REPORTE DE PRIORIDADESREPORTE DE PRIORIDADES

HERRAMIENTA DE PLANEACION BASADA EN:HERRAMIENTA DE PLANEACION BASADA EN:

LOS SIETE HABITOS DE LAS PERSONAS LOS SIETE HABITOS DE LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS. YALTAMENTE EFECTIVAS. YLAS PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE LAS PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.CALIDAD.

PLANEE SEMANALMENTE PLANEE SEMANALMENTE PRIORIZANDO SUS OBJETIVOS…PRIORIZANDO SUS OBJETIVOS…

Reconociendo las actividades a corto plazo, Reconociendo las actividades a corto plazo, planeandolas como un habito c lave para hacer el planeandolas como un habito c lave para hacer el trabajo efectivo.trabajo efectivo.Monitoreando los proyectos y actividades de mediano Monitoreando los proyectos y actividades de mediano plazo.plazo.Enfocando las prioridades y actividades c laves en linea Enfocando las prioridades y actividades c laves en linea con los objetivos de negocio.con los objetivos de negocio.Diferenciando las actividades c laves de las actividades Diferenciando las actividades c laves de las actividades normales y rutinarias .normales y rutinarias .Evitando perdidas de tiempo en trabajo s in importancia.Evitando perdidas de tiempo en trabajo s in importancia.Facilitando la retroalimentacion a la direccion.Facilitando la retroalimentacion a la direccion.

Las ac tividades de trabajo en las cuales s e debe enfocar la atenc ion s on las re levantes para e l negoc iore levantes para e l negoc io y las que

permiten e l logro de los obje tivos obje tivos . .

QUE ES UN REPORTE DE QUE ES UN REPORTE DE PRIORIDADES?PRIORIDADES?

Es una herramienta de planeacion s emanal para:Es una herramienta de planeacion s emanal para:Adminis trar e l tiempo.Adminis trar e l tiempo.Definir actividades c laves y monitorearlas .Definir actividades c laves y monitorearlas .Enfocar que es importante para cumplir con los objetivos .Enfocar que es importante para cumplir con los objetivos .

Nos permite una des cripcion clara y cons olidada de que Nos permite una des cripcion clara y cons olidada de que debe realizars e en e l corto plazo para alcanzar los debe realizars e en e l corto plazo para alcanzar los objetivos de mediano plazo.objetivos de mediano plazo.Las actividades de corto plazo pueden s er c las ificadas Las actividades de corto plazo pueden s er c las ificadas por la direccion o bas andos e en la es trategia de las por la direccion o bas andos e en la es trategia de las cuatro prioridades del tecnicas .cuatro prioridades del tecnicas .Los Proyectos de mediano plazo deben s er quebrados Los Proyectos de mediano plazo deben s er quebrados por area.por area.Incluye otras as untos relacionados con el trabajo que Incluye otras as untos relacionados con el trabajo que s e deben tener en mente como: Requerimientos de la s e deben tener en mente como: Requerimientos de la Direccion, Aprobaciones , Viajes & Vacaciones , Direccion, Aprobaciones , Viajes & Vacaciones , Entrenamiento y Otros .Entrenamiento y Otros .

Son las areas de la funcion de las cuales derivan las oportunidades y es trategias de negocio:

PAC1: Proteccion de la Calidad e Imagen de ABASA.

PAC2: Sis temas de Ahorro y Rentabilidad.

PAC3: Control del Gas to de Operacion.

PAC4: Innovacion.

LAS CUATRO PRIORIDADES DE LAS CUATRO PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

(P.A.C.)(P.A.C.)

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPOMATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Utilice es tos criterios en la definic ion de prioridadesUtilice es tos criterios en la definic ion de prioridadesTrate de llevar s u trabajo de Q1 hacia Q2 para evitar reaccionar como Trate de llevar s u trabajo de Q1 hacia Q2 para evitar reaccionar como bombero (apaga incendios ), s ea proactivo .bombero (apaga incendios ), s ea proactivo .Algunas actividades de s ervic io y s oporte al c liente pueden no s er Algunas actividades de s ervic io y s oporte al c liente pueden no s er actualmente una prioridad pero pueden llegar a s erlo prontoactualmente una prioridad pero pueden llegar a s erlo pronto ..

Cris isCris isProyectos , reunionesProyectos , reunionesProblemas Problemas apremiantes apremiantes Actividades Contra Actividades Contra re loj Tareas que s e re loj Tareas que s e vencenvencen

Preparac ionPreparac ionPrevencionPrevencionValor de Clarificac ionValor de Clarificac ionPlanificac ionPlanificac ionCreac ion de Relac ionCreac ion de Relac ionEmpoderamientoEmpoderamiento

InterrupcionesInterrupcionesLlamadas , correosLlamadas , correosy reportes no y reportes no importantesimportantesReuniones Reuniones improductivasimproductivasAs untos acuc iantesAs untos acuc iantes

TrivialidadesTrivialidadesAlgunas llamadas .Algunas llamadas .Perdida de tiempo en Perdida de tiempo en actividades no actividades no provechos asprovechos asActividades fortuitasActividades fortuitasCorreos no re levantesCorreos no re levantes

Urgente No UrgenteIm

po

rtan

teN

o Im

po

rtan

te

Q1Q1

Q4Q4

Q2Q2

Q3Q3

Q1 & Q2 s on las actividades que

deberiamos lograr primero. El s entido de

urgencia diferencia a Q1

de Q2.

Q3 & Q4 Son las Q3 & Q4 Son las actividades que actividades que

no deberian no deberian cons iderars e cons iderars e

como como prioritarias a prioritarias a menos que menos que

agregue valor agregue valor alguna relacion.alguna relacion.

PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADESPARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADES

1.- 1.- P riorida de s pa ra la s e ma naP riorida de s pa ra la s e ma na

De fina la s a c tivida de s c la ve s De fina la s a c tivida de s c la ve s que s e c umplira n a nte s de l fin que s e c umplira n a nte s de l fin de s e ma na .de s e ma na .E xis te n 7 a re a s pa ra la E xis te n 7 a re a s pa ra la c la s ific a c ion de la s a c tivida de s c la s ific a c ion de la s a c tivida de s de a c ue rdo a s i s e tra ta de de a c ue rdo a s i s e tra ta de ope ra c ione s te c n ic a s , m a te ria s ope ra c ione s te c n ic a s , m a te ria s o prog ra ma s la s c ua le s s e o prog ra ma s la s c ua le s s e e nc ue ntra n re la c iona da s c on e nc ue ntra n re la c iona da s c on priorida de s :priorida de s :•Me jora de la Ca lida d.Me jora de la Ca lida d.•De s a rrollo de l S CCC.De s a rrollo de l S CCC.•Me jora de la P roduc tivida d.Me jora de la P roduc tivida d.•F orma c ion de l P e rs ona l.F orma c ion de l P e rs ona l.•Im ple me nta c ion Te c nic a .Im ple me nta c ion Te c nic a .•Compra s de Ins umos .Compra s de Ins umos .•OtrosOtrosAlgunas actividades no pueden cumplirs e en una Algunas actividades no pueden cumplirs e en una

s emana por lo que la herramienta permite s emana por lo que la herramienta permite monitorear e l avance y hacer las adaptaciones monitorear e l avance y hacer las adaptaciones

neces arias para que luego s e cumplanneces arias para que luego s e cumplan

PARTES DEL REPORTE DE PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADESPRIORIDADES

2.-2.- P roye c tos c la ve s pa ra los P roye c tos c la ve s pa ra los s ig uie nte s 15, 30 o 60 dia ss ig uie nte s 15, 30 o 60 dia s

De fina los proye c tos c la ve s De fina los proye c tos c la ve s pa ra los s ig u ie nte s dos pa ra los s ig u ie nte s dos me s e s .me s e s .

De be ria e xis tir una a re a o De be ria e xis tir una a re a o e s pa c io pa ra c a da e s pa c io pa ra c a da de pa rta me nto y ta m b ie n de pa rta me nto y ta m b ie n pa ra otra s a re a s c la ve s que pa ra otra s a re a s c la ve s que pue da n s e r a g re g a da s e n pue da n s e r a g re g a da s e n c a s o de s e r re le va nte pa ra c a s o de s e r re le va nte pa ra s us ob je tivos , i.e . c a s o s us ob je tivos , i.e . c a s o AB AS A:AB AS A:

• S is te ma de Ca lida d.S is te ma de Ca lida d.• Contro l de Ca lida d.Contro l de Ca lida d.• S e g urida d e Hig . Indus tria l.S e g urida d e Hig . Indus tria l.• Alta Dire c c ion. Alta Dire c c ion. • P rove e dore s E xte rnos . P rove e dore s E xte rnos . • Clie nte s E xte rnos .Clie nte s E xte rnos .• OtrosOtrosEs to nos ayudara a mantener un enfoque s obre los Es to nos ayudara a mantener un enfoque s obre los

proyectos c lave , s ea s umamente res tric tivo una vez proyectos c lave , s ea s umamente res tric tivo una vez que los inc luya aquique los inc luya aqui

PARTES DEL REPORTE DE PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADESPRIORIDADES

3.- 3.- R e que rimie ntos de la R e que rimie ntos de la Dire c c ionDire c c ion

As untos a le va nta r y re s olve r As untos a le va nta r y re s olve r CUANTO ANTE S .CUANTO ANTE S .

4.- Aproba c ione s4.- Aproba c ione sCua lquie r c os a de l Cua lquie r c os a de l

De pa rta m e nto que e s te De pa rta m e nto que e s te pe ndie nte de a proba rs e .pe ndie nte de a proba rs e .

5.- Via je s & Va c a c ione s5.- Via je s & Va c a c ione s

6.- E ntre na m ie ntos6.- E ntre na m ie ntosMa te ria s R e la c iona da s .Ma te ria s R e la c iona da s .

7.- Otros As untos7.- Otros As untosAs untos re la c iona dos c on otros As untos re la c iona dos c on otros

De pa rta m e ntos de la De pa rta m e ntos de la E m pre s a que le a fe c ta n.E m pre s a que le a fe c ta n.

No pierda de vis ta las materias importantes y s i No pierda de vis ta las materias importantes y s i e s tas no s on urgentes ahora, es tas podrian es tas no s on urgentes ahora, es tas podrian llegar a s erlo en e l futuro, entonces dirijalas llegar a s erlo en e l futuro, entonces dirijalas

des de ahora.des de ahora.

DINAMICA DE LA PLANEACION DINAMICA DE LA PLANEACION SEMANALSEMANAL

El tiempo apropiado para la planificac ion El tiempo apropiado para la planificac ion s emanal es entre viernes y lunes .s emanal es entre viernes y lunes .Es to permite identificar que es ta pendiente de Es to permite identificar que es ta pendiente de la s emana anterior lo cual s e convierte en una la s emana anterior lo cual s e convierte en una prioridad des pues de chequear los problemas prioridad des pues de chequear los problemas de l lunes .de l lunes .El Reporte de Prioridades debe s er s ometido a El Reporte de Prioridades debe s er s ometido a la direcc ion durante e l Lunes por la tarde . la direcc ion durante e l Lunes por la tarde . Las prioridades de l mis mo cuadrante pueden s e Las prioridades de l mis mo cuadrante pueden s e diferenc iadas utilizando la s ubc las ificac ion diferenc iadas utilizando la s ubc las ificac ion ABC. ABC. Por e jemplo , 2A tiene mayor Por e jemplo , 2A tiene mayor prioridad que 2B y 2C pero menos que 1A, prioridad que 2B y 2C pero menos que 1A, 1B o 1C.1B o 1C.

Tambien puede utilizars e e l codigo de Tambien puede utilizars e e l codigo de colores como ayuda vis ual s obre lo que colores como ayuda vis ual s obre lo que es ta en proces o y lo que ha s e ha hecho es ta en proces o y lo que ha s e ha hecho has ta ahora. Us e Marcador Amarillo para has ta ahora. Us e Marcador Amarillo para actividades En-Proces o y Marcador Verde actividades En-Proces o y Marcador Verde para completadas .para completadas .

Los as untos que s e pres entan durante la Los as untos que s e pres entan durante la s emana pueden s er agregados s emana pueden s er agregados es cribiendolos a mano en los e s pac ios en es cribiendolos a mano en los e s pac ios en blanco. No es neces ario s ometer e l reporte a blanco. No es neces ario s ometer e l reporte a cons iderac ion nuevamente .cons iderac ion nuevamente .

Archive s us Reportes de Prioridades Vie jos Archive s us Reportes de Prioridades Vie jos (Impres os ) como evidenc ia de s u planeac ion (Impres os ) como evidenc ia de s u planeac ion s emanal, monitoreando los logros .s emanal, monitoreando los logros .

CONT. DINAMICA DE LA PLANEACIONCONT. DINAMICA DE LA PLANEACION

Utilice los s iguientes codigos para dirig ir las Utilice los s iguientes codigos para dirig ir las ac tividades .actividades .

√ √(Verificac ion): s ignifica hecho, (Verificac ion): s ignifica hecho, completado o cumplido.completado o cumplido.

X (Equis ): s ignifica cance lado, anulado o X (Equis ): s ignifica cance lado, anulado o borrado.borrado.

G (G con verificac ion): s ignifica √G (G con verificac ion): s ignifica √delegado o tras ladado a otro de legado o tras ladado a otro res pons able .res pons able .

(Punto): s ignifica En Proces o .(Punto): s ignifica En Proces o .

→→ (Flecha ade lante ): s ignifica planeado (Flecha ade lante ): s ignifica planeado mas ade lante .mas ade lante .

CONT. DINAMICA DE LA CONT. DINAMICA DE LA PLANEACIONPLANEACION

CONSIDERACIONES FINALESCONSIDERACIONES FINALES

Planear es e l pas o previo a hacer… para Planear es e l pas o previo a hacer… para mantener la cons is tenc ia con e l Cic lo mantener la cons is tenc ia con e l Cic lo PHVA PHVA

1.1. PlanearPlanear2.2. HHacer3.3. VVerificar4.4. ActuarActuar

PlanearPlanear

1

HacerHacer

2VerificarVerificar

3

ActuarActuar

4

Aproveche la planeac ion s emanal Aproveche la planeac ion s emanal enfocando s us es fuerzos s obre las enfocando s us es fuerzos s obre las

actividades c laves y evite todo lo que actividades c laves y evite todo lo que no no agregue valor agregue valor al trabajo!!!al trabajo!!!