1

ПРЕЗЕНТАЦИИ

Во сколько они реально обходятся компании?

Кто считает их настоящую стоимость?

Компании нерационально тратят время сотрудников при создании презентаций,

заставляя их заниматься непрофильной работой в ущерб развитию бизнеса.

2

Об исследовании

Исследование проведено компанией PowerLexis — ведущим в России

презентационным агентством полного цикла, работающего с крупнейшими

компаниями ― лидерами в своих отраслях индустрии.

Целью исследования является анализ процесса создания и использования

презентаций как одного из важнейших средств бизнес коммуникаций, и выявление

факторов, которые требуют оптимизации в деятельности компаний.

Исследование базируется на анализе работы 515 крупнейших компаний, работающих

в различных отраслях, включая финансовые корпорации, консультационные фирмы,

государственные организации и структуры, общественные организации,

промышленные предприятия и компании IT сектора.

3

Введение

В современном мире бизнеса презентации представляют собой одно из важнейших,

если не важнейшее, средство визуальных коммуникаций. Независимо от того,

делаются ли они с целью ознакомить широкую аудиторию с общей идеей

или убедить отдельных лиц в важности какого-либо конкретного решения,

они широко используются на всех уровнях бизнес процессов.

Презентация была и остается основным способом наглядно представить

сложные концепции в понятном и удобном для восприятия аудиторией виде.

К сожалению, компании, отдавая должное необходимости использования

презентаций, часто совершенно не обращают внимания на процесс их создания,

всецело возлагая эту работу на свой персонал.

В результате возникает ситуация, когда высокооплачиваемые сотрудники вынуждены

тратить значительное время на непрофильную работу, занимаясь рутинной

деятельностью по оформлению презентаций. Деятельностью, которая совершенно

не соответствует ни уровню их квалификации, ни ожидаемым от них показателям.

4

Компании нерационально тратят время сотрудников

при создании презентаций, заставляя их заниматься

непрофильной работой

Всего 3% изученных компаний имеют штат профильных специалистов,

которые занимаются оформлением презентаций, и 4% отдают их на аутсорсинг.

В остальных все эти работы вынуждены делать обычные сотрудники, в том числе

представители управляющего звена - как правило, в ущерб своим прямым

обязанностям.

Работу, которую им приходится выполнять при оформлении презентации,

никак нельзя назвать соответствующей их профилю и квалификации.

Почти во всех компаниях оформлением презентаций занимаются

сами сотрудники, в том числе непосредственно менеджмент

3%

4%

41%

74%

95%

Выделенный отдел

Аутсорсинг

Руководитель

Ассистент Руководителя

Специалист / Менеджер

Кто занимается оформлением презентаций

5

Эта проблема особенно касается самых важных для развития

компании отделов — продаж и маркетинга

Как показали опросы, больше всего используют презентации отделы продаж

и маркетинга, которые производят презентации как для отчетности, так и для работы

с клиентами и партнерами. Это особенно проявляется в индустриях,

где предлагаются сложные решения для крупных проектов, которые требуют

наглядных пособий для визуализации и правильного восприятия материала.

Отвлечение работников этих отделов от основной деятельности на оформление

презентаций, безусловно, негативно сказывается на деятельности компании в целом.

Компании теряют прибыль из-за того, что работники

в ключевых отделах отвлекаются от основной деятельности —

активной работы над привлечением новых клиентов

10%

15%

18%

83%

87%

95%

Финансы

Производство

IT

Продажи

Маркетинг / PR / Реклама

Управление персоналом

Отделы, в которых чаще всего используются презентации

6

При создании презентаций больше, чем три четверти времени

уходит на рутинную работу

Несмотря на то, что разработка и создание презентаций непростой и трудоемкий

процесс, как показывает анализ, на разработку концепции и непосредственно

содержания уходит относительно немного времени.

Ниже приведены основные задачи, с которыми приходится сталкиваться персоналу

и на которые тратится больше всего рабочего времени.

Как можно видеть, в суммарном отношении по времени разработка сути презентации

значительно уступает всем остальным функциям, задействованным в процессе

ее создания.

При создании презентаций в среднем лишь 24% времени уходит

на разработку сути, остальные 76% тратятся на оформление

24%

19%

17%

13%

11%

9%

7%

Задачи, выполняемые при создании презентации

Визуализация идеи оформления слайда (схемы, таблицы, диаграммы)

Выполнение рутинных операций в PowerPoint / Keynote

Приведение всех элементов презентации к единому стилю

Разработка концепции, аналитика и структура

Представление текста на слайдах, копирайтинг

Поиск нужных слайдов в старых презентациях

Поиск фото и иллюстраций

7

Более трети сотрудников затрачивают на оформление

презентаций до 10% рабочего времени

Эта проблема становится особенно актуальной, если рассмотреть,

сколько оформление презентаций отнимает времени у персонала по отношению

к основной работе.

На вопрос «Сколько времени в среднем вы затрачиваете на оформление

презентаций по отношению к основной деятельности?» 39% опрошенных показали,

что это может быть до 10% — то есть десятой части рабочего времени.

*Включительно

Стоит отметить, что речь идет не только о рядовых сотрудниках, но о специалистах

и даже представителях менеджмента.

Процесс создания и оформления презентаций получается

неоправданно дорогим

17%

25%

39%

14%

5%

Время на оформление презентаций

Меньше 2%

От 2 до 5%*

От 5 до 10%*

От 10 до 25%

От 25 % и больше

8

Возможные способы решения проблемы

Существует несколько способов решения обозначенных проблем. Каждый из них

имеет свои плюсы и минусы и подходит только для определенных компаний

и в определенной ситуации.

1. Создание собственного специального отдела

В компании (или ее отдельной структуре) формируется специальный профильный

отдел, который занимается только о оформления презентаций.

Минус: Высокие издержки на создание и поддержание отдела.

Плюс: Возможность передать оформление презентаций специалистам.

2. Аутсорсинг оформления презентаций

Оформление и создание презентаций передается другой компании, которая

специализируется на этой деятельности (как единичные презентации,

так и обслуживание на постоянной основе)

Минус: Риски, связанные с надежностью и исполнительностью компании-

партнера.

Плюс: Освобождение сотрудников для основной работы. Повышение

производительности на производстве.

3. Установка дополнительных программ / приложений к PowerPoint

Приобретение и установка программных приложений, позволяющих

автоматизировать рутинные процессы в создании презентаций

Минус: Относительно высокий уровень начальных инвестиций в разработку,

установку программ и обучения сотрудников.

Плюс: Компании не нужно привлекать партнера на аутсорсинг.

Процесс и контроль за ним остается внутри организации. Сотрудники получают

возможность создавать презентации с минимальными усилиями и затратами

времени.

9

Заключение

Поскольку значимость презентаций в бизнес коммуникациях постоянно растет

и будет расти в обозримом будущем, компаниям необходимо задуматься

об оптимизации процессов их создания.

Ценность презентаций как способа продвижения бизнеса не должна нивелироваться

слишком высокими затратами на их создание, вызванными нецелевым

использованием персонала компании.

Информация о PowerLexis

PowerLexis — ведущее в России презентационное агентство полного цикла, которое

с 1999 года предоставляет услуги крупнейшим компаниям-лидерам в своих отраслях

индустрии.

PowerLexis предлагает широкий спектр услуг, разработанных на уникальной

технологии, целью которой является оптимизация процесса производства

презентаций и высвобождение времени занятых в этих процессах сотрудников.

За дополнительной информацией обращайтесь:

www.powerlexis.ru | Info@powerlexis.ru

Санкт-Петербург

ул. Достоевского, д. 44, корп. А

Тел.: +7 812 334-13-23

Москва

Комсомольская пл. д. 3/30

Тел.: +7 495 668-04-55

Frankfurt

Lyoner Straße, 14

Tel.: +496 96 655-41-77