Embed Size (px)
DESCRIPTION
cách viết e-mail chuyên nghiệp
Citation preview
Nội dung:1. Quy trình viết e-mail
2. Nội dung e-mail và những lưu ý
2.1. Bố cục một e-mail
2.2. Những lưu ý
3. Một số quy tắc trả lời e-mail
1. Quy trình viết e-mail
B1. Viết nộidung e-mail
B2. Viết SubB3. Attach
File (nếu có)
B4. Điền địachỉ e-mail
B5. Kiểm tralại toàn bộ
B6. Send e-mail.
Lưu ý:• Chỉ nên điền địa chỉ mail sau khi hoàn thành nội dung
và attach file để tránh tình trạng gửi nhầm, gửi e-mail khi chưa hoàn chỉnh.
• Luôn nhớ phải kiểm tra e-mail thật kĩ trước khi gửi
Ngoài ra, nếu sử dụng gmail để giảm thiếu sai sót khigửi e-mail, ta có thể tiến hành thiết lập cài đặt cho e-mail
không gửi đi lập tức theo cách sau:
B1. Click vào hình bánh răng cưa ở góc bên phải cửasổ gmail chọn Cài đặt
B2. Chọn mục Lab
B3. Tìm phần Hoàn tác gửi chọn Bật
B4. Lưu thay đổi
2. 1. Bố cục một e-mail
Lời chào
• Dear / Hi Anh / Chị/ (Tên riêng)/ …
• Kính gửi
Nội dung
Kết thúc
• Trân trọng/ Best Regards/ ….
• Chữ ký
2. Nội dung e-mail và những lưu ý
2.2. Một số lưu ý
• Ngăn gọn, đi thẳng vào vấn đề, nên in đậm nhữngthông tin quan trọng
• Câu cú rõ ràng , mạch lạc
• Tuân thủ đúng nguyên tắc viết hoa và sử dụng dấu câu
• Tránh viết tắt, viết sai chính tả
• Văn phong phù hợp
Trình bày nội dung e-mail
Nguyên tắc viết hoa và sử dụng dấu câu.
• Luôn viết hoa đầu dòng.
• Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
• Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
• Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
• Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
• Sử dụng dấu phẩy, dấu chấm hợp lý khi câu có nhiều ý.
• Tránh lạm dụng dấu chấm than. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong
một e-mail.
Chủ đề e-mail (Subject)
Tiêu đề e-mail tạo ấntượng đầu tiên cho ngườinhận
Tiều đề cần thể hiện đượcvấn đề chính trong nộidung thư
Nên viết bằng tiếng Việtkhông dấu với e-mail tiếngViệt
Tuyệt đối không bỏ trốngtiêu đề e-mail
Attach File Tiều đề file: rõ ràng, không dấu (do một số máy tính
không xử lý được file có tên có dấu)
Định dạng: nên chọn lưu file dưới dạng .doc (thay vì.docx) và .pdf vì để đảm bảo mọi máy tính đều có thểđọc được.
Trường hợp attach nhiều file nên sắp xếp các file theomột trình tự khoa học, hợp lý.
Chữ ký e-mail Chữ ký e-mail sẽ cung cấp cho người nhận những thông tin liên lạc
của người gửi. Nếu bạn đã đi làm nên tạo chữ ký theo mẫu thôngdụng sau:
Họ và tên () | vị trí
Điện thoại | Mail | Website công ty
Tên công ty | Số điện thoại công ty
Nếu bạn chưa đi làm, chữ ký E-mail cũng nên có đầy đủ Họ và tên, địa
chỉ e-mail, số điện thoại, địa chỉ liên lạc.
Gmail là hòm thư được sử dụng rộng rãi nhất. Cách tạo chữ ký nhưsau:
Đăng nhập gmail và vào lần lượt các mục Cài đặt Chung Chữ ký: để tạo chữ ký. Cuối cùng bấm: Lưu thay đổi .
3. Một số quy tắc trả lời e-mail 1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi
bạn nhận được e-mail của một ai đó.
2. Không bao giờ gửi Spam
3. Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn côngkhai
4. Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sựđồng ý của người chủ email đó.
5. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mụcđích cá nhân.
Chúc các bạn thành công !
