1

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Υπουργείο Εσωτερικών

Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Κοινωνία της Πληροφορίας ΑΕ

2

ΣΥΝΟΨΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ

Γενικά στοιχεία Έργου

Στόχοι / Οφέλη

Αντικείμενο Έργου

Δομή έργου – Υποέργα

Συγκεντρωτικά στοιχεία ανά Υποέργο

3

ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ

Το Εθνικό Ληξιαρχείο είναι έργο εθνικής εμβέλειας που χρηματοδοτείται από το ΕΣΠΑ, αφορά όλους τους δήμους της χώρας, τα ΚΕΠ, τα Υπουργείο Εσωτερικών και το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και θα παρέχει υπηρεσίες στο σύνολο των πολιτών της χώρας.

Σκοπός του έργου είναι η προώθηση του οργανωτικού και διοικητικού εκσυγχρονισμού των σχετικών με τη διαχείριση ληξιαρχικών πράξεων υπηρεσιών και η ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, μέσω :

της δημιουργίας της κατάλληλης υποδομής, όπου θα καταγράφονται, θα μεταβάλλονται και θα παρακολουθούνται με σύγχρονο και συστηματικό τρόπο όλες οι νέες ληξιαρχικές πράξεις που δηλώνονται / δημιουργούνται στα τοπικά Ληξιαρχεία καθώς και η πλειοψηφία των υφιστάμενων ληξιαρχικών πράξεων των ληξιαρχείων της χώρας.

της επιχειρησιακής και λειτουργικής ενοποίησης των υπηρεσιών διαχείρισης ληξιαρχικών στοιχείων και στοιχείων δημοτικής κατάστασης Πολιτών και της συγκρότησης του ενοποιημένου Εθνικού Μητρώου Πολιτών, ενός πλήρους, ορθού και επικαιροποιημένου κάθε στιγμή ηλεκτρονικού μητρώου, το οποίο θα αποτελέσει τη βάση για περαιτέρω αξιοποίησή του από Φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

Το Κόστος του έργου θα ανέλθει κατά μέγιστο σε περίπου 42 εκατ. €

Η Διάρκεια του έργου προβλέπεται να είναι περίπου 2,5 χρόνια.

4

ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ

Το έργο του «Εθνικού Ληξιαρχείου» ανασχεδιάστηκε το τελευταίο διάστημα λαμβάνοντας υπόψη :

(α) τη νέα δομή και οργάνωση της Τοπικής Αυτοδιοίκησης, όπως αυτή διαμορφώνεται στο πλαίσιο του ΚΑΛΛΙΚΡΑΤΗ

(β) την δυνατότητα που παρέχουν οι τεχνολογίες πληροφορικής για την ενοποιημένη τεχνική και επιχειρησιακή λειτουργία του Εθνικού Δημοτολογίου και του Εθνικού Ληξιαρχείου, τόσο σε κεντρικό όσο και σε τοπικό (σε κάθε Δήμο) επίπεδο. Το νέο αυτό ενοποιημένο πλαίσιο οδηγεί στη συγκρότηση του Εθνικού Μητρώου Πολιτών το οποίο δημιουργεί σημαντικές οικονομίες κλίμακας, απλούστευση διαδικασιών και καλύτερη και άμεση εξυπηρέτηση των πολιτών

5

ΣΤΟΧΟΙ ΕΡΓΟΥ

Κύριοι στόχοι του έργου είναι: Η ενοποίηση των ληξιαρχικών στοιχείων και των στοιχείων δημοτικής κατάστασης των

Πολιτών και η δημιουργία, κατά το δυνατό, πλήρους, επικαιροποιημένου και απαλλαγμένου από λάθη μητρώου πολιτών της χώρας.

Αρχικά, η πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αντιγράφων Ληξιαρχικών Πράξεων και Πιστοποιητικών Δημοτικής Κατάστασης από τις υπηρεσίες των Δήμων, τα ΚΕΠ και τους λοιπούς φορείς του δημοσίου που κάνουν χρήση των στοιχείων αυτών («Φορείς Διαλειτουργικότητας»

Τελικά, η σταδιακή, κατάργηση έκδοσης αυτών των αντιγράφων Η γρήγορη και αποτελεσματική εξυπηρέτηση του πολίτη κατά τις συναλλαγές του με

τις σχετικές δημόσιες υπηρεσίες για τα θέματα αυτά Η γρηγορότερη εξυπηρέτηση του Πολίτη από τους λοιπούς φορείς (φορείς

διαλειτουργικότητας) μέσω της δυνατότητας που θα τους δοθεί για πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων ληξιαρχικών πράξεων

Η σημαντική μείωση του φόρτου εργασίας των ΚΕΠ κατά 38% περίπου – δυνατότητα αξιοποίησης προσωπικού και υποδομών για παροχή και άλλων υπηρεσιών

6

ΑΠΟ ΤΟ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΣΤΟ ΕΘΝΙΚΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Εθνικό Μητρώο Πολιτών

Θα προκύψει ύστερα από αυτοματοποιημένη αντιπαραβολή, βελτίωση της ποιότητας και διασύνδεσή των στοιχείων δημοτικής κατάστασης, τα οποία τηρούνται στη βάση δεδομένων του Εθνικού Δημοτολογίου, με τα ληξιαρχικά στοιχεία που θα ψηφιοποιηθούν/ καταχωρηθούν στο πλαίσιο των έργων ψηφιοποίησης του Εθνικού Ληξιαρχείου.

Θα αποτελέσει : Την πιο αξιόπιστη πηγή πληροφοριών για την εκτύπωση της Κάρτας του Πολίτη και τη δημιουργία

αξιόπιστων εκλογικών καταλόγων. Το Μέσο για τη μείωση ή ακόμα και εξάλειψη του φαινομένου απόδοσης σύνταξης σε αποβιώσαντες

και διπλοσυνταξιούχους από τα Ασφαλιστικά Ταμεία (εξοικονόμηση πολλών δεκάδων έως και εκατοντάδων εκατομμυρίων Ευρώ ετησίως).

Το Μέσο για την κατάργηση της ετήσιας κατάρτισης στρατολογικού πίνακα από τους Δήμους (αυτοματοποιημένη πλέον κατάρτισή του μόνο από τα στρατολογικά γραφεία)

Το Μέσο για την Απαλλαγή στο 100% των Δήμων από την υποχρέωση τήρησης εκλογικών καταλόγων και από τη δίμηνη αποστολή εκλογικών αναθεωρήσεων στο

ΥΠΕΣ τήρησης χειρόγραφων Ληξιαρχικών Βιβλίων που τηρούνται στα 1034 Ληξιαρχεία (κατάργηση

τήρησης) Το Μέσο για την εκκαθάριση και επικαιροποίηση άλλων κρίσιμων εξειδικευμένων μητρώων που

τηρούνται από φορείς της Δημόσιας Διοίκησης (π.χ. TAXIS, ΑΜΚΑ κλπ.)

7

ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ

Το αντικείμενο του έργου «Εθνικό Ληξιαρχείο» περιλαμβάνει συνοπτικά τα εξής: Την υλοποίηση ενός κεντρικού πληροφοριακού συστήματος που θα διαλειτουργεί

πλήρως και με ενοποιημένη λογική με το αντίστοιχο πληροφοριακό σύστημα του Εθνικού Δημοτολογίου που υλοποιήθηκε στο Γ’ ΚΠΣ

Την ψηφιοποίηση 26 εκατ. περίπου ληξιαρχικών πράξεων που είναι καταγεγραμμένες σε όλα τα ληξιαρχικά γραφεία της χώρας σε 1034 σημεία.

Την προμήθεια σε όσα Ληξιαρχεία απαιτηθεί, του απαραίτητου εξοπλισμού (προσωπικοί υπολογιστές, εκτυπωτές κλπ) και την εκπαίδευση του συνόλου των αρμόδιων υπαλλήλων στη χρήση του πληροφοριακού συστήματος που θα υλοποιηθεί.

Συμπληρωματικές δράσεις αναδιοργάνωσης της λειτουργίας των τμημάτων δημοτολογίου και ληξιαρχείου σε κεντρικό επίπεδο στο ΥΠΕΣ αλλά κυρίως σε τοπικό επίπεδο σε κάθε δήμο, με στόχο την απλούστευση των διαδικασιών και την ελάχιστη δυνατή επιβάρυνση του πολίτη στις συναλλαγές του με τους δήμους για τα σχετικά θέματα.

8

ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ

Ειδικότερα το αντικείμενο του έργου «Εθνικό Ληξιαρχείο» περιλαμβάνει: Δημιουργία Κεντρικής Υποδομής (εξοπλισμός και λογισμικό) Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Μητρώου Πολιτών (Υποσύστημα

Ληξιαρχείων, Υποσύστημα Διαλειτουργικότητας, Υποσύστημα Διαχείρισης, Υποσύστημα Στατιστικών)

Δημιουργία βάσης δεδομένων Μητρώου Πολιτών, αποτελούμενη από αξιόπιστα στοιχεία δημοτικής κατάστασης και ληξιαρχικά στοιχεία πολιτών

Εκπαίδευση και υποστήριξη (επιτόπια και τηλεφωνική) του συνόλου των χρηστών που θα χρησιμοποιήσουν τα Υποσυστήματα που θα υλοποιηθούν στο πλαίσιο του Έργου

Αντιπαραβολή, ποιοτικός έλεγχος και εκκαθάριση των στοιχείων του Εθνικού Δημοτολογίου και του Εθνικού Ληξιαρχείου με στόχο, αφενός τη βελτίωση της ποιότητας των στοιχείων και αφετέρου τη διασύνδεσή τους

Προμήθεια και διάθεση του απαραίτητου εξοπλισμού σε όλα τα Ληξιαρχεία της χώρας Ψηφιοποίηση με τη μέθοδο της σάρωσης και με την μέθοδο της καταχώρησης 25 εκατ.

περίπου Ληξιαρχικών Πράξεων που τηρούνται χειρόγραφα στα Ληξιαρχεία της χώρας

9

ΟΦΕΛΗ ΕΡΓΟΥ

Αξιόπιστα και επικαιροποιημένα ληξιαρχικά στοιχεία και στοιχεία δημοτικής κατάστασης, σε οποιοδήποτε σημείο και δημόσια υπηρεσία της χώρας

Το Μητρώο Πολιτών θα αποτελέσει το βασικό ηλεκτρονικό αρχείο της χώρας για την Κάρτα Πολίτη, αφού σε συνδυασμό με το Μητρώο Αλλοδαπών και το Ειδικό Ληξιαρχείο αποτελεί το υπερσύνολο όλων των λοιπών μητρώων της χώρας (ταυτοτήτων, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ)

Διαλειτουργικότητα και αυτοματοποίηση του συγχρονισμού στοιχείων με TAXIS, ΑΜΚΑ – Ασφαλιστικά Ταμεία, Αστυνομική Ταυτότητα

Σταδιακή κατάργηση της υποχρέωσης του πολίτη να έχει το ρόλο του διακομιστή σχετικών εγγράφων μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών

Εξάλειψη φαινομένου απόδοσης σύνταξης σε αποβιώσαντες

Αυτοματοποίηση ετήσιας κατάρτισης στρατολογικών πινάκων – όφελος ~4 εκατ. €

Απαλλαγή των δήμων από την υποχρέωση τήρησης εκλογικών καταλόγων - όφελος σε ετήσια βάση 4 εκατ. €

10

ΟΦΕΛΗ ΕΡΓΟΥ

Κατάργηση της υποχρέωσης για τήρηση συμβατικών Ληξιαρχικών Βιβλίων στους Δήμους Σημαντική ελάφρυνση εργασιών στα τμήματα Ληξιαρχείου και Δημοτολογίου στους δήμους Ραγδαία βελτίωση στην εξυπηρέτηση του πολίτη από τους Δήμους Εξάλειψη κινδύνου απώλειας ληξιαρχικών στοιχείων Μείωση του φόρτου εργασίας των ΚΕΠ κατά 38-40%

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΑριθμός χορηγηθέντων πιστοποιητικών

μέσω ΚΕΠ (στοιχεία για το έτος 2010)

Ποσοστό(επί του συνόλου των ενεργειών των ΚΕΠ)

Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης 370.671 13,54 %

Πιστοποιητικό γέννησης 324.991 11,87 %

Αντίγραφο Ληξιαρχικής Πράξης γέννησης 159.685 5,83 %

Αντίγραφο Ληξιαρχικής Πράξης γάμου 72.816 2,66 %

Αντίγραφο Ληξιαρχικής Πράξης θανάτου 47.454 1,73 %

Πιστοποιητικό εγγύτερων συγγενών 42.353 1,55 %

Πιστοποιητικό εντοπιότητας 23.694 0,87 %

ΣΥΝΟΛΑ 1.041.664 38,05 %

11

ΔΟΜΗ ΕΡΓΟΥ - ΥΠΟΕΡΓΑ

Υποέργο 1: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΜΗΤΡΩΟΥ ΠΟΛΙΤΩΝ

Υποέργο 2: ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΔΗΜΩΝ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ «ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ»

Υποέργο 3: ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Υποέργα 4 - 8: ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ

Υποέργο 9: ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ ΠΡΟΣ ΤΙΣ ΟΜΑΔΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΑΝΑΔΟΧΩΝ ΚΑΙ ΔΡΑΣΕΙΣ ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗΣ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ

12

ΥΠΟΕΡΓΟ 1

Α/Α-Τίτλος: 1- ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΜΗΤΡΩΟΥ ΠΟΛΙΤΩΝ

Π/Υ: € 5.035.000

Διάρκεια: 28 μήνες

Κατάσταση: Δημοπρατήθηκε – κατάθεση Προσφορών 13/02/2012

Αντικείμενο: Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Μητρώου Πολιτών

(Υποσύστημα Ληξιαρχείων, Υποσύστημα Διαλειτουργικότητας, Υποσύστημα Διαχείρισης, Υποσύστημα Στατιστικών)

Δημιουργία βάσης δεδομένων Μητρώου Πολιτών, αποτελούμενη από αξιόπιστα στοιχεία δημοτικής κατάστασης και ληξιαρχικά στοιχεία πολιτών

Αντιπαραβολή, ποιοτικός έλεγχος και εκκαθάριση των στοιχείων του Εθνικού Δημοτολογίου και του Εθνικού Ληξιαρχείου με στόχο, αφενός τη βελτίωση της ποιότητας των στοιχείων και αφετέρου τη διασύνδεσή τους

Εκπαίδευση χρηστών του ΥΠΕΣ και των πιλοτικών Φορέων και παροχή υπηρεσιών helpdesk (τηλεφωνική υποστήριξη).

13

ΥΠΟΕΡΓΟ 2

Α/Α-Τίτλος: 2 - ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΔΗΜΩΝ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ «ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ»

Π/Υ: € 3.000.000

Διάρκεια: 17 μήνες

Κατάσταση: Σύνταξη Διακήρυξης – Δημόσια Διαβούλευση Ιαν. 2012

Αντικείμενο: Εκπαίδευση 2500 – 3000 Χρηστών των Δήμων στα Υποσυστήματα

Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων και Ροής Εργασιών και Δημοτολογίου Επιτόπια υποστήριξη σε Δήμους όσον αφορά στη χρήση των

Υποσυστημάτων Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων & Ροής Εργασιών και Δημοτολογίου

Παροχή υπηρεσιών Help Desk 1ου επιπέδου (τηλεφωνική υποστήριξη)

14

ΥΠΟΕΡΓΟ 3

Α/Α-Τίτλος: 3 – ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Π/Υ: € 1.355.460 έως 2.208.342

Διάρκεια: 14 μήνες

Κατάσταση: Δημοπράτηση με μειοδοτικό διαγωνισμό : Ιαν. 2012

Αντικείμενο: Προμήθεια και εγκατάσταση βασικού εξοπλισμού και υποδομών

μηχανογράφησης (PCs, Printers, Scanners, ενεργό και παθητικό εξοπλισμό για τη δημιουργία τοπικών δικτύων) καθώς και λογισμικού ασφαλείας σε κάθε Ληξιαρχείο της Χώρας (όπου απαιτηθεί)

15

ΥΠΟΕΡΓΑ 4 έως 8

Α/Α-Τίτλος: 4 έως 8 – ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ

Π/Υ: € 30.564.000

Διάρκεια: 28 μήνες

Κατάσταση: Σε διαδικασία δημοπράτησης (Δεκ. 2011) με μειοδοτικούς διαγωνισμούς – κατάθεση Προσφορών 23/02/2012

Αντικείμενο Υποέργων 4 έως 8: Ψηφιοποίηση (σάρωση και καταχώρηση) των υφιστάμενων ληξιαρχικών

πράξεων όλων των Ληξιαρχείων της χώρας και μετάπτωση τους στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου, ώστε να υπάρξει το απαραίτητο ψηφιακό υλικό στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου για τη δημιουργία του Μητρώου Πολιτών

16

ΥΠΟΕΡΓΑ 4 έως 8 - ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΝΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ 1/2

Α/Α Υποέργου Π/Υ υποέργου Περιφέρεια Αριθμός Ληξιαρχείων Συν. Αρ. ΛΠ

Νομαρχία Αθηνών 48 5.7770.00

Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου 58 725.000

ΥΠΟΕΡΓΟ 4 € 7.640.000 ΣΥΝΟΛΟ 106 6.495.738

Υπόλοιπο Περιφέρειας Αττικής 74 2.111.743

Περιφέρεια Βορείου Αιγαίου 36 997.541

Περιφέρεια Κρήτης 72 1.398.734

ΥΠΟΕΡΓΟ 5 € 5.155.000 ΣΥΝΟΛΟ 182 4.508.018

Περιφέρεια Κεντρικής Μακεδονίας 134 4.352.935

Περιφέρεια Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης 55 1.595.775

Περιφέρεια Δυτικής Μακεδονίας 61 818.314

ΥΠΟΕΡΓΟ 6 € 7.988.000 ΣΥΝΟΛΟ 250 6.767.024

17

ΥΠΟΕΡΓΑ 4 έως 8 - ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΝΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ 2/2

Α/Α Υποέργου Π/Υ υποέργου Περιφέρεια Αριθμός Ληξιαρχείων Συν. Αρ. ΛΠ

Περιφέρεια Δυτικής Ελλάδος 74 1.843.559

Περιφέρεια Ιονίου 39 580.854

Περιφέρεια Πελοποννήσου 107 1.655.101

ΥΠΟΕΡΓΟ 7 € 4.921.000 ΣΥΝΟΛΟ 220 4.079.515

Περιφέρεια Στερεάς Ελλάδος 95 1.330.826

Περιφέρεια Θεσσαλίας 105 1.880.507

Περιφέρεια Ηπείρου 76 919.173

ΥΠΟΕΡΓΟ 8 € 4.860.000 ΣΥΝΟΛΟ 276 4.130.507

ΓΕΝΙΚΑ ΣΥΝΟΛΑ € 30.564.000 1.034 25.980.802

18

ΥΠΟΕΡΓΟ 9

Α/Α-Τίτλος: 9 - ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ ΠΡΟΣ ΤΙΣ ΟΜΑΔΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΑΝΑΔΟΧΩΝ ΚΑΙ ΔΡΑΣΕΙΣ ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗΣ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ

Π/Υ: € 1.100.000

Διάρκεια: 28 μήνες

Κατάσταση: (Έργο Αυτεπιστασίας)

Αντικείμενο: Υποστηρικτικές Δράσεις προς τις ομάδες καταχώρησης Ληξιαρχικών

Πράξεων των Αναδόχων, όσον αφορά σε διευκρινήσεις/ επεξηγήσεις /ερμηνείες που θα δίνονται από ειδικούς (υπαλλήλους Ληξιαρχείων) σε περιπτώσεις δυσανάγνωστων ληξιαρχικών πράξεων με στόχο την αύξηση της ποιότητας του τελικού προϊόντος.

Δειγματοληπτικοί έλεγχοι που θα πραγματοποιούνται αμέσως μετά την καταχώρηση των Ληξιαρχικών Πράξεων.

19

ΤΕΛΟΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ

Σας Ευχαριστώ !

Πληροφορίες ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Α.Ε.

Πάνος Κώτσιλας

Τηλ: +30 213 13 00 747

Εmail: kotsilas@ktpae.gr