档案，助推你的人生事业发展——高校学生人事档案管理工作简介高校学生人事档案管理工作简介

成都大学档案馆 人事档案室 舒涛

提纲

一、档案工作基础概念二、高校学生人事档案管理简介三、毕业生档案转递存在问题及要求

一、档案工作基础概念一、档案工作基础概念1.什么是档案

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

主体——国家机构、社会组织或个人

内容——各种活动形成的、具有保存价值的历史记录

形式——各种文字、图表、声像

档案对国家机构、社会组织来说是社会活

动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

对每一个公民来说，个人档案就是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解个人情况的非常重要的资料，也是个人职业生涯中的重要组成部分。

2.2. 档案的类别档案的类别文书档案科技档案专门档案

人事档案是属于专门档案

干部人事档案 员工人事档案 军官人事档案 学生人事档案 流动人口档案

高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

干部人事档案

高校学生人事档案

毕业派遣

高校学生人事档案

干部人事档案

员工人事档案

军官人事档案

流动人才档案人才交流中心

国家机关、事业单位

各类企业单位

军队

待业或托管

干部人事档案材料分类（十大类）：干部人事档案材料分类（十大类）： 属于干部个人履历内容的材料 自传及属于自传性质的材料 鉴定考察、考核材料 学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料 干部政治历史审查材料 加入党团及民主党派的材料 奖励（包括科技和业务奖励）材料 干部违犯党纪、政纪、国法受处分材料 工资、任免、调动等材料 其他供组织参考材料

二、高校学生人事档案管理简介1.什么是高校学生人事档案2.高校学生人事档案的重要作用3.高校学生人事档案的内容4.高校学生人事档案管理流程

1.什么是高校学生人事档案？

高校学生人事档案是学生在校期间的学习、生活的客观、真实的原始记录，是就学学校对其品质的综合评价。

高校学生人事档案作为权威性的材料，学校有义务保证学生档案的真实性、准确性和完整性，以提高学生档案的公信力。

高校学生人事档案工作特点材料多环节多流动性强政策性强学生个人情况复杂

2. 高校学生人事档案的重要作用录用参考 ——在校期间的表现，学习成绩、奖学金级别、社会实践、公益活动、社团活动、获奖证书、处分文件（作弊处分、偷盗处分、记过）等是用人单位录用的重要参考依据。

执业要求 ——教师、医生、律师职业资格证的凭证。

用人参考 ——单位选拔人才时可以从档案中反映出学生时代的一些潜质，如组

织能力、专业技能等，是重要的参考依据。

学历证明 ——专升本、本升硕、硕升博的依据。

个人需要 —— 待遇、社保、留学、结婚、生育、购房的凭据。

2. 高校学生人事档案的重要作用

3. 高校学生人事档案的内容

在校期间材料入党积极分子登记表 各类涉及个人文件 各级奖学金申请表

各类获奖审批表国家助学金申请表

各类资格证认定申请表

毕业时期材料学生学籍卡

高校毕业生登记表高校学籍学分登记表

实习鉴定表优秀毕业生登记表

毕业生体检表各类证明等

入学阶段材料中学材料

高考体检表高考志愿表

高考报名登记表大学生进校体检表

军训鉴定表入团入党申请志愿书

毕业生材料类别

4. 高校学生人事档案管理流程

1新生入学建档

2在校期间档案管理

3毕业生档案整理转递

4遗留档案入库

三、毕业生档案转递存在问题及要求

1.毕业生档案转递存在的问题2.转递毕业生档案相关要求

1. 毕业生档案转递存在问题

档案资料缺失不齐

填报信息出错

投递错误

缺失材料学籍表

高考材料毕业生登记表

。。。。

姓名出错材料出错

派遣地址出错。。。。。

改派有误排序有误张冠李戴

。。。。。

2. 转递毕业生档案相关要求：

基本要求也是最高要求：及时、准确、规范、一个都不能少、不能错。

我校关于学生人事档案管理规定《成都大学毕业生档案转递办法》《成都大学毕业生档案材料收集范围和要求》《成都大学新生档案接收归档办法》《成都大学毕业生档案缓期投递委托保管协

议》

（ 1）加强责任、落实到人

（ 2）各学院归档要求（一）提前作好准备 1. 时间安排 6 月初网上通知 2. 材料准备 ① 归档材料分类（毕业生登记表、学籍成 绩表、实习鉴定表、党团员材料、获奖证书、其他）

②按班级学号排序

特别提示：毕业生就业报到证（白联）

毕业生登记表

学籍学分成绩登记表

毕业实习鉴定表

优秀论文鉴定表

奖惩情况及党团组织材料等

材料不齐备不得转递、寄发

（二）归档

——班主任或辅导员带 4-5名学生到档案馆协助归档

——各学院由毕业生班主任负责归档——归档的材料应逐人逐份审查，填写《毕业 生档案材料移交登记表》（一式两份）

——同一学院、同名同姓的毕业生归档材料要特别注明以免发生误装误发

——档案馆验收后，由班主任协助档案馆归入学 生档案

——协助档案馆老师接收分类排序材料——考教师资格证的成绩需及时交档案馆 ——改派学生一定要到档案馆修改档案投递地址——招录的研究生要到档案馆填报档案投递地址

特别提示：负责学生档案材料整理、归档人员必须严格执行国家有关人事档案管理的规定，在毕业生档案材料整理、归档过程中，未经主管部门同意，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关的材料。

（ 3 ）档案馆工作具体情况今年毕业生班级情况——5829名毕业生， 16个学院 147个班级

档案转递要求及人员现状：—— 收到派遣通知后 15天内必须送交到机要局转递出

——档案馆全馆 11人、人事档案室 3 人

（ 4 ）毕业生档案转递及查询 毕业生档案转递地址原则上按照毕业生就业报到证上

所写的接收档案地址填写，要求派遣地址清楚，派遣单位写全称，且接收毕业生档案的单位应具有人事档案管理权。

毕业生离校后约三个月左右，应查询自己的档案是否到达《毕业生就业报到证》上的单位。查询可以登录档案馆网页。学生在派遣三个月后，查询到自己的档案仍未到达具体单位，可以再到具体单位所在地的人才交流中心查询，如果两地均没有到达，请及时与档案馆联系，档案馆将协助学生办理机要查询。

大学是人生旅途中一段重要的经历与过程

◦在这里，是你们人生新的起航，◦在这里，将承载着你们对未来的梦想与希望，◦在这里，也将留下你们人生奋进的足迹

——认识档案、了解档案，增加常识—— 用好档案，助推你的人生事业发展

感谢各位领导、各学院、各部门对档案工作的理解、支持、帮助祝大家工作愉快、身体健康！