeta

Izvora finansiranja




European union

Budžet projekta

Predstavljen u valuti koju zahteva konkretan poziv

Mora slediti dati obrazac (Excel format) za budžet koji se (obično) nalazi u aplikacionom formularu

Mora da prikaže ukupne troškove projekta zbir sume koja se traži od ugovarača plus sopstveni doprinos




European union




European union

Budžet treba da je: Realan! Budžetske stavke trebaju da odgovaraju realnim cenama i potrebnim

količinama Precizan! Svaka stavka u budžetu treba da je planirana detaljno, da bi izbegli

vraćanje para ili sopstveno kofinansiranje pre-ambicioznih projekata Jasan! Tako da ga razume onaj koji odlučuje o projektima (budget

narrative!!) Usklađen sa pravilima! Ne sme da sadrži neopravdane troškove Sprovodljiv! Trebalo bi da imate realne mogućnosti da ga realizujete (npr. u

slučaju javnih nabavki dobro planirati potrebno vreme)

Praktični aspektiBudžet se priprema različito u zavisnosti od tipa projekta (nije obavezno

ispunjavati sva polja već samo ona koja su neophodna za projekat)

Precizno napravite kalkulacije budžetaAktivnost, opremu, planirate na optimalnu količinu, ali sa rezervom




European union

Koraci u pripremi budžeta Procena potrebnih resursa na osnovu projekta Cena po jedinici Kalkulacija troška = broj jedinica x cena Tabela budžeta

Troškovi bi trebalo da budu apsolutno neophodni za realizaciju projekta, a po principu

good value for money

Moraju biti dokumentovani računima




European union

Struktura budžeta

Obrazac budžeta Excell formular

Pojašnjenje/obrazloženje budžeta (budget narrative)




European union

Obrazloženje budžeta Dodatni dokument kojim se obrazlažu-pravdaju pojedine

budžetske stavke. PROVERITI da li je predviđen. Poseban obrazac uglavnom ne postoji

Potrebno je opravdati budžet na jasan i transparentan način, i to svaku pojedinačnu stavku imajući u vidu: neophodnost, broj predloženih stavki, kao i izbor cena koje su korišćene (cene rada, cene opreme, putnih

troškova, smeštaja i drugih). Prilikom pravdanja troškova, mora biti jasna veza između troškova i

aktivnosti. Stavke moraju biti stvarne u odnosu na cene na lokalnom tržištu ili pak u odnosu na cene koje su na nivou EU priznate

Ugovarač ima pravo da traži potvrde o platama i druge dokaze da bi potvrdio verodostojnost cena predstavljenih u budžetu




European union

Struktura finansiranja projekta/Izvori finansiranjaStandardizovani format, koji sadrži

Doprinos Ugovarača: – Doprinos Ugovarača u % ukupnih troškova. Obratiti pažnju da li je definisan i

nominalni iznos doprinisa ugovarača. U svakom slučaju se mora proveriti dozvoljena suma kao i maximalni i minimalni procenti ušešća za svaki poziv pojedinačno.

Sopstveni doprinos - se zahteva u većini poziva, učešće predlagača kao zbir: – Finansijskog doprinosa aplikanta, koji uključuje i doprinose od partnera,

saradnika (ukoliko ih ima) koji takođe mogu dati doprinos; – Doprinosi od drugih organizacija (moraju se navesti pojedinačno

Ukupni troškovi - odgovaraju zbiru svih dozvoljenih troškova projekta. Moraju se slagati sa cifrom koju je uneta na naslovnoj strani aplikacionog formulara.

Potrebno je obratiti pažnju da ste odštampali i uključili oba obrasca za budžet u aplikacioni paket




European union




European union

6. Aplikacioni paket – Pisanje projekta

Proveriti šta se zahteva da bude uključeno u aplikacioni paket

Ne treba slati ono što se ne zahteva




European union

Deo A: Rezime projekta

Značaj projektaOpis projekta i njegovih efekataOdrživost projekta

Deo B: Aplikacioni fromular

ProjekatAplikantPartneri i Izjava o partnerstvuIzjave aplikanta/partneraDrugo

Deo C: Osnovni aneksi

Budžet i Obrazloženje budžetaLogička matricaBiografije

Ostali anexi

•Aneks X (List za pravno lice) i•Aneks Y (Formulari za pravna lica ukoliko je predlog uslovno usvojen);•Aneks Z (Ugovor o dodeli granta) i•Aneks G (Iznos dnevnica) se obično prilaže u informativnu svrhu•Drugi anexi

Aplikacioni paket:




European union

Deo A: Rezime projekta Ukoliko je predviđen, predstavlja i jedan od najvažnijih delova

aplikacije Nakon administrativne provere, pregleda se samo Rezime

projekta -ukoliko ne dobije minimum, aplikacija neće biti dalje pregledana

Strogo se držati strukture Rezimea projekta koja je data u aplikacionom formularu. Po pravilu sadrži sledeće delove: Značaj projekta (pozadina, opravdanost) Opis projekta i njegovih efekata; Održivost projekta

Ograničen broj strana - ALI mora pružiti jasan i sveobuhvatan pregled svih najvažnijih aspekata projekta

Ukoliko se koriste akronimi i skraćenice, objasniti. Ako ne vladate jezikom na kome je pisan, da proveri kompetentna osoba




European union

Deo B. Aplikacioni formular Ukoliko je sprovedena analiza logičkog okvira, treba da

su svi elementi spremni za popunjavanje aplikacionog formulara (detaljnije objasniti)

Aplikacioni formular je osnovni deo predloga projekta i obično se sastoji iz sledećih delova: – Projekat; – Aplikant; – Partneri i izjave partnera;– Izjava aplikanta; – Ostalo




European union

B.1. ProjekatUobičajeno sadrži sledeće delove:1. Opis Projekta1.1 Naziv1.2 Lokacija1.3 Troškovi sprovođenja akcije i suma koja se potražuje od Ugovarača1.4 Rezime 1.5 Ciljevi 1.6 Relevantnost projekta 1.7 Opis projekta i njegove efikasnosti 1.8 Metodologija 1.9 Trajanje i indikativni plan za sprovođenje projekta1.10 Održivost 1.11 Logički okvir2. Budžet projekta i Očekivani izvori finansiranja3. Iskustvo sa sličnim projektima

Napomena Projekat, kao deo aplikacionog formulara, sadrži elemente slične Delu A. (Rezimeu, kao delu aplikacionog paketa). Na primer: Značaj projekta, Opis projekta i njegovih efekata i Održivost projekta Ali - rezime koji čini sastavni element Opisa projekta (pod 1.4.) ne treba mešati sa onim Rezimeom projekta koji čini Deo A. aplikacionog paketa).




European union1. Opis Projekta

1.1 Naziv - Tačan naziv projekta, uključujući i akronim, ukoliko postoji1.2 Lokacija - Navesti sve lokacije gde će se implementirati aktivnosti Primer : Srbija/Republika Srbija/RegionVojvodine/Opština Y; 1.3. Troškovi sprovođenja projekta i suma koja se potražuje od Ugovarača Ukratko i pecizno ukupni dozvoljeni troškovi, valuta, suma koja se potražuje od

ugovarača u ukupnom i procentualnom iznosu (% od ukupnih dozvoljenih troškova projekta), kao i doprinos predlagača.

1.4. Rezime • Trajanje projekta - broj meseci koji je predviđen za trajanje i završetak projekta• Opšti/specifični cilj(evi) –isti kao i oni koje se detaljno opisuju u delu (1.5)• Partneri – ime, država i adresa svih partnera na projektu. Isti kao oni koji se

nalaze u opisu partnera i potpisanim izjavama o partnerstvu; • Ciljne grupe;• Krajnji korisnici;• Očekivani rezultati.• Glavne aktivnosti - samo kratak opis

Pisanje rezimea ostaviti za kraj. 1 strana




European union

1.5. Ciljevi i 1.6 Relevantnost

1.5. Ciljevi - vratiti se na deo Analize Ciljeva. • Predstaviti glavni problem identifikovan prilikom analize logičkog okvira,• Jasno definisane ciljeve čije ispunjenje ciljnim grupama donosi održivu korist • Šta sve mora da se desi van projekta da se ispuni opšti cilj / pretpostavke1.6 Relevantnost projekta - Važan deo, značajan broj bodova• Nalazi iz analize problema i analize zainteresovanih strana• kako je projekat povezan sa ciljevima/prioritetima programa u okviru koga se

aplicira i koje su to potrebe i ograničenja • Način na koji su identifikovane ciljne grupe i krajnji korisnici

Analiza situacije pre implementacije projekta treba da postavi osnovu za akciju koja se predlaže.

Potreba i opravdanost projekta, opis efikasnosti i primenjena metodologija moraju logički proisticati iz TE ANALIZE

Mana mnogih - analiza značaja akcije i predložene aktivnosti nemaju mnogo zajedničkog. Jasno - na koji način bi akcija bila rešenje ili deo rešenja

prepoznatih potreba, AKO su ispravno prepoznate




European union

1.7 Opis projekta i njegove efikasnosti

Opšti cilj i svrha projekta • Bliže određuje ono što je već rečeno o odeljku Ciljevi (pod 1.5).Očekivani rezultati • opisivanje konkretnih rezultata - jasni i određeni, • kvantifikovani, kad god je to moguće. • moraju biti u skladu sa indikatorima koji se mogu objektivno potvrditi i izvorima

verifikacije opisani u matrici• predstavljeni i poređani hronološki• pokazati i da će se projekat širiti dalje u smislu širenja informacija, potencijalnh

metoda za jačanje i eksternu strategiju komunikacije, štampanje brošura, internet strana, učešće na konferencijama i radionicama itd.

Predložene aktivnosti i njihova efikasnost – JASNA VEZA SA REZULTATIMA• Sve aktivnosti (i podaktivnosti) predstaviti korak po korak, uključujući i naziv • Predstavljene i opisane LOGIČNIM REDOM• objasniti KO (aplikant, koji partneri, koji saradnici), GDE, KAKO će se

sprovoditi, ŠTA je sve neophodno za sprovođenje (ljudstvo, materijali)

Povezati aktivnosti sa rezultatima (prethodno opisani). Važno - da ovaj deo odgovara rasporedu aktivnosti i da je moguće uporediti ga sa budžetom

(tabele Akcioni plan i Budžet)




European union1.8 Metodologija

Opisuje kako će se projekat sprovoditi i kako će se njime upravljati. Metodologija koja na jasan način vodi ka postizanju ciljeva i

rezultata

Predstaviti:

Partnerstvo,mogućnost pristupa sredstvima,zaključke do kojih se došlo u fazi analize

Upravljačke strukture, koordinacija aktivnosti, način obezbeđivanja protoka informacija, proces donošenja odluka;

Izbalansirano učestvovanje partnera Procedure za nadzor i evaluaciju: nadzor aktivnosti koje će se odvijati i

mogućnost poređenja sa onima koje su planirane (uz korišćenje indikatora iz logičke matrice), izveštavanje (interno i za Ugovarača) i dogovore za internu i/ili eksternu evaluaciju

Tim predložen za implementaciju (broj, uloga i status/opis) Potencijalne sinergije




European union

1.9 Trajanje i indikativni plan za sprovođenje projekta

• Standardni format (obrazac) koji se koristi za predstavljanje trajanja i indikativnog plana za sprovođenje projekta (Akcioni plan). Ovaj obrazac se obično nalazi u aplikacionom paketu / popuniti (slajd 43)

• Preporuka - da se ne navode konkretni datumi, već termini kao što je: mesec 1, za početni mesec, potom mesec 2, i tako dalje.

• Sve aktivnosti opisane u delu 1.7 Opis projekta i njegove efikasnosti, za prvu godinu budu navedene i u ovom formatu (ostale godine - samo glavne aktivnosti).

• Nazivi aktivnosti se moraju poklapati sa onim koje u navedene u delu 1.7 Projekta.

• U trajanju i indikativnom planu za sprovođenje projekta ostaviti slobodnog-rezervnog vremena u rasporedu (za nepredviđene okolnosti).

• Ponovo uporediti sva tela za implementaciju sa svakom od aktivnosti.




European union

1.10 Održivost i 1.11 Logički okvir

1.10. Prikazati da će projekat imati uticaj: • na ciljne grupe, i na krajnje korisnike, • da su očekivani rezultati održivi i da će se nastaviti po okončanju projekta • navesti i objasniti sve rizike i pretpostavke koje su prepoznati tokom

analize logičkog okvira i koji su kao takvi uključeni u logičku matricuNapraviti razliku između: • Institucionalne održivosti - objasniti da li će strukture koje omogućavaju

sprovođenje aktivnosti postojati i pošto se projekat završi • Održivosti na nivou politika - objasniti strukturni uticaj projekta, da li će

dovesti do promene načina ponašanja, procedura, metoda, relevantnih propisa i drugo

• Finansijske održivosti - na koji način će aktivnosti biti finansirane nakon okončanja finansiranja iz granta

1.11. Ukoliko su saveti i preporuke O LOGIČKOM OKVIRU prihvaćeni, ovaj deo projekta treba da je spreman, a u ovoj fazi konačno proveren




European union

2. Budžet i izvori finansiranja 3. Iskustvo sa sličnim projektima

2. Budžet i izvori finansiranja - popuniti, proveriti i priložiti oba obrasca

3. Iskustvo sa sličnim projektima (Reference) Prethodno iskustvo predlagača u sličnim projektima koji su relevantni

+ sledeće informacije: • Lokacija projekta: isticanje lokacije za deo za koji je aplikant/partner

bio odgovoran. • Troškovi akcije: ukupni troškovi i troškovi za deo za koji je

aplikant/partner bio neposredno odgovoran • Vodeći partner, menadžer ili partner: uloga konkretnog

aplikanta/partnera• Datumi: u kom periodu implementiran da li još uvek traje

(mesec/godina)• Ciljevi i rezultati akcije: Ukratko opšti ciljevi i rezultati i detaljniji opis

uloge vaše organizacije, kao i aktivnosti pri upravljanju i koordinaciji projekta




European union

B2. Aplikant, B3. Partneri B4. Izjava aplikanta

B2. Aplikant podaci o identitetu, profilu, kapacitetu za upravljanje i implementaciju projekata

Profil - priroda institucije, sektor u kome je aktivna i povezane ciljne grupe aplikanta direktne i krajnje/indirektne

Kapacitet za upravljanje i implementaciju kriterijumi:– iskustvo u određenom sektoru – iskustvo u datom geografskom području – prema finansijskm podacima

• B3. Partneri i Izjava o partnerstvu opis partnera+ istorija saradnje sa aplikantom, uloga u implementaciji.

• Izjava o partnerstvu - važan dokument koji je formalan dokaz o postojanju partnerstva. Jedna od prvih aktivnosti

• B4. Izjava aplikanta dokument u standardizovanoj formi-sadržini, potpisana od strane ovlašćenog lica, priložena u originalnom obliku.




European unionB5. Ostalo

Biografije - uz svaki projekat biografije experata i drugih uključenih u rad u skladu sa uslovima koji su predviđeni pozivomKontrolna lista koja sluzi za proveru da li aplikacija sadrži sve elementeSaradnici koji učestvuju u projektu (Associates) mogu imati ulogu u sprovođenju projekta, ali ne mogu primati nadoknadu iz granta, osim dnevnica ili putnih troškova. Mogu pomoći projekat finansijski što će se računati kao doprinos aplikantaEvaluaciona tabela informativni karakter, sadrži korake u procesu evaluacije i ne treba da se popunjava od strane aplikanta. Može biti od izuzetne koristi prilikom pisanja projekta Drugo ...




European union

7. ZAVRŠNI KORACIPakovanje predloga projekta? dokumentaciju pripremiti i dostaviti i u papirnoj formi - na adekvatan način spakovati. Vreme i pažnja? Proveriti sva dokumenta? u originalu? Potpisano ispečaćeno? Vreme za štampu, slaganje i povezivanje+rezervno vreme

Sve složeno prema redosledu, određena dokumenta pakuju se posebno?

Nepridržavanje pravila ne mora značiti da će predlog automatski biti odbijen, ali može da dovede do konfuzije Slanje - Kada i gde se podnosi aplikacija?

Stalno imati u vidu rok i sedište institucije kojoj se dostavlja (oko 2 meseca koliko se obično predvidi od objavljivanja do roka za predaju, može biti nedovojno) Šta se šalje? ponovo proveriti poziv i tačnu sadržinu aplikacionog paketa (na pr 1 original i 2 posebno uvezane kopije-koliko je naznačeno? Elektronska verzija - prema uputstvima?




European union

8. EVALUACIJA• Prijem i registracija predloga Koverte se čuvaju zapečaćene do

otvaranja • Otvaranje i administrativna provera • Evaluacija rezimea projekta• Evaluacija kompletnog aplikacionog formulara na osnovu

evaluacione tabele Komisija utvrđuje listu svih predloga koji su uslovno prihvaćeni i poziva ih da prilože dodatnu dokumentaciju

• Komisija sastavlja i rezervnu listu• Zaključci evaluacione Komisije sačinjava listu odabranih predloga • Komisija ne mora dodeliti sva dostupna sredstva

Celokupna procedura poverljiva/proces donošenja odluka Komisiije tajan




European union9. ZAKLJUČAK?

PITANJE ZA VAS-USPEŠNA APLIKACIJA?

Da li uspešna aplikacija znači i uspešan projekat?Uspešna aplikacija – neki faktori:• Jasni ciljevi, metodologija i rezultati • Opravdanost projekta • Realan plan rada • Realan budžet • Jasna struktura, jezik i naziv projekta • Rezime projekta • Poštovanje pravila poziva za predloge projekata




European union

NEUSPEŠNA APLIKACIJA?

Nepoštovanje propisanih rokovaNepoštovanje proceduralnih i

administrativnih pravilaSadržaj predloga




European union

Uspeh projekta – neki faktori

Pažljivo planiranje

Stvarni problemi ciljne grupe

Učesnici se drže svojih obaveza

Organizaciona Sposobnost

Stručan Projektni tim

Jasno identifikovaneCiljne grupe i

korisnici

Efikasno upravljanje

Zastupljeni različiti interesi

Uspeh projekta




European union

HVALA NA PAŽNJI!

Business

Priprema projekata