МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ

1

О.А. Хачко, А.А. Батюшко, О.С. Захарова (ВИНИТИ РАН) Система управления

входным потоком периодических изданий ВИНИТИ РАН

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ ЦИТИРОВАНИЯ И

РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН

http://www2.viniti.ru/

2

В ВИНИТИ в 1996-2001 годах была создана и запущена в эксплуатацию система управления входным потоком литературы - Автоматизированная система комплектования и регистрации ВХОД (далее - АСКР ВХОД ), позволяющая-- создавать многоаспектное описание сериального издания, содержащее элементы данных не только для функционирования издания в системе, но и для проведения качественного анализа потока сериальных изданий,-- отражать основные процедуры комплектования в единой централизованной системе формирования и обработки входного потока и создавать средства управления продвижением издания по стадиям жизненного цикла в системе (от предварительного описания до заказа, контроля поступлений, и, наконец, прекращения работы с изданием) с максимальной автоматизацией выполнения операций, присущих каждой стадии, в частности, автоматизации переписки с партнерами,-- управлять регистрацией входного потока,-- отслеживать поступления издания из года в год, определять пропуски (лакуны) в поступлении изданий,-- создавать средства продвижения изданий и документов по технологическим участкам.

Речь идет о большом программном комплексе, при разработке которого были реализованы многие формализуемые процедуры обработки и анализа

литературы для целей ВИНИТИ.


РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН 2

Автоматизированная система комплектования и регистрации

http://www2.viniti.ru/

3

АСКР ВХОД работает со следующими массивами данных:(обобщенная схема взаимосвязи информационных массивов,

обеспечивающих функционирование системы) – не указаны словари, технологические таблицы

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ

“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ ЦИТИРОВАНИЯ И РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”

Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН3

Массив описаний организаций

Массив описаний сериальных изданий

Массив регистрационных

описаний сериальных

изданий

Данные о реферировании

сериальных изданий:отражение

размеченных статей в изданиях (с

распределением по тематическим направлениям

РЖ/БД ВИНИТИ)

Списки, отчеты.Количественная и

качественная оценка потока СИ

4

Идентификаторы

4

Каждое описание СИ имеет внутрисистемный уникальный идентификатор – код СИ.

Каждый выпуск издания имеет системный идентификатор документа СИД, который присваивается в момент регистрации.

Каждый экземпляр выпуска издания, поступающий на обработку в систему имеет свой уникальный идентификатор – штрих-код.

Схема идентификации издания была расширена при добавлении ISSN как многозначного идентификатора.



5

ISSN

Поле ISSN не является обязательным для заполнения при заведении описания СИ лишь в силу того, что не каждый журнал имеет ISSN. В системе реализована возможность фиксации всех изменений ISSN с момента появления записи в системе. Поле ISSN выглядит так: последний (актуальный) ISSN приводится первым, а все предыдущие указываются через обратный слэш без пробелов. Фиксируются также периоды отсутствия ISSN у издания, указывается период и ставится прочерк. Такая четкая привязка к временным периодам позволяет использовать все ISSN данного издания как его идентификаторы при регистрации любого выпуска при наличии ISSN из указанного списка на обложке издания.



5

На рисунке представлена последовательность изменения ISSN с момента появления записи в массиве: C 1.1.1995 по 1.11.2002

ISSN у издания не было (стоит прочерк),

а далее 2 разных ISSN последовательно введены в систему

с 1.11.2002 по 31.12.2010 и с 1.1.2011 по настоящее время

6

Многостраничная экранная форма: просмотр и редактирование СИ

Основные элементы описания (библиографические и технологические параметры)

Форма1 Форма2 Форма3



7


Технологическая информация комплектования и операции



Представлены текущее и предыдущее состояние издания с мотивом перехода, что является отражением процесса работы с изданием в комплектовании – от предварительного описания до исключения из системы (отправка в архив).

Словари, поддерживающие эту процедуру:

Словарь состояний – 64 значенияСловарь мотивов переходов – 388

значений

Экранная форма для осуществления операции изменения состояния сериального издания с использованием таблиц состояний и мотивов перехода из состояния в состояние

7

8


Организация, связанная с изданием

С сериальным изданием могут быть связаны организации, выступающие по отношению к изданию в следующих статусах:

•Коллективный автор •Издательство •Поставщик•Издатель•Редактор•Учредитель

Запись создается в унифицированном массиве описаний организаций и связывается ссылкой с сериальным изданием по статусу, что определяет дальнейшие операции с организацией в системе.

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ ЦИТИРОВАНИЯ

И РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН 8

9

Многостраничная форма: просмотр и редактирование СИКнопка КОМПЛ - Вход в раздел “Информация комплектования”



10



10

Информация комплектования

Форма 1 Форма 2 Форма 3

11

Продвижение НТЛ (научно-технической литературы) в АСКР ВХОД

Здесь обобщенно представлен процесс движения экземпляра издания от учета до распределения по тематическим выпускам РЖ/БД

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ ЦИТИРОВАНИЯ И РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”

Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН

11

Темати-ческая

Библиогра-фический Отправка статей :

УчетРегистра

-ция разметка контрольв Отделы Научной

Информации : РЖ/БД

Экземп-ляр СИ

Экземпляр СИ

Экземпляр СИ, который

“рассыпается” на документы, распределяе-мые в разные ОНИ – отделы

научной информации

Относится к описанию издания в целом и правиль-ности оформления отдельных документов

“рассыпанный” на документы экземпляр СИ для реферирования

:

Распределя-ется по тематическим выпускам РЖ/БД

12

Регистрация сериальных изданий

Для решения задач управления потоком литературы необходимозарегистрировать выпуск издания в БД ВИНИТИ.Под регистрацией понимается присвоение выпуску издания уникального системного идентификатора (СИД), с которым связаны– название сериального издания– сведения о нумерации: год издания (обязательно), том, номер, часть, сведения о приложении.Процесс регистрации периодических сериальных изданий в ВИНИТИ достаточно жестко формализован.Для издания задается так называемая сетка поступлений, и все выпуски, не укладывающиеся в эту сетку, не могут быть зарегистрированы стандартными программными средствами.Это не означает, что такой выпуск никогда не появится в системе. Развитые правила диагностики, отказов, предупреждений, специальные режимы регистрации и настройки сетки позволяют зарегистрировать практически все. Кроме того, система «узнает» стандартным образом оформленные приложения, спец. выпуски и пр.

Восьмилетний опыт функционирования системы управления входным потоком АСKP ВХОД подтвердил правильность такого подхода.



13

Подготовка издания к регистрации Для сериальных изданий в АСКР ВХОД определяют три понятия: канал

поступления, схема и сетка издания.

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ

ЦИТИРОВАНИЯ И РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН

Канал поступления, или договор – способ получения издания: Российская книжная палата, валютная или рублевая подписка, временное пользование из др. библиотек (например, БЕН, ГПНТБ), электронные издания online, издательства и пр.Схема – правила выхода издания в течение указанного года.На основании схемы строится сетка ожидания.На Рис. приведена схема издания «Вестника Российской академии наук (РАН)» на 2012г.

13

14

Подготовка издания к регистрации

Для построения сетки:• Определяется периодичность,• наличие и количество томов и выпусков в томе,• стиль нумерации – способ представления номера выпуска в течение года

(описаны словарями АСКР),Примеры различных стилей нумерации

Используется также понятие сквозной нумерации по годам/томам/ выпускам.Параметр сквозной нумерации может принимать одно из следующих значений:0 – нумерация обновляется с началом каждого тома, а при отсутствии томов – с началом года;1 – нумерация обновляется в начале года, но если номер тома изменяется в середине года, то нумерация

выпусков не обновляется;2 – нумерация продолжающаяся (и по томам и по годам), соответствует признаку “с” стиля нумерации (Это касается только номера выпуска, нумерация томов всегда продолжающаяся, а нумерация частей –

наоборот)



Цифра (арабская) 1, 2, 11-12, 252

Дата 15 апр., 20 марта

Название месяца Дек., янв.-февр.

Название сезона зима

Номер квартала 1, 2, 3, 4

Свободный текст

14

15

Регистрация изданияНа Рис. приведена полная информация по изданию «Вестник Российской академии наук (РАН)». Видны каналы поступления и сетка на 2012 г., а так же уже зарегистрированные выпуски и «полочки» для ожидаемых.



Привязанность процесса регистрации к сетке поступления: --защищает систему от ошибок оператора --защищает систему от полиграфических ошибок издателя --позволяет четко отследить дубли во входном потоке --позволяет выявить лакуны в поступлении издания --дает возможность автоматизировать статистические задачи

16

Регистрация издания

Таким образом. попытки зарегистрировать выпуски, перечисленные в приведенной ниже таблице, приведут к программной ошибке с соответствующей диагностикой, на основании которой человек может принять правильное решение.

Еще один пример: для издания с периодичностью 4 выходит дополнительный выпуск с материалами конференции. Если пронумеровать этот выпуск как пятый, это будет означать изменение периодичности, что не верно и приведет к отказу регистрации. Если объявить такой выпуск как приложение, что соответствует истине, выпуск будет опознан и успешно зарегистрирован.

NB: NB: В В АСКРАСКР присутствует большое количество изданий с гораздо более сложными схемами присутствует большое количество изданий с гораздо более сложными схемами поступленияпоступления,, и вопрос о регистрации выпусков всегда решается положительно и вопрос о регистрации выпусков всегда решается положительно..



Год Том Номер Комментарий

2012 4 отсутствует том

2012 83 1 в сетке др. номер тома

2012 82 3-4 (сдвоенный выпуск) номер 3 уже зарегистрирован как самостоятельный

2012 82 13 номера нет в сетке

16

17

Регистрация издания

Издание должно иметь четкий издательский план

Произвольное присвоение нумерации выпускам издания приводит к сбою его периодичности от года к году.

Незнание точной периодичности приводит к невозможности отслеживать полноту поступлений и формированию неполных комплектов, что повлияет на адекватное отражение издания, то есть на его продуктивность.

А продуктивность – основопологающее понятие при принятии решения о необходимости отражения издания в РЖ/БД ВИНИТИ



17

18

Контроль лакун издания

Для проверки по сетке поступлений наличия полных комплектов изданий, особенно получаемых по валютной и рублевой подпискам, используется специальная программа, формирующая отчет-список недопоставок за год.

Так, например, для «Вестника Российской академии наук (РАН)» в 2010 г. был недопоставлен № 9. Результат работы программы и сформированный ею отчет приведены ниже. На основании полученного списка автоматически готовятся и рассылаются рекламации поставщикам изданий.



18

19

Учет дублетности издания

Для ряда изданий важно иметь информацию о наличии дублей, т.к. они так же направляются на технологическую обработку. Так, например, один экземпляр «Вестника Российской академии наук (РАН)» направляется в Дирекцию ВИНИТИ, а второй – в технологию подготовки РЖ и БД. В приведенной на Рис. сводке, полученной на основе сетки поступлений, видно, что для №№ 3,4,5,6,7 дублей не поступало, и технологический процесс был нарушен.

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ ЦИТИРОВАНИЯ И РЕФЕРАТИВНЫЕ

БАЗЫ ДАННЫХ”Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН

19

20

Тематическая систематизация входного потока НТЛпроходит в 3 этапа

1. Экспертная оценка на стадии принятия решения о включении издания во входной поток ВИНИТИ. Результатом является как решение о включении/исключении издания, так и определение тематики. Информация заносится в БД и сопровождает каждый выпуск издания. Этот вид систематизации относится к изданию в целом (обязательные параметры).

Тематических направлений - 16, они соответствуют тематикам издаваемых в ВИНИТИ РЖ и БД.• Автоматика и радиоэлектроника• Астрономия• Биология• География• Геология• Информатика• Математика• Машиностроение• Металлургия• Механика• Охрана окружающей среды• Транспорт• Физика• Химия• Экономика промышленности• Электротехника



20

21

Тематическая систематизация входного потока НТЛ.

2. Тематическая разметка выпусков изданий происходит уже не для издания в целом, а для его конкретного выпуска постатейно. Для каждой статьи определяется ее принадлежность определенной тематике. Статья может принадлежать нескольким тематикам или быть отвергнута. Отобранные материалы сортируются по тематикам и направляются непосредственно для изготовления РЖ и БД.

3. Рубрицирование документов, обработанных на предыдущем этапе, для их отражения в РЖ и БД происходит по Рубрикатору ВИНИТИ.

В настоящее время создан также инструмент сопоставления классификационных схем, который позволяет получить по рубрике ВИНИТИ коды ГРНТИ, МПК, ВАК и пр.

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ“НАУЧНОЕ ИЗДАНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ВКЛЮЧЕНИИ В ИНДЕКСЫ

ЦИТИРОВАНИЯ И РЕФЕРАТИВНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ”Москва, 15–17 мая 2012 г., ВИНИТИ РАН

Списки и отчеты

Представлено окно программы “Списки сериальных изданий”, в которой реализована возможность при помощи конструктора запросов получать списки изданий, комбинируя различные параметры описания, добавляя, например, данные о регистрации или продуктивности изданий.

Эта программа реализует лишь часть отчетности.




22

23

АСКР ВХОД работает со следующими массивами данных:(обобщенная схема взаимосвязи информационных массивов,

обеспечивающих функционирование системы) – не указаны словари, технологические таблицы




Массив описаний организаций

Массив описаний сериальных изданий

Массив регистрационных

описаний сериальных

изданий

Данные о реферировании

сериальных изданий:отражение

размеченных статей в изданиях (с

распределением по тематическим направлениям

РЖ/БД ВИНИТИ)

Списки, отчеты.Количественная и

качественная оценка потока СИ

24

Продвижение НТЛ (научно-технической литературы) в АСКР ВХОД

Здесь обобщенно представлен процесс движения экземпляра издания от учета до распределения по тематическим выпускам РЖ/БД



24

Темати-ческая

Библиогра-фический Отправка статей :

УчетРегистра

-ция разметка контрольв Отделы Научной

Информации : РЖ/БД

Экземп-ляр СИ

Экземпляр СИ

Экземпляр СИ, который

“рассыпается” на документы, распределяе-мые в разные ОНИ – отделы

научной информации

Относится к описанию издания в целом и правиль-ности оформления отдельных документов

“рассыпанный” на документы экземпляр СИ для реферирования

:

Распределя-ется по тематическим выпускам РЖ/БД

25

ВИНИТИ получил и обработал в 2011 году

Наименований сериальных изданий – 7902

Из них в электронном виде - 1326 (16,8%)

Выпусков СИ - 50330 (+ 11094 дубля)



26

Спасибо за внимание!



26

Documents

МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ