Stage Rrh Techni Contact Md2 I

PROCESSUS DE RECRUTEMENT ET GESTION DU PERSONNEL

RAPPORT DE STAGE

RESPONSABLE DES RESSOURCES

HUMAINES

SOCIETE MD2i

Tuteur du Stage:

M. VERRY EMMANUEL

Rapport de stage Gloria Giuliani PAE du 15 janvier au 23 février 2007

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REMERCIEMENTSREMERCIEMENTSREMERCIEMENTSREMERCIEMENTS

Je tiens en premier lieu à remercier toute l’équipe de MD2i, dont M. Frédéric

STUMM, Président Directeur Général, pour leur gentillesse et leur accueil au sein

de la société.

Je témoigne également ma gratitude à Monsieur Emmanuel VERRY,

Directeur Commercial, pour m’avoir transmis des connaissances et des conseils très

instructifs en matière de recrutement et aussi pour avoir été très disponible pour

répondre à mes nombreuses questions. Son expérience, me fut d’une grande aide lors

de ces 6 semaines.

Mes remerciements vont également tout naturellement à Madame Marie-Agnès

Prieur, ma formatrice qui m’a transmis les connaissances théoriques nécessaires mais

surtout des conseils en matière d’organisation et d’aptitudes professionnelles

nécessaires à l’exercice de ce métier.

J’exprime enfin mes plus sincères remerciements à mon conjoint Jean-Paul Mistrali

qui m’a été d’une aide précieuse en terme de soutien et d’écoute tout au long de ce

stage.


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SSSOOOMMM MMM AAAIII RRREEE SOMMAIRE ................................................................................................................. 3

PARTIE I : INTRODUCTION ............................................................. 4 1.1 Projet de stage et choix de l’Entreprise ................................................................ 4 1.2 Mes diverses responsabilités .................................................................................. 5

PARTIE II : L’ENTREPRISE ET SON

ENVIRONNEMENT ....................................................................................... 6

2.1 PRESENTATION DE L’ENTREPRISE .............................................................. 6 2.1.1 Fiche d’identité de l’entreprise. ........................................................................... 6 222...111...222 Historique .................................................................................................................. 7 2.1.3 Présentation du catalogue papier ....................................................................... 8 2.1.4 Organigramme de la Société MD2i ................................................................... 12

2.2 L’ACTIVITE DE L’ENTREPRISE ....................................................................... 13 2.2.1 Le secteur industriel ............................................................................................. 13 2.2.2 Les concurrents ...................................................................................................... 13 2.2.3 Les différents services ......................................................................................... 14

PARTIE III. MISSIONS CONFIEES ...................................... 18

3. LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL ............................................................. 18 3.1 Définition des besoins de l’entreprise ................................................................. 18 3.2 Recherche des candidatures ................................................................................. 19 3.3 Etude des dossiers des candidats....................................................................... 21 3.4 Gestion du déroulement des entretiens .............................................................. 22

4. GESTION DU PERSONNEL ET SUIVI DES STAGIAIRES .......................... 29 4.1.1Suivi du planning effectif stagiaire ................................................................... 29 4.1.2 Gestion des horaires ............................................................................................ 30 4.1.3 Gestion administrative......................................................................................... 31

CONCLUSION ..................................................................................................... 33

ANNEXE 1 : Statistiques de Recrutement des Stagiaires ............................................................. 40


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PPPAAARRRTTTIIIEEE III ::: IIINNNTTTRRROOODDDUUUCCCTTTIIIOOONNN

1.1 Projet de stage et choix de l’Entreprise

Dans le cadre de la formation ASSISTANTE RESSOURCES HUMAINES à l’Afpa de

Créteil, une période d’application en Entreprise de six semaines m’a été octroyée afin de

me permettre de renforcer et de consolider les connaissances théoriques acquises dans

une situation d’immersion dans un environnement professionnel.

Mon choix s’est porté sur la Société MD2i Techni-Contact puisqu’il s’agit d’une Agence

de communication avec une orientation vers le marché International.

Cette Entreprise proposait un stage formateur et offrant des responsabilités de

Responsable Ressources Humaines .

D’autre part j’avais eu une première expérience du recrutement lorsque j’exerçais en

tant que commerciale puisque j’ai eu pour dernière mission de recruter la personne qui

devait me remplacer à mon poste de commerciale sédentaire bilingue (Espagnol) ce qui

m’a fortement attiré à postuler pour intégrer cette Entreprise en tant que stagiaire

Assistante Ressources Humaines.

Par ailleurs j’ai considéré que mon profil pouvait correspondre aux multiples attentes de

cette PME dynamique puisque j’avais une expérience professionnelle de « Commerciale

Sédentaire » au sein d’une société Italienne et que je suis TRILINGUE (Anglais Espagnol,

Italien) C’est pourquoi l’entreprise MD2i m’a accueillie au sein de sa Direction, du 15

janvier au 23 février 2007, dans le but de gérer et administrer le personnel au sein de la cellule

« Stagiaires ».


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1.2 Mes diverses responsabilités

Mes missions comprenaient deux volets étroitement liés et complémentaires que je détaillerai plus en avant. J’avais pour principales missions :

Le recrutement (recherche de profils, qualification et présélection de CV) Je devais

aussi assurer la gestion des dossiers et du déroulement des entretiens de sélection, la

validation et la prise de décision des candidatures retenues en étroite collaboration avec

le Directeur Commercial et enfin l’accueil et l’intégration du personnel entrant.

Gestion du personnel déjà en place dans l’Entreprise (vérification des horaires,

contrôle des absences et la gestion administrative des dossiers ( communication et

relations avec les Ecoles, suivi des dossiers de conventions de stage, responsabilité du

respect du règlement …)


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PPPAAARRRTTTIIIEEE IIIIII ::: LLL’’’EEENNNTTTRRREEEPPPRRRIIISSSEEE EEETTT SSSOOONNN

EEENNNVVVIIIRRROOONNNNNNEEEMMMEEENNNTTT

222...111 PPPRRREEESSSEEENNNTTTAAATTTIIIOOONNN DDDEEE LLL’’’EEENNNTTTRRREEEPPPRRRIIISSSEEE

2.1.1 Fiche d’identité de l’entreprise.

NUMERO D’ENREGISTREMENT AU REGISTRE DU COMMERCE : B 392 772 497 NATIONALITE : Française RAISON SOCIALE : MD2i (Marketing Direct Inter Industries) SIEGE SOCIAL : 253, rue Gallieni 92100 BOULOGNE BILLANCOURT DATE DE CREATION : 29 octobre 1993 FORME JURIDIQUE : Société par Actions Simplifiées NOMBRE DE SALARIES : moins de 10, 6 lors de mon stage GREFFE : Nanterre ACTIVITE : Agence de communication PRODUIT : Catalogues TECHNI CONTACT, Editions : Générale, Industries et Collectivités

MONTANT DU CAPITAL : 40 000 euros CHIFFRE D’AFFAIRES (CA) : 1.4 ME en 2003

CROISSANCE DU CA : -6.67% entre 2002 et 2003


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222...111...222 Historique

La société MD2i (Marketing Direct Inter Industrie) a été créée en octobre 1993 par

Frédéric STUMM, actuel Président Directeur Général et ancien commercial d’Achats

Directs. Il s’agit d’une société par actions simplifiées au capital de 40 000 €. MD2i est

une agence de communication dont l’activité d’origine est l’édition et le

développement de catalogues de biens d’équipements industriels. Sa spécificité

consiste à établir un contact direct entre le fournisseur et l’utilisateur, d’où le nom de ses

catalogues : Techni Contact. Le chiffre d’affaires en 2003 s’élevait à 1,4 millions d’euros

et la société référençait plus de 250 annonceurs.

En 1995 le premier catalogue Techni Contact édition générale est lancé, référençant

des sociétés de biens d’équipements industriels. Afin de diversifier son offre, la société

créée en 1998 un second catalogue : Techni Contact édition Industries destiné aux

industriels. Cette même année, le premier site Internet est mis en ligne. En 2000, deux

nouveaux catalogues sont diffusés : le Techni Contact édition Collectivités et l’édition

Europe. Pourtant, bien que distribuée dans différents pays européens, l’édition Europe

est arrêtée en 2001 car elle n’a pas connu le succès escompté.

Les catalogues sont un important outil de communication. Cependant, pour

toucher un plus grand nombre de clients, l’entreprise doit améliorer son site en le

rendant plus attractif et plus pratique Ainsi, durant mon stage, des stagiaires

travaillaient sur l’élaboration d’un site plus design, plus pratique et plus précis dans le

but d’offrir un meilleur service aux clients comme aux fournisseurs. De plus, Techni-

contact compte désormais une version anglaise, espagnole, italienne et allemande du

site.


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Tout ceci montre la recherche permanente de la satisfaction du client qui représente

un des objectifs principaux de la société. Ainsi, treize ans après sa création, MD2i

continue de travailler sur l’élargissement de son offre commerciale et sur la fidélisation

des fournisseurs qu’ elle référence appelés annonceurs.

2.1.3 Présentation du catalogue papier

La société MD2i édite trois catalogues de vente en direct de biens d’équipements

industriels appelés TECHNI CONTACT. Les trois éditions sont distribuées

gratuitement et sont des outils de prospection pour les annonceurs. Leur mode de

fonctionnement est toujours le même : les produits sont référencés par famille de

produits (Manutention/Stockage/Levage, Equipement Général, Bureaux..) et au bas de

chaque page se trouvent les coordonnées des fabricants que les clients sont sensés

joindre directement.

1) L’édition Générale

C’est le catalogue le plus volumineux avec ses presque 400 pages. Il est

édité depuis 1993 et est destiné à toutes les entreprises industrielles de plus

de 10 salariés, aux commerces de gros de plus de 20 salariés, et aux

commerces de détail de plus de 50 salariés. Sa parution est annuelle,

l’édition sort au mois de mars et connaît deux envois en mars et en

septembre.

C’est aussi le catalogue le plus cher, le tarif d’entrée pour une page dans le catalogue est

de 4 990 euros et le prix peut monter jusqu'à 7 199 euros. Comme pour les deux autres

catalogues, le prix varie suivant qu’il y ait exclusivité ou non. La notion d’exclusivité


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R é p a r t i t io n d e s e n v o is d u c a ta lo g u e G é n é ra l

1 0 %8 % 4 %

1 2 %

6 6 %

In d u s tr ie s

C o m m e rc e s

T ra n s p o rtsro u tie rs

S e rv ic e P u b lic

P re s c rip te u rs

signifie que l’entreprise sera la seule à présenter ce type de produit dans le catalogue.

L’apparition des produits des annonceurs sous la rubrique « Nouveauté » représente

aussi un surcoût. Notez que tous les prix mentionnés sont Hors Taxes, et ne

comprennent pas les frais de réalisation technique.

L’édition Générale est la plus diffusée avec 150 000 envois répartis de la manière

suivante :

2) L’édition Industries

C’est un catalogue plus spécialisé et moins volumineux (moins de 300

pages). Il paraît au mois d’octobre depuis 1998, et est destiné uniquement

aux entreprises industrielles de plus de 3 salariés. Moins coûteux que

l’édition générale, son prix reste cependant relativement élevé. 3 490 euros

est le prix d’entrée dans le catalogue et celui ci peut monter jusqu’à 4 889

euros si l’entreprise demande l’exclusivité et la rubrique « Nouveauté ».


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Répartition des envois du catalogue Industries

5%

95%

Industries

Prescripteurs

Ainsi, l’édition Industries est diffusée auprès de 100 000 entreprises, répartie de la manière

qui suit.

3)L’édition Collectivités

C’est aussi un catalogue spécialisé et peu volumineux (environ 150 pages). Il

paraît au mois de novembre et est diffusé deux fois en novembre et en

mars. Il est édité depuis 2000 et est destiné à toutes les collectivités. Ainsi,

les administrations et collectivités locales, les établissements de santé,

d’enseignement, les entreprises d’équipement et de transport, et les

établissements sportifs et culturels… sont touchés par sa distribution.

Ses prix sont assez proches de ceux de l’édition Industries, bien qu’un peu plus

élevés. Le premier prix pour une page est de 3 890 euros et peut monter jusqu’à 5 389

euros .


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L’édition Collectivités est quant à elle envoyée à 80 000 exemplaires, répartis de cette

manière :

Répartition des envois du catalogue Collectivités

3%

14%12%

11%

9% 9% 42%

Administrations etcollectivitésterritoriales

Santé

Equipements etTransports

Enseignement

Etablissements sportifset culturels

Services

Prescripteurs


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2.1.4 Organigramme de la Société MD2i

M. FRÉDÉRIC STUMM PRÉSIDENT DIRECTEUR

GENERAL

M. EMMANUEL VERRY

DIRECTEUR GENERAL

SERVICE COMMERCIAL

SERVICE INFORMATIQUE

PRODUCTION MARKETING

CHEF DE PUBLICITÉ NATIONAL

CHEF DE PUBLICITÉ

INTERNATIONAL

VENTE PAR CORRESPONDA

NCE

RESSOURCES HUMAINES

SERVICE ADMINISTRATIF

FABRICATION CATALOGUE

FABRICATION WEB

INFOGRAPHISTE

WEB MASTER

ASSISTANT MARKETING

VIRAL

ASSISTANT MARKETING

SECRÉTARIAT

COMPTABILITE

ORGANIGRAMME SOCIÉTÉ MD2i TECHNI-CONTACT

J’ai réalisé moi-même cet Organigramme, la Société ne possédant pas un Organigramme actualisé du au

renouvellement de certains salariés et de leur position hiérarchique.


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222...222 LLL’’’AAACCCTTTIIIVVVIIITTTEEE DDDEEE LLL’’’EEENNNTTTRRREEEPPPRRRIIISSSEEE

2.2.1 Le secteur industriel

L’entreprise étant une société de marketing direct pour l’industrie, son activité est liée à

la santé du marché industriel. Comme ce dernier a été touché par la crise dûe au 11

septembre 2001, MD2i a également subi les retombées néfastes de cette crise comme

l’atteste la baisse de son CA. En effet les entreprises, connaissant des problèmes de

production, investissent beaucoup moins dans des actions de communication comme

peut l’être une page de catalogue. Cependant, depuis fin 2003, il semble que le secteur

de l’industrie affiche de nouvelles perspectives de croissance comme l’a montré une

enquête de l’INSEE datant d’octobre 2003.

2.2.2 Les concurrents

Afin de mieux cerner l’environnement de l’entreprise, une étude de ses concurrents

s’avère indispensable.

Le marché des catalogues de biens d’équipements, sur lequel se situe la société MD2i,

est un marché très concurrentiel dont le leader est Achats Directs. Les catalogues Techni

Contact détiennent 19% du marché français. Hormis le leader, les catalogues de MD2i

sont en concurrence avec ceux de Marchés Directs, Logismarket et Manutan. Mais tous

ne sont pas en concurrence directe avec MD2i car certains ont une stratégie de vente

différente.


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Parts de marché par clients en 2003

59%13%

9%

19%Achats Directs

Marchés Directs

Logismarket

Techni Contact

J’ai pu recueillir ces données grâce à l’aimable collaboration des commerciaux qui m’ont

beaucoup aidé dans mes diverses recherches sur l’Activité de la Société.

2.2.3 Les différents services

Pour la rédaction de cette partie j’ai effectué de nombreux entretiens individuels pendant lesquels chaque salarié m’a expliqué concrètement en quoi consistaient ses missions. Deux demi-journées de prises de notes et d’échanges avec les salariés m’ont permis de parvenir à cette description précise de leur activité. J’ajoute que ces entretiens individuels me paraissaient indispensables étant chargée du recrutement des nouveaux entrants dans l’Entreprise, je devais donc connaître précisément quelles étaient les missions des équipes en place ainsi que les profils et les personnalités des salariés afin de déterminer l’adéquation entre les personnalités des candidats que je devrais recruter et celles des salariés déjà présents dans la Société.

2.2.3.1 La Direction Générale

Le Président Directeur Général

Monsieur FREDERIC STUMM gère la trésorerie de la Société et s’occupe des clients

importants.


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2.2.3.2 La Direction Commerciale

Le Directeur Général et Commercial

Monsieur VERRY EMMANUEL a en charge la Direction Commerciale de la Société, il

traite les campagnes de publicité ainsi que le suivi des clients et la recherche de

nouveaux prospects afin de leur proposer un référencement dans les catalogues Techni

Contact et/ou sur le site Internet de techni-contact. Ceux-ci gèrent également les

dossiers des annonceurs. A cet effet, deux Commerciaux Sédentaires et le Chef de

Publicité à l’International développent le marché Français et la gestion du portefeuille

clients en Allemagne et en Espagne ils sont placés sous l’autorité de Monsieur VERRY.

Plus concrètement les missions essentielles du service commercial sont de renseigner et

conseiller les clients par téléphone ou par mails sur les produits à vendre ; gérer les

appels pour les prises de commandes ; effectuer le suivi des litiges clients ; assurer le

service après-vente relatif aux commandes ;

Quant au Chef de Publicité à l’International il se charge de prospecter, développer et

fidéliser sur le marché international un portefeuille de nouveaux prospects ; garantir

l’image de l’entreprise sur le marché étranger ; gérer les appels pour les prises de

commandes ; assurer le service après-vente relatif aux produits ; effectuer des études de

la concurrence et des veilles concurrentielles. Identifier et référencer de nouveaux

prospects

2.2.3.3 La Fabrication WEB

Le chef de Fabrication Web

Il forme et dirige les assistants Marketing qui recueillent et sélectionnent les

informations techniques et visuelles relatives aux produits des annonceurs sur leur site


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Internet, les mettent en forme et redimensionnent les images afin de les mettre en page

sur les catalogues ou le site Internet de Techni-Contact. Pour y parvenir ils utilisent de

multiples sources, Internet, supports papier, ou leurs contacts avec les fournisseurs.

Ils rédigent des argumentaires et des fiches techniques des produits référencés.

Selon les besoins ponctuels de l’entreprise ils interviennent sur la campagne stratégique

en Marketing et réalisent des analyses statistiques , notamment concernant présence des

partenaires sur le site Internet. De plus ils effectuent de nombreuses vérifications des

références mises en ligne.

2.2.3.4 Le secrétariat

La Sécrétaire

Le Service administratif est en partie géré par la standardiste surtout en ce qui concerne

les devis et les prises de commandes de fournitures pour la Société. Elle réceptionne et

filtre les appels de tous les services notamment le Service Commercial et Les Ressources

Humaines.

2.2.3.5 La fabrication catalogue

Deux Chefs de Fabrication Catalogue (en Freelance)

Ils effectuent les mêmes tâches que le Chef de Fabrication Web mais uniquement au niveau des

trois catalogues.


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2.2.3.6 Le service Informatique

LES INFORMATICIENS

Il comprend un Administrateur Réseau qui a pour mission la gestion du parc

Informatique et la sécurité du réseau. Un Infographiste qui est chargé de travailler sur

l’architecture du nouveau site Internet en travaillant sur la base de données, le design.

2.2.3.7 Le service des Ressources Humaines

Le Service des Ressources Humaines

Il s’agit de la mission qui m’était confiée lors de mon stage à MD2i. Mes principales

responsabilités étaient :

- Le Recrutement des stagiaires

Cette mission impliquait de rechercher les profils et présélectionner les CV des

candidats, gérer le déroulement des entretiens de motivation, valider les candidatures,

accueillir et intégrer les nouveaux entrants dans la société.

- La Gestion du personnel

Il s’agit de la gestion du personnel déjà en place dans l’entreprise. Concrètement , ma

charge consistait à vérifier les horaires, contrôler les absences, gérer les dossiers

administratifs.


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PPPAAARRRTTTIIIEEE IIIIIIIII... MMMIIISSSSSSIIIOOONNNSSS CCCOOONNNFFFIIIEEEEEESSS 333... LLLEEE RRREEECCCRRRUUUTTTEEEMMMEEENNNTTT DDDUUU PPPEEERRRSSSOOONNNNNNEEELLL

3.1 Définition des besoins de l’entreprise

3.1.1 Etude des descriptions de poste et définition des critères de recrutement

La première étape de ma mission a consisté à déterminer avec précision les besoins en

recrutement de l’Entreprise puisque je devais m’occuper du processus de recrutement

dans sa totalité. Dans un premier temps mon tuteur de stage, Monsieur VERRY m’a

accordé deux journées sur son temps pendant lesquelles il m’a expliqué les critères

exigés permettant l’acceptation d’un stagiaire au sein de l’Entreprise. En effet, les

candidatures d’étudiants provenant de certaines Ecoles ou Universités sont étudiées

avec plus d’attention que d’autres ce choix étant du aux expériences que les stagiaires

précédents ont pu partager avec l’Entreprise et au bon souvenir que ceux-ci ont laissé au

sein de la Société.

D’autre part, les dates de stages constituaient un critère inéluctable puisqu’il fallait faire

une analyse de chaque candidature en fonction des disponibilités du stagiaire et des

capacités d’accueil de l’Entreprise à ces mêmes dates, ainsi l’organisation et la

planification des stages demeuraient une problématique constante dans la gestion des

dossiers des stagiaires puisque des obstacles pouvaient se présenter pendant le

processus d’acceptation des dossiers. A cet égard certains stagiaires acceptaient dans un

premier temps d’effectuer leur stage dans la société puis se désistaient au dernier

moment ou tardaient très longtemps à envoyer leur convention de stage. Ce type

d’inconvénients avait donc des conséquences importantes sur la gestion des


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candidatures puisqu’au dernier moment se présentait une nécessité de recrutement

d’urgence.

3.2 Recherche des candidatures

3.2.1 Objectifs de la recherche.

Les impératifs de cette deuxième étape sont : informer et pré-selectionner les candidats

éventuels correspondant au profil recherché. Dans le cas d’MD2i le besoin en

recrutement de stagiaires étant relativement important il s’agissait d’atteindre un grand

nombre de personnes dans les meilleures conditions afin d’attirer leur attention sur le

projet proposé plus que sur l’Entreprise puisqu’il s’agit d’une petite Société. Il était donc

nécessaire de leur présenter, sur l’offre de stage comme lors de l’entretien, une Société

dynamique à portée Internationale par le biais de son site Internet et de son secteur

d’activité qui offre des stages formateurs avec des responsabilités et une possibilité

d’évolution dans les missions en fonction de l’implication des stagiaires.

3.2.2 Choix de la Source de recherche des candidatures.

L’Entreprise MD2i Techni-Contact basant la majeure partie de son activité sur

l’utilisation de l’outil Internet, le choix de la source de recherche des candidatures s’est

naturellement orienté vers le e-Recrutement.

En effet plusieurs sources externes sont utilisées. La majeure partie de diffusion des

offres de stage se fait par l’intermédiaire de sites Internet permettant la mise en relation

directe entre les candidats étudiants et les Entreprises offrant des stages.

C’est le cas notamment de sites tels que :


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www.kapstages.com, www.capcampus.com, www.lerucher.com, www.atoustages.com,

www.aidostage.fr, www.aidostage.com, www.recrut.com, www.jobrecherche.com,

www.afij.org, www.kelstage.fr www.actu-CV.com, www.etudis.com, www.annonces-

pro.fr.

3.2.3 Gestion et mise en ligne des offres de stage.

Concrètement je bénéficiais d’un support d’offres de stages déjà existant au moment de

mon entrée en stage, l’une de mes tâches hebdomadaires consistait donc à actualiser les

offres qui avaient déjà été mises en ligne et de mettre en ligne puis d’actualiser, celles

qui ne l’avaient pas encore été.

D’autre part j’ai rédigé trois offres concernant les postes de :

« Assistant Marketing International Espagnol »

« Assistant Marketing International Italien »

« Assistant Marketing International Allemand »

Enfin, concernant cette tâche, j’ai eu également la charge de rechercher, sélectionner, et

mettre en ligne l’offre de stage pour le poste de Chef de publicité International bilingue

Allemand sur des sites en langue Allemande avec une difficulté majeure que consistait

la barrière de la langue. Dans l’exécution de cette mission assez problématique pour

moi, j’ai pu me faire assister du Commercial Export Allemand. J’ai aussi pris contact

avec les Universités qui effectuaient des échanges Internationaux avec les Universités

Allemandes comme par exemple l’Université du Val de Marne, l’Université Paris

Dauphine, ou l’Université de Paris La Sorbonne (I, IV)


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3.3 Etude des dossiers des candidats

3.3.1 La présélection sur dossiers de candidature

3.3.1.1 Analyse des candidatures : présélection et tri des CV. Je commençais mon étude par l’analyse de la présentation du dossier de candidature

c’est à dire de la lettre de motivation et du CV.

En effet certains éléments permettent de dégager le caractère sérieux d’une candidature

pendant la présélection pour ma part j’analysais essentiellement les points suivants :

� La qualité de la présentation (claire aérée)

� La lisibilité et le respect des formats. (format A4 ; polices professionnelles :

(times nex roman, arial, comic sans ms, book antiqua, century)

� L’expression et l’orthographe

Il est à noter que cette étape cruciale dans le processus du recrutement permettait de

faire un premier tri dans les vagues de candidats très nombreux qui formulaient une

demande de stage soit en réponse à une offre de stage, soit par des candidatures

spontanées. Cette présélection se faisait principalement sur deux critères à savoir les

dates de stage et la formation préparée par le candidat. En effet, les critères de

présélection étaient restreint du à la grande capacité d’accueil de stagiaires dont

disposait l’Entreprise, il s’avérait donc nécessaire de ne pas trop sélectionner pour voir

un maximum de candidats puisque les dates de stage des candidats ne concordaient pas

toujours avec les dates pendant lesquelles MD2i pouvait accueillir des stagiaires.


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Une fois l’adéquation entre les dates de stage et les possibilités d’accueil de l’Entreprise

vérifiées, la formation représentait une grande importance dans cette première étape

puisqu’il fallait s’assurer de la concordance entre la Formation nécessaire aux types de

postes proposés et celle du candidat. En général les formations privilégiées dépendaient

du type de poste proposé mais toutes avaient un niveau minimum Bac +2 « commerce

international ou grandes Ecoles » pour les candidats à l’offre de Chef de publicité à

l’International.

3.4 Gestion du déroulement des entretiens

3.4.1Description du déroulement de l’entretien de sélection.

L’Entretien se déroule de la manière suivante :

Première partie : une heure environ pendant laquelle le candidat prépare son dossier de

candidature et les réponses au test technique en relations avec le service et le stage

désiré.

Deuxième partie : entretien de sélection qui pouvait durer entre trente minutes et une

heure.

Pendant les tests, (test général sur le candidat et sur ses motivations et attentes, et un

test de connaissances sur le poste), le candidat était dans une salle de préparation.

Concrètement j’accueillais le candidat et lui remettais un dossier de candidature comprenant deux volets. Le premier volet est un formulaire type sur lequel le candidat indique les principales informations nécessaires à l’étude de sa candidature. Il est constitué d’une partie concernant les données essentielles du candidat (Identité,

Coordonnées, Temps de trajet)


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Une autre partie concerne la formation générale du candidat (Années de formation,

Etablissement de préparation de la Formation, Formation préparée, Diplômes obtenus)

Ensuite le candidat doit remplir des informations sur son expérience professionnelle

(Date, Nom de l’entreprise, Fonction, Missions effectuées) puis on lui demande s’il a des

recommandations professionnelles (Société, Nom de la personne, Fonction,

Coordonnées)

Un deuxième volet plus spécifique est un test d’évaluation qui permet de mesurer les connaissances techniques du candidat vis-à-vis du poste proposé. Il existe des tests pour les postes de : Administrateur Réseau, Responsable des

Ressources Humaines (auquel j’ai du répondre afin d’être moi-même sélectionnée),

Assistant Marketing, et un test regroupant les postes de Assistant Commercial vente par

correspondance et Chef de Publicité (National et International) la seule différence

résidant dans la partie linguistique (traduction de phrases techniques) destinée au poste

de Chef de Publicité International.

Pour m’aider dans l’étude des réponses du test je bénéficiais de corrigés types

uniquement sur les tests de Administrateur Réseau, Chef de pub et Assistant

Commercial, et Responsable des Ressources Humaines.

J’ajoute que le manque de corrigés à d’autres tests représenta une difficulté majeure

notamment lorsqu’il me fallut préparer l’entretien du Web designer, en effet je ne

connais pas les langages informatiques qui leur étaient demandés comme

Dreamweaver, Illustrator ou Flash. Dans un premier temps j’ai interrogé le Web

Designer en poste, lui ai posé de nombreuses questions sur la formation nécessaire à ce

type de poste c’est-à-dire l’Ecole ou la formation Universitaire qui pouvait le mieux


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former un futur Web designer puisque l’offre mentionnait uniquement une « formation

informatique et graphique ». Les conclusions de ces entretiens m’ont permis de

déterminer qu’il fallait avoir une Formation en Multimedia et une expérience en tant

que Web-Designer, Web-Master ou Infographiste.

D’autre part j’ai cherché à recueillir le maximum d’informations sur les langages

Informatiques et lui ai demandé qu’il me montre concrètement quelles étaient les tâches

précises qu’il devait réaliser au sein de l’Entreprise.

Par ailleurs j’ajoute que j’ai paticipé à la modification des tests de recrutement ainsi qu’à

l’élaboration de certains corrigés types qui n’existaient pas encore.

Ce dossier de candidature était très important dans la procédure du recrutement

puisqu’il consistait un gain de temps indispensable lorsqu’il faut passer 4 à 6 entretiens

par jour. En effet il permettait avant même de commencer l’entretien de sélection, de

dégager l’essentiel afin de déterminer s’il fallait écourter ou prolonger la durée de

l’entretien en fonction de l’analyse de certaines réponses.

Voici les points sur lesquels se portait particulièrement mon attention :

• Vérifier à nouveau les dates de stage et ne prendre que les dates de stage

obligatoire. Il était important de connaître la durée minimale du stage imposée par l’école. En effet,

on ne peut que compter faiblement sur la présence d’un stagiaire après sa durée

obligatoire et certains s’en vont une fois qu’elle est accomplie. Il s’agissait donc d’une

mesure de sécurité.


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• Logement, moyen de transport : le candidat habite-t-il loin ? Le fait d’habiter loin étant un facteur important d’absentéisme, la vérification du trajet

du stagiaire de son domicile à l’entreprise s’avérait indispensable. Si le stagiaire mettait

plus d’une heure à venir, il aurait été tenté de rester chez lui. De plus, le fait que le stage

ne soit pas rémunéré était un facteur aggravant. C’est toujours le principe de précaution

qu’il fallait appliquer même si cet aspect ne devait pas être un facteur primordial de

discrimination.

• Formation : pourquoi cette formation, étude du bulletin de notes, du niveau scolaire global.

Dans la mesure où la plupart des stagiaires n’ont aucune expérience professionnelle en

rapport avec le stage et aucune recommandation, les notes représentaient un moyen

intéressant de juger de leur niveau global et de leur sérieux. De plus, être bilingue était

un atout mais si le stagiaire avait appris la langue par lui-même, c’était également un

signe supplémentaire de sérieux et de ténacité.

3.4.2 Etude de la candidature sur dossier et analyse des réponses au test de

connaissances techniques.

L’Entretien se déroule de la manière suivante : Questionnaire utilise lors de L’entretien de Motivation


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Questions générales pour tous les types de postes et l’impact des réponses sur la sélection des candidats Présentez-vous.

� Le but de cette question est en général de percevoir les capacités relationnelles du

candidat, d’évaluer son expression orale et la qualité de son langage.

Pourquoi avez-vous choisi cette formation ?

� Mes attentes vis-à-vis de cette questions étaient orientées autour de l’adéquation

entre la formation initiale du candidat et le poste recherché ou simplement elle

me permettait de constater si sa formation était influencée par l’éducation

parentale ou s’il s’agissait d’un véritable désir de la part du candidat par rapport

à un véritable projet professionnel mûrement réfléchi.

� Cette question permettait également de comprendre les choix su candidat en

fonction de ses ambitions professionnelles.

Comment vous situez-vous par rapport à votre promotion ?

� Cette question permet au candidat de montrer ses points forts et en tant que

recruteur elle me permettait de savoir si le candidat savait mettre en valeur ses

connaissances théoriques par rapport au poste visé.

Que connaissez-vous de notre société ?

� Question cruciale qui me permettait de cerner l’intérêt du candidat pour la

société et de savoir si le candidat n’avait pas postulé par hasard d’où


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l’importance de cette question s’agissant d’étudiants à la recherche d’un stage

obligatoire de fin d’études qui postulent à de nombreuses sociétés.

Connaissez-vous nos concurrents ?

� Un aspect qui m’a paru étonnant lors des entretiens est que très peu de candidats

se renseignent sur l’Activité de la Société ses clients et ses concurrents. Par

conséquent les candidats répondant à cette question possédaient un avantage

comparatif en matière d’intérêt et de motivation.

Pourquoi pensez-vous réussir chez nous ?

� Il s’agissait de savoir si le candidat avait clairement saisi la politique de

l’entreprise, son éthique ses devises.

Pourquoi avez-vous choisi ce poste ?

� Encore une fois il s’agit d’une question ouverte qui me permettait de savoir si le

candidat avait une idée précise et concrète du poste proposé par rapport à son

enseignement théorique, il était important de s’assurer que celui-ci avait une

idée juste du poste puisqu’il s’agissait en majorité d’étudiants qui ne

connaissaient pas le métier et parfois n’avaient pas d’expérience professionnelle.

Que pensez vous de notre site Internet ?

� L’activité de la Société portant principalement sur le développement et la

performance de son site Internet cette question demeurait essentielle dans le

déroulement de l’entretien.


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Achetez-vous sur Internet ?

� Le site Internet de la Société permettant d’effectuer du E-commerce c’est-à-dire le

paiement en ligne directement sur le site, il était important de savoir si le

candidat adhérait à certaines valeurs comme la confiance du paiement en ligne.

Cette question en complémentarité avec l’étude de l’ensemble de la candidature

pouvait parfois représenter un critère d’élimination du candidat lorsqu’il

exprimait une profonde méfiance pour ce mode de paiement , en effet un

candidat méfiant vis-à-vis du paiement en ligne aurait eu beaucoup de mal à

présenter au clients les avantages du E-Commerce.

Dans quel environnement de travail aimez-vous évoluer ?

� On attendait du « bon candidat » qu’il ait des facilités et un goût certain pour

l’esprit d’équipe puisque les stagiaires évoluaient en Open Space et que les

services communiquaient les uns avec les autres, en effet il s’agit d’une capacité

qui n’est pas donnée à tout le monde.

Quelles missions souhaiteriez-vous que l’on vous confie ?

� La réponse à cette question permettait en effet de vérifier l’adéquation entre les

besoins de l’entreprise et ceux du candidat, en effet s’agissant de candidats qui

devaient effectuer des sujets d’études précis ou des rapports de stage dont les

thèmes étaient imposés par l’Ecole ou l’Université de l’Etudiant il était nécessaire

de savoir si les missions proposées par l’Entreprise correspondaient à leurs

attentes et pour l’Entreprise il s’agissait de savoir si les candidats pourraient

s’adapter aux besoins ponctuels de missions dont avait besoin l’Entreprise.


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Questions spécifiques par types de postes : Commerciaux :

- Pouvez vous me présenter les missions qui vous ont déjà été confiées - Vendez-moi ce stylo. - Pour vous quelles sont les qualités indispensables d’un bon commercial.

Marketing :

- Que pensez-vous d’Internet ? - Que connaissez vous du Marketing B to B ? - Quelle différence faites-vous entre le marketing stratégique et le marketing

opérationnel ? Chefs de publicité International : (Anglais, Espagnol, Italien, Allemand) Quelles sont les règles d’or de la négociation ? Comment se calcule une marge globale ? Comment vous y prenez-vous pour capter l’attention de votre interlocuteur dès les premières minutes ?

444... GGGEEESSSTTTIIIOOONNN DDDUUU PPPEEERRRSSSOOONNNNNNEEELLL EEETTT SSSUUUIIIVVVIII DDDEEESSS SSSTTTAAAGGGIIIAAAIIIRRREEESSS

4.1.1Suivi du planning effectif stagiaire

Sous forme d’un tableau Excel, figuraient les dates de début et de fin de stage de chaque

stagiaire en place, futur ou potentiel. Le but est d’assurer un nombre suffisant de

stagiaires pour assurer l’activité de l’entreprise en fonction de l’activité de celle-ci et cela

pour chaque service : commercial, marketing, informatique, ressources humaines, web-


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designer. A mon arrivée j’ai pu constater que le service Marketing était celui où les

besoins en recrutement se faisaient les plus pressants pour la mise en page des fiches

produits sur le site, de plus ce service demandait un renouvellement permanent de

personnel.

Chaque service était associé à une couleur, ceci pour faciliter les recherches aussi bien

sur informatique que pour les dossiers administratifs (dossiers de candidatures.)

Après un entretien, lorsqu’un candidat est retenu, on inscrit celui-ci (son nom et

formation) sur le planning jusqu’à ce qu’on reçoive sa convention de stage. A sa

réception, on inscrit à côté de son nom un OK en guise de confirmation de sa place aux

dates préalablement fixées. Dans le cas contraire, si le candidat n’est plus intéressé, on

efface son nom et sa place sont libérée pour un autre candidat.

Grâce à ce planning, on peut donc anticiper les départs et les arrivées des stagiaires tout

en facilitant la gestion administrative et le déroulement des intégrations.

4.1.2 Gestion des horaires

Chaque vendredi, je devais préparer un planning horaire sur papier afin que dès le

lundi matin, chaque stagiaire puisse inscrire son heure d’arrivée, son heure de pause

déjeunée, de reprise et de départ de l’entreprise.

Ce même jour, je devais retranscrire le planning horaire de la semaine en cours sur un

tableau Excel afin que les heures effectuées par chacun d’entre nous, stagiaires, soient

calculées.

En cas d’absences ou de retards entraînant un nombre d’heures non effectué, je

m’entretenais avec la personne concernée afin d’en connaître les raisons, d’obtenir des

justificatifs excusant l’absence ou demandé (sous l’ordre de la direction) de les rattraper.


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A l’inverse, lorsque le nombre d’heures envisagé était largement effectué, les stagiaires

me consultaient pour savoir s’ils pouvaient prendre une matinée, une après midi voir

une journée entière.

4.1.3 Gestion administrative

Une fois que les entretiens étaient effectués, que le candidat était retenu et inscrit

comme stagiaire potentiel dans le planning des effectifs, s’il voulait que je confirme sa

place, je disais qu’il fallait, impérativement, qu’il m’envoie sa convention de stage au

plutôt. Lorsque cela n’était pas effectué rapidement, je les relançais. C’était pour moi

une façon d’avancer plus facilement dans mes recherches, de savoir où j’allais et surtout

d’obtenir rapidement des résultats pour m’encourager.

Les candidats m’apportaient donc rapidement leur pré convention de stage en guise de

pré engagement, que je remplissais et faisais signer par M.VERRY, directeur général et

responsable de tous les stagiaires. Quelques jours plus tard, je recevais donc la

convention de stage. J’effectuais donc les mêmes opérations que pour la pré convention

mais ceci en trois exemplaires. Avec ceux-ci, je conservais un exemplaire que je mettais

dans le dossier du futur stagiaire et renvoyais les deux autres à l’école afin que celle-ci

se charge de la transmettre à l’étudiant. Une fois les conventions remplies et envoyées,

j’inscrivais un OK sur le dossier du stagiaire et sur le planning des effectifs pour

confirmer et conserver sa place.

Concernant les stagiaires déjà en place dans l’entreprise, je remplissais les documents

tels que les fiches d’arrivée en stage que je faisais signer par le responsable et je les

envoyais soit par courrier soit par fax à l’école que je prenais soin de rappeler pour

m’assurer de leur bonne réception.

A la fin de leur stage, je transmettais les fiches d’évaluation au responsable afin qu’il les

remplisse et les signe et je les envoyais ensuite aux écoles. Je fournissais également une


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attestation de stage à chaque stagiaire mentionnant la mission effectuée, le service

d’affiliation, le nombre d’heures envisagé et le nombre d’heure réellement effectué. Je

gardais une copie pour l’entreprise dans le dossier du stagiaire qui est conservé par

celui-ci.


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CCCOOONNNCCCLLLUUUSSSIIIOOONNN Ce stage fut une expérience très riche dans beaucoup de domaines et j’estime qu’il

m’a été donné une très intéressante opportunité à travers ce stage puisque j’ai pu avoir

accès à des missions passionnantes et au cours desquelles mon esprit d’initiative et ma

capacité d’organisation ont été des atouts majeurs pour l’accomplissement des tâches

variées qui m’ont été confiées. Ce stage m’a donc apporté beaucoup autant

professionnellement qu’humainement.

A cet égard, sur le plan professionnel j’ai pu acquérir une grande capacité de travail

et j’ai pu prouver mes capacités à m’adapter rapidement puisque j’ai du être

opérationnelle dès le deuxième jour afin de faire passer des entretiens de recrutement et

gérer l’administration des dossiers en cours. Aussi, il m’a permis d’améliorer mes

capacités d’organisation dans la gestion des priorités, essentielle au bon exercice de ce

métier. J’ajoute que j’ai appris également qu’une grande conscience professionnelle ainsi

qu’un respect très rigoureux de la confidentialité sont les pierres angulaires de toute

personne désireuse d’exercer une fonction dans les ressources humaines. Sur un plan

plus large cette expérience m’a permis également de prendre conscience de la difficulté

de la position de la fonction notamment en terme de communication au sein de

l’Entreprise.

Effectivement, le RRH doit informer les salariés des décisions de la Direction et savoir les

leur expliquer en faisant preuve d’une certaine pédagogie et de diplomatie tout en restant ferme,

puisqu’il doit mettre l’accent sur le lien de subordination entre ces salariés et la direction en cas

de non respect des règles établies par le contrat de travail, le code du travail ou le règlement

intérieur, le RRH est donc un collaborateur étroit de la Direction, qui peut s’appuyer sur ses

connaissances et ses compétences en matière de management des équipes et de motivation du


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personnel, c’est donc en ce sens que la position de la fonction des ressources humaines au sein de

l’Entreprise présente certaines difficultés de par sa position stratégique au sein de l’entreprise.

Sur le plan humain j’ai pu acquérir une plus grande confiance en moi et davantage

d’assurance, ce qui me faisait sans doute défaut avant de réaliser ce stage. J’ai pu également

réaliser que mon expérience passée en tant que commerciale a représenté une aide non

négligeable dans l’exercice de mes fonctions autant dans le déroulement des entretiens puisqu’en

plus de l’évaluation des compétences professionnelles et personnelles il faut également vendre

l’attrait de l’entreprise aux candidats, que dans la mission de communication que doit effectuer

tout RRH.

En définitive, ce stage a confirmé mon goût pour les métiers liés aux ressources

humaines et m’a conforté dans mes interrogations vis à vis de mon positionnement

professionnel dans le service à l’entreprise.

Je me suis rendue compte enfin de mon goût pour le monde des moyennes entreprises

qui représentent pour moi un compromis intéressant entre évolution de carrière et

diversité des missions.


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Statistiques de Recrutement des Stagiaires

Du 15 Janvier 2007 au 23 Février 2007

RRH Gloria Giuliani


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SOMMAIRE :

SOMMAIRE :............................................................................................................ 36

1. STATISTIQUES BASEES SUR LE NOMBRE D’E-MAIL

TRAITES. ............................................................ 37

2. STATISTIQUES BASEES SUR LE NOMBRE DE

CANDIDATURES PRESELECTIONNEES. ................ 38

3. STATISTIQUES BASEES SUR LE NOMBRE

D’ENTRETIENS EFFECTUES. ................................ 39

4. STATISTIQUES BASEES SUR LE NOMBRE DE

CANDIDATS AYANT DONNE LEUR ACCORD. ........ 40


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SSSTTTAAATTTIII SSSTTTIII QQQUUUEEESSS BBBAAA SSSEEEEEESSS SSSUUURRR LLL EEE NNNOOOMMM BBBRRREEE DDD’’’ EEE---MMM AAAIII LLL SSS TTTRRRAAAIII TTTEEESSS...

Libellés Données %/ Nbre e-mail traités

Nombre e-mails traités 335 100% Candidatures pré-sélectionnées 257 77%

Entretiens effectués 87 26% Candidat ayant donné leur accord 23 7%

Convetions de stage signées 12 4%

%/ Nbre e-mail traités du 15 janvier au 23 février 2007

47%

36%

12%

3%

2%

Nombre e-mail traités

Candidatures Prés-sélectionnées

Entretiens effectués

Candidat ayant donné leuraccord

Convetions de stage signées


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SSSTTTAAATTTIII SSSTTTIII QQQUUUEEESSS BBBAAA SSSEEEEEESSS SSSUUURRR LLL EEE NNNOOOMMM BBBRRREEE DDDEEE CCCAAANNNDDDIII DDDAAA TTTUUURRREEESSS

PPPRRREEESSSEEELLL EEECCCTTTIII OOONNNNNNEEEEEESSS...

Libelés Données %/ Cdidtures pré- sélectionnées

Perte entre la pré sélection et

L'entretien de motivation Candidatures pré-sélectionnées 257 100%

Entretiens effectués 87 34% Candidats ayant donné leur accord 23 9% 66% Convetions de stage signées 12 5%

%/ Cdidtures Prés-sélectionnées du 15 janvier au 23 février 2007

68%

23%

6% 3%

Candidatures pré-sélectionnéesEntretiens effectués

Candidats ayant donnéleur accordConvetions de stagesignées

Nous pouvons constater que par rapport au Nombre d’e-mail traités, 77% ont été présélectionnés pour un entretien de motivation or, sur ces candidatures présélectionnés par le moyen d’un e-mail demandant au candidat de nous contacter par téléphone pour une rendez-vous, 66% n’ont pas eu d’entretien de motivation, soit parce qu’ils n’ont pas téléphoné pour prendre rendez-vous, soit parce qu’ils ont trouvé un autre stage au moment où ils reçoivent notre e-mail soit parce qu’ils ont postulé par hasard et que le trajet entre leur domicile et l’Entreprise est trop important. Il en résulte que la présélection déjà réduite à l’adéquation entre les dates de stage du candidat et


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la capacité d’accueil de l’entreprise d’une part, et l’adéquation entre la formation préparée par le candidat et celle nécessaire à l’exercice du poste proposé, devrait être encore plus souple en privilégiant uniquement les dates de stage afin de pouvoir s’entretenir avec un maximum de candidats, c’est-ce que j’ai donc réalisé la dernière semaine de mon stage. Par ailleurs cela m’a permis de recruter deux stagiaires CHEF DE PUB et MARKETING INTERNATIONAL (ALLEMAND) qui étaient très difficiles à trouver au moment de mon arrivée. Néanmoins, cette souplesse comporte certains inconvénients notamment le surcroît de travail du stagiaire en Ressources Humaines qui devra passer un très grand nombre d’entretiens d’une moyenne de 5 par jour, en plus de la gestion administrative des dossiers et de la gestion du personnel déjà en place dans l’Entreprise.

SSSTTTAAATTTIII SSSTTTIII QQQUUUEEESSS BBBAAA SSSEEEEEESSS SSSUUURRR LLL EEE NNNOOOMMM BBBRRREEE DDD’’’ EEENNNTTTRRREEETTTIII EEENNNSSS EEEFFFFFFEEECCCTTTUUUEEESSS...

Libellés Données %/ Entretiens effectués Entretiens effectués 87 100% Candidats ayant donné leur accord 23 26% Convetions de stage signées 12 14%

%/ Entretiens effectués du 15 janvier au 23 février 2007

19%

10%

71%

Entretiens effectués

Candidats ayant donnéleur accord

Convetions de stagesignées


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Le nombre de candidats ayant donné leur accord représente l’adéquation entre l’accord du recruteur et l’accord du candidat. Le nombre de ces candidats correspondant à 26% des entretiens effectués, nous pouvons en déduire que quasiment un candidat sur trois est sélectionné définitivement. D’autre part nous remarquons qu’un candidat sélectionné sur deux envoie sa convention de stage et peut commencer son stage à la date voulue. Il est à noter qu’une bonne partie des 19% de candidats sélectionnés vont sans doute envoyer leur convention de stage plus tard puisqu’ils doivent commencer leur stage des mois après le calcul de ces chiffres. J’ai du me baser sur le nombre de candidats ayant envoyé leur convention de stage à un Instant T c’est-à-dire au moment de mon départ de l’Entreprise par conséquent le chiffre de 10% pourra encore être augmenté.

SSSTTTAAATTTIII SSSTTTIII QQQUUUEEESSS BBBAAA SSSEEEEEESSS SSSUUURRR LLL EEE NNNOOOMMM BBBRRREEE DDDEEE CCCAAANNNDDDIII DDDAAA TTTSSS AAAYYYAAA NNNTTT DDDOOONNNNNNEEE

LLL EEEUUURRR AAA CCCCCCOOORRRDDD...

Libelés Données %/ Candidats ayant donné leur accord

Candidats ayant donné leur accord 23 100% Convetions de stage signées 12 52%

%/ Candidats ayant donné leur accord du 15 janvier au 23 février 2007

66%

34%Candidats ayant donnéleur accord

Convetions de stagesignées

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