презентация 2013 v.2.3

Финансовый университетУправление делопроизводства и архива

Обучающий семинар

2013

ТЕРМИНЫ и ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, обеспечивающая создание официальных

документов и организацию работы с ними

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – фиксация информации на материальных

носителях в установленном порядке

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ – совокупность видов работ,

обеспечивающих движение, хранение, использование

документов

ОФОРМЛЕНИЕРЕКВИЗИТОВ

ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯДОКУМЕНТООБОРОТА

ОРГАНИЗАЦИЯПОИСКОВОЙ

СИСТЕМЫ

КОНТРОЛЬИСПОЛНЕНИЯДОКУМЕНТОВ

БЛАНКИ,ПЕЧАТИ,

ШТАМПЫ

ФОРМИРОВАНИЕДОКУМЕНТАЛЬНОГО

ФОНДА

Децентрализованно

ФУНКЦИИ:- получение корреспонденции;- обработка корреспонденции;- отправление корреспонденции;- регистрация поступающих документов;- регистрация отправляемых документов;- регистрация внутренних документов;- рассылка документов;- оформление документов;- тиражирование документов;- архивное хранение документов;- и т.д.

Централизованно

СМЕШАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ФУНКЦИИ:- подготовка проектов документов;- оформление документов;- регистрация внутренних документов;- формирование дел;- текущее хранение документов;- передача документов на архивное хранение; - уничтожение документов;- и т.д.

Структурные подразделения

кафедрыфакультеты

институты

СПО

ВПОуправления

центрыотделы и др.

ВПО

, СП

О

Управление делопроизводства и архива

Филиалы

Ректор

Руководитель секретариата


Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях

университета и филиалах

СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ

Должностная инструкция

Положение об управлении, должностные инструкции

Приказ ректора,директора филиала

Служба делопроизводст

ва

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФИНУНИВЕРСИТЕТА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Приказы ректора

Утвержденректором

О назначении ответственных за использование и хранение простых печатей и штампов

О назначении ответственных за делопроизводство

Об утверждении Инструкции по делопроизводствув федеральном государственном образовательномбюджетном учреждении высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

Классификатор структурных подразделений

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

Об утверждении бланков документов Финансового университета

Об утверждении бланков документов филиалов Финуниверситета

О создании комиссии по проверке наличия, использования, хранения и уничтожению гербовых бланков документов, печатей и штампов

О подготовке годовых планов работы и отчётов о работе структурных подразделений Финансового университета

Об изготовлении гербовых печатей филиалов Финуниверситета

О хранении гербовой печати Финансового университета

О назначении ответственного за изготовление, учёт, использование и хранение печатей и штампов

Об изготовлении гербовой печати Финансового университета

Об утверждении регламента прохождения документов

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивают: -юридическую силу документов;-своевременность и правильность принятия управленческих решений;-оперативный поиск документов;-практическое внедрение автоматизированных систем;-корпоративную культуру.

Документы, создаваемые Финуниверситетом, должны иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Подготовка и оформление отдельных видов документов (конкретные требования к подготовке, включая копии и выписки из документов).

БЛАНКИ, ПЕЧАТИ и ШТАМПЫ

ВИДЫ БЛАНКОВОбщий бланк

- угловой- продольный

Бланк конкретного вида документа Бланк письма - приказа - на русском языке - распоряжения - на русском и английском языке - доверенности - ректора Бланки, печати и штампы должны использоваться исключительно по назначению. Гербовые и простые печати проставляются исключительно на документах, указанных в утвержденных ректором перечнях документов. Бланки, печати и штампы должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах).

Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков документов и печатей, назначаются приказом ректора.

Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков документов назначается приказом ректора.

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

(Финансовый университет)

П Р И К А З

«____» ___________ 201__ г. № ____________________

Москва

О назначении работников ответственными за делопроизводство

В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном

государственном образовательном бюджетном учреждении высшего

профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве

Российской Федерации», утвержденной приказом Финуниверситета от _________

№ _____, (далее – Инструкция по делопроизводству), для ведения работы по

делопроизводству в структурных подразделениях Финансового университета п р

и к а з ы в а ю:

1.Назначить работников Финансового университета ответственными за

делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.

2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу документов и

дел при увольнении или перемещении работников, ответственных за делопроизводство,

в соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.

3.Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления

делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.

Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.

2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.

Ректор личная подпись М.А. Эскиндаров

на обороте

Приказ подготовил:

Начальник Управления

делопроизводства и архива

личная подпись Т.Б. Сабурова

дата

Согласовано:

Руководитель секретариата

личная подпись А.Г. Харашвили

дата

2 см

1 см

2-4 интервала


Оформление приказа


2 см

2 см

2 см





П Р И К А З

«____» ___________ 201__ г. № ____________________

Москва

О назначении работников ответственными за делопроизводство

В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном

государственном образовательном бюджетном учреждении высшего

профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве

Российской Федерации», утвержденной приказом Финуниверситета от _________

№ _____, (далее – Инструкция по делопроизводству), для ведения работы по

делопроизводству в структурных подразделениях Финансового университета п р

и к а з ы в а ю:

1.Назначить работников Финансового университета ответственными за

делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.

2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу документов и

дел при увольнении или перемещении работников, ответственных за делопроизводство,

в соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.

3.Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления

делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.

Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.

2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.


2 Приложение к приказу Финуниверситета от ________ № ___________

СПИСОКработников ответственных за делопроизводство

в структурных подразделениях

1.Факультет учёта и аудита – должность Фамилия И.О.2.Факультет менеджмента - должность Фамилия И.О3.Юридический факультет - должность Фамилия И.О4.Заочный факультет экономики – должность Фамилия И.О5.Кафедра «Прикладная математика» - должность Фамилия И.О.6.Кафедра «Страховое дело» - должность Фамилия И.О.7.Кафедра «Корпоративное управление» - должность Фамилия И.О.8.Управление организации учебного процесса - должность Фамилия И.О.9.Высшая школа государственного управления - должность Фамилия И.О.10.Дирекция капитального строительства - должность Фамилия И.О.

Начальник Управления делопроизводства и архива личная подпись Т.Б. Сабурова

Оформление протокола и выписки из протокола





П Р О Т О К О Л

«____» ___________ 201__ г. № ____________________

Москва

заседания Учёного совета Факультета менеджмента

Председатель – Е.В. Арсёнова.

Секретарь – М.М. Пухова.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рекомендации … .

Сообщение (доклад и т.п.) декана Факультета менеджмента доц. Арсёновой Е.В.

2. О разработке … .

Сообщение (доклад и т.п.) зав. кафедрой «Статистика» проф. Салина В.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Е.В. Арсёнова – текст сообщения (доклада) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Р.П. Булыга – краткая запись выступления.

О.И. Лаврушин – краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Рекомендовать … .

1.2. Принять … .

2. СЛУШАЛИ:

В.Н. Салин – текст сообщения (доклада) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

В.И. Бариленко – краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

2.1. Поручить … .

2.2. Одобрить … .

Председатель личная подпись Е.В. Арсёнова

Секретарь личная подпись М.М. Пухова





В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А

«____» ___________ 201__ г. № ____________________

Москва

заседания Учёного совета Факультета менеджмента

Председатель – Е.В. Арсёнова.

Секретарь – М.М. Пухова.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рекомендации … .

Сообщение (доклад и т.п.) декана Факультета менеджмента доц. Арсёновой Е.В.

2. О разработке … .

Сообщение (доклад и т.п.) зав. кафедрой «Статистика» проф. Салина В.Н.

2. СЛУШАЛИ:

В.Н. Салин – текст сообщения (доклада) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

В.И. Бариленко – краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

2.1. Поручить … .

2.2. Одобрить … .

Председатель Е.В. Арсёнова

Секретарь М.М. Пухова

Верно

Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия

дата

оттиск печати

Федеральное государственное Президенту ЗАО « Московская

образовательное бюджетное учреждение межбанковская валютная биржа»


«Финансовый университет при

Правительстве Российской Федерации» Р.А. Аганбегяну


Ленинградский пр-т, д.49, Москва, ГСП-3, 125993

тел. (499) 943-98-29, 943-98-55, факс (499) 157-70-70

е-mail: [email protected] http://www.fa.ru

ОКПО 00042493, ОГРН 1027700451976,

ИНН 7714086422

_____________________ № ______________

На № ________________ от ______________

О проведении экскурсии

Уважаемый Рубен Абелович!

Просим Вашего разрешения на проведение 17 февраля 2013 г. экскурсии на

Московскую межбанковскую валютную биржу для студентов 1-го курса Финансово-

экономического факультета Финансового университета.

Приложение: список студентов Финансово-экономического факультета

на 1 л. в 1 экз.


Л.И. Свердлова

8-495-615-96-24

1

СПИСОКстудентов Финансово-экономического факультета

для посещения Московской межбанковской валютной биржи

1. Фамилия И.О. …2. Фамилия И.О. …3. Фамилия И.О. …4. Фамилия И.О. …5. Фамилия И.О. …6. Фамилия И.О. …7. Фамилия И.О. …8. Фамилия И.О. …9. Фамилия И.О. …10.Фамилия И.О. …

Заместитель декана Финансово-экономического факультета личная подпись О.А. Полякова

Оформление письма

1,5 интервала

mailto:[email protected]





В день подписания или утверждения

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Ж У Р Н А Л

БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Работник, ответственный за

делопроизводство

либо

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ

В пределах одного календарного/учебного года

СОСТАВ НОМЕРА

Номер по порядку / индекс дела 859 / 05.15 – 30

номер номер по дела классификатору

Ж У Р Н А Л в СЭД

http://www.conventm.ru/wp-content/uploads/2011/07/Jenshina-73.jpg

Не более чем через 3 дня

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Д Е Л О



ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛАРаботник,

ответственный за делопроизводство

либо

Одного срока хранения

По одному вопросу

Исполненные документы

В соответствии с заголовком дела

Полностью оформленные

По одному экземпляру без черновиков и проектов

За один календарный/учебный год

(кроме переходящих)

Вместе с приложениями

Д Е Л О в СЭД


Ежегодно до 10 октября

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Разработка

Регистрация

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛструктурного подразделения

согласованная



Согласование

Хранение

Подведение итогов

Передача данных


В течение месяца с даты

создания

Ежегодно до 25 января

http://linuxhub.net/wp-content/uploads/2010/01/alarm-clock.png



ОБЛОЖКА ДЕЛА и ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждениевысшего профессионального образования

«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»(Финансовый университет)

_______________________________________(наименование подразделения)

ДЕЛО № ___________ том № ________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

________________(дата)

Хранить __________



РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ

Д Е

Л О

РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛРаботник,


ВертикальноВ шкафах Корешками наружу

В порядке по номенклатуре

дел


Д Е

Л О

Д Е

Л О

Не менее 1 годаи не более 3 лет

ХРАНЕНИЕ ДЕЛ



ХРАНЕНИЕ ДЕЛРаботник,


Опись

Передача в архив

Полное оформление дела

Уничтожение

Акт

Постоянного храненияи временного хранения

свыше 10 лет

Частичное оформление дела

Временного хранениядо 10 лет включительно

По истечении срока хранения

Д Е Л О в СЭД Д Е Л О Д Е Л О


либо



1.1. Отсутствие актов приёма-передачи документов при смене работников, ответственных за делопроизводство в подразделении.

1.2. Отсутствие ознакомления работников подразделения с локальными нормативными актами под роспись (инструкция по делопроизводству).

1. Неправильная организация работы по ведению делопроизводства:

2. Неправильное хранение печатей, штампов и гербовых бланков документов:

- отсутствие сейфов или надёжно запираемых шкафов, либо отсутствие ключей к ним.

п.1.10

п.1.11

п.9.5.2

ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ

http://www.arthurs-clipart.org/people/people/broke.gif


3. Неправильное оформление документов:

3.1. Неверное проставление регистрационных номеров на внутренних документах:- не по календарному году;- не по классификатору структурных подразделений;- не по номенклатуре дел.

3.2. Отсутствие указаний по исполнению документов (резолюций) или отметок об ознакомлении с документами руководителей структурных подразделений.

3.3. Отсутствие отметок об исполнении документов на исполненных документах.

пп.6.1.7, 6.1.12, 6.1.13

п.5.8.2а

п.5.8.21


ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ3.4. Неверное оформление реквизитов документов:

- отсутствие даты утверждения или подписания документа;- отсутствие подписи на приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение);- ошибочное оформление отметки о приложении к распорядительному документу как приложении к письму;- несоответствие вида документа его содержанию (распоряжением нельзя утверждать документы и устанавливать нормы, а приказом нет необходимости давать поручения о представлении документов, о проведении мероприятий и т.п.);- отсутствие в текстах приказов полного наименования документов, на которые делается ссылка или в которые вносятся изменения (дополнения);- неправильные формулировки заголовков к тексту, не раскрывающие смысла документов (отсутствие отглагольных существительных);- оформление документов не на утвержденных бланках университета (протоколы заседаний кафедр не оформлены на общем продольном бланке);- отсутствие нумерации листов приказов и приложений к ним;- отсутствие реестров рассылки распорядительных документов при подготовке проектов документов.

пп.3.3.3, 4.1 , 4.2, 4.3,4.4, 4.5



4. Неправильная организация работы с документами:

4.1. Неправильное ведение учёта поступающих документов и сведений о работе с ними (повторная регистрация, т.к. нет разделения учёта и регистрации).

4.2. Отсутствие номенклатуры дел либо отсутствие согласования номенклатуры дел подразделения с Управлением делопроизводства и архива.

4.3. Отсутствие рабочего экземпляра номенклатуры дел в месте размещения и хранения дел.

4.4. Несоответствие размещения дел порядку, закрепленному в номенклатуре дел.

4.5. Несоответствие надписей на обложках дел номенклатуре дел на текущий год.

пп.5.8.1, 6.1

п.8.1.5

п.8.2.1, 8.2.21б

п.8.2.21б

п.8.2.21б



4.6. Отсутствие шкафов для хранения дел (хранение дел на тумбочке, подоконнике).

4.7. Уничтожение документов без оформления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

4.8. Не передаются на хранение в архив университета дела с постоянным сроком хранения.

4.9. Не подводятся итоги формирования номенклатурных дел за истекший календарный год.

п.8.2.21а

п.8.8

п.8.7

п.8.1.16



5. Неправильное формирование дел:

5.1. Хранение в делах неисполненных документов.

5.2. Хранение в делах недооформленных или неправильно оформленных документов.

5.3. Отсутствие в делах действующих локальных нормативных актов университета (правил, положений, инструкций).

5.4. Хранение в делах документов, несоответствующих наименованию дел.

5.5. Хранение в не переходящих делах текущего календарного года документов за предыдущие годы.

5.6. Хранение в номенклатурных делах проектов документов, рабочих материалов. п.8.2.9и

п.8.2.9г

п. 8.2.9а

п.8.2.9г

п.8.2.9ж

пп.5.8.21, 8.2.5, 8.2.6, 8.2.9а


ВЫВОДЫ и ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Необходимо назначать ответственными за делопроизводство наиболее компетентных работников, в должностные обязанности которых входит работа с документами.

Необходимо обучать ответственных за делопроизводство правилам оформления документов и установленному порядку работы с ними.

Необходимо обеспечивать структурные подразделения материальными средствами для ведения делопроизводства в соответствии с установленными требованиями.

Спасибо за внимание

Documents

презентация 2013 v.2.3