الكتاب اسم

أسبوع - خالل تعلم سلسلة الوقت وتنظيم تفعيل مهارات

المؤلف

أوستن كلير

النشر دار

للعلوم العربية الدار

الصفحات عدد

104

تلخيص

المهيري الله عبد

والفرات النيل مكتبة من أسبوع خالل تعلم سلسلة أو الكتاب هذا على الحصول يمكنك

الكتاب في ننظر أن قبل

الجد معناه الوقت تنظيم أن يظن من الناس من هناك ولألسف بفعالية، الوقت استغالل يحسن ال أكثرنا أن الحياة واقع من رأيت

،H وزنا الوقت ألهمية يقيمون ال ألنهم ذلك له وزن ال تافه شيىء الوقت تنظيم بأن يظن والبعض التسلية، أو للراحة وقت وال التام

عام بشكل العربي وطننا في تنتشر المفاهيم .وهذه

ننظم لم ما منتجين نكون ولن ننتج لن فإننا ساعات لعدة واجتهدنا عملنا فمهما اإلنتاجية، منخفض عملنا تجعل المفاهيم هذه

أوقاتنا علينا يضيع ما كل من ونتخلص .أوقاتنا

السهلة الطرق هذه تطبق أن الزائر أخي وأتمنى ومكتبك، مؤسستك في إنتاجية أكثر تجعلك التي الطرق على يدلك الكتاب هذا

: تخسر لن إخالص بكل لك أقولها اإليجابية، والنتائج الكبير الفرق فستجد حياتك في طبقتها وإن عملك، في الفورية النتائج وستجد

في تجربتك عن لي واكتب اإللكتروني البريد على لي وأرسل ال؟ أم فعالة هي هل احكم، ثم أسبوع لمدة الطرق هذه طبقت إن

. الوقت تنظيم حول متكامل ملف العاجل القريب في ستجد حيث الملفات صفحة تراجع أن تنسى وال الوقت .تنظيم

المقدمة

األوراق من يحصى ال H عددا وعالجت اجتماعات ثالثة وحضرت H هاتفيا H اتصاال عشر اثني من أكثر تلقيت ،H جنونيا نهاري كان لقد

. طيلة H منهمكا كنت لقد أساسيتين أزمتين أحل أن علي وكان مكتبي إلى فجأة وصلوا زمالء لخمسة تساؤالت خمسة عن وأجبت

اإلطالق على H شيئا حققت بأنني اآلن أشعر ال أنني إال العمل في .الوقت

األعمال 86400اليوم = بعض إنجاز عن يعجز والبعض الضخمة، المؤسسات إلدارة الناس بعض الوقت هذا يكفي لماذا ثانية،

الوقت استغالل فعالية في يكمن الفرق .البسيطة،

منها وكبيرة، فورية السليم الوقت تنظيم فوائد :إن

العمل في أفضل نتائج .تحقيق

العمل نوعية .تحسين

العمل إنجاز سرعة .زيادة

العمل ضغط من .التخفيف

ارتكابها الممكن األخطاء عدد .تقليل

المرتب .زيادة

العمل في الراحة .تعزيز

العملية غير الحياة نوعية .تحسين

يومه يصف كيف عرضنا الذي المدير ذاك مثل ستصبح وإال السبل بأفضل واستغالله وقتك بتنظيم تبادر أن عليك .لذلك

" مع / " يتناسب آخر موعد تحدد أن ويمكن المكتب في اإلنتاجية أسبوع يسمى لما سبتمبر أيلول من األول األسبوع عادة يخصص

ساعة تخصيص مجموعة أو قسم كل في ويتم األسبوع، هذا من يوم كل التنظيم بنود من واحد بند مناقشة ويتم عملك، ظروف

يسمح الجماعي والنقاش الوقت، استغالل يعيق ما كل لتجنب المناسبة الحلول ووضع المطروح الموضوع في لمناقشة H يوميا

لمعالجتها الحلول أفضل ووضع حدوثها المحتمل المشاكل .بإظهار

ووضع التمارين حل في الموظفين جميع يشارك أن ويجب الجميع، لحضور الفرصة إلتاحة مرنة تدريبية ساعات إقامة ويمكنك

الجميع فيلتزم المؤسسة في الجماعي الحماس يخلق وهذا المكتب، إلى عودتهم فور سيتبعونها التي العملية والخطوات الحلول

الخطوات . بهذه

لنا: ويتيح الكتاب، قراءة يسهل مما وهذا أسبوع، بعد منه تنتهي أن على يوم كل في جزء ستقرأ أنك يفترض الكتاب هذا مالحظة

الكتاب قراءة إكمال قبل العملية الخطوات .تطبيق

: الذات تقييم األول اليوم

الخطوات ذلك وبعد الوقت، تستنفذ التي بالعوامل والئحة للوقت H سجال وسنضع الوقت، تنظيم على قدراتنا بتحليل سنقوم اليوم

عاداتنا لتغيير .العملية

للوقت استخدامنا تحليل

المسألة غلى دقائق عشر معدله ما يمضون فتراهم اهتمامهم، موضوع تغيير إلى H دائما يضطرون الموظفين أن األبحاث تظهر

الوقت بضياع يشعر أن دون اليومية والضغوطات المقاطعات في الوقت فيضيع .الواحدة،

المهدر الوقت بحجم وعينا من سيزيد بالوقت خاص سجل وتصميم أوقاتنا، قضاء في عاداتنا نعي أن إلى بحاجة نحن لذلك

. السجل لهذا H نموذجا وإليك للوقت المضيعة العوامل .وسيحدد

الوقت سجل

الساعة العمل المردود المدة H؟ مسبقا مخطط

9.00 البريد وسط دقيقة 25 ال

9.30 المبيعات حول اجتماع مرتفع دقيقة 50 نعم

10.20 الطاولة على المرمية األوراق تصفح منخفض دقائق 10 ال

10.30 الزمالء قبل من جانبية مقاطعات منخفض دقيقة 15 ال

للوقت المضيعة العوامل

األشياء -1 إضاعة . لها -6 قيمة ال التي األوراق

2- H جيدا مخططة الغير االجتماعات . األزمات -7

الهاتف -3 . الغير -8 بأعمال الذات تكليف

الجانبية -4 المقاطعات . الكمالية -9

التأجيل -5 . اللهو -10

عاداتنا تغيير

الخطوات هذه تطبيق في نستمر أن ويجب عاداتنا، لتغيير الجهد نبذل أن علينا بل عاداتنا لتغيير يكفي ال الكتاب هذا ملخص قراءة

إهدار عادات لتغيير خطوات سبع من خطة وإليك المساعدة، اآلخرين من نطلب أن ويمكن حسنة، عادات تصبح حتى H مرارا

:الوقت

وقتك ضياع إلى تؤدي التي األسباب .اكتب

الوقت هدر عادة تسببها التي المشاكل .عدد

اإليجابية ونتائجها الوقت تنظيم عادة .تصور

الوقت تنظيم عادة من .حسن

الواهية األعذار استخدام عن .توقف

صباح كل بهدوء ليومك .خطط

مرتبة صغيرة ومهمات خطوات إلى الضخمة المشاريع .حول

: األوراق تراكم من الحد الثاني اليوم

بأنك متأكد فأنا كذلك كان إذا المالحظات؟ وأوراق قراءتها تود التي والمواد والكيبات والمذكرات باألوراق مليء مكتبك يبدو هل

لترتيب الواحد األسبوع في لساعات تجلس أو زبون، أو شخص عنوان أو مهمة ورقة عن البحث في الوقت من الكثير تضيع

للعمل مكان يكون أن بدل مهمة الغير لألوراق خزانة مكتبك أصبح تذكر فائدة دون من وفرزها .!!األوراق

والقليل وقتك تنظيم جدول إال شيء كل من خالي مكتبك وسيصبح األوراق هذه وطأة من التخفيف على سنساعدك اليوم هذا في

للعمل فارغة كبيرة ومساحة المهمة األوراق !من

األوراق تقليل حملة

والبريد والكتيبات األوراق جميع على نطلع وعندما األهمية، قليل هو ما كل من تخلصنا إذا إال المهمة األشياء على التركيز يمكن ال

حاول لذلك مكاتبنا، على تتكدس مهمة الغير األوراق هذه تجعل التي هي العمل في طريقتنا أن ضروري،إال غير معظمه أن نرى

تطلب وال الشفهي، باالتصال والمذكرات األوراق عن استعض األخير، الحل هذا كان إذا إال شخص أي إلى ورقة أي ترسل ال أن

والجهد والوقت الورق هدر من كبيرة كمية تنقص بذلك واألوراق، الوثائق جميع من .نسخة

اإلمكان قدر باالختصار مذكرة أو تقرير أو بورقة لك يرسل من جميع .ألزم

االتصال يعزز وهذا مذكرة إرسال من H بدال مباشرة األشخاص إلى تحدثالموظفين .بين

الحاالت في إال مذكرات أو تقارير أي إرسال عدم الجميع من أطلب.االستثنائية

مرسليها إلى الضرورية غير األوراق كل .أعد

اآلخرين إلى كتاباتك في .اختصرالورق مع الفعال التعامل

سيكون الذي المهم الورق فهو اليوم في مرة من أكثر إليه سترجع الذي الورق أم فقط، واحدة مرة ورقة كل مع تتعامل أن حاول

فضع بورقة أمسكت ما إذا الواحدة، الورقة فيه تناولت التي المرات عدد عن تخبرك طريقة وإليك ومرتبة، منظمة ملفات في

مصابة حمراءنقطة أصبحت أوراقك أن وجدت فإذا صغيرة، نقطة أضف الورقة تناول تكرر وكلما الزوايا، إحدى في صغيرة

التنظيم في أسلوبك مراجعة عليك يجب !بالحصبة

! : األبحاث أن إال ، المنظمة الفوضى هذه أو شيء، كل مكان أعلم بقوله مكتبه على الموجودة الفوضى يبرر من الناس من وهناك

إلى يؤدي منظم الغير المكتب بأن :تثبت

أقل - 1 منخفضة - 5.إنتاج معنويات

المهل - 2 وانقضاء الفرص فيه - 6.ضياع مرغوب غير لهو

المعلومات - 3 عن جنوني متوقعة - 7.بحث غير أزمات

طويلة - 4 عمل .ساعات

شيء كل من ونصف،وتخلص ساعة لمدة مشغول بأنك اآلخرين تخبر الفتة ضع ،H أبدا ذلك تؤجل وال مكتبك بترتيب اآلن عليك لذلك

من أخرى أماكن في األوراق تراكم حساب على مكتبك ترتيب وتجنب منظمة ملفات في المهمة أوراقك ورتب األهمية، قليل

تكفي لمدة التركيز على سيساعدك وذلك لمشروعك، الالزمة األوراق غير ترى لن أنك يعني لمكتبك ترتيبك بأن وتذكر الغرفة،

الوقت وتضييع التشتت وعدم المشروع .إلنهاء

في تضعها أو المهمالت سلة في تلقيها أو عليها تعمل أو تحولها أن إما الخطوات، هذه إحدى تطبيق فعليك ورقة أي تأتيك عندما

.ملف

الفعال التوثيق

كلى في متشابه التنظيمية والمبادئ اإلطالق، على تنظيم أداة أبرز األوراق على أو H إلكترونيا أكان سواء التوثيق نظام يشكل

الورقي النظام على وسنركز .النظامين

بأن الدراسات هي% 85تظهر ملفاتنا في نبقيها التي الوثائق من كبيرة نسبة وأن ،H أبدا لها نعود ال بها نحتفظ التي المعلومات من

. ملفاتك حجم فإن متردد غير كنت وإذا إليها، بحاجة تعد لم التي الوثائق كل من تخلص لذلك آخر مكان في محفوظة H أصال

بالمائة خمسين بنسبة .ستنخفض

" : تحتاج قد ألنك ترميه أن قبل شيء كل عن نسخة احفظ مثل العقيمة القواعد بعض ترسخ المؤسسات من الكثير هناك ولألسف

" ستفقد فإنها األوراق من غيرها أم قانونية، قيمة لها التي األوراق على إال H أبدا تنطبق ال القاعدة هذه أن والحقيقة ما H يوما إليه

الوقت بمرور .قيمتها

الملفات اخترعنا الملفات، عمل هو وهذا فيها، الموجودة المعلومات من إفادتنا احتمال ازداد ومرتبة منظمة الملفات كانت وكلما

ذلك أردنا ما متى بسرعة لها نرجع حتى المهمة المعلومات لنا تحفظ .لكي

: التخطيط الثالث اليوم

الكتاب بداية في الفصل هذا يضع أن الكتاب مؤلف على وكان التنظيم، عملية أساس هو .التخطيط

: اليومي التنظيم ثم التفصيلية الخطة خطوات رسم األهداف، تحديد مراحل بثالث يمر .التخطيط

األهداف تحديد

أن أريد ماذا ،H دوما نفسك تسأل أن عليك لذلك نفسك، تنظم أن من فائدة فال والمهنية العائلية لحياتك أهداف أي تحدد لم إذا

األهداف وهذه منك، الناس يريده ما ال H فعال تريد ما تكتشف أن وعليك سنين؟ عشر أو خمس بعد سأكون كيف حياتي؟ في أحقق

معين لقب على تحصل أن أو األموال، من الماليين على تحصل أن األهداف من فليس توجهها، في سامية تكون أن .يجب

أو تنسها فال عينيك نصب فتكون يوم كل تراها بحيث ما مكان في تعلقها أو مفكرتك في تدونها أن عليك األهداف، هذه حددت إذا

عنها .تحيد

التفصيلية الخطوات

تضع أن عليك لذلك األهداف، هذه وتعديل بالتراجع عندها وستبدأ مستحيلة بأنها نفسك في يدور قد كبيرة أهداف وضعت إذا

والقدرة الحماس ستعطيك الصغيرة الخطوات هذه الكبيرة، األهداف هذه تحقق حتى عليها ستمشي التي الصغيرة الخطوات

هي الخطوات هذه وفوائد استخدمتها، إذا إال الخطوات هذه بفائدة تشعر ولن أهدافك، نحو المسير مواصلة :على

تحقيقها يمكن خطوات إلى المثبطة األهداف .تحول

أهدافنا تحقيق على .تحثنا

األفكار تطبيق .تسهل

الطارئ وليس المهم على التركيز من .تمكننا

تقدمنا تقويم خاللها من نستطيع عالمة .تشكل

المشاكل تفادي على .تساعدنااليومي التخطيط

بواقعية عملنا تنظيم من .يمكننا

كمفكرة .يعمل

شتاته ويجمع العقل .ينظم

وقتها في األعمال إنهاء على .يساعدنا

العمل على .يحثنا

األولوية لها التي أهدافنا تحقيق على التركيز على يساعدناالوسيلة تكون أن المهم يوم، لكل قائمة أو البطاقات أو المفكرات تناسبك قد بها، وقتك ستنظم التي وسيلتك تختار أن عليك

وقتك تنظيم على ستعينك الخطوات وهذه أهدافك، تحقيق على لك :معينة

التالي لليوم به خطط المكلف والواجبات به تقوم أن تود بالذي قائمة لوضع الوقت بعض قضاء عليك نومك قبل ، .

اليوم تنجزه لم ما التالي أكمل اليوم قائمة على اكتبها تؤخرها، أو تلغيها فال المهمات بعض إنجاز تستطع لم إذا ، .

األعمال قائمة ضمن المستقبلية أهدافك التيستحقق الخطوات أو األعمال .ضع

مهمة أو عمل كل أولوية رموز حدد تكون أن المهم األلوان حتى أو األشكال، حتى أو الحروف أو األرقام استخدام ويمكنك ،

أجلتها غن بأس ال ومهمات عاجلة ومهمات األولوية لها مهمات هناك تكون أن ويجب معنى، .ذات

H فوضاآلخرين خصوصا لمهاراتهم تطوير هو بل اآلخرين استغالل التفويض يعني وال لآلخرين األعمال بعض تفوض أن يمكنك ،

مسؤولياتك ببعض لهم تتخلى أن يمكنك المرؤوسين، من كانوا .إذا

قدرته الذي بالوقت مهمة أي من تنتهي لن بالتأكيد ألنك الوقت بعض عليها وأضف مهمة، لكل الالزمة المدة .قدر

: االجتماعات تنظيم الخامس اليوم

المدراء الوقت% 50% - 30يقضي تقليص يمكنك كيف سنناقش لذلك مقابالت، أو مفاجئة زيارات أو اجتماعات، في وقتهم من

قصوى بفعالية اجتماع كل من واالستفادة لالجتماعات .الالزم

لوجه � وجها محادثة أو هاتفية مكالمة تكفي فقد توفر، إذا بديل عن فبحث اجتماع عقد أردت .إذا

كافية بمدة االجتماع قبل الهدف بهذا االجتماع في سيشارك من جميع وأخبر بوضوح، االجتماع هدف حدد اجتماع عقد قررت .إذا

H أوال البنود أهم وضع االجتماع، ألعمال جدول .ضع

تجنبها فعليك االجتماع، من االستفادة دون تحول عوامل فهناك االجتماع أثناء أما االجتماع قبل :هذا

الحضور في .التأخر

االجتماع من الهدف وضوح .عدم

ذلك من متمكن شخص أو االجتماع رئيس الحوار يدير أن يجب لذلك المشتتة، .النقاشات

االجتماع آخر إلى االنتقادات كل أجل لذلك االنتقادات، بسبب هذا يكون وقد الصمت، وتفضيل المشاركة .قلة

المفاجئة الزيارات أو الهاتفية المكالمات تجنب .المقاطعات،

القرارات اتخاذ في .التردد

. كتب: وهناك عليها الجميع يتعود حتى H تكرارا الخطوات هذه نفذ لذلك صعب تطبيقها لكن سهلة، التعليمات هذه تكون قد مالحظة

مفيدة تفاصيل فيها ستجد االجتماعات إلدارة .متخصصة

: المشاريع تنظيم الخامس اليوم

محدد: هدف إلى المطاف نهاية في تؤدي والتي المترابطة المهمات من مجموعة هو .المشروع

المشاريع لفشل أسباب :تسعة

المهمات من الكثير .تحمل

مناسب الغير .التخطيط

األرباح وقلة التكلفة .زيادة

المشروع بمهمات المناسبين غير األشخاص .تكليف

.التأجيل

المحتملة المشاكل تحديد في .الفشل

الشاملة النظرة .ضعف

واضح هدف وجود .عدم

المشروع في العامل الفريق أفراد بين التواصل .قلة

التخطيط

للمشروع، الكلية التكلفة وخفضنا المشروع إلنهاء اللزم الوقت وتقلص التنفيذ، عملية سهلت أكبر H وقتا التخطيط أعطينا كلما

أساسية خطوات خمس التخطيط :ويتضمن

للعاملين اتضحت H وموجزا H واضحا الهدف كن وكلما الهدف، تحديدسيسلكونها التي .الخطوات

جيدة بأرباح علينا يعد لم إذا المشروع من فائدة فال واألرباح، الكلفة .تحليل

صغيرة مهمات مجموعة إلى المشروع .تقسيم

مهمة كل إلنهاء الالزمة المدة .تحديد

المشروع أفراد على المهمات .توزيعالمراقبة

. وضع ويستحسن حدوثها حال في األخطاء بمعالجة واإلسراع الصحيح االتجاه في يسير المشروع أن من التأكد المراقبة هدف

واحد مكان في بالمشروع المتعلقة والمستندات الملفات .جميع

والمراجعة التقويم

هذه من اآلخرين يستفيد حتى المشروع تجربة وندون التالية، المشاريع في لنتجنبها السلبيات لنعرف المشروع، تقويم علينا

.التجربة

: الهاتفية ترويضاالتصاالت السادس اليوم

نتوقع أن نستطيع ال H أوال ألننا الوقت، إلهدار أداة فيصبح استخدامه، يساء ولألسف ورخيصة، سريعة مهمة، اتصال أداة الهاتف

الهاتفية المكالمات في العمل وقت فيضيع حديثنا، في نختصر ال H وثانيا إلينا، تصل التي المكالمات .أهمية

في مالحظاتك تبعثر وال الهاتف، في تتلقها التي مالحظاتك للتدوين أوراق وخصص مهمة، الغير المكالمات اختصار عليك لذلك

وأوراق قصاصات .عدة

األولوية ذات المهمة األعمال على فيها وتركز مكالمة أي فيها تتلقى ال ساعة تخصص أن المهمة النصائح .ومن

المكالمة، هذه إلجراء نفسه قاطع من أنت تكون قد مكالمة، أي إجراء قبل H قليال نفكر أن فيجب نجريها، التي االتصاالت عن أما

عملك من االنتهاء بعد بالمكالمة قم ثم عليه وركز تباشره الذي العمل وأنهي المكالمة هذه بخصوص مالحظة اكتب .لذلك

تفهم أن حاول آخر، شخص ألي محادثتك وعند الوقت، من الكثير بذلك فتوفر اتصاالتك جميع إلجراء معينة ساعة تخصيص ويمكنك

والوقت الجهد إلهدار بدوره يؤدي تفاهم سوء أي هناك يكون ال حتى يعنيه .ما

: إضافية وإرشادات عامة مراجعة السابع اليوم

الوقت تنظيم على قدراتنا من تحسن المهمة النصائح بعض الكتاب يورد الجزء هذا في

لها الضرورية األوراق وتحضير الرحلة بأهداف الئحة وكتابة السفر قبل الدقيقة بالتحضيرات القيام فعليك السفر كثير كنت إذا

المواد بمطالعة السفر وقت قضاء ويمكنك بالسفر، خاص ملف في ووضعها سيحضرونها التي لالجتماعات الالزمة والمستندات

لقراءتها وقت لديك يكن لم .التي

في دورة أخذ ويمكنك السريعة، القراءة مهارة بتعلم وذلك والتقارير، األوراق أكوام قراءة أو إلنهاء الكتاب يوردها أخرى نصيحة

بسرعة القراءة على ستعينك التي الخطوات بعض وإليك المهارة هذه يعلمك كتاب على الحصول أو المهارة :هذه

بعض ) مع كلمات عدة بل كلمة، كلمة الجمل تقرأ (3ال أكثر أو كلمات .

بالكلمات لسانك تحريك أو عالي بصوت القراءة .تجنب

فقط نظرات أربعة أو بثالث الواحد السطر .اقرأ

القراءة قبل .تصفحبنسبة العمل إكمال محاولة أي الكمالية، مسألة من ويحذر الكاتب وهذا% 100وينصح نقص، فيه يكون أن من بد ال عمل أي ألن ،

اإلهمال إلى ندعوا أن ذلك يعني وال البشر، طبيعة .من

األخرى النصائح بعض :وهذه

شيء كل في والبساطة .االختصار

القرارات اتخاذ في التردد .عدم

التغيرات ومتابعة الظروف مع .التأقلم

الدورات أو الكتب من تعلمه يمكنك فن وهذا .التفويض

واإليجابية .التفاؤل

الخالصة

فإن معك يعمل من كل وطبقها المهارات هذه طبقت ما وإذا الوقت، واستغالل تنظيم يعيق ما كل إزالة على الكتاب هذا ركز

الكل يتبنها لم إذا تنجح لن الحلول هذه لذلك فورية، ستكون .النتائج

غيره ويفيد بدوره يستفيد حتى لغيرك التجربة هذه انقل اإليجابية النتائج رأيت وإن ومنزلك، مكتبك في تجربها أن بأس ال .لذلك

هذه تطبيق على نفسك وع�ود أمامك تعلقها لوحة على أو صغيرة بطاقة على واكتبها التنظيمية، الخطوات هذه تطبق أن حاول

عادة تصبح حتى .الخطوات