MODELI PËR UDHËHEQJE ELEKTRONIKE

të procedurave për leje ndërtimi

MMOODDEELL PPËËRR UUDDHHËËHHEEQQJJEE EELLEEKKTTRROONNIIKKEE

TTËË PPRROOCCEEDDUURRAAVVEE PPËËRR LLËËSSHHIIMM

TTËË LLEEJJEEVVEE TTËË NNDDËËRRTTIIMMIITT

2

Ky doracak është përgaditur në suaza të rpojektit "Përshpejtimi i procedurave për leje ndërtimi" nga ana e

msc. Naumçe Llazareski dhe grupit të anëtarëve të Institutit WIN-WIN në Tetor të vitit 2011.

3

Përmbajtja

Hyrje ......................................................................................................................................................... 5

Shprehje kyçe ........................................................................................................................................... 6

Relacionet Klient - Server ......................................................................................................................... 9 Nevoja për digjitalizim dhe përfitimet nga e njëjta .......................................................................... 13 Sistemi elektronik për lëshimin e lejeve të ndërtimit ...................................................................... 14 Të dhënat që duhet të digjitalizohen............................................................................................... 18

Мodeli i sistemit për lëshim të lejeve të ndërtimit në mënyrë elektronike ......................................... 21 Pranimi i lëndëve .............................................................................................................................. 22 Përcjellja e lëndëve dhe dokumenteve ........................................................................................... 23 Kërkesa për mendime dhe pëlqime ................................................................................................. 24 Dokument i përpunuar .................................................................................................................... 25

Funkcionet/ Aktivitetet e sistemit ......................................................................................................... 26 Dizajni i procedurave ....................................................................................................................... 27 Specifikat e procedurave të posaçme ............................................................................................. 30 Përdoruesit e sistemit elektronik .................................................................................................... 33 Përdoruesit e jashtëm në procedurat .............................................................................................. 35

Deponimi digjital i dokumenteve.......................................................................................................... 37 Arkitektura e hardverit dhe softverit .................................................................................................... 38 Kushtet që sistemi duhet ti plotësojë ................................................................................................... 40

4

Lista e fotografive

Foto 1: Relacionet Klient/ Server ........................................................................................................................................ 10

Foto 2: Relacionet Klient/ Server në rrjetin kompjuterik .................................................................................................... 11

Foto 3: Arkitektura në tre shtresat e sistemit ..................................................................................................................... 12

Foto 4: Këmbimi i të dhënave: Kërkuesi, zyrra frontale dhe e pasme ................................................................................ 15

Foto 5: Lidhja logjike dhe fizike e përdoruesve të brendshëm dhe të jashtem me serviset e nënakteve .......................... 16

Foto 6: Baza e të dhënave dhe modeli për qasje ................................................................................................................ 17

Foto 7: Baza e të dhënave për lëndë................................................................................................................................... 19

Foto 8: Kocepti i zyrrës hyrëse dhe dalëse .......................................................................................................................... 21

Foto 9: Procedura për pranim dhe dorezim ........................................................................................................................ 23

Foto 10: Komunikimi me institucione të jashtme ............................................................................................................... 24

Foto 11: Lëshimi i dokumentit përfundimtar ...................................................................................................................... 25

Foto 12: Modeli konceptual për vendim pas pranimit të mendimit ................................................................................... 29

Foto 13: Përgaditja e ekstraktit nga plani ........................................................................................................................... 30

Foto 14: Përcjellja e kërkesave dhe pranimi i përgjigjeve nga institucione të jashtme ...................................................... 32

Foto 15: Koncepti dhe përdoruesit e sistemit elektronik për lëshimin e lejeve të ndërtimit ............................................. 33

Foto 16 :Raporti i përdoruesit. ............................................................................................................................................ 35

Foto 17: Përcjellja e këkresave deri te institucionet tjera .................................................................................................. 36

Foto 18: Infrastruktura e hardverit ..................................................................................................................................... 38

Foto 19: Infrastruktura e softverit ...................................................................................................................................... 39

5

HYRJE

Modeli për ecurinë e procedurave për lëshim të lejeve të ndërtimit në mënyrë elektronike është zhvilluar në suaza të projektit “Përshpejtimi i modernizimit të procedurave për lëshimin e lejeve të ndërtimit”. Ky projekt është financuar nga programa Civica Mobilitas dhe implementuar nga Instituti “Win-Win” nga Shkupi.

Qëllimi i modelit është të vendosja e kahjeve dhe definimi i elementeve të nevojshme për zhvillimin e ecurisë së procedurave për lëshimin e lejeve të ndërtimit në mënyrë digjitale. Me qëllim që të bëhet unifikimi dhe të sigurohet ecuria e rregullt e procedurave, është e nevojshme të bëhet dëfinimi i procesit sipas të cilit bëhet egzekutimi i procedurave. Njëkohësisht me proces të definuar saktë, lëshimi i lejeve të ndërtimit mund të jetë i ndihmuar dhe përcjellur në mënyrë “digjitale”.

Ky document jep një kornizë gjenerale për lëshim të lejeve të ndërtimit në mënyrë elektronike. Në tekstin e mëtutjeshëm do të bëhet definimi i dizajnit konceptual të sistemit elektronik për lëshimin e lejeve të ndërtimit. Ky dokument jep definimin terminologjik të shprehjeve dhe elementeve, definon funkcione dhe përdorues të sistemit dhe jep kahje precize për fillimin e procedurave në mënyrë digjitale. Njëkohësisht bëhet definimi dhe jepen kahjet dhe elementet e nevojshme për krijimin e arkivës digjitale me të dhëna nga planet urbanistike dhe dokumentacioni i lidhur me ta dhe me lejet e ndërtimit.

6

SHPREHJE KYCE

Digjitalizimi: Proces i shndërimit të informacioneve analoge në formë digjitale (tekst, fotografi, tingull, etj.), me mdihmën e një mjeti si për shembull, skaneri, kamera, apo mjet tjetër elektronik.

Objekt digjital: të dhëna digjitale në format binar (format përshkrimi 1/0), i cili përbëhet nga vargu binar i të dhënave që përshkruajnë një objekt dhe metadata përkatëse për të njejtin objekt. Përshkrimi përmban identifikator unik, përshkrim dhe atribute të objektit, si dhe kontrol të autenticitetit. Ojektet digjitale mund të përfshijnë tekst, të dhëna numerike apo përshkruese, fotografi, audio dhe video datoteka, të dhëna hapësinore, etj.

Metadata: Të dhëna për të dhënat, paraqet përshkrim për format, strukturë dhe përmbajtje të bazave të të dhënave (në formë analoge dhe digjitale). Me metadata në mënyrë precize bëhet përshkrimi i karakteristikave të çdo objekti digjital i një baze të të dhënave, si dhe të vet strukturës së bazës me të dhëna (lidhje mes objektesh, rregulla për krijim, pastrim dhe azhurim të përshkrimeve etj). Me metadata mund të bëhet edhe përshkrimi i strukturës së tërë të një sistemi informativ, në nivel konceptual logjik dhe fizik.

Procesi i punës: Definicioni dhe përshkrimi i hapave individual për kryerjen e një vargu aktivitetesh me qëllim që të fitohet rezultat pozitiv. Me procesin e punës lidhen përmbaruesit, të dhënat dhe proceset e punës si dhe sigurohet konzistenca gjatë punës. Si munimum, e përshkruan punën momentale të një organizate dhe siguron bazë për zhvillim të qasjes më të mirë gjatë punës.

7

Klient: o Jashta sistemit (organizatës): Përdorues i shërbimeve nga organizacioni. Në suaza të lëshimit të lejeve

të ndërtimit, klientët (palët) janë kërkuesit e lejes së ndërtimit. o Në sistem (në organizatë)): Klienti, si përmbarues, janë të gjithë të punësuarit të kyçur në procesin për

lëshimim e lejeve të ndërtimit. Klientët drejtohen tek përmbarues të tjerë në suaza të organizatës, ose, kërkojnë të dhëna (shërbime) nga institucione tjera si pjesë e procesit të marrjes së lejeve të ndërtimit.

o Kompjuterik: Klient është çdo aplikacion ose sistem i cili arrin deri te shërbimi i siguruar nga serveri. Serveri, zakonisht është sistem tjetër kompjuterik i cili në thirrje të klientit bën llogaritje të caktuara dhe jep rezultatin.

Server: o Person apo pjesë e organizatës, që në bazë të kërkesës së pranuar (dhe të dhënave në kërkesë) merr

aktivitete dhe përpunon të dhëna duke kthyer informata në formë letre, apo të dhëna (në mënyrë analoga apo digjitale).

o Kompjuter apo aplikacion me format hyrës dhe dalës të definuar të dhënash, që siguron logjik të unifikuar për përpunimin dhe lëshimin e të dhënave dhe përcjelljen e tyre deri te sisteme tjera kompjuterike nëpërmes rrejtit kompjuterik.

Map Server: Sistem kompjuteri i destinuar për përgaditjen dhe sigurimin e të dhënave kartografike në bazë të kërkesës së klientëve. Kërkesat e klientëve krahas përmbajtjes, detyrimisht përmbajnë edhe kufijtë hapësinorë të materialit kartografik.

8

9

RELACIONET SERVER-KLIENT

Arkitektura “klient-server” në procedurat për leje ndërtimi dallohet në dy nivele:

1. Relacionet në mes komunës dhe faktorëve tjerë

Kërkuesi dhe komuna, ku kërkuesi është klienti, e komuna serveri. Klienti bën kërkesë deri te komuna për leje ndërtimi (inicon proces i cili duhet të kryhet te serveri). Hyrje paraqesin të dhënat nga kërkesa dhe dokumentet përkatëse, ndërsa dalje është leja e ndërtimit. Vështuraar nga ana e klientit, bëhet fjalë për proces të mbyllur ku nuk shihet mënyra e aplikimit të tij dhe posedon vetëm një hyrje dhe dalje. Serveri e pranon kërkesën (komuna me organet përkatëse) dhe reagon ndaj atij akitiviteti. Me këtë fillon procesi i zgjedhjes se kërkesës së pranuar. Si rezultat i mbarimit të procesit, jepet leja e ndërtimit. Serveri (komuna) pushon dhe nuk mund të nisë proces pa kërkesën nga ana e klientit (kërkuesit).

Komuna dhe institucione relevante, Komuna (në këtë rast klienti) në suaza të një procedure për leje ndërtimi, lëshon kërkesë deri të institucioni tjetër (serveri) për të dhëna (mendime). Serveri pranon kërkesën dhe përpunon procesin i cili është i mbyllur për komunën, dhe si rezultat i të cilit jepen të dhënat (ose mendimet). Komuna si klient, drejtohet tek serveri me kërkesë dhe pranon përgjigje (të dhëna dhe mendime).

10

Kërkuesi

Klie

nti

Se

rve

ri

Kërkesa

Përgjigja

Klie

nti

Se

rve

ri

Kërkesa

Përgjigja

KomunaInstitucionet e jashtme

Foto 1: Relacioni Klient/Server

2. Sistemi kompjuterik me arkitekturë Klient – Server nënkupton relacion/ marrëdhënie në mes dy kompjuterëve ose aplikacioneve kompjuterike, në të cilët njëri prej tyre, klienti, bën kërkesë të shërbimit nga program i tjetër. Program i dytë (serveri), bën aplikimin e kërkesës duke përpunuar të dhënat sipas procedurës (algoritmit) të definuar paraprakisht. Edhe pse kjo arkitekturë mund të zhvillohet edhe në një kompjuter, më thelbësore është ideja për punë në rrjet kompjuterik. Në rrjet, arkitektura Klient – Server siguron mënyrë të unifikuar dhe standardizuar për interkoneksion të programeve dhe të dhënave të vendosura në lokacione të ndryshme. Njëkohësisht Klienti siguron ambient për komunikim njeriu -> kompjuter, ndërsa serveri është në lokacion qendror për deponim të të dhënave dhe llogaritje logjike të të dhënave.

11

Klie

nti

Se

rve

ri

Kërkesa

Përgjigja

Klie

nti

Se

rve

ri

Kërkesa

Përgjigja

Foto 2: Relacioni Klient/ Server në rrjetin kompjuterik

Për shfrytëzim sa më optimal të resurseve të qeverisjes lokale, të lidhura më udhëheqjen dhe shfrytëzimin e të dhënave, sistemi duhet të jetë i dizajnuar dhe ndërtuar sipas platformës 3-tier (treshtresore). Secila shtresë e platformës paraqet një tërësi të veçantë, edhe ate:

Data Tier – Nivel i të dhënave. Paraqet bazë të të dhënave në të cilat deponohen të gjitha informatat që përpunohen nga ana e komunës. Fizikisht, është e prezentuar nga serveri kompjuterik në të cili është e vendosur baza e të dhënave. Në këtë nivel bëhet integrimi i bazave më të dhëna që tani egzistojnë në komunat (të cilëve u mungon komponenta hapësinore) dhe baza të reja me të dhëna (me apo pa komponentën hapësinore).

12

Application Tier – paraqet nivel në të cilin kryhen biznis proceset dhe përpunimi i të dhënave. Në këtë nivel bëhen të gjitha llogaritjet dhe analizat. Me këtë sigurohet njëtrajtshmëria në përpunimin e të dhënave, kontrolë e thjeshtë dhe mbindërtim i sistemit.

User Tier – pjesën e përdoruesit në system e paraqet kompjuteri i përdoruesit të fundit dhe aplikacionet që janë të instaluara në atë kompjuter. Ky nivel siguron lidhje grafike (vizuale) të njeriut dhe sistemit elektronik dhe në të egzistojnë vetëm funkcione për rishikim dhe futje të të dhënve. Segmenti i përdoruesit i takon përdoruesve në komunë (si përdorues professional) dhe qytetarëve si përdorues të jashtëm.

Të dhëna

hapësinore

Të dhëna

përshkruese

Baza të dhwnash

egzistuese

Server aplikativ

(egzistues)

Server Aplikativ

GIS server

aplikativ

Përdorues

Përdorues

Përdorues

Të dhëna Niveli aplikativ Përdoruesit

Të

pu

në

su

arit

në

ko

mu

në

Qyte

tarë

Foto 3: Arkitektura treshtresore e sistemit

13

Përparsitë e sistemit të këtillë janë:

Deponim qendror i të dhënave. Mundëson udhëheqje të lehtë me të dhëna dhe proteksion të tyre, respektivisht krijim të rregullt të kopjeve mbështetëse (backup);

Logjikë aplikative qendrore. Mundëson ndryshime të thjeshta dhe mbindërtim të funksioneve të sistemit. Serveri aplikativ është njësi procesuale qendrore dhe duhet të paraqesë kompjuter të fuqishëm;

Stacionet e veçanta të punës për futjen dhe kontrollimin e të dhënave, nuk duhet të jenë kompjuterë të fuqishëm, me çka edhe resurset egzistuese hardverike mund të shfrytëzohen. Mbindërtimi i aplikacioneve të pjesës së përdoruesve bëhet nga niveli qendror,

Kontrollimi i qasjes dhe sigurisë së të dhënave.

NEVIOJA PËR DIGJITALIZIM DHE PËRFITIMET NGA AJO

Digjitalizimi i të dhënave dhe pocedurat për lejen e ndërtimit bëhen sipas parimeve që vijojnë:

- E dhëna krijohet një herë, ndërsa shfrytëzohet atje ku është e nevojshme;

- Është siguruar qasje e përhershme dhe e sigurtë deri te të dhënat;

- Të dhënat janë të siguruara nga humbja dhe keqpërdorimi;

- Janë të vendosura mekanizma kontrollimi për të mënjanuar mundësinë e dyfishimit të punës.

Përfitimet nga digjitalizimi i të dhënave dhe procedurat për leje ndërtimi duhët të dallohen në:

14

- Qasje më të thjeshë deri te të dhënat dhe informatat, pasi që të dhënat digjitale mund shumë më lehtë dhe shpejtë të kërkohen dhe rishikohen;

- Hapësirë të sigurtë për deponim, me çka përmbaruesit i kushtohen punës së tyre, duke patur sa më pak aktivitete manuale dhe teknike;

- Unifikim i proceseve të punës, me çka fitohet njëtrajtshmëri në punën e çdo përmbaruesi dhe rezultat identik në punë, pa marrë parasysh së kush e mbaron punën;

- Gjurmim i proceseve të punës, më qasje konstante në statistikën e mbarimit të procedurave në nivel të komunës, procedurës, përmbaruesit dhe lëndës;

- Përshpejtim i kohës së duhur për mbarimin e procedurave , duke zvogeluar aktivitetet manuale dhe teknike që duhet të përsëriten nga përmbaruesit.

SISTEMI ELEKTRONIK PËR LËSHIMIN E LEJEVE TË NDËRTIMIT

Modeli konceptual i sistemit elektronik për lëshimin e lejeve të ndërtimit definon kornizën dhe elementet e veta. Nën terminin elektronike nënkuptohet që puna e përgjithshme (në suaza të komunës) kryhet në mënyrë elektronike. Pasi regulaativa ligjore egzistuese e kërkon atë, pranimi i kërkesës dhe lëshimit të dokumenteve të përgaditura bëhet në mënyrë analoge, në letër. Puna e përgjithshme e administratës komunale bëhet përmes sistemit elektronik.

15

Kërkuesi

Zyrra frontale

Zyrra e pasme

Foto 4: Shkëmbimi i të dhënave: Kërkuesi, zyrra frontale dhe zyrra e pasme

Sistemi elektronik bazohet në kompjuterin qendror (serverin) i cili është edhe depo për të dhëna dhe bën sigurimin e:

- Serviseve standarde për qasje deri te të dhënat (lexim, përshkrim dhe krijim)

- Serviseve standarde për përpunimin e të dhënave (hyrje, përpunim të të dhënave, përgaditje të dokumentit, llogaritje të dokumenteve).

- Serviseve (Web services) për lidhje të sistemit me sisteme tjera të ngjashme.

16

Servisi

Zyrra frontale

Zyrra e pasme

Kërkuesi

Institucionet

Foto 5: Lidhja logjike dhe fizike e përdoruesve të brendshëm dhe jashtëm kah serviset e nënakteve

17

Koncepti i bazës qendrore të të dhënave i përfshin të dhënat që vijojnë:

- Të dhëna alfanumerike për përmbaruesit në administratën komunale, privilegjitë e tyre për qasje deri te të dhënat, si dhe të dhëna për procedurat e përfundimit të lëndëve;

- Të dhëna alfanumerike për lëndët (procedurat) për leje ndërtimi, respektivisht metadata të dhënash për lëndët;

- Të dhëna elektronike për lëndët (dokumente të skenuara, dokumente elektronike nga procedura për zgjidhjen e lëndës);

- Të dhëna elektronike nga planet urbanistike, baza të planeve urbanistike me parametra për parcelat ndërtimore.

Klienti

Se

rvis

iKërkesa

Përgjigja

Serveri aplikativBaza e të

dhënave

Të dhëna për

organizatën

Të dhëna për

lëndën

Dokumente

elektronike

Plane urbanistike

Foto 6: Baza e të dhënave dhe modeli për qasje

18

TË DHËNA QË DUHET TË DIGJITALIZOHEN

Sistemi elektronik për leje ndërtimi bën deponimin dhe përpunimin e të dhënave që janë të nevojshme në format elektronik:

1. Të dhëna metadata – me qëllim që të mundësohet kërkimi nëpër të dhëna:

Simboli i arkivës, numri i arkivës dhe data e kërkesës;

Kërkuesi/ Kërkuesit;

Përshkrim i kërkesës;

Të dhëna për kërkesën (parcela kadastrale, komuna kadastrale, plani urbanistik, parcela ndërtimore, vendbanimi, adresa e lokacionit, etj.).

2. Dokumente:

Hyrëse (merren me skenim të dokumentit):

o Numri i lëndës;

o Data e pranimit;

o Tipi i dokumentit (Këresë, Fletë pronësie, kopje nga plani, mendime, pëlqime etj.);

o Përpilues (emir dhe mbiemri i personit fizik, emir i organizatës);

o Data e dokumentit (data e përpilimit);

o Numri arkivor i dokumentit (Numri arkivor i përpiluesit të dokumentit);

o Përshkrim elektronik (me skenim).

19

Dalëse (fitohen me përpunimin e dokumentit)

o Lloji idokumentit;

o Përpiluesi (emir dhe mbiemri i përmbaruesit nga komuna);

o Përshkrim elektronik (Ëord dokument).

Në këtë mënyrë në dosjen elektronike për lëndë, në mënyrë automatike krijohet edhe përshkrimi elektronik i të dhënave për lëndën, i cili është identik me përmbajtjen në dosjen analoge të lëndës.

010102020

afdhjdadojhfl

010102020

afdhjdadojhfl

Foto 7: Baza e të dhënave për lëndë

20

3. Procesi dhe mënyra e realizimit të lëndëve

Ndjekja elektronike e lëvizjes së lëndëve

o Koha dhe identifikatorë të pjesëmarrjes në shkëmbimin e lëndës dhe dokumenteve;

o Libri intern elektronik.

Proces i definuar për lëvizjen e lëndëve dhe dokumenteve

o Secili përmbarues, pas kompletimit të punës së tij (elektronike apo në letër) e përcjell lëndën deri të përmbaruesi i ardhshëm në proces.

21

MODELI I SISTEMIT PËR LËSHIMIN E LEJEVE TË NDËRTIMIT NË MËNYRË ELEKTRONIKE

Modeli bazohet në detyra të definuara dhe shpërndara në mënyrë precize në mes përmbaruesve në procesin e zgjedhjes së kërkesës për leje ndërtimi. Lëvizja e lëndëve dhe dokumenteve, si dhe vetë procesi i zgjedhjes së kërkesës kryhet dhe ndjeket në mënyrë digjitale, përmes sistemit për leje ndërtimi.

Zyrra frontale Zyrra e pasme

Pranimi

Lëshimi

ArkivaUdhëheqësi Përmbaruesit

Foto 8: Koncepti i zyrrës së frontale dhe zyrrës së pasme

22

Përmbaruesit, gjeneralisht janë të ndarë në zyrrën frontale dhe të pasme. Dallimi kryesor në mes përmabuesve është:

Përmbaruesit në zyrrën frontale kanë kontakt me kërkuesit. Ata pranojnë lëndë dhe të dhëna (shtojca) për lëndët dhe lëshojnë leje. Dërgojnë kërkesa (letra, paraprakisht të përgaditura nga zyrra e pasme) deri te institucione përkatëse dhe pranojnë mendime dhe pëlqime. Bëjnë skenim të dokumenteve hyrëse analoge dhe dërgojnë dokumentet deri te përmbaruesit në zyrrën e pasme;

Përmbaruesit në zyrrën e pasme nuk kanë kontakt direkt me kërkuesit, përveç nëse është e nevojshme. Ata bëjnë përpunimin e të dhënave për lëndën, futjen e të dhënave të reja dhe përpilojnë dokumente të reja përkatëse të veta, të cilat në sistemin elektronik jepen si shtojcë në formë elektronike.

PRANIMI I LËNDËVE

Përmbaruesi në zyrrën frontale krijon përshkrim për lëndë duke futur të gjitha të dhënat e nevojshme për lëndën dhe krijon listë të dokumenteve hyrëse me informata përcjellëse përkatëse. Njëkohësisht bën skenimin dhe në mënyrë elektronike bën futjen e dokumenteve hyrëse në sistem.

23

PËRCJELLJA E LËNDËVE DHE DOKUMENTEVE

Pas mbarimit të pocedurës për të cilën është i autorizuar përmbaruesi e përcjell lëndën deri te përmbaruesi vijues (në mënyrë elektronike). Përcjellja e lëndës bëhet në këtë mënyrë:

1. Përmbaruesi A i përmbush obligimet për të cilat është i autorizuar;

2. Përmbaruesi А e dërgon lëndën deri të përmbaruesi B. Përmbaruesi B merr informata (nga sistemi) se duhet të pranojë lëndë të re;

3. Përmbaruesi B pranon lëndën. Sistemi evidenton se përmbaruesi B ka pranuar lëndën, më çka përmbaruesi A ka dorëzuar lëndën (shkarkuar nga lënda);

4. Përmbaruesi B ka lëndën rrjedhëse dhe përpunon të dhënat.

Hapi

Përmbaruesi

Hapi 1

Hapi 2

Hapi 3

Përmbaruesi А Përmbaruesi B

Lënda rrjedhëse

Lëndë të

përcjellura

Lëndë për të

pranuar

Hapi 4

Në prani:

Dorëzim Pranim

А

А

B

BLënda rrjedhëse

Foto 9: Procesi i pranimit dhe dorëzimit

24

KËRKESË PËR MENDIME DHE PËLQIME

Përmbaruesit nga zyrra e pasme, gjatë zgjidhjes së lëndëve sipas kërkesës për leje ndërtimi, përgaditin dhe dërgojnë dokumente për mendime dhe pëlqime nga institucionet përkatëse. Dokumentet përgaditen në mënyre elektronike (si Word dokumente) dhe bashkangjiten në dosjen elektronike të lëndës. Dokumentet shtypen dhe dërgohen nga ana e përmbaruesit në zyrrën frontale.

Zyrra frontale pranon mendimet dhe pëlqimet e arritura. Dokumetet e pranuara i evidenton në sistem si shtojca të lëndës, duke krijuar metadata përshkrim për to, bën skenimin dhe përcjelljen e tyre deri te përmbaruesi i cili e ka përgadit lëndën.

Zyrra frontale

Zyrra e pasmeInstitucione të jashtme

Foto 10: Komunikimi me institucionet e jashtme

25

DOKUMENTI I PERGADITUR

Përmbaruesit nga zyrra e pasme, duke zgjidhur sipas kërkesës për leje ndërtimi, përgadisin dokumente finale (leje pozitive dhe vendime negative për refuzim). Dokumentet i përgadisin ne mënyrë elektronike (si Word dokumente) dhe i përcjellin në dosjen elektronike të lëndës. Nënshkrimi dhe parafimi i dokumentit analog evidentohet edhe në system. Dokumentet deri te kërkuesi jepen nga ana zyrrës frontale.

Zyrra frontale

Përmbaruesi

Udhëheqësi

Foto 11: Lëshimi i dokumentit final

26

FUNKCIONE/ AKTIVITETE TË SISTEMIT

Funkcionet që sistemi elektronik duhet ti përmbushë për ecurinë e procedurave për leje ndërtimi në mënyrë digjitale janë dhënë në tabelën e mëposhtme:

Funksioni Përshkrimi i funksionit

Pranimi i lëndës Krijimi dhe plotësimi i ri ipërshkrimit

Pranimi it ë dhënave Pranimi i të dhënave shtesë të lëndës, dokumente që dorëzohen te komuna për lëndën paraprakisht të hapur

Dërgimi dhe pranimi i lëndëve

Lëvizja e lëndës në mës përmbaruesve në adminitratë - Dërgimi i lëndës - Marrja e lëndës

Dokumente Dokumente hyrëse (të jashtme) për lëndën - Të reja - Skenim - Shtesë nga kompjuteri lokal - Kerkim - Rishikim

Dokumente elektronike Të dhëna personale të lëndës - Të reja - Kerkim

Rishikim

Lëshimi i dokumenteve Lëshimi i dokumenteve të krijuara në komunë - Lëshimi i lejes ndaj kërkuesit

27

- Dërgimi i kërkesës për mendim/ pëlqim deri te institucioni përkatës

Arkivimi i lëndës Mbyllja e lëndës dhe dorëzimi në arkivë. Arkivimi i lëndëve, Përgaditja e listës me lëndë për arkivim.

Преглед и пребаруваое на база на предмети

- Libri elektronik i punës - Libri elektronik i dorëzimit - Statistika e lëndëve - Analiza e resurseve

Администрација на систем

- Krijimi i përdoruesve dhe ndarja e privilegjeve - Krijimi i loojeve të dokumenteve - Duhëheqja e dokumenteve elektronike

DIZAJNI I PROCEDURAVE

Sistemi elektronik bazohet definimin preciz te modelit dhe lementeve te modelit. Elementet themelore të modelit janë procedurat pe lejen e ndërtimit. Në çdo procedurë, në mënyrë të veçantë definohen:

- Situata;

- Aktiviteti;

- Lidhja;

- Vendimi.

28

SITUATA – në diagram paraqitet si rreth, prezenton “dikend” apo “diçka” që ndodh (dhe nis procesin), e jo diçka që ndodh në vet proceset.

Shembull: Kërkesë për leje ndërtimi; Përgjigje e marë nga „Kërkesa për ХХХ“; Ka aritur kontratë për llogaritje të kompensimit për rregullim të tokës ndërtimore, etj.

AKTIVITETI (proces, mikroproces) – paraqitet me drejtkëndësh dhe përshkrim të aktivitetit. Është diçka që realizohet brenda në organizatë dhe në suaza të vet procedures për leje ndërtimi.

Shembull: Pergaditja e kërkesës për Mendim nga enti për mbrojtje të monumenteve; Nënshkrim i dokumentit të përgaditur etj.

VEDNIM (apo kusht) – në diagram paraqitet në formë të rombit, kurse paraqet degëzim nga lëvizja normale e procesit. Ky degëzim paraqet kusht (me dy apo më shumë përgjigje) i cili duhet të përmbushet për të vazhduar aktivitetet e mëtutjeshme.

LIDHJET – në mënyrë vizuale paraqesin realizimin e procesit, respektivisht radhën e realizimit të aktiviteteve, lidhjen e situatave, aktiviteteve dhe vendimeve.

- Sekuenca: Lidh situatë, vendime dhe aktivitete në suaza të një procedure;

- Mesazhi: paraqet gjendjen në procesin rrjedhës ku është i nevojshëm aktiviteti apo vendimi nga një proces tjetër (në suaza të organizatës së njejtë apo të jashtme).

29

Shembull:

Plotëson kushtet?Mendim i pranuar SkenimRegjistrim në

bazë

Informacion deri

te përmbaruesi

Përgaditja e lejes

së ndërtimit

Përgaditja e

vendimit për

refuzim

Parafim i

dokumentit

Nënshkrim i

dokumentitJep dokument

Foto 12: Model konceptual për vendimet pas mendimit të pranuar

Gjatë përpunimit të dizajnit logjik të sistemit elektronik është e nevojshme që të bëhet definimi i të gjitha procedurave për lejen e ndërtimit, definimi i të dhënave dhe lëvizja e lëndëve. Si rezultat i asaj është e nevojshme të ilustrohen modelet logjike për çdo procedurë të veçantë për lejet e ndërtimit. Ajo paraqet bazë për kërkesën për përpunim të vet sistemit.

30

SPECIFIKAT E PROCEDURAVE TË CAKTUARA

Disa procedura të caktuara që paraqiten gjatë procesit të lejes së ndërtimit kanë funksione specifike karakteristike vetëm për ato procese. Të gjitha specifikat që paraqiten, domosdoshmerisht duhet të identifikohen dhe përshkruhen në mënyrë precize gjatë përpunimit të dizajnit logjik të sistemit elektronik .

Serveri aplikativBaza e të

dhënave

Lënda

MapServerPlanet

Urbanistike

Ekstrakt nga

plani

Foto 13: Pergaditja e ekstraktit nga plani

31

Shembull: Ekstrakti nga plani përmban shtojcë grafike. Vendosja e pjesës grafike sjell deri te funksionet e reja dhe servisi i ri i sistemit elektronik:

- Marrja e pjesës grafike. Klienti thërret funksion të serverit grafik, MapServer i cili punon me të dhëna hapësinore (plane urbanistike);

- Vendosja e serverit dhe servisit të ri (MapServer);

- Marrja e të dhënave për parcelën ndërtimore, krijim i dokumentit me pjesën grafike;

- Futja e të dhënave dhe pjesës grafike në dokument Ekstrakt nga plani.

Shembull: Leja e ndërtimit ndërlidh dokumente (mendime dhe pëlqime) të cilat komuna i siguron nga institucione tjera. Ashtu definohen funksione të tjera, por edhe relacione të komunës si klient ndaj institucioneve të jashtme si server.

- Përcjellje e kërkesës së përgaditur (në mënyrë elektronke) deri te zyrra frontale;

- Dergim i kërkesës deri te institucioni përkatës (shtypje e dokumentit, arkivim, vulosje e dokumentit);

- Pranim i përgjigjes për kërkesën e dërguar , përcjellje e përgjigjes deri te përmbaruesi që e ka kërkuar dokumentin;

- Funksion për lajmërim se ka kaluar afati për pranim të dokumenteve pas kërkesës së dërguar.

32

Zyrra frontale

Zyrra e pasmeInstitucione të jashtme

Foto 14: Përcjellja e kërkesave dhe pranim i përgjigjeve nga institucione të jashtme

Në këtë moment, komunikimi dhe puna e funksioneve të përmendura, kryhet në mënyrë analoge, respektivisht me dokumente në letër të cilat sipas rregulativës ligjure duhet të nënshkruhen dhe të kenë vulë të institucionit që i jep. Gjatë përgaditjes së dizajnit logjik të sistemit elektronik, është e nevojshme të kyçen edhe funksionë për nënshkrim elektronik (dhe ekripsion) të dokumenteve, dërgim elektronik të kërkesave dhe pranim të dokumenteve.

33

PËRDORUES TË SISTEMIT ELEKTRONIK

Modeli konceptual i sistemit elektronik për leje ndërtimi definon edhe përdoruesit e vet sistemit. Nga fotografia e mëposhtme, si edhe nga funksionet e sistemit të definuara më parë, mund të identifikohen përdoruesit e sistemit në suaza të administratës komunale.

Qytetarët

Pranimi (zyrra

frontale)

Sistemi elektronik për

ndjekjen e

dokumentacionit

Udhëheqësi

Pa

rash

trimi d

he

pë

rcje

llja e

do

ku

me

nte

ve

Qasje në të dhënat dhe niveli i

realizimit të lëndës

Krijimi i lëndës

Skenimi i dokumenteve

Lëshimi i dokumenteve

Libri i punës

Shpërndarja e lëndëve

Nënshkrimi i dokumentit

Qasja dhe njekja e procedurave

Indikatori i suksesit

Krijimi i raporteve

Libri intern i dorëzimit

Zgjidhja e lëndëve

Shtimi i dokumenteve

Libri intern i dorëzimit

Foto 15: Koncept dhe përdorues të sistemit elektronik për leje ndërtimi

34

Përmbaruesit e autorizuar për procedurat lidhur me lejet e ndërtimit regjistrohen në sistem sipas njërës nga funksionet e përmendura. Për çdo funksion, definohen privilegjet për qasje në punë dhe shfrytëzim të të dhënave nga sistemi sipas tabelës që vijon:

Pra

nim

i i lë

nd

ës

Pra

nim

i i d

oku

me

nte

ve

Do

rëzi

mi d

he

pra

nim

i i lë

nd

ëve

në

mes

për

mb

aru

esve

Do

kum

ente

Do

kum

ente

elek

tro

nik

e

Lësh

imi i

do

kum

ente

ve

Akt

ivim

i i lë

nd

ës

Ris

hik

imi d

he

kërk

imi n

ë b

azën

e

lën

dëv

e

Ad

min

istr

imi i

sis

tem

it

Të r

eja

Sken

im

Ris

hik

im

Të r

eja

Ris

hik

im

Kër

kue

s

Inst

itu

cio

ne

Lib

ri i

pu

në

s

Lib

ri i

do

rëzi

mit

Stat

isti

ka

Administratori ●

Udhëheqësi ● ● ● ● ● ● ● ●

Pranimi ● ● ● ● ● ● ● ●

Arkiva ● ● ● ● ● ● ●

Përmbaruesi ● ● ● ● ● ● ●

35

PËRDORUESIT E JASHTËM NË PROCEDURAT

Krahas përmbaruesve që janë të punësuar ne administratën komunale dhe janë të kyçur drehtpësëdrejti në zgjidhjen e lëndëve, si përdorues të sistemit paraqiten edhe kërkuesit të lejeve të ndërtimit, si dhe institucionet tjera që japin mendime dhe pëlqime, e kanë të bëjnë me lëndë të caktuar.

Parashtruesi i kërkesës: Për parashtruesit e kërkesave është e nevojshme të sigurohet system për informim:

- Për ndjekje të procedurës pas kërkesës, Web faqe në të cilën nëpërmes emrit dhe fjalëkalimit do të ketë qasje në lëndën e, me çrast do të mund të ndjekë statusin dhe kompletimin e procedurës;

- Lajmërim për përfundimin e procedurës (Leje ndërtimi apo vendim për refuzim të kërkesësе). Pranim në e-mail ose sms mesazh për dokument final të përgaditur.

Kërkuesi

Foto 16 : Lajmërim i përdoruesit

36

Institucione: Kërkesa për mendim/ pëlqim nga institucione tjera nënshkruhen (nënshkrim digjital dhe enkripsion) dhe dërgohen në mënyrë elektronike. Dërgimi bëhet duke shfrytëzuar:

- Postën elektronike (е-mail) nga institucioni, në çrast mail srveri duhet të sigurojë vërteim për dorëzim të mesazhit dhe kërkesës elektronike;

- Web servis për dërgim të kërkesave për të dhëna (informata), në çrast servisi duhet të kthejë informacion për regjistrim të sukseshëm të kërkesës.

Pranimi i dokkumenteve të përgaditura bëhet përmes:

- Postës elektronike (е-mail) për pranim të lëndëve nga komuna;

- Web servis për pranim të dokumenteve;

- Web faqe për pranim të dokumenteve;

- Mesazhet përmes njërit nga mekanizmat për pranim automatikisht regjistrohen në bazën e sistemit elektronik. Në zyrrën frontale bëhet pranimi i dokumenteve dhe shpërndarja e tyre në lëndët përkatëse dhe deri te përmbaruesi i cili proceson lëndën.

Institucionet e jashtme

Foto 17: Përcjellja e kërkesës deri te institucione tjera

37

DEPONIMI DIGJITAL I DOKUMENTEVE

Puna elektronike më të dhëna kushtëzon edhe kapacitet përkatës për deponimin e tyre. Për çdo lëndë është e nevojshme të sigurohet hapësirë e mjaftueshme, edhe atë:

Bazë alfanumerike e të dhënave, për një lëndë përafërsisht 200kb.

Bazë të dokumenteve hyrëse

o Dokument të skenuar (karakteristikat teknike, 8bit, 150 DPI, PDF me kompresion), përafërsisht 170kb për një faqe, një dokument mesatarisht ka 2 faqe, një lëndë (varësisht nga procedura) mesatarisht ka 5 dokumente. Toali për një lëndë është rreth 1700 kb.

Baza e të dhënave të veta

o Për një dokument (Word) të përpunuar nga ana e permbaruesve përafërsisht 80kb, në një lëndë (varësisht nga procedura) mesatarisht ka 2 dokumente. Totali për një lëndë është rreth 160kb.

Në përputhje me kalkulimet e mësipërta, totalisht për n jë lëndë (vlerë orientuese që varet nga shumë faktorë) është e nevojshme 200kb + 1700 kb + 160 kb, respektivisht rreth 2 Mb hapësirë në memorje.

Hapësira totale për deponim të të dhënave varet vëllimi i përgjithshëm i punës në komunë, si dhe nga numri i kërkesave për leje ndërtimi.

38

ARKITEKTURA HARDVERIKE DHE SOFTVERIKE

Sistemi elektronik për ecurinë e procedurave për leje ndërtimi bazohet në infrastrukturën hardverike që vijon:

Baza e të

dhënaveServeri aplikativ MapServer

Foto 18: Infrastruktura hardverike

39

Në varshmëri prej madhësisë së komunës, numrit të punësuarve dhe vëllimit të punës, disa funksione të caktuara mund të jenë të integruara në një mjet hardverik (shembull: data serveri dhe server ii aplikacioneve mund të vendosen në një mjet).

I tërë sistemi elektronik për leje ndërtimi i përmban komponentet softverike që vijojnë, ku secila komponentë ka funksion të caktuar.

Baza e të

dhënave

Servise për

qasje deri te

të dhënat

Lexim

Regjistrim

Azhurim Апликациски

сервер

(Сервиси за

обработка на

податоци)

Servise për

krijimin e

pjesëve

kartografike

Lexim

Servise për

qasje deri te

dokumentet

elektronike

Lexim

Regjistrim

Servise për

kontrol në

qasje

Lexim

Qasje e autorizuar deri

te të dhënat

Ambienti grafik, futja dhe

azhurimi i të dhënave

Form TitleForm Title

Enter Text

Option 1

Option 1

Foto 19: Infrastruktura softverike

40

KUSHTET QË SISTEMI DUHET TI PLOTËSOJË

Me qëllim që të sigurohet njëtrajtshmëria, konsistenca, bindja e plotë dhe besueshmëria e të dhënave, sistemi elektronik duhet që patjetër ti plotësojë kushtet që vijojnë:

- Përdoruesit të kenë qasje deri të të dhënat vetëm nëpërmes interfejsit grafik të softverit;

- Pamundësia e fshirjes së të dhënave. Të dhënat e vjetëruara (të papërdorura) shënihen si jovalide. Të dhënat ngelin të regjistruara në bazën e të dhënave, por përdoruesit nuk kanë qasje te to përmes sitemit. Me këtë sigurohet rishikimi historik i punës së përgjithshme;

- Secili krijim apo ndryshim it ë dhënave regjistrohet me datë, identifikim të përdoruesit dhe lokacion (kompjuter) nga i cili është zhvilluar aksioni.

Ky publikim u mundësua me grantin nga programa

CIVICA Mobilitas, e implementuar nga CIRa dhe e

mbështetur finansiarisht nga SDC. Të gjitha përmbajtjet

paraqesin mendime të autorit/ve dhe nuk i reflektojnë

mendimet e CIR-a dhe SDC