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文書處理講習會

主辦單位 :總務處文書組

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公文書橫式書寫改革•事務管理手冊文書處理部分 (即文書處理手冊 )行政院己於 93 年 6月 29 日函頒

• 本次修正重點： ( 一 ) 公文作業改採直式橫書 ( 二 ) 簽署原則由左而右，由上而下 ( 三 ) 公文信封開窗作業採用中華郵政股份有

限公司讀信機規格標準

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橫式公文設計示意圖

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製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……， ( 一 ) 、 ( 二 ) 、 ( 三 )……，１、２、３、……， ( １ ) 、 ( ２ ) 、 ( ３ ) 但 ( ) 以半形為之。內文：( １ ) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

( ２ ) 阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號　　　應以半形為之。

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範例

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文書處理程序一般原則如下： •收文：各單位應指定專人，點收文書組送來公文，並於公文左下角加蓋收文章，註明收文時間，登錄後即送請主管批示或送承辦人辦理，各單位主管或承辦人請假或出差，應請代理人確實依代理制度處理公文，確實掌握時效。•公文核擬：公文承辦同仁及各單位主管在簽辦或核稿時，請在公文蓋章或簽名並註明日期與時間 ( 例如 11月 8日 16 時 30 分，得縮記為 1108/1630) 以明責任，並依分層負責表加蓋「第 層決行」，以加速公文流程。•會稿：公文承辦人員應主動掌握會稿時限，其送會單位較多者，請採用簽稿會核單（如附件），受會單位應註明送會時間，急要或機密性公文請承辦人親自送會。

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文書流程管理：

•公文處理期限：最速件隨到隨辦、速件不超過三日、普通件不超過六日、限時件依其規定時限辦理，承辦人對於屆滿期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期。

•流程管理：自總收文之次日起至發文 (或歸檔 )之日止（包括會稿、會簽時間），所需天數扣除例假 、紀念日及節日，為實際使用天數，其送會本機關以外機關之時間，得予扣除。

•文書稽催：對超過時限仍未簽辦之公文，則予以稽催；承辦人員於接獲稽催單後，應於二日內答復，並立即簽辦或核會，如仍不簽辦又不將延辦理由答復者，應簽報上級議處。

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發文及歸檔：•各單位經判行待發之公文應於當日送交文書組繕印、發文及歸 檔；另辦畢存查案件應於五日內送文書組歸檔。

借調檔案：•借調檔案以與承辦單位業務有關者為限。•檔案借出時，應將所調檔案及調案人服務單位、姓名、借出日期登記於調案簿。•調閱非主管案件，應送會有關單位主管同意，或簽奉本機關權責長官核准。•借調檔案以十五天為限，屆期仍須繼續使用，洽請展期，借出檔案，如有急用，得隨時催還。 •檔案歸還後，應在調案簿註明還案日期，以備查考。

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使用公文夾應注意事項如下：•公文夾區分如下，各機關並得視實際需要自行訂定：

１、最速件用紅色。

２、速件用藍色。

３、普通件用白色。

４、機密件用黃色並裝入機密傳遞公文封。

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文書保密：區分為國家機密文書及一般公務機密文書•國家機密文書區分為「絕對機密」「極機密」「機密」 ;

一般公務機密文書列為「密」等級。保密期限或解除機密條件之標示：應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件如下：•本件於公布時解密。　•本件至某年某月某日解密。　•本件於工作完成或會議終了時解密。　•附件抽存後解密 (適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 )。

•其他 ( 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 )

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應以機密文書處理之各機關保密事項如下：一、 密碼（語）編撰及分析技術事項。二、 檢舉或自我表白案件。三、 人事異動及考核、考績、獎懲等尚未公開之文書。四、 會議決定之機密事項。五、 重要案件正在商討、調查或處理中之事項。六、 工程預算及決標前之底價等事項。七、 涉及個人隱私或名譽事項。八、 機關職員人事資料名冊。九、 其他依法應行保密事項

簡報完畢

謝謝