¿Qué es la Documentación?

En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el

tratamiento de éstos en vistas a su difusión.

Campo de la documentación de sistemas:

Son aquellos que esporádica o periódicamente tienen necesidad de documentarse con motivo de

estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente, decisión, etc.

Características de la documentación de sistemas:

Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades

específicas de los utilizadores.

Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a

sus necesidades.

Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado

inmediatamente después de su publicación.

Economía: el coste de la Documentación debe ser mínimo.

NOCIÓN DE DOCUMENTO

Documento proviene del latín documentum, dedoceo, es, ere, enseñar. …

Escrito con que se prueba, acredita o hace constar alguna cosa.

Desde un análisis administrativo se hace necesario delimitar la definición o noción de documento

y, a su vez, referirse a su naturaleza

El documento es definido como el escrito susceptible de poder contribuir como prueba a los

hechos en un proceso determinado. En el sentido extenso del vocablo, es un acto humano

perceptible que puede servir de prueba para determinados hechos de un proceso.

Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para

consulta, estudio o trabajo.

Un utensilio irreemplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los

hechos.

Funciones de un documento:

•Permite la comunicación humana.

•Es un medio muy valioso de formación y enseñanza.

•Puede materializar todos los conocimientos humanos formando, de este modo, una memoria

colectiva.

Un documento válido debe ser:

•Original: Es decir, de primera mano. Fruto de un estudio o investigación.

•Fiable: Digno de crédito. Identificación de autores y fuentes.

•Utilizable: Con posibilidad de difusión. De fácil acceso a los utilizadores.

•Documentos confidenciales: de utilidad limitada.

FUNCIONES DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos

para fines determinados.

La documentación, como concepto específico, para diferenciarla de la anterior, consiste en el

empleo de Técnicas Documentales, es decir, de tratamiento permanente y sistemático de

documentos o datos para la información especializada que requieren los utilizadores.

•La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más completos posible de cuanto

existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual,

auditivo o audiovisual.

•La identificación: De los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y

presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor

comunicación.

•El análisis documental: Es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido

de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la búsqueda en

una etapa posterior.

•El almacenamiento ("stockage"): Es la acumulación de documentos originales o reproducidos,

introducidos en la memoria documental de modo que permitan las operaciones de recuperación y

búsqueda fundamentales para localización del contenido informativo.

•La difusión: De los documentos o de la información recogida y tratada y analizada. Tiene en

cuenta el ejercicio de las técnicas de comunicación entre personas presentes o ausentes en

tiempo y espacio.

¿Qué significa documentar?

El acto de proporcionar o recibir, en función de una necesidad definida y específica formulada por

un utilizador (individuo o grupo), los elementos de información documental correspondientes a su

demanda

¿Quién necesita documentarse?

Aquel o aquellos esporádicamente interesados en un problema y que precisan información y

documentos para solucionarlo.

Aquel o aquellos que tienen una necesidad constante de información para evolucionar,

revolucionar y seguir de cerca el progreso de las ciencias, de las técnicas y de las humanidades.

Naturaleza de la información documental

Está fuertemente unido al aspecto con que se presentan las informaciones capaces de satisfacer

las necesidades básicas, específicas o generales, para la realización de un trabajo determinado.

Además, la información documental varía, no únicamente por el tema que trata, sino también por

su forma de presentación y el objeto del trabajo. Así, nos encontramos con que las informaciones

pueden tratar desde datos precisos (numéricos o no) a un conjunto de hechos, procedimientos,

métodos, comparados y estudiados en un contexto determinado.

Estandarización y normalización

Estandarización

Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el

sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.

Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro

de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación

estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos

costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.

Ventajas De La Estandarización

Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.

Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

Asegura que el sistema opere correctamente.

Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

Estándares Básicos De Documentación

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo

o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:

Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas,

almacenarlas en carpetas e índice.

Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

La documentación deberá ser completa.

Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

La documentación siempre se conserva actualizada.

Normalización

Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.

Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.

Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que

dichos estándares sean los apropiados.

¿Qué tan importante es la documentación que acompaña a las aplicaciones o sistemas?

La respuesta puede llegar a ser muy simple, si no tenemos la documentación que nos indique que

es lo que hace y como lo hace, sería muy difícil y casi imposible entender y corregir errores de los

sistemas.

En otras palabras, la documentación es un conjunto de información que expresa detalles de estos

sistemas, la forma adecuada de operar con él, nos permite interpretar los errores, conocer su

proceso, etc.

En la mayoría de los sistemas, la documentación esta siempre expresada en un carácter técnico

por excelencia, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones,

imprimir reportes, dependiendo de la naturaleza del sistema o su función.

También es necesario indicar que muchas veces no se le da el protagonismo que se merece,

puesto que en la mayoría de los casos esta documentación es muy escasa o nula.

Entonces hay un punto en el que se discute la necesidad de contar con documentación que nos

sea útil tras operar con el sistema y por otro lado vemos que esta documentación en mucho de los

casos no existe.

Quizás, el problema se encuentre del lado de los desarrolladores, programadores y

administradores del proyecto de sistema. Posiblemente no se esté dando tanta importancia a una

cuestión que como parte del proyecto conocen como se opera el sistema, saben todos sus por

menores, errores, e interpreta cada dato que el sistema le proporciona, pero muchas veces se

olvidan que ese sistema va a ser operado por personas ajenas al proyecto, personas que solo

realizan tareas específicas y que necesitan del apoyo de “algo” que les indique ¿Qué hacer? Y

obviamente ¿Cómo?

Hoy en la actualidad podemos encontrar estándares básicos de Documentación de sistemas,

indicando su estructura, la forma de sus diagramas, la forma en la cual deben ser narrados, etc.

Ahora entre los manuales que podemos realizar para los sistemas encontramos:

Manual del Proyecto: Es aquí donde se encuentra las versiones del proyecto, análisis de las

alternativas. Este manual tiene como finalidad apuntar a las altas gerencias o rangos más altos, y

proveerles de la información necesaria y suficiente sobre un sistema en particular.

Manual de Usuario: Aquí se expresa claramente los procesos que el usuario puede realizar con

el sistema implementado. Permite a los usuarios conocer el detalle de que actividades ellos

deberán desarrollar para la ejecución de los objetivos del sistema. Entonces su objetivo es claro,

brindar al usuario un manual de aprendizaje, referencia, consulta para cada tarea que realice junto

al sistema.

Puede que esta clasificación sea algo general y con visiones de sistemas diferentes pero

complementarios, una enfocada en aspectos generales con detalles mínimos y precisos de

implementación y diseño, y el otro ayuda a los operadores del sistema a realizar sus actividades

diarias. ¿Cuál es más importante? Ambas, ¿Es necesario siempre que un proyecto de software

contemple esta documentación? Siempre, ¿Existe herramientas que nos van a ayudar a

documentar sistemas? Existen numerosas herramientas que acompañan el proceso de

documentar.

Gerencia de Desarrollo de Sistemas

Los Gerentes de Desarrollo de Operaciones (GDO) son los responsables de la producción de bienes o servicios de las organizaciones. Toman decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se utilizan y se encarga del estudio de la toma de decisiones en la función de operaciones.

También las personas que integran a esta área, son comúnmente conocidas como analistas de sistemas, cuya función es, como su nombre lo indica, analizar un determinado problema administrativo de manejo de datos y convertirlo a información útil, veraz y oportuna, a través del diseño de un sistema que contemple como herramienta básica el uso de una computadora electrónica.

Esto no es una tarea fácil, pues aparte de establecer un manejo efectivo de datos en el cual intervienen una serie de procedimientos manuales y electrónicos, el analista debe contemplar los distintos tipos de información que deberá proveer mediante su diseño, además de conservar de una manera completamente confidencial aquella que haya sido juzgada como tal; es decir, deberá diseñar todos y cada uno de los pasos a través de tos cuales se vayan transformando los datos en información.

Para ello deberá considerar factores vitales que, para ilustrarlos pondremos a manera de preguntas como sigue:

¿Qué datos se requieren? ¿Quiénes y como los proveerán? c) ¿En qué fases del diseño se requieren dichos datos y cuáles? d) ¿Qué significado representan los datos manejados por claves? e) ¿Qué procedimientos de control se deberán establecer para garantizar que los datos

son confiables? f) ¿Qué procedimientos manuales deberán intervenir con el fin de coleccionar todos y

cada uno de los datos y quiénes son las áreas o departamentos responsables de esto? g) ¿Qué procedimientos se deberán establecer para garantizar que los datos no serán

alterados o extraviados conforme se van manipulados y cuáles son los puntos de control? h) ¿Cómo y bajo qué conceptos deberán ser clasificados, seleccionados y convertidos a

registros completos que estructuren a su vez archivos lógicamente ordenados? i) ¿Cuál será el flujo de los datos desde su recolección hasta convertirlos a registros

procesables por el computador? j) ¿Cuáles serán las fases, operaciones y controles para que la computadora convierta

estos datos en información? k) ¿Qué información deberá arrojar la computadora? l) ¿Qué procedimientos deberán existir para comprobar que la información sea veraz y

oportuna?

m) ¿A quiénes, cuándo y qué información deberá enviarse y qué utilización se le dará? n) En caso de destrucción o extravió de los datos, ¿qué procedimientos (manuales o

electrónicos) deberán realizarse para su recuperación? ñ) ¿Qué políticas regirán el diseño y bajo que bases se podrán omitir o variar?

Básicamente estas son las preguntas que, con lujo de detalle, deberá contestar el analista a través de su análisis. Ahora bien, el hecho de llevar a la práctica todos estos conceptos, implica diseñar el sistema.

Para esto, el analista deberá entender claramente el problema que se pretende resolver; esto implica una comunicación efectiva entre las distintas áreas involucradas en dicho problema (usuarios) y él, para lo cual deberá seguir un método efectivo y no deberá pasar por alto ningún aspecto que tenga que ver con el problema, de lo contrario se logrará el objetivo.Las estadísticas demuestran que el 70% de los fracasos de un Centro de Cómputo se derivan de malos diseños, luego entonces, podemos presumir que de la consistencia de los diseños depende el éxito o el fracaso. Algo a lo que se enfrenta un analista, aparte de lo ya mencionado, es que los procedimientos que diseñe deberán facilitar las cosas en vez de complicarlas, pues si esto no sucediera, aunque el diseño cumpliera con su cometido, lo más seguro es que el usuario rechazaría la alternativa de automatizar el sistema, esta es una razón principal por la cual existen tantas fricciones entre analistas y usuarios, lo que redunda en un desprestigio para el Centro de cómputo. Pues bien, con el fin de lograr diseños exitosos que auxilien a los usuarios en sus actividades y que los mantengan satisfechos, se recomienda llevar la siguiente metodología de análisis y diseño de sistemas.

Funciones

El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento técnico dentro del que se incluye la elaboración y supervisión de proyectos de riego, así como también brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los productos, planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo autorizada para la contratación de personal temporal para proyectos, contratación de personal definitivo junto con la gerencia general. Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crédito tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la empresa. Además se encarga totalmente del manejo de la importación y exportación de materiales.

Manual de Funciones

Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.

El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano.

Es el encargado de realizar los cálculos de pérdida de presión y capacidad del sistema para aquellos proyectos que lo requieran.

Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un determinado proyecto así como también el presupuesto del mismo.

El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del proyecto junto con su cotización, además de encargarse de la negociación con el cliente en cuento a precio y crédito.

Técnico

El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificación de materiales y tiempo de entrega de todos los proyectos de riego.

Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecución.

El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisión del proyecto y de la entrega del mismo al cliente.

Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico, asignándole un técnico para resolver el problema del cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo día o máximo al día siguiente de ser posible.

Importaciones y exportaciones

Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver con la importación de materiales de riego considerando que para importar una suma mayor a 10.000 dólares se debe pedir aprobación de la Gerencia General.

Es responsable de la relación directa con los proveedores en el extranjero, para pedir cotización y realizar la negociación.

Realiza la coordinación de la importación con el agente afianzado de aduanas. Enviar el packing list y la factura.

Decisiones para el desarrollo de Sistemas

Decisiones Procesos

Determinación del proceso físico o instalación a utilizar en la producción del bien o del servicio. ü Equipo y Tecnología ü Flujo de Proceso

Decisiones Capacidad

Suministro de la capacidad, en cantidad lugar y momento correcto.

Largo plazo: Inversiones o ventas de máquinas e. instalaciones. Toma o. despidos de personal

Corto Plazo: Subcontrataciones, turnos extra eliminación de personal, turnos acortamiento de la jornada laboral.

Decisiones Inventario

Que, cuanto cuando comprar o fabricar. Administración del flujo de materiales como: ü Materias primas, ü Materiales de empaque, Gráneles, Semi-elaborados Productos terminados entre Otras.

Mantenimiento de sistemas informáticos

Cualquier sistema informático, por sencillo que sea, necesita un mantenimiento mínimo. Aunque hemos definido el sistema informático incluyendo en él al usuario, lo habitual cuando se habla de mantenimiento de sistemas es excluirlo.

El mantenimiento de sistemas informáticos tiene como finalidad conseguir que los equipos sean operativos el mayor tiempo posible y que, durante ese tiempo, funcionen sin fallos. El mantenimiento de sistemas de información tiene como objetivo mejorar el sistema de información actual a partir de las peticiones de mantenimiento de los usuarios, con motivo de un problema detectado en el sistema o por la necesidad de una mejoraen el mismo.

Se debe tener en cuenta que tan importante como el mantenimiento de los componentes del equipo es el mantenimiento del software y los datos que contiene.

Es importante hacer un correcto mantenimiento del sistema por varias razones, entre las que podemos destacar:

A medio y largo plazo el coste del sistema es menor, ya que siempre será más económico mantener un equipo para evitar averías que reemplazarlo por estar averiado.

Un fallo en el sistema puede provocar una pérdida de información de costes incalculables.

Un problema en la seguridad del sistema puede hacer que datos confidenciales se hagan públicos, con las graves consecuencias legales que ello conllevaría.

Problemas intermitentes en determinados equipos del sistema retrasan el trabajo, lo que influye en el rendimiento y en la productividad.

El mantenimiento de sistemas de información tiene como objetivo mejorar el sistema de información actual a partir de las peticiones de mantenimiento de los usuarios, con motivo de un problema detectado en el sistema o por la necesidad de una mejora en el mismo.

Niveles de mantenimiento de sistemas informáticos

Como ya vimos, al hablar de mantenimiento excluimos a los distintos usuarios que interactúan con el sistema. Así que el mantenimiento de un sistema se llevará a cabo a tres niveles:

Nivel de hardware. Nivel de software. Nivel de documentación.

Nivel de mantenimiento de hardware

En este nivel de mantenimiento se vigilará el buen estado de todos los equipos y periféricos del sistema. Los fallos en este nivel se dan en forma de averías, que pueden ser por desgaste de los materiales o por accidentes. El grado de la avería influye directamente en el comportamiento del sistema, ya que en muchas ocasiones puede llegar a afectar a una parte importante del mismo, llegando a inutilizarlo de forma temporal o definitiva.

Dentro de las tareas a realizar en este nivel están:

La limpieza de los componentes hardware. La comprobación de que los equipos funcionan en los límites previstos (voltaje,

temperatura, etc.). El reemplazo o la reparación de los componentes desgastados o que funcionen mal.

Nivel de mantenimiento de software

Este nivel de mantenimiento se centra en las aplicaciones y los datos alojados en los equipos del sistema. Los fallos en este nivel se dan en forma de pérdida de información o comportamiento anómalo de las aplicaciones.

Las principales causas de estos comportamientos son los virus, la inestabilidad del sistema operativo y los fallos de hardware. Los fallos de seguridad provocados por virus y otros derivados pueden acabar por completo con un sistema informático, independientemente del número de equipos por los que esté compuesto.

Por esta razón, es muy importante mantener un sistema informático adecuadamente protegido.

Las tareas más comunes a realizar en este nivel son:

La limpieza de archivos y programas en los equipos. El mantenimiento de las bases de datos del sistema. La optimización del sistema operativo de los equipos (limpieza del registro,

desfragmentación del disco, etc.). La revisión de la seguridad de los equipos (actualización de antivirus, escaneo de los

discos, etc.).

Nivel de mantenimiento de documentación

Cuando un sistema informático se pone en marcha es necesario que exista una documentación que explique cómo funciona y qué cometidos específicos tienen cada una de sus partes.

Este nivel de mantenimiento se centra en que la documentación del sistema esté actualizada. La actualización de la documentación debería darse cada vez que existiese algún cambio en el sistema, tanto a nivel de hardware como de software y de personal. Dentro de esa documentación hay que incluir un registro en el que se refleje el mantenimiento que se le da a cada componente del sistema que es el registro de las tareas de mantenimiento es similar al historial médico de un paciente: es muy importante para el correcto diagnóstico de un equipo o incluso del sistema al completo.

Dentro de las tareas a realizar en este nivel están:

El registro de todas las tareas de mantenimiento. La actualización de manuales de usuario tras la instalación de nuevo software o hardware. La revisión y renovación de las directivas que se hayan fijado.

Departamento de Mantenimiento

El Departamento de Mantenimiento se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como la contratación de la obra pública necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones físicas de los inmuebles.

Mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo consiste en aplicar una serie de técnicas y procedimientos al sistema para minimizar el riesgo de fallo y asegurar su correcto funcionamiento durante el mayor tiempo posible, es decir, alargar su vida útil.

Mantenimiento Correctivo: El mantenimiento correctivo consiste en la reparación o el reemplazo del componente del sistema que esté ocasionando fallos.

Mantenimiento de la cultura organizacional

Las formas en las que opera y se administra una organización tendrán efectos, intencionales como intencionales sobre el mantenimiento o el cambio de la cultura organizacional. La organización contrata personas que en apariencia se adaptan a la cultura organizacional; luego, la organización mantiene su cultura despidiendo a los empleados que de manera sostenida o evidente se desvían de la conducta y actividades aceptadas.

Sin embargo, los métodos específicos para mantener la cultura organizacional son mucho más complejos que sólo contratar a las personas adecuadas y despedir a las que no se acoplan. Los reforzados más poderosos de la cultura de la organización son:

1) Que los directivos y los equipos presten atención, evalúen y controlen.

2) Las forma en que los directivos reaccionen a los incidentes críticos y a las crisis organizacionales.

3) Modelar, enseñar y capacitar para las funciones administrativas y de equipos.

4) Selección, ascenso y despido de la organización.

5) ritos, ceremoniales e historias organizacionales.

Uno de los métodos más poderosos de mantener la cultura organizacional incluye los procesos y comportamientos a los que prestan atención los directivos y equipos, es decir, los acontecimientos que se observan y comentan. Resolver los asuntos en forma sistemática trasmite a los empleados señales poderosas sobre lo que es importante y lo que se espera de ellos.

Reacciones frente incidentes y crisis: Cuando una organización se enfrenta a una crisis, su manejo por parte de los directivos y los empleados revela mucho sobre la cultura. La forma en que se hace frente a la crisis refuerza la cultura existente o provoca el surgimiento de nuevos valores y normas que cambien la cultura.

Moldeamientos, enseñanza y asesoría: Algunos aspectos de la cultura organizacional se comunican a los empleados pero la forma en que los directivos desempeñan sus funciones.

Además, los gerentes y equipos incorporan de manera específica mensajes culturales importantes a los programas de capacitación y a la asesoría cotidiana en el trabajo.

Asignación de recompensas y estatus: Los empleados también aprenden sobre su cultura organizacional a través del sistema de recompensas. Las recompensas y los castigos asociados a los diversos comportamientos trasmiten a los empleados las prioridades y valores, lo mismo de los directivos como individuos que de la organización. El sistema de estatus de la organización mantiene ciertos aspectos de su cultura.

La distribución de privilegios demuestra que funciones y conductas considera la organización más valiosas. Sin embargo, es posible que una organización use las recompensas y los símbolos de estatus en forma ineficaz e incoherente, si es así, pierde una gran oportunidad de ejercer influencia sobre su cultura, porque las prácticas de recompensas y la cultura se hallan vinculadas en la mente de sus integrantes. Algunas autoridades creen que el método más eficaz para influir sobre la cultura organizacional es a través del sistema de recompensas.

Contratación, selección, ascensos y despidos de las formas básicas en que mantienen las organizaciones una cultura consiste en el proceso de contratación.

Los ritos y ceremonias organizacionales son actividades o rituales organizados y planeados con significado cultura importante.

Los ritos y ceremonias que respaldan la cultura organizacional incluyen los de transición, descenso de posición, refuerzo e integración.

Muchas de las creencias y valores fundamentales de la cultura de una organización se expresan en forma de leyendas e historias que se convierten en parte de sus tradiciones. Estas historias y leyendas trasmiten la cultura existente de los empleados mas antiguos a los nuevos, dan preeminencia a los aspectos importantes de esa cultura. Algunas historias permanecen largo tiempo.

Estructuración y Definición de Objetivos del Departamento de Mantenimiento

Cualquier organización debe definir objetivos que permitan lograr un balance entre los recursos asignados y lo que se obtiene a cambio, a nivel de una Gerencia de Mantenimiento se busca obtener un balance entre los recursos requeridos por los activos para sostener su capacidad funcional y lo que dichos activos pueden producir. La estrategia de mantenimiento definida a partir de los objetivos debe contemplar la manera de mantener de la mejor forma la organización, con una cantidad finita de recursos, por lo que se debe establecer los parámetros para la formulación presupuestaria y su control. La mayor parte de la estructura presupuestaria del mantenimiento esta enfocada a lograr que la mayor cantidad de los activos que conforman el proceso productivo logren alcanzar el tiempo de misión, para ello de acuerdo a las prácticas de mantenimiento, la mayor proporción debe concentrar actividades preventivas, sin embargo,

acciones correctivas deben ser contempladas e incluidas dentro de los planes de mantenimiento, estimadas a partir de análisis estadísticos (tasa de fallas, probabilidad de falla, entre otros.)

Objetivo del departamento de mantenimiento

El tratar de definir un objetivo único es insuficiente si se quiere lograr una eficiencia global en el departamento de mantenimiento, por ello se crea la necesidad de establecer múltiples objetivos en múltiples puntos de la estructura organizativa que rige la función mantenimiento dentro de cualquier empresa.

Sistema de Mantenimiento

El mantenimiento de software es también una de las fases en el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, que se aplica al desarrollo de software.

La fase de mantenimiento es la fase que viene después del despliegue (implementación) del software en el campo. La fase de mantenimiento de software involucra cambios al software en orden de corregir defectos y dependencias encontradas durante su uso tanto como la adición de nueva funcionalidad para mejorar la usabilidad y aplicabilidad del software.

El mantenimiento permite determinar cuándo y cómo muere un sistema y a su vez prevenir que se vuelva obsoleto o ambiguo. Esto se tiene que identificar durante el ciclo de vida del Sistema.

Funciones Gerenciales de Mantenimiento

Tener y mantener los sistemas informáticos y de comunicación en un estado de operación óptimos.

Analizar las necesidades de la corporación para determinar las estrategias a seguir para la implementación de cambios en la informática.

Establecer estrategias para la resolución de problemas y contingencias de emergencias informáticas.

Establecer las prioridades en el mantenimiento de sistemas informáticos para las diferentes áreas administrativas y de producción.

Enfocar los resultados de la ingeniería informática a los objetivos específicos de la corporación.

Integrar planes estratégicos para trabajo en equipo con el objeto de cumplir las metas y objetivos que se haya planteado la corporación.

Importancia del Departamento de Mantenimiento

El Departamento de Mantenimiento se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como la contratación de la obra pública necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones físicas de los inmuebles.

El mantenimiento suele concebirse como una función de servicio, orientada a mantener disponibles los elementos de producción industrial.

Al realizar un buen mantenimiento se podrá ofrecer al cliente bienes y servicios de calidad competitiva a costos razonables.

El mantenimiento es una actividad de apoyo en cualquier tipo de empresa, es decir, el mantenimiento es parte integrante y esencial de todo tipo de organización.

Disponer de un grupo mínimo de recursos humanos de mantenimiento capaz de garantizar optimización de producción, disponibilidad de equipos, y la seguridad en la organización.

Introducción

Hoy en día las aplicaciones que se desarrollan son muy diferentes a las que se desarrollaban hace unos años. El desarrollo de las comunicaciones y la gran difusión de Internet han creado nuevas necesidades dentro de los sistemas software. En este sentido, muchas definiciones de sistemas se están dando dentro del mundo de la ingeniería del software: sistemas multimedia, sistemas hipermedia, aplicaciones web, sistemas de información global, etc.

Este trabajo es el resultado de la investigación que se ha llevado a cabo para estudiar una posible metodología para el desarrollo de sistemas de información global. En él se hace un recorrido de todas las opciones que se están aplicando en este ámbito y se presenta los primeros inicios de una nueva propuesta que actualmente se está elaborando.

Sin embargo, antes de comenzar a plantear el problema que nos va a ocupar el contenido de este trabajo, es necesario enmarcar el entorno de trabajo en el que nos vamos a mover. Para ello, es necesario hacer una serie de definiciones previas.

La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.

Cualquier sistema informático, por sencillo que sea, necesita un mantenimiento mínimo. Aunque hemos definido el sistema informático incluyendo en él al usuario, lo habitual cuando se habla de mantenimiento de sistemas es excluirlo.

El mantenimiento de sistemas informáticos tiene como finalidad conseguir que los equipos sean operativos el mayor tiempo posible y que, durante ese tiempo, funcionen sin fallos. El mantenimiento de sistemas de información tiene como objetivo mejorar el sistema de información actual a partir de las peticiones de mantenimiento de los usuarios, con motivo de un problema detectado en el sistema o por la necesidad de una mejoren el mismo.

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA

UNEFA NÚCLEO TÁCHIRA

Integrantes:

Gudiño Prato María Alejandra 18.718.296

Mawui Yakariyene Ramirez Sierra 18.405.822

Camargo Valero Edwin Miguel 18.790.877

Sección: 1D

Ingeniería en Sistemas

San Cristóbal, Estado Táchira

Conclusión

Ciclo de vida del desarrollo de los sistemas, consiste en la resolución y optimización de los sistemas, garantizando q los problemas de entendimiento o de falta de implementos en el momento de la utilización del mismo por un usuario.

se organiza la información, de como se compone un sistema con el fin de su estudio para su mejoramiento de sus funciones

El lenguaje que se usa generalmente a la hora de reescribir un documento es para optimizar su modificación a la hora de implementar cambien en función de un mejor funcionamiento y opciones de trabajo.

De igual manera se debe asegurar el orden de los nuevos cambios o información agregada en el momento de su modificación, así, asegurando q las funciones sean explicadas de forma fácil y sensilla de comprender por los usuarios.

La Documentación de sistema consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza , capacidades y cómo usarlo, en otras palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.