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行政秘書管理與實務行政秘書管理與實務

第一章 行政秘書的由來與定義

學習目標1. 說明秘書的由來與歷史演變過程。2.定義秘書一詞代表的意義。3.解釋與分析秘書改稱為行政專員的原因。4.列出新世代秘書具備的特質。5.描述秘書節的由來與發展歷程。6.描述專業行政人員日的慶祝方式與現況。

秘書的由來一、中國最早的女秘書

根據古書記載，秘書在唐代就有。武則天身邊的上官婉兒可以說是中國的第一位女秘書。

二、羅馬時代的男秘書羅馬帝國還沒有建立以前，歷史上就記載著

有這麼一種極為重要、操持機要事物的人，該職務又類似今天的顧問必須學養豐富方能勝任。

三、秘書是保守秘密的人秘書這個字眼可以說是一個翻譯名詞，也就

是大家熟知的英文字 Secretary ，而 Secretary 又是從羅馬時代的 Secretarius 而來，意為：守密的人， the keeper of secret 。五、 十五及十六世紀的秘書

十五及十六世紀開始，有所謂的國際貿易，秘書的地位也顯著的提升，到了 1880 年末期，由於「寫字機」發明，許多婦女因此有機會進入這一行。

六、女秘書多於男秘書1930 年代以後，男性秘書逐漸減少，女性

秘書取而代之。今天的秘書，已非僅做些「秘」「書」的工作，她們寫信、開會、運用電腦軟體，從事資訊管理，與員工、顧客溝通，維持辦公室運作，負責採購，甚至還要訓練其他人，這樣的一切，已經不再侷限於「秘書」。

七、秘書已經改為 AP2000 年開始，全世界秘書因應事務時代的

來臨，秘書已經不只是擔任傳統事務性工作；而轉為辦公室的行政管理工作，因此逐漸將「秘書」頭銜，改稱為行政專員－ Administrative Professional ，簡稱 AP 。

秘書的定義所謂專業秘書及行政專業人員，乃是一位負

責支援辦公室相關環境內行政事務與資訊聯繫的人；一位在其所選擇的職份上，無論是個人與專業上都能夠成長的人。

新世紀的秘書定義，應該包括下列各項意義：1.隨機應變：秘書需全心應付外在環境的變化， 不能墨守成規。

2.追求卓越：秘書需以追求卓越為職志，不能因 循茍且。 3.創造經驗：秘書需充份利用經驗，不能畏縮退 讓。 4.利己利人：秘書需將自身的經驗傳授他人，不 能坐視不管。 5.敬業樂群：秘書需視人如己，敬業樂群。 6.參與回饋：秘書需投身工作職場及協會組織， 使其更優質化。

秘書節秘書節的由來溯源於 1952 年，起先是由國

際秘書協會（ Professional Secretaries International ， PSI）的公關執行長海瑞克蘭福斯（ Harry Klemfuss）與辦公用品製造商聯盟一起籌畫的活動。

古自今，不論那個年代，只有能力出眾者方能擔任秘書一職，專業秘書，乃是一位負責支援辦公室相關環境內行政事務與資訊聯繫的人；一位在其所選擇的職份上，無論是個人與專業上都能夠成長的人，秘書一職的重要程度可見一斑。翻閱歷史紀錄可以發現，古代中國就有女秘書職務的存在，可見不論古今，主管的秘書可以不分男女，卻一定得擁有不凡的專業能力，秘書工作的重要性在此再度獲得證明。