BÀI GIẢNG MÔN

Giảng viên: Ths. Lê Thị Bích Ngọc

Điện thoại/E-mail: ngoclb74@yahoo.com

Bộ môn: Quản trị - Khoa QTKD1

Học kỳ/Năm biên soạn: Kỳ 2 năm học 2012-2013

QUẢN TRỊ HỌC

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

LOGO

Chương 1Nhập môn

quản trị học2

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

• Khái niệm quản trị• Sự cần thiết phải quản trị• Chức năng của quản trị

• Nhà quản trị• Vai trò của nhà quản trị• Kỹ năng của nhà quản trị• Năng lực của nhà quản trị

• Quản trị là khoa học• Quản trị là nghệ thuật

3

Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.

• Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình.

Robert Kreitner” Quản trị là tiến trình làm việc với hoặc thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi

• Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sự dụng các nguồn lực giới hạn

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ

4

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊQuản trị được xem

như là tiến trình hoànthành công việc

một các có hiệu quả và hữu hiệu thông qua và

với người khác.

Hữu hiệu và hiệu quả đề cập đến việc

chúng ta đang làm gì và thực hiện chúng như

thế nào

Từ tiến trình trong định nghĩa này

biểu thị những hoạt động chính

mà nhà quản trị thực hiện, những hoạt động đó là hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm

soát. 5

Là hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm

đạt được những mục tiêu chung

Quản trị tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất trong

đó các cá nhân làm việc theo nhóm và có thể đạt được hiệu suất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Sự cần thiết phải quản trị

6

KiỂM TRAKiỂM TRA

CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ

LÃNH ĐẠO

HOẠCH ĐỊNH Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó

Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp mọi người có thể thực hiện được các kế hoạch đã đề ra và thoả mãn các mục tiêu của tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao.

Lãnh đạo bao gồm các hoạt động nhằm thúc đẩy mọi người thực hiện những công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của tổ chứcChức năng lãnh đạo không phải được thực hiện sau khi các chức năng hoạch định và tổ chức đã hoàn tất mà nó là một yếu tố then chốt của các chức năng này

Là quá trình giám sát một cách chủ động đối với một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những điều chỉnh cần thiết khi tổ chức không đạt được hiệu suất mong muốn

TỔ CHỨC

Các chức năng của quản trị

Ai là nhà quản trị?

• Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

Nhà quản trị có thể được chia thành 3 loại

• Quản trị viên cao cấp• Quản trị viên cấp trung• Quản trị viên cấp cơ sở

NHÀ QUẢN TRỊ

8

NHÀ QUẢN TRỊ CÁC CẤP

9

10

VAI TRÒ CỦA NHÀ

QUẢN TRỊ

Vai trò thông tin

Vai trò quan hệ với người khác

Vai trò quyết định

Vai trò đại diện Vai trò đại diện

Vai trò liên lạc Vai trò liên lạc

Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Với vai trò này nhà quản trị chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng trong đơn vị mình như một tổng thể thống nhất nhằm đạt được mục tiêu chung.

Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ

Vai trò lãnh đạo

Quan hệ với người khác để nhằm góp phần hoàn thành công việc của đơn vị như thiết lập và duy trì mạng lưới các mối quan hệ với cá nhân và tôt chức bên ngoài

VAI TRÒ QUAN HỆ VỚI NGƯỜI KHÁC

VAI TRÒ THÔNG TIN

Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin

Vai trò cung cấp thông tin

Vai trò phổ biến thông tin

Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những thông tin, sự kiện có ảnh hưởng tới hoạt động của DN

Thay mặt DN đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích có lợi cho DN (với tư cách là người phát ngôn) hoặc nhà quản trị cấp dưới báo cáo lên cấp trên

Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc với các thông tin cần thiết đối với công việc của họ

VAI TRÒ THÔNG TIN

www.themegallery.com

VAI TRÒ CÁCH TÂN

VAI TRÒ PHÂN PHỐI TÀI NGHUYÊN

VAI TRÒ GiẢI QUYẾT XÁO TRỘN

VAI TRÒ ĐÀM PHÁN

Phân bổ tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao

Với vai trò này nhà quản trị như là chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao trong cuộc tiếp xúc với các đối tác của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung

Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng CN mới…

Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức.

VAI TRÒ QUYẾT ĐỊNH

Kỹ năng nhân sự

KỸ NĂNG QuẢN TRỊ

Kỹ năng tư duy

Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng quản trị là những khả năng, kinh nghiệm, kỹ xảo và mức độ thành thạo trong việc thực hiện những công việc trong lĩnh vực, chức năng quản trị DN trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Kỹ năng nhận thức• Là khả năng dựa trên hiểu biết để nhìn

nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận

• Kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng tư duy của nhà quan trị, khả năng xử lý thông tin và khả năng hoạch định

Kỹ năng nhân sự• Là khả năng của nhà quản trị làm

việc với và thông qua người khác và khả năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm

• Kỹ năng này được minh hoạ theo cách thức mà nhà quản trị quan hệ với người khác, bao gồm: khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thôngvà giải quyết mâu thuẫn

Kỹ năng chuyên môn• Là khả năng am hiểu và thành thạo

trong thực hiện các công việc cụ thể• Bao gồm sự tinh thông về các

phương pháp, kỹ thuật và thiết bị liên quan đến các chức năng cụ thể như Marketing, sản xuất, tài chính…Kỹ năng chuyên môn còn bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng các công cụ kỹ thuật để giải quyết vấn đề trong lĩnh vực cụ thể.

KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

16

Kỹ năng tư duy

Quản trị viên cấp

cao

Quản trị viên cấp

trung

Quản trị viên cấp

cơ sở

Kỹ năng nhân sự Kỹ năng chuyên môn

Mối quan hệ giữa kỹ năng và cấp bậc quản trị

17

NĂNG LỰC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

18

Truyền thông

Hoạch định và điều hành

Làm việc nhóm

Hành động chiến lược

Nhận thức toàn cầu

Tự quản trị

NĂNG LỰC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Năng lực then chốt của nhà quản trị

19

Truyền thông chính thức

• Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập nhật các sự kiện, hoạt động• Tạo khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng, kiểm soát vấn đề tốt• Viết rõ ràng, xúc tích và hiệu quả

Truyền thông không chính thức

• Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật

• Hiểu được tình cảm của người khác, thiết lập các mối quan hệ cá nhân…

Thương lượng

• Thay mặt nhóm để đàm phán một các có hiệu quả về vai trò và nguồn lực• Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các quan hệ với cấp trên• Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng đối với thuộc cấp.

Năng lực truyền thông

20

Bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng có thể được thực hiện như thế nào, phân bổ nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn bộ tiến trình để đoán chắc rằng chúng được thực hiện tốt.

Năng lực hoạch định và điều hành

Năng lực hoạch định và điều hành

Việc hoàn thành công việc thông qua những nhóm người có cùng trách nhiệm và thực hiện công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau yêu cầu năng lực làm việc nhóm

Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động nhóm trở nên hữu hiệu bằng cách

• Thiết kế nhóm hợp lý• Tạo môi trường hỗ trợ hoạt động nhóm• Quản trị sự năng động của nhóm một cách thích hợp

Năng lực làm việc nhóm

22

Thiết kế nhóm

• Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để khích lệ việc hoàn thành công việc của các thành viên trong nhóm

• Cơ cấu thành viên của nhóm một cách hợp lý• Xác định trách nhiệm chung cho cả nhóm, ấn định nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành

viên của nhóm một cách thích hợp

Tạo lập một môi trường khích lệ, hỗ trợ• Tạo lập môi trường mà trong đó sự hợp tác hiệu quả luôn được đánh giá kịp thời và khích lệ,

khen thưởng. Các thành viên được trao quyền hoạt động dựa trên khả năng suy sét tốt nhất của họ không phụ thuộc vào ý kiễn của người lãnh đạo.

• Hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu.• Hành động như là một huấn luyện viên, người tư vấn, cố vấn đối với các thành viên trong

nhóm.

Quản trị sự năng động của nhóm

• Hiểu rõ điểm mạnh, yếu của từng thành viên trong nhóm và khai thác các điểm mạnh của họ để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm.

• Cởi mở đối với các mâu thuẫn và bất đồng và xử lý tốt chúng để nâng cao kết quả công việc• Chia sẻ sự tin cậy đối với mọi người. 23

Thấu hiểu về tổ chức

Năng lực hành động chiến lược

24

Năng lực nhận thức toàn cầu

25

Việc thực hiện các công việc quản trị trong tổ chức thông qua việc sử dụng phối hợp các nguồn lực từ nhiều quốc gia và đáp ứng nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn hoá đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực nhận thức toàn cầu

Các khía cạnh của năng lực nhận thức toàn cầu

Hiểu biết về văn

hóa

Cởi mở, nhạy cảm về VH

1

2

3

1

2

3

Sự hiểu biết và cập nhật các

khuynh hướng và sự kiện chính trị,

xã hội kinh tế trên toàn thế giới

Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức

Hiểu và nói thông thạo hơn một ngôn ngữ khác

Hiểu rõ đặc trưng của

những khác biệt về quốc gia và dân tộc và văn

hóa

Nhạy cảm đối với những xử sự văn

hóa riêng biệt và có khả năng thích nghi một cách

nhanh chóng với những tình huống

mới

Điều chỉnh hành vi một cách thích hợp

khi giao tiếp với người có những nền

tảng về dân tộc chủng tộc văn hóa

khác

Xử lý công việc trung thực và có đạo đức

Có nghị lực và nỗ lực cá nhân

Cân bằng giữa nhu cầu công việc và cuộc sống

Khả năng tự nhận thức và phát triển

NĂNG LỰC TỰ QUẢN

27

Năng lực quản trị ngày nay được

xem là một nguồn lực quan trọng cho sự phát triển của một quốc gia nói chung hay một tổ chức kinh tế nói

riêngTrong các nguồn

lực của doanh nghiệp, năng lực Quản trị là quan trọng nhất, bỡi vì

các nguồn lực khác có phát huy

tác dụng được hay không đều phụ thuộc phần lớn

vào năng lực quản trị.

NĂNG LỰC QUẢN TRỊ

Ví dụ

Theo tài liệu của GS. Nguyễn văn Lê. Nguyên nhân phá sản một doanh nghiệp: -60% do quản trị thiếu khả năng.-20% do chiều hướng bất lợi.-10% do tai nạn .-10% do các yếu tố linh tinh khác.

Các nhà kinh tế Pháp điều tra nghiên cứu và phân định trước những tổn thất của doanh nghiệp do các nguyên nhân sau:-50% thuộc về lãnh đạo.-25% thuộc về giáo dục – đào tạo.-25% thuộc về những người thừa hành.

28

QUẢN TRỊ VỪA LÀ KHOA HỌC VỪA LÀ NGHỆ THUẬT

Cách thức quản trị giống như mọi lĩnh vực khác (y học, hội họa, kỹ thuật ...) đều là nghệ thuật, là ‘bí quyết nghề nghiệp’, là quá trình thực hiện các công việc trong điều kiện nghệ thuật với kiến thức khoa học làm cơ sở. Do đó, khi khoa học càng tiến bộ, thì nghệ thuật làm việc càng hoàn thiện.

Khoa học và nghệ thuật không loại trừ nhau mà phụ trợ cho nhau, nó chỉ là hai mặt của một vấn

29

QUẢN TRỊ LÀ KHOA HỌC

Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trị trong tổ chức, tổng kết hóa các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết có thể áp cho các tình huống quản trị tương tự.

30

Khoa học quản trị nhằm

• Cung cấp cho các nhà quản trị một cách suy nghĩ có hệ thống trước các vấn đề phát sinh, cung cấp những phương pháp khoa học giải quyết các vấn đề trong thực tiễn làm việc. Thực tế đã chứng minh các phương pháp giải quyết khoa học đã là những kiến thức không thể thiếu của các nhà quản trị.

• Cung cấp cho các nhà quản trị các quan niệm và ý niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất các vấn đề.

• Cung cấp cho các nhà quản trị những kỹ thuật đối phó với các vấn đề trong công việc, hình thành các lý thuyết, các kinh nghiệm lưu truyền và giảng dạy cho các thế hệ sau.

QUẢN TRỊ LÀ KHOA HỌC

31

QUẢN TRỊ LÀ KHOA HỌC

Tính khoa học của Quản trị thể hiện

• Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các qui luật tự nhiên, xã hội. Điều đó đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các qui luật khách quan chung và riêng của tự nhiên và xã hội.

• Thứ hai, trên cơ sở đó mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học, trước hết là triết học, kinh tế học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học, … và các kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản trị.

• Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó cũng có nghĩa, người Quản trị vừa phải kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng một cách linh hoạt những phương pháp, những kỹ thuật Quản trị phù hợp trong từng điều kiện, hoàn cảnh nhất định.

32

Quản trị là một nghệ thuật Người ta thường xem quản trị là một nghệ thuật còn người

quản trị là người nghệ sĩ tài năng. Quản trị khác với những hoạt động sáng tạo khác ở chỗ nhà ‘nghệ sĩ quản trị’ phải sáng tạo không ngừng trong thực tiễn sản xuất kinh doanh.

Quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công thức. Nó là một nghệ thuật và là một nghệ thuật sáng tạo. Nhà quản trị giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi được ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ thuật quản trị của họ, linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản trị vào trong những tình huống cụ thể.

33

Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện

• Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống. • Trong nghệ thuật sử dụng người .• Nghệ thuật giáo dục con người. • Nghệ thuật giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh. • Nghệ thuật ra quyết định quản trị. • Nghệ thuật quảng cáo. • Nghệ thuật bán hàng

• Nghệ thuật là cái gì đó hết sức riêng tư của từng người, không thể “nhập khẩu” từ người khác. Nó đòi hỏi ở người quản trị không những biết vận dụng có hiệu quả các thành tựu khoa học hiện có vào hoàn cảnh cụ thể của mình mà còn tích lũy vốn kinh nghiệm của bản thân, của người khác để nâng chúng lên thành nghệ thuật – tức biến nó thành cái riêng của mình.

Quản trị là một nghệ thuật

34

MỐI QUAN HỆ GIỮA KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT

Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng cho nó.

Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập, loại trừ nhau mà không ngừng bổ sung cho nhau. Khoa học phát triển thì nghệ thuật quản trị cũng được cải tiến theo.

Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức. Nghệ thuật quản trị trước hết là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo và có hiệu quả nhất. Tài năng của quản trị gia, năng lực tổ chức, kinh nghiệm giúp họ giải quyết sáng tạo xuất sắc nhiệm vụ được giao.

35