1

KỸ NĂNG TỔ CHỨCVÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP

2

Néi dung chÝnh

Vai trò của người tổ chức và điều hành cuộc họp

Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều hành cuộc họp

Kỹ năng cần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp

Kỹ năng hiểu được người khác

3

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

Đặc điểm chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập

Vai trò chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> chuẩn bị và hướng dẫn quá trình trước, trong khi diễn ra cuộc họp

Đặc điểm

4

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)

Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những thoả thuận

Người tổ chức cần sắp xếphoặc thoả thuận về

+ Mục tiêu ?+ Thời gian và địa điểm ?+ Thành phần ?+ Nội dung ?+ Tiến độ ?

Người điều hành cần sắp xếp hoặc thoả thuận về

+Thực hiện chương trình+ Quản lý sự kiện diễn biến+ Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng …

5

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

Trách nhiệm và cách làm

+ Có trách nhiệm làm cho moi ngườihiểu rõ mục tiêu cuộc họp;+ Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác+ Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phátsinh một mình+ Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay+ Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất+ Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viênkhác nhau …..

6

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)

Nhiệm vụ chínhkhi điều hành

1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu

2. Khai mạc

3. Cung cấp chương trinh,yêu cầu và phương pháp làm việc

4. Điều hành cuộc họp

- Bám sát CT (tránh lan man)

- Duy trì kỷ luật

- Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm)

5. Đánh giá kết quả cuộc họp

6. Tổng kết và bế mạc

7

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM

+ Phát huy tính tích cực của các thành viên

+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình

+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia

+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ

+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi

+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên

+ Cần có thành viên ghi chép nội dung

+ Cần có thành viên trình bày kết quả ….

8

DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM

20 CÁCH

1. Sử dụng giọng nói có hiệu quả

2. Kể các câu chuyện, giai thoại

3. Di chuyển trong khi nói

4. Thay đổi cách thuyết trình

5. Hình thức tài liệu

6. Két hợp BCV tham gia các chủ đề

7. Sử dụng các công cụ trực quan

8. Đặt câu hỏi

9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ

10.Cá nhân hoá việc thuyết trình

(có sự tương tác)

9

DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)

20 CÁCH

11. Nêu những ý nghĩ hài hước

12. Sử dụng các giao tiếp không lời

13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng

14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm

15. Khuyến khich sự cạnh tranh

16. Vận dụng cách tiếp cận mới

17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề

18. Giải quyết tình huống

19. Nghỉ giải lao -> hội ý

20. Hãy nhiệt tình …

10

KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

Kỹ năng hiểu người khác

Kỹ năng trình bày

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng truyền đạt thông tin

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng thuyết phục

Kỹ năng tổng hợp

Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản

hồi

…

11

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

Hướng ngoạiSức mạnh đến từ bên ngoài Hướng nội

Sức mạnh nội tại-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người

-Hay nói và dẽ tiếp cận

-Dễ kết bạn

-Thường nói thẳng

-Hay nói ý nghĩ ra ngoài

-Dễ nói về bản thân

-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi

-Cần nơi yên tĩnh

-Ít bạn

-Kín đáo, không dễ nói chuyện

-Suy nghĩ trước khi hành động

-Nghĩ trước khi nói

12

SỬ DỤNG THÔNG TIN

CỤ THỂĐánh giá thực tế KQ

KHÁI QUÁT Nhìn tổng thể

-Thực tế và khôn ngoan-Tuân thủ quy định, công việc chính xác và tỉ mỉ-Thích thể hiện công việc- Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích- Hay sử dụng nhiều phương phápcó sắn ….

-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy-Không quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết-Cho tương lai là quan trọng-Thích suy gẫm-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …

13

RA QUYẾT ĐỊNH

Lý trí Tình cảm

-Các quyết định KQ-Suy nghĩ hợp lý và KH-Có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc-Ít khi thể hiện tình cảm-Thường có chứng kiến rõ ràng …..

-QĐ do trái tim điều khiển

-Tình cảm là quan trọng

-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng

-Hay biểu lộ tình cảm

-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu

cá nhân

-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè

14

HOẠT ĐỘNG

Kếhoạch

Linhđộng

-Thích sắp đạt công việc trước

-Bảo đảm thời gian đúng KH

-Làm việc chăm chỉ và đáng tin cậy

-Lập KH và tổ chức nề nếp

-Thoải mái khi đã ra QĐ

-Hay vội vã

-Thích để mở và dễ dàng

-Có thể thay đổi những sắp đặt

-Dễ trì hoãn việc ra QĐ

-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng

-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt

-Thường ung dung

15

SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN

Lấy sực mạnh từ đâu ?

Tiếp nhận thôngtin như thế nào ?

Xử lý thông tinnhư thế nào ?

Tổ chức công việcnhư thế nào ?

Hướng nội25%

Hướng ngoại75%

Cụ thể75%

Khái quát25%

Lý trí50%

Tình cảm50%

Kế hoạch50%

Linh hoạt50%

16

HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT

Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận thức khác nhau

Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viên

Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự cộng hưởng của tập thể, của nhóm

=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người …

17

Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe của các vị đại biểu