/ « V * * V

<*)!([«»

ҚАЗАҚСГАН РЕСТІУБЛРІКАСЫНЬЩ МЕМЛЕКЕТПК СТАНДАРТЫ Ақпарат, кітапхана және баспа ісі жөніндегі стандартгар жүйесі

М ұрағатш қ сақгауға қсйылатьш жалпы технихалық талапгар

ДОКУМЕНТЫ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ Общие технические требования

к архивному хранению

Қазақстан Республикасы Индустрия және сауда мини(лрлігінің Сгандартгау, метрология жэне сертифякатгау жөніндегі хомитеті

(Мемстандарт)

ҚАҒАЗ ТАСЬІМАЛДАУШ ЫЛАРДАШ ҚҮЖАТТАР

ҚР СТ 1237-2004

Ресми басылым

Астана

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЬЩ МЕМЛЕКЕТПК СТАНДАРТЫ Ақпарат, кітапхана және баспа ісі жөніндегі стандартгар жүйесі

ҚАҒАЗ ТАСЬІМАЛДАУПІЬІЛАРДАҒЬІҚҰЖАГГАР Мұрағатгық сақгауға қойылатын

жалпы техникалық талаптар

ҚР СТ 1237-2004

Ресми басылым

Қазақстан Республикасы Индустрия және сауда министр лігінің Стандарттау, метрология жөне сертификаттау жөніндегі комитеті

(Мемстандарт)

Астана

ҚР СТ 1237-2004Алғысөз

1 Қазақстан Республикасы М әдениет министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті ӘЗІРЛЕП ЕНПЗГЕН

2 Қазақстан Республикасы Индустрия және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау комитетінің 2004 жылғы5 тамыздағы № 219 бүйрығымен БЕКТПЛШ, ІСКЕ ҚОСЫЛДЫ

4 Осы стандартта “Ұлттык мұрағат коры және мұрағаттар туралы”Қазакстан Республикасыньщ 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының нормалары мен “Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтық қоры туралы Ережені бекіту туралы” Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысы жүзеге асырылған.

5 АЛҒАШ РЕТ ЕНГІЗЩЩ

Осы стандартты Қазақстан Республикасы Индустрия және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау комитетінің рұқсатынсыз ресми басылым ретінде қайта шығаруға, көбейтуге және таратуға болмайды.

3 БІРШПП ТЕКСЕРУ МЕРЗІШ ТЕКСЕРУДЩ КЕЗЕҢДІЛІП

2009 жыл 5 жыл

II

Мазмұны

1 Қолдану саласы 12 Нормативны сілтемелер 13 Анықтамалар 14 Жалпы ережелер 25 Мұрағаттарға қойылатын талаптар 35.1 Мұрағат ғимараттарына қойылатын талаптар 35.2 Мұрағаттық орын-жайлар құрамы 45.3 М ұрағат қоймаларына қойылатын талаптар 55.4 Мұрағаттардың зертханалық, өндірістік және 7

басқа орын-жайларына қойылатын талаптар6 Қабылдау және сақтау кезінде құжаттардың 8

физикалық жай-күйін бақылау7 Құжаттарды сақтауға қойылатын талаптар 128 Пайдалану кезінде құжаттардың сақталуына 17

қойылатын талаптар9 Орын ауыстыру және тасымалдау кезінде 18

құжаттардың сақталуына қойылатын талаптарА Қосымшасы: Істер толықтығы мен жай-күйін 20

тексеру парағының үлгісіБ Қосымшасы: Істер толықтығы мен жай-күйін 22

тексеру актісінің үлгісіВ Қосымшасы: Бақылау-өлшеу приборлары 26

көрсеткіштерін тіркеу журналының үлгісіГ Қосымшасы: Библиография 27

ҚР СТ 1237-2004

III

ҚР СТ 1237-2004

IV

ҚРСТ 1237- 2004

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЬЩ МЕМЛЕКЕТЛК СТАНДАРТЫ Ақпарат, кітапхана және баспа ісі жөніндегі стандартгар жүйесі

ҚАҒАЗ ТАСЬІМАЛДАУПІЬІЛАРДАҒЫ ҚҰЖАТГАР Мұрағатгық сақгауға қойылатын жалпы

техникалық талагтгары

Енгізілген күні 2005.08.01

1 Қолдану саласы

1.1 Осы стандарт Қазақстан Республикасы заңдары мен өзге де нормативтік кұқықтық актілерге сәйкес, қай кезде, қалай жасалғанына қарамастан, мемлекеттік және ведомстволық мұрағатта сақталуға жататын қағаз кұжаттарға қатысты қолданылады.

Стандарт талаптары міндетті болып табылады.1.2 Осы стандартты сондай-ақ заңды тұлғалардың жеке

мүрағаттарында да қолдану ұсынылады.

2 Нормативтік сілтемелер

Осы стандартта мынадай стандарттардың сілтемелері пайдаланылды:

ҚР СТ 1037-2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар.

ГОСТ 12.1.004-91 ЕКСЖ. Өрт қауіпсіздігі. Жалпы талаптар.ГОСТ 12.1.005-88 ЕКСЖ. Жұмыс кеңістігі ауасына

қойылатын жалпы санитарлық-гигиеналық талаптар.ГОСТ 7933-75 Қораптық картон. Техникалық шарттар.

3 Анықтамалар

Осы стандартта Қазақстан Республикасы заңдарына [1] және ҚР СТ 1037 терминдер мен анықгамалар сәйкес қолданылады.

Ресми басылым

1

4 Жалпы ережелер

4.1 Мұрағаттық сақтауға құжаттардың түпнұсқалары мен көшірмелері алынады.

Мұрағаттық сақтауға жататын құжаттар қатарына мыналар жатады:

1) заң актілері мен өзге де ресми құжаттар;2) басқару құжаттары;3) ғылыми-зерттеу, жобалау-конструкторлық, технологиялық,

патенттік-лицензиялық, картографиялық, геодезиялық, геологиялық, телеметрикалық және басқа да арнайы құжаттар;

4) тарих пен мәдениеттің құжаттық жәдігерлері;5) жеке тектік құжаттар;6) Қазақстан Республикасының меншігіне келіп түскен өзге

де құжаттар;7) жеке құрам бойынша қүжаттар.4.2 Құжаттарды мұрағаттық сақтау ісі арнайы салынған

ғимараттарда немесе ыңғайластырылған орындарда (ғимараттың жекелеген бөлмелерінде) жүзеге асырылады.

4.3 Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында жүргізілуге тиісті шаралар:

-құжаттардың физикалық жай-күйін бағалау және бақылау;-құжаттарды сақтауға дайындау жөніндегі шаралар кешені;-сақтаудьщ қолайлы жағдайын жасау және оны бірқалыпты ұсгау

(температуралық-ылғалдыпық, жарық, санитарлық-гигиеналық режімдер);-құжатгарды мұрағат қоймаларына тиімділікпен орналастыру;-пайдалану мен тасымалдау кездерінде құжаттардың сақталуын

қамтамасыз ету жөніндегі шаралар кешені.4.4 Қабылданатын және сақталатын құжатгардың физикалық

жай-күйін бағалау мен бақылау залалданған және бүлінген құжаттарды анықтау, есепке алу, арнайы өңдеуден өткізу және қалпына келтіру мақсатында жүзеге асырылады.

4.5 Құжаттарды сақтауға дайындау жөніндегі шаралар кешеніне санитарлық-гигиеналық өңдеу, жерсіндіру, шаңынан арылту, қалпына келтіру және жаңғырту жұмыстары енеді.

Санитарлық-гигиеналық өңдеу ісі құжаттардың жасалу және сақталу кездерінде пайда болған химиялық және биологиялық негіздегі акауларды одан әрі өріс алдырмай тоқтату мақсатында жүргізіледі, және құжаттарды арнайы химиялық препараттардың судағы немесе спирттегі қосындыларымен өңдеуден тұрады.

ҚР СТ 1237- 2004

2

Жерсіндіру ісі құжатгарды темпфатуралық-ылғалдылық режіміне бейімдеу, шаңынан арылту - шаңнан тазарту мақсатында жүргізіледі.

Негізі мен (немесе) мәтінінде ақауы бар құжаттарды қалпына келтіру және жаңғырту ісі құжаттардың құрамын өз орнына келтіру және жақсарту мақсатында жүзеге асырылады.

4.6 Аса құнды құжаттарды және тарих пен мәдениеттің құжаттық жәдігерлерін мұрағаттык сақтау осы стандартқа және белгіленген тәртіп бойынша қабылданған (бекітілген) нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жүзеге асырылады.

5 Мұрағатқа қойылатьш талаптар

5.1 Мұрағат ғимараттарына қойыпатын талаптар

5.1.1 Мүрағат ғимараггары кұрылыстағы негізгі консгрукциялардьщ ұзақ мерзімге шыдамдылығы мен отқа төзімділігін қамтамасыз ететін техникалық талаптарға сәйкес болуы керек (екінші деңгейдегі отқа төзімділік, “В ” санатындағы өрт қауіптілігі).

5.1.2 Мемлекеттік мұрағаттарды жобалау, кұрылысын салу және қайта калпына келтіру ісі Қазакстан Республикасы мұрағаітар мен құжаттама басқармасы мемлекеттік өкілетті органдарының және тиісті жергілікті өкілетгі органдардың келісімімен арнайы нормативтік және жобалау күжаттамасы мен осы стандарт талаптарына сәйкес атқарылады.

5.1.3 Мемлекепік мұрағатгарды ыңғайластырьшған ғимаратгар мен орындарға жайғастыру ісі өрттен қорғау, күзет, экология, қүрылыс, санитарлық -эііидемиялық және басқа арнайы қьвмет орындары өкілдфі capamaMaj іарьшан кейін мұрағаггар мен құжапама басқармасыньщ тиісті өкілетті органдарымен келісе отырып жүргізіледі.

5.1.4 Аса ескі үйлерді, ағаштан, каркас пен қамыстан, қам кірпінгген жасалған құрылыстарды, іргесі сызданған ғимараттарды, жертөле, шатыр жайларын, сондай-ақ ауасы табиғи түрде алмасып түрмайтын орындарды пайдалануға беруге рұқсат етілмейді.

5.1.5 Құжаттарды сақтауға ыңғайластырылған ғимараттарда мұрағат жайлары бөлектелінуі керек.

Азық-түлік қоймалары бар коғамдық тамақтандыру қызметі жайғасқан, тез жанатын және агрессивті заттар сақтайтын немесе химиялық, өрт шығу қаупі бар технолошяларды қолданатьш ұйымдар орналасқан ғимарат жайларына құжаттар сақтауға рұқсат етілмейді.

ҚРСТ 1237-2004

3

5.1.6 Мүрағат ғимараттарын жобалау, салу және пайдалануға беру ісі ГОСТ 12.1.004 талаптарына, құрылыс нормалары мен ережелеріне [2], [3], Қазақстан Республикасындағы Өрт қауіпсіздігі ережесіне [4], жұмыс қауіпсіздігін бақылайтын мемлекеттік органдар бекіткен өзге де нормалар мен ережелерге сәйкес жүзеге асырылады.

5.1.7 Мұрағат ғимараттарында өрт қауіпсіздігі өрттің алдын алатын және өрттен қорғайтын жабдықтардың қазіргі заманғы жүйелері арқылы қамтамасыз етіледі.

5.1.8 Мұрағат ғимараттары күзет дабылдарымен жабдықталып, төменгі қабаттағы терезелерге ашылмалы темір торлар қойылады.

5.1.9 Мұрағат ғимараттары ауаны шаңмен, зиянды газдармен ластайтын өнеркәсіптік орындардан, сондай-ақ өрт шығу қаупі бар нысандардан аулақ орналасуы іиіс. Таңдалған орынның мұрағат ғимараты орналасуға жарамды не жарамсыздығын санитарлық-эпвдемиологшлық бақылау қызметі мен өрт қауіпсіздіп қызметі анықтайды.

5.1.10 Мұрағат ғимараттары орналасқан манда атмосфералық ауадағы зиянды заттардың тәуліктік орташа құрамы рүқсат етілетін концентрациялар мөлшерінен (РКМ) аспауы тиіс: күкіртті сутегі - 0,008 мг/м3; хлор - 0,003 мг/м3; күкіртқышқыл газы - 0,05 мг/м3; азот тотығы - 0,085 мг/м3; күкірт қышқылы — 0,1 мг/м3; силикат шаңы - 0,05 мг/м3.

5.2 Мұрағатгық орын-жайлар құрамы5.2.1 М ұрағат ғимараты (ғимараттар тобы) құжаттарды

қабылдауға, сақтауға, өңдеуге, пайдалануға арналған негізгі мақсаттағы орын-жайлардың, сондай-ақ әкімшілік-шаруашылық, техникалық, тұрмыстық сипаттағы міндеттерді атқаруға арналған қосымша жайлардың кешені түрінде болуға тиіс.

5.2.2 Негізгі мақсаттағы орын-жайлар, олардың орналасуы, жабдықгалуы функционалдық бөлімшелердщ аира тиімді қьвмет аггқаруын, жұмыстың барлық учаскесінде құжаттардың сақталуын, еңбек қорғау, қауіпсіздік техникасы, өндірістік санитария мен жұмыс процедуралары талаптарының орындалуын қамтамасыз етуі тиіс.

5.2.3 Негізгі мақсаттағы орын-жайларға жататындар:- мұрағат қоймалары;- зертханалық орын-жайлар (құжаггарды бөлекгеу, залапсьвдандыру

және дәрілеу орын-жайлары; құжаттарды шаңнан арылту, түптеу, қалпына келтіру орын-жайлары; құжатгарды жаңғыріуға (компьютерлік

К?СТ 1237-2004

4

технологиямен және басқалармен шағын-, ксеро-, фотокөшірмелер, фотоөңдеу жасауға) арналған орын-жайлар);

- өндірістік орын-жайлар (құжаттарды қабылдау, уақытша сақтау, жерсіндіру орын-жайлары; мұрағат қызметкерлерінщ жұмыс бөлмелері; есептік құжаттар мен ғылыми-анықтамалық аппараттарды сақтауға арналған орын-жайлар; оқу залы кешені);

- басқа орын-жайлар (ғылыми-анықтамалық кітапхана; әдістемелік кабинет; көрме залы).

5.3 Мұрағат қоймаларына қойылатын талаптар5.3.1 Мұрағат қоймалары мұрағатіъщ зергханалық, өндірістік

және басқа да орын-жайларынан мейлінше аулақ болуы, желдеткіш жүйелерінің олармен ортақ болмауы тиіс. Мүрағат қоймалары іргелес жайлардан отқа төзімді қабырғалармен және отқа төзімділігі кем дегенде екі сағатқа жететін бөлгіш қабырғалармен бөлектелуге тиіс.

5.3.2 Мұрағат қоймалары мен кез келген мақсаттағы жұмыс бөлмелерін біріктіруге жол берілмейді.

5.3.3 Мұрағат қоймаларьш жылытылмайтын, сыз, лайықгалмаған орын-жайлармен, сондай-ақ пешпен жылынатын бөлмелермен қосуға рұқсат етілмейді.

5.3.4 Мұрағат қоймапарыньщ табиғи немесе жасанды желдегкішгері болуы, ауаны зиянды заттардан тазартып, қалыпты температуралық- ылғалдылық режімін ұстап тұру үшін 2-3 мәрте ауа алмасуын қамтамасыз ететін қалаулеп жүйелермен жабдықталуы тиіс.

5.3.5 Мұрағат қоймасы қабырғаларының, төбелерінің, едендерінің, ішкі металл бөліктерінің беткі қабаттары, сондай-ақ құжаттарды әзірлеу кезінде қолданылатын жабдықтар мен оларды сақтау кезінде пайдаланылатын құралдар шаң жинамауы, шаңның немесе агрессивті химиялық заттардың көзіне айналмауы тиіс.

5.3.6 М үрағат қоймаларынан су, канализация және газ құбырларын өткізуге рүқсат етілмейді.

5.3.7 Мұрағат қоймаларының орын-жайларындағы электр өткізгіиггері қабырғаларға ендірілген, тасымалды аппаратуралардьщ (шаңсорғыш, шам және т.б.) пггепсельді розеткалары - қымталған болуы шарт. Тасымалды аппаратуралар шнурларының резина қорғанышы болуға тиіс. Мұрағат қоймалары ортақ және әрбір қабатқа арналған жеке-жеке электрлік қосып-ажыратқыштармен (рубильшжтермен) жабдықталады. Электрлік косып-ажыраткыыігар, таратқыш электр қалқаншалары (электрощиттер) және электрлік алдьшала сактандырғыштар (предохранительдер) мұрағат қоймасының

ҚР СТ 1237- 2004

5

сыртына орналастырылады. Мұрағат қоймасында жұмыс аяқталған соң аппаратуралар, электр розеткалары біртіндеп токтан ажыратылады.

5.3.8 Өрт сөндіргіш жүйелер мен құралдарға құжаттар үшін қауіпсіз, бейтарап заттар (фреон, көмірқышқьшы және т.б.) қолданылады. Тасымалды өртсөндіргіш қондырғылардың саны мен оларды орналастыратын орындар өртке қарсы қызметте қолданылып жүрген нормативтерге сәйкес белгіленеді.

5.3.9 Мұрағат қоймаларының орын-жайларында лифтшер мен баспалдақ алаңшаларына шығатын эвакуацияға қолайлы есіктері болуы шарт.

5.3.10 М ұрағат қоймасының биіктігі құжаттар сактауға арналған жабдықтардың төменгі бөлігінен есептегенде 2,25 м-ден кем болмауы қажет.

5.3.11 Мұрағат қоймасы тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталуы тиіс. Ағаштан және құрама материалдардан жасалған қолданыстағы стеллаждар оттан қорғайтын заттармен өңделсе пайдалана беруге болады.

Металл шкафтар, сейфтер, шкаф-стеллаждар, сондай-ак металлдан жасалған аралық бөлгіштері мен сөрелері бар тұрақты бөлік-бокстар сақтаудың қосымша және арнайы кұралдары ретінде пайдаланылуы мүмкін.

5.3.12 Табиғи жарық пайдаланылатын мұрағат қоймаларында стеллаждар мен шкафтар терезесі бар қабырғаға перпендикуляр орналастырылады, терезесі жоқ мұрағат қоймаларында стеллаждар мен шкафтар орын-жайдың ерекшелігіне, жабдықтың конструкциясы мен оны орналастыру нормасына сәйкес қойылады.

5.3.13 Тұрақты стеллаждар мен шкафтар мұрағат қоймаларына жабдықтарды орналастырудың мынадай нормаларына сәйкес жайғастырылады:

- стеллаждар немесе шкафтар қатар аралық (негізгі өткелек) - 1 2 0 см;

- стеллаждар (шкафтар) аралығы (өткелек) - 75 см.- ғимараттың сырт жақ қабырғасы мен оған параллель

тұрған стеллажға (шкафқа) дейінгі аралық - 75 см;- қабырға мен стеллаж не шкаф бүйіріне дейінгі аралық

(айналма) - 45 см;- стеллаждың не шкафтың төменгі сөресі мен еден аралығы -

15 см-ден, ал ғимараттың астыңғы қосалқы қабаттарында - 30 см- ден кем болмауы тиіс.

ҚР СТ 1237- 2004

6

- суырылмалы жәішктері бар сейфтер мен шкафтар аралықтары (өткелдер) қолданылатын жабдықтардың ерекшеліктеріне қарай есептеледі.

5.3.14 Құжаттар сақтауға арналған стеллаждар мен шкафтарды ғимараттың сырт жақ қабырғаларына және жылу көздеріне тақап орналастыруға болмайды.

5.4 Мүрағаттардың зертханалық, өндірістік жөне басқа орын- жайларьша қойылатъш талаптар

5.4.1 Құжаттарды қабылдауға, уақытша сақтауға және жерсіндіруге арналған орын-жайлар ғимараттың бірінші немесе төменгі қосалқы қабаттарында болуы керек.

5.4.2 Құжаттарды арнайы өңдеуден өткізуге (шаңынан тазарту, қалпына келпру, залалсыздандыру, дәрілеу) және жаңғыртуға (шағынфильм жасауға, электрофотокөшірмелерін алуға, фотоөңдеуге, сканерлеуге) арналған зертханалық және өндірістік орын-жайлар жекелеген учаскелердщ технологиялық өзара байланыстарын есепке ала отырып белпленуі және мынадай талаптарға жауап беретін болуы шарт:

5.4.2.1 Зертханалық және өндірістік орын-жайлар қойма жайларынан мейлінше аулақта болуы және желдеткіш жүйелері олармен ортақ болмауы тиіс.

5.4.2.2 Құжатгарды арнайы өндеуден өткізуге және жаңғыртуға арналған орын-жайлар су арқылы жылыту орталығымен, ыстық, суық су жүйелерімен, ортақ ағынды-тартқыш желдеткіштермен жабдықталуы және жекелеген технологиялық нүктелердщ (жуу раковиналарының, кергіш және құрғатқыш шкафтардың, қуатты жарық көздерінің, шаңнан тазартатын шкафтар мен үстелдердің және т.б.) жергілікті ауа сорғыш қондырғылары болуы шарт.

5.4.2.3 Технологиялық жабдықтар нөлдік фазасы мен жерге жалғанатын қондырғысы бар қуаттық электр желілерімен қамтамасыз етілген болуы қажет. Фотозертханалардың қараңғы бөлмелеріне, кергіш шкафтарға, реставрациялық столдарға, залалсыздандыратын және дәрілейтін жайларға электр желілерін жүргізу сызды орындарға арналған нормалар мен ережелерге сай атқарылуы тиіс.

5.4.2.4 Зертханалық және өндірістік орын-жайлар ауасындағы зиянды қосылыстар (РКМ) құрамы ГО 12.1.005 нормативтерінен, соньщ ішінде: аммиак - 20 мг/м3; ацетон - 200 мг/м3; бензин - 300 мг/м3; бензол - 5 мг/м3; дихлорэтан - 10 мг/м3; ксилол (толуол) - 50

ҚР СТ 1237- 2004

7

мг/м3; озон - 0,1 мг/м3; күкірт қышқылы - 1 мг/м3; сірке қышқылы - 5 мг/м3; фенол - 0,3 мг/м3; формальдегид -0,5 мг/м3 мөлшерінен аспауы тиіс.

5.4.2.5 Залалсыздандыру және дәрілеу, сондай-ақ шаңнан тазарту учаскелерін мұрағаттың өзге бөлімшелерімен бір орын- жай дәрежесінде біріктіруге, қосуға болмайды.

5.4.2.6 Құжаттарды шағынфильмдеу және қалпына келтіру жөнінде бірнеше мұрағатқа кызмет көрсететін орталық (аймақтық) зертханалары бар мұрағатгарда залалсыздандырылуға және дәрілеуге орын-жайлар бөлу қарастырылмаған. Мұндай мұрағатгарда құжатгарды шаңнан тазартуға арналған орын-жайлар, жеңілдетілген технология бойынша жұмыс істейтін қалпына келтіру және жаңғырту учаскелері орналасады. Биологиялық зиянкестермен залалданған құжаттар арнаулы орын-жайларға (оқшау бөлмеге) беріліп, бөлектеледі.

5.4.3 Оку залы кешені мынадай негізгі учаскелерден тұрады:-құжаттармен жұмыс;-құжаттарды пайдаланушыларға беру;-ақпараттық-іздестіру жүйесі;-құжаттарды пайдалану кезеңінде уақытша сақтау.5.4.3.1 Оқу залы учаскелерше бөлінетш орын-жайлардың көлемі

мұрағаттың, сақталатын құжаттардың және оларды пайдаланудың өзіндік ерекшеліктерін ескере отырып белгіленеді.

5.4.3.2 Оқу залын орналастырғанда құжатгарды жетьазу жолдары да ескерілуі қажет. Құжатгарды уақытша сактайтын орын оқу залынан бөлектелінуі тиіс.

5.4.3.3 Құжаттарды пайдалану жөніндегі жүмыс көлемі шағын болған жағдайда оқу залындағы барлық учаскелердің функцияларын бір орын-жайға жинақтауға немесе мұрағаттың қандай да бір орын-жайын пайдаланушылардың жұмыс істеуіне арнап бөлуге болады.

6 Қабылдау жөне сақтау кезінде құжатгардың физикалық жай-күшн бақылау

6.1 Жалпы талаптар

6.1.1 Мүрағатқа келіп түскен қүжаттарды тасымал қораптарынан (жәшіктерден, қағаздардан және т.б.) босатып, қабылдау және уақытша сақтау орын-жайына, ондағы стеллаждарға немесе

ҚР СТ 1237- 2004

8

үстелдерге жайғастырады. Құжатгарды ретгелмеген күйінде, әсіресе тасымал қораптарынан шығармастан жиып қоюға болмайды. Тасымал қораптары мұрағат ғимаратынан шығарып тасталуы керек.

6.1.2 Істерде немесе қораптарда жүрген барлық бөгде заттар: қатырма, металл қаттамалар, салмалар, бөлгіштер, қыстырғыштар, және басқа да қосалқы нәрселер алынып тасталуы керек.

6.1.3 Құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру оларды мұрағаттық сақтауға қабылдау ісімен бір мезгілде қатар, ал сақтау процесі кездерінде белгіленген мерзімдерге сәйкес жүргізілуі тиіс.

6.2 Құжаттардың физикалық жай-күйі олардың сақталу деңгейіне және негіздері мен мәтіндерінің бүлінуіне тән белгілердің бар- жоқтығына қарай көзбен бағаланады.

6.3 Қүжаттардың физикалық жай-күйлерін тексеру барысында мыналар анықталады:

- биологиялық зиянкестермен (зең, жәндіктер) залалданған құжаттар;

- жоғары дәрежеде ылғалдылық белгілері бар құжаттар;- негіздері мен (немесе) мәтіндері бүлінген құжаттар;- шаң басқан қүжаттар.6.3.1 Биологиялық зиянкестермен залалданған құжаттарды,

бөлектеу шараларын қолдана отырып, тез арада санитарлық- гигиеналық өңдеуге (залалсыздандыру, дәрілеу) жібереді.

6.4 Құжаттардьщ физикалық жай-күйлеріне баға беру нәтижелері бойынша А және Б қосымшаларына сәйкес істер толықтығы мен жай-күйін тексеру парағы мен актісі жасалады және қажет болған жағдайда мынадай бақылау-алдын алу шаралар кешені жүргізіледі:

- санитарлық-гигиеналық өңдеу;- жерсіндіру;- шаңнан тазарту.6.5 Санитарлық-гигиеналық өңдеу6.5.1 Қүжаттарғы санитарлық-гигиеналық өңдеу іріктеп алу

жолымен немесе тұтас жүргізілуі мүмкін.Құжаттарды іріктеп алып өңдеу жекелеген құжаттардың

зеңденуі білінгенде атқарылады.Құжаттарды тұтас санитарлық-гигиеналық өңдеуден өткізу

жаппай зеңдену байқалғанда немесе қүжаттардың жәндіктермен залалданғандығы анықталған кезде жүзеге асырылады.

ҚР СТ 1237- 2004

9

6.5.2 Құжаттарды санитарлық-гигиеналық өңдеу ісі Қазақстан Республикасында рұқсат етілген құралдар арқылы атқарылады.

6.6 Жерсіндіру6.6.1 Жерсіндіруге жататындар:-су тиіп (құжаттардың су астында қалу, өртті сумен өшіру

және т.б. күтпеген жағдайларда су тартуы) жоғары дәрежеде дымқылданған (1 топ) құжаттар;

-өткінші жауын-шашын тиіп немесе ауа ылғалдылығы 80% - 100%-ке дейін болатын сыз жайларда ұзақ сақталып орта дәрежеде дымқылданған (2 топ) құжаттар;

-аса ылғалды ауа-райының қысқа мерзімдік әсерінен (жаңбырлы, тұманды күндері жабық көлік ішінде бір тәуліктен аспайтын уақытқа дейін тасымалда болуы) төменгі дәрежеде дымқылданған кұжаттар (3 топ).

6.6.2 Құжаттарды жерсіндіру жұмыс істеп тұрған желдеткіш қондырғылары бар немесе жел қақтыруға қолайлы орын-жайларда жүргізіледі.

6.6.3 1 -mi топтағы күжаттар ауаның салыстырмалы ылғапдылығы 20 %-тен 40 %-ке дейін температурасы 25-тен 35 °С дейінгі орын- жайларда ашылған немесе ілінген күйде кем дегенде он тәулік жерсіндіршеді. Сонымен қатар жерсіндіру мерзімі ішінде мынадай рәсімдер атқару үсынылады: су сорғыш қағаздармен артық ылғалдан арылту, құжаттарды 30-дан 40 °С дейінгі жылы ауамен үрлеу, кептірудің вакуумдық әдістерін пайдалану.

6.6.4 2-ші топтағы құжаттар ауаның салыстырмалды ылғалдылығы 30 %-тен 40 %-ке дейін, температурасы 15-тен 25 °С дейінгі орын-жайларда кем дегенде үш тәулік жерсіндіріледі.

6.6.5 3-ші топтағы құжаттар ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 30 %-тен 60 %-ке дейін, температурасы 18-ден 25 °С дейінгі орын-жайларда кем дегенде бір тәулік (ашылған күйде) немесе екі тәулік (текшеленіп) бейімделеді.

6.6.6 М инустік температурада 1-5 сағат бойы тасымалданған құжаттар 3-ші топтағы құжатгар үішн, бір тәуліктен артық минустік температурада 2-ші топтағы құжаттар үшін қарастырылған жағдайда текшеленіп жерсіндірілуі қажет.

6.6.7 Непздері мен мәтіңдерінде бүліну белгілері жоқ құжатгар уақытша профилактикалық мақсатта сақтау үшін қарастырылған жағдайларға сәйкес сақталады.

ҚРСТ 1237-2004

10

ҚРСТ 1237-2004

6.7 Шаңнан тазарту6.7.1 Мұрағатқа келіп түскен құжаттар олардың шаң басу

деңгейіне қарай тазалауға (шаңынан арылтуға) беріледі.Ш аңнан тазарту тиісті орын-жайларда керме шкафтарды

пайдалану арқылы санитарлық және гигиеналық шараларды сақтай отырып жүргізіледі.

Түптелген құжаттардың қораптары, папкалары, мұқабалары және түптері міндетті түрде шаңнан тазартылуы тиіс. Шаң басуы мен ластануы жоғары дәрежедегі, көне зең іздері т.б. бар құжаттар парақтай отырып тазартылады.

6.7.2 Шанданып, ылғалданған құжатгар алдымен 6.6.1 талаптарына сәйкес жерсіндіріледі де, сонан соң барып шаңынан тазартылады.

Құжаттарды шаңнан тазартқан кезде операциялардың мынадай технологиялық реттілігін сақтау қажет:

-биологиялық жәндіктермен залалданып, ылғалданған бірінші топтағы құжаттарды сорғыш қағаздар арқылы артық ылғалынан арылтады да, сонан соң барып залалсыздандырады, кептіреді және шаңынан тазартады;

-биологиялық жәщцктермен залалданып, ылғалданған екінші және үшінші топтағы қүжаттар ретімен залалсыздандырылады, кептіріледі, шаңынан арылтылады.

6.7.3 Биологиялық жәндіктермен залалданып, шаң басқан қүрғақ құжаттар залалсыздандырылған (дәріленген) соң барып шаңынан тазартылады.

6.8 Құжаттарды қалпына келтіру және жаңғырту6.8.1 Негіздері мен мәтіндерінде бүліну белгілері бар

құжаттар мүрағатта сақталатын қүжаттарға арналып белгіленген кезектілік реті бойынша қалпына келтіріледі немесе өше бастаған мәтіндері жаңғыртылады.

Құжаттарды кезектен тыс өңдеу туралы шешім олардың құндылығын, физикалық жай-күйін және зертхананың өндірістік мүмкіндіктерін есепке ала отырып қабылданады.

6.8.2 М әтіндері өшіп бара жатқан қүжаттар оларды сақтап қалу үшін қалпына келтіруге тапсырылады. М әтіні бір нәрсе шашырап, жағылып, әріптері, жолдары, абзацтары көрінбей қалған, таңба түсіп, ылғал тиіп, әлдене жапсырылып белгілі бір тұстары өше бастаған құжаттар қалпына келтіруге бірінші кезекте тапсырылуы тиіс.

11

6.8.3 М әтіндері бүлінген, өшіп кеткен, әріптері нашар көрінетін құжаттар ақпаратты сақтау үшін компьютерлік технология көмегімен жаңғыртуға беріледі.

6.9 Құжаттардың физикалық қасиеттерін ескере отырып технологиялық операциялардың жалпы реттілігі мен залалсыз- дандыруда (дәрілеуде) қолданылатын әдістерді өзгертуге болады.

6.10 Залалсыздандыруды (дәрілеуді) немесе жерсіндіруді қажет етпейтін қүжаттар шаңынан тазартылган соң мұрағат қоймаларына беріледі.

6.11 Биологиялық жәндіктермен залалданған құжаттарды санитарлық-гигиеналық өндеуден өткізіп, ылғалданған құжаттарды алдынала жерсіндіріп алмайынша оларды мұрағат қоймаларына тапсыруға рұқсат етілмейді.

7 Құжаттарды сақтауға қойылатъш тапаптар

7.1 Құжаттарды сақтау 5.3 талаптарына жауап бере алатын мұрағат қоймалары орын-жайларында жүзеге асырылады.

Бір мұрағат қоймасында қағаз негізді және үлдір негізді құжаттарды, соның ішінде сақтық қор мен пайдалану қоры көшірмелерін бірге сақтауға рүқсат етілмейді.

7.2 Мүрағаттық сақтауға жататын қүжаттар қақпақты картон қораптарға салынуы керек. Қорап жасалатын картондар ГОСТ 7933 талаптарына сәйкес болуы тиіс. Жеке тектік құжаттарды клапанды папкаларға салуға болады.

Қораптау құжатгардың жарықтан, шаңнан және механикалық бүлінуден қорғалуын қамтамасыз етуі тиіс.

7.3 Қораптарға нығыздалмай салынған А 3 форматты және одан да үлкен жұмсақ мұқабалы не мұқабасыз қүжаттарды көлбеу (горизонталь) қалыпта сақтау ұсынылады. Ірі форматты кұжаттар (архитектуралық жоспарлар, сызбалар, карталар, плакаттар, афишалар және т.б.) папкаларға салынып, арнайы шкафтарда сақталуы тиіс. Құжаттарды шиыршықтап рулон қалпында диаметрі 10 см-ден аспайтын қынапқа салып сақтауга болады.

Қатты мүқабалы қүжаттарды тікесінен қойып сақтайды.7.4 Қораптардың стеллаждар (шкафтар) сөрелеріне жайғасуы

және қорапқа салынған құжаттардың тығыздығы олардың орнын

ҚРСТ 1237- 2004

12

ауыстырғанда, құжаттарды алып, орнына қайта салғанда кедергі болмауын қамтамасыз етуі керек.

7.5 Ауа алмасылуын қамтамасыз ету үшін стеллаж сөресі мен қораптың жоғарғы қақпағы арасындағы бос кеңістік 5 см-ден кем болмауы керек.

7.6 Мұрағат қоймасының орын-жайларында құжаттардьщ сақталуын қамтамасыз ету үшін белгіленген температуралық- ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық режімдер сақталуы қажет.

7.7 Температуралық-ылғалдылық режімі7.7.1 Мұрағат қоймаларындағы орын-жайларда қолайлы

температуралық-ылғалдылық режімі: 17-ден 19°С дейінгі температурада, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50 %-тен 55 %-ке дейінгі мөлшерде сақталып отыруы қажет.

Ауасы реттелетш орьш-жайларда температуралық-ылғалдылық режімі қалаулеп жүйелері арқылы; ауасы реттелмейтін орын- жайларда - ауаны ылғалдаудың немесе құрғатудың техникалық әдістері бойынша, сондай-ақ мұрағат қоймасын желдету және (немесе) жылыту жолдарымен қалыпқа келтіріліп отыруы қажет. Көрсетілген шаралар бақылау-өлшеу приборларьшьщ көрсеткшггері негізінде жүргізілуі тиіс.

7.7.2 Мұрағат қоймасы орын-жайларында ауа температурасы мен ылғалдылығыньщ күрт өзгеруіне жол беруге болмайды. Ауаньщ салыстырмалы ылғалдылығы 80%-ке және одан да көп мөлшерге дейін көтеріліп, сақтау режімі ұзақ уақыт бойы жиі-жиі бүзылып келген болса, мүрағат қоймасын құрғатып, құжаттарды кептіру арқылы температуралық-ылғалдылық режімі қалыпқа түсіріледі.

7.7.3 Орын-жайды су басып, құжаттардың ылғал тартуына әкеліп соқтыратын апатты жойттерге байланысты сақтау режімі бұзылған кездерде апат себептері мен оның салдарларын жою, мұрағат қоймасын құрғату және құжаттарды кегітіру жөнінде шұғыл шаралар қолданылады.

7.8 Ж арық режімі7.8.1 Құжаттар қараңғы жерде сақталуы керек. Бұл талап

құжаттарды жабық қораптар мен (немесе) папкаларда, стеллаждар мен (немесе) шкафтарда сақтау арқылы, сондай-ақ белгіленген жарық режімі бойынша жүзеге асырылады.

ҚРСТ1237- 2004

13

7.8.2 Мұрағат қоймаларына жарық табиғи жолмен түсірілуі немесе жасанды жолмен берілуі мүмкін; құжаттарды терезелі де, терезесіз де орын-жайларға жайғастыруға болады.

Арнаулы және ыңғайластырылған ғимараттарда орналасқан мұрағат қоймаларының терезелері теріскей жағында болғаны (жьтлу бірдей тарайтын жағдайда) жөн.

7.8.3 Табиғи жарықгы терезелерге жарық сейілткіштер, сәуле ағынын автоматты реттегіштер, қорғаныш сүзгілер, жалюзилер, шымылдақтар, әйнек бетіне жапсырылатын перделер қолдану арқылы көлегейлеп қана түсіруге болады.

Мұрағат қоймасына күн жарығының тікелей түспеуі шарт.Құжаттарды жарық әсерінен қорғау мәселесі тек мұрағат

қоймаларында ғана емес, орьш-жайлардьщ бәрінде де, құжатгармен жүмыс жүргізудің барлық түріне қатысты да қарастырылуы керек.

7.8.4 Мұрағат қоймаларына жасанды жолмен жарық беру үшін сырт жағы тегіс жабық плафондарға салынған лампалар қолданылуы қажет. АЛ(ЛБ), САЛ (ЛХБ), ЖАЛ (ЛТБ) типіндегі жарық сәулелері ультракүлгін бөліктерге бөлінген люминесцентті лампалар қолдануға болады.

Тасымалды шырағдандардың қалпақша қорғаныш шынысы және металл торлары болуы қажет.

7.8.5 Көрініс спектрі диапазонындағы жарықтану деңгейі: стеллаждың еденнен 1 м биіктіктегі жоғарғы бөлігінде - 20-30 лк аралығында, жұмыс столдарында - 100 лк-дан аспауы керек.

7.9 Санитарлық-гигиеналық режім7.9.1 Мүрағат қоймаларыньщ орьш-жайлары таза, жәндіктердің,

кеміргіштердің пайда болуына, зеңденуге, шаңның жиналуына жол берілмейтін жағдайда болуы қажет.

Мұрағат қоймаларының орын-жайлары жүйелі түрде ылғалды тазартудан өткізіліп тұруы керек. Стеллаждарды, шкафтарды, сақтау құралдарын (қораптарды, папкаларды) кем дегенде жылына бір рет шаңсорғыштар арқылы шаңынан тазартып тұру шарт. Мұнымен коса стеллаждардың төменгі бөліктері, едендер, ірге бастырғылар, терезенің астыңғы жақтаулары формалиннің 2 %-тік судағы ерітіндісімен немесе АБ катаминінің 4-5 %-тік судағы ерітіндісімен сүртілуі тиіс.

7.9.2 Мұрағат қоймаларында от, элекгркыздырғыш құралдарымен, агрессивті химиялық заттар қолданып жұмыс істеуге, сондай-ақ

ҚР СТ 1237- 2004

14

ҚРСТ1237- 2004

темекі тартуға, сырт киіммен, су, лас аяқ киіммен енуге, сөмкелерді, портфелдерді және басқа бөгде заттарды, тағамдық өнімдерді сақтауға және тамақ ішуге тыйым салынады.

7.9.3 Мұрағат қоймалары орын-жайларында санитарлық- гигиеналық мақсатпен улы химикатгар және антисептиктер қолдану үшін санитарлық-эпидемиялық ұйымдардың келісімі қажет.

Бұл жұмыстар техникалық және өрт қауіпсіздіктері ережелері мен құжаттардың сақталуын қамтамасыз ете отырып жүргізілуі тиіс.

7.9.4 Мүрағат қоймалары орьш-жайларыңда сашггарльщ-биологиялық жағынан қауіп туғызатьш тымырсық микроютимаггың қалыптасуына жол бермейтіндей дәрежеде ауа еркін алмасып тұруы шарт.

Құжаттарды еденде, терезенің астыңғы жақтауларында, үйінділер арасында сақтауға болмайды.

7.9.5 Мүрағат орын-жайларындағы жылдың жылы мезгілдерінде ашылатын терезелерге қорғаныш тор қойьшуы керек. Top ұяларыньщ диаметрі 0,5 мм-ден аспауы тиіс. Мүрағаг қоймаларыньщ қабырғаларыі ідағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдеткіш саңылаулар мен желдеткіш жүйелеріндегі сыртқы саңылауларға да қорғаныш торлары қойылады.

7.9.6 Ж әндіктердщ пайда болуы мен зеңденудің алдын алу, оларды дер кезінде анықтау мақсатында құжаттарды (іріктеп) және мұрағат қоймаларының орын-жайларын жылына екі рет (жылу маусымының басы мен аяғында) міндетті түрде көзбен көріп тексеру жүргізу қажет.

7.9.7 Мұрағат қоймаларынан жәндіктер шықса құжаттарды, сақтау құралдарын, орын-жайларды өңдеуден өткізу жөнінде шұғыл шаралар қолданылуы керек.

7.9.8 Зенденген немесе жәндікгер түскен қүжаггар бөлектеліп, залалсыздандырылуға немесе дәрілеуге беріледі. Қүжатгарды бөлекгеу үшш қағазға немесе үщцрге орап, жеке жайға (оқшау бөлмеге) қояды.

7.9.9 Зенденген қүжапар тұрған стеллаждар мен шкафтар Қазақстан Республикасында рүқсат етілген құралдармен залалсыздандырылып, құрғатылады.

7.9.10 Мұрағат қоймаларының орын-жайларын жергілікті дәрілеу ісі едендерді, ірге бастырғыларды, терезелерді, терезелердің астыңғы жақтауларын, қабырғалардың 1,5 м биіктікке дейінгі бөліктерін Қазақстан Республикасында рұқсат етілген инсектицидтермен өңдеу жолы арқылы жүргізіледі.

Бұл препараттармен құжаттарды өңдеуге болмайды.7.9.11 Құжаттар жаппай залалданған жағдайда мұрағат

қоймалары орын-жайларын және ондағы кұжаттарды жалпы залалсыздандыру және дәрілеу шараларын қолдану санитарлық-

15

эпидемиологиялық сараптау орталығыньщ дезинфекция бөлімдерімен, мұрағат қызметкелерінің бақьшауымен қызметгің бұл түрше лицензиясы бар заңды және жеке тұлғалар күшімен жүзеге асырылады.

7.9.12 Қабырғаларда (едендерде, төбелерде) зенденген тұстар болса, ол жерлердің сылағы мен сырлары алынып тасталып, орындары формалиннің 3-5 %-тік судағы ерітіндісімен өңделеді және бөлмелерді зеңденуден қорғайтын антисептиктер ерітіндісі қосылған құрылыс материалдарымен жөндеу жүргізшеді.

7.9.13 Кеміргіштерді жою санитарлық-эпидемиологиялық сараптау орталығының дезинфекция бөлімдерімен, жұмыстың бұл түріне лицензиясы бар заңды және жеке тұлғалар күшімен атқарылады.

7.10 Температуралық-ылғалдылық режімі мен жарық мөлшерін бақылау үшін қолданылатын өлшеуіш құралдар:

7.10.1 Температуралық-ылғалдылық режімі мен жарық мөлшерін бақылау үшін қолданылатын өлшеуіш құралдар нормативтік құжаттарға сәйкес, сенімді және (немесе) белгіленген тәртіп бойынша аттестацияланған болуы керек.

7.10.2 Құжаттарды сақтаудың температуралық-ылғалдылық режімі ауаның климаттық параметрлері (орын-жай ішіндегі және сырттағы атмосфералық ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мен температурасы) ылғи да бір мезгілде өлшеп отыру жолымен бақыланады:

- ауасы реттелетін орын-жайларда - аптасына екі рет;- ауасы реттелмейтін орын-жайларда - аптасына үш рет;- сақтау режімі бұзылған кездерде - күн сайын.Сыртгағы атмосфералық ауаның температурасы тікелей өлшенеді

немесе ауа райын бақылайтын бюроньщ мәліметтері жазыльш алынады.7.10.3 Ауаның температурасы сынапты немесе спиртті

термометрлермен өлшенеді. Олардьщ өлшем шәкіш 0-ден 40 °С-ға дейін көрсететін және 0,58 немесе 1°С дейін бөлінген болуы шарт.

7.10.4 Ауаның салыстырмалы ылғалдылығы МВ-4 аспирациялық психрометрімен немесе ВИТ-1 және ВИТ-2 психрометрикалық гигрометрлерімен өлшенеді. Метрологиялық сипаттамалары осьіларға ұқсас өзге модельді гигрометрлерді де қолдануға болады.

7.10.5 Мұрағаттарда гигрометрлерді қолдануға тек аспирациялық психрометр арқылы тексеріп, реттегеннен кейін ғана рұқсат етіледі.

ҚР СТ 1237- 2004

16

7.10.6 Гигрометрлерді пайдалану кезінде олардың көрсеткіштеріне аспирациялық психрометр арқылы ағымдағы және бақылау тексерулері жүргізіліп тұруы керек.

Гигрометрлерді ағымдағы тексеруден өткізу және реттеу кем дегенде үш айда бір рет мұрағат қоймаларының өзінде жүргізіледі. Мүрағатта қолданылатын және резервтік запаста тұрған гигрометрлердің бәрін бақылау тексеруінен өткізу және реттеу жылына бір рет жаз кездерінде (шілде-тамыз) микроклиматы салыстырмалы түрде тұрақты және кіріп-шығу шектеулі орын- жайларда жүргізіледі.

7.10.7 Температуралық-ылғалдылық режімін бақылау үшін қолданыла-тын өлшеуіш құралдары (бақылау нүктесі) жылыту және желдеткіш жүйелері-нен кашық болуы керек. Оларды бір тақтаға орнатып мұрағат қоймаларының негізгі өткелдеріндегі стеллаждарға қояды.

Приборлар әрбір мүрағаг қоймасьша мынадай есеппен орнагылады: үстеме қабатсыз (бір ярусты) жүйедегі мүрағат қоймасының орын- жайына - бір бақылау нүктесі, үстеме қабаттыда (екі ярусты) - әр қабатқа бір-бірден қойылады. Әрбір бақылау нүктесінің өз реттік нөмірі болуы керек. Ол тақтайша мен өлшеуіш құралдарына жазылып қойылады.

7.10.8 Ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу нәтижелері В қосымшасындағы үлгі бойынша арнайы журналға тіркеліп отырады.

7.11 Мұрағаттағы жарық мөлшері люксметрмен өлшенеді.

8 Пайдалану кезіңде құжатгардың сақгалуына қойылатын талаптар

8.1 Құжаттарды пайдалану, 7-бөлім талаптарына сәйкес, температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық режімдерді сақтай отырып жүргізілуі қажет.

8.2 Құжаттармен жұмыс істегенде мына жайттарға тиым салынады:

-құжаттарды күн сәулесі тікелей түсетін жерде ұстау;-құжаттарды жұмыс орындарында ашық күйде, қараусыз

қалдырып кету;-кұжаттарды бүлдіру, оларға белгілер, қосымша сөздер,

түзетулер енгізу, белгі-кағаздар салу, қыстырғыштар қыстыру;-құжат арасына мөлдір қатгы пластиналар салмастан құжатган

калькаға көшірме жасау, балауызға, сүргіпгке басылған мөрлерден және басқа түрлі де мөрлер мен штамптардан көшірмелер алу;

ҚР СТ 1237- 2004

17

-жекелеген құжаттар мен құжаттардың құрамдас бөлікгерін (сызбалар, фотосуреттер, маркалар және т.б.) алып қою.

8.3 Құжаттарды пайдалану кезінде орын-жайдағы жарық деңгейі мынадай мөлшерден аспауы керек:

-пайдаланушылардың құжаттармен жұмыс жүргізуі кезінде (жұмыс столдарында және оқу залында) - 100 лк;

-құжаттарды экспозициялау кезінде - 50 лк.8.4 Құжаттарды көрмелерге экспозициялау кезінде қуаттық

лампаларды қолдана отырып жасанды жарық режімін пайдалану және ол құжаітарды әйнектелген сөрелерге қою үсынылады. Сөрелерді іпш жарық көздерімен жабдыктауға рұқсат етілмейді. Келушілерден босаған кезде экспонаттағы қүжаттар қараңғыда сақгалып тұруы қажет.

8.5 Құжаттарды жаңғырту жұмыстарын аткару кезінде жарық астында кұжаттардың шектеулі, технологиялық қажетті экспозициясы ғана болуы шарт.

8.6 Тозығы жеткен және бүлінген құжаттар, сондай-ақ қалпына келтіруге бөлінген істер, мәтіні өше бастаған құжаттар пайдалануға берілмейді.

9 Орын ауыстыру жөне тасымалдау кезінде қүжаттардың сақталуына қойылаіъш талаптар

9.1 Құжатгардың орнын ауыстыру және тасымалдау жұмыстары олардың сақталуын, айнала ортаның зиянды әсерлерінен, механикалық бүлінуден қорғалуын қамтамасыз ете отырып жүргізілуі тиіс.

9.2 Тасымалдауға арналған көлік құрапдары мен ыдыстар таза болуы керек. Бұрын колданылған ыдыстар мен қаттау құралдарын пайдалануға болмайды.

9.3 Құжаттар мұрағаттың өз ішінде бірінің үстіне бірі көп қабатталып үйілмейтіндей жағдайда тасымалдануы үшін тасымал құралдары мен жүретін жолдар алдынала ескерілуі қажет.

9.4 Құжаттар бір елді мекеннің ішінде жабық автомашинада берік қатталған күйі тасымалданады.

9.4.1 Қүжаттарды бір елді мекеннщ ііпінде жылдың жыпы уағында, ауа райы құрғақ кезде (ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 30-40% аралығында) тасымалдаған жөн.

9.4.2 Жылдың жылы уағында, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы жоғары кездері (жаңбыр, тұман) қүжаттардың ашық аспан астында болу сәттері мейлінше қысқартыла отырып

ҚР СТ 1237- 2004

18

тасымалдануы қажет. Су өткізбейтін қатгау құралдарын (полимерлік қаптар, пленкалар) пайдалану керек.

9.4.3 Жылдың суық мезгілдершде тасымалдағанда кұжатгардың 0°С-да және одан да төмен температурада болу уақытын мейлінше шектеу қажет, мұндайда герметикалық қаттау әдістерін қолдануға болмайды. Қысқы тасымалдау кездерінде қалқаны жылытылатын жабық автокөліктерді пайдаланған жөн.

9.5 Қүжаггар алыс жерлерге қатгалған күйі, жабық көліктермен, бағалы жүктерді тасымалдау ережелеріне сәйкес тасымалданады.

9.5.1 Құжатгар ағаш жәшіктерге нығыздай сальшады. Жәшіктер бір қабат су өткізбейтін материалмен (полимерлік пленка немесе қосалқы қағаз) және бір қабат 100 г/м2 келетін қағазбен оралады.

Құжаттарға су өткізбейтіп қорғаныш жасау жағы тасымалдаудьщ барлық түрінде де, соның ішінде құжаттарды сақтауға арналған арнайы контейнерлермен тасымалдау кездерінде де ескеріліп отыруы шарт.

9.5.2 Құжаттарды контейнермен, артық күш түспейтіндей жолдармен жібергенде жұмсақ қаттау әдісін қолдануға болады. Жұмсақ қатталып жиналған бірнеше тасымал пакеті тақтайларға салынып, қаттамалық болат ленталармен немесе сымдармен тартып тасталады.

ҚРСТ 1237-2004

19

Л Қосымшасы(міндетті)

Істер толыктығы мен жай-күйін тексеру парағының үлгісі

А.1 Суреті

Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның (мұрағаттың) ресми атауы

ҚРСТ 1237-2004

№ ТЕКСЕРУ ПАРАҒЫ

__________________________________________________________________ №қор істерінің

(қор атауы және санаты) толықтығы және жай-күйіТексеруді жүргізгендер

(тексеру уақыты, лауазымы, аты-жөні)

20

sm<NТ-Ч

HU

&

3S>-

*

4CLОHо

hQ144

3XT34 о HSff

* 1“ Hfctaa>hо

A x d o x o o CNСЧ

20

-21

і с і ш ө н d o x o i

н ә х н і к А д н і х и ә и і і г ә м в н іч іш в Мо \

w• і—4пCl<uно• т*Ч •К . & н 10) фЙ м

Й*сЗX

in X d ix ir o M в н і ч і і л в М

і^ н і і ө і а і н в х в х э в д э т өоо

іЬ Х і і х э о э м э н А ә х н А х Г-

it fA d ix ir o M

в н іч ш г в М BJ и в м

itr X o tr id e lz ' т

іч И ^ і ч й н в і Гв іч о іг в іг в е tj*

сн

CN

і ч а ф и т в т х і ч л в А

H i t f d o x o i н ә х ә ш г ә й ш о х-

і ч н в о m t f d o x o i d B g о

ю т о н i u u .'I

H o x i n d o g в х А н в іг в І / и в і і в т х і ч й в А ON

^ ф и т d o x o i н ә х і п ш н ә ә х в м B x d o M оо

қо

ры

гын

ды

жа

зба

да

кө

рсе

гіл

-

ме

ген

,

нө

мір

ле

н-

бе

ге

н

нө

мір

і

HOJOKITlXOOdGH

^ B d i g " н в х ш ч іг в ә я и ә о әг-

НӘХӘІШ ӘХІІӘОӘ чО

қо

рь

ггы

ңд

ы

жа

зба

да

кө

рсе

тіл

-

ме

ге

н л

ит

ер

нө

мір

і

H O J O w ir u o o d e H

M B d ig ‘н в х ш ч іг в ә я и ә о әт

НӘХӘІМІГӘХІІӘОӘ

i d i w e H d a x o i н в х в і ч ш ч д в х т

і ч н в э d o x o i H O x x o M d ix

в т н і ч и о д ә ім ә І Л м ш хсч

ld |W 0 H OTiOtflMIElX —

ДаиоCNІ̂"XГ"OSсчm<

Жи

ын

ы:_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__(ц

ифрм

ен ж

эне

жаз

баш

а)

Лау

азы

мы

, қол

таңб

асы

, қол

таңб

аны

ң то

лық

жаз

ылу

ы

Уақ

ыты

ҚР СТ 1237- 2004

Б қосымшасы(міндетті)

Мемлекеттік мұрағатгық сақгауға жатаіъш

істер толықтығы мен жай-күйін тексеру актісінің үлгісі

Сурет Б. 1

Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның (мұрағаттың) ресми атауы

Уақыты

№

Жасалған жері

БЕКІТЕМШҮйым (мұрағат) басшысының лауазым атауы___________ Қолтаңбаның

(өз қолы) толық жазылуы

АКТ

Мұрағаттың № ___ қорындағыістердің толықтығы мен жай-күйін тексеру

Осы акт мына құрамдағы комиссия төрағасы

және мүшелерімен ___________________(аты-жөні)

(тексеру негізі) Тексеру_____________ -дан (ден)

(аты-жөні)

сәйкес жасалды.

дейін жүргізілді.

Тексеру қорытындысы бойынша анықталды:

1. Тізімдеме бойынша барлығы

2. Нақты қолда жоқ істер _____(цифрмен және жазбаша)

ІС.

(цифрмен және жазбаша)3. Литерлі істер:1) қорытынды жазбада есептелмеген істер___________________;

(цифрмен және жазбаша)2) қорытынды жазбада есепке алынған,

бірақ көрсетілмеген істер________________________________ .(цифрмен және жазбаша)

22

ҚР СТ 1237- 2004Б Қосымшасының жалғасы

4. Нөмірленбеген істер:1) қорытынды жазбада есептелмеген істер

2) қорытынды жазбада есепке алынған, бірақ көрсетілмеген істер__________

(цифрмен және жазбаша)

(цифрмен және жазбаша)5. Басқа қорға жатқызылатын істер_________________

6. Осы қор бойынша істер______

7. Тізімдемеге енбей қалған істер

8. Қор бойынша барлығы_______

(цифрмен және жазбаша)

(цифрмен және жазбаша)

(цифрмен және жазбаша) ________________ іс бар,

оның:1 ) _

(цифрмен және жазбаша)

(цифрмен және жазбаша)

_______залалсыздандыруды,

______дәрілеуді,(цифрмен және жазбаша)

________________ қайта қалпына келтіруді,(цифрмен және жазбаша)

түптеуді және (немесе) тігуді,(цифрмен және жазбаша)_______________ өше басгаған могаіді қалпына келтіруді кажет етеді;

_іс;

2)

3)

4)

5)(цифрмен және жазбаша)

6) қалпына келместей бүлінгені(цифрмен және жазбаша)

7) уақытша пайдалануға берілгені________________ іс.(цифрмен және жазбаша)

9 .________________________________________________________(құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларына жалпы сипаттама,

құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайындағы негізгі келеңсіз құбылыстар)

Тексергендер:Комиссия төрағасы ___________ Қолтаңбаның толық жазылуы

(өз қолы)Комиссия мүшелері___________ Қолтаңбалардың толық жазылуы

Уақыты(өздерінің қолдары)

А 4 (210X297) пішін

23

ҚР СТ 1237- 2004

Б Қосымшасының жалғасы

Ведомстволық мұрағаттық сақгауға жататын істер толықтығы мен жай-күйін тексеру актісінің үлгісі

Сурет Б. 1

Жоғары тұрған органның ресми атауы Ұйымның (мұрағаттың) ресми атауы

Уақыты

№

Жасалған жері

БЕКІТЕМШ¥й ы м (мұрағат) басшысының лауазым атауы___________ Қолтаңбаның

(өз қолы) толық жазылуы

АКТ

№___ мұрағат қорындағы істердіңтолықтығы мен жай-күйін тексеруБұл актіні ____________________________________ байланысты

(тексеру негізі)_______________________________________________ құрамындағы

(комиссия төрағасы мен мүшелерінің аты-жөні) комиссия жасады.Тексеру барысында мыналар анықталды:Істер тізімдемесі бойы нш а______________________іс, соның ішінде

(цифрмен және жазбаша)_____________________________________ бекіткен істердің жиынтық

(уәкілетгі органның ресми атауы)тізімдемесі бөлімдері бойы нш а_______________ іс есепке алынған.

(цифрмен және жазбаша)2. Нақты қолда жоқ істер сан ы ____________________ , соның ішінде

(цифрмен және жазбаша)_________________________________ бекіткен істердщ жиынтық

(уәкілетті органның ресми атауы)тізімдемесі бойынша есептегі істерден____________________ іс.

(цифрмен және жазбаша)3. Дұрыс орналастырылмаған, өзге мұрағат корына жататын

істердің саны ____________________ .(цифрмен және жазбаша)

24

ҚРСТ1237- 2004Б Қосымшасының соңы

4. Аталмыш мұрағат қоры бойынша колда бар істердіңсаны ____________________ .

(цифрмен және жазбаша)5. Сипатталмаған істердщ саны____________________ .

(цифрмен және жазбаша)6. М ұрағат қоры бойынша барлық қолда бар істердің саны

______ ?(цифрмен және жазбаша)

олардың:1) залалсыздандыруды қажет ететіні_______________________ іс;

(цифрмен және жазбаша)2) дәрілеуді қажет ететін і_________________________________ іс;

(цифрмен және жазбаша)3) қалпына келтіруді қажет ететін і________________________ іс;

(цифрмен және жазбаша)4) түптеп, тігуді қажет ететін і_____________________________ іс;

(цифрмен және жазбаша)5) өше бастаған мәтіндерін қайта қалпына келтіруді қажетететін і____________________________ іс;

(цифрмен және жазбаша)6) қайта қалпына келместей бүлінгені_______________________ іс;

(цифрмен және жазбаша)7) уақытша пайдалануға берілгені____________________________ іс.

(цифрмен және жазбаша)7 .___________________________________________________________(Құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама)

(құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларындағы негізгі кемшшікгер)

Тексергендер:

Комиссия төрағасы _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы(өз қолы)

Комиссия мүшелері_____________Қолтаңбалардың толық жазылуы(өздерінің қолдары)

Уақыты

А 4 (210X297) пішін

25

ffl

s8r-ГПcs

a

& 40<N

Г Қосымшасы(міндетті)

ҚРСТ 1237-2004

Библиография

[1] Қазақстан Республикасының«Үлттык мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы заңы.

[2] ҚНжЕ 3.02-02-2001 Қоғамдық ғимарат және құрылыс.[3] ҚР ҚНжЕ 2.04-05-2002 Табиғи және жасанды жарық беру.[4] ҚР ӨҚЕ 08-97 Қазақстан Республикасында өрттен қорғау

ережесі. Жалпы талаптар. Қазақстан Республикасы төтенше жағдайлар жөніндегі агенттіктщ 1999 жылғы 9 шілдедегі № 19 бұйрығымен бекітілген (мемлекеттік тіркеу нөмірі 866).

27

ҚР СТ 1237- 2004

ӘОС 002.53.004.4 МСС 01.140.20

Түйівді сөздер: Қазақстан Республикасының Үлттық мұрағат қоры, қағаз негізді құжаттар, құжаттарды мұрағаттық сақтау, температуралық-ылғалдылық режім, жарық режімі, санитариялық- гигиеналық режім, құжаттардың физикалық жағдайын бақылау, құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету, өрттен қорғау, құжаттарды тасымалдау

28

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу

Д О К У М ЕН ТЫ НА БУ М А Ж Н Ы Х Н О С И ТЕЛ Я Х Общ ие технические требования

к архивному хранению

СТ РК 1237-2004

И здание официальное

К омитет по стандартизации, метрологии и сертификации М инистерства индустрии и торговли Республики Казахстан

(Г осстандарт)

Астана

CT РК 1237-2004

П редисловие

1 РАЗРАБО ТАН И ВН ЕСЕН Комитетом по управлению архивами и документацией М инистерства культуры Республики Казахстан

2 У ТВЕРЖ ДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙ СТВИ Е приказом Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации М инистерства индустрии и торговли Республики Казахстан от 05 августа 2004 г.

4 В настоящем стандарте реализованы нормы Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и постановления П равительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года № 578 «Об утверждении П оложения о Государственном страховом фонде копий документов»

5 ВВЕДЕН ВП ЕРВЫ Е

Н астоящ ий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тираж ирован и распространен в качестве официального издания без разреш ения Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации М инистерства индустрии и торговли Республики Казахстан

№ 2 1 9

3 СРО К П ЕРВО Й П РО ВЕРКИ П ЕРИ О ДИ Ч Н О СТЬ П РО ВЕРКИ

2009 год 5 лет

II

Содержание

1 Область п р и м ен ен и я ................................................................ 1

2 Н ормативные с с ы л к и ................................................................ 1

3 О п ред елен и я................................................................................. 1

4 Общие п о л о ж ен и я ..................................................................... 2

5 Требования к а р х и в а м ............................................................. 3

5.1 Требования к зданиям ар х и в о в ......................................... 3

5.2 Состав помещ ений ар х и в о в .............................................. 4

5.3 Требования к архивохранилищ ам .................................... 5

5.4 Требования к лабораторным, производственным и другимпомещ ениям а р х и в о в ................................................................. 7

6 Контроль физического состояния документов при приеме ихранении ........................................................................................ 9

7 Требования к условиям хранения документов ............. 12

8 Требования к сохранности документов при использовании 17

9 Требования к сохранности документов при перемещении итранспортировании ..................................................................... 18

Приложение А Форма листа проверки наличия и состояния дел 2 0

Приложение Б Форма акта проверки наличия и состояния дел 22

П риложение В Ф орма журнала регистрации показанийконтрольно-измерительных приборов ........ 26

П риложение Г Б и б ли ограф и я ....................................................... 27

CT РК 1237-2004

III

CT РК 1237-2004

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Система стандартов по информации, библиотечному

и издательскому делу

ДО К У М ЕН ТЫ НА БУ М А Ж Н Ы Х Н О СИ ТЕЛЯХ О бщ ие технические требования

к архивному хранению

Дата введения 2005.08.01

1 Область применения

1.1 Н астоящ ий стандарт распространяется на документы на бумажных носителях независимо от способа и времени их создания, подлежащие государственному и ведомственному архивному хранению в соответствии с законодательством Республики Казахстан и другими нормативными правовыми актами.

Требования стандарта являю тся обязательными.1.2 Настоящий стандарт также рекомендуется для применения

в частных архивах юридических лиц.

2 Н ормативны е ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

CT РК 1037-2001 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования.ГОСТ 12.1.005-88 ССБТ. Общие санитарно- гигиенические

требования к воздуху рабочей зоны.ГОСТ 7933-75 Картон коробочный. Технические условия.

3 О пределения

В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с [1] и CT РК 1037.

И здание официальное1

CT РК 1237-2004

4 Общ ие положения

4.1 Архивному хранению подлежат подлинники и копии документов.

К числу документов, подлежащ их архивному хранению, относятся:

- законодательные акты и другие официальные документы;- управленческая документация;

научно-исследовательская, проектно-конструкторская, технологическая, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая и другая специальная документация;

- документальные памятники истории и культуры;- документы личного происхождения;- иные документы, поступившие в собственность Республики

Казахстан;- документы по личному составу.4.2 Архивное хранение документов осуществляется в специально

построенных или приспособленных зданиях (отдельных помещениях зданий).

4.3 В целях обеспечения сохранности документов, подлежащих архивному хранению , должны проводиться:

- оценка и контроль физического состояния документов;- комплекс мероприятий по подготовке документов к хранению;- создание и поддержание оптимальных условий хранения

(температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов);

- рациональное размещение документов в архивохранилищах;- комплекс мер по обеспечению сохранности документов в

процессе использования и транспортирования.4.4 Оценка и контроль физического состояния принимаемых

и хранимых документов осущ ествляю тся с целью выявления, учета, специальной обработки и воспроизведения пораженных и поврежденных документов.

4.5 Комплекс мероприятий по подготовке документов к хранению вклю чает санитарно-гигиеническую обработку, акклиматизацию , обеспыливание, реставрацию и воспроизведение.

2

CT РК 1237-2004

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАНСистема стандартов по информации, библиотечному

и издательскому делу

ДО К У М ЕН ТЫ НА БУ М А Ж Н Ы Х Н О СИ ТЕЛ ЯХ О бщ ие технические требования

к архивному хранению

Дата введения 2005.08.01

1 О бласть применения

1.1 Настоящ ий стандарт распространяется на документы на бумажных носителях независимо от способа и времени их создания, подлежащие государственному и ведомственному архивному хранению в соответствии с законодательством Республики Казахстан и другими нормативными правовыми актами.

Требования стандарта являю тся обязательными.1.2 Настоящий стандарт также рекомендуется для применения

в частных архивах ю ридических лиц.

2 Н ормативны е ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

CT РК 1037-2001 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования.ГОСТ 12.1.005-88 ССБТ. Общие санитарно- гигиенические

требования к воздуху рабочей зоны.ГО СТ 7933-75 Картон коробочный. Технические условия.

3 Определения

В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с [1] и CT РК 1037.

И здание официальное

1

CT РК 1237-2004

4 Общ ие положения

4.1 А рхивному хранению подлежат подлинники и копии документов.

К числу документов, подлежащ их архивному хранению, относятся:

- законодательные акты и другие официальные документы;- управленческая документация;

научно-исследовательская, проектно-конструкторская, технологическая, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая и другая специальная документация;

- документальные памятники истории и культуры;- документы личного происхождения;- иные документы, поступившие в собственность Республики

Казахстан;- документы по личному составу.4.2 Архивное хранение документов осуществляется в специально

построенных или приспособленных зданиях (отдельных помещениях зданий).

4.3 В целях обеспечения сохранности документов, подлежащих архивному хранению, должны проводиться:

- оценка и контроль физического состояния документов;- комплекс мероприятий по подготовке документов к хранению;- создание и поддержание оптимальных условий хранения

(температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов);

- рациональное размещение документов в архивохранилищах;- комплекс мер по обеспечению сохранности документов в

процессе использования и транспортирования.4.4 Оценка и контроль физического состояния принимаемых

и хранимых документов осущ ествляю тся с целью выявления, учета, специальной обработки и воспроизведения пораженных и поврежденных документов.

4.5 Комплекс мероприятий по подготовке документов к хранению включает санитарно-гигиеническую обработку, акклиматизацию , обеспыливание, реставрацию и воспроизведение.

2

CT РК 1237-2004

Санитарно-гигиеническая обработка документов проводится с целью прекращения развития дефектов химического и биологического происхождения, возникш их при изготовлении и хранении документов, и вклю чает в себя обработку документов водными или спиртовыми растворами специальных химических препаратов.

А кклиматизация документов проводится с целью адаптации документов к температурно-влажностному реж иму хранения, обеспыливание - удаления пыли.

Реставрация и воспроизведение документов, имею щ их повреждения основы и (или) текста, осущ ествляю тся с целью восстановления или улучш ения свойств документов.

4.6 А рхивное хранение особо ценных документов и документальных памятников истории и культуры осущ ествляется в соответствии с настоящим стандартом и нормативными правовыми актами, принимаемыми (утверждаемыми) в установленном порядке.

5 Требования к архивам

5.1 Требования к зданиям архивов

5.1.1 Здания архивов должны отвечать техническим требованиям, обеспечиваю щ им долговечность основных конструкций зданий и их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»).

5.1.2 П роектирование, строительство и реконструкция зданий государственных архивов производятся в соответствии со специальной нормативной и проектной документацией и требованиями настоящ его стандарта по согласованию с государственным уполномоченным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан и соответствую щ ими местными уполномоченными органами.

5.1.3 Размещение государственных архивов в приспособленных зданиях и помещ ениях производится по согласованию с соответствующими уполномоченными органами управления архивами и документацией после проведения экспертизы представителями пожарных, охранных, экологических, строительных, санитарно- эпидемиологических и других специальных служб.

3

CT РК 1237-2004

5.1.4 Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных, каркасно-камыш итовых, саманных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещ ениями, а такж е не имею щ их естественной вентиляции воздуха.

5.1.5 Помещения в приспособленных зданиях, предназначенные для хранения документов, должны быть изолированы.

Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого служ бами общ ественного питания, пищ евыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяю щ ими пожароопасные и химические технологии.

5.1.6 П роектирование, строительство и эксплуатация зданий архивов должны осущ ествляться в соответствии с ГОСТ 12.1.004, строительными нормами и правилами [2], [3], Правилами пожарной безопасности в Республике Казахстан [4], другими нормами и правилами, утвержденными органами государственного надзора за безопасностью работ для применения в архивных и других учреждениях.

5.1.7 Пожарная безопасность в зданиях архивов обеспечивается современными системами предотвращения пожара и пожарной защиты.

5.1.8 Здания архивов оборудую тся охранной сигнализацией, окна нижних этажей защ ищ аю тся открываю щ имися реш етками.

5.1.9 Здания архивов должны быть удалены от промышленных объектов, загрязняю щ их воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении. П ригодность района для расположения здания архива определяется службами санитарно-эпидемиологического надзора и пожарной охраны.

5.1.10 В районе расположения зданий архивов среднесуточное содержание вредных веществ в атмосферном воздухе не должно превышать предельно допустимых концентраций (ПДК): сероводорода - 0,008 мг/м3; хлора - 0,03 мг/м ; сернистого газа - 0,05 мг/м ; оксидов азота - 0,085 мг/м '; серной кислоты - 0,1 мг/м ’; силикатной пыли - 0,05 мг/м ’.

5.2 Состав помещ ений архивов

5.2.1 Здание (группа зданий) архива должно представлять собой комплекс помещений основного назначения, предназначенных для приема, хранения, обработки, использования документов, а также вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера.

4

CT РК 1237-2004

5.2.2 Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать рациональное взаимодействие функциональных подразделений архива, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблю дение требований охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и процедур выполнения работ.

5.2.3 К помещ ениям основного назначения относятся:- архивохранилищ а;- лабораторные помещ ения (помещ ения для изоляции,

дезинфекции и дезинсекции документов; помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов; помещ ения для воспроизведения документов (микро-, ксеро-, фотокопирование, фотореставрация, с помощ ью компью терных технологий и др.);

- производственные помещ ения (помещ ения для приема, временного хранения, акклиматизации документов; рабочие помещения работников архива; помещ ения для хранения учетных документов и научно-справочного аппарата; комплекс читального зала);

- другие помещ ения (научно-справочная библиотека; методический кабинет; выставочный зал).

5.3 Требования к архивохранилищ ам

5.3.1 А рхивохранилищ а должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных и других помещ ений архива (организации) и не иметь общ их с ними вентиляционных каналов. П омещ ения архивохранилищ должны быть отделены от соседних помещ ений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее двух часов.

5.3.2 Совмещ ение архивохранилищ и помещ ений другого назначения не допускается.

5.3.3 Не допускается размещ ение архивохранилищ в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещ ениях, а также в помещ ениях с печным отоплением.

5.3.4 А рхивохранилищ а должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть оборудованы системами кондиционирования воздуха, обеспечиваю щ ими рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, поддержание оптимального температурно-влажностного режима, очистку воздуха от вредных вещ еств и пыли.

5

CT РК 1237-2004

5.3.5 Материалы покрытия стен, потолков, полов, внутренней арматуры архивохранилищ, а также применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов, не должны собирать пыль и быть источником пыли или агрессивных химических веществ.

5.3.6 В архивохранилищ ах не допускается прокладка труб водоснабжения, канализации и газопровода.

5.3.7 Электропроводка в помещениях архивохранилищ должна быть скрытой, ш тепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосы, лампы и т.п.) - герметичными. Ш нуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Архивохранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощ иты и предохранители устанавливаю тся вне архивохранилищ. По окончании работы в архивохранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.

5.3.8 В системах и средствах пожаротуш ения применяю тся нейтральные, безопасные для документов вещ ества (фреон, углекислота и т.п.). Количество и места размещ ения переносных огнетуш ителей устанавливаю тся в соответствии с действую щ ими противопожарными нормативами.

5.3.9 П омещ ения архивохранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам.

5.3.10 Высота архивохранилищ должна быть не менее 2,25 м до низа выступаю щ их конструкций оборудования, принятого для хранения документов.

5.3.11 А рхивохранилищ а должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных и комбинированных стеллажей, обработанных огнезащитными составами.

В качестве вспомогательных или специальных средств хранения могут использоваться металлические шкафы, сейфы, ш кафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

5.3.12 В архивохранилищ ах с естественным освещ ением стеллажи и ш кафы устанавливаю тся перпендикулярно к стенам с оконными проемами, в архивохранилищ ах без окон стеллажи и ш кафы устанавливаю тся с учетом особенностей помещ ения, конструкции оборудования и норм его размещения.

6

CT РК 1237-2004

5.3.13 Стационарные стеллажи и ш кафы устанавливаю тся в архивохранилищ ах с соблю дением следую щ их норм размещ ения оборудования:

- расстояние между рядами стеллажей или ш кафов (главный проход) - 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами (шкафами) - 75 см;- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами

(ш кафами), параллельными стене, - 75 см;- расстояние между стеной и торцом стеллажа или ш кафа

(обход) - 45 см;- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или

ш кафа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.Расстояния (проходы) между сейфами, шкафами с выдвижными

ящ иками и т.п. рассчитываю тся с учетом особенностей применяемого оборудования.

5.3.14 Не допускается размещ ение стеллажей, ш кафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

5.4 Требования к лабораторны м, производственны м и другим помещ ениям архивов

5.4.1 П омещ ение для приема, временного хранения и акклиматизации документов следует размещ ать на первом или в цокольном этажах здания.

5.4.2 Лабораторные помещения, предназначенные для специальной обработки (обеспыливание, реставрация, дезинфекция, дезинсекция) и воспроизведения (микрофильмирование, электрофотокопирование, фотореставрация, сканирование) документов, должны размещаться с учетом технологической взаимосвязи отдельных участков и отвечать следующ им требованиям:

5.4.2.1 Лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещ ений архивохранилищ и не долж ны иметь с ними общ их вентиляционных каналов.

5.4.2.2 Помещения для специальной обработки и воспроизведения документов должны быть оборудованы центральным водяным отоплением, горячим и холодным водоснабжением, общ ей приточно-вытяжной вентиляцией и местной вьггяжкой воздуха в отдельных технологических точках (раковины-мойки, вытяжные и сушильные шкафы, аппаратура с мощ ными источниками света, реставрационные столы, ш кафы и столы для обеспыливания и др.).

7

CT РК 1237-2004

5.4.2.3 Технологическое оборудование должно быть обеспечено силовой электропроводкой с нулевой фазой и заземлением. Электропроводка в темных помещ ениях фотолабораторий, в вытяжных ш кафах, на реставрационных столах, в помещ ениях для дезинфекции и дезинсекции долж на быть выполнена по нормам и правилам для сырых помещений.

5.4.2.4 П ДК вредных вещ еств в воздухе помещ ений не должны превыш ать нормативов ГО СТ 12.1.005, в том числе: аммиака - 20 мг/м3; ацетона - 200 мг/м3; бензина - 300 мг/м3; бензола - 5 мг/м ; дихлорэтана - 10 мг/м ; ксилола (толуола) - 50 мг/м ; озона -0 ,1 мг/м3; сернистой кислоты - 1 мг/м3; уксусной кислоты - 5 мг/м3; фенола - 0,3 мг/м3; формальдегида - 0,5 мг/м3.

5.4.2.5 Не допускается совмещ ение участка дезинфекции и дезинсекции, а также участка обеспыливания с другими подразделениями архива в пределах одного помещения.

5.4.2.6 П ри наличии центральной (кустовой) лаборатории микрофильмирования и реставрации документов, обслуживаю щ ей несколько архивов, помещ ения дезинфекции и дезинсекции в архивах не предусматриваю тся. Допускается наличие в таких архивах помещ ений для обеспыливания документов, участков реставрации и воспроизведения документов, работаю щ их по упрощенной технологии. Документы, пораженные биологическими вредителями, изолирую тся в специальном помещении (изоляторе).

5.4.3 Комплекс читального зала включает следующ ие основные участки:

- работы с документами;- выдачи документов пользователям;- информационно-поисковых систем;- временного хранения документов в период их использования.5.4.3.1 Площ ади помещ ений для участков читального зала

определяются с учетом специфики архива, хранящихся документов и их использования.

5.4.3.2 При размещ ении читального зала следует учитывать пути доставки документов. Участок временного хранения документов должен быть изолирован от читального зала.

5.4.3.3 При небольш ом объеме работ по использованию документов допускается совмещ ение функций всех участков читального зала в одном помещ ении, с распределением его по функциональным участкам, или выделение в каком-либо помещении архива зоны для работы пользователей.

8

CT РК 1237-2004

6 К онтроль физического состояния докум ентов при приеме и хранении

6.1 Общ ие требования6.1.1 П оступивш ие в архив документы освобож даю т от

транспортной тары (ящ ики, бумага и др.), размещ аю т в помещ ении приема и временного хранения, раскладываю т на стеллажах или столах. Не допускается складирование документов в неразобранном виде, особенно в транспортной таре. Транспортная тара из здания архива удаляется.

6.1.2 Все посторонние предметы, находящ иеся в делах или коробках: картонные, металлические и другие закладки, прокладки, разделители, скрепки и др., подлежат выявлению и удалению.

6.1.3 П роверка физического состояния документов долж на проводиться одновременно с приемом на архивное хранение и в процессе хранения в соответствии с установленной периодичностью.

6.2 Физическое состояние документов оценивается визуально с учетом степени их сохранности и наличия характерных признаков разруш ения носителя и текста.

6.3 В ходе проверки физического состояния документов подлежат выявлению:

- документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые);

- документы с характерными признаками повыш енной влажности;

- документы с разруш ением носителя и (или) текста;- запыленные документы.6.3.1 Документы, пораженные биологическими вредителями,

немедленно направляю тся на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция) с выполнением мер изоляции.

6.4 По результатам оценки физического состояния документов составляю тся лист и акт проверки наличия и состояния дел согласно приложениям А, Б и В и, при необходимости, проводится комплекс контрольно-профилактических мероприятий:

- санитарно-гигиеническая обработка;- акклиматизация;- обеспыливание.- реставрация и воспроизведение;

9

CT РК 1237-2004

6.5 Санитарно-гигиеническая обработка6.5.1 М ож ет осущ ествляться выборочная или сплош ная

санитарно-гигиеническая обработка документов.Выборочная обработка документов осущ ествляется при

обнаружении плесневого поражения отдельных документов.Сплош ная санитарно-гигиеническая обработка документов

проводится при выявлении их массового плесневого поражения или при обнаружении в документах насекомых.

6.5.2 Санитарно-гигиеническая обработка документов проводится средствами, разреш енными в Республике Казахстан.

6.6 А кклиматизация6.6.1 А кклиматизации подлежат:- документы с высокой степенью увлажнения (1 группа),

подвергавш иеся прямому действию воды (намокание документов в экстремальных условиях затопления, водяного тушения пожара и т.п.);

- документы с умеренной степенью увлажнения (2 группа), подвергавш иеся прямому кратковременному действию осадков или длительному хранению в сырых помещениях при относительной влажности воздуха от 80 % до 100 %;

- документы с низкой степенью увлажнения (3 группа),подвергавш иеся кратковременному действию высокойотносительной влажности воздуха (перевозки закрытымтранспортом в дождь, туман, не превыш аю щ ие одних суток).

6.6.2 А кклиматизация документов проводится в помещ ении акклиматиации при работаю щ их вентиляционных установках или интенсивном проветривании.

6.6.3 Документы 1 группы должны акклиматизироваться в развернутом или развеш енном виде не менее десяти суток при температуре от 25 до 35 °С и относительной влажности воздуха от 20% до 40%. При этом рекомендуется в течение срока акклиматизации проводить следующие процедуры: удаление избытка влаги пористой бумагой, обдувание документов воздухом температурой от 30 до 40 °С, применение вакуумных средств сушки.

6.6.4 Документы 2 группы должны акклиматизироваться в развернутом виде при температуре от 15 до 25 °С не менее трех суток при относительной влажности воздуха от 30% до 40% или пяти суток при относительной влажности от 50% до 60%.

10

CT РК 1237-2004

6.6.5 Документы 3 группы долж ны акклиматизироваться при температуре от 18 до 25 °С и относительной влажности воздуха от 30% до 60% не менее одних (в развернутом виде) или двух суток (в стопе).

6.6.6 Документы, транспортировавшиеся при минусовой температуре в течение одного - пяти часов, долж ны акклиматизироваться в стопе в условиях, предусмотренных для документов 3 группы, транспортировавш иеся в течение более одних суток - в условиях, предусмотренных для документов 2 группы.

6.6.7 Документы, не имеющие признаков разрушения носителя и текста, в целях профилактики подлежат временному хранению в условиях, предусмотренных для архивного хранения документов.

6.7 Обеспыливание6.7.1 П оступивш ие в архив документы долж ны подвергаться

обеспыливанию с учетом степени их запыленности.Обеспыливание проводится в помещ ении с применением

вытяжных шкафов и соблю дением мер санитарии и гигиены.О бязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки,

обложки и кореш ки переплетенных документов. П олистному обеспыливанию подвергаю тся документы с высокой степенью загрязнения и запыленности, со следами старой плесени и т.п.

6.7.2 Влажные запыленные документы сначала проходят акклиматизацию в соответствии с 6.6.1, а затем обеспыливание.

При обеспыливании документов необходимо соблю дать следую щ ую технологическую последовательность операций:

- влажные документы 1 группы, пораженные биологическими вредителями, освобождаю т от избытка влаги пористой бумагой и затем дезинфицирую т, высуш иваю т и обеспыливают;

- влажные документы 2 и 3 групп, пораженные биологическими вредителями, последовательно дезинфицирую т, высуш иваю т, обеспыливают.

6.7.3 Сухие запыленные документы, пораженные биологическими вредителями, подвергаю т обеспыливанию после их дезинфекции (дезинсекции).

6.8 Реставрация и воспроизведение документов6.8.1 Документы с признаками разруш ения носителя и текста

подвергаю тся реставрации или восстановлению угасаю щ его текста в порядке очередности, установленной для хранящ ихся в архиве документов.

11

CT РК 1237-2004

Реш ение о внеочередной обработке документов принимается с учетом ценности, физического состояния документов и производственных возможностей лаборатории.

6.8.2 На реставрацию сдаются документы с быстро угасающим текстом с целью его сохранения. Сдаче на реставрацию в первую очередь подлежат документы со сквозным выпадением букв, строк, абзацев, осыпанием, истиранием (смазыванием) текста, с локальным угасанием текста в местах наличия строк, абзацев, пятен, подмочек, наклеек.

6.8.3 Документы с угасшим, слабоконтрастным, поврежденным текстом передаю тся на восстановление с помощ ью компью терных технологий с целью сохранения информации.

6.9. Допускается изменение общ ей последовательности технологических операций с учетом физических свойств документов и применяемых методов дезинфекции (дезинсекции).

6.10 О беспыленные документы, не требую щ ие дезинфекции (дезинсекции) или акклиматизации, передаются в архивохранилища.

6.11 Не допускается передача в архивохранилища документов, пораженных биологическими вредителями, без санитарно-гигиенической обработки и влажных документов без предварительной акклиматизации.

7 Требования к условиям хранения документов

7.1 Х ранение документов должно осущ ествляться в помещ ениях архивохранилищ , отвечаю щ их требованиям 5.3.

Не допускается размещ ение в одном архивохранилищ е документов на бумажных и пленочных носителях, в том числе копий страхового фонда и фонда пользования.

7.2 Документы, подлежащ ие архивному хранению, долж ны быть упакованы в картонные коробки с закрываю щ имися крышками. Картон, используемый для изготовления коробок, должен отвечать требованиям ГОСТ 7933. Документы личного происхождения допускается упаковывать в папки с клапанами.

У паковка долж на обеспечивать защ иту документов от света, пыли и механических повреждений.

7.3 Д окументы формата А 3 и более, в мягких переплетах и не переплетенные, неплотно уложенные в коробках, рекомендуется хранить в горизонтальном положении. Крупноформатные документы (архитектурные планы, чертежи, карты, плакаты, афиш и и т.д.) должны храниться в папках в специальных шкафах. Допускается хранение документов свернутыми в рулон в футлярах диаметром не более 10 см.

Документы в твердых переплетах могут храниться в вертикальном положении.

12

CT РК 1237-2004

7.4 Расстановка коробок на пожах стеллажей (шкафов) и плотность заполнения коробок документами должна обеспечивать свободное перемещ ение коробок, извлечение и возврат документов на место.

7.5 Для обеспечения циркуляции воздуха зазор между пож ой стеллажа и верхней крыш кой коробки должен быть не менее 5 см.

7.6 В помещ ениях архивохранилищ должны соблю даться установленные температурно-влажностный, световой, санитарно- гигиенический режимы хранения, обеспечивающие сохранность документов.

7.7 Температурно-влажностный режим7.7.1 В помещениях архивохранилищ должен поддерживаться

оптимальный температурно-влажностный режим: температура от 17 до 19 °С, относительная влажность воздуха от 50 % до 55 %.

В помещ ениях с регулируемым климатом температурно­влажностный режим должен поддерживаться с помощ ью систем кондиционирования воздуха; в помещ ениях с нерегулируемым климатом - с помощ ью технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и (или) отопления архивохранилищ . Указанные мероприятия должны проводиться на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

7.7.2 Резкие колебания температуры и влажности в помещениях архивохранилищ не допускаю тся. При длительном наруш ении реж има хранения от семи и более дней, сопровождаю щ емся повыш ением относительной влажности воздуха до 80 % и выше, принимаю тся меры по нормализации температурно-влажностного реж има путем осуш ения архивохранилищ.

7.7.3 При аварийных нарушениях режима хранения, связанных с затоплением помещ ения и увлажнением документов, принимаю тся немедленные меры по ликвидации причин и последствий аварии, осуш ению архивохранилищ а и суш ке документов.

7.8 Световой режим7.8.1 Хранение документов должно осуществляться в темноте.

Выполнение этого требования должно обеспечиваться хранением документов в коробках и (или) папках, на стеллажах и (или) в ш кафах закрытого типа, а также соблю дением установленного светового режима.

7.8.2 Освещ ение в архивохранилищ ах может быть естественным или искусственным; документы могут размещ аться в помещ ениях с окнами или без окон.

13

CT РК 1237-2004

При размещении архивохранилищ в специальных и приспособленных зданиях предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещ ениям с северной ориентацией окон.

7.8.3 Естественное освещ ение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи, ш тор, нанесенных на стекло покрытий.

Доступ прямого солнечного света в архивохранилищ а не допускается.

Защита документов от действия света должна предусматриваться не только в архивохранилищ ах, но и во всех помещ ениях при лю бых видах работы с документами.

7.8.4 Для искусственного освещения архивохранилищ должны применяться лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ по действую щ ей нормативной документации.

Переносные светильники должны быть оборудованы защ итными стеклянными колпаками и металлическими сетками.

7.8.5 Уровень освещ енности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллаж а на высоте 1 м от пола - от 20 до 30 лк, на рабочих столах - 100 лк.

7.9 Санитарно-гигиенический режим7.9.1 Помещ ения архивохранилищ должны содержаться в

чистоте, в условиях, исклю чаю щ их возможность появления насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли.

В помещ ениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок). При этом нижние части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протираю тся

2% -ным водным раствором формалина или 4 - 5% -ным водным раствором катамина АБ.

7.9.2 В помещениях архивохранилищ запрещается выполнение работ, связанных с применением открытого огня, электронагревательных приборов, агрессивных химических веществ, а также курение, пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение сумок, портфелей и других посторонних предметов, хранение пищ евых продуктов и прием пищи.

14

CT РК 1237-2004

7.9.3 В случаях, согласованных с санитарно-эпидемиологическими организациями, допускается применение в помещениях архивохранилищ ядохимикатов и антисептиков в санитарно-гигиенических целях.

Выполнение указанных работ долж но проводиться с соблю дением условий обеспечения сохранности документов, правил технической и пожарной безопасности.

7.9.4 В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исклю чаю щ ая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отнош ении.

Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, в кипах.

7.9.5 О кна в помещ ениях архива, открываю щ иеся в теплое время года, должны быть защ ищ ены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ , наружные отверстия вентиляционных систем.

7.9.6 С целью профилактического, своевременного обнаружения насекомых и плесени документы (выборочно) и помещения архивохранилищ должны два раза в год (в начале и конце отопительного сезона) подвергаться обязательному визуальному обследованию.

7.9.7 П ри обнаружении в архивохранилищ ах насекомых должны приниматься немедленные меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

7.9.8 П ораж енные плесенью или насекомыми документы изолирую т и передаю т на дезинфекцию или дезинсекцию . Для изоляции документы заворачиваю т в бумагу или пленку и размещ аю т в отдельном помещ ении (изоляторе).

7.9.9 Стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесенью документы, дезинфицирую т средствами, разреш енными в Республике Казахстан, и просушивают.

7.9.10 М естную дезинсекцию помещ ений архивохранилищ проводят инсектицидами, разреш енными в Республике Казахстан, путем обработки пола, плинтусов, окон, подоконников, стен на высоту до 1,5 м.

Документы обработке указанными препаратами не подлежат.

15

CT РК 1237-2004

7.9.11 При массовом поражении документов проводят общую дезинфекцию и дезинсекцию помещ ений архивохранилищ и находящ ихся в них документов силами отделов дезинфекции центров санитарно-эпидемиологической экспертизы, ю ридических или физических лиц, имеющ их лицензии на данный вид деятельности, под контролем работников архива.

7.9.12 При наличии на стенах (полах, потолках) плесени удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности 3-5%-ным водным раствором формалина и проводят ремонт с добавлением в строительные материалы растворов антисептиков, обеспечиваю щ их защ иту помещ ений от плесени.

7.9.13 У ничтожение грызунов проводят силами отделов дезинфекции центров санитарно-эпидемиологической экспертизы, юридических или физических лиц, имею щ их лицензии на данный вид работы.

7.10 Средства измерения, применяемые для контроля температурно-влажностного режима и освещ енности

7.10.1 Средства измерения, применяемые для контроля температурно-влажностного реж има и освещ енности долж ны соответствовать нормативной документации, быть поверены и (или) аттестованы в установленном порядке.

7.10.2 Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха (относительная влажность и температура внутри помещ ения и наружного атмосферного воздуха) в одно и то же время:

- в помещениях с регулируемым климатом - два раза в неделю;- в помещениях с нерегулируемым климатом - три раза в неделю;- при наруш ениях режима хранения - ежедневно.Температура наружного атмосферного воздуха измеряется

непосредственно или записывается по данным метеосводки.7.10.3 Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми

термометрами с рабочей шкалой от 0 до 40 °С и ценой деления 0,58 или 1 °С.

7.10.4 Относительная влажность воздуха измеряется психрометром аспирационным М В-4 или гигрометром психрометрическим ВИТ-1 и ВИТ-2. Допускается также применение гигрометров других моделей, но с аналогичными метрологическими характеристиками.

16

CT РК 1237-2004

7.10.5 Применение гигрометров в архивах допускается только после их поверки и настройки по аспирационному психрометру.

7.10.6 В период эксплуатации гигрометров должна проводиться текущ ая и контрольная проверка их показаний по аспирационному психрометру в соответствии с эксплуатационными документами.

Текущ ая проверка и настройка гигрометров проводится непосредственно в архивохранилищ ах не реже одного раза в три месяца. Контрольная проверка и настройка всех гигрометров, использую щ ихся в архиве и находящ ихся в резервном запасе, проводится один раз в год в летнее время (ию ль-август) в помещ ении с относительно стабильным микроклиматом и ограниченным посещением.

7.10.7 Средства измерения, применяемые для контроля температурно-влажностного режима, монтирую тся на одном щ итке и устанавливаю тся в архивохранилищ ах в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).

П риборы устанавливаю тся в каждом архивохранилищ е из расчета: при одноярусной системе - одна контрольная точка на помещ ение архивохранилищ а, при двухъярусной — одна на каждый ярус. Каждая контрольная точка должна иметь порядковый номер, который наносится на щ иток и средства измерения.

7.10.8 Результаты измерения температуры и относительной влажности воздуха регистрирую тся в специальном журнале по форме приложения В.

7.11 Освещ енность в архивах измеряется лю ксметром.

8 Требования к сохранности документов при использовании

8.1 Использование документов должно проводиться с соблю дением температурно-влажностного, светового, санитарно- гигиенического реж имов в соответствии с разделом 7.

8.2 При работе с документами запрещается:- подвергать документы воздействию прямого солнечного света;- оставлять документы на рабочих местах в раскрытом виде

и без присмотра;- деформировать документы, делать на них пометки, вставки

и исправления, вставлять закладки, скрепки;

17

CT РК 1237-2004

- снимать копии с документов на кальку без наложения на документы твердой прозрачной пластины, делать слепки с восковых, сургучных и других печатей и штампов;

- изымать отдельные документы и составные части документов (чертежи, фотографии, марки и др.).

8.3 Уровень освещ енности при использовании документов не должен превышать:

- при работе пользователей с документами (на рабочих столах и в читальном зале) - 100 лк;

- при экспонировании документов - 50 лк.8.4 При экспонировании документов на выставках

рекомендуется использовать режим искусственного освещ ения с применением ламп накаливания и размещ ением документов в застекленных витринах. Оборудование витрин внутренними источниками света не допускается. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых документов должно осущ ествляться в темноте.

8.5 При выполнении работ по воспроизведению документов должна обеспечиваться ограниченная, технологически необходимая экспозиция документов под источником света.

8.6 Дела с ветхими и разруш енными документами, а также дела, выделенные на реставрацию , документы с угасш им текстом использованию не подлежат.

9 Требования к сохранности документов при перемещении и транспортировании

9.1 П еремещ ение и транспортирование документов должны проводиться с соблю дением требований, обеспечиваю щ их сохранность документов и их защ иту от вредных воздействий окружаю щ ей среды и механических повреждений.

9.2 Транспортные средства и тара для перевозки документов должны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, бывш их в употреблении, не допускается.

9.3 П ри внутриархивном перемещ ении документов должны предусматриваться пути и средства транспортирования, исклю чаю щ ие многократное перекладывание документов.

18

CT РК 1237-2004

9.4 При перевозках документов внутри населенных пунктов транспортирование должно проводиться в закрытых автомаш инах при плотной укладке документов.

9.4.1 П еревозки документов внутри населенных пунктов целесообразно проводить в теплое время года в сухую погоду (относительная влажность воздуха от 30 до 40 %).

9.4.2 При перевозке в теплое время года при высокой относительной влажности воздуха (дождь, туман) пребывание документов на открытом воздухе должно сокращаться до минимума. Необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные меш ки, пленки).

9.4.3 При перевозке в холодное время года пребывание документов при температуре 0 °С и ниже должно быть предельно ограничено, применение герметичной упаковки не рекомендуется. Для зимних перевозок следует использовать закрытый автотранспорт с отапливаемым кузовом.

9.5 Транспортирование документов на дальние расстояния должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов.

9.5.1 Документы должны быть плотно упакованы в деревянные ящ ики. Ящ ики выстилаю тся одним слоем водонепроницаемого материала (полимерная пленка или дублированная бумага) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м“.

Водонепроницаемая защита документов должна предусматриваться во всех случаях транспортирования, в том числе при транспортировании в специальных контейнерах, предназначенных для хранения документов.

9.5.2 П рименение мягкой упаковки допускается при транспортировании документов контейнерными отправлениями без перегрузок в пути следования. Транспортный пакет собирается из нескольких кип мягкой упаковки, укладывается в щ иты и затягивается стальной упаковочной лентой или проволокой.

19

Фор

ма

ли

ста

про

верк

и н

али

чи

я и

сост

оян

ия

дел к

Оноо(Dи

окОЯ

Он

а> яЯ яЯ Яя Яя яо яя

яя

оЯ(ОS

ЯЯ ^я4

яяЯ Ян я X&

яЯ

оо

яЯ

Я я «и Ч"—̂о « о Яя э - я яя я яя о я яя Е-ч Я мя О Я ЯЯ" а> Я Я

О

яя3 'О4 Я О

яЯяЯно

5*ОнWИОРыGниК

4)коймгойК

ЯЯЯО&я<UЯяяя«онооо

яяяЯ

йКяSоЯяяЧЯsй

-Ө*я"ноОя*чояя"ия<иазООня33я

яЯЯяояоЯняS'Яна>ЯО

й

Око

нчан

ие п

рило

жен

ия А

К И Н БҺ Э РМ И С ІЦ с чс ч

20

-21

х і ч н н ә і Л к ә с і я о ц о ш і я в с і ц э и ә н ‘i r a t f o jy [o \f о \

№№

де

л,

тр

еб

ую

щи

х

Я О Х Э Я Ә Х Х И Й ІО ІВ Э В Х /С

К И Н Ә ІШ О Н В Х Э Э О Яо о

и я я и т й о п

ИІГИ В ІЭ К П Э Й Ә П

и Щ г е с І я е і э ә с І VO

И И П Х Ә Э Н И Я Э ІГ i n

и и І г а ә ф н и г ә Д

с п

(N

к э й х і ч н н в э и п о ә н

і ч с і ф и т ә і ч н н ә і м ә с і д -

И И Һ И ІГ С Н я

К Э Х И Ш Я Я Я Я Х О ‘ІГЭІГ О Я ІЭ Э Һ И ІГ О ^о

Ә И Н В Я О Г Ч ІГ О П ә о н н ә і м ә с і я

О Я Х ІЧ Н Н В Щ Ч Я ‘ІГӘД o ^ f o \ fo v

й н о ф я х і ч н н ә ж о і г Д о п

о н ч і г и я в с Ь і ә н ‘і г э Д і ч с і ф и щ0 0

Пр

оп

у­

ще

нн

ые

Mo,

н

е о

тр

а­

же

нн

ые

в

ит

ог

ов

ой

за

пи

си

ә і м э я д о я і ч н ә х һ А о н

‘ і ч н э к э и ь э й ә п ә нг -

Э ІЧ Н Н Э Х һ Х э н VO

Ли

те

рн

ые

№№

, н

е

от

ра

же

нн

ые

в и

то

го

во

й

за

пи

си

ә і м ә ч д о я і ч н ә х ь А

О Н ‘ІЧ Н Э ІГ Э И Һ Э Й Ә П э нi n

э і ч н н э х ь Х э н

ІГӘД Х ІЧ Н Н Э Ж /С сІВ Н д О Э Н o|\|oJy[ m

и э и п о o n К О Х И Щ В ІГ О И Һ

‘к э Д О Я ІЭ Э Һ И ІГ О ^СЧ

И Ә Э И П 0 o j \ f o \ [ -

1=50)R

►4ОКао(Xс

зЯ0)оЯИRОяяXмоОн

'Өня3осЗ04

о1-нонК

К К Sйс. г:'§* я Щ И^ Rок

янооя*чо

ч :

о(NR-Xг—OVWm<н<яSаое

оЗнаЗ

CT РК 1237-2004

П ри лож ен и е Б(обязательное)

Рисунок Б. 1Ф о р м а а к т а п р о в ер к и н а л и ч и я и состоян и я докум ен тов ,

п одлеж ащ и х государственном у архи вн ом у хран ению

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Официальное наименование Наименование должностивышестоящего органа руководителя архива

Официальное наименование архива (личная Расшифровкаподпись) подписи

Дата

АКТ №М есто составления

проверки наличия и состояния дел архивного фонда № ___

Н астоящ ий акт составлен комиссией в со ставе______________(ФИО председателя

________________ в связи си членов комиссии) (основание)

П роверка проводилась с по

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям дел.

2. Не оказалось в наличии(цифрами и прописью)

дел.

3. И мею т литерные номера:1) не учтенные в итоговой записи

(цифрами и прописью)

дел.

2) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи

(цифрами и прописью)

дел.

(цифрами и прописью)

22

CT РК 1237-2004

Продолжение приложения Б4. П ропущ ено номеров: дел.

(цифрами и прописью)1) не учтенных в итоговой записи дел.

2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи

(цифрами и прописью)дел.

5.О тносится к другим фондам(цифрами и прописью)

дел.(цифрами и прописью )

6. Оказалось в наличии по данному фонду дел.

7. И меется не вклю ченных в описи(цифрами и прописью)

дел.(цифрами и прописью)

8. Всего по фонду имеется в наличии дел.

из них:1) требую щ их дезинфекции

(цифрами и прописью)

2) требую щ их дезинсекции(цифрами и прописью) дел.

3) требую щ их реставрации(цифрами и прописью) дел.

(цифрами и прописью)4) требую щ их переплета и (или) подш ивки

дел.

(цифрами и прописью)5) требующих восстановления затухающих текстов

дел.дел.

6) неисправимо поврежденных(цифрами и прописью)

дел.(цифрами и прописью)

7) выданных во временное пользование Дел.(цифрами и прописью)

(Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

П роверку проводили: Председатель комиссии

Члены комиссии

Дата

________________ Расш ифровка(личная подпись) ПОДПИСИ

________________ Расш ифровки(личные подписи) подписей

Ф ормат А4 (210X297)

23

CT РК 1237-2004

Продолжение приложения Б

Рисунок Б.2Ф орма акта проверки наличия и состояния документов,

подлежащ их ведомственному архивному хранению

УТВЕРЖ ДАЮ

Официальное наименование Наименование должностивышестоящего органа руководителя архива

Официальное наименование архива (личная Расшифровкаподпись) подписи

Дата

М есто составленияАКТ №

проверки наличия и состояния дел архивного фонда № ___

Настоящ ий акт составлен комиссией в составе(ФИО председателя

________________ в связи си членов комиссии) (основание)

Проверкой установлено, что:1 .Всего числится по описям ________________ дел, в том числе

(цифрами и прописью)по разделам сводных описей дел, утверж денны х________________

(официальное

наименование уполномоченного органа) 2.Всего не оказалось в наличии

____________________ дел.(цифрами и прописью)

_________ дел, в том числе(цифрами и прописью)

по разделам сводных описей дел, утверж денны х____(официальное

_ __________________________________________________ дел.наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

3. Н еправильно размещ енных дел, относящ ихся к другим архивным ф о н д а м ,___________________ дел.

(цифрами и прописью)

24

CT РК 1237-2004

Окончание приложения Б

4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду_____________________ дел.(цифрами и прописью)

5. И меется неописанных ______________________________ дел.(цифрами и прописью)

6. Всего по архивному фонду имеется в наличии____________дел,(цифрами и прописью)

из них:1) требую щ их дези нф екции_____________________дел;

(цифрами и прописью)2) требую щ их дези н секц и и ____________________дел;

(цифрами и прописью)3) требую щ их реставрации_____________________ дел;

(цифрами и прописью)4) требую щ их переплета и п одш и вки__________________ дел;

(цифрами и прописью)5) требующих восстановления затухающих текстов__________ дел;

(цифрами и прописью)6) неисправимо повреж денны х____________________ дел;

(цифрами и прописью)7) выданных во временное п ользовани е________________ дел.

(цифрами и прописью)7 . __________

(Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

П роверку проводили:

П редседатель ком и сси и _______________(личная подпись)

Члены комиссии _______________(личные подписи)

Расш ифровкаподписиРасш ифровкиподписей

Дата

Формат А4 (210x297)

25

(обя

зате

льно

е)

Фор

ма

жур

нал

а ре

гист

рац

ии

пок

азан

ий

к

онтр

ольн

о-и

змер

ите

льн

ых

при

боро

в

CT РК 1237-2004

П риложение Г(справочное)

Библиография

[1] Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».

[2] СНиП 3.02-02-2001 Общ ественные здания и сооружения.

[3] СНиП РК 2.04-05-2002 Естественное и искусственное освещение.

[4] ППБ РК 08-97 П равила пожарной безопасности в Республике Казахстан. Основные требования. У тверждены приказом А гентства Республики Казахстан по чрезвычайным ситуациям от 9 ию ля 1999 года № 19 (государственный регистрационный номер 866).

27

CT РК 1237-2004

УДК 002.53.004.4 М КС 01.140.20

Ключевые слова: Национальный архивный фонд Республики Казахстан, документы на бумажных носителях, архивное хранение документов, температурно-влажностный режим, световой режим, санитарно-гигиенический режим, контроль физического состояния документов, обеспечение сохранности документов, пожарная безопасность, транспортирование документов

28

ПОПРАВКИКод МКС 01.140.20СТ РК 1237-2004 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Документы на бумажных носителях. Общие технические требования к архивному хранению»

В каком месте Напечатано Должно бытьРаздел 1, пункт 1.1

Требования стандарта являются обязательными.

(САС №4-2011 ж .) (ИУС № 4-2011 г.)