Introductory Management Theory and practice

Section

Leadership: Managing groups & Interpersonal communication

Chương 5

Dẫn dắt & tham dự họp hành

A JOKE BEFORE WE STARTS

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Biết các loại họp hành và khi nào cần họp hành

Biết cách dẫn dắt cuộc họp

Biết cách tham gia hiệu quả cuộc họp

Hiểu yêu cầu khác nhau của họp hành và gặp mặt thân mật

CHƯƠNG TRÌNH

Giới thiệu về Họp hành

Hoạch định và dẫn dắt cuộc họp

TẠI SAO PHẢI HỌP?

Chức năng công việc:•Cung cấp thông tin, thông báo•Thu thập ý kiến, thông tin, tìm sự đồng thuận•Diễn đàn trao đổi để xác định và giải quyết vấn đề

Chức năng duy trì•Xây dựng tinh thần, nuôi dưỡng tình cảm đội nhóm•Vui vẻ - xây dựng không khí làm việc thân thiện và hợp tác

TẠI SAO PHẢI HỌP?

1. Không có cách nào tốt hơn và ít chi phí hơn để cho công việc được tiến hành

2. Cần trình bày nhanh thông tin đến đông người nhưng loại giao tiếp viết không phù hợp

3. Cần đạt được sự cam kết

4. Cần động viên và làm mọi người hào hứng với ý tưởng

5. Cần mọi người giúp giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định hoặc thi hành 1 giải pháp

CÁC LOẠI HỌP HÀNH

1. Cuộc họp cập nhật chung (định kỳ)

2. Cuộc họp cung cấp thông tina. Cuộc họp nhóm (team-briefing) để thông báo

những sự kiện hay kết quả quan trọng của tổ chức

b. Họp để định kỳ cập nhật

c. Họp đưa ý tưởng mới

d. Họp giới thiệu kế hoạch

e. Họp bàn về chất lượng

f. Họp giới thiệu thay đổi mới

HỌP CHÍNH THỨC VS. HỌP KHÔNG CHÍNH THỨC

Chính thức (formal)• Không phải vấn đề quan trọng là họp

formal• Tuân theo thủ tục & có những luật lệ

chính thức – nhóm lớn/nhiều người

Không chính thức (informal)• Diễn ra ngẫu nhiên & không khí thoải

mái• Nhóm nhỏ

HỌP HÀNH TỪ XA

Teleconference•Tiết kiệm chi phí•Giới hạn thời gian

Video Conference•Tiết kiệm chi phí•Giới hạn thời gian•Kết hợp multimedia conference•Kết hợp cả teleconference

Cần chuẩn bị và dẫn dắt tốt

hơn cuộc họp

thường

CHƯƠNG TRÌNH

Giới thiệu về Họp hành

Hoạch định và dẫn dắt cuộc họp

ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CUỘC HỌP

Làm rõ kết quả hay mục tiêu cuộc họp

Giới hạn chủ đề thảo luận

Giúp thành viên cuộc họp hiểu các vấn đề/quan điểm

Đảm bảo lịch trình cuộc

họp/Tóm tắt thường xuyên

Thu thập, tổng kết và ghi nhận mọi ý kiến, quyết định,

thỏa hiệp…

ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CUỘC HỌP LOẠI DUY TRÌ

Tạo không khí thân hiện & thông cảm &

hài hước

Tỏ lòng biết ơn tất cả mọi người và ý kiến/đóng góp của

họ

Tôn trọng người tham dự cuộc họp

Không áp đặt/khai thác sự bất đồng thành những ý

tưởng khác nhau

Họp Duy Trì

QUAN SÁT TỐT ĐỂ DẪN DẮT CUỘC HỌP TỐT

Quan sát để nhận biết

1. Kiểu giao tiếp: assertive, aggressive hay passive

2. Mẫu giao tiếp: ai nói với ai, trong bao lâu, ai là người dẫn dắt “ngầm”, ai phá bĩnh

3. Quy tắc của nhóm: mọi người đi họp sớm hay trễ, có chuẩn bị trước khi họp…

10 LỖI THƯỜNG GẶP

1. Thiếu chuẩn bị

2. Không thông báo cho người tham dự đủ thời gian chuẩn bị

3. Lịch trình họp không tốt

4. Để nhóm thảo luận lan man không kịp thời gian họp

5. Không ghi lại các quyết định và đồng thuận

6. Đến trễ, bắt đầu cuộc họp trễ

7. Không tạo không khí thân thiện cho cuộc họp

8. Cấm thảo luận tự do

9. Quá kiểm soát hay quá thả lỏng

10. Thúc ép cuộc họp vội vàng

CÁCH HOẠCH ĐỊNH CUỘC HỌP

Đặt mục tiêu cuộc họp

Lên lịch họp (agenda)

Lên danh sách thành viên

Lên kế hoạch thời gian và địa điểm

DẪN DẮT CUỘC HỌP

Mở đầu cuộc họp

Dẫn

dắt thảo

luận

Kết thúc

cuộc họp

Xử lý

sau cuộ

c họp

KỸ NĂNG CỦA NGƯỜI DẪN DẮT CUỘC HỌP

Giữ kiểm soát Mục tiêu cuộc họp Thảo luận Phát triển cuộc họp theo mong muốn Phản ứng/giao tiếp của cơ thể

Xử lý tốt những thành viên quấy rối

CÁC LOẠI THÀNH VIÊN QUẤY RỐI

1. Người thống trị

2. Người làm xao nhãng/làm lạc đề

3. Người muốn thể hiện

4. Người lặp đi lặp lại

5. Người không đóng góp

6. Người ngủ ngày

7. Người không nhất quyết

8. Người nói huyên thuyên

9. Người phê bình

10. Người không chuẩn bị

ĐỂ THAM DỰ TỐT CUỘC HỌP

Chuẩn bị nội dung theo lịch họp Thái độ tích cực với mọi người Lắng nghe tích cực Đóng góp ý kiến sau khi suy nghĩ cẩn thận

VAI TRÒ TRONG CUỘC HỌP

Một số vai trò trong cuộc họp chính thức hay không chính thức: Chủ tọa Thư ký Gatekeeper – đảm bảo ai cũng có cơ hội nói Coordinator/Facililator Compromiser Clown

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Biết các loại họp hành và khi nào cần họp hành

Biết cách dẫn dắt cuộc họp

Biết cách tham gia hiệu quả cuộc họp

Hiểu yêu cầu khác nhau của họp hành và gặp mặt thân mật

THAM KHẢO

1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

KẾT THÚC CHƯƠNG 5

THANK YOUTHANK YOU