Стр. 1 из 22 · ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014 Управление документацией Редакция №3 Стр. 5 из 22 документа опечаток,

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014

Управление документацией

Редакция №3

Стр. 1 из 22

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 2 из 22

Содержание

№

раздела

Название раздела Стр.

1 Область применения документированной процедуры 3

2 Нормативные ссылки 3

3 Термины, определения и сокращения 4

4 Общие положения 5

5 Описание процедуры 8

5.1 Управление документами внутреннего происхождения 8

5.2 Управление документами внешнего происхождения 13

6 Ответственность 14

7 Контроль исполнения требований документированной процедуры 14

Приложения 16

Лист регистрации изменений к документированной процедуре 22

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 3 из 22

1. Область применения документированной процедуры

1.1 Настоящая документированная процедура является документом системы ме-

неджмента качества (далее – СМК) ГБОУ ВПО «Иркутского государственного

медицинского университета» Минздрава России (далее – ИГМУ) и устанавливает порядок

управления документацией, который состоит из следующих элементов:

- правила разработки документа;

- идентификация и регистрация;

- проверка;

- актуализация;

- утверждение;

- учет;

- хранение и уничтожение.

1.2 Документированная процедура соответствует требованиям стандарта ИСО

9001:2008 (ГОСТ ISO 9001-2011), пп. 4.2.3 «Управление документацией» и обязательна к

применению во всех структурных подразделениях ИГМУ.

1.3 Процедура распространяется на все текстовые, электронные и графические

документы ИГМУ.

2. Нормативные ссылки

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие

документы:

ИСО 9000:2005

(ГОСТ ISO 9000-2011)

«Системы менеджмента качества. Основные

положения и словарь»;

ИСО 9001:2008

(ГОСТ ISO 9001-2011)

«Системы менеджмента качества. Требования»;

СМК – РК – 4.2.2 – 2014 «Руководство по качеству»;

СМК – МИ. Д – 4.2 – 2011 Инструкция «О ведении делопроизводства в

ИГМУ»;

СМК – НД – 4.2 – 2011 «Номенклатура дел структурных подразделений

ИГМУ»;

СМК – ДП – 4.2.4 – 2014 «Управление записями»;

СМК – ДП – 8.2.2 – 2014 «Внутренний аудит»;

СМК – ДП – 8.3 – 2014 «Управление несоответствующей продукцией»;

СМК – ДП – 8.5 – 2014 «Корректирующие и предупреждающие действия»;

СМК – МИ.ДП – 4.2.3 – 2011 «Требования к содержанию и оформлению

документированной процедуры»;

СМК – МИ.П – 4.2.3 – 2011 «Общие требования к построению, содержанию,

оформлению, утверждению положений в ИГМУ»;

СМК – МИ.ПСП – 4.2.3 – 2011 «Общие требования к построению, содержанию,

оформлению, утверждению положений «О

структурном подразделении» и изменений к ним»;

СМК – МИ.КСО – 4.2.3 – 2011 «Общие требования к построению, содержанию,

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 4 из 22

оформлению, утверждению положений «О

коллегиальных совещательных органах» и

изменений к ним»;

СМК – МИ.ДИ – 4.2.3 – 2011 «Общие требования к построению, содержанию,

оформлению, утверждению должностной

инструкции и изменений к ней»;

СМК – МИ.ИД – 4.2.3 – 2011 «Общие требования к построению, содержанию,

оформлению, утверждению инструкции по

деятельности и изменений к ней».

3. Термины, определения и сокращения

В настоящей документированной процедуре используются следующие термины и

определения:

Актуализация документа – своевременное отражение в документе всех изменений и

поправок.

Аннулирование документа – отмена документа, признание его недействительным.

Дата введения – календарная дата, с которой документ приобретает физическую силу.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать.

Документированная процедура (методика) – это установленный способ

осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса), оформленный

в виде документа.

Дубликат документа – повторный экземпляр документа, имеющий юридическую

силу.

Изменение нормативного документа – модификация, дополнение или исключение

определенных фрагментов документа.

Инструкция – положение, описывающее последовательность действий для

выполнения определенных задач (процессов).

Контрольная копия документа – копия документа (контрольный экземпляр), которая

служит для справок или сверки документации и пользователям не выдается. Контрольный

экземпляр документа может служить для снятия с него рабочих копий (копий, выдаваемых

пользователям для работы, с учетным номером).

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного

документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющей юридической силы.

Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или

характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Оригинал документа – первоначальный, подлинный документ, предназначенный для

полиграфического воспроизведения после его оформления и удостоверения в установленном

порядке.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим

лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Пересмотр нормативного документа – новое печатное издание документа,

включающее изменения и (или) поправки к предыдущему изданию.

Подлинник или официальное издание – первый или единичный (один из немногих)

экземпляр официального документа.

Пользователь документа – юридическое или физическое лицо, применяющее данный

документ в своей деятельности.

Поправка к нормативному документу – устранение из опубликованного текста

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 5 из 22

документа опечаток, лингвистических и других подобных ошибок.

Процедура – это установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной

форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Система электронного документооборота – организационно-техническая система,

представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного

обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных документов внутри

структуры.

Срок действия нормативного документа – деятельность по анализу действующего

нормативного документа в целях подтверждения его пригодности, определения

необходимости его пересмотра, внесения изменений или отмены.

Экспертиза – освидетельствование документа.

В тексте использованы следующие сокращения:

АХЧ – административно-хозяйственная часть;

ДИ – должностная инструкция;

ДП – документированная процедура;

ИГМУ – Иркутский государственный медицинский университет;

КСО – коллегиальный совещательный орган;

МИ – методическая инструкция;

ОК – отдел кадров;

ОКК – отдел информационно-аналитической работы и контроля качества;

ОМР и М – отдел методической работы и мониторинга;

ПСП – положение о структурном подразделении;

РК – руководство по качеству;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

СЭД – система электронного документооборота;

УМУ – учебно-методическое управление.

4. Общие положения

4.1 Назначение процедуры «Управление документацией» состоит в обеспечении

функционирования СМК ИГМУ в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008

(ГОСТ ISO 9001-2011) и реализации в ИГМУ требований пп. 4.2.3 «Управление

документацией» указанного стандарта.

Целью управления документацией является своевременное обеспечение сотрудников

ИГМУ документами СМК всех уровней, предотвращение непреднамеренного использования

устаревших документов и обеспечение гарантированного применения только

актуализированных документов.

4.2 Ответственным за разработку ДП «Управление документацией» является владелец

данного процесса – представитель высшего руководства, проректор по лечебной работе и

последипломному образованию, ответственный за СМК ИГМУ.

4.3 Документы СМК ИГМУ управляемы, для этого они разделены на шесть уровней,

которые определяют значимость, широту применения, функциональную направленность

документов в рамках ИГМУ. Структура документации СМК университета представлена на

рисунке 1.

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 6 из 22

Рисунок 1 – Структура документации СМК ИГМУ

4.4 Управление документами уровня А

Уровень А – документы, представляющие согласованную информацию о СМК ИГМУ,

предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования. К таким

документам относятся: документально оформленное заявление о Политике в области

качества, Видение, Миссия ИГМУ (далее по тексту – Политика ИГМУ) и Руководство по

качеству. Инициатива разработки Политики ИГМУ принадлежит руководству: ректору

ИГМУ с привлечением проректоров по направлениям деятельности и компетентных

специалистов из различных структурных подразделений.

Политика ИГМУ презентуется ректором на ученом Совете ИГМУ для утверждения

общественности. После утверждения Политики большинством голосов членов ученого

Совета (это отражается в протоколе заседания), анонсируется на официальном сайте вуза

www.mir.ismu.baikal.ru, распространяется через СЭД в структурные подразделения для

ознакомления сотрудников, свидетельство ознакомления проходит через протоколы

заседаний и «Лист ознакомления с Политикой, Миссией, Видением ИГМУ». Процедура

разработки и введения в действие Политики описана в СМК – РК – 4.2.2 – 2014

«Руководство по качеству» (п. 5.3).

Политика ИГМУ с оригиналом подписи ректора и печатью ИГМУ существует в двух

экземплярах, один находится у ректора ИГМУ, второй – в отделе информационно-

аналитической работы и контроля качества. Копии Политики ИГМУ тиражируются в

учебной типографии, выдается канцелярией во все структурные подразделения ИГМУ, где

находятся в свободном доступе для всех сотрудников до замены новыми. Текст

действующей Политики ИГМУ презентуется для студентов, их родителей, гостей в холлах

Уровень А

Уровень Б

Уровень В

Уровень Г

Уровень Д

Уровень Е

Политика, видение, миссия ИГМУ

Руководство по качеству

Документированные процедуры,

методические инструкции

Документы по

планированию

Организационно-правовые

документы

Записи

Правовые, нормативные,

технические документы

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 7 из 22

корпусов ИГМУ. Все версии Политики ИГМУ, утратившие силу, хранятся у проректора по

лечебной работе и последипломному образованию, ответственного за СМК.

Политика может быть заменена в ряде случаев:

- по истечении 5 лет с момента утверждения;

- при смене руководства ИГМУ;

- при обновлении стратегических целей ИГМУ;

- при изменении требований потребителей к деятельности ИГМУ;

- непригодность или несоответствие заявленной доктрины реальным возможностям.

Политика ИГМУ оформляется как в виде отдельного документа, так и включается в

«Руководство по качеству» – основной документ СМК.

4.5 Управление документами уровня Б

В уровень Б входят документы, описывающие процессы СМК ИГМУ, к которым

относятся:

- документированные процедуры – документировано установленный способ

осуществления видов и направлений деятельности ИГМУ или выполнения определенных

работ или процессов. Составление документированных процедур регламентируется

методической инструкцией СМК – МИ.ДП – 4.2.3 – 2011 «Требования к содержанию и

оформлению документированной процедуры».

Внесение изменений в документы этого уровня проводятся на основе распоряжений

проректоров, ответственных за курируемое направление, владельцев процессов или

приказов ректора ИГМУ после их обсуждения и утверждения на Совете по качеству.

4.6 Управление документами уровня В

Это документы по планированию различных видов, направлений работ, в которых

отражено как СМК ИГМУ применяется к конкретной образовательной программе, услуге,

проекту или контракту. К документам уровня В относятся планы, программы – документы,

определяющие, какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны

применяться к определенной образовательной программе, услуге, проекту, контракту или

подразделению. В ИГМУ к таким планам относятся годовые планы работ ученого Совета

университета, развития структурных подразделений, бизнес-планы открытия новых

образовательных программ и специальностей, планы выполнения конкретных научно-

исследовательских проектов и т.д.

Каждый план работ должен содержать следующие элементы:

- направление, содержание работы, мероприятие;

- срок выполнения;

- ответственный и исполнитель работ;

- результаты выполненных направлений, работ, мероприятий;

- примечания (при необходимости).

Планы подписываются ответственным исполнителем, согласовываются со всеми

заинтересованными лицами и утверждаются соответствующим должностным лицом. Планы

утверждаются на заседаниях ученого Совета, ЦКМС, ректорском совещании или Совете по

качеству, что отражается в протоколах соответствующих заседаний. В ИГМУ ежегодно

презентуются планы работы СП и КСО в корпоративно-информационной системе.

Разработка и управление программами внутренних аудитов происходит в соответствии

с СМК – ДП – 8.2.2 – 2014 «Внутренний аудит»; учебными планами; планами проведения

производственной практики, научной работы, воспитательной работы, лечебной работы – в

соответствии с видами деятельности, обозначенными в Уставе ИГМУ.

4.7 Управление документами уровня Г

К уровню Г относятся организационно-правовые и методические документы: Устав

ИГМУ, положения по видам деятельности ИГМУ, положения о структурных

подразделениях, должностные инструкции, методические инструкции и рекомендации.

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 8 из 22

Устав ИГМУ – основной локальный нормативный акт (учредительный документ),

определяющий предмет и цели деятельности университета.

Положения ИГМУ относятся к документам административно-организационного

характера, которые предназначены для решения широкого круга задач локального уровня.

Положения ИГМУ оформляются в соответствии с рекомендациями методической

инструкции СМК – МИ.П – 4.2.3 – 2011 «Общие требования к построению, содержанию,

оформлению, утверждению положений в ИГМУ», проходят процедуру согласования и

утверждения ректора ИГМУ и ученый Совет.

Правила разработки положений о структурных подразделениях и должностных

инструкциях представлены в методических инструкциях ИГМУ: СМК – МИ. ПСП – 4.2.3 –

2011 «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению

положений «О структурном подразделении» и изменений к ним» и СМК – МИ. ДИ – 4.2.3 –

2011 «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению

должностной инструкции и изменений к ней». На основании этих методических инструкций

руководители структурных подразделений разрабатывают положения о СП и ДИ

подчиненных им сотрудников.

Организационно-распорядительные документы ИГМУ управляются в соответствии с

требованиями СМК – МИ.Д – 4.2 – 2011 инструкции «О ведении делопроизводства в

ИГМУ».

4.8 Управление документами уровня Д

Уровень Д – записи, которые содержат достигнутые результаты или свидетельства

осуществленной деятельности, необходимые для гарантии эффективной работы и

управления процессами. К записям относятся решения, протоколы, акты, отчеты, рабочие

журналы, списки, ведомости, альбомы бланков, перечни и т.п. Требования к управлению

записями описаны в документированной процедуре СМК – ДП – 4.2.4 – 2014 «Управление

записями».

4.9 Управление документами уровня Е

Уровень Е – правовые, нормативные и технические документы, устанавливающие

требования к продукции или услуге. К ним относятся документы, содержащие нормативные

требования и условия. Например, ГОС (ФГОС) ВО, ГОС (ФГОС) СПО по различным

направлениям и специальностям, стандарты, технические условия, документы органов

власти, контроля и надзора, инструктивные документы Министерства образования и науки,

Министерства здравоохранения Российской Федерации и т.п.

Документы ИГМУ классифицируются как по значимости, так и по происхождению:

внутреннего и внешнего. Так, документы уровней А, Б, В и Г имеют внутреннее

происхождения и содержат документацию относящуюся непосредственно к СМК, т.е.

поддерживают выполнение требований системы менеджмента качества ИГМУ.

Документы уровня Е относятся к входящей документации, т.е. имеют статус

документов внешнего происхождения и управляются согласно п. 5.2 настоящей

документированной процедуры.

5. Описание процедуры

5.1 Управление документами внутреннего происхождения

Данная процедура представляет многокомпонентный процесс, состоящий из

следующих этапов:

- планирование и разработка проекта документа;

- идентификация документов;

- экспертиза, согласование и утверждение;

- регистрация и введение в действие;

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 9 из 22

- тиражирование и хранение подлинника;

- учет, рассылка;

- ознакомление;

- использование в работе;

- проверка актуальности документа;

- изменение и актуализация;

- аннулирование и изъятие неактуального документа.

Блок-схема процедуры управления внутренними документами приведена в

Приложении А.

5.1.1 Планирование и разработка проекта документов в ИГМУ

Основанием для разработки документации СМК является приказ, распоряжение, график

разработки, заключение по результатам аудитов или инициатива руководителей

структурных подразделений. Разработка проекта документов осуществляется руководителем

структурного подразделения в соответствии с требованиями настоящей ДП и других

действующих нормативных документов ИГМУ. Проект документа разрабатывается на

бумажном и электронном носителях. Оформление документов СМК осуществляется в

соответствии с методическими инструкциями, регламентирующими этот процесс.

5.1.2 Идентификация документов

Все документы СМК ИГМУ сопровождаются нижним колонтитулом, который оформлен

в форме таблицы. Пример нижнего колонтитула:

ИГМУ СМК – П. УМКД – 16 – 2014

Положение


Стр. 9 из 22

Для обозначения документов СМК используется следующая система идентификации:

СМК – ХХ – Х.Х.Х – 2014

Год выпуска документа

Номер раздела (для ДП по ИСО 9001:2008 (ГОСТ ISO 9001-

2011); для ИК – по реестру процессов, для остальных – по

РК)

Буквенное обозначение вида документа (РК, ДП и пр.)

Система менеджмента качества

Аббревиатура «СМК» в идентификаторе документа показывает, что данный документ

входит в состав документации системы менеджмента качества ИГМУ. Идентификационные

коды документов СМК используются при ссылках на них. Идентификацию документов

производит подразделение-разработчик.

Основные группы документов СМК, поддерживающие выполнение ее требований,

имеют буквенные коды, которые приведены в таблице 1. Таблица 1

№ п/п Группы документов СМК Буквенный код

1 Политика в области качества ПК

2 Руководство по качеству РК

3 Документированные процедуры ДП

4 Методические инструкции МИ

5 Должностные инструкции ДИ

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 10 из 22

6 Инструкция по деятельности ИД

7 Положения о структурных подразделениях ПСП

8 Положения по видам деятельности П

9 Программы Пр

10 Планы Пл

11 Отчеты От

12 Журналы Жл

13 Записи Зп

14 Формы документов и записей Фр

Например, документированная процедура «Управление документацией» будет иметь

следующее обозначение: СМК – ДП – 4.2.3 – 2014.

5.1.3 Экспертиза, согласование и утверждение

Экспертиза предполагает проверку проекта документа на соответствие требованиям

внешних и внутренних регламентирующих документов. С учетом поступивших замечаний и

предложений разработчик корректирует (дорабатывает) проект документа. Проект

документа СМК проходит согласование со всеми заинтересованными сторонами:

- юрисконсультом по вопросам соблюдения гражданских прав сотрудников ИГМУ;

- начальником отдела кадров по вопросам организационно-документального

обеспечения кадровой работы;

- проректорами по направлению деятельности;

- владельцем процесса.

Разногласия в процессе согласования документа разрешает решение коллегиального

совещательного органа, в компетенцию которого входит этот вопрос (ученый Совет,

Центральный координационный методический совет, ректорское совещание, Совет по

качеству и пр.). После согласования со всеми заинтересованными сторонами, разработчик

представляет доработанный проект документа на согласование начальнику отдела

информационно-аналитической работы и контроля качества ИГМУ, проректору по лечебной

работе и последипломному образованию, ответственному за СМК ИГМУ, после чего проект

документа предоставляется на утверждение. Право утверждения документов СМК

принадлежит ученому Совету и ректору ИГМУ. Утверждение документов оформляется

личной подписью ректора с грифом УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), датой и номером

протокола заседания ученого Совета на первой странице (титульном листе) документа.

5.1.4 Регистрация и введение в действие

Приказы, распоряжения руководства ИГМУ для внутреннего исполнения, положения

ИГМУ после утверждения проходят процедуру регистрации в соответствии с инструкцией

СМК – МИ.Д – 4.2 – 2011 «О ведении делопроизводства в ИГМУ». Документ не

прошедший регистрацию, не может использоваться в качестве официального документа

(экземпляра).

5.1.5 Тиражирование

Тиражирование (размножение) документов СМК организует канцелярия через учебную

типографию. Тираж документа каждого вида определяется с учетом количества копий,

необходимых должностным лицам и структурным подразделениям – участникам процесса,

описанного в документе.

Подлинники документов (положений, инструкций, планов) хранятся в канцелярии,

заверенная копия документов в подразделениях-разработчиках. В таблице 2 приведены виды

документов и подразделения-держатели заверенной копии подлинника.

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 11 из 22

Таблица 2 – Виды документов ИГМУ

№

п/п

Вид документа Подразделение-

держатель

заверенной копии

подлинника

Этапы управления

1 Указы, законы и постановления федеральных и

муниципальных органов власти.

Приказы, распоряжения ректора ИГМУ.

Помощник ректора - получение и

приобретение

документов;

- регистрация и

введение в действие

- тиражирование (при

необходимости), учет и

распределение;

- ознакомление

пользователей;

- проверка на

актуальность;

- внесение изменений;

- хранение, изъятие

аннулированных и

непригодных к

использованию

документов и их

уничтожение.

2 Политика в области качества, документированные

процедуры, методические инструкции по

разработке документов, программы по проведению

аудитов, информационные карты рейтинга кафедр

ИГМУ, и пр.

ОКК

3 Приказы, постановления, инструктивные письма и

другие нормативные акты Министерства

образования и науки РФ, Министерства

здравоохранения РФ, Федерального агентства по

образованию и Службы по надзору в сфере

образования и науки, ФГОС ВПО и т.п.

УМУ

4 Положения, методические рекомендации,

УМКД/ЭУМКД, аналитические справки

мониторинговых исследований.

ОМР и М

5 Положения по кадровым вопросам (аттестация

научно-педагогических сотрудников, выборы,

конкурсы и пр.).

ОК

6 Положения, инструкции по технике безопасности,

охране труда, пожарной безопасности,

свидетельства проведения инструктажей и

обучения сотрудников.

АХЧ

5.1.6 Учет, рассылка

Учет и рассылку рабочих копий распорядительных документов осуществляет

заведующий канцелярий в соответствии с инструкцией СМК – МИ.Д – 4.2 – 2011 «О

ведении делопроизводства в ИГМУ»; документов СМК – отдел информационно-

аналитической работы и контроля качества; документов методической поддержки

образовательного процесса – УМУ, учебный отдел и ОМР и М; документов по охране труда

и технике безопасности – АХЧ; документы, затрагивающие кадровые вопросы – отдел

кадров. Рассылка осуществляется через СЭД. Структурные подразделения, в чью

компетенцию входит рассылка документов ведут учет рассылки.

5.1.7 Ознакомление с документом

Ознакомление сотрудников ИГМУ с документом осуществляется через СЭД. Такие

документы как Политика в области качества, решения трудового коллектива,

документированные процедуры, требуют письменного подтверждения через листы

ознакомления, которые хранятся в структурных подразделениях.

5.1.8 Использование в работе

Документы, созданные в ИГМУ, вступают в силу с момента принятия их на заседании

ученого Совета и утверждения ректором.

5.1.9 Проверка актуальности документа по срокам действия, по направлениям

деятельности

Действующие документы СМК проверяются на работоспособность и определение

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 12 из 22

актуальности. Проверку (ревизию) документа, разработанного в ИГМУ, осуществляет

разработчик. Периодичность плановой проверки не должна превышать пяти лет с момента

введения документа в действие (или последней проверки). Внеплановые проверки

документов осуществляются в случае:

- выявления несоответствий (дефектов) деятельности из-за некачественной

документации;

- изменения требований стандартов, внешних нормативных и законодательных

документов;

- изменения организационной структуры ИГМУ;

- установления дополнительных требований к документам.

В результате проведенной ревизии документа делается одно из заключений:

- документ пригоден к дальнейшему использованию;

- требуется корректировка с выпуском изменения;

- подлежит аннулированию как утративший силу;

- требует нового издания в срок до … (указывается дата).

5.1.10 Изменение и актуализация

Изменение документа происходит на основании проверки его актуальности и

предполагает:

- разработку изменений, которые будут внесены в актуализированный документ;

- подготовку распорядительного документа (приказа ректора, распоряжения

проректоров) об отмене документа;

- разработку нового документа.

Изменение, влекущее корректировки в других документах, сопровождается

одновременным внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные

документы. Регистрация изменений и извещений об изменении документа производится

подразделением-разработчиком. Для этого во все внутренние документы ИГМУ при

разработке включается «Лист регистрации изменений», включается в общее количество

листов (страниц) документа и является последним листом документа. Пример построения

листа регистрации изменений приведен в таблице 3.

Таблица 3 - Лист регистрации изменений

№

измене

ния

Номера листов Основание

для внесения

изменений

Подпись Расшифровка

подписи Дата

Дата

введения

изменени

й Заме-

ненных Новых

Анну-

лиро-

ванных

Все действующие документы (подлинники, контрольные, учтенные копии)

актуализируются (все изменения и поправки в документе своевременно отражаются). При

оформлении изменения в тексте документа подразделением-разработчиком производится

диагональное, визируемое и датированное перечеркивание.

5.1.11Аннулирование и изъятие неактуального документа

Аннулирование документов производится канцелярией в случаях:

- по истечению срока действия;

- при внесении изменений, повлекших переиздание новой версии;

- при утрате актуальности документа.

Канцелярия, держатель контрольного экземпляра, делает запись об аннулировании

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 13 из 22

(замене) документа на свободном поле первого (титульного) листа документа.

5.1.12 Хранение и уничтожение

Подлинники документов, разработанных на уровне отдела, управления, факультета,

института, кафедры хранятся в канцелярии в течение срока их действия. Ответственность за

состояние и сохранность подлинных документов несет заведующий канцелярией.

Подразделение-разработчик отвечает за актуализацию содержания документов.

Ответственность за состояние и сохранность документов СП несет уполномоченный по

качеству структурного подразделения. Утратившие силу документы, при необходимости их

сохранения, должны храниться отдельно от действующих документов. Срок хранения

аннулированных документов СМК – 5 лет. По окончании установленного срока хранения

документа его передают в архив ИГМУ в порядке, установленном СМК – МИ.Д – 4.2 – 2011

инструкцией «О ведении делопроизводства в ИГМУ». Условия хранения документов

обеспечивают их сохранность и оперативное нахождение.

5.2 Управление документами внешнего происхождения

Управление документами внешнего происхождения в ИГМУ осуществляется в

соответствии с СМК – МИ.Д – 4.2 – 2011 инструкцией «О ведении делопроизводства в

ИГМУ» и состоит из следующих этапов:

- поступление и приобретение документа;

- регистрация и введение в действие;

- тиражирование, учет и распространение;

- ознакомление пользователей и использование;

- проверка на актуальность;

- внесение изменений;

- хранение, изъятие и уничтожение аннулированных документов внешнего

происхождения.

Блок-схема процедуры управления документами внешнего происхождения приведена в

Приложении Б.

5.2.1 Поступление и приобретение документа

Документы внешнего происхождения поступают в ИГМУ через помощника ректора от

вышестоящих и иных организаций или приобретаются проректорами по направлению

деятельности на основе договоров (контрактов) в соответствующих организациях.

5.2.2 Регистрация и введение в действие

Документы внешнего происхождения, поступающие в ИГМУ, проходят регистрацию у

помощника ректора. Документы внешнего происхождения уровня Е подлежат обязательному

внедрению во всех структурных подразделениях ИГМУ. Иные внешние документы вводятся

в действие в университете по решению ректора ИГМУ и проректоров университета.

5.2.3 Тиражирование, учет и распространение

Тиражирование, учет и распространение в ИГМУ документов внешнего происхождения

осуществляется в порядке, установленном инструкцией СМК – МИ.Д – 4.2 – 2011 «О

ведении делопроизводства в ИГМУ».

5.2.4 Ознакомление пользователей и использование

Ознакомление сотрудников с входящими документами (если это необходимо)

происходит через заведующего канцелярии, помощника ректора или СЭД.

5.2.5 Проверка на актуальность

Проверка на актуальность документов, полученных от сторонних организаций (срок

действия, пригодность к применению, полнота и правильность внесения изменений,

физическое состояние и др.) осуществляется также как документов внутреннего

происхождения. По результатам проверки ответственным за управление документацией

вносятся изменения в документ.

5.2.6 Внесение изменений

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 14 из 22

Изменения во внешние документы вносятся на основании информации об его

изменении, опубликованных в официальных информационных указателях. Опубликованные

изменения следует вносить следующим образом: текст изменений вырезают из

информационного указателя и приклеивают к корешку первой страницы документа.

Примечание: допускается подклеивать копии текстов изменений, полученные любым

способом копирографии.

5.2.7 Хранение, изъятие и уничтожение аннулированных документов внешнего

происхождения.

В подразделениях-пользователях порядок хранения, изъятия и уничтожения

аннулированных и непригодных к использованию документов внешнего происхождения

аналогичен порядку управления этими действиями, установленному для внутренних

документов (по п. 5.1.10).

6. Ответственность

6.1 Организацию работ по управлению документами осуществляет канцелярия.

6.2 Ответственность за выполнение требований настоящей процедуры возлагается на

руководителей всех структурных подразделений ИГМУ. В структурных подразделениях

ИГМУ ответственными за управление документацией являются непосредственные

руководители, ответственный за делопроизводство и уполномоченный по качеству.

6.3 Ответственность за содержание документации в СП возлагается на руководителей

структурных подразделений (заведующих кафедрами, директора института, деканов, начальников

отделов, руководителей управлений). Содержание документации определено СМК – НД – 4.2 –

2011 «Номенклатурой дел структурных подразделений ИГМУ».

6.4 Полномочия и ответственность за соблюдение требований данной документированной

процедуры представлены в матрице полномочий и ответственности (Приложении В).

7. Контроль исполнения требований документированной процедуры

7.1 Общий контроль исполнения требований настоящей документированной

процедуры и оценка ее результативности осуществляется начальником отдела

информационно-аналитической работы и контроля качества по поручению проректора по

лечебной работе и последипломному образованию, ответственного за СМК ИГМУ. Форма

контроля – внутренний аудит СМК, согласно документированной процедуре СМК – ДП –

8.2.2 – 2014 «Внутренний аудит».

7.2 Процедура управления документацией подлежит контролю и оценке

результативности со стороны владельцев процесса. Контроль осуществляется в ходе

текущей повседневной деятельности и при плановых проверках.

7.3 Контролю подлежат соблюдение сроков, установленный порядок управления

документацией СМК на всех этапах.

7.4 По результатам контроля владелец процесса оценивает:

- результативность управления документацией не реже 1 раза в год;

- необходимость проведения корректирующих и предупреждающих действий для

повышения результативности управления документацией.

При оценке результативности процесса необходимо учитывать данные внешних и

внутренних аудитов, которые проводятся в ИГМУ с учетом требований документированной

процедуры СМК – ДП – 8.2.2 – 2014 «Внутренний аудит».

7.5 В качестве корректирующих и/или предупреждающих действий могут

рассматриваться:

- изменение порядка управления документацией и/или соответствующего документа;

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 15 из 22

- дополнительное обучение персонала, привлеченного для управления документацией;

- привлечение дополнительных материальных ресурсов и др.

Процедура проведения корректирующих и предупреждающих действий

осуществляется руководителями структурных подразделений на основании положений

документированной процедуры СМК – ДП – 8.5 – 2014 «Корректирующие и

предупреждающие действия».

7.6 Результативность предпринятых корректирующих и предупреждающих действий

отражаются через протоколы заседаний структурных подразделений и отчеты.

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 16 из 22

Приложение А

Блок-схема процедуры управления внутренними документами

Начало

1. Планирование

разработки документа Требования высшего

руководства,

нормативных документов

Принятие решения о

разработке документа

2. Разработка документа.

Идентификация документа

Проект документа

3. Экспертиза проекта

документа Проект документа

Доработанный проект

документа

Предложения по

доработке проекта

документа

Доработка проекта

документа

Согласо-

вание

нет

да

Утверждение

документа

4. Регистрация документа Подлинник (контр.

экземпляр) документа

Утвержденный документ

Согласованный документ

Согласованный документ

Доработанный проект

документа

Утвержденный документ

нет

к п. 5.1

Принятие решения о

разработке документа

Предложения по

доработке проекта

документа

Соответствие

требованиям

да

нет

к п.5

да

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 17 из 22

5.1 Хранение

подлинника

5. Тиражирование Копии документа

от п.4 от п .4

6. Учет, распределение Учтенная копия у

пользователя Копии документа

8. Использование в работе Журнал регистрации

утвержденных

документов

Учтенная копия у

пользователя

Акт ревизии

(проверки) документа

Принятие решения

об изменении док-та

9. Проверка

актуальности

документа

10.2 Подготовка

распорядительного

документа об отмене

10.1 Разработка

изменений к

документу

к п.3 Распорядительный

документ об отмене

документа

Откорректированный

документ с изменениями

Да

7. Ознакомление с

документом

Заполненный лист

ознакомления



10. Изменения и

актуализация документа

10.3 Разработка

нового документа

(новой редакции)

Проект нового

документа (новой

редакции)

к п.3 к п. 11

Подлинник (контр.

экземпляр)

документа

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 18 из 22

Примечание:

При построении блок-схем используются следующие условные обозначения:

- выполнение операции; внутри прямоугольника – название операции (этапа);

- выбор решения в зависимости от некоторых переменных условий (Да, Нет);

внутри ромба – название операции (этапа) для принятия решения;

- входные или выходные данные конкретного этапа процедуры,

сопровождаемый требованиями и результатом;

- символ, обозначающий начало или конец процедуры (работы);

- стрелки для указания порядка (направления) выполнения каждого этапа

блок-схемы.

Акт ревизии

(проверки)

документа.

Отмененный документ с

пометкой об

аннулировании. Акт о

выделении и уничтожении

документа

Конец

11. Аннулирование и

изъятие неактуального

документа

от п.10.2

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 19 из 22

Приложение Б

Блок-схема процедуры управления документами внешнего происхождения

1. Получение документа.

Подготовка

распорядительного

документа о введении в

действие

Начало

Выявление потребности в наличии

внешней нормативной

документации

2. Регистрация.

Хранение

контрольного

экземпляра

Контрольный экземпляр.

Распорядительный документ о введении в действие

Копии документа 3. Тиражирование

4. Учет и распределение

ответственности за

исполнение.

Ознакомление с

документом

Копии документа Учтенная копия у

пользователя.



5. Использование

документа в работе.

Составление перечня

документов, подлежащих

управлению

Учтенная копия у

пользователя.



6. Проверка на

актуальность

Нет

Да

к п. 7 к п. 8

Контрольный экземпляр.

Распорядительный документ

о введении в действие

Перечень документов,

подлежащих управлению

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 20 из 22

Примечание:

При построении блок-схем используются следующие условные обозначения:

- выполнение операции; внутри прямоугольника – название операции (этапа);

- выбор решения в зависимости от некоторых переменных условий (Да, Нет);

внутри ромба – название операции (этапа) для принятия решения;

- входные или выходные данные конкретного этапа процесса,

сопровождаемые требованиями и результатом;

- символ, обозначающий начало или конец процедуры (работы);

- стрелки для указания порядка (направления) выполнения каждого этапа

блок-схемы.

7. Наличие информации

об изменении документа,

о продлении срока

от п.6

8. Наличие

информации об

отмене документа

Копии информационных

данных к документу об

изменениях, о продлении

срока действия

от п.6

к пп.2,3

Распорядительный


Актуализированный

документ

9. Хранение

контрольного

экземпляра

отмененного документа

Отмененный документ

с отметкой об

аннулировании

10. Изъятие

аннулированных и

непригодных к

использованию документов

Акт о выделении

документов для

уничтожения



к п.10 после

истечения срока

хранения

Конец

Актуализированный

документ



ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 21 из 22

Приложение В

Таблица - Матрица полномочий и ответственности за соблюдение

требований СМК – ДП – 4.2.3 – 2014

Этапы процесса

Участники

Рек

тор

Пр

ор

екто

ры

Стр

укту

рн

ые

по

др

азд

елен

ия

УМ

У

ОК

К

Уч

.ти

по

граф

ия

Кан

цел

яр

ия

Ар

хи

в

Приказ о разработке документа Р О У У

Создание внутреннего документа Р У У О

Идентификация документа У У Р О У

Утверждение документа (по уровням) Р О

Регистрация У У У Р

Тиражирование Р О

Учет, рассылка Р У У У О

Проверка документа на актуальность Р О У У У У

Изменения Р О У У У У

Введение документа в СЭД Р У У У О

Хранение документов У У У О Р

Аннулирование документов Р О У У У У

Хранение и учет аннулированных

документов

Р О

В матрице полномочий и ответственности используются следующие обозначения:

Р – «руководит» – должностное лицо, которое руководит деятельностью (процессом,

функцией, работой, мероприятием) и принимает окончательные решения, несет

ответственность за конечные результаты;

О – «ответственный» – должностное лицо, которое несет ответственность за

своевременность и качество выполнения этапа процесса;

У – «участвует» – должностное лицо, которое принимает участие в выполнении этапа

процесса (процедуры).

ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014



Стр. 22 из 22

Лист регистрации изменений к документированной процедуре

№

измене

ния

Номера листов Основание

для внесения

изменений

Подпись Расшифровк

а подписи Дата

Дата

введения

изменени

й

Заме-

ненных Новых

Анну-

лиро-

ванных

Documents

Стр. 1 из 22 · ИГМУ СМК – ДП – 4.2.3 – 2014 Управление документацией Редакция №3 Стр. 5 из 22 документа опечаток,