ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ « » 2015 г. ТРЕБОВАНИЯ К …elar.urfu.ru/bitstream/10995/36202/1/m_th_o.a.talovskaya_2015.pdf · 2015 . 2 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Институт гуманитарных наук и искусств

Департамент «Исторический факультет»

Кафедра архивоведения и истории госуправления

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ

Зав. кафедрой_______________А.В. Черноухов

«_______»___________________ 2015 г.

ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ: ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ПОДХОДЫ

Выпускная квалификационная работа на соискание степени магистра по направлению

подготовки 034700 «Документоведение и архивоведение»

Магистерская программа 034700.68.04.02 «Информационные технологии и электронные

архивы»

Руководитель старший преподаватель И.А. Суровцева

Рецензент к.и.н., ассистент С.И. Цеменкова

Студент гр. ГИМ- 230501 О.А. Таловская

Екатеринбург

2015

2

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 3

Глава 1. Отечественный подход к описанию архивных документов 15

1.1. Становление отечественного подхода к описанию

архивных документов 15

1.2. Требования к описанию архивных документов в

Российской Федерации на современном этапе 38

Глава 2. Основной международный стандарт архивного описания

(2000 г.): история и основное содержание 58

Глава 3. Сравнительный анализ российских требований к архивному

описанию и положений Основного международного стандарта

архивного описания (2000 г.)

79

Заключение 102

Источники и литература 112

3

Введение

Современный период развития Российской Федерации отмечается

объективно-закономерным процессом вхождения в мировое информационное

пространство и формирования открытого правового гражданского общества.

Характерной чертой данного процесса выступает усиление общественной

роли информации, превращение ее в новую экономическую категорию,

приоритетный ресурс социально-культурного развития общества.

В этих условиях большое значение приобретает задача формирования

информационного пространства государства как необходимой среды

становления и развития комплексной индустрии получения, генерирования,

переработки и потребления информации, функционирования всех

информационных процессов. Поэтому, особую актуальность приобретает

проблема обеспечение доступа и создание условий использования культурно-

информационной базы нашего государства, важной частью которой являются

архивные документы.

Основополагающим условием превращения архивных документов в

информационные ресурсы является формирование единой и доступной

информационной среды, которая базируется на архивном описании и

создании на его основе развернутой системы научно-справочного аппарата.

Дать оценку готовности российской системы научно-справочного аппарата к

интеграции в единое информационное пространство, возможно методом

проведения сравнительного анализа отечественного и зарубежного подходов

к архивному описанию.

Сравнительный анализ отечественного и зарубежного подходов к

архивному описанию позволит сделать обоснованный вывод о степени их

соответствия. Важность данного вывода определяется тем, что в условиях

нарастающей информатизации особую важность для Российской Федерации

приобретает проблема получения доступа к мировым информационным

4

ресурса, ключевым звеном которой является международное сотрудничество

в сфере обмена описательной информацией.

Для научного обоснования результатов проведенного исследования,

целесообразно обозначить основные терминологические единицы,

использованные в нем.

Научно-справочный аппарат рассматривается как «совокупность

описаний архивных документов»1.

Система научно-справочного аппарата в свою очередь определена как

«комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой

научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании

документов архива»2.

Под архивным описанием понимается «структурированное изложение

сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках»3.

Целью диссертационной работы является исследование требований к

описанию архивных документов на современном этапе, на базе сравнения

отечественного и зарубежного подходов.

Исходя из цели исследования, были определены следующие задачи:

1. Изучить становление отечественной подхода к описанию

архивной документной информации;

2. Проанализировать требования к описанию архивных документов

в Российской Федерации на современном этапе;

3. Изучить методические основы и историю стандартизации

описания ретроспективной документной информации на

международном уровне;

4. Проанализировать положения Основного международного

стандарта архивного описания в редакции 2000 г.;

1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» // Гарант. Информационно-правовой портал. – 2015. – URL : http://base.garant.ru/ХХХХХХ/ (дата обращения: 05.02.2015) 2 Там же. 3 Там же.

5

5. Провести сравнительный анализ современных требований к

архивному описанию в российских нормативно-правовых и

методических актах и Основном международном стандарте

архивного описания.

Объектом исследования данной диссертационной работы являются

требования к описанию архивных документов.

Предметом исследования являются подходы к описанию архивных

документов в Российской Федерации и за рубежом.

В качестве источника для изучения требований к архивному

описанию за рубежом был выбран Основной международный стандарт

архивного описания (2000 г.)1. Соответствие стандарта задаче изучения

требований к описанию архивных документов принятых за рубежом,

определяется тем, что стандарт был создан на основе обобщения опыта

архивного описания разных стран. Целью его создания было обеспечение

процессов обмена описательной информацией на международном уровне. На

основе положений Основного международного стандарта архивного

описания были разработаны ряд национальных стандартов и правил, что

может свидетельствовать о его универсальности и применимости.

Хронологические рамки исследования обусловлены становлением и

развитием отечественного подхода к описанию архивной документной

информации с 1918 г. по настоящее время, опытом международной

стандартизации архивных описаний 1980-2000-х гг.

Исследование проблемы отечественного и зарубежного подходов к

описанию ретроспективной документной информации основывается на

широком круге источников, который делится на две группы: источники

отечественного происхождения и зарубежные источники.

Группа источников отечественного происхождения делится на

следующие подгруппы:

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания,

Стокгольм, Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] / Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко

Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с.

6

1. Законодательные нормативные акты;

2. Нормативно-методические документы, к ним относятся

программы развития архивной отрасли, нормативно-методические

документы по основным направлениям деятельности архивов или

исключительно по описанию архивных документов, стандарты,

средства лингвистического обеспечения, методические пособия и

рекомендации.

Группа источников зарубежного происхождения состоит из

следующих подгрупп:

1. Международные стандарты в области описания архивной

документной информации;

2. Национальные стандарты и нормативные документы в области

описания архивной документной информации.

Российский подход к описанию архивных документов развивался на

прочной нормативно-правовой и методической базе, которая, в свою очередь,

обогащалось теоретическими обобщениями и выводами.

Описание ретроспективной документной информации как часть

общей теории отечественного архивоведения было разработано, в основном,

в 1960-е - начало 1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова1, И.В. Волковой

2, Т.Н.

Долгоруковой3, A.B. Елпатьевского

4, К.И. Рудельсон

5. Основная заслуга в

разработке теории описания, бесспорно, принадлежит В.Н. Автократову. Им

были сформулированы общие принципы теории описания, рассмотрены

наиболее важные критерии теории описания: научность описания, полнота и

краткость, достоверность, необходимость и достаточность; разработаны

важнейшие для описания понятия архивной информационной среды,

1 См.: Автократов В.Н. Теоретические проблемы советского архивоведения (1960-1970 гг.). Автореф. дис. на соиск. уч.степ. д.и.н. —

М., 1982. — 297 с. 2 См.: Волкова И.В. Описание документов в советском архивоведении и его роль в совершенствовании научно-справочного аппарата

государственных архивов: Дис. на соиск. уч.степ.к.и.н. — М., 1984. — 249 с. 3 См.: Долгорукова Т.Н. Некоторые аспекты системного подхода к проблеме научно-справочного аппарата ГАФ СССР / Научная конференция МГИАИ «Актуальные проблемы современного архивоведения, документоведения и организации делопроизводства». 27-

29 мая 1971 г.: Тезисы докладов. — М., 1971. — С. 50-57. 4 См.: Елпатьевский A.B. Развитие научных исследований в области архивоведения и документоведения, их организация и проблематика // Из опыта организации научно- исследовательской работы в архивных учреждениях страны. — М., 1990. — 97 с. 5 См.: Рудельсон К.И. Классификация документов и НСА в государственных архивах // Архивное дело в СССР / Труды ВНИИДАД. —

М., 1980.— С. 129-156.

7

информационного потенциала архивного фонда, документной

ретроспективной информации, описательной статьи.

В.Н. Автократов открыл закономерную тенденцию старения

справочных средств, при отсутствии старения архивных документов,

обосновал необходимость наличия целесообразной избыточности при

построении системы научно-справочного аппарата, как основного условия ее

надежного функционирования, сформулировал важное для теории описания

положение о фонде и его внутренней структуре, как единой предметной

области.1

Становление теории описания тесно связано с эволюцией

дифференцированного подхода, сформулированного в конце 1960-х гг. как

совокупность рациональных методических приемов подачи ретроспективной

документной информации и резвившегося к концу 1990-х гг. до уровня

универсального, в пределах теории архивного описания, методологического

подхода.

Существенный вклад в развитие теории и методики описания

архивной документной информации на основе дифференцированного

подхода внесли работы И.В. Волковой. В них была показана объективная

необходимость дифференцированного описания архивных фондов, уточнены

критерии информативности и категории архивного фонда, раскрыта природа

зависимости между информативностью архивного фонда и

информативностью, создаваемой к нему системы научно-справочного

аппарата. Кроме того, были сформулированы требования к

информационному анализу и свертыванию документной информации,

направленные на формализацию этих процессов.2

Большое значение для развития теории описания имели работы A.B.

Елпатьевского, в которых были разграничены понятия «научно-исторической


М., 1982. — 297 с.

2 См.: Волкова И.В. Описание документов в советском архивоведении и его роль в совершенствовании научно-справочного аппарата

государственных архивов: Дис. на соиск. уч.степ.к.и.н. — М., 1984. — 249 с.

8

ценности» и «информационной значимости архивных фондов»,

сформулированы понятия «содержание документа» и «содержание дела»,

установлены взаимоотношения понятий «содержание документа» и

«документная информация». Им был сделан важный вывод о том, что в

практической деятельности могут существовать недокументные формы

информации, но архивоведение всегда имеет дело с документной

информацией, причем упорядоченной в рамках определенной формы. Это

положение принципиально важно в связи с распространением электронных

документов в настоящее время.1

Отечественный и зарубежный опыт унификации и стандартизации

описания архивной документной информации в 1960-1990-х гг. был

сопоставлен в исследовательской работе С.Г. Еремеева2. Стоит отметить, что

основное внимание при изучении зарубежного опыта автор уделил

достижениям архивного дела США. В работе были исследованы становление

и развитие унификации и стандартизации описания ретроспективной

документной информации в 1960 1990-е гг., на их основе были предприняты

попытки выявления общих закономерностей и тенденций дальнейшего

развития унификации описания архивной документной информации в

отечественном и зарубежном архивоведении, проанализированы

теоретические и методические аспекты проблемы влияния глобальных

информационных сетей на процессы формирования общего

информационного пространства.

Итоги развития теории описания в 1990-е гг. были сформулированы в

научном докладе «Описание архивной документной информации. Теория и

методика», который был подготовлен в 1999 г. специалистами ВНИИДАД,.

В нем были сформулированы современные принципы и методы описания,

представлено становление терминосистемы описания, исследована история

отечественных традиций описания ретроспективной информации в 1 См.:Елпатьевский A.B. Об использовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды ВНИИДАД. — М., 1973. — С. 153-178. 2 См.: Еремеев С.Г. Унификация описания архивной документной информации: отечественный и зарубежный опыт 1960-1990-х гг.:

Дис. на соиск. уч.степ.к.и.н. — М., 2002. — 218 с.

9

теоретическом и методическом аспектах, теоретически обоснована

необходимость современной регламентации описания на базе унификации и

разработаны стандартизированные форматы описания для всех типов

архивных справочников и их видов.

Теоретическое осмысление эволюции дифференцированного подхода к

описанию архивной информации привело авторов доклада к выводу о том,

что к настоящему времени дифференцированный подход к описанию

архивных документов сформировался как основной, универсальный метод

преобразования первичной документной информации, действующий

последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с

проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и их

описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных

документах архива после его приема на государственное хранение и,

наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда

в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации

описания для каждого справочника (для каждого уровня описания).

В границах архивной информационной среды была сформулирована

сущность критерия необходимости и достаточности, когда под

необходимостью понимается минимальный объем информации

(минимальное число элементов описания), позволяющий определить общий

контур информационной модели описываемого объекта, а под

достаточностью понимается тот объем информации, превышение которого

приводит к избыточности, дублированию информации.

Авторами доклада был сформулирован принцип унификации и

стандартизации описания, который тесно связан с проблемой разработки

типологии описания объекта на различных уровнях - на уровне документа,

дела, фонда. Соблюдение принципа унификации и стандартизации

понимается как применение единых приемов описания ко всем видам

первичной информации, как разработка оптимальных типов описательных

10

статей (форматов описания) со стандартным набором элементов в

зависимости от типа и вида научно-справочного аппарата.1

Вопросы архивного описания в связи с применением информационных

технологий рассматриваются в работах И.Н. Киселева. В частности,

теоретические и методические аспекты применения единых программных

средств автоматизации основных направлений деятельности архивов.

Разрабатывая вопрос информационной модели данных, которая должна быть

заложена в основу единого программного обеспечения, автор пришел к

выводу, что такая модель должна строиться по принципу реляционных баз

данных, в соответствии с которым предполагается выделение главных

информационных объектов (фонд) и связанных с ними подчиненных (опись,

единица хранения, документ).2

История и методические основы создания Основного международного

стандарта архивного описания 1994 г. были раскрыты в выступлении

французского исследователя К. Сибиль3 на Международном семинаре по

архивному описанию, проходившем в Москве в феврале 2005 г. Автором

были рассмотрены история стандартизации описания ретроспективной

документной информации на международном уровне, нормативные и

методические акты, которые легли в основу создания первой редакции

единого стандарта архивного описания 1994 г., дана общая характеристика

ряда национальных стандартов в области архивного описания. Кроме этого,

в докладе К. Сибиль была показана объективная необходимость

дальнейшего создания и развития международных стандартов описания.

Дальнейшие теоретические и методические вопросы архивного

описания были раскрыты в исследовательских работах В.Г. Лариной4. В них

описание рассматривается комплексно, в связи с интеграционными

1 См.: Описание архивной документной информации. Теория и методика. Научный доклад / Труды ВНИИДАД. — М., 1997— 65 с. 2 Киселев И.Н. Информатизация архивного дела: состояние, проблемы, перспективы // Круг идей: Новые архивные технологии: Сб.

статей. — М., 1996. — С. 23-39. 3 См.: Сибиль К. Стандарты Международного совета архивов по архивному описанию: ISAD (G) и ISAAR (CPF) // Информационный

вестник ВНИИДАД. перевод: В.Н. Гармаш, науч. ред.: С.Г. Еремеев — М.,2005. —№ 2. — С. 50-56. 4 Ларина В.Г. Система научно-справочного аппарата государственных архивов как основа формирования общего архивного

информационного пространства // Отечественные архивы. — 2008. — № 3. — С. 14-17.

11

информационными процессами в нашей стране и в мире (внедрение

Интернет во многие сферы общественной жизни, информатизация органов

государственной власти и управления, появление электронных библиотек и

хранилищ данных). В этих работах затронут один из наиболее актуальных, с

точки зрения теории описания, вопросов - классификация архивной

документной информации, сформулированы принципы современной схемы

классификации документной информации.1 Теоретические и методические

результаты ее исследований были использованы при создании Единого

классификатора документной информации Архивного Фонда Российской

Федерации2, так как В.Г. Ларина стала руководителем разработки

классификатора.

Стоит так же отметить, что В.Г. Ларина является активным участником

научно-исследовательских проектов ВНИИДАД. Так в 2014 г. при ее

непосредственном участии, коллективом авторов, состоящим из Ж.Л.

Инглисман, Е.А. Романовой, Е.А. Сахаровой и М.В. Тарасовой, был

подготовлен аналитический обзор «Изучение опыта представления

системы научно-справочного аппарата государственных и

муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет»3.

Основной целью исследования стало определение полноты и комплексности

представления удаленного доступа к системе научно-справочного аппарата

российских архивов. Объектом исследования стали сайты федеральных

государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской

Федерации и сайты муниципальных архивов, а также размещенная на них

система научно-справочного аппарата.

В ходе составления аналитического обзора было выявлено, что на

современном этапе многоуровневые информационно-поисковые системы

1 Ларина В.Г. Классификация как метод организации архивного информационного пространства // Доклады и тезисы конференции «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе». — 2002. — С. 27-34.

2 Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М.

Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с. 3 Изучение опыта представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской

Федерации в сети Интернет: Аналитический обзор // ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М., Инглисман Ж.Л., Романова Е.А. и др. —

М., 2014. — 290 с.

12

отечественных архивов на данный момент не могут полноценно заменить

традиционные типы и виды справочников. Основной причиной сложившейся

ситуации является отсутствие нормативно-методического регулирования в

области создания и ведения сайтов государственных и муниципальных

архивов и представления на них научно-справочного аппарата к архивным

документам архивов.

На основе проведенного анализа составители обзора разработали

модель электронной системы, теоретико-методическая разработка и

внедрение которой должна преодолеть отставание электронной справочно-

поисковой системы архива от традиционного научно-справочного аппарата.

Так наиболее эффективной реализацией всех информационных ресурсов и

функций системы научно-справочного аппарата архива должна стать такая

электронная система, которая содержит иерархически организованные

данные на пяти уровнях – фонд, опись в целом (как комплекс единиц

хранения), единица хранения (единица учета), документ, текст (изображение)

документа. Подобный подход к поэтапному размещению архивами

вторичной документной информации в информационно-поисковых системах

сначала на уровне фонда, затем на уровне описи и единицы хранения, а

далее, при необходимости, на уровне документа, позволит комплексно

показать всю структуру Архивного фонда Российской Федерации в

электронной среде, практически обеспечив тем самым доступ ко всему

информационному потенциалу Архивного фонда страны1.

Значительный вклад в разработку современной отечественной теории и

методики описания архивных документов внесли исследования Ю.Ю.

Юмашевой. Основная тематика работ автора посвящена исследованию

существующих стандартов описания объектов историко-культурного

наследия в автоматизированных информационных системах. Стоит

отметить, что Ю.Ю. Юмашевой был проведен сравнительный анализ

1 См.: Изучение опыта представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской

Федерации в сети Интернет: Аналитический обзор // ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М., Инглисман Ж.Л., Романова Е.А. и др. —

М., 2014. — 290 с.

13

основных используемых архивных, библиографических и музейных

стандартов описания, применяемых в автоматизированных информационно-

поисковых системах, на основе которого автор пришел к выводу о

невозможности их использования для описания отечественных архивных и

музейных документов.1

Под руководством Ю.Ю. Юмашевой в 2014 г., коллективом авторов,

состоящим из Е.А. Романовой, Е.Н. Сахаровой, М.В. Тарасовой, был

реализован научно-исследовательский проект ВНИИДАД по подготовке

аналитического обзора «Изучение типологии и эволюции исторических форм

архивной учетной документации и возможности их представления в

электронной среде». В работе на основе на основе проведенного изучения

историографии проблемы, а также практического опыта исследования

цифровых копий исторических форм учетной документации федеральных и

государственных архивов и анализа подлинников подобной документации

разработана общая типология исторических форм архивной учетной

документации, активно используемых в практике архивов, описана ее

эволюция и выработаны общие подходы к переносу сведений из

документации в программный комплекс «Архивный фонд», являющийся

базовым элементом Единой автоматизированной информационной системы

отечественной архивной отрасли.2

В результате изучения источников и литературы была разработана

следующая структура диссертационной работы: она состоит из введения,

трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В первой главе «Отечественный подход к описанию архивных

документов» исследовано становление отечественной теории описания

архивной документной информации на основе анализа теоретических работ

посвященных различным аспектам описания ретроспективной документной

1 См.:Юмашева Ю.Ю. Стандарты описания объектов историко-культурного наследия в информационно-поисковых системах // Вестник

Пермского университета. Серия: История. — Пермь, 2013. — № 2.— С. 49-60. 2 Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в

электронной среде: Аналитический обзор // ВНИИДАД; сост.: В. Г. Юмашева Ю.Ю., Сахарова Е.Н. и др. — М., 2014. — 386 с.

14

информации. Изучено формирование отечественной нормативно правовой и

методической базы описания архивных документов. Проведен анализ

современных российских требований к архивному описанию в положениях

нормативно-правовых и методических актов, регламентирующих

исследуемую сферу.

Во второй главе «Основной международный стандарт архивного

описания (2000 г.): история и основное содержание» исследован

международный опыт стандартизации архивного описания, изучены

методические основы создания Основного международного стандарта

архивного описания. Проведен подробный анализ положений Основного

международного стандарта архивного описания в редакции 2000 г.

В третьей главе «Сравнительный анализ российских требований к

архивному описанию и положений Основного международного стандарта

архивного описания (2000 г.)» как логическое завершение исследования,

сопоставлены требования к описанию ретроспективной документной

информации в Российской Федерации и в положениях международного

стандарта описания, на основе которых сделаны выводы о степени их

соответствия.

В заключении приведены обобщенные результаты проведения этапов

исследования, на основе которых сформулированы выводы и обозначены

перспективные направления теоретических и методических разработок в

сфере описания архивных документов.

15

Глава 1. Отечественный подход к описанию архивных

документов

1.1. Становление отечественного подхода к описанию архивных

документов

В нашей стране, проблема описания документальных архивных

материалов для использования в научных и практических целях не нова. С

конца XVI в. предпринимались многочисленные попытки разработки единой

методики описания документов, как в делопроизводстве, так и

непосредственно в архивах. Однако существовал целый ряд сдерживающих

факторов, которые на протяжении трех веков не позволяли разработать и

внедрить единую методику описания архивных документов. К этим факторам

можно отнести децентрализацию архивного дела, отсутствие однозначных

критериев отбора документов на хранение или уничтожение, объёмы и

разнообразие хранимых документов, а также постоянное повышение

требований к информативности научно-справочного аппарата. Вскоре наряду

с описанием отдельных документов возникла потребность в описании более

сложных, организованных по синкретическим принципам комплексов, таких

как архивный фонд, единица хранения и коллекция документов.

Особенностью этого продолжительного периода в истории

управления страной в целом и архивным делом, в частности, является то, что

все возникающие проблемы и вопросы решались на государственном уровне

и оформлялись соответствующими статьями высших сводов законов страны

– Судебников, Соборного уложения и Генерального регламента, либо

именными указами. При этом полностью отсутствовала форма

регламентации деятельности архивов подзаконными и нормативно-

методическими актами. Неслучайно в своей статье 1939 г. «Систематическая

опись архивных материалов»1 Н.А. Фомин отмечал, что «от

1 Фомин Н.А. Систематическая опись архивных материалов // Архивное дело. — 1935. — № 4 — С. 7-15.

16

дореволюционных архивов нам не осталось никакого более или менее

общепринятого свода правил описания архивных материалов, а имеющиеся

частные правила не могут считаться удовлетворительными даже с точки

зрения техники описания»1.

1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О

реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя

многое из ранее готовившихся архивистами проектов и предложений2.

Кардинальные изменения, связанные с установлением советской власти, не

могли не отразиться на архивной отрасли. Особенностью развития

отечественного архивного дела послереволюционного периода стало

разделение правовой и нормативно-методической баз архивной отрасли. Так,

декретами, законами, постановлениями и распоряжениями правительства

регулировались общие вопросы управления архивной деятельностью,

определялись ее правовые основы. Задача разработки нормативно

методического обеспечения, а значит подзаконных актов, непосредственно

связанных с обеспечением практики внутриархивной работы делегировалась

профессиональному архивному сообществу.

Первые удачные попытки разработки и внедрения, единых для всей

архивной отрасли, методов и подходов к архивному описанию документной

информации появились в 1930-е гг. Исследователи в условиях новых

социально-политических реалий не всегда шли по пути преемственности

теоретических основ и практического опыта архивного дела

дореволюционного периода. Поэтому в тех случаях, когда архивисты

сталкивались с необходимостью переработки архивных описаний, созданных

в XVII – середине XIX вв., применение новых разработок было почти

невозможным.

Начало Великой Отечественной войны привело к перестройке работы

всех архивных учреждений страны на военный лад. Главной задачей

1 Фомин Н.А. Систематическая опись архивных материалов // Архивное дело. — 1935. — № 4 — С. 7-15.

2 См.: Митяев К.Г. Ленинский декрет 1 июня 1918 г. и советское архивоведение // Советские архивы. — 1968. — № 3, — С. 9-15.

17

архивистов стала организация спасения документов. Однако, даже в годы

войны, наряду с работой по эвакуации и размещению архивных фондов

проводились работы по сбору, учету и описанию военных материалов. Так, в

1943 г. на заседании научного совета Управления государственными

архивами НКВД СССР были рассмотрены вопросы комплектования

архивных фондов в целом. Была отмечена необходимость разработки

научных принципов комплектования и создания единой системы

организации документов в текущем делопроизводстве и архивах.

Продолжалась и научная работа архивов по разработке методических

инструкций по систематизации и описанию архивных фондов, не

останавливалась и археографическая деятельность.

Итоги работы архивов за первые послевоенные годы и за весь

советский период подвела конференция архивистов и историков, которая

состоялась летом 1948 г. и была посвящена тридцатилетию советского

архивного дела. Одним из острых вопросов, затронутых на конференции, был

вопрос о выработке унифицированных принципов описания «сложных»

архивных материалов и необходимости переработки описей. По результатам

конференции 5 августа 1948 г. Главное архивное управление МВД СССР

издало приказ «О состоянии качества научно-технической обработки

документальных материалов и описей в центральных государственных

архивах и мерах по его улучшению».1

Одним из результатов выполнения данного приказа стала разработка

«Основных правил систематизации документальных материалов в

государственных архивах СССР»2, утвержденных в 1948 г. Первые

послевоенные годы на основе этих положений архивисты занимались

проверкой наличия и состояния дел, их учетом, систематизацией и

описанием необработанных материалов и дел, пришедших в

неупорядоченное состояние в результате эвакуации и реэвакуации.

1 См.: Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде: Аналитический обзор // ВНИИДАД; сост.: В. Г. Юмашева Ю.Ю., Сахарова Е.Н. и др. — М., 2014. — 386 с.

2 Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР, 1948 г.// БестПраво.

Информационно-правовой портал. – 2015. – URL : http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-akty/k4p.htm (дата обращения: 15.02.2015).

18

Одновременно выявлялись документы для их использования в практических

целях, в первую очередь, в процессе восстановления народного хозяйства и

памятников архитектуры.

Важные изменения в развитии архивного дела нашей страны связаны

с практической и теоретической разработкой положений методического

письма ГАУ СССР 1965 г. «О единой системе научно-справочного аппарата

государственных архивов СССР»1. Принципы, сформулированные в данном

методическом письме, послужили толчком к зарождению

дифференцированного подхода, который стал основой отечественного

подхода к описанию ретроспективной документной информации.

В методическом письме были впервые сформулированы принципы

построения единой системы научно-справочного аппарата и определен ее

состав. Под единой системой научно-справочного аппарата государственного

архива понимался «комплекс взаимосвязанных архивных справочников,

основанных на единых методах классификации, описания и учета

документальных материалов, раскрывающих состав и содержание этих

материалов в пределах фондов, архивов, всего Государственного архивного

фонда СССР»2. При этом развитие системы научно-справочного аппарата

должно было идти в двух направления, которые включали в себя создание

новых справочников и усовершенствования уже существующих.

Методическое письмо ГАУ СССР «О единой системе научно-

справочного аппарата государственных архивов СССР» предложило «в целях

правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения

качества описей»3, условно разделить фонды государственных архивов на

три категории, описание которых должно проводиться с разной степенью

детализации:

Наиболее информативные архивные справочники должны были

создаваться к фондам органов государственной власти, управления и 1 О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР: методическое письмо, 1965 г. // БестПраво.

Информационно-правовой портал. – 2015. – URL : http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-akty/546893/ (дата обращения: 15.02.2015).

2 Там же.

3 Там же.

19

подобным им. Так предлагалось составлять описи, которые отвечали

бы всем требованиям правил работы государственных архивов.

Архивные справочники с меньшей степенью детализации

должны были создаваться к фондам заводов, высших учебных

заведений, издательств и подобным им. Предлагалось составлять

описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия

основного содержания их документов.

Самые простые архивные справочники предлагалось создавать к

фондам школ, больниц и других массовых фондообразователей.

Описи к фондам данной категории должны были отвечать

требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.1

Именно положения методического письма о категорировании

архивных фондов положило начало развитию дифференцированного

подхода к описанию.

Для проведения научных исследований в области архивоведения в

1966 г. при Главархиве СССР был создан Всесоюзный научно-

исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД). В 1968 г. в институте была начата работа по созданию целой

серии методических рекомендаций, посвященных описанию документальных

материалов. Так к 1969 г. сотрудниками ВНИИДАД был подготовлен первый

выпуск методических рекомендаций «Дифференцированный подход к

описанию документальных материалов. Основы дифференцированного

подхода при переработке и усовершенствовании описей»2.

Внимание к архивной описи как базовому учетному и

информационному справочнику было оправданным и закономерным. К тому

времени попытки проведения преобразований в сфере управления

экономикой привели к ликвидации множества учреждений, организаций и

предприятий и передаче их документов на хранение в государственные

1 См.: О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР: методическое письмо, 1965 г. // БестПраво. Информационно-правовой портал. – 2015. – URL : http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-akty/546893/ (дата обращения: 15.02.2015).

2 Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД.

– М., 1969. – Вып. 1. – Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей

20

архивы. В короткий срок нужно было упорядочить огромные массивы

документов, описать их и создать научно-справочный аппарат, что было

возможно лишь на основе дифференцированного подхода к описанию.

Методические рекомендации «Дифференцированный подход к

описанию документальных материалов. Основы дифференцированного

подхода при переработке и усовершенствовании описей» определили

сущность дифференцированного подхода к описанию архивных документов,

которая понималась, как применение разной методики описания при

составлении научно-справочного аппарата к неоднородным по научной

ценности, объему и тематике фондам.

Методические рекомендации четко обосновали необходимость

введения категорий архивных фондов, дали определение понятию «категория

архивного фонда», разработали критерии категорирования фондов1.

Известно, что архивные фонды имеют разную информативность и

значимость, это обусловлено тем, что они неоднородны по составу и

содержанию документов, их сохранности. Этот факт позволяет

рассматривать их как фонды разных категорий при создании и

совершенствовании научно-справочного аппарата. При этом под категорией

архивного фонда, в положениях методических рекомендаций, понималась

различная степень информативности его документов, которая служила

основанием для создания к этому фонду научно-справочного аппарата

определенного состава, уровня детализации информации.

Установление уровня информативности фонда и его принадлежности

к определенной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев,

среди которых можно назвать:

актуальность документов фонда;

многозначность документов фонда - принадлежность

документной информации к возможно большему числу направлений

1 См.: Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР.

ВНИИДАД. – М., 1969. – Вып. 1. – Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей

21

деятельности общества, во многом определяется ролью, местом и

значением учреждения фондоообразователя в сфере общественной и

государственной деятельности;

практическая ценность документов фонда,

степень сохранности фонда.1

Согласно положениям методических рекомендаций, все архивные

фонды были условно поделены на три категории:

I категория – к ней были отнесены фонды, содержащие

многообразную, разностороннюю информацию, а также уникальные

фонды. Научно-справочный аппарат к фондам данной категории

должен был обеспечивать интенсивное использование документов, а

значит быть максимально развернутым, информативным и

детализированным.

II категория – к ней были отнесены фонды с меньшей

информативностью, поэтому к описанию документов этих фондов

применяются иные требования. Научно-справочный аппарат фондов

второй категории был упрощен по набору справочных средств и по

глубине их описания.

III категория – к ней были отнесены фонды низкой информативности.

Содержание документов таких фондов чаще всего ограничивалось

одной темой. Требования к их описанию были значительно

упрощены, а состав научно-справочного аппарата ограничен.2

Таким образом, методические рекомендации 1969 г.

«Дифференцированный подход к описанию документальных материалов.

Основы дифференцированного подхода при переработке и

усовершенствовании описей» тесно связали два понятия: информативность и

категория фонда, фактически поставили между ними знак равенства.

Позднее, один из наиболее авторитетных исследователей проблемы


– М., 1969. – Вып. 1. – Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей 2 Там же.

22

архивного описания, кандидат исторических наук И.В. Волкова в

диссертационном исследовании внесла существенные уточнения в это

положение, она дала определения данным понятиям и разграничила их.

В исследовании «Описание документов в советском архивоведении и

его роль в совершенствовании научно-справочного аппарата

государственных архивов»1 И.В. Волкова доказала, что информативность

связана с внутренними характеристиками информации и не зависит от

внешних причин, таких как интенсивность использования фонда, в тот или

иной период времени. Категория же архивного фонда зависит и от внешних

факторов, она может меняться в зависимости от интенсивности его

использования, которая определяется не только информативностью, но и

актуальностью, степенью его сохранности и практической значимостью

фонда в настоящее время. По ее мнению, «информативность - это объективно

существующая реальность, а категорирование фондов – это условность»2.

И.В. Волкова особо отмечала, что деление фондов на категории проводится

не с точки зрения «оценки качеств документов как потенциальных

исторических источников, а с точки зрения создания к фондам научно-

справочного аппарата необходимого информационного уровня»3.

Дифференцированный подход к созданию каталогов был разработан

к началу 1970-х гг., что нашло свое отражение во втором выпуске

методических рекомендаций «Дифференцированный подход к описанию

документальных материалов. Основы дифференцированного подхода при

каталогизации»,4 1972 г. Эти методические рекомендации закрепляли то, что

создание каталогов в государственных архивах должно быть основано на

дифференцированном подходе.

Сущность дифференцированного подхода при создании каталогов

заключалась в применении разных приемов описания информации при

1 Волкова И.В. Описание документов в советском архивоведении и его роль в совершенствовании научно-справочного аппарата


2 Там же. 3 Там же.


– М., 1972. – Вып. 2. – Основы дифференцированного подхода при каталогизации.

23

каталогизации документов фондов разных категорий, отборе единиц

хранения и документов для описания, в определении очередности их

каталогизации. Особое внимание следовало уделять этапу определения

сведений, которые в наибольшей степени способствовали бы передаче

информации о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в

документах1.

Дифференцированный подход при каталогизации ориентировал на

выбор и применении наиболее подходящих приемов архивного описания. В

методических рекомендациях были предложены следующие приемы:

Подокументное описание - на каталожную карточку выносилось

содержание документа или его части по одному вопросу. Составители

методических рекомендаций подокументное описание считали

наиболее рациональным приемом описания при каталогизации

фондов I категории.

Поединичное описание - использовалось в случаях, когда

заголовок единицы хранения полностью передавал его содержание.

Данный прием описания рекомендовался для фондов II категории.

Групповое описание - информация по одному вопросу из разных

документов и дел фонда выносились на одну каталожную карточку.

Групповой способ описания рекомендовался в основном для фондов

III категории.2

После того как были разработаны методические основы применения

дифференцированного подхода при создании внутриархивных справочников,

таких как описи и каталоги, появилась потребность в методическом

руководстве по созданию путеводителей и кратких справочников, которые

необходимы для того чтобы ввести архивные документы в научный оборот.

Методика дифференцированного подхода к описанию документной

информации при составлении путеводителей и кратких справочников была

1 См.: Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР.

ВНИИДАД. – М., 1972. – Вып. 2. – Основы дифференцированного подхода при каталогизации.

2 Там же.

24

разработана и закреплена в третьем выпуске методических рекомендаций

«Дифференцированный подход к описанию документальных материалов.

Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о

фондах архива (архивов)»1, 1972 г.

В этом пособии была сформулирована сущность

дифференцированного подхода при подготовке путеводителей и кратких

справочников, методы выбора вида справочника для издания и методика

описания документов с учетом требований дифференцированного подхода.

Особенно подчеркивались необходимость осмысленного выбора принципов

группировки информации в аннотации, дифференциация подачи информации

о содержании отдельных видов документов, составе справочного аппарата к

изданию.

В третьем выпуске методических рекомендаций были

сформулированы основные элементы характеристики фонда: название фонда,

история организации-фондообразователя, основные биографические

сведения об авторе (для фондов личного происхождения), информация о

составе и содержании документов, справочные данные о фонде.

Отдельно были выделены виды характеристик для путеводителя.

Кроме индивидуальной и групповой, предлагался особый вид

характеристики, как список неаннотируемых фондов. Вид характеристики

фонада напрямую зависел от его категории, уровня информативности и

актуальности фонда. По мнению создателей методических рекомендаций,

для фондов первой категории было желательно применение индивидуальной

характеристики, для фондов второй категории - применение групповых

характеристик. Фонды третьей категории, как считалось, должны включаться

в список неаннотируемых фондов, особенно, если их названия полностью

передавали содержание документов фонда2.

1 Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР.

ВНИИДАД.– М., 1972. – Вып. 3. – Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о фондах архива (архивов). 2 Там же.

25

Дифференцированный подход предусматривал различия в степени

обобщения сведений при описании информации о фондах первой и второй

категорий. Для фондов первой категории в характеристике фонда должна

была даваться информация о функциях организации, сфере и масштабе ее

деятельности, которая содержалась в названии фонда, справочных данных о

нем, исторической справке и аннотации. Для фондов второй категории эта

информация могла быть более обобщенной.1

Таким образом, появление в середине 1960-х гг.

дифференцированного подхода означало отказ от единообразного описания

разных по информативности, значимости, сохранности документов архивных

фондов и переход к использованию рациональных методических приемов

описания архивной документной информации на всех этапах ее обработки.

Вместе с тем, стоит отметить, что дифференцированный подход в его

начальном представлении содержал весьма существенное внутреннее

противоречие, на которое первым обратил внимание В.Н. Автократов.

Поскольку архивное описание - это сжатие исходного объема документной

информации, оно неизбежно связано с ее частичной потерей. Он указывал,

что «документ (группа документов) всегда содержательнее суммы своих

характеристик. Но именно поэтому уплотнение информации должно иметь

предел, несоблюдение которого отрицательно сказывается на

информативности описательной статьи: она перестает раскрывать состав и

содержание исходного объема первичной информации»2.

Необходимо понимать, что краткость описания (как предельная,

наивысшая степень обобщения информации для конкретного уровня

описания) несовместима с полнотой и точностью поиска, так как при этом

«обобщение не просто охватывает, но и скрывает индивидуальные черты

описываемого материала, практически отбрасывает многие содержательные

признаки отраженных в нем исторических реалий. Стремясь не потерять 1 См.: Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР.

ВНИИДАД. – М., 1972. – Вып. 3. – Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о фондах архива (архивов).

2 Автократов В.Н. Некоторые теоретические вопросы архивного описания // Актуальные проблемы архивоведения и

документоведения. Естественнонаучные вопросы архивного дела / Главархив СССР. ВНИИДАД - М., 1981. - С. 214.

26

какие-то части информации и прибегая с этой целью к высшей степени ее

сжатия, мы сами же исключаем ее из научно-справочного аппарата и рискуем

не найти при поиске».1 Предлагая наиболее высокий уровень обобщения

описания для самых информативных фондов (фондов I категории) создатели

дифференцированного подхода тем самым закладывали будущие потери

информации при поиске.

Несмотря на это, дифференцированный подход к описанию нашел

самое широкое распространение в архивной отрасли, на его основе архивы

разрабатывали свои пособия с учетом профиля архива, состава и содержания

хранящихся документов. Применение единой методики описания при

подготовке различных типов и видов справочников в разных

государственных архивах способствовало созданию полноценной системы

научно-справочного аппарата.

Главной тенденцией 1970-х гг., определившей развитие

отечественного делопроизводства и архивного дела вперед на долгие годы,

стала автоматизация. Широкомасштабное внедрение вычислительной

техники и распространение автоматизированных систем управления

обусловили появление унифицированных систем документации. С целью их

нормативного и методического обеспечения был разработан ряд

государственных стандартов на управленческие документы, таких как ГОСТ

6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Общие положения»2 и

ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов»3.

1 Автократов В.Н. Некоторые теоретические вопросы архивного описания // Актуальные проблемы архивоведения и

документоведения. Естественнонаучные вопросы архивного дела / Главархив СССР. ВНИИДАД - М., 1981. - С. 214. 2 ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Общие положения» // Электронный фонд нормативно-правовой и технической документации. – 2015. – URL : http://docs.cntd.ru/document/gost-

6.38-72 (дата обращения: 29.01.2015).

3 ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // Электронный фонд нормативно-правовой и технической документации. – 2015. – URL :

http://docs.cntd.ru/document/gost-6.39-72 (дата обращения: 29.01.2015).

27

В перспективе предполагалось объединение автоматизированных

систем в единую Общегосударственную систему сбора и обработки

информации для учёта, планирования и управления. Автоматизированные

системы управления нуждались в едином информационном обеспечении,

важнейшими составляющими которого, наряду с унифицированными

системами документации, стали общесоюзные классификаторы технико-

экономической информации.

Координация работы по созданию классификаторов и

унифицированных систем документации осуществлялась Госстандартом

СССР и непосредственно – Всесоюзным научно-исследовательским

институтом классификации и кодирования информации. К началу 1984 г.

было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации

общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на

унифицированные системы документации и 26 общесоюзных

классификаторов технико-экономической информации. Всего было

унифицировано более 4,5 тысячи форм документов. Это был первый

успешный опыт создания общегосударственной системы классификации.

В ходе развития общей теории классификации, разработки

фундаментальных схем классификации в различных областях знаний активно

развивались и теоретические представления о классификации архивной

документной информации. В 1970-е гг. в архивоведении вслед за

специалистами, разрабатывающими проблему классификации в других

областях знаний, понятие классификации четко определилось как процесс и

результат, получаемые путем логического деления понятий и предметов.

К началу 1970-х гг. в исследованиях теоретиков отечественного

архивного дела К.Г. Митяева1, М.И. Автократовой

2, К.И. Рудельсон

3, было

четко выделено наличие в архивах двух систем классификации:

1 См.:Митяев К. Г. Теория и практика архивного дела в СССР : учеб. пособие / Главное архивное управление. — М., 1958. — 340 с.

2 См.:Автократова М.И., Рудельсон К.И., Сесина Л.И. Разработка основ Единой системы научно-справочного аппарата к

документальным материалам в советском архивоведении // Археографический ежегодник за 1971 год. — М., 1972. — С. 58-71.

3 Там же.

28

1. Классификация архивных документов по комплексам - научно

организует документы архивного фонда;

2. Классификация архивной документной информации -

классифицирует сведения из документов с целью их

использования.1

В результате теоретических исследований были определены основные

виды классификации документной информации, отраженной в справочно-

информационных средствах: структурная, предметно-тематическая,

типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура),

предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части)

типический признак. Данные виды классификации определяют специфику

научно-справочного аппарата архивов как традиционного, так и

действующего в автоматизированном режиме.2

Отечественными исследователями-архивистами были освоены

общетеоретические и научные подходы как отечественных, так и зарубежных

исследователей к решению проблем классификации, в частности, для

разработки лингвистического обеспечения Автоматизированной системы

научно-технической информации по документам Государственного

архивного фонда СССР.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области

классификации были реализованы при разработке Схем единой

классификации документной информации фондов советского периода

1962 г.3 и 1978 г.

4 и фондов дореволюционного периода 1983 г.

5.

1 См.:Автократова М.И., Рудельсон К.И., Сесина Л.И. Разработка основ Единой системы научно-справочного аппарата к

документальным материалам в советском архивоведении // Археографический ежегодник за 1971 год. — М., 1972. — С. 58-71.

2 См.: Там же. 3 Схема единой классификации документальных материалов государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных

архивов (Советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР ; под ред. Г. А. Белова, Б. Н. Богатова, Л. Н. Кривошеина, Л. Л.

Смоктуновича ; сост. М. И. Автократова, Б. Н. Богатов, Л. И. Сесина, Е. К. Соина. — М., 1962. — 158 с. 4 Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский

период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д. Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; сост.: Л.

С. Вирсис, И. В. Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М., 1978. — 278 с. 5 Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (XVIII - нач.

XX вв.) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. А. П. Курантова, В. Н. Автократова, К. И. Рудельсон, Н. М.

Шепуковой ; отв. сост.: Л. С. Вирсис. — М, 1983. — 119 с.

29

С 1962 г. государственные архивы СССР начали создавать

систематические каталоги к документам фондов советского периода по

Схеме единой классификации1, разработанной на основе обобщения и

критического использования опыта государственных архивов по созданию

классификационных схем и методических пособий по каталогизации

документов, а также на основе опыта отечественных и зарубежных

библиотечных и документных классификаций. В наибольшей степени,

приближенной к современным классификационным потребностям архивных

учреждений можно назвать Схему единой классификации документной

информации в систематических каталогах государственных архивов СССР

1978 г.2

Схема единой классификации – это информационно-поисковый язык,

значительный по широте тематического охвата, разработанный специально

для классификационного анализа документов Государственного архивного

фонда СССР. Схема построена на основе научной классификации событий,

явлений и фактов государственной и общественной жизни. Создание Схемы

единой классификации и внедрение ее в качестве информационно-

поискового языка в практику работы государственных архивов сыграло

положительную роль в организации систематических каталогов.3

Система единой классификации предназначена для организации

систематических каталогов фондов советского периода состоящих из

документов общего делопроизводства и личного происхождения

государственных архивов страны всех звеньев. Схема единой классификации

представляет собой универсальную систему классификации и строится на

основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной

и общественной деятельности. Универсальность Схемы определяется

1 Схема единой классификации документальных материалов государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных архивов (Советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР ; под ред. Г. А. Белова, Б. Н. Богатова, Л. Н. Кривошеина, Л. Л.

Смоктуновича ; сост. М. И. Автократова, Б. Н. Богатов, Л. И. Сесина, Е. К. Соина. — М., 1962. — 158 с.

2 Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д. Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; сост.: Л.

С. Вирсис, И. В. Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М., 1978. — 278 с.

3 См.: Там же.

30

всеобъемлющим составом и содержанием Государственного архивного

фонда СССР. Сумма знаний и областей деятельности рассматриваются в

Схеме как общность взаимосвязанных и взаимоподчиненных понятий,

разделенных по единой форме на отделы, подотделы, разделы, подразделы.

Применение Схемы единой классификации определяется

хронологическими рамками. Отступление допущено в отделе «А Великая

Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение

Советской власти».1

Схема предусматривает определенную глубину классификации.

Обязательными для соблюдения единства классификации являются первые

три уровня основной таблицы – отделы, подотделы, разделы, а также

таблицы общих определителей. Дальнейшая детализация, представленную в

Схеме, предполагалось использовать в каталогах тех архивов, документы

которых содержат соответствующую информацию.

Схема единой классификации включает главную, основную таблицы и

таблицы общих определителей. К отделам Схемы приведены методические

пояснения о характере сведений, собираемых под тем или иным индексом.

Некоторые разделы Схемы снабжены таблицами специальных

определителей. К Схеме прилагается алфавитно-предметный указатель и

Методические указания по применению Схемы и ведению систематического

каталога.2

Появление и развитие Схем единой классификации документной

информации сыграло важную роль в становлении отечественной концепции

архивного описания. Теоретические и методические основы архивной

классификации, которые были заложены в тот период, в дальнейшем

характеризуется лишь разработкой локальных подходов с использованием

новых технических и технологических возможностей.

1 См.: Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д. Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М.

Шепуковой ; сост.: Л. С. Вирсис, И. В. Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М., 1978. — 278 с.


31

Дальнейшее развитие отечественной концепции архивного описания

было связано с появлением в 1981 г. методических рекомендаций «Основные

положения развития системы научно-справочного аппарата к документам

государственных архивов СССР»1, в которых в теоретико-методическом

плане было обосновано понятие «система научно-справочного аппарата»,

четко определены типы, виды и разновидности архивных справочников,

сформулированы признаки, характеризующие систему НСА, обозначены

перспективы развития системы НСА в условиях внедрения

автоматизированных архивных технологий, определены принципы

взаимодействия традиционных и автоматизированных справочных средств.2

В данных методических рекомендациях была более подробно

разработана методика составления, усовершенствования и переработки

описей, создания каталогов, подготовки путеводителей, таким образом,

дифференцированный подход получил дальнейшее развитие.

Методические рекомендации «Основные положения развития

системы научно-справочного аппарата к документам государственных

архивов СССР» предлагали методику составления указателей, разграничив

указатели, выполняющие роль самостоятельных архивных справочников, и

указатели, существующие в качестве вспомогательного справочного

аппарата к другим справочникам.

К группе самостоятельных архивных справочников были отнесены

указатели фондов архива, указатели описей фонда (фондов) и указатели к

документам фонда (фондов). Ко второй группе были отнесены указатели к

каталогам документов архива, к путеводителям по фондам архива (архивов).3

Методические рекомендации, говоря об указателе фондов архива,

являющемся межфондовым справочником, определили главную его задачу в

обеспечении быстрого и эффективного поиска необходимых фондов. По

1 Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов СССР: методические

рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1981. — 77 с. 2 См.: Там же.


32

мнению составителей методических рекомендаций, указатель фондов мог

служить базой для подготовки краткого справочника по фондам архива и

дополнений к нему.1

Уровень методической проработки вопросов дифференцированного

описания архивной документной информации, достигнутый к середине 1980-

х гг., зафиксировали методические рекомендации 1986 г. «Методы описания

документной информации»2. Появление этих рекомендаций было

обусловлено требованиями дальнейшего совершенствования методов

дифференцированного описания на уровне фонда, дела, документа, а также

внедрением в архивную практику автоматизированных архивных

технологий. Данные рекомендации использовали опыт описания

информации, накопленный в информатике. В рекомендациях изложены

приемы анализа информации и методы ее свертывания в традиционных

справочниках и автоматизированных архивных информационных системах.

Рекомендации раскрывали общие требования к информационному анализу и

свертыванию документной информации, показывали методику

формализации описания информации.3

Методические рекомендации выделили основу архивных

справочников - описательную статью и основу информационной базы

атоматизированных поисковых систем - машиноориентированные документы

и классификационные схемы; показали совместимость традиционных

архивных справочников и автоматизированных информационных систем.4

Кроме того, методические рекомендации широко внедрили в практику

архивоведения новые понятия, заимствованные из информатики. Например,

они рассматривали аналитико-синтетическую переработку первичной

документации, уделив особое внимание основному методу информационного

анализа, его этапам; свертыванию информации, степени и пределе ее

1 Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов СССР: методические

рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1981. — 77 с. 2 Методы описания документной информации: методические рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1986. — 101 с. 3 См.: Там же.


33

свертывания. Рекомендации показали специфику методики анализа и

свертывания документной информации на разных уровнях: фонда, дела,

документа.1

В связи с активным внедрением в практику архивной работы

автоматизированных архивных технологий и разработкой

Автоматизированной системы научно-технической информации по

документам Государственного архивного фонда СССР рекомендации

рассмотрели ее основной информационный документ - карточку фонда.

Подробно был рассмотрен состав карточки фонда, обращено внимание на

основные элементы описания карточки фонда. Как и в традиционных

справочниках, в карточке фонда основную роль играла аннотация, на

основании которой и при наличии названия фонда создавался поисковый

образ фонда. Аннотация отражала основные документированные функции

деятельности фондообразователя, указывала виды и разновидности

документов, специфику фонда, его хронологические или географические

признаки.2

Подробно был разработан вопрос о свертывании информации в

аннотации, за основу брался дифференцированный подход, который

позволял описывать фонды с различной глубиной детализации информации.

Источниками заполнения реквизита «Аннотация» были традиционные

справочники. По мнению авторов методических рекомендаций,

информационный анализ при отборе сведений для данного реквизита по

своим источникам и направлениям был схож с информационным анализом

при составлении аннотации для путеводителя.3

В качестве основного метода информационного анализа в

методических рекомендациях был выделен повопросный (поаспектный)

метод. Информационный анализ предваряет свертывание, в результате

которого получается описательная статья справочника или заполненная

1 Методы описания документной информации: методические рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1986. — 101 с.



34

карточка фонда для Автоматизированной системы научно-технической

информации по документам Государственного архивного фонда СССР.

Таким образом, методические рекомендации 1981 г. «Методы

описания документной информации»1 подвели итог развитию

дифференцированного описания архивной документной информации на

начальном этапе внедрения автоматизированных архивных технологий в

архивную отрасль в 1970-1980-е гг.

Период 1990-х гг., связанный с существенными изменения в

социально-политической и экономической жизни нашей страны, придал

особую актуальность проблеме категорирования фондов. Подготовленные в

1994 г. методические рекомендации «Совершенствование научно-

справочного аппарата к документам бывших партийных архивов»2

предложили рассматривать деление фондов на категории лишь как

определение очередности работы по составлению научно-справочного

аппарата к архивным фондам.

В 1999 г. были разработаны методические рекомендации «Подготовка

путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных

архивов, хранящих документы советского периода»3. Рекомендации

определили очередность этапов работ по подготовке путеводителей и

методику их создания. Отдельно была описана методика характеристики

кинофотофоно документов и музейно-выставочных фондов.

Кроме этого, в рекомендациях были предложены примерная схема

деления фондов после 1917 г. на категории в региональных архивах и

центрах хранения документации и схема классификации фондов органов

власти и управления, учреждений и предприятий, первичных партийных и

комсомольских организаций.4

1 Методы описания документной информации: методические рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1986. — 101 с.

2 Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: методические рекомендации. / ГАС

России. ВНИИДАД. — М., 1994. — 56 с. 3 Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы советского

периода: методические рекомендации. / ВНИИДАД. — М., 1999. — 74 с. 4 См.: Там же.

35

Важным событием в архивной сфере 1990-х гг. стала разработка и

утверждение Государственной архивной службой России в 1995 г.

«Концепции информатизации архивного дела»1. В рамках ее практической

реализации была разработана «Программа информатизации архивного дела

России на 1997-2000 гг.»2.

В Программе предусматривались общеотраслевые направления, а

также работы, которые предполагалось осуществить в рамках

информатизации каждого архивного учреждения. Основной целью

программы стала активизация работ в области информатизации архивных

учреждений страны по следующим направлениям: научные и методические

работы по проблемам информатизации архивной отрасли, кадрового

обеспечения, организационные и практические работы. Программа

определила конкретные виды работ, их содержание, сроки и исполнителей.3

Одним из основных направлений работ стали разработка единой

системы нормативов и стандартов архивного описания документов,

классификаторов документной информации, разработка комплекса

нормативно-методических актов по обеспечению совместимости и

преемственности систем описания документов на всем жизненном цикле их

существования.4

По причине недостаточного финансирования «Программы

информатизации архивного дела России на 1997-2000 гг.» была реализована

лишь небольшая часть запланированных мероприятий. Наиболее

значительным результатом Программы можно назвать разработку и

внедрение программного комплекса «Архивный фонд», одной из основных

функций которого является создание автоматизированного научно-

справочного аппарата. В настоящее время данный программный комплекс

1 Концепция информатизации архивного дела (утв. Росархивом в 1995 г.) / Архивы России. Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml (дата обращения: 25.03.2015).

2 Программа информатизации архивного дела России на 1997-2000 гг. (утв. приказом Росархива № 64 от 20.12.1996 г.) / Архивы

России. Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml (дата обращения: 25.03.2015).



36

является базовым элементом для создания электронных справочно-

поисковых средств государственных архивов Российской Федерации.

Стоит отметить, что многие мероприятия, которые были

запланированы в «Программе информатизации архивного дела России на

1997-2000 гг.»1 реализованы позднее. Так одним из приоритетных

направлений разработок в Программе была названа проблема методической

регламентации создания архивных описаний в автоматизированных

системах.

Подводя итоги исследования становления отечественного подхода к

описанию архивных документов, стоит отметить следующее:

Отечественное архивоведение на протяжении многих лет успешно

разрабатывало принципы, методы и методику описательных работ, типы и

виды описаний. Взятые в совокупности эти принципы, методы, методика и

соответствующий им понятийный аппарат составили один из ведущих

разделов архивоведения - теорию описания.

На рубеже 1920-1930-х гг. в нашей стране сформировались

требования к научно справочному аппарату архивов, на основе которых в

1930 гг. появились первые удачные попытки разработки и внедрения, единых

для всей архивной отрасли, методов и подходов к архивному описанию.

Середина 1960-х гг. в отечественном архивоведении связана с

появлением дифференцированного подхода к созданию архивных

справочников, что означало отказ от единообразного описания разных по

информативности, значимости, сохранности документов архивных фондов и

переход к использованию рациональных методических приемов описания

архивной документной информации на всех этапах ее обработки.


общей теории архивоведения было разработано, в основном, в 1970 - начале

1 Программа информатизации архивного дела России на 1997-2000 гг. (утв. приказом Росархива № 64 от 20.12.1996 г.) / Архивы

России. Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml (дата обращения:

25.03.2015).

37

1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова1, И.В. Волковой

2, Т.Н. Долгоруковой

3,

A.B. Елпатьевского4, К.И. Рудельсон

5.

Главной тенденцией середины 1960-1980-х гг., определившей

развитие отечественного архивного дела вперед на долгие годы, стала

автоматизация. В этот период были заложены теоретические и методические

основы архивной классификации, началась активная разработка принципов

автоматизации справочно-поисковых средств архива.

К концу 1980 гг. дифференцированный подход сформировался как

полноценная методическая основа построения системы научно-справочного

аппарата, включающая как традиционные, так и автоматизированные

справочники.

Период 1990-х гг. связан пересмотром принципов категорирования

фондов и разработкой автоматизированных архивных технологий. Важным

событием в архивной сфере конца 1990-х гг. стала реализация Программы

информатизации архивного дела, в рамках которой в государственных и

муниципальных архивах был внедрен программный комплекс «Архивный

Фонд» и определены основные направления теоретических и методических

разработок в сфере архивного описания на ближайшие годы.6

К концу XX века в отечественном архивоведении сформировался

полноценный подход к описанию ретроспективной документной

информации, который требовал нормативно-правового и методического

обеспечения, так как существующие акты не учитывали существенные

изменения в социально-политической и экономической жизни страны.





М., 1980.— С. 129-156. 6 См.: Программа информатизации архивного дела России на 1997-2000 гг. (утв. приказом Росархива № 64 от 20.12.1996 г.) / Архивы


25.03.2015).

38

1.2. Требования к описанию архивных документов в

Российской Федерации на современном этапе

Важным событием для отечественной теории архивного описания

стала подготовка специалистами ВНИИДАД методического пособия

«Создание современных архивных справочников на основе

дифференцированного подхода»1, утвержденного Росархивом в 2002 г. В

положениях пособия были закреплены современные принципы и методы

отечественного подхода к архивному описанию с учетом использования

информационных технологий.

В настоящее время, это пособие можно рассматривать как один из

основных методических документов, которыми руководствуются

отечественные архивисты при создании архивных справочников и баз

данных. В нем рассмотрены теоретико-методические основы

дифференцированного подхода на современном этапе, а также методика

составления основных архивных справочников (описей, путеводителей,

каталогов, указателей, обзоров) на базе современного дифференцированного

подхода.2

На основе положений данного методического пособия конкретный

государственный архив может разрабатывать стратегию развития

справочных средств, определять оптимальный набор справочников для

своего архива и состав элементов описания для каждого из справочников, а

также уровень детализации информации в пределах каждого элемента

описания.

В соответствие с положениями методического пособия, в настоящее

время деление архивных фондов на категории проводится разными

архивными учреждениями дифференцированно, на основе комплексного

1 Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная

архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — 126 с.


39

подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них фондов и

является внутренним делом архива.1

В современных условиях описание архивной документной

информации по-прежнему базируется на дифференцированном подходе,

который не ограничивается выбором определенной методики составления и

совершенствования справочников, определением состава и наполнения

справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами

в зависимости от их информативности.

Дифференцированный подход к описанию архивных документов в

современных условиях сформировался как основной, универсальный метод








описания для каждого справочника.

Все элементы описания современных справочных средств можно

условно разделить на идентификационные и интеллектуальные:

«Идентификационные элементы описания архивных справочников -

это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая

идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных,

установить полное соответствие между единицей описания и

представляющим ее архивным описанием»2.


архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 20.

2 Там же.

40

«Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это

набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и

хранения единицы описания, ее состав и содержание»1.

Методика архивного описания напрямую зависит от уровня описания.

В нашей стране исторически сложились три уровня описания: фонд, дело,

документ. Стоит отметить, что архивные описания на любом уровне

приобретают смысл лишь тогда, когда будет подтверждена их

принадлежность к конкретному архивному фонду. Поэтому обязательными

элементами описания являются: поисковые данные единицы описания, ее

наименование, хронологические рамки, показатели объема2.

Для идентификации единицы описания на каждом из уровней

соответствует определенный состав описательных элементов. Так для

идентификации единицы описания на уровне архивного фонда

(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,

архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер

фонда);

название фонда;

крайние даты документов фонда;

объем фонда (количество единиц хранения)3.

Для идентификации единицы описания на уровне дела состав

элементов описания будет включать:


фонда, номер описи, номер дела);

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

объем дела (количество листов в деле)4.


архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 20. 2 Там же. — С 21.

3 Там же. — С. 21. 4 Там же.

41

Для идентификации единицы описания на уровне документа состав

элементов описания должен включать:


фонда, номер описи, номер дела, номер листа);

заголовок документа;

дату документа;

объем документа1.

Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов

описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей

описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов

описания для любого архивного справочника. Состав обязательных

элементов описания определяется целевым назначением справочного

средства, для которого оно составляется.

Современная регламентация описания архивной документной

информации основана на унификации элементов описания и разработке

стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено

внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных

технологий, необходимостью формирования единого информационного

пространства.

Четкая дифференциация элементов описания на обязательные и

дополнительные для всех архивных справочников, их строгая

упорядоченность в пределах каждого типа и вида, создают благоприятные

возможности для внедрения современных автоматизированных архивных

технологий, условия для формирования единого, общего для всех архивных

учреждений информационного пространства, продолжают углубленное

развитие дифференцированного подхода на современном этапе.

При создании научно-справочного аппарата архив должен учитывать

не только общие требования к составлению описательных статей, но и


архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 22.

42

особенности подготовки каждого типа и вида архивных справочников.

Рассматриваемое методическое пособие содержит руководства по созданию

обязательных для ведения в архиве справочников, к которым относятся:

опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог, и

дополнительных: указатель и обзор.1

Сущность современного дифференцированного подхода при создании

описи состоит в применении различной методики описания дел, выборе

состава и наполнения справочного аппарата к описи, установлении

очередности работ по описанию документов и усовершенствованию описей.2

К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую

информацию, имеющую широкие возможности использования, создаются

описи, снабженные указателями различных видов, предисловия включают

развернутые сведения по истории фондообразователя и истории фонда.

Фонды, содержащие информацию по одному направлению или одной

отрасли деятельности общества, могут содержать такое предисловие к описи,

в котором история фондообразователя дается кратко, справочный аппарат

может быть представлен одним указателем.

Описи фондов, содержащих информацию по одной теме или

имеющую характер частного дополнения к многоаспектным фондам, могут

не включать указателей.3

В методическом пособии опись рассматривается также и в составе

электронных справочных средств. Основой создания баз данных является

традиционная опись, она содержит такой набор обязательных и

дополнительных реквизитов, который позволяет на их основе преобразовать

опись в базу данных. При этом отмечается, что набор обязательных

реквизитов описи настолько универсален, что он позволяет создавать

1 Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 25.

2 Там же. — С. 27.

3 Там же.

43

полноценные базы данных описей и, в свою очередь, на ее основе получать

другие виды справочников в автоматизированном режиме.1

Сущность современного дифференцированного подхода при создании

каталогов заключается в правильном выборе вида каталога и применении

различных приемов описания документов с учетом информационных качеств

каталогов. Практическое осуществление дифференцированного подхода

означает оптимальный выбор видов каталогов, целесообразное определение

очередности выбора архивных фондов для каталогизации, выбора

структурных частей фондов, отбора дел и сведений из них, применение

комплекса рациональных приемов описания каждой характерной группы

документов фонда.

В зависимости от схемы построения каталоги могут быть

систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по

истории учреждений и каталог по истории административно-

территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и

географический. Систематические и тематические каталоги - это

справочники логической структуры, предметные каталоги - справочники

алфавитной структуры.2

Определение состава, видов каталогов конкретного государственного

архива осуществляется с учетом ранга и профиля архива, структуры, состава,

содержания фондов архива, степени тематической разработки фондов,

интенсивности и целей использования, наличия в архиве других архивных

справочников и их качества, возможностей архива.

Основой описания документной информации при создании каталогов

с применением электронных средств является традиционная методика с

учетом требований автоматизированных архивных технологий. Наиболее


архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 33. 2 Там же. — С. 39.

44

целесообразна в электронном варианте подготовка тематических и именных

каталогов.1

Состав реквизитов входного формата для тематических каталогов

основан на традиционном описании. Его реквизиты включают в основном,

элементы описания каталожной карточки: поисковые данные, дата

документа, дата события, география, название документа, название архива.

Это обязательные реквизиты описания тематического каталога. Могут быть

введены и дополнительные реквизиты: автор, адресат, персоналия,

дескрипторы.2

Состав реквизитов электронного формата именных каталогов,

подготовленных автоматизированным способом, так же, как и в

систематических каталогах, может быть различен. Основными же являются

следующие: фамилия, имя, отчество, аннотация документа, адрес документа.

Дополнительными могут быть такие реквизиты, как: место рождения,

жительства, национальность, сведения об общественном положении.3

Дифференцированный подход при составлении путеводителей

заключается в выборе вида и разновидности справочника (выборе объекта

описания), определении уровня описания, составлении схемы путеводителя,

определении реквизитов описательной статьи, составлении характеристики

объекта описания, определении состава научно-справочного аппарата

справочника.

При выборе разновидности справочника составители исходят из

наличия и полноты информации, содержащейся в других справочниках

системы научно-справочного аппарата архива, как обязательных - описях,

каталогах, так и дополнительных - указателях, обзорах.

При составлении путеводителей привлекаются и учетные документы:

описи, реестры описей, списки и листы фондов, реестры фондов,

исторические справки к фондам. Зачастую, выбор справочника определяется 1 Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 44. 2Там же. — С. 44.

3 Там же. — С. 47.

45

конкретными потребностями общества в информации по определенной

проблеме, теме, что обуславливает подготовку тематических справочников.1

Подготовка путеводителей по архиву (архивам) на базе

компьютерных средств может проводиться как государственным архивом

любого уровня, так и учреждениями других ведомств, хранящими документы

Архивного Фонда Российской Федерации.

Подготовка краткого справочника на базе компьютерных средств

целесообразна при необходимости оперативного введения в научный оборот

больших массивов новых поступлений или переводе на открытое хранение

рассекреченных документов, а также в качестве первого этапа работы при

составлении путеводителя по фондам архива (архивов).

Любой вид путеводителя может быть преобразован в базу данных.

Основой для их создания в архивах являются традиционные архивные

справочники, учетные документы или созданные на базе электронных баз

данных по учету, обеспечению сохранности, использованию.2

Дифференцированный подход к составлению указателей заключается

в выборе определенного вида указателя, в определении объекта описания,

разработке классификационной схемы, в определении реквизитов

описательной статьи справочника, в разработке научно-справочного

аппарата.

Выбор определенного вида справочника должен осуществляться с

учетом имеющейся системы научно-справочного аппарата архива. Если в

архиве уже имеются те или иные виды указателей, то сущность

дифференцированного подхода проявляется в выборе таких видов указателя,

которые в совокупности с имеющимися составят систему, представляющую

многоаспектную информацию об объекте описания, значительно

увеличивающую его информационный потенциал.3


архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 50. 2 Там же. — С. 67.

3 Там же. — С. 72.

46

Применение дифференцированного подхода при выборе указателя

означает четкое понимание его структурно-функциональных и

типологических особенностей, разграничение его с другими архивными

справочниками.

Сущность дифференцированного подхода при составлении обзоров

заключается в выборе фонда или темы в зависимости от вида обзора,

принципа группировки информации в основной части обзора, применения

различной методики представления информации о документах

(индивидуальная или групповая аннотации), различной методики описания

отдельных видов документов, определения целесообразного состава и

степени полноты справочного аппарата к обзору.1

Методическое пособие «Создание современных архивных

справочников на основе дифференцированного подхода» 2002 г. стало

важным методическим актом, в котором нашли отражение основные

положения современной отечественной концепции описания. Положения

пособия более чем за десять лет их существования не потеряли своей

актуальности, об этом свидетельствует то, что разработка многих

нормативных и методических актов, касающихся описания архивной

документной информации, проводится на их основе.

В настоящее время главным нормативным актом, определяющим

порядок создания справочно-поисковых средств архива, являются Правила

организации хранения, комплектования, учета и использования документов

Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в

государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,

организациях Российской академии наук2, утверждённые в 2007 г. Пятая

глава Правил посвящена организации использования документов Архивного

Фонда Российской Федерации и других архивных документов, в ней

1 См.: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная


2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии

наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18.01.2007 г.) / Архивы России.

Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата обращения: 24.04.2015).

47

закреплены общие требования к справочно-поисковым средствам архива,

описанию архивных документов, рассматриваются аспекты создания описи

дел, документов, путеводителей, каталогов, указателей и обзоров,

автоматизированного научно-справочного аппарата. Часть Правил1,

посвященная архивному описанию, является обобщенным повторением

положений методического пособия 2002 г. «Создание современных архивных

справочников на основе дифференцированного подхода»2, которые

достаточно подробно были рассмотрены ранее.

Совершенствование лингвистического обеспечения архивного

описания было продолжено подготовкой нового классификатора

документной информации. Прежние схемы единой классификации

документной информации3, несмотря на их проработанность, давно уже не

соответствовали новым социально-политическим и экономическим реалиям,

поэтому дополнения и изменения, вносимые в них, не решали поставленных

задач. Так в 2007 г. был опубликован Единый классификатор документной

информации архивного фонда Российской Федерации4.

Единый классификатор документной информации Архивного Фонда

Российской Федерации стал результатом пятилетней работы, которая велась

сектором государственного учета и научно-справочного аппарата отдела

архивоведения ВНИИДАД совместно со специалистами 5 федеральных, 23

региональных архивов и Мосгосархива. Разработчики изучили и

использовали отечественный опыт классификации не только в архивной

отрасли, прежде всего схемы единой классификации документной

информации и тематические рубрики, но и в смежных областях, что нашло

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18.01.2007 г.) / Архивы России.


2 Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — 126 с.

3 См..: Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР

(советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д. Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; сост.: Л. С. Вирсис, И. В. Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М., 1978. — 278 с. и

Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (XVIII - нач. XX

вв.) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. А. П. Курантова, В. Н. Автократова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; отв. сост.: Л. С. Вирсис. — М, 1983. — 119 с.


Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с.

48

отражение, как в научной концепции Единого классификатора, так и в

проекте классификатора и методических указаниях по его применению.

Новый классификатор1 пришел на смену прежним Схемам единой

классификации документной информации в систематических каталогах

государственных архивов СССР советского периода 1978 г.2 и 1983 г.

3

досоветского периода. Прежде всего, Единый классификатор был

предназначен для классификационного анализа информации, содержащейся в

документах Архивного фонда Российской Федерации всех периодов истории

России – досоветского, советского и постсоветского. Он применим к

документам с любым носителем информации, хранящимся в

государственных и муниципальных архивах, а также в других

архивохранилищах, которым в соответствии с действующим

законодательством предоставлено право постоянного хранения документов

Архивного фонда Российской Федерации.

Классификатор является основой построения современной системы

поисковых средств архивов, позволяющей объединить все архивные

информационные ресурсы в единое целое. Его можно рассматривать как

многофункциональный методический инструмент, предназначенный для

компактного описания и индексирования тематической информации

документов Архивного фонда Российской Федерации, структурирования

архивной информационной среды, организации автоматизированного поиска

архивной документной информации.

Единый классификатор документной информации Архивного фонда

Российской Федерации, как и предшествующие Схемы единой

классификации, состоит из классификационных таблиц (Главной, Основной,

5 таблиц определителей), справочно-ссылочного аппарата, списка


Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с. 2 Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский

период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д. Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; сост.: Л.

С. Вирсис, И. В. Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М., 1978. — 278 с. 3 Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (XVIII - нач.

XX вв.) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. А. П. Курантова, В. Н. Автократова, К. И. Рудельсон, Н. М.

Шепуковой ; отв. сост.: Л. С. Вирсис. — М, 1983. — 119 с.

49

сокращений, алфавитно-предметного указателя, методических указаний по

его применению. Но кроме этого, для обеспечения преемственности, в

классификатор были включены таблицы соответствия индексов понятий

Единого классификатора индексам Схем классификации документной

информации советского и досоветского периодов.1

Составители классификатора исходили из того, что потребителей

документной информации обычно интересует определенная тема, а значит,

тематическая информация архивных документов должна быть организована в

систему. Данную задачу выполняет классификационная схема, состоящая из

главной и основной таблиц. Совокупность включенных в них понятий можно

представить в виде сети, покрывающей тематическое многообразие

документов Архивного фонда Российской Федерации. При этом каждое

понятие имеет свой индекс.

Главная таблица Единого классификатора документной информации

включает 32 отдела, которые расположены в логической последовательности.

Построение Основной таблицы ЕКДИ проведено на 4-х уровнях деления

информации — отдел, подотдел, раздел, подраздел. Исключение составляют

7 разделов, частично представляющие информацию на 5-м уровне, что

связано с необходимостью дать информацию в Схеме на оптимальном для

практической работы уровне.2

Можно подчеркнуть, что Основная таблица классификатора является

открытой для последующего углубления. Сотенный принцип позволяет

практически неограниченно расширять классификатор путем добавления

новых индексов, не ломая системы в целом. Дальнейшая детализация может,

при необходимости, осуществляться конкретными государственными

архивами в рубриках и подрубриках, то есть на 5 и 6 уровнях, в направлении

от общего к частному, путем конкретизации понятий вышестоящих уровней

с учетом специфики состава и содержания хранящихся у них архивных

1 См.: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н.

М. Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с. 2 См.: Там же.

50

документов. Такой подход обеспечивает каждому архивному учреждению

возможность представления информации на целесообразном для архива

уровне детализации информации, но в рамках общей классификационной

схемы. При этом государственные и муниципальные архивы не могут

самостоятельно вносить коррективы в понятия и их индексы 1 — 4 и

частично 5 уровней, менять порядок расположения понятий, вносить новые

понятия, исключать понятия из Схемы единой классификации.1

При построении классификатора учитывались все кардинальные

изменения, происшедшие в социально-политической и экономической жизни

страны за последние десятилетия, появление новых массивов документов в

составе Архивного фонда страны. В классификатор введено множество

новых понятий, новые отделы, изменились названия некоторых из них.

В отличие от прежних схем2 в Единой схеме классификации

документной информации индекс «Общие вопросы» присутствует в каждом

отделе и ряде подотделов, а его детализация осуществляется с помощью

следующих понятий: законодательство, состояние и развитие вопроса,

организация работы в данном направлении, органы управления, персоналии.3

Достоинством действующего классификатора является то, что

понятие «органы управления» детализируется на нижестоящем уровне:

общегосударственные органы управления и региональные органы

управления.4 Для каждого из этих понятий в круглых скобках указываются

основные учреждения-фондообразователи по трем периодам - досоветскому,

советскому, постсоветскому в хронологической последовательности внутри

каждого из них. Это позволяет использовать его любым архивам при

распределении архивных фондов по степени их информативности и

1 См.: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н.

М. Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с. 2 См..: Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР

(советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д. Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М.

Шепуковой ; сост.: Л. С. Вирсис, И. В. Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М., 1978. — 278 с. и Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (XVIII - нач. XX

вв.) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. А. П. Курантова, В. Н. Автократова, К. И. Рудельсон, Н. М.

Шепуковой ; отв. сост.: Л. С. Вирсис. — М, 1983. — 119 с. 3 См.: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н.

М. Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с.


51

последующем планировании работы по созданию и совершенствованию

научно-справочного аппарата.

Одним из основных направлений использования Единого

классификатора документной информации1 стало его применение в качестве

информационно-поискового языка в локальных базах данных и

интегрированных справочно-поисковых средствах архива. Более того, с его

помощью автоматизированный поиск информации доступен внутри не

только одного, но и всех российских архивов, при условии использования

технологии глобальных информационных сетей. Именно на его основе

возможна классификация информации автоматизированного Центрального

фондового каталога.

Разработка и внедрение Единого классификатора документной

информации Архивного Фонда Российской Федерации сыграли важную роль

в упорядочении отечественной системы научно-справочного аппарата,

открыв широкие возможности для ее дальнейшего совершенствования.

В декабре 2011 г. была утверждена новая «Программа

информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных

ему учреждений на 2011-2020 гг.»2 Программа представляет собой комплекс

организационных, технических и технологических мероприятий. Ее ядром

является создание и развитие информационной инфраструктуры

Федерального архивного агентства и подведомственных ему архивов.

Основные направления Программы ориентированы на решение широкого

круга проблем, существующих в архивной сфере в целом. Выработанные в

Программе подходы реализовываются не только на федеральном уровне, но

и на уровне архивных учреждений субъектов Российской Федерации. Так как

программа является ориентиром, определяющим цели и направления

региональных программ информатизации архивов.


Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с. 2 Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. (утв. приказом

Федерального архивного агентства № 104 от 02.12.2011 г.) / Архивы России. Информационный портал. – 2015. – URL :

http://archives.ru/programs/informatization.shtml (дата обращения: 10.04.2015).

52

С реализацией Программы1 связана активизация научно-

исследовательских проектов и методических разработок в области архивного

описания, так как описание документной информации является основным

элементом предоставления доступа к информационным ресурсам

государства. Так в 2012 г. было подготовлено пособие «Рекомендации по

созданию Интернет-каталогов архивных документов»2.

В пособии дано определение понятию «электронный каталог - это

информационная система, содержащая сведения об архивных документах,

которые могут включать поисковые данные документа, текстовую

описательную информацию, образы документов, сведения о систематизации

и другое»3. Электронный каталог, являющийся составной частью

информационно-справочной системы архива или нескольких архивов,

обеспечивает оперативность получения информации широкому кругу

пользователей. Основные виды электронных каталогов это: тематический

справочник или указатель, справочник или указатель по видам документов

архива, медиаресурс.

Основой любого электронного каталога, в том числе, архивного,

является база данных, поэтому в данном пособии рассмотрены принципы

создания баз данных, системы управления базами данных, организация

онлайн доступа к базам данных. Рекомендации по созданию Интернет-

каталогов архивных документов в большей степени представляют

технический аспект создания электронных каталогов и обеспечения

отдаленного доступа к ним. Разработчики пособия во многом опирались на

зарубежный опыт создания электронных информационно-справочных

средств архива.4

1 Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. (утв. приказом Федерального архивного агентства № 104 от 02.12.2011 г.) / Архивы России. Информационный портал. – 2015. – URL :


2 Рекомендации по созданию Интернет-каталогов архивных документов: методическое пособие. / ВНИИДАД. сост.: И.В. Караваев, Н.В. Глищинская. – М., 2012. – 29 с.

3 Там же. – С 4.

4 Там же. – С 3.

53

В 2013 г. специалистами ВНИИДАД были подготовлены

методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной

форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных

и муниципальных архивов»1. В данных методических рекомендациях

определен статус описи дел, документов в электронной форме, показаны

способы создания электронных описей, сформулированы основные

требования к оцифровке описей дел, документов, к форматам представления

электронных образов описи, структуре записей и наименованию файлов,

контролю качества электронных описей, определены общие требования к

составу и оформлению электронной описи.

В положениях методических рекомендаций описана методика

усовершенствования описей дел, документов при их переводе в электронную

форму: сформулированы унифицированные требования по техническому

оформлению элементов описательной статьи электронной описи, дана

методика заполнения основных элементов описательной статьи электронной

описи, представлена методика усовершенствования заголовков единиц

хранения/единиц учета для повышения эффективности автоматизированного

поиска.

Также в рекомендациях показаны пути интеграции описей дел,

документов в информационную инфраструктуру архива, варианты

включения электронных описей в систему автоматизированного научно-

справочного аппарата архива, возможности организации доступа

пользователей к электронным описям, включая средства удаленного

доступа.2

Методические рекомендации «Составление архивных описей в

электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру

государственных и муниципальных архивов» сняли многие методические

1 Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и

муниципальных архивов: методические рекомендации. // ВНИИДАД; ответств. сост.: В. Г. Ларина. — М., 2013. — 111 с. 2 См.: Там же.

54

проблемы, которые раньше архивы вынуждены были решать самостоятельно,

путем разработки локальных методических актов. Рекомендации1 стали

логическим продолжением общих положений об автоматизации научно-

справочного аппарата закрепленных в Правилах организации хранения,

комплектования, учета и использования документов Архивного фонда

Российской Федерации и других архивных документов в государственных и

муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской

академии наук (2007 г.)2.

Подводя итоги изучения современных российских требований к

архивному описанию, стоит отметить:

Особенностью современной российской регламентации описания

архивной документной информации является отсутствие единого

нормативно-методического акта. Российские требования к архивному

описанию сформулированы в следующей совокупности нормативно-

правовых и методических актов:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об

архивном деле в Российской Федерации»3;

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов в государственных и муниципальных

архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии

наук (2007 г.);

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное

дело. Термины и определения» (2013 г.)1;


муниципальных архивов: методические рекомендации. // ВНИИДАД; ответств. сост.: В. Г. Ларина. — М., 2013. — 111 с.



Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата обращения: 24.04.2015). 3 Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон (от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в ред. от 27.07.2010 г.) // Архивы

России. Информационный портал. – 2015. – URL : http://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml (дата обращения:

01.04.2015).

55

4. Единый классификатор документной информации Архивного

фонда Российской Федерации (2007 г.)2;

5. Методические рекомендации «Создание современных архивных

справочников на основе дифференцированного подхода» (2002 г.)3;

6. Методически рекомендации «Составление архивных описей в

электронной форме и их интеграция в информационную

инфраструктуру государственных и муниципальных архивов»

(2013 г.)4.

В настоящее время деление архивных фондов на категории

проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на

основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности

хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива.







В российском архивоведении дифференцированный подход к

описанию архивных документов сформировался как основной,

универсальный метод преобразования первичной документной информации,

действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки,

начиная с проведения экспертизы ценности документов, формирования дел и

их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных



1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» // Гарант. Информационно-правовой портал. – 2015. – URL : http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения:

05.02.2015). 2 Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М.





56



В настоящее время все элементы описания современных справочных

средств можно условно разделить на идентификационные и

интеллектуальные:










В нашей стране исторически сложились три уровня описания: «фонд»-

«дело»-«документ». Для идентификации единицы описания на каждом из

уровней соответствует определенный состав описательных элементов,

который определяется целевым назначением справочного средства, для

которого оно составляется. Обязательными элементами описания являются:

поисковые данные единицы описания, ее наименование, хронологические

рамки, показатели объема.








архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 20.Там же. 2 Там же.

57








58

Глава 2. Основной международный стандарт архивного

описания (2000 г.): история и основное содержание

На международном уровне первые попытки стандартизации описания

документной информации были предприняты в библиотечном деле.

Библиотеки раньше архивов испытали потребность в стандартизации правил

описания. Прежде всего, это связано с характером документов, которые

составляют основу библиотечных коллекций. Преимущественно это

опубликованные документы, существующие в виде идентичных копий,

хранящихся в разных библиотеках. Основное преимущество стандартизации

описания для библиотек заключается в том, что библиографическое

описание, составленное для отдельного издания в одном учреждении, может

быть использовано в каталогах других библиотек, в фондах которых

хранится это издание1.

Нарастающая потребность в стандартизации библиографического

описания и точек доступа привела к созданию ряда нормативных актов -

прежде всего Международного стандарта библиографического описания

(International Standard Bibliographic Description, 1969 г.)2 и национальных

правил каталогизации, позднее — ряда рекомендаций и руководств по

формированию точек доступа.

В архивной отрасли осознание необходимости разработки общего

стандарта описания произошло позднее. Архив по своей природе - институт

более закрытый, архивные коллекции включают в себя серии уникальных

документов, которые описываются в соответствии с логикой их создания, что

подразумевает иерархическое описание, помещающее каждый документ в

свой контекст. Для архивов такой острой необходимости стандартизации

описания для обеспечения совместной работы не было, фактически не было и

1 Жлобинская О.Н. Библиотеки и архивы: сближение стандартов // Официальный сайт Национальной службы развития системы

форматов RUSMARC. – 2015. – URL : http://www.rba.ru/rusmarc/publish/arhiv.pdf (дата обращения: 29.01.2015).

2 См.: Международное стандартное библиографическое описание / Междунар. федерация библ. ассоциаций и учреждений, Рос. библ. ассоц., Межрегион. ком. по каталогизации, Рос. гос. б-ка ; пер. с англ. Н. В. Шпановой ; науч. ред. пер.:Т. А. Бахтурина, Н. Н.

Каспарова (рук. проекта). — Консолидированное изд. — М., 2014. — 325 с.

59

единых стандартов описания. Применительно к архивам скорее можно

говорить не о стандартизации, а о разработке единообразного подхода с

учетом возможностей современного поиска.

Первые усилия в области международной стандартизации были

предприняты в 1980-е гг. в англо-саксонских странах под влиянием опыта

работы библиотек. Архивисты Соединенных Штатов Америки,

Великобритании и Канады активно поддержали мнение о необходимости

разработки и внедрения единых стандартов описания. В 1986 г. Бюро

канадских архивистов опубликовало работу «К вопросу о стандартах

описания». Эта публикация, содержащая набор правил по описанию всех

видов архивных материалов, называлась «Правила архивного описания».1

Таким же путем шел Международный Совет Архивов, когда в октябре

1988 г. организовал международную встречу экспертов в области

стандартизации описания документной информации в Оттаве, Канада.

Группа экспертов приняла девять резолюций, устанавливающих, помимо

всего прочего, принципы по разработке, применению и поддержанию

стандартов описания, которые стали приоритетными при планировании

будущих стратегий для Международного Совета Архивов.

Для дальнейшей теоретической и практической разработки

стандартов описания в декабре 1989 г. была образована и впервые созвана

Специальная комиссия Международного Совета Архивов. Комиссия

включала архивистов из Великобритании, Канады, Соединенных Штатов

Америки, Германии, Франции, Швеции, Португалии и Малайзии2.

Первостепенной задачей членов комиссии стала разработка основных

теоретических принципов описания ретроспективной документной

информации, подобных «Парижским принципам», принятым в библиотечном

деле в 1961 г. при поддержке Международной федерации библиотечных

ассоциаций. Документ, подготовленный Международным Советом Архивов,

1 Сибиль К. Стандарты Международного совета архивов по архивному описанию: ISAD (G) и ISAAR (CPF) // Информационный

вестник ВНИИДАД. перевод: В.Н. Гармаш, науч. ред.: С.Г. Еремеев — М.,2005. —№ 2. — С. 50.

2 Там же.

60

был формально одобрен на заседании в 1992 г. в Монреале под названием

«Декларация о принципах архивного описания»1.

«Декларация о принципах архивного описания» была призвана

закрепить основные принципы по разработке стандартов архивного

описания, применимые в международном масштабе. Она определила четыре

основные задачи по стандартам архивного описания:

- обеспечить создание согласованных, последовательных и

соответствующих описаний документной информации;

- способствовать распространению данных о фондообразователе;

- облегчить поиск и обмен информацией по архивным материалам;

- обеспечить возможность интеграции описаний, полученных из

разных источников, в единой информационной системе.

В «Декларации о принципах архивного описания» подчеркивалось,

что «стандарты описания ретроспективной документной информации

должны основываться на общепринятых теоретических принципах».

Декларация признавала, что «элементы информации об архивных материалах

требуются на каждом этапе в управлении документами», в тоже время она

ограничивала сферу описания, исходя из того, что это «формальный процесс,

происходящий после того, как архивный материал уже систематизирован и

все архивные единицы, равно как и их составные части, подлежащие

описанию, уже определены»2.

В качестве самой большой единицы описания Декларация признавала

фонд, который определялся как «все документы, независимо от формы или

носителя информации, естественным образом собранные (произведенные)

и/или накопленные и используемые отдельным человеком, целым

семейством или корпоративной организацией в процессе личной или

корпоративной деятельности». Поскольку «процесс описания проводится,



2 Там же.

61

планируется и исполняется от общего к частному, то описание дается

сначала на фонд в целом, а потом на отдельные его части»1.

Наконец, Декларация утверждала, что необходимо связать

информацию о происхождении документа с информацией об архивном

материале для того, чтобы более подробно раскрыть содержание фонда. На

основе вышеизложенных принципов была продолжена работа по созданию

международного стандарта архивного описания.

Важным этапом подготовки стандарта стала идентификация основных

элементов описания. Экспертами комиссии было принято решение, в первую

очередь, индивидуализировать и идентифицировать элементы, которые

можно объединить, чтобы составить описание архивного юридического

объекта (фондообразователя).

Определить, какие элементы действительно полезны для создания

исчерпывающего архивного описания помог сравнительный анализ трех

англо-американских стандартов, касающихся содержания данных. Для

сравнения были выделены следующие национальные стандарты:

Архивы, личные документы и рукописи США (U.S.’s Archives,

Personal Papers and Manuscripts);

Канадские правила архивного описания (Canada s Rules for

Archival Description);

Руководство Великобритании по архивному описанию (Great

Britain’s (Manual for Archival Description).2

По результатам сравнительного анализа, эксперты Международного

Совета Архивов идентифицировали двадцать элементов данных,

приведенных во всех трех стандартах, все они имели существенные

совпадения. Так как все три стандарта в основном совпадали в отношении

правил описания каждого элемента данных, было принято решение взять за

основу стиль одного из существующих стандартов.



2 Там же. — С. 54.

62

При разработке единого стандарта, эксперты Международного Совета

Архивов постарались разграничить общие аспекты архивного описания и

специфические национальные концепции. Например, в стандарте не были

описаны правила по созданию индекса, потому что терминология

индексирования имеет непреодолимые национальные особенности: термины

индексирования являются лишь общими элементами подхода к архивному

описанию материала. Ожидалось, что с помощью международного стандарта

описания удастся унифицировать практику архивной работы за пределами

национальных границ и устранить определенный уровень специфики,

обнаруженной в национальных стандартах.

Первая редакция Основного международного стандарта архивного

описания1, опубликованная в 1994 г., стала знаком международного

сотрудничества в области архивного описания, общие правила описания

сразу же начали входить в повседневную практику архивных учреждений

многих стран мира.

Появление в 2000 г. второй редакции стандарта архивного описания

стало результатом пятилетней работы по доработке первого издания, о плане

проведения которой было заявлено в предисловии к нему.2 В стандарт

предполагалось внести уточнения, касающиеся национальной специфики

применения основных положений Основного международного стандарта

архивного описания.

Специальная Комиссия по стандартам описания при Международной

Информационной Ассоциации, разработавшая Основной международный

стандарт архивного описания, стала постоянно действующей комиссией на

Международном архивном конгрессе, проходившем в Пекине в 1996 г.

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : утвержден специальной комиссией по стандартам описания,

Стокгольм, Швеция, 21-23 января 1994 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; перевод: В.Н. Гармаш. науч. ред.

пер.: В.Г. Ларина./ Термика. – 2015. – URL : http://termika.ru/issao?d&nd=982301653&nh=0 (дата обращения: 01.02.2015).

2 Там же.

63

Комиссия по стандартам описания в своей программе на период 1996–2000

гг. заявила о пересмотре стандарта как о своей первоочередной задаче.1

В начале 1998 г. архивному сообществу было объявлено о

необходимости внесения предложений по доработке стандартов со стороны

членов Международного Совета Архивов. Соответствующие письма были

отправлены во все учреждения и ассоциации, входящие в состав

Международного Совета Архивов. Уведомление было опубликовано на сайте

Международного Совета Архивов в Интернете.

В конце сентября 1998 г. секретариат Международного Совета

Архивов получил около 33 предложений от национальных комитетов,

организаций и физических лиц из 25 стран. Из всех комментариев был

составлен единый документ - «Рецензия на сборник комментариев по

Основному международному стандарту архивного описания».2

Первый вариант усовершенствованного стандарта был представлен в

октябре 1998 г. в Гааге. Этот проект был распространен среди всех членов

Комитета, и все поправки и уточнения вносились по почте. Окончательный

вариант стандарта был принят на третьем пленарном заседании Комитета в

Стокгольме, и отдан в печать к началу XIV Международного архивного

конгресса, проходившего в Севилье, Испания, в сентябре 2000 г.3

В 2011 г. Основной международный стандарт архивного описания

был переведен на русский язык и издан Президентской библиотекой имени Б.

Н. Ельцина в соответствии с разрешением Международного Совета Архивов.

Главным редактором перевода стандарта на русский язык был назначен

директор Президентской библиотекой имени Б. Н. Ельцина по

информационным ресурсам - доктор педагогических наук Е.Д. Жабко. В

редколлегию издания стандарта вошли лингвисты-переводчики и

специалисты в области библиотечного и архивного дела: Ю. Г. Селиванова,



2 См.: ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-

Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с.


64

Т. Л. Масхулия, В. О. Кузнецова, М. В. Стегаева. Адаптация специфических

архивных терминов стандарта проходил при активном участии

представителей Государственного Архива Российской Федерации: О. Н.

Копыловой, Л. А. Роговой, Т. Н. Котлова.

Стоит отметить, что Основной международный стандарт архивного

описания1 в Российской Федерации не имеет официального статуса, а

является изданием справочного характера. Поскольку русскоязычный

вариант второй редакции стандарта является основным источником

исследования, целесообразно перейти к его более подробному рассмотрению.

Основной международный стандарт архивного описания представляет

собой общее руководство по подготовке архивных описаний. Он не

предъявляет требований к способам, с помощью которых элементы

содержания представляются в конкретных видах архивных справочников,

например, в описях, каталогах, списках. Это ограничение обусловлено

спецификой организации архивного дела в разных странах. Стандарт

«должен использоваться в соединении с существующими национальными

стандартами или в качестве основания для развития национальных

стандартов»2.

Согласно стандарту, «главная цель архивного описания -

идентифицировать и объяснить контекст и содержание архивных материалов

для повышения их доступности, что может быть достигнуто путем создания

точных и соответствующих представлений и организации данных в

соответствии с заранее установленными требованиями»3.

Несмотря на то, что стандарт был разработан для описания архивных

материалов, после того как они были отобраны для хранения, его

допускается применять и на более ранних этапах создания научно-

справочного аппарата к документной информации.

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм,

Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с.

2 Там же. – С. 27.

3 Там же. – С. 28.

65

Правила архивного описания, приведенные в стандарте, могут быть

применены вне зависимости от формы или носителя документа, но они не

являются руководством для описания специфических материалов, таких как

печати, звуковые записи или географические карты. Для описания данных

материалов существуют специальные Руководства, которые возможно

применять в сочетании с Общим международным стандартом архивного

описания1.

Стандарт дает основные рекомендации для создания наиболее общих

элементов, обнаруженных в национальных системах, предназначенных для

описания архивного материала. На основе сравнительного анализа

нормативной базы архивного описания ряда стран, в стандарте были

идентифицированы двадцать шесть элементов, которые могут быть

объединены для создания архивного описания. Эти элементы следует

широко применять для архивного описания независимо от вида или размера

единицы описания. Предполагается что структура и содержание информации

в каждом из этих элементов, должны быть разработаны в соответствии с

применяемыми национальными правилами. В результате чего они не

ограничиваются определенным типом справочника или описательным

форматом2.

Положения Основного международного стандарта архивного

описания основаны на признанных во всем мире теоретических принципах.

Например, тот принцип, что архивное описание производится от общего к

частному, является практическим следствием принципа уважительного

отношения к фонду. Этот принцип имеет первостепенное значение для

построения структуры или системы любого архивного описания, не

зависящей от научно-справочного аппарата хранилища, функционирующего

как в ручной, так и в автоматизированной среде.

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-



66

Неотъемлемой частью стандарта1 является глоссарий из двадцати

семи терминов и их определений, относящихся к основным правилам. Стоит

отметить, что эти определения были сформулированы специально для

Основного международного стандарта архивного описания. В третьей главе

данного исследования приведены результаты сравнительного анализа

определений стандарта и отечественных требований к архивному описанию.

Основная содержательная часть стандарта, кроме правил применения

двадцати шести элементов архивного описания, содержит концепцию

многоуровневого описания.

В контексте данных правил, под многоуровневым описанием

подразумевается «техника описания, при которой информация может быть

организована в иерархические уровни таким образом, чтобы сначала дать

краткий обзор фонда в целом, а затем представить более детальное

рассмотрение его частей. Полученный таким образом массив описаний,

связанных иерархически, должен представлять собой фонд и те его части,

для которых были сделаны описания»2.

Органическое структурирование групп документов в процессе

архивной систематизации, предполагает перенос этой иерархической

структуры в научно-справочный аппарат, который отражает процесс деления

описываемого материала на более мелкие части, например, как фонд делится

на дела, а дела на отдельные документы.

Стандарт приводит иерархическую модель уровней систематизации

для фонда и его составных частей. Фонд может подразделяться:

1. «Подфонды - подраздел фонда, содержащий группу связанных

записей, относящихся к административным подразделениям той

организации, где они были созданы, а если это невозможно,

структурированных по географическим, хронологическим, функциональным

или схожим признакам самого материала. В случаях, когда организация-

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-


2 Там же. – С. 29.

67

создатель имеет сложную иерархическую структуру, каждый подфонд имеет

столько второстепенных подфондов, сколько необходимо для представления

всех уровней иерархической структуры первичного второстепенного

административного отдела»1;

2. «Описи - документы, структурированные в соответствии с системой

дел или содержащиеся как группа по причине того, что они были собраны

или организованы в дела в процессе одной и той же деятельности, или имеют

определенную форму, или по какому-то другому объединяющему их

параметру: создание, получение или использование»2;

3. «Подописи - описи можно разделить на подописи, если физический

характер документов позволяет это сделать»3;

4. «Дела - организованная часть документов, сгруппированных

создателем для текущего пользования или в процессе архивной организации

материала на основе их тематической принадлежности, принадлежности к

определенному виду деятельности или передачи»4;

5. «Отдельные единицы - наименьшая интеллектуально неделимая

архивная единица, например, письмо, меморандум, отчет, фотография,

аудиозапись»5.

Эти уровни могут сами по себе подразделяться на неопределенное

количество промежуточных уровней в соответствии со сложностью

внутренней структуры фонда.

Стандарт основан на соответствии между этими органическими

уровнями систематизации (фондами) и уровнями описания. Каждый уровень

описания соответствует уровню систематизации. Части фонда могут быть

описаны отдельно, используя соответствующие элементы стандарта.

Дополнительные описания, полученные таким образом, являются


Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-

Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – С. 30.

2 Там же. – С. 31. 3 Там же.

4 Там же. – С. 32.

5 Там же. – С. 33.

68

связанными в иерархической структуре и представляют фонд и его составные

части.

Согласно положениям стандарта, многоуровневое описание следует

четырем принципам1:

«описания проводятся от общего к частному»2 - описание

больших составов документов в фондах, группах документов или сериях

документов должно предшествовать любым попыткам создания описаний на

уровне отдельной единицы хранения, полностью соотносится с соблюдением

теории «уважения к фонду» на практике;

«информация должна соответствовать уровню описания»3 -

информация, относящаяся к уровню описания, должна точно представить

контекст и содержание единицы описания. Основным правилом, для

информации об уровне описания является предоставление только той

информации, которая соответствует описываемому уровню;

«описания должны быть связаны между уровнями»4 - связать

каждое описание с его более высокой единицей описания, чтобы сделать

уровень единицы описания ясным и понятным;

«неповторение информации»5 - следует избегать избыточности

информации в иерархически связанных архивных описаниях. На самом

высоком возможном уровне следует предоставить информацию, общую для

всех составных частей. Повторение информации, уже данной на более

высоком уровне, неприемлемо на более низких уровнях описания.

Параграфы стандарта, раскрывающие концепцию многоуровневого

описания, очень краткие. Но без них применение данного стандарта было бы

невозможным.

1 См.: ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм,



2 Там же. – С. 35. 3 Там же.

4 Там же. – С. 36.

5 Там же.

69

В третьей главе стандарта «Элементы описания» раскрывается

основная содержательная часть стандарта, в ней представлены двадцать

шесть элементов архивного описания и правила их использования, каждое из

которых имеет следующую структуру1:

название элемента описания, подчиняющегося этому правилу;

изложение цели включения данного элемента в описание;

изложение общего правила (или правил), применяемого к

элементу.

Большинство элементов описания, там, где это уместно, имеют

примеры, иллюстрирующие выполнение этого правила. Примеры,

приведённые в тексте стандарта, иллюстративны и не являются

предписывающими. Кроме этого, для пояснения контекста после каждого

примера в скобках или курсивным шрифтом указывается уровень описания, к

которому относится данный пример. На следующей строке, также курсивным

шрифтом, указывается учреждение, в фондах которого хранится тот

материал, который иллюстрируется примером. Кроме указания уровня

описания, источника описания и пометки с самим примером, правило может

содержать примечание, в виде объяснительного комментария.

Стоит отметить, что все элементы описания, в соответствии с

принадлежностью к определенной области описательной информации

делятся на семь разделов, включающих в себя правила использования

каждого из двадцати шести элементов архивного описания:

Раздел «Область идентификации»2 является обязательным для любого

описании и на любом уровне для того, чтобы использовать его определения

по идентичности, и поэтому содержит существенную информацию для

распознавания описываемой архивной единицы и облегчения ее поиска.

Помимо этого, данный раздел служит для того, чтобы дать возможность




2 Там же.

70

пользователям быстро идентифицировать релевантный материал. Раздел

содержит правила применения пяти элементов описания:

1. Код(ы) идентификации - уникальный идентификатор единицы

описания, включающий в себя коды страны и хранилища, а также особый

местный идентификационный код. Основная цель применения кодов

идентификации - однозначно определить единицу описания и дать ссылку на

описание, которое к ней относится, что крайне важно для обмена

информацией на международном уровне;

2. Заглавие – включает в себя формальное и вспомогательное

заглавия, которые зависят от национальных или языковых правил.

Формальное заглавие – это заглавие, которое явно фигурирует в

описываемом архивном материале, а вспомогательное заглавие

присваивается архивистом, в случае если отсутствует формальное.

3. Дата(ы) – элемент целью которого является идентификация и

регистрация дат(ы) единицы описания. В стандарте приведены несколько

типов дат: дата(ы) когда были собраны регистрационные записи в процессе

сделок или ведения дел; дата(ы) создания документов, включая даты копий,

изданий или версий, приложений или оригиналов единиц, созданных до того,

как они были собраны в виде регистрационных записей; другие даты в

соответствии с национальными правилами. Подчеркивается, что в ряде

имеющихся в единице описания дат всегда необходимо указывать конечную

дату обработки единицы описания, кроме тех случаев, когда единица

хранения проходит стадию обработки.

4. Уровень описания – должен определить и зарегистрировать уровень

единицы описания, в соответствии с национальными концепциями (фонд,

дело, единица описания).

5. Объем и носитель хранения единицы описания (количество, объем,

размер) – элемент который должен описать физический или логический

объем и носитель единицы описания.

71

Раздел «Область контекста»1 предназначен для составления такой

информации, которая необходима для определения истории, контекста,

происхождения, истории хранения и источника комплектования. Раздел

содержит правила применения четырех элементов описания:

1. Имя создателя – должно содержать название организации или

имя частного лица, ответственного за создание, сбор и ведение записей в

единице описания.

2. Административная/ биографическая история – элемент описания,

который направлен на то, чтобы представить материал в контексте и

облегчить его восприятие.

3. Архивная история – информацию по истории хранения единицы

описания, значимую для ее подлинности, целостности или интерпретации.

4. Непосредственный источник комплектования или перевод –

информация об источнике, из которого была получена единица описания, его

особые примечания, конфиденциальность, дата и способ комплектования.

Раздел «Область содержания и структуры»2 содержит элементы

архивного описания, которые несут информацию о тематике и организации

материала в единице описания. Раздел содержит правила применения

четырех элементов описания:

1. Рамки и содержание – элемент описания, который должен

суммировать содержание особой или определенной информации о характере

материалов, чтобы дать возможность пользователям определить

потенциальную значимость единицы описания. К информации данного

элемента, в зависимости от уровня описания, относятся тема, формы

документов, административные процессы географические и временные

рамки единицы описания.

2. Оценка, уничтожение и плановая информация – сведения,

которые зачастую могут оказать влияние на интерпретацию архивного

1 См.: ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция, 19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-



72

материала, например критерии, по которым документ был отобран на

архивное хранение.

3. Дальнейшие поступления – информация о планируемых

дополнениях к единице описания, их временные рамки и объем.

4. Система расположения и организации материала - внутренняя

структура, порядок или система классификации единицы описания.

Раздел «Область доступа и использования»1 содержит

соответствующую информацию, определяющую и ограничивающую доступ

к единице описания, условия воспроизведения, физические характеристики,

сведения о наличии архивного материала. Раздел содержит правила

применения пяти элементов описания:

1. Условия, регламентирующие доступ - информация относительно

юридического статуса документа или других инструкций и положений,

ограничивающих и определяющих доступ к единице описания, временные

рамки ограничений.

2. Условия, регламентирующие воспроизводство - любые

ограничения, касающиеся копирования или воспроизведения, например,

авторское право.

3. Язык и графика материала – информация о языке и графике,

составляющих единицу описания, отметки о характерных алфавитах,

графиках, системах символов или сокращений, которые были использованы.

4. Физические характеристики и технические требования –

сведения, влияющие на использование или воспроизведение. К ним

относятся особые требования для обеспечения сохранности, программное

обеспечение или оборудование, необходимые для доступа к единице

описания.




73

5. Научно-справочный аппарат - информация о любых справочных

средствах архивохранилища или создателя документа, которые содержат

информацию по контексту и содержанию единицы описания.

Раздел «Область взаимосвязанных материалов»1 предназначен для

того, чтобы дать ссылки на архивные или библиографические материалы,

которые имеют прямое отношение к единице описания. Раздел содержит

правила применения четырех элементов описания:

1. Наличие и местоположение оригиналов – применение данного

элемента целесообразно в тех случаях, когда единица описания состоит из

копий, здесь могут быть представлены сведения о доступности или

уничтожении оригиналов, месте их хранения.

2. Наличие и местонахождение копий.

3. Связанные единицы описания – информация о взаимосвязи

единицы описания, с другой архивной единицей, по принципу

происхождения или иным параметрам.

4. Примечания о публикациях – полезным дополнением может

стать информация о публикациях, посвященных или основанных на

использовании, изучении или анализе единицы описания.

Раздел «Область примечаний»2 содержит один элемент – примечание,

которое создается для того, чтобы предоставить важную информацию,

которая не может быть приведена в других элементах описания.

Заключительный раздел посвящен «Области контроля описания», он

включает в себя три элемента, которые должны объяснить когда, как и кем

проводилось описание:

1. Примечание архивиста – раскрывает информацию об источниках,

в соответствии с которыми проводился процесс составления описания и тех,

кто его составил.





74

2. Правила, по которым составлено описание – информация о

международных, национальных или местных правилах или соглашениях,

которым следовали при составлении описания.

3. Дата(ы) описания – сведения о датах составления и/или

изменения архивного описания.

Двадцать шесть элементов описания, на которые распространяются

положения стандарта, доступны для использования, но для создания

конкретного архивного описания необходимы лишь некоторые из них.

Основными элементами, которые могут обеспечить международный обмен

описательной информацией, являются1:

1. Код идентификации – однозначно идентифицировать единицу

описания и дать ссылку на описание, относящееся к ней;

2. Заглавие - дать заглавие единице описания;

3. Создатель - идентифицировать создателя (или создателей) единицы

описания;

4. Дата(ы) - идентифицировать и зарегистрировать дату(ы) единицы

описания;

5. Объем единицы описания - Идентифицировать и описать

физический или логический объем и носитель хранения единицы

описания;

6. Уровень описания - идентифицировать уровень структуры

единицы описания.

Количество дополнительных элементов, которые будут включены в

отдельное архивное описание, помимо основных, зависит от типа единицы

описания.

Важной частью второй редакции Основного международного

стандарта архивного описания являются три приложения, которые были




75

разработаны на основе национального опыта применения первой версии

стандарта.

В приложение «А-1»1 представлена иерархическая модель уровней

организации материала фонда и его составляющих. В соответствии с

которой, определенному уровню организации архивных материалов, должны

соответствовать уровни описания своей степени детализации. Например,

фонд может быть описан как целое в отдельном описании, а может быть

представлен как целое и его части на различных уровнях описания. Фонд

образует наиболее полный уровень описания, а его части образуют

последующие уровни, которые зачастую имеют значение только в контексте

описания всего фонда. Стоит отметить, что в стандарте подразумевается, что

те же правила, которые используются для описания фонда или его частей,

могут применяться к описанию коллекции.

Приложение «А-2»2 дана модель, описывающая взаимосвязи между

архивным описанием, авторитетной информацией, фондообразователем и

единицами архивной классификации. Данное приложение включено в

стандарт для обеспечения его преемственности с Международным

стандартом по созданию архивных авторитетных записей для организаций,

лиц и семей3(2004 г.).

В приложении «Б»4 представлены полные примеры составления

архивных описаний и некоторых их частей, согласно положениям

национальных нормативных и методических актов, разработанных и

принятых на основе первой редакции международного стандарта. В качестве

примера подобных актов можно назвать:




2 Там же. – С. 83. 3 ISAAR (CPF): Международный стандарт по созданию архивных авторитетных записей для организаций, лиц и семей : принят

Комитетом по стандартам описания, Канберра, Австралия, 27-30 октября 2003 года : [перевод с английского] / Междунар. совет

архивов ; гл. ред. пер.: Е. Д. Жабко. - 2-е изд. - Санкт-Петербург : Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. - 247 с. 4 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм,



76

«Архивное описание: Стандарт содержания» (Describing Archival:

a Content Standard) - англо-американский стандарт описания,

используемый главным образом в США, созданный на основе

Американских правил каталогизации, с учетом положений

международного стандарта описания.

«Руководство по архивному описанию» (Manual of Archival

Description) - британское учебное пособие для создания

стандартизированных архивных справочных средств, которое

ассимилировало или ввело соответствия ко многим правилам

международного стандарта описания.1

Приложение реализовано в форме таблицы, которая имеет

следующую структуру: нумерация и названия элементов описания

представлены в левой колонке на языке национальных стандартов,

содержание элементов описания представлено в средней колонке на языке

описания, названия элементов описания на языке описания, отличные от

языка стандартов, представлены в правой колонке.2

Примеры в приложении «Б» приведены, так чтобы

продемонстрировать реализацию положений международного стандарта, в

национальных стандартах, созданных на его основе. Реализация концепции

многоуровневого описания в положениях национальных стандартов

достигается тем, что единая вертикальная иерархия, приведенная в

международном стандарте, позволяет включать столько уровней описания,

сколько необходимо в соответствии с национальными особенностями

построения фонда.

Поскольку стандарт не определяет те форматы, которые должны

получиться на выходе, или то, каким образом будут представлены элементы,

например, в реестрах, каталогах, списках, то и порядок представления


вестник ВНИИДАД. перевод: В.Н. Гармаш, науч. ред.: С.Г. Еремеев — М.,2005. —№ 2. — С. 55. 2 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм,



77

элементов описания в приложении не является обязательным. Не все

приведенные примеры являются многоуровневыми, а описание частей не

всегда показывает все возможные уровни, которые могут получиться.

Подводя итоги исследования современных требований к архивному

описанию за рубежом, на основе изучения положений международного

стандарта архивного описания, следует отметить следующее:

В рамках Международного Совета Архивов в конце 1980-х гг.

началась разработка единых правил архивного описания, которые в 1994 г.

оформились в Основной международный стандарт архивного описания1. Это

событие стало знаком международной кооперации в области архивного

описания. Принятые правила описания ретроспективной документной

информации сразу же начали входить в повседневную практику архивных

учреждений многих стран мира.

Появление в 2000 г. второй редакции стандарта архивного описания2

стало результатом пятилетней работы по доработке первого издания. В

стандарт были внесены уточнения, на основе национального опыта его

применения. В 2011 г. в соответствии с разрешением Международного

Совета Архивов была издана русскоязычная версия стандарта.




содержания представляются в конкретных видах архивных справочников.

Стандарт основывается на применении концепции многоуровневого

описания, в соответствии с которой, органическое структурирование групп

документов в процессе архивной систематизации, предполагает перенос этой

иерархической структуры в научно-справочный аппарат.

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : утвержден специальной комиссией по стандартам описания,


пер.: В.Г. Ларина./ Термика. – 2015. – URL : http://termika.ru/issao?d&nd=982301653&nh=0 (дата обращения: 01.02.2015). 2 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм,



78

Основной международный стандарт архивного описания1 приводит

иерархическую модель уровней описания фонда: «фонд»-«опись»-«дело»-

единица», кроме того, уровни могут делиться на подуровни, в зависимости от

сложности архивных материалов.

На основе сравнительного анализа нормативной базы архивного

описания ряда стран, в стандарте2 были идентифицированы 26 элементов

описания. Все элементы описания рассматриваются применительно к

каждому из уровней описания. Идентификационными элементами, которые

должно содержать каждое архивное описание являются: код идентификации;

заглавие, дата(ы), уровень описания, объем и носитель единицы описания.

Предполагается что состав и количество дополнительных элементов,

которые будут включены в отдельное архивное описание, помимо основных

элементов, должно определяться национальными нормативными и

методическими актами.

Неотъемлемой частью стандарта являются приложения, в которых

даны иерархическая модель уровней организации фонда; модель отношений

между описательными и авторитетными записями, полные примеры

описаний, созданных на основе применения стандарта.

Поскольку Основной международный стандарт архивного описания

был создан на основе обобщения опыта архивного описания разных стран и

стал основой для разработки ряда национальных стандартов и правил, можно

сделать вывод о том, что в настоящее время он является основным элементом

международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.




79

Глава 3. Сравнительный анализ российских требований к

архивному описанию и положений Основного международного

стандарта архивного описания (2000 г.)

В первой и второй главах диссертационной работы были подробно

изучены отечественный и зарубежный подходы к архивному описанию, как

логическое продолжение исследования в заключительной главе

целесообразно провести сравнительный анализ данных подходов.

Сравнительный анализ отечественного и зарубежного подходов к

архивному описанию позволит сделать обоснованный вывод о степени их

соответствия. Важность данного вывода определяется тем, что в условиях

нарастающей информатизации особую важность для Российской Федерации

приобретает проблема получения доступа к мировым информационным

ресурса, ключевым звеном которой является международное сотрудничество

в сфере обмена описательной информацией.

Сравнительный анализ как метод научного познания представляет

собой способ сопоставления и выявления общих и различных признаков

объектов исследования, которыми в данном случае являются отечественные

и зарубежные требования к архивному описанию.

В качестве источника для изучения требований к архивному

описанию за рубежом был выбран Основной международный стандарт

архивного описания в редакции 2000 г.1 Так как стандарт является основным

элементом международного сотрудничества в сфере архивного описания, так

как был создан на основе обобщения опыта разных стран. Кроме того на

основе Основного международного стандарта архивного описания были

разработаны ряд национальных стандартов, что может свидетельствовать о

его универсальности.




80

В Российской Федерации отсутствует единый нормативно-

методический акт, регулирующий все аспекты архивного описания, поэтому

для более логичного и полного аналитического сопоставления положениям

Основного международного стандарта архивного описания ставится в

соответствие информация из следующей совокупности российских

нормативно-правовых и методических актов:


архивном деле в Российской Федерации»1;





наук (2007 г.)2;



дело. Термины и определения» (2013 г.)3;







1 Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон (от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в ред. от 27.07.2010 г.) // Архивы

России. Информационный портал. – 2015. – URL : http://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml (дата обращения: 01.04.2015). 2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18.01.2007 г.) / Архивы России.

Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата обращения: 24.04.2015). 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Гарант. Информационно-правовой портал. – 2015. – URL : http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения:

05.02.2015).

4 Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М. Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — 660 с.



81


(2013 г.)1.

Основные содержательные аспекты Основного международного

стандарта архивного описания2 были определены как структурная база

сравнительного анализа. Это было обусловлено тем, что стандарт

представляет собой общее руководство по подготовке архивных описаний и,

так или иначе, затрагивает все основные элементы описания

ретроспективной документной информации. Таким образом, сравнительный

анализ отечественного и зарубежного подходов был проведен по следующим

аспектам архивного описания:

Терминологическая база архивного описания

Концепция многоуровневого описания

Уровни описания

Элементы архивного описания

Сравнительный анализ терминологической базы архивного описания

в Российской Федерации и за рубежом был выполнен методом сопоставления

аналогичных терминов и определений. Для обеспечения наглядности и

удобства проведения сравнительного анализа была выбрана табличная форма

представления данных.

Таблица 1. Сравнительный анализ терминологической базы архивного

описания в Российской Федерации и за рубежом, в форме которой

проводился сравнительный анализ, состоит из 3 граф и 27 строк. В графах

таблицы представлены термины и определения, приведенные в стандарте,

соответствующие им термины и положения российских нормативно-

правовых и методических актов, а также общий вывод об их соответствии.

Количество строк таблицы определяется количеством терминов и

определений, приведенных в Общем международном стандарте архивного

описания.


муниципальных архивов: методические рекомендации. // ВНИИДАД; ответств. сост.: В. Г. Ларина. — М., 2013. — 111 с. 2 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм,



82

Таблица 1.

Сравнительный анализ терминологической базы архивного описания

в Российской Федерации и за рубежом

Основной международный стандарт

описания (2000 г.)

Российские нормативно-правовые и

методические акты Вывод

1 2 3

Автор - лицо или организация,

ответственные за интеллектуальный

контент документа. Не следует путать с

создателями записей.

Автор документа - организация, должностное

лицо или гражданин, создавшие документ.

(ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД.

Делопроизводство и архивное дело. Термины

и определения)

В отечественной архивной терминологии

при определении данного термина нет

разграничения между создателем и

ответственным за содержание документа, их

нормативное закрепление могло бы

расширить базу оснований для определения

юридической значимости документов.

Архивное описание - служит для точного

отражения единицы описания и ее

составляющих, если таковые имеются,

путем фиксирования, проведения анализа,

организации и записи информации, которая

служит для идентификации, управления,

определения местоположения, толкования

содержания и контекста архивных

материалов и содержит данные о системах,

в которых было создано это описание. Этот

термин также используется для обозначения

конечного продукта процесса.

Описание архивных документов -

структурированное изложение сведений о

составе и содержании документов в архивных

справочниках.




Определения сопоставимы для обеспечения

международного обмена описательной

информацией.

Вспомогательное заглавие - заглавие,

сформулированное архивистом, если у

единицы описания нет формального

заглавия.

Заголовок дела - краткое обозначение

сведений о составе и содержании документов

дела.


Особенностью международного стандарта

является наличие двух терминов –

«формальное заглавие» и «вспомогательное

заглавие», первый из них дается автором при

83



создании документа, а второй архивистом

при описании документной информации.

Хотя термины не имеют прямых аналогов в

отечественных нормативных актах, их

содержание раскрывает термин «заголовок».

Это обусловлено национальными

особенностями архивной практики и не

является препятствием для обеспечения



Дело - организованная часть документов,

сгруппированных создателем для текущего

пользования или в процессе архивной

организации материала на основе их

тематической принадлежности,

принадлежности к определенному виду

деятельности или передачи. Дело обычно

является базовой единицей описи.

Дело - документ или совокупность

документов, относящихся к одному вопросу

или участку деятельности, помещенных в

отдельную обложку.




Отечественное определение термина «дело»

существенно ограничивает его применение

при использовании автоматизированных

архивных технологий и работе с

документами на нетрадиционных носителях.

Для обеспечения международного

информационного сотрудничества и текущих

потребностей архивной работы определение

российского термина следует доработать.

Документ - записанная информация вне

зависимости от носителя или характеристик

Документ - зафиксированная на носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать.




Архивный документ - материальный носитель

с зафиксированной на нем информацией,

который имеет реквизиты, позволяющие его

идентифицировать, и подлежит хранению в

силу значимости указанных носителя и

информации для граждан, общества и

государства.

Один из наиболее значимых терминов –

«документ», определяется международным

стандартом достаточно широко, что делает

область его применения практически

неограниченной. Данная особенность может

быть объяснена тем, что в стандарте

присутствует термин «запись» определение

которого, в большей степени соответствует

российскому определению термина

«документ».

84

(Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N

125-ФЗ «Об архивном деле в Российской

Федерации»)

Доступ - возможность использовать

материалы из фонда, на который обычно

распространяются правила и условия.

Доступ к документу - возможность и условия

получения и использования документа







Единица - наименьшая интеллектуально

неделимая архивная единица, например,

письмо, меморандум, отчет, фотография,

аудиозапись.

Единица учета архивных документов -

единица измерения количества документов в

архиве для отражения этого количества в

учетных документах и архивных

справочниках.

Единица хранения архивных документов -

учетная и классификационная единица,

представляющая собой физически

обособленный документ или совокупность

документов, имеющая самостоятельное

значение.

(Правила организации хранения,

комплектования, учета и использования

документовАрхивного фонда Российской

Федерации и других архивных документовв

государственных и муниципальных архивах,

музеях ибиблиотеках, организациях

Российской академии наук)

Термин, приведенный в международном

стандарте, не имеет прямых аналогов в

отечественной архивной терминологии, ему

в соответствие могут быть приведены

термины «единица учета» и «единица

описания». Определение термина можно

считать не удачным, так как оно дано само

через себя, а приведенные примеры

логически несопоставимы.

Единица описания - документ или ряд

документов в любой физической форме,

воспринимаемый как единое целое и,

соответственно, дающий основание для

единичного описания.

Описание архивных документов (создание

информации для архивных справочников)

проводится на трех уровнях: архивный фонд,

единица хранения/единица учета, архивный

документ. При необходимости описание

может проводиться по группам архивных


стандарте, не имеет прямых аналогов в

российской нормативно-правовой и

методической базе архивного дела. У нас

отдельно определяются уровни описания -

архивный фонд, единица хранения/единица

85

фондов, группам единиц хранения/единиц

учета, комплектам, группам архивных

документов, части архивного документа.



документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов в


музеях и библиотеках, организациях


учета, архивный документ, в зависимости от

уровня определяется единица описания.

Данное различие может быть объяснено тем,

что международный стандарт не может

учитывать национальную специфику

построения архивного фонда, так как

является общим руководством. Это не




Заглавие - слово, фраза, символ или группа

символов, называющая единицу описания

Заголовок дела - краткое обозначение


дела.







Запись - записанная информация в любой

форме и на любом носителе, созданная или

полученная и ведущаяся организацией или

лицом в процессе жизнедеятельности.

Документ - зафиксированная на носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать.




Архивный документ - материальный носитель

с зафиксированной на нем информацией,

который имеет реквизиты, позволяющие его

идентифицировать, и подлежит хранению в

силу значимости указанных носителя и

информации для граждан, общества и

государства.




Термин «Запись» не имеет прямых аналогов

в выбранных для сравнения российских

нормативно-правовых и методических актах,

но его определение соответствует

отечественному термину «документ».

Можно предположить, что данная

особенность связана с национальной

спецификой архивной терминологии стран,

на основе опыта которых был создан

международный стандарт.

86

Коллекция - искусственно созданное

собрание документов на основе общих

характеристик вне зависимости от их

происхождения. Не следует путать с

архивными фондами.

Архивная коллекция: Совокупность

документов, объединенных по одному или

нескольким общим для них сущностным

признакам.







Накопление - комплектование,

дополняющее уже имеющиеся в хранилище

единицы описания.

Комплектование архива: Систематическое

пополнение архива документами в

соответствии с его профилем.




Хотя термин не имеет прямых аналогов в

выбранных для сравнения отечественных

нормативно-правовых и методических актах,

его содержание раскрывает термин

«комплектование». Но стоит отметить, что в

отечественном подходе комплектование

предполагает систематическое пополнение,

эта особенность не является существенной

для обеспечения международного обмена

описательной информацией.

НСА - любое описание или ссылочно-

справочные средства, сформированные или

полученные архивными службами в

процессе установления административного

или интеллектуального контроля архивных

материалов.

Научно-справочный аппарат архива,

справочно-поисковые средства архива; НСА

архива: Совокупность описаний архивных

документов.




Справочно-поисковые средства - совокупность

описаний архивных документов,

представленных в архивных справочниках,

предназначенных для поиска архивных

документов и содержащейся в них

документной информации.

Система НСА - комплекс взаимосвязанных и

взаимодополняемых, создаваемых на единой

Определение, приведенное в международном

стандарте, не предъявляет особых

требований к описанию, но выделяет этап их

создания или получения. А в отечественном

подходе законодательно закреплены

обязательные и дополнительные архивные

справочники, учитывается единая научно-

методическая основа их создания и

дальнейшего совершенствования. Данное

различие может быть объяснено тем, что

международный стандарт является общим

руководством по созданию описания и не

определяет конкретные формы архивных

справочников.

87

научно-методической основе архивных

справочников о составе и содержании

архивных документов. Обязательные для

ведения в архиве архивные справочники

(опись дел, документов; путеводитель;

систематический каталог) и дополнительные

архивные справочники (указатель; обзор).








Носитель - физический материал, емкость

и/или носитель, в или на котором записана

информация (т.е. глиняная табличка,

папирус, бумага, пергамент,

кино/фотопленка или магнитная лента).

Носитель (документированной) информации:

Материальный объект, предназначенный для

закрепления, хранения (и воспроизведения)

речевой, звуковой или изобразительной

информации.







Опись - документы, структурированные в

соответствии с системой дел или

содержащиеся как группа по причине того,

что они были собраны или организованы в

дела в процессе одной и той же

деятельности, или имеют определенную

форму, или по какому-то другому

объединяющему их параметру: создание,

получение или использование.

Опись - архивный справочник,

предназначенный для раскрытия состава дел,

закрепления их систематизации внутри фонда

и учета дел. В описи учитывается как каждое

дело, так и дела фонда в целом.

(Методические рекомендации «Создание

современных архивных справочников на

основе дифференцированного подхода»)

Определение термина «опись» приведенное

в международном стандарте имеет

существенные отличия от российской

архивной теории и методики. Опись в

отечественном архивном деле является

основополагающим архивным

справочником. В то время как в стандарте

под описью понимается сама совокупность

документов. Если обратиться к

оригинальной версии стандарта, можно

88

предположить, что данное разногласие

возникло при попытке адаптации

английского термина «series». Термин,

приведенный в русскоязычной версии

стандарта, нельзя считать корректным. Само

определение термина скорее отражает

национальную специфику архивной работы

стран, на основе опыта которых был создан

данный стандарт.

Ответственное хранение - вид отношений,

при которых на хранителя возлагается

ответственность за поддержание

сохранности материальных носителей

информации, находящихся у него в

ответственном хранении. При этом

ответственное хранение не обязательно

подразумевает наличие у хранителя

юридических прав собственности или прав

на регулирование порядка предоставления

доступа к материальным носителям.


стандарте, не имеет аналогов в отечественных

нормативно-правовых и методических актах.


стандарте, не имеет аналогов в

отечественных нормативно-правовых и

методических актах.

Оценка - процесс, определяющий срок

хранения записей.

Экспертиза ценности документов - изучение

документов на основании критериев их

ценности для определения сроков хранения

документов.







Подфонд - подраздел фонда, содержащий

группу связанных записей, относящихся к

административным подразделениям той

организации, где они были созданы, а если

это невозможно, структурированных по

Классификация дел одной описи - для того,

чтобы структура описи отражала

организационное устройство

фондообразователя, его компетенцию и

функции, предварительно разрабатывается

Термин «подфонд» не имеет прямых

аналогов в отечественной нормативно-

правовой и методической базе архивного

дела. Термин отражает национальную

специфику архивной работы стран, на основе

89

географическим, хронологическим,

функциональным или схожим признакам

самого материала.

В случаях, когда организация-создатель

имеет сложную иерархическую структуру,

каждый подфонд имеет столько

второстепенных подфондов, сколько

необходимо для представления всех

уровней иерархической структуры

первичного второстепенного

административного отдела.

схема классификации документов фонда, в

зависимости от его особенностей.

(Методические рекомендации «Создание

современных архивных справочников на

основе дифференцированного подхода»)

опыта которых был создан данный стандарт.

Определение термина может быть

соотнесено с отечественным понятием о

классификации дел одной описи.



информацией

Происхождение - отношение между

записями и организациями или лицами,

которые создали, собрали и/или вели и

использовали в процессе личной или

корпоративной деятельности.

В отечественной практике экспертиза

ценности документов проводится на основе

комплексного применения критериев

происхождения, содержания, внешних

особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и

место организации в системе

государственного управления или конкретной

отрасли, значимость выполняемых ею

функций, значение физического лица в жизни

общества, время и место образования

документа.

(Основные Правила работы архивов

организаций)

Отечественные критерии происхождения

при проведении экспертизы ценности

документов сопоставимы с определением

термина «происхождение», приведенным в

международном стандарте.

Структура организации материала -

интеллектуальные и физические процессы и

результаты анализа и организации

документов в соответствии с архивными

принципами.

Схема классификации документной

информации - результат всестороннего

исследования информации в разных аспектах,

анализа изучаемых процессов в их

историческом развитии, классификации

информации на основе внутренних




90

определяющих признаков.

(Единый классификатор документной

информации Архивного Фонда Российской

Федерации)

Точка доступа - имя/наименование, термин,

ключевое слово, фраза или код, который

можно использовать для поиска,

идентификации и определения места

хранения архивного описания.


стандарте, не имеет аналогов в выбранных для

сравнения отечественных нормативно-

правовых и методических актах.


стандарте, не имеет аналогов в выбранных

для сравнения отечественных нормативно-

правовых и методических актах.

Уровень описания - положение единицы

описания в структурной иерархии фонда.

Описание архивных документов проводится

на трех уровнях: архивный фонд, единица

хранения/единица учета, архивный документ.








В российской архивной терминологии не

дано определение понятию «уровень

описания», В отечественной нормативно-

правовой и методической базе закреплены

конкретные уровни описания с учетом

национальной специфики построения

архивного фонда. Это не создает разногласий

в отечественном и зарубежном подходах к

архивному описанию.

Фонд - весь массив записей вне зависимости

от формы или носителя, на котором они

содержатся, созданных и/или собранных и

используемых конкретным лицом, семьей

или организацией в процессе деятельности

и функционирования создателя.

Архивный фонд - совокупность архивных

документов, исторически или логически

связанных между собой.

Архивный фонд личного происхождения -

архивный фонд, состоящий из документов,

образовавшихся в процессе жизни и

деятельности физического лица, семьи, рода.







91

Фондообразователь - юридическое,

физическое лицо или семья, создавшие,

собравшие и/или ведущие записи в процессе

личной или корпоративной деятельности.

Не следует путать с коллекционером.

Фондообразователь - юридическое или

физическое лицо, в процессе деятельности

которого образуется документальный фонд.




Форма - категория документов,

отличающихся сходными физическими

(например, акварель, чертеж) и/или

интеллектуальными (например, дневник,

протокол, ежедневник, журнал заседаний)

характеристиками документа.

Вид документа: Классификационное понятие,

обозначающее принадлежность документа к

определенной группе документов по признаку

общности функционального назначения.




Определение термина «форма», приведенное

в международном стандарте, соединяет в

себе характеристики нескольких

отечественных терминов.

Формальное заглавие - заглавие, которое

явно фигурирует на или в описываемом

архивном материале

Заголовок дела: Краткое обозначение


дела.




Особенностью международного стандарта

является наличие двух терминов –

«формальное заглавие» и «вспомогательное

заглавие», первый из них дается автором при

создании документа, а второй архивистом

при описании документной информации.

Хотя термины не имеют прямых аналогов в

отечественных нормативных актах, их

содержание раскрывает термин «заголовок».

Это обусловлено национальными

особенностями архивной практики и не




92

Юридическое лицо - организация или

группа людей, у которых есть свое название

и которые действуют или могут действовать

в качестве самостоятельного образования.

Федеральный закон «Об архивном деле в

Российской Федерации» закрепляет право

юридического лица на создание архивов,

ответственность за нарушение закона,

обязанность обеспечения сохранности

документов по личному составу, обязанности

по комплектованию государственных и

муниципальных архивов, право на участие в

международном архивном сотрудничестве.




Признаки юридического лица и его правовое

положение закреплены в Гражданском

кодексе Российской Федерации. В

нормативно-правовых актах об архивном

деле не дается определение юридического

лица, но закреплены его права и

обязанности, а также ответственность за

нарушение архивного законодательства. Это

обусловлено национальными особенностями

архивного законодательства и не является

препятствием для обеспечения



93

На основе проведенного сравнительного анализа терминологической

базы архивного описания в Российской Федерации и за рубежом можно

сделать общий вывод об их сопоставимости, также стоит отметить

следующее:

Большинство терминов, приведенных в Основном

международном стандарте архивного описания1, имеют смысловые

аналоги в отечественных нормативно-правовых и методических актах,

касающихся архивного описания. Исключение составляют термины

«точка доступа» и «ответственное хранение». Отсутствие аналога

понятия «точка доступа» в отечественной терминологии может быть

объяснено недостаточной методической разработкой проблемы

автоматизации справочно-поисковых средств архивов.

Не все термины оригинальной версии стандарта были успешно

адаптированы при переводе на русский язык. Отдельно стоит

отметить термин «series», который при переводе был определен как

термин «опись», но его смысловое содержание абсолютно

несопоставимо с отечественным определением.

Многие выявленные терминологические расхождения не

являются существенными и в основном связаны с национальной

спецификой архивного дела стран, на основе опыта которых был

создан Основной международный стандарт архивного описания.

Следующим элементом сравнительного анализа российского подхода

к архивному описанию и положений Основного международного стандарта

архивного описания стала концепция многоуровневого описания. Данная

концепция является важной частью стандарта, без которой его применение

было бы невозможным.

В контексте Основного международного стандарта архивного

описания, под многоуровневым описанием подразумевается техника

1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция,

19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-Петербург:

Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с.

94

описания, при которой информация может быть организована в

иерархические уровни таким образом, чтобы сначала дать краткий обзор

фонда в целом, а затем представить более детальное рассмотрение его

частей. Многоуровневое описание следует четырем принципам: описания

проводятся от общего к частному; информация должна соответствовать

уровню описания; описания разных уровней должны быть связаны;

неповторение информации.

Концепцию многоуровневого описания и ее основные принципы

можно назвать фундаментальной не только для отечественного подхода к

архивному описанию, но и для всего архивоведения в целом. Все российские

нормативно-правовые и методические акты, касающиеся вопросов архивного

описания, учитывают иерархию организации архивного фонда и направлены

на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Более того,

дифференцированный подход, который является базовым элементом

современного отечественного подхода к архивному описанию, предполагает

использование разной методики описания при составлении каждого вида

архивного справочника, выбор которого зависит от уровня фонда.

Поэтому можно сделать вывод о полном соответствии российского

подхода к архивному описанию положениям концепции многоуровневого

описания, закрепленной в Основном международном стандарте архивного

описания1.

Применение концепции многоуровневого описания неразрывно

связано с необходимостью определения уровней описания. В положениях

Основного международного стандарта архивного описания вылеплены

следующие уровни описания:

1.Уровень фонда;

2. Уровень описи;

3. Уровень дела и/или единицы.




95

Кроме основных уровней описания, возможны промежуточные

уровни, такие как «подфонды» и «подописи»1. Каждый из этих уровней

может подразделяться и далее в зависимости от сложности организации

материалов архивного фонда.

Стоит отметить, что в результате проведения сравнительного анализа

терминологической базы было установлено, что появление термина «опись»

в положениях стандарта является следствием неудачной адаптации термина

«series». Под «описью» следует понимать документы, структурированные в

соответствии с системой дел или содержащиеся как группа по причине того,

что они были собраны или организованы в дела в процессе одной и той же

деятельности, или имеют определенную форму, или по какому-то другому

объединяющему их параметру.

В российском архивном законодательстве уровни описания,

закреплены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,

музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.)2, к

ним относятся:

1. Уровень фонда;

2. Уровень единицы хранения;

3. Уровень архивного документа.

При сопоставлении уровней описания в отечественном и зарубежном

подходах, становится очевидным наличие в положениях Основного

международного стандарта архивного описания дополнительного уровня

описания – «уровня описи» и промежуточных уровней, таких как «подфонд»

и «подописьопись». Данная особенность стандарта может быть объяснена



Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с. 2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии



96

тем, что Основной международный стандарт1 создавался на основе

обобщения опыта ряда стран, следовательно, в его основе лежит

иерархическая модель организации фонда принятая в этих странах.

Но стоит отметить, что правила для каждого элемента описания в

положениях Основного международного стандарта архивного описания

сформулированы в наиболее общем смысле, то есть они могут быть

применены на любом уровне описания. Из чего следует вывод о том, что

различие в уровнях описания, не является существенным препятствием для

адаптации положений стандарта к российской структуре архивных фондов.

Все элементы описания, приведенные в Общем международном

стандарте архивного описания, рассматриваются применительно к каждому

из уровней описания. Двадцать шесть элементов описания, на которые

распространяются положения стандарта, доступны для использования, но для

создания конкретного архивного описания необходимы лишь некоторые из

них. Идентификационными элементами, которые должно содержать каждое

архивное описание для обеспечения международного обмена описательной

информацией, являются:

код(ы) идентификации (коды страны и хранилища, местный

идентификационный код);

заглавие (формальное и вспомогательное заглавия);

дата(ы) (даты в соответствии с национальными правилами);

уровень описания (фонд, дело, единица описания);

объем и носитель единицы описания.

Состав и количество дополнительных элементов, которые будут

включены в отдельное архивное описание, помимо основных элементов,

должно определяться национальными нормативными и методическими

актами.




97

Отечественный подход к описанию предполагает, что каждому

уровню описания фонда, соответствует определенный вид архивного

справочника. Архивные описания на любом уровне приобретают смысл лишь

тогда, когда будет подтверждена их принадлежность к конкретному

архивному фонду. Так для идентификации единицы описания на уровне

фонда состав элементов описания обязательно должен включать:


фонда);

название фонда;

крайние даты документов фонда;

объем фонда (количество единиц хранения)1.

Для идентификации единицы описания на уровне дела состав

элементов описания будет включать:


фонда, номер описи, номер дела);

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

объем дела (количество листов в деле)2.

Для идентификации единицы описания на уровне документа состав

элементов описания должен включать:


фонда, номер описи, номер дела, номер листа);

заголовок документа;

дату документа;

объем документа3.

Стоит подчеркнуть, что особенностью российского нормативного и

методического регулирования архивного описания является то, что правила

1 Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 22.Там же. — С. 21. 2 Там же.

3 Там же. — С. 22.

98

использования содержательных элементов описания зависят от конкретного

вида справочника.

При сопоставлении идентификационных элементов архивного

описания в отечественном и зарубежном подходах следует отметить

следующее:

Элемент «код идентификации», приведенный в Общем

международном стандарте архивного описания1, не имеет аналогов в

выбранных для сравнения отечественных актах.

Элементы «заглавие», «дата», «объем и носитель элемента

описания» в российском и зарубежном подходе к описанию

полностью сопоставимы.

Элемент «уровень описания», приведенный в стандарте,

соответствует отечественному «архивному шифру»2.

Терминологическая особенность, которая не является существенной.

Из этого следует вывод о том, что большую часть

идентификационных элементов архивного описания, закрепленные в

отечественных нормативно-правовых и методических актах, и положениях

международного стандарта можно считать сопоставимыми. Отсутствие в

отечественных правилах описания элемента «код идентификации» может

быть объяснено различиями в уровнях сравниваемых актов (международный

и национальный). Стандарт призван создать условия для обмена

описательной информацией на международном уровне, сопоставимость

которой, может быть обеспечена использованием системы кодов ее

идентификации. Отсутствие элемента «код идентификации» в отечественных

нормативно-правовых и методических актах не влияет на качество архивных



Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с. 2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии


Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата обращения: 24.04.2015). 2 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.


05.02.2015).

99

описаний для обеспечения внутригосударственных нужд, но является

препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена


Стоит отметить, что в международном стандарте1 элементы описания

рассматриваются применительно к каждому уровню описания, а в

отечественных нормативно-правовых и методических актах элементы

описания сгруппированы по архивным справочникам, что позволяет

повысить практическую значимость данных актов. Можно сделать вывод о

том, что различия в группировке элементов описания в отечественных

нормативно-правовых и методических актах и Общем международном

стандарте архивного описания также обусловлены разными уровнями

сравниваемых актов, и соответственно различными практическими целями

их создания.

На основе проведенного сравнительного анализа российского подхода


описания можно сделать следующие обобщающие выводы:

Терминологическая база архивного описания в российском и

зарубежном подходах сопоставима. Большинство терминов, приведенных в

Основном международном стандарте архивного описания, имеют смысловые


касающихся архивного описания. Выявленные терминологические

расхождения не являются существенными и в основном связаны с

национальной спецификой архивного дела стран, на основе опыта которых

был создан Основной международный стандарт архивного описания.

Российский подход к архивному описанию полностью соответствует

положениям концепции многоуровневого описания, на которой основывается

Основной международный стандарт архивного описания. Все отечественные




100



на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Концепцию

многоуровневого описания и ее основные принципы можно назвать

фундаментальной не только для подхода к архивному описанию, но и для

всего российского архивоведения.

Выявленные несоответствия в уровнях архивного описания не

является существенным препятствием для применения положений Основного

международного стандарта архивного описания в нашей стране1. Поскольку

правила для каждого элемента описания в положениях стандарта


применены вне зависимости от уровня описания.

Большую часть элементов архивного описания, закрепленных в


международного стандарта можно считать сопоставимыми. Элементы

описания, которые отсутствуют в отечественных нормативно-правовых и

методических актах не влияют на качество архивных описаний для

обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является



На основе результатов проведенного сравнительного анализа можно

сделать вывод об общем соответствии принципов российского подхода к

описанию архивных документов положениям Основного международного

стандарта архивного описания. Выявленные расхождения в требованиях к

архивному описанию не влияют на их качество для обеспечения

внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для





101

Кроме этого, полученные результаты позволяют выделить

перспективные направления отечественных разработок в сфере архивного

описания. К ним относится:

создание единого нормативно-методического акта,

регламентирующего сферу описания архивной документной

информации;

дальнейшая разработка теории и методики автоматизации

справочно-поисковых средств к архивным ресурсам Российской

Федерации;

внедрение системы кодов идентификации архивной информации

и единых описательных форматов для обеспечения взаимодействия в

сфере государственного и международного обмена описательной


Все это позволяет с оптимизмом продолжать работу в направлении

развития отечественного подхода к архивному описанию, который, с одной

стороны, обеспечивает все необходимые теоретические и методические

аспекты описания ретроспективной документной информации в нашей

стране, а с другой - гармонирует со стандартами мирового сообщества и

обеспечивает результативное продвижение в общем направлении интеграции

в мировое информационное пространство.

102

Заключение

Глобальный процесс формирования информационного общества, в

котором ведущее место занимают системы сбора, хранения, обработки и

распространения информации, существенным образом затрагивает архивную

информационную среду. При этом архивная информационная среда

рассматривается как совокупность структурированной первичной

документной информации, то есть хранящихся в архивах документов, и

вторичной документной информации, то есть архивных справочников, в

разных аспектах раскрывающих состав и содержание архивных документов.

Условием превращения архивных документов в информационные

ресурсы является формирование единой и доступной информационной

среды, которое базируется на описании ретроспективной документной

информации. Описание понимается как «создание вторичной документной

информации архивов», то есть информации о составе, содержании и

поисковых данных архивных документов.

Описание можно рассматривать как процесс преобразования

первичной документной информации - информации архивных документов,

во вторичную документную информацию – справочно-поисковые средства,

при котором информация, заключенная в объекте описания, обобщается и

уплотняется, и в преобразованном виде, выходя за пределы объекта

описания, становится элементом системы научно-справочного аппарата.

Описание выступает средством коммуникации между объектом описания и

внешней средой, является базой создания информации о документе, единице

хранения, фонде, архиве, Архивном фонде России в целом; подготовки

традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и

видов.

Отечественное архивоведение на протяжении многих лет успешно

разрабатывало принципы, методы и методику описательных работ, типы и

виды описаний. Взятые в совокупности эти принципы, методы, методика и

103

соответствующий им понятийный аппарат составили один из ведущих

разделов архивоведения - теорию описания.

На рубеже 1920-1930-х гг. в нашей стране сформировались

требования к научно справочному аппарату архивов, на основе которых в

1930 гг. появились первые удачные попытки разработки и внедрения, единых

для всей архивной отрасли, методов и подходов к архивному описанию.

Середина 1960-х гг. в отечественном архивоведении связана с

появлением дифференцированного подхода к созданию архивных

справочников, что означало отказ от единообразного описания разных по

информативности, значимости, сохранности документов архивных фондов и

переход к использованию рациональных методических приемов описания

архивной документной информации на всех этапах ее обработки.


общей теории архивоведения было разработано, в основном, в 1970 - начале

1980-х гг. в трудах В.Н. Автократова1, И.В. Волковой

2, Т.Н. Долгоруковой

3,

A.B. Елпатьевского4, К.И. Рудельсон

5.

Главной тенденцией середины 1960-1980-х гг., определившей

развитие отечественного архивного дела вперед на долгие годы, стала

автоматизация. В этот период были заложены теоретические и методические

основы архивной классификации, началась активная разработка принципов

автоматизации справочно-поисковых средств архива.

К концу 1980-х гг. дифференцированный подход сформировался как

полноценная методическая основа построения системы научно-справочного

аппарата, включающая как традиционные, так и автоматизированные

справочники.





М., 1980.— С. 129-156.

104

Период 1990-х гг. связан пересмотром принципов категорирования

фондов и разработкой автоматизированных архивных технологий. Важным

событием в архивной сфере конца 1990-х гг. стала реализация Программы

информатизации архивного дела, в рамках которой в государственных и

муниципальных архивах был внедрен программный комплекс «Архивный

Фонд» и определены основные направления теоретических и методических

разработок в сфере архивного описания на ближайшие годы1.

К концу XX века в отечественном архивоведении сформировался

полноценный подход к описанию ретроспективной документной

информации, который требовал переработки нормативно-правового и

методического обеспечения, так как существующие акты не учитывали

существенные изменения в социально-политической и экономической жизни

страны.

В 2000-2010-е гг. были созданы ряд нормативно-правовых и

методических актов, в положениях которых, были закреплены все основные

аспекты современного отечественного подхода к архивному описанию.

Особенностью современной российской регламентации описания

архивной документной информации является отсутствие единого

нормативно-методического акта. Российские требования к архивному

описанию сформулированы в следующей совокупности нормативно-

правовых и методических актов:


архивном деле в Российской Федерации»2




1 См.: Программа информатизации архивного дела России на 1997-2000 гг. (утв. приказом Росархива № 64 от 20.12.1996 г.) / Архивы


25.03.2015). 2 Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон (от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в ред. от 27.07.2010 г.) // Архивы

России. Информационный портал. – 2015. – URL : http://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml (дата обращения:

01.04.2015).

105


наук (2007 г.)1;



дело. Термины и определения»2;








(2013 г.)5.

В настоящее время деление архивных фондов на категории

проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на

основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности

хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива.









Информационный портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата обращения: 24.04.2015). 2 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.


05.02.2015). 3 Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М.





106

Дифференцированный подход к описанию архивных документов в

современных условиях сформировался как основной, универсальный метод









В настоящее время все элементы описания современных справочных

средств можно условно разделить на идентификационные и

интеллектуальные.










В нашей стране исторически сложились три уровня описания: «фонд»-

«дело»-«документ». Для идентификации единицы описания на каждом из

уровней соответствует определенный состав описательных элементов,

который определяется целевым назначением справочного средства, для

которого оно составляется. Обязательными элементами описания являются:


архивная служба Российской Федерации. ВНИИДАД. – М., 2002. — С. 20. 2 Там же.

107

поисковые данные единицы описания, ее наименование, хронологические

рамки, показатели объема.














Подводя итоги исследования современного подхода описанию

архивных документов за рубежом, на основе изучения истории создания и

положений Основного международного стандарта архивного описания 2000

г.1, следует отметить следующее:

В рамках Международного Совета Архивов в конце 1980-х гг.

началась разработка единых правил архивного описания, которые в 1994 г.

оформились в Основной международный стандарт архивного описания2. Это

событие стало знаком международной кооперации в области архивного

описания. Принятые правила описания ретроспективной документной

информации сразу же начали входить в повседневную практику архивных

учреждений многих стран мира.



Петербург: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. – 247 с. 2 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : утвержден специальной комиссией по стандартам описания,


пер.: В.Г. Ларина./ Термика. – 2015. – URL : http://termika.ru/issao?d&nd=982301653&nh=0 (дата обращения: 01.02.2015).

108

Появление в 2000 г. второй редакции стандарта архивного описания1

стало результатом пятилетней работы по доработке первого издания. В

стандарт были внесены уточнения, на основе национального опыта его

применения. В 2011 г. в соответствии с разрешением Международного

Совета Архивов была издана русскоязычная версия стандарта.




содержания представляются в конкретных видах архивных справочников.

Стандарт основывается на применении концепции многоуровневого

описания, в соответствии с которой, органическое структурирование групп

документов в процессе архивной систематизации, предполагает перенос этой

иерархической структуры в научно-справочный аппарат.

Основной международный стандарт архивного описания приводит

иерархическую модель уровней описания фонда: «фонд»-«опись»-«дело»-

единица», кроме того, уровни могут делиться на подуровни, в зависимости от

сложности архивных материалов.

На основе сравнительного анализа нормативной базы архивного

описания ряда стран, в стандарте были идентифицированы 26 элементов

описания. Все элементы описания рассматриваются применительно к

каждому из уровней описания. Идентификационными элементами, которые

должно содержать каждое архивное описание являются: код идентификации;

заглавие, дата(ы), уровень описания, объем и носитель единицы описания.

Предполагается что состав и количество дополнительных элементов,

которые будут включены в отдельное архивное описание, помимо основных

элементов, должно определяться национальными нормативными и

методическими актами.




109

Неотъемлемой частью стандарта1 являются приложения, в которых

даны иерархическая модель уровней организации фонда; модель отношений

между описательными и авторитетными записями, полные примеры

описаний, созданных на основе применения стандарта.

Поскольку Основной международный стандарт архивного описания

был создан на основе обобщения опыта архивного описания разных стран и

стал основой для разработки ряда национальных стандартов и правил, можно

сделать вывод о том, что в настоящее время он является основным элементом


На основе изучения отечественного и зарубежного подхода описанию

ретроспективной документной информации, как логическое продолжение

исследования был проведен сравнительный анализ отечественных

требований к описанию архивных документов и положений Основного

международного стандарта архивного описания (2000 г.).

На основе результатов сравнительного анализа предполагалось

получить обоснованный вывод о степени их соответствия. Важность данного

вывода была обусловлена тем, что в условиях нарастающей информатизации

особую важность для Российской Федерации приобретает проблема

получения доступа к мировым информационным ресурсам, ключевым звеном

которой является международное сотрудничество в сфере обмена


На основе проведенного сравнительного анализа российского подхода


описания были сделаны следующие выводы:

Терминологическая база архивного описания в российском и

зарубежном подходах сопоставима. Большинство терминов, приведенных в

Основном международном стандарте архивного описания, имеют смысловые





110

касающихся архивного описания. Выявленные терминологические

расхождения не являются существенными и в основном связаны с

национальной спецификой архивного дела стран, на основе опыта которых

был создан Основной международный стандарт архивного описания1.

Российский подход к архивному описанию полностью соответствует

положениям концепции многоуровневого описания, на которой основывается

Основной международный стандарт архивного описания. Все отечественные



на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Концепцию

многоуровневого описания и ее основные принципы можно назвать

фундаментальной не только для подхода к архивному описанию, но и для

всего российского архивоведения.

Выявленные несоответствия в уровнях архивного описания не

является существенным препятствием для применения положений Основного

международного стандарта архивного описания в нашей стране. Поскольку

правила для каждого элемента описания в положениях стандарта


применены вне зависимости от уровня описания.

Большую часть элементов архивного описания, закрепленных в


международного стандарта можно считать сопоставимыми. Элементы

описания, которые отсутствуют в отечественных нормативно-правовых и

методических актах не влияют на качество архивных описаний для

обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является



1 ISAD (G) : Основной международный стандарт архивного описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция,

19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-Петербург:


111

На основе результатов проведенного сравнительного анализа был

сделан вывод об общем соответствии принципов российского подхода к

описанию архивных документов положениям Основного международного

стандарта архивного описания1. Выявленные расхождения в требованиях к

архивному описанию не влияют на их качество для обеспечения

внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для


Кроме этого, полученные результаты позволили выделить

перспективные направления отечественных разработок в сфере архивного

описания. К ним относится:

создание единого нормативно-методического акта,

регламентирующего сферу описания архивной документной

информации;

дальнейшая разработка теории и методики автоматизации

справочно-поисковых средств к архивным ресурсам Российской

Федерации;

внедрение системы кодов идентификации архивной информации

и единых описательных форматов для обеспечения взаимодействия в

сфере государственного и международного обмена описательной


Все это позволяет с оптимизмом продолжать работу в направлении

развития отечественного подхода к архивному описанию, который, с одной

стороны, обеспечивает все необходимые теоретические и методические

аспекты описания ретроспективной документной информации в нашей

стране, а с другой - гармонирует со стандартами мирового сообщества и

обеспечивает результативное продвижение в общем направлении интеграции

в мировое информационное пространство.




112

ИСТОЧНИКИ

1. Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон

(от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в ред. от 27.07.2010 г.) // Архивы России.

Информационный портал. – 2015. – URL :

http://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml (дата обращения:

01.04.2015).

2. Концепция информатизации архивного дела (утв. Росархивом в

1995 г.) / Архивы России. Информационный портал. – 2015. – URL :

http://www.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml (дата обращения:

25.03.2015).

3. Программа информатизации архивного дела России на 1997-2000

гг. (утв. приказом Федеральной архивной службы № 64 от 20.12.1996 г.) /

Архивы России. Информационный портал. – 2015. – URL :

http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml (дата обращения:

25.03.2015).

4. Программа информатизации Федерального архивного агентства

и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. (утв. приказом

Федерального архивного агентства № 104 от 02.12.2011 г.) / Архивы России.

Информационный портал. – 2015. – URL :



использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,

музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв.

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской

Федерации № 19 от 18.01.2007 г.) / Архивы России. Информационный

портал. – 2015. – URL : http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml (дата

обращения: 24.04.2015).

113

6. Основные правила систематизации документальных материалов

в государственных архивах СССР, 1948 г. // БестПраво. Информационно-

правовой портал. – 2015. – URL : http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-akty/312893/

(дата обращения: 15.02.2015).

7. ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Общие

положения» // Электронный фонд нормативно-правовой и технической

документации. – 2015. – URL : http://docs.cntd.ru/document/gost-6.38-72 (дата

обращения: 29.01.2015).

8. ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов» // Электронный фонд нормативно-правовой и

технической документации. – 2015. – URL : http://docs.cntd.ru/document/gost-

6.39-72 (дата обращения: 29.01.2015).


библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» // Гарант. Информационно-правовой портал. –

2015. – URL : http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 05.02.2015).

10. ISAD (G): Основной международный стандарт архивного

описания : утвержден специальной комиссией по стандартам описания,

Стокгольм, Швеция, 21-23 января 1994 года : [перевод с английского] //

Междунар. совет архивов ; перевод: В.Н. Гармаш. науч. ред. пер.: В.Г.

Ларина./ Термика. – 2015. – URL :

http://termika.ru/issao?d&nd=982301653&nh=0 (дата обращения: 01.02.2015).

11. ISAAR (CPF): Международный стандарт по созданию архивных

авторитетных записей для организаций, лиц и семей : принят Комитетом по

стандартам описания, Канберра, Австралия, 27-30 октября 2003 года :

[перевод с английского] / Междунар. совет архивов ; гл. ред. пер.: Е. Д.

Жабко. - 2-е изд. - Санкт-Петербург : Президентская библиотека имени Б. Н.

Ельцина, 2011. - 247 с.

114

12. ISAD (G): Основной международный стандарт архивного

описания : принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция,

19-22 сентября 1999 года : [перевод с английского] // Междунар. совет

архивов ; гл. ред. пер.: Жабко Е. Д. – 2-е изд. – Санкт-Петербург:


13. Международное стандартное библиографическое описание /

Междунар. федерация библ. ассоциаций и учреждений, Рос. библ. ассоц.,

Межрегион. ком. по каталогизации, Рос. гос. б-ка ; пер. с англ. Н. В.

Шпановой ; науч. ред. пер.:Т. А. Бахтурина, Н. Н. Каспарова (рук.

проекта). — Консолидированное изд. — М., 2014. — 325 с.


фонда Российской Федерации. / ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н. М.


15. Схема единой классификации документальных материалов

государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных

архивов (Советский период) / ГАУ при Совете Министров СССР ; под ред. Г.

А. Белова, Б. Н. Богатова, Л. Н. Кривошеина, Л. Л. Смоктуновича ; сост. М.

И. Автократова, Б. Н. Богатов, Л. И. Сесина, Е. К. Соина. — М., 1962. — 158

с.

16. Схема единой классификации документной информации в

систематических каталогах государственных архивов СССР (советский

период) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. Д.

Д. Голованова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; сост.: Л. С. Вирсис, И. В.

Волкова, С. А. Джорджишвили, Л. Г. Куза. — Изд. 2-е, доп. и дораб. — М.,

1978. — 278 с.

17. Схема единой классификации документной информации в

систематических каталогах государственных архивов СССР (XVIII - нач. XX

вв.) / ГАУ при Совете Министров СССР, ВНИИДАД ; под общ. ред. А. П.

Курантова, В. Н. Автократова, К. И. Рудельсон, Н. М. Шепуковой ; отв. сост.:

Л. С. Вирсис. — М, 1983. — 119 с.

115

18. О единой системе научно-справочного аппарата государственных

архивов СССР: методическое письмо, 1965 г. // БестПраво. Информационно-

правовой портал. – 2015. – URL : http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-akty/546893/

(дата обращения: 15.02.2015).

19. Дифференцированный подход к описанию документальных

материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. –

М., 1969. – Вып. 1. – Основы дифференцированного подхода при переработке

и усовершенствовании описей.


материалов: методические рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. –

М., 1972. – Вып. 2. – Основы дифференцированного подхода при

каталогизации.


материалов: методические рекомендации / Главархив СССР. ВНИИДАД. –

М., 1972. – Вып. 3. – Основы дифференцированного подхода при подготовке

справочника о фондах архива (архивов).

22. Основные положения развития системы научно-справочного

аппарата к документам государственных архивов СССР: методические

рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1981. — 77 с.

23. Методы описания документной информации: методические

рекомендации. / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1986. — 101 с.

24. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам

бывших партийных архивов: методические рекомендации. / Государственная

архивная служба России. ВНИИДАД. — М., 1994. — 56 с.

25. Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных

архивов и государственных архивов, хранящих документы советского

периода: методические рекомендации. / ВНИИДАД. — М., 1999. — 74 с.

26. Создание современных архивных справочников на основе

дифференцированного подхода: методическое пособие. / Федеральная


116

27. Рекомендации по созданию Интернет-каталогов архивных

документов: методическое пособие. / ВНИИДАД. сост.: И.В. Караваев, Н.В.

Глищинская. – М., 2012. – 29 с.

28. Составление архивных описей в электронной форме и их

интеграция в информационную инфраструктуру государственных и

муниципальных архивов: методические рекомендации. // ВНИИДАД;

ответств. сост.: В. Г. Ларина. — М., 2013. — 111 с.

117

ЛИТЕРАТУРА

1. Автократов В. Н. Теоретические проблемы отечественного

архивоведения // В. Н. Автократов ; Сост. Т. И. Хорхордина; Рос. гос.

гуманит. ун-т. — М. : РГГУ, 2001. — 398 с.

2. Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения //

Археографический ежегодник за 1969 год. — М., 1971. — С.43-48.

3. Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных

категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД. — М., 1973. — 86 с.

4. Автократов В.Н. Некоторые теоретические вопросы архивного

описания // Актуальные проблемы архивоведения и документоведения.

Естественнонаучные и технические вопросы архивного дела / Главархив

СССР. ВНИИДАД. — М., 1981. — С. 202-239.

5. Автократов В.Н. Теоретические проблемы советского

архивоведения (1960-1970 гг.). Автореф. дис. на соиск. уч.степ. д.и.н. — М.,

1982. — 297 с.

6. Автократова М.И. и др. О создании единой системы научно-

справочного аппарата архивов СССР // Вопросы архивоведения. — 1965. —

№ 1. — С. 3-14.

7. Автократова М.И. Организация работы по созданию единой

системы научно- справочного аппарата архивов и вопросы

дифференцированного описания документальных материалов при

составлении и усовершенствовании описей // Материалы семинаров-

совещаний работников архивных учреждений СССР по вопросам создания и

совершенствования НСА к документальным материалам (г.Калинин, Ростов-

на-Дону, Томск), апрель-июнь 1966 г. — М., 1966. — 211 с.

8. Автократова М.И., Рудельсон К.И., Сесина Л.И. Разработка основ

Единой системы научно-справочного аппарата к документальным

материалам в советском архивоведении // Археографический ежегодник за

1971 год. — М., 1972. — С. 58-71.

118

9. Влияние информационных технологий на теорию и практику

архивного дела: Аналитический обзор / ГАС России. РНИЦКД М., 1992

10. Волкова А.Ф. Научно-методический обзор опыта работы

Центрального государственного архива Советской Армии по каталогизации

документальных материалов за 1964-1974 гг. и перспективы дальнейшего

пополнения систематического каталога. — М., 1974. — 96 с.

11. Волкова И.В. Категории архивных фондов в государственных

архивах // Советские архивы. — 1989. — N 3. — С. 15-18.

12. Волкова И.В. Описание документов в советском архивоведении и

его роль в совершенствовании научно-справочного аппарата


13. Волкова И.В. Система научно-справочного аппарата на

современном этапе // Основные тенденции и перспективы развития

архивного дела и документационного обеспечения управления: Сб. науч. тр.

— М., 1990. — С. 119-131.

14. Волкова И.В., Карпунова H.A. К вопросу о каталогизации

документов в государственных архивах // Советские архивы. — 1988. — N 5.

— С. 21-22.

15. Еремеев С.Г. Унификация описания архивной документной

информации: отечественный и зарубежный опыт 1960-1990-х гг.: Дис. на

соиск. уч.степ.к.и.н. — М., 2002. — 218 с.

16. Долгорукова Т.Н. Дифференцированный подход к описанию

документов при каталогизации / Доклад на совещании-семинаре архивных

работников РСФСР по вопросам НСА. — Воронеж, 1972.

17. Долгорукова Т.Н. Некоторые аспекты системного подхода к

проблеме научно-справочного аппарата ГАФ СССР / Научная конференция

МГИАИ «Актуальные проблемы современного архивоведения,

документоведения и организации делопроизводства». 27-29 мая 1971 г.:

Тезисы докладов. — М., 1971. — С. 50-57.

119

18. Долгорукова Т.Н. Основные задачи развития системы научно-

справочного аппарата государственных исторических архивов СССР на

современном этапе / Краткие тезисы научных докладов и сообщений к

всесоюзному совещанию-семинару по вопросам развития средств

информации государственных исторических архивов СССР. — М., 1977. —

56 с.

19. Елпатьевская В.В. Подготовка справочно-информационных

изданий о составе и содержании документов Государственного архивного

фонда СССР // Архивоведение, археография: Экспресс-информация /

ВНИИДАД. ОЦНТИ. — 1982. — N 5. — С. 11-13.

20. Елпатьевский A.B. Из истории формирования основных

нормативно-методических документов отечественного архивного дела //

Отечественные архивы. — 1998. — №4. — С. 16-24.

21. Елпатьевский A.B. О некоторых вопросах описания

документальных материалов государственных учреждений //

Археографический ежегодник за 1968 г. — М., 1970. — С. 45-61.

22. Елпатьевский A.B. Об использовании понятий теории

информации в современном архивоведении // Труды ВНИИДАД. — М., 1973.

— С. 153-178.

23. Елпатьевский A.B. Развитие научных исследований в области

архивоведения и документоведения, их организация и проблематика // Из

опыта организации научно- исследовательской работы в архивных

учреждениях страны. — М., 1990. — 97 с.

24. Жлобинская О.Н. Библиотеки и архивы: сближение стандартов //

Официальный сайт Национальной службы развития системы форматов

RUSMARC. – 2015. – URL : http://www.rba.ru/rusmarc/publish/arhiv.pdf (дата

обращения: 29.01.2015).

25. Изучение опыта представления системы научно-справочного

аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации

120

в сети Интернет: Аналитический обзор // ВНИИДАД; сост.: В. Г. Ларина, Н.

М., Инглисман Ж.Л., Романова Е.А. и др. — М., 2014. — 290 с.

26. Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной

учетной документации и возможности их представления в электронной

среде: Аналитический обзор // ВНИИДАД; сост.: В. Г. Юмашева Ю.Ю.,

Сахарова Е.Н. и др. — М., 2014. — 386 с.

27. Киселев И.Н. Архивные информационные ресурсы и Интернет //

Новые информационные ресурсы и технологии в исторических

исследованиях и образовании. Сборников тезисов докладов и сообщений

Всероссийской конференции, 6-9 апреля 2000 г. — М., 2000. — С. 20-22.

28. Киселев И.Н. Информатизация архивного дела // Вестник

архивиста. — 1996. — N 1. — С. 60-82.

29. Киселев И.Н. Информатизация архивного дела: состояние,

проблемы, перспективы // Круг идей: Новые архивные технологии: Сб.

статей. — М., 1996. — С. 23-39.

30. Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и

воплощение // Отечественные архивы. — 1997. — N 6. — С. 28-35.

31. Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле (по

материалам XIII конгресса MCА) // Информационный бюллетень

Ассоциации «История и компьютер». — М,1997. — С. 77-91.

32. Киселев И.Н. Состояние и основные проблемы информатизации

федеральных архивов и центров хранения документации // Вестник

архивиста. — 1994. — N 4 — С. 22-23.

33. Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное

состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к

документам государственных архивов // Отечественные архивы. — 2000. —

№ 5. — С. 12-24.

34. Ларина В.Г. Единый классификатор документной информации -

важнейший элемент информатизации архивной отрасли // Отечественные

архивы. — 2006. — № 1. — С. 8-14.

121

35. Ларина В.Г. Классификация как метод организации архивного

информационного пространства // Доклады и тезисы конференции

«Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы

взаимодействия на современном этапе». — 2002. — С. 27-34.

36. Ларина В.Г. Проблема разработки и внедрения

стандартизированного описания архивной документной информации //

Тезисы и доклады Всероссийской конференции «Архивоведение и

источниковедение отечественной истории» (март 2009) —.2009. —.С. 7-15.

37. Ларина В.Г. Пути развития путеводителей. Из опыта разработки

межархивных справочников // Информационный сборник. — М., 1997. —

N3— С. 20-25.

38. Ларина В.Г. Система научно-справочного аппарата к фондам

государственных архивов Российской Федерации. Общие теоретические и

методические аспекты проблемы // Доклады и сообщения на российско-

германском семинаре (апрель 2009 г.) — 2009. — С. 31-34.

39. Ларина В.Г. Система научно-справочного аппарата

государственных архивов как основа формирования общего архивного

информационного пространства // Отечественные архивы. — 2008. — № 3.

— С. 14-17.

40. Ларина В.Г. Современные тенденции развития описания

архивной документной информации // Материалы конференций ВНИИДАД.

— 1999. — № 2. — С. 35-47.

41. Ларина В.Г. Стандартизированное описание ретроспективной

документной информации как условие формирования архивного

информационного пространства // Тезисы и доклады Всероссийской

конференции «Архивоведение и источниковедение отечественной истории»

(апрель 2007). — 2007. —С. 41-48.

42. Митяев К. Г. Теория и практика архивного дела в СССР : учеб.

пособие / Главное архивное управление. — М., 1958. — 340 с.

122

43. Митяев К.Г. Ленинский декрет 1 июня 1918 г. и советское

архивоведение // Советские архивы. — 1968. — № 3, — С. 9-15.

44. Описание архивной документной информации. Теория и

методика. Научный доклад / Труды ВНИИДАД. — М., 1997— 65 с.

45. Рудельсон К.И. Классификация документов и НСА в

государственных архивах // Архивное дело в СССР / Труды ВНИИДАД. —

М., 1980. — T.XII. — С. 129-156.

46. Рудельсон К.И. Некоторые методологические вопросы научно-

справочного аппарата архивов // Методические вопросы документоведения,

архивоведения, археографии. — М., 1978. — С. 67-70.

47. Рудельсон К.И., Шобухов М.Н. Единая система научно-

справочного аппарата государственных архивов СССР // Труды научной

конференции по вопросам архивного дела в СССР 1965 г. — М., 1965. — С.

72-88.

48. Сибиль К. Стандарты Международного совета архивов по

архивному описанию: ISAD (G) и ISAAR (CPF) // Информационный вестник

ВНИИДАД. перевод: В.Н. Гармаш, науч. ред.: С.Г. Еремеев — М.,2005. —№

2. — С. 50-56.

49. Фомин Н.А. Систематическая опись архивных материалов //

Архивное дело. — 1935. — № 4 — С. 7-15.

50. Юмашева Ю.Ю. Стандарты описания объектов историко-

культурного наследия в информационно-поисковых системах // Вестник

Пермского университета. Серия: История. — Пермь, 2013. — № 2.— С. 49-

60.

Documents

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ « » 2015 г. ТРЕБОВАНИЯ К …elar.urfu.ru/bitstream/10995/36202/1/m_th_o.a.talovskaya_2015.pdf · 2015 . 2 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение