Процес формування функціональних груп

Реалізація планів: Формування ФГ, розрахунок витрат

Виконавці ( ОЖР та їх мережі) проводять кампанію з мобілізації ресурсів для впровадження планів, що потребують підтримки ззовні. Після отримання запиту щодо підтримки, виконавці створюють функціональну групу (ФГ) для подальших дій.

Члени ОЖР формують ФГ, вибираючи серед своїх представників 3-5 членів групи шляхом консенсусу, які діють як виконавчий комітет. ФГ має бути збалансованою з точки зору гендерного питання, включаючи лідера, касира та активних членів (по одному з кожного будинку/ вулиці). Касир ОЖР в силу займаної посади буде касиром ФГ. ФГ є підзвітною ОЖР.

До того ж, один з членів ФГ повинен бути спеціалістом у технічній частині запропонованого плану (в ідеалі ця особа має стати оператором/експлуатаційником після завершення роботи), якщо цей план стосується розвитку, відновлення чи модернізації фізичної інфраструктури.

У випадку, якщо до одного проекту залучено більше, ніж одну ОЖР, створюється Координаційний комітет проекту з 2-3 представників з кожної ФГ або ОЖР. Члени КК вибирають лідера команди. КК відіграє ключову роль у координуванні діяльності за підтримки членів функціональних груп ОЖР.

ФГ має ефективно вирішувати технічні, адміністративні та фінансові питання. При необхідності можуть бути організовані спеціальні тренінги.

Формування ФГ

ФГ створюються у школах та мережі шкіл

За підтримки команди проекту та шкільної Групи з покращення навколишнього середовища шляхом консенсусу формується ФГ, що складається з батьків, вчителів та учнівських рад. ФГ має бути збалансованою стосовно гендерного питання. До складу ФГ мають входити голова, касир, секретар та 1-3 активних членів.

У випадку мережі шкіл, зацікавлені НДО створюватимуть ФГ, що складатиметься з 7-9 членів, збалансовану з точки зору гендерного питання. Члени ФГ мають бути обрані шляхом досягнення консенсусу.

Формування ФГ серед НДО

Зацікавлені НДО формуватимуть ФГ шляхом досягнення консенсусу. ФГ має бути збалансованою щодо гендерного питання. Розмір ФГ буде 7-9 чоловік і буде залежати від природи проекту/роботи.

Формування ФГ у бізнесових колах Представники бізнесу шляхом

консенсусу обирають 5-7 членів зі свого кола для формування ФГ. ФГ складатиметься з голови групи, касира , секретаря та активних членів.

Вироблення детальних

пропозицій

Функціональні групи опрацьовують деталі запланованої діяльності, вивчають наявність місцевих ресурсів та готують пропозицію, що включає вартісну оцінку пропозиції та інформацію щодо її спів фінансування, механізм впровадження та обґрунтування.

Підготовка пропозиції включає: Здійснення необхідних технічних

досліджень та проектування з повним залученням бенефіціарів/членів (організації житлового району, громад НДО, шкіл, приватного сектору), у відповідності до таких критеріїв:

Ефективність – ФГ має бути здатною реалізувати свій план за допомогою членів загальних зборів

Сталість - бенефіціари мають бути здатні підтримувати результат проекту після його закінчення (у випадку, якщо це розвиток фізичної інфраструктури), або проект має справити довготривалий вплив та змінити ставлення людей, або призвести до змін у політиці/законодавстві;

Рівність – як мінімум 80% членів мають отримати користь від проекту;

Продуктивність – проект має прямо або опосередковано сприяти зменшенню витрат/збільшенню доходів громад/сімей/організацій на місцевому рівні;

Здійснення оцінки вартості після затвердження проекту ОЖР/ залученими громадами НДО, шкіл, бізнесу відбувається шляхом досягнення консенсусу.

Визначення наявності ресурсів (грошових та інших) з боку громад (НДО/ шкільних мереж/ приватного сектору) та забезпечення необхідної підтримки від зовнішніх організацій (таких як: муніципалітет, держава, донори).

Розробка механізму функціонування, підтримки та сталості.

Мобілізація ресурсів (зв’язок з

донорськими організаціями) Розроблена пропозиція надсилається до

відповідної організації донора (МПСР) на отримання фінансування.

Місцева влада або муніципалітет є найкращою серед можливих, тому що вони можуть не тільки надати певну фінансову підтримку, але й допомогти у зв’язках з іншими організаціями для отримання необхідного фінансування.

Пропозиція повинна пройти через відповідний муніципалітет. Муніципалітет розглядає пропозицію та надає рекомендації щодо її фінансування, а також інформацію щодо свого власного внеску у її реалізацію

Оцінка, затвердження та підписання Угоди

Після отримання запиту, місцева влада/відділ МВП оцінює пропозицію та надає рекомендації щодо неї, після чого вона затверджується ПРООН/МПСР

Угода на фінансування підписується між Представництвом ПРООН в Україні та організацією житлового району (або мережею організацій) у відповідності з принципами прозорості.

У випадку, якщо до проекту залучено більше однієї ОЖР, Угода підписується між ФГ/Координаційним комітетом проекту та ПРООН/МПСР.

Виділення ресурсів

Ресурси виділяються з бюджету МПСР частинами у відповідності з умовами Угоди. Перший авансовий транш буде здійснено після того, як отримувач (ОЖР/ФГ/мережа) виконає всю попередню діяльність за свій власний рахунок/за рахунок своїх ресурсів).

Наступне фінансування - по закінченню роботи, фінансованої з попередніх траншів.

Перед перерахуванням наступного траншу виконана робота перевіряється з точки зору обсягу та якості, а також фінансового звіту представниками ОЖР та МПСР на зборах громади.

Фінансування (транш) перераховується ОЖР/ФГ/мережі через банк. МПСР відкрито повідомляє членів ОЖР/ФГ/мережі про перерахування/ передачу їм фінансових ресурсів протягом окремої зустрічі, організованої спеціально з метою забезпечення прозорості та відповідальності/ підзвітності

Розподіл завдань, матеріальне

забезпечення та реалізація Функціональні групи ОЖР мають

підготувати план необхідних робіт та бюджет для використання ресурсів (грошей, обладнання, робочої сили) та розподілити відповідальність за кожну частину роботи серед своїх членів у відповідності з робочим планом.

Коли необхідно, ФГ повинна придбати товари/ обладнання та ресурси у відповідності зі стандартною практикою проведення тендерів. Якщо потрібно, певна робота може виконуватися відповідною компанією після підписання з нею контракту.

Короткий опис плану мобілізації ресурсів

Мобілізувати ресурси серед жителів житлового району Працювати з бізнесовими структурами Працювати з міською владою Звернутися до державних установ Використовувати всі ці підходи разом

Партнерство з МПСР/МВП

Умови партнерства Якщо люди бажають собі допомогти Якщо бажають самоорганізуватися Якщо вони вмотивовані успішно

завершити процес і мати вигоду Зацікавленість та членські внескиВнески (грошові/матеріальні) у

виконання планівРеалізація по меншій мірі одного

плану самостійно

Критерії надання підтримки заходам громади

Хто перший звертається, той перший залучається

Розмір грошового/матеріального внеску від громади

Пропозиція задовольняє максимальну кількість жителів/сімей

Пропозиція стосується задоволення потреб першої необхідності жителів

Діяльність, яку громада може виконувати /стабільно підтримувати самостійно

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!