Виготовлення документів за допомогою персонального

комп’ютера

Сучасне суспільство не може існувати без документообігу. Документи супроводжують нас на кожному кроці. Навіть

мала покупка товару в магазині супроводжується видачею документа - касового чека.

ОГЛЯД ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Робота з документом не обмежується тільки текстовим редактором, сучасне програмне забезпечення надає набагато ширші можливості по обробці документів. В цьому користувачу персонального комп’ютера допомагають так звані інтегровані системи.

До складу цих пакетів входять не тільки текстові редактори, а й електронні таблиці, системи управління базами даних, програми презентації, засоби для обробки не складних графічних ілюстрацій і багато чого іншого.

ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ У MS WORD

Символи вводяться, як правило, з клавіатури на місці курсора – темної вертикальної риски, що періодично підсвічується в одному з двох режимів: вставки або заміни, які перемикаються за допомогою клавіші Insert.

Введення тексту

Але не всі символи є на клавіатурі, щоб увести символ, якого немає на клавіатурі, можна скористатися командою Символ з меню Вставка.

Форматування документа

• Форматування символів здійснюється командою Формат – Шрифт і відповідного діалогового вікна.

• Для установлення параметрів абзацу використовується команда Абзац із меню Формат

Форматування документа

• Для надання тексту більшої виразності його окремі абзаци та заголовки іноді вкладають у рамки з тінню і фоном за командою Формат – Границі і Заливка

• Форматування сторінки відбувається командою Файл- Параметри сторінки.

Роздрук документів

Дуже просто роздрукувати документ, використовуючи установки за умовчанням. Це означає — роздрукувати одну копію всього документа на принтері, встановленому в Windows за умовчанням. Для цього виконаєте наступне:• 1. Виберіть команду Файл ->

Друк або натисніть <Ctrl+ P>, — з'явиться діалогове вікно Друк.

• 2. Клацніть на кнопці ОК. Документ роздрукується.

ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТА У MS EXCEL

• Інформація в електронних таблицях аналогічно зі звичайними таблицями, зберігається в клітинках прямокутної таблиці. Клітинки таблиці утворюють рядки і стовпчики.

• Рядки таблиці в Excel позначаються цифрами натурального ряду 1, 2, ..., 65536, а стовпчики — літерами латинського алфавіту А, В, С, ..., Z, АА, АН, ..., AZ, ВА, ..., BZ

Типи даних

За допомогою електронних таблиць може оброб лятися інформація різного роду. Дані, з якими оперує Excel, мо жуть бути такого типу:• числа, включаючи дату і

час;• текст;• формула,• функція,• примітка,• Гіперпосилання.

Щоб ввести інформацію в клітинку таблиці, потрібно цю клітинку виділити, тобто зробити активною. Під час введення першого символу курсор змінює свою форму на тонку вертикальну риску, яка вказує на позицію, куди буде вводитися наступний символ.

Форматування документа•Форматування

інформації, введеної у клітинку електронної таб лиці, здійснюється за допомогою команди Клітинки з меню Формат .•З’являється вікно з

вкладинками:–Число.

– Вирівнювання.– Шрифт.– Границя.– Вид.– Захист.

Роздрук документу

• По завершенню роботи з документом в багатьох випадках його роздруковують. Але перед роздруком обовязково потрібно виконати попередній перегляд.

• Виконавши команду Файл/Попередній перегляд, відкриється вікно діалогу Попередній перегляд.

• У вікні зображується одна чи декілька сторінок листа, що друкується.

Друк

• Для друку слід виконати команду Файл/Друк. Відкривається вікно діалогу Друк .

• Вибираються параметри і кнопка ОК.

Сьогодні ПК є не на кожному робочому місці і всі учасники документообігу об'єднанні комп'ютерними мережами в робочі групи.

Тому основним завданням на шляху створення безпаперової технології є проблема вводу вихідних даних в електронному вигляді.

КІНЕЦЬ!