Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан

Описание фонодокументов в фонотеке ОАО «Новый век” ведется в базе данных. Сегодня база данных Аудиофонда призвана выполнять несколько функций одновременно: учет документов, формирование массива описаний документов и их фрагментов, многоаспектный поиск документов.

Любые данные, видео, звук или изображения сегодня уже не живут независимо, они существуют вместе с метаданными, т.е. "данными о данных", которые описывают их структурные, семантические и иные свойства. Метаданные содержат информацию о содержании, обстоятельствах создания документа, технических характеристиках носителя, формате и качестве записи, авторских правах,

Чтобы хранить новые виды документов, архив должен иметь возможность воспроизводить их структуру и связывать ее с первоначальным контекстом(метаданными). Это требует постоянного хранения того программного обеспечения, в котором документ был создан, или перенесение документа в другое программное обеспечение, которое может обеспечить те же самые функциональные возможности, как и первоначальное. Итак, для того, чтобы организовать надежное и постоянное хранение электронных документов, архив должен обеспечить “миграцию” электронных документов в новые компьютерные системы.

В отличие от предыдущих версий ПК «Архивный фонд», положивших начало использованию информационных технологий в архивном деле, 4-я версия – самостоятельный программный продукт, основанный на современных технологиях. Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, формирования паспорта архива и архивохранилища, ведения каталогов, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов.