食品药监统计讲义

( 从化 ·2007.11)

第一：药监统计软件（ 2.0 版）的应用

第二：统计工作中应该注意的主要问题

第三：统计分析报告写作简介

第一：统计软件 (2.0) 的应用 小贴士：加载软件补丁前应备份好所有

的数据，加载完成后再接收回来。 要求：加载补丁应分期加载。 ◆ 完成了 07 年第 4 季度报表后备份

好 数据才加载年报补丁。 ◆ 完成了 07 年度统计报表后备份好

数据才加载 08 年定期报表补丁。

一、系统软件的基本操作 1 、录入数据及保存 ◆ 选择本单位对应的处理单元 例如：新兴县局 操作：选择云浮市属下的新兴县。

◆ 填写报表：点“数据编辑” →“编辑报表” →选择统计报表。

所有的统计报表必须使用正确的处理单元，正确的处理单元直接影响上级汇总的结果。

◆ 录入数据时，养成使用回车键的习惯。回车键具有确认录入的数据及审核报表的平衡的功能。

◆ 点“增加”键保存已经录入完数据的统计报表。

◆ 修改工具栏，将符号变成中文显示： 重装系统后，打开一张报表在软件下方有一工

具栏是符号（如 × 、√等），将它们变成中文才能容易操作，在符号空白处点鼠标右键，选Customize→Text→Selective Text on Right.

◆ 修改完报表中的数据，点“保存修改”保存已修改好的数据。

2 、数据处理

“ 修改单条数据标志”键的使用： 当发现录入完的报表出现年份或者处理

单元错误，可以使用该键进行修改。 操作：点该键，根据需要选择正确的条

件。

3 、条件查询 当查询历史数据时使用该键。 操作：点“条件查询” →“自定义查

询”， 选择报表名称→期别→字段→增加→添

加到列表→下一步→下拉选年度→添加→下一步→排序字段→完成

二、报表加载文件及加载说明

（ 一）、加载文件 2007 年年报、 2008 年季报半年报报表需

要重新加载。加载文件共 2 个： 1 、“ 2007 年年报 ( 省 ).zip” 文件，用于

2007 年年报报表填报； 2 、“ 2008 年季报半年报 ( 省 ).zip” 文件，

用于 2008 年季报半年报报表填报。

（二）、数据备份

执行加载操作会清空有关报表的全部数据，为保证历史数据不丢失，应提前做好数据备份。

在加载“ 2007 年年报 ( 省 ).zip” 文件前，应对报告期限为年报的有关报表进行备份，备份完成后再进行加载操作。

各填报单位在完成 2007 年 4 季报、下半年报的上报并备份之后，方可加载“ 2008 年季报半年报 ( 省 ).zip” 文件。

备份数据：采取上报数据的方式来进行数据备份。具体操作——在《药监统计系统》中的“数据上报 / 接收”处将有关报表各期数据都生成上报文件保存在指定的文件夹中。

加载完成后接收回原来保存的数据。 数据接收：具体操作——在《药监

统计系统》中的“数据上报 / 接收”点击“数据接收”接收原来保存在指定的文件夹中的上报文件。

（三）、加载操作 统计制度的更新是以加载文件的方式实现，

加载文件的操作如下：打开菜单项“应用系统”→“加载…”打开加载界面如下：

操作步骤： 1 、单击 “选择”按钮选择一个加载文件。 2 、单击“查看文件内容”按钮可以看到所选文件的详细内容

3 、单击“确定”按钮开始加载文件，如果选择文件类型不对，系统会提示出错信息；如果文件内容多的话，加载过程可能会比较慢，界面下方的进度条会提示你完成情况。

当进度条走完之后，会弹出如下窗口：

加载成功。

三、报表的审核问题 1、审核的设置 录入时数据审核的方式可以在《统计系统》的“参数设置”中设定边录边审。

边录边审：可以随时提示录入数据不符合平衡关系的情况，便于统计员及时修改错误。并且在录入数据后，随时进行自动计算。

提交审核：点“审核”键提交时对当前报表的数据进行整体审核，并将平衡关系错误的情况列明在审核结果窗口中，统计员可以对照修改。

★注意：边录边审功能是由回车操作引发的，如果操作者习惯于录入数据后，用鼠标点中下一个单元格，将不会引发边录边审。因此建议养成用回车键操作的习惯。

2 、批量审核 批量审核的作用是对录入或接收进入数据库的

数据进行后台批量审核。这种审核除了对表内的平衡关系进行审核外，还会对表间关系进行审核。统计员可以根据提示信息进行报表的修改。有部分报表存在报表之间的平衡关系，需要进行报表间的审核。例如：质 5A 和质 6表B ，药检所两张报表之间都存在着平衡关系。

操作： “数据处理” →“批量审核” 小贴士：市局接收报表时除了点工具栏的审核

键外，还需进行批量审核。

进行报表间平衡关系的审核： 例如：药检所两张报表之间的平衡关系 药监质 1-1 表 A （ B16 ， 15 ）＝药监质 1-2 表

B （ B01 ， 11 ）

3、在接收数据或数据上报时查看错误信息 A 、数据上报：

报表名称、上报报表数量、错误信息，有错误时将在“错误信息”处有显示。

B 、数据接收：

接收数据时，点“查看接收数据详细信 息”，点开“报表信息”查看接收的报

表 的名称是否正确，查看年份是否正确， 查看报告期别是否正确，查看是否有错 误信息。

第二：统计工作中应该注意的主要问题

一、常见问题归纳为以下几点：

1 、处理单元的问题 填报所有的统计报表时应正确选择本单位

对应的处理单元。特别是年度报表。 例如：新兴县局 点“云浮”→选“新兴县”

特别注意： 在每一次重装系统后必须首先配置好正确的处

理单元。 例如：新兴县局 操作：打开系统软件（ 2.0 ）中点“应用系

统” →“配置处理单元” →点“选择”选择云浮→新兴县。

因为系统默认是国家局，不设定会出现上报到上一级单位的数据时，上级部门是看不到的。

2 、报表的审核问题 审核方法（两种）： 使用软件系统审核（软件具有） 使用逻辑关系审核（凭经验） 例子：审核药监质 6 表 B ，点“审核”和“批量审核”，查看附表中的数据是否偏大而不符合逻辑，特别是罚款金额等指标。

3 、数据的一致性、逻辑性 要求：数出一门，符合逻辑，前后相符。 例如： ◆ 年度局长会快报中的数据要与各个正式

报表的数据基本相符合。 ◆ 下半年报表的数据要承接上半年报表的

数据。 ◆ 年报中本年初数＝上一年年末结余数

4 、计量单位问题 填报统计报表时应注意指标的计量单位，特别是以“万元”为单位。

5 、报表的完整性 统计报表应填报完整，不缺项、不漏项。 例子：药基 2-2 表（科研情况）

6 、报表的时效性问题

统计报表的时效性很重要，必须按时报送统计报表，做到不迟报，不漏报。

二、年度报表中应注意的问题 1 、局长会快报： 快报 1 ： 理解好指标解释（如：我系统没有行政事业编

制）、平衡关系（纵向、横向）、数据要与《药基 1-2B 》、《药基 2-1 表》的数据相符合。

快报 2 ： 快报 2 （第 1至 3 表）的数据≤年度正式报表的

数据。

快报 3 ： 注意平衡关系，同时与第四季度的《药监质 6 表 B 》基本相符 , 不相符时需要符合逻辑。

2、《药基 1-1表》 一定要选择正确的处理单元，关系着该单位

所有年度报表的汇总问题。 正确选择单位性质和单位类别。 （直属单位的类别与上级单位一致）

3 、《药基 1-2 表 B 》、《药基 2-1 表B 》两表

《行政机构（事业单位）编制、到岗人员基本情况》表的编制数要与局长会议快报的编制数相等，到岗人员人数要与局长会议快报基本相同。

注意本年的编制数与上一年度的编制数比较，查看是否符合真实。

4 、《药基 1-3-1 表 A 》和《药基 1-3-2表 A 》

表一： 本年末实有合计数（ 01 列）≤去年实有量＋本年新增（ 05 列）

表二： 本年末实有数（ 01 列）＝本年绝对增加值＋去年实有量（ 02 列）

表三： 药基 1-3-1 表 A （ B02 ， 14 ）＝药基1-4-1 表 A （ B01 ， 09 ）

药基 1-3-1 表 A （ B02 ， 16 ）＝药基 1-4-2 表 A(B01 ， 13 ）

5 、《药基 1-4-1 表 A 》 上年度结转数＝去年报表中的“本年结余

数” 基本建设支出＝药基 1-3-1 表 A 的“基本建设投资额中本年实际完成投资额”。

6 、《药基 1-4-2 表 A 》 事业支出＝药基 1-3-2 表 A 的“基本建设投资额中本年实际完成投资额”。

7 、《药监法 1 表 A 》和《药监法 2 表》

两表的数据≥局长会议快报的数据 《药监法 1 表 A 》为市局填报。 《药监法 2 表》为市局及区（县）局填报。

8 、所有的年度报表必须报齐，不能缺报、漏报。

三、定期报表中常见问题 1 、处理单元的问题，必须选择正确的

处理单元。 2 、及时加载新补丁问题。 现在的报表是由原来的药监质 5 表改

为药监质 5 表 A ，药监质 6 表 A 改为药监质 B ，药监质 1-1 表改为药监质 1-1表 A ，药监质 1-2 表 A 改为药监质 1-2表 B(C) 。

3 、报表中具体问题。 ⑴药监质 5表 A 与药监质 6表 B存在着平衡

关系。 ⑵药监质 5表 A 中第 7行“结案”应该理解

为在报告期前（包括报告期内）已接到的投诉案件，在本报告期内结案的数量。所以，质 5表 A 药品的结案数要与质 6表 B 药品的结案数相同，质 5表 A 医疗器械的结案数要与质 6表 B 医疗器械的结案数相同。这点在今年几个季度报表中错得比较多。

⑶药监质 6表 B 的数量必须是已经结案的数量。

⑷填报完报表后请进行批量审核，审核报表间的平衡。

⑸药监质 6表 B中第 17行“涉及物品总值”中的“药品”数量要等于第 38行“涉及物品总值”的小计数，第 17行“涉及物品总值”中的“医疗器械”数量要等于第 38行“涉及物品总值”的小计数。

⑹附表中的“案件总数”要与正表的“案件总数”相同。

⑺药检所的 1-2B表是填报评价性抽验的数据，必须和 1-1A 表的评价性抽验部分数据相同。

⑻食品两张半年表请大家按报表的要求填报。

第三、统计分析报告写作简介 一、选题 统计分析报告的灵魂 选题的内容 选题的途径 从党政领导关注的问题去选题 从领导的决策过程去选题 选题的误区

选题的内容：

围绕方针政策选题 围绕中心工作选题 围绕重点选题 围绕经济效益选题 围绕人民生活选题 围绕民意选题 围绕横向比较选题 围绕较大变化选题 围绕薄弱环节选题 围绕形势宣传选题 围绕重要会议选题 围绕发展战略选题 围绕理论研究选题

选题的途径

了解党政领导的意图和工作动向 走访有关主管部门 研究统计资料 加强理论学习，经常阅读报刊 经常深入实际、进行社会调查 带有全局性的、影响重大的突发典型事件

从党政领导关注的问题去选题 当前国民经济的发展态势 目前经济运行中存在的突出问题 经济发展的预测 经济发展中新的增长点（亮点） 经济发展中的突发事件的影响 为当地重大经济政策出谋划策 地区间的经济比较 有关人民群众切身利益的焦点问题

从领导的决策过程去选题

当领导决策酝酿时－提供启发性、预测性信息 当领导决策制定时－提供依据性、论证性信息 当领导决策实施时－提供实效性、反馈性信息

选题的误区

凭兴趣，想当然 时效性不强 针对性较差 题目太大不易操作 缺乏前瞻性

二、统计分析的写作步骤

拟定提纲 准备资料 构思统计分析报告的结构

1 、拟定提纲

明确主题 提出说明主题的各种观点和依据 形成主题观点的主要因素有哪些，与主题相矛盾的有哪些

找出解决问题的办法（建议） 形成以主题思路为主导的完整的、有结构的、

分层的、较为具体的统计分析报告提纲框架

统计分析常用观点提炼方法

演绎归纳法 纵横对比法 层层剖析法 相互联系法 沙里淘金法

2 、准备资料 反映和表现主题特征的材料 形成主题特征的各种要素材料 显示主题一般特征的典型材料 整理同主题对立的论点以便批驳

准备资料的种类 统计资料。定期报表资料、一次性调查资料、统计整

理资料、统计分析报告、统计书刊。 调查资料。这是在特定的统计调查中所取得的情况或资料。

见闻材料（活资料）。一是指有文字记载的，如报刊发表的一些社会现象；二是指没有文字记载的是作者耳闻目睹的某些社会现象。

政策法规。这是党和政府的有关方针、政策、法律、条例、规定、决定、决议等文件材料。

书籍材料。这是有关的教科书、论著、专著、资料书与参考性的工具书等等。在书籍材料中，主要是理论材料。

横向材料。这是指同类地区以及市际、省际、国际之间的材料。

3 、构思统计分析报告的结构 鲜明的标题 合理的布局

鲜明的标题 标题精当概括，是全文的灵魂。一看标题，就明白统计报告要回答什么问题，立场，观点是什么。标题就是统计分析报告的形象，是内容和形式统一的体现。好的标题往往会给文章带来画龙点睛的奇效。

标题要“确切、简洁、醒目”

标题新颖、醒目的方法 多用论点题和事实题少用对象题（民营企业大有作为，

关于民营企业的调查） 适当采用设问题（商品库存为什么升高？商品库存情况的分析）

用具体事实做标题（我省夏粮增产四十亿斤，我省夏粮获得丰收）

用突出的事实做标题（我市 GDP首次突破千亿大关，我市国民经济大幅度增长）

用结论做标题（ 1997 年城市居民基本实现小康，城市居民小康进程浅议）

加重语气（我市蔬菜价格猛涨 26％，我市蔬菜界个上涨 26％）

标题新颖、醒目的方法 运用对比手法（改革前长期亏损五十万，改革后一年盈利八十万，改革后我厂扭亏为盈全年盈利八十万）

适当运用比喻（ xx地区大力营造绿色宝库， xx地区开展植树造林情况）

适当运用诗词、成语、古语、警句（安得广厦千万间 黎民百姓尽开颜，我市房地产情况调查）

适当运用副题（骨之不强，肉将焉附？ --谈投资结构问题，投资结构问题谈）

适当运用提示语和有强调作用的语句（我市城镇居民收入大幅增长 差距惊人，我市城镇居民收入大幅增长）

合理的布局 从报告的开头到结尾要时刻抓住主题、紧紧围绕主题来进行分析，并且能够连贯地有序地阐述主题、论证主题，达到层次清楚、条例分明、论证透彻、无懈可击。

开头 正文 结尾

统计分析报告的开头 开头有叙事开头、提问开头、背景开头、主题

开头。千万不可离题太远，最好找出能够很快引向论证主题和最易于动人的开头语。

起笔点题。一开始就点出基本事实。 亮出观点。开门见山，提出一个大家关心的问

题，引出文章的主要内容和基本事实。 强调意义。通过议论说明事件的重要性、突出

该文章的中心内容、作用和意义。 总说全文。这种开头，把全文所要阐述的内容

作概括地介绍。使读者在开始即能了解总的情况，也为全文的论述定下基本的格局。

正文：统计分析的一般结构 正文是报告的中心。用几个论点来阐述主题，每个大的论点有哪些小论点，大小论点如何连贯，问题如何排列等等。

现状（问题、矛盾、难点） 原因 对国民经济的影响 政策性建议

统计分析报告的结尾 总结全文，深化主题 表明态度，提出建议 展望前景，提出看法 强调问题，引起重视 水到渠成，得出结论 呼应开头，首尾呼应 对事物未来做出预测