1

Лекция 7

ФОРМАТИРОВАНИЕ СТРАНИЦ И ДОКУМЕНТА WORD В ЦЕЛОМ. ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ

Форматирование страниц и документа Word в целом Форматирование страниц и документа в целом позволяет выполнять в текстовом

процессоре Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским сис-темам. При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:

• установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа — книжной или альбомной и др.;

• разбивка на страницы, разделы; • вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т. п.; • создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео- или звуковых фрагментов; • вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок; • формирование оглавления, указателей и списков иллюстраций. Способы выполнения указанных операций приведены на рис. 7.2.

Работа с разделами документа Документ Word может состоять из нескольких разделов. Раздел — совокупность абзацев, для которых задается специфика оформления. Новый документ всегда имеет только один раздел. Больше одного раздела создается

в документе в том случае, если разные части документа должны различаться параметрами раздела, к которым относятся:

• размер и ориентация листа документа (книжная или альбомная); • поля страницы документа; • число колонок; • нумерация страниц; • расположение и тип колонтитулов; • нумерация строк; • начало раздела — с новой страницы, с четной или нечетной страницы, с новой ко-

лонки, продолжение предыдущего раздела; • расположение текста на неполной странице и др. Чтобы создать новый раздел, необходимо поставить курсор в место начала нового

раздела и с помощью команды меню окна ВСТАВКА=>Разрыв установить переключате-ли с характеристиками нового раздела.

Основные параметры раздела задаются в диалоговом окне Параметры страницы, которое можно вызвать командой ФАЙЛ=>Параметры страницы (см. рис. 5.11).

2

Если документ содержит не полностью заполненные страницы, то Word обеспечива-ет возможность вертикального выравнивания текста на неполной странице. Для этого на вкладке Макет диалогового окна Параметры страницы в раскрывающемся списке Вер-тикальное выравнивание нужно выбрать тип выравнивания: по верхнему краю, по цен-тру или по высоте. На этой же вкладке можно установить нумерацию строк.

Конец раздела отображается на экране в виде двойной пунктирной линии с отметкой Разрыв раздела. При распечатке документа эти метки не отображаются.

Подобно тому, как маркер конца абзаца хранит информацию о параметрах формати-рования абзаца, линия разрыва раздела сохраняет все сведения о параметрах раздела. При удалении линии Разрыв раздела два раздела объединяются в один, имеющий параметры нижнего присоединенного раздела. Для удаления линии конца раздела ее необходимо вы-делить и нажать клавишу Delete.

Вставка номеров страниц Для автоматического проставления в документе номеров страниц и определения

места их расположения используется команда меню ВСТАВКА=>Номера страниц (рис. 7.3 и 7.4).

В программе Word имеется несколько вариантов размещения и форматирования номе-

ров страниц. Для номеров страниц можно выбрать стиль оформления Номер страницы.

Добавление колонтитулов Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов, поэто-

му вставить, отформатировать или удалить номер страницы можно также в режиме ото-бражения колонтитулов.

Колонтитул — это короткий текст или рисунок, который помещается на верхнем или на нижнем поле страницы и, как правило, однозначно идентифицирует документ (см. рис. 5.10).

Колонтитулы и номера страниц не видны при Обычном режиме работы с докумен-том. Они появляются на экране только при установке режимов Разметка страницы или Предварительный просмотр.

Кроме номеров страниц, колонтитулы могут содержать: названия глав и параграфов, дату, имя автора, название, адрес или логотип фирмы и т. п. В колонтитул можно вклю-чать любые объекты: текст, рисунки, линии, рамки, таблицы, поля, символы. Все, что вставлено в режиме отображения колонтитулов, выводится на каждой странице раздела документа, даже если выходит за область колонтитулов.

Колонтитулы могут различаться для первой и последующих страниц, для четных и нечетных страниц, а также для верха и низа страницы (верхние и нижние колонтитулы). Содержание каждого вида колонтитула одинаково для всех страниц раздела. Если доку-мент разбит на разделы, то можно создать различные колонтитулы для каждого раздела.

Для форматирования текста колонтитула имеются специальные стили абзаца Верх-ний колонтитул и Нижний колонтитул.

Установка вида и размещения колонтитулов на странице производится в диалоговом окне Параметры страницы на вкладках Поля и Макет (см. рис. 5.11).

3

Вставка колонтитулов выполняется с помощью команды меню ВИД=>Колонтитулы и специальной панели инструментов Колонтитулы (рис. 7.5).

Для создания и изменения колонтитулов необходимо: • переключиться в режим отображения колонтитулов с помощью команды

ВИД Колонтитулы или, если колонтитулы уже были созданы, сделать двойной щелчок в области колонтитула;

• ввести в область колонтитула необходимый текст, с помощью кнопок панели ин-струментов Колонтитулы вставить требуемые поля (номер страницы, дату, имя файла и т. д.), вставить рисунки или другие объекты с помощью команды ВСТАВКА Поле или Надпись, Рисунок, Объект. Колонтитулы от текста можно отделить линией или обрам-лением. Номер страницы, дата, имя файла и т. п., введенные в колонтитул с помощью кнопок панели Колонтитулы, вставляются в виде полей, которые автоматически обновля-ются при изменении первоначально введенных элементов. Если эти элементы вводить обычным образом с клавиатуры, то при их изменении не будет происходить никакого об-новления.;

• отформатировать текст и рисунки колонтитулов обычными способами; • вернуться в основной документ с помощью кнопки на панели Колонтитулы

или двойным щелчком по тексту документа. В режиме создания колонтитулов можно формировать «водяные знаки» в виде мало-

контрастных (бледных) рисунков, на фоне которых располагается основной текст. При работе с большими документами, содержащими несколько глав или разделов, в

область колонтитула целесообразно помещать их заголовки. Для удаления колонтитула нужно выделить его содержимое и нажать клавишу

Delete.

Вставка буквицы Буквица — это первая буква абзаца, выделенная шрифтом, размером и узором. Бук-

вицей часто украшают вступительные фрагменты документов в газетных и журнальных статьях, в художественных произведениях. Вставка буквицы производится в режиме Раз-метка страницы с помощью команды меню ФОРМАТ Буквица (рис. 7.6).

4

Для вставки буквицы нужно поместить курсор в любое место абзаца, в котором соз-дается буквица, или выделить первую букву этого абзаца и ввести необходимые парамет-ры в диалоговое окно Буквица.

Для удаления буквицы необходимо выделить ее рамку и нажать клавишу Delete или в диалоговом окне Буквица выделить подокно Нет.

Вставка закладок Закладка — это поименованный указатель (метка) для фрагмента текста, рисунка,

таблицы или просто места в документе, созданный с целью последующего нахождения в документе помеченных элементов.

Закладки используются для пометки элементов документа, на которые в дальнейшем можно ссылаться с помощью перекрестной ссылки, гиперссылки или элемента указателя, а также для быстрого перехода в нужное место документа. С помощью закладок можно помечать как небольшой абзац, так и выделенный блок текста (диапазон страниц), рисун-ки, таблицы, ячейки, диапазоны ячеек в таблице и т. п.

При создании закладки выбранному элементу присваивается уникальное имя, кото-рое в дальнейшем используется для поиска помеченного элемента. Закладки помечаются квадратными скобками [ ], которые не выводятся при печати. Для того чтобы закладки отображались на экране, нужно в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид установить флажок Показывать закладки.

Чтобы вставить закладку, нужно выделить элемент, который будет служить заклад-кой, ввести команду ВСТАВКА Закладка, затем в диалоговом окне ввести ее имя и щелкнуть по кнопке (рис. 7.7).

Для создания сноски необходимо поместить курсор в место ее вставки (справа от

поясняемого термина), установить параметры сноски (ее местоположение и тип марки-ровки — при желании выбрать нужный символ, например *, # или др.), ввести в отведен-ном месте текст сноски и отформатировать его.

При этом следует иметь в виду, что: • текст сноски форматируется как обычный текст; • к сноскам можно применять соответствующие им стили. Чтобы просмотреть текст сноски, нужно установить указатель мыши на символе ее

маркировки, или дважды щелкнуть по этому символу, или воспользоваться командой ВИД Сноски. Для просмотра сносок можно также использовать кнопку (Выбор объек-та перехода), расположенную в нижней части вертикальной полосы прокрутки (см. рис. 5.9).

Вставка сносок Сноска — это структурный элемент документа, содержащий уточняющие сведения,

пояснение или примечание к какому-либо термину основного текста.

5

В документе Word можно использовать сноски двух типов — обычные и концевые. Обычные сноски располагаются внизу страницы, концевые — в конце документа. Сноски в отличие от колонтитулов располагаются в пределах места, отведенного основному тек-сту страницы (см. рис. 5.10).

Вставка сносок осуществляется с помощью команды ВСТАВКА Сноска и диало-гового окна Сноски (рис. 7.8).

Для настройки или изменения параметров сноски следует использовать кнопку

в диалоговом окне Сноски. Для удаления текста сноски достаточно удалить символ ее маркировки.

Вставка названий и перекрестных ссылок В документах Word к таблицам, рисункам и формулам можно добавлять автомати-

чески пронумерованные названия, например «Рисунок 1. Схема установки...» или «Табли-ца 2.1». Такие названия вставляются в виде полей и содержат следующие элементы:

• постоянную часть (в приведенном выше примере — это «Рисунок» и «Таблица»); • автоматический номер — поле (1); • текст, вводимый пользователем (Схема установки...). При удалении, перемещении

или добавлении в документ I аналогичных элементов номера в названиях (поля) автоматически изменяются (об-

новляются). Для вставки нумерованного названия следует установить курсор над или под объ-

ектом (рисунком, таблицей, формулой), ввести команду ВСТАВКА Название; затем в диалоговом окне 'Название выбрать нужную метку — постоянную часть и ввести текст названия или использовать кнопку (рис. 7.9).

Если элементы имеют автоматически пронумерованные названия, то на них можно

ссылаться в перекрестных ссылках. Перекрестные ссылки используются для вставки ссылок на элементы, расположенные в

другом месте данного (или другого) документа, например, «см. рис. 5» или «см. стр. 10». Перекрестные ссылки вставляются в виде полей и создаются для заголовков, прону-

мерованных абзацев, закладок, сносок, автоматически составленных названий иллюстра-ций (рисунков, формул, таблиц) и т. п.

Если изменяется номер или место элемента, на который сделана перекрестная ссыл-ка, например, рисунок 5 становится рисунком 7 или заголовок (абзац) со страницы 10 пе-

6

ремещается на страницу 15, то нет необходимости повторно вводить перекрестную ссыл-ку, так как при обновлении полей в них автоматически будут введены изменившиеся па-раметры.

Для того чтобы обновить перекрестную ссылку, нужно ее выделить и ввести коман-ду контекстного меню ссылки Обновить поле или нажать клавишу F9.

Перекрестные ссылки создаются с помощью команды меню ВСТАВКА Перекре-стная ссылка и установкой переключателя Вставить как гиперссылку, если переход осуществляется в пределах одного документа (рис. 7.10).

Рис. 7.10. Окно для вставки перекрестных ссылок

Добавление гиперссылок Для перемещения между отдельными фрагментами текущего документа или Web-

сайта используются гиперссылки — специальные поля типа {НYPERLINK}, которые имеют следующие отличия от обычного текста:

• гиперссылки выделяются на экране цветом и/или подчеркиванием: • указатель мыши при наведении на гиперссылку принимает вид руки с поднятым

указательным пальцем ; • щелчок по гиперссылке на Web-страницу автоматически запускает программу-

обозреватель и приводит к появлению на экране Web-страницы, к которой адресована ссылка.

Начиная с версии Word 97 текстовый процессор предоставляет удобные средства для создания гиперссылок различного типа, которые могут иметь вид не только цветного под-черкнутого текста, но и графического объекта — кнопки или рисунка.

Для работы с гиперссылками можно использовать команду меню окна Word

ВСТАВКА Гиперссылка, команду контекстного меню или кнопку на

Стандартной панели инструментов (Гиперссылка). Гиперссылки могут указывать: • на раздел или объект в текущем документе или на Web-странице; • на раздел или объект в другом документе или на другой Web-странице; • на другой документ, файл или Web-страницу; • на адрес электронной почты. Для создания гиперссылок на элементы текущего документа используют либо сти-

ли заголовков, либо закладки. Для того чтобы вставить гиперссылку на фрагмент текущего документа или Web-страницы, нужно выполнить следующие действия.

1. Вставить закладку в том месте, на которое следует сослаться, или применить один из встроенных стилей заголовков к тексту, на который будет формироваться ссылка.

2. Выделить фрагмент текста или графический объект, который предполагается ис-пользовать в качестве гиперссылки.

3. Ввести команду меню окна ВСТАВКА Гиперссылка, или использовать команду Гиперссылка в контекстном меню этого

7

фрагмента, или щелкнуть по кнопке (Гиперссылка). 4. В диалоговом окне Добавление гиперссылки (рис. 7.11) выбрать параметр 2

Связать с местом в этом документе. 5. Выбрать заголовок или закладку для ссылки. При создании гиперссылки можно сформировать подсказку, которая будет появлять-

ся на экране при задержке указателя мыши на гиперссылке. Для этого в окне Добавление гиперссылки (см. рис. 7.11) нужно щелкнуть по кнопке и ввести нужный текст подсказки.

Для того чтобы вставить гиперссылку на другой документ, файл или Web-страницу,

нужно в окне Добавление гиперссылки выбрать параметр 1 Связать с имеющимся файлом, Web-страницей, а затем найти и выделить файл, на который необходимо соз-дать ссылку.

Для вставки гиперссылки на фрагмент другого документа можно использовать и такой способ:

• скопировать нужный фрагмент из другого документа в буфер обмена; • открыть документ, в который предполагается вставить гиперссылку, и щелкнуть

в месте вставки; • ввести команду ПРАВКА Вставить как гиперссылку. Фрагмент будет вставлен из буфера обмена и превратится в гиперссылку на другой

документ. Аналогичного результата можно достичь, используя метод специального перетаски-

вания фрагмента из документа, созданного в одном из приложений MS Office, в документ Word. Для реализации этого способа нужно:

1. Разместить на экране оба документа. 2. В конечном документе выделить фрагмент, на который будет указывать гипер-

ссылка. 3. Перетащить выделенный фрагмент в исходный документ, удерживая нажатой пра-

вую кнопку мыши. 4. Отпустить кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Создать гипер-

ссылку. В качестве гиперссылки может быть вставлен адрес электронной почты. После

щелчка по такой гиперссылке Word автоматически запустит программу электронной поч-ты, поместит данный адрес (гиперссылку) в поле Кому и позволит создать из документа новое сообщение электронной почты.

Для изменения оформления гиперссылки используют те же приемы, что и для изме-нения любого другого фрагмента в документе Word.

Для выделения подлежащей форматированию гиперссылки нужно использовать кла-виши управления курсором или щелкнуть по гиперссылке правой кнопкой мыши и вы-

8

брать в контекстном меню команду Гиперссылка Изменить гиперссылку. Для удаления гиперссылки вместе с соответствующим ей текстом или рисунком нуж-

но выделить ссылку и нажать клавишу Delete. Для того чтобы удалить гиперссылку, но оставить в документе соответствующий ей

текст или рисунок, нужно выделить ссылку, щелкнуть по кнопке (Гиперссылка) на Стандартной панели инструментов или использовать команду контекстного меню Гипер-ссылка Изменить гиперссылку, а затем в диалоговом окне Изменение гиперссылки щелкнуть по кнопке

Для преобразования гиперссылки в обычный текст ее нужно выделить и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F9 (Разорвать связь с полем).

Формирование оглавления документа и списков иллюстраций Оглавление (содержание) — это отображение структуры документа в виде списка,

состоящего из названий глав, разделов, параграфов и других подзаголовков. Оглавление может содержать до девяти уровней элементов, к которым применены соответствующие стили. Оглавление вставляется как поле.

Оглавление составляется из заголовков документа, поэтому при создании документа для формирования его структуры и последующего автоматического создания оглавления необходимо абзацы, образующие структуру, т. е. заголовки разного уровня, предвари-тельно отформатировать с применением соответствующих стилей заголовков. Стили, определенные в программе Word, включают в себя девять типов заголовков понижающе-гося уровня — от стиля Заголовок 1 до стиля Заголовок 9.

Для автоматического создания оглавления необходимо установить курсор в место его вставки, ввести команду ВСТАВКА Оглавление и указатели, в диалоговом окне на вкладке Оглавление выбрать нужный формат оглавления и ввести необходимые пара-метры (рис. 7.12).

Рис. 7.12. Диалоговое окно Оглавление и указатели

В оглавление автоматически включаются и сортируются по уровням абзацы, отфор-матированные стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.

Форматировать текст готового оглавления можно такими же способами и по тем же правилам, которые используются для форматирования обычных абзацев.

Если на вкладке Печать диалогового окна Параметры установлен флажок Обнов-лять поля, то при выводе документа на печать появляется окно, в котором следует уста-новить режим автоматического обновления оглавления документа — полностью или только для номеров страниц (рис. 7.13).

9

Если оглавление обновляется целиком, то в нем теряются все элементы форматиро-

вания, которые были внесены вручную.

Электронные и печатные формы Электронные и печатные формы — это заранее подготовленные документы, в ко-

торых при заполнении конкретными данными доступны для редактирования лишь специ-ально выделенные поля (рис. 7.14).

Формы Word используются, как правило, для создания анкет, контрактов, договоров,

деловых форм, бизнес-планов и т. п. Состав форм. Форма имеет постоянную и переменную части. Постоянная (неизменная) часть задается разработчиком формы и не может быть из-

менена пользователем, заполняющим форму. Она может включать следующие элементы: • произвольный текст; • таблицы с данными фиксированного содержания; Чтобы обновить оглавление по усмотрению пользователя, нужно установить курсор

внутри оглавления и нажать клавишу F9 или использовать команду контекстного меню Обновить поле.

Для удаления оглавления нужно его выделить и нажать клавишу Delete. Оглавление существенно облегчает последующую работу над документом, так как

отражает его структуру и позволяет быстро перемещаться внутри документа, переходить к нужному разделу с помощью одного щелчка мыши по гиперссылке — строке или номеру страницы этого раздела в оглавлении.

Если названия элементов документа сформированы в виде полей, то из них можно легко создать список иллюстраций с помощью команды ВСТАВКА Оглавление и ука-затели и вкладки Список иллюстраций (Рисунок, Таблица, Формула). Технология соз-дания списка иллюстраций практически ничем не отличается от технологии формирова-ния оглавления.

• графические фрагменты (рисунки, диаграммы); • элементы оформления (заполнение, цвет, обрамление и др.); • вопросы; • списки возможных ответов и т. п. Переменная часть формы — это незаполненные области, предназначенные для ввода

10

данных. Она состоит из полей и может включать поля следующих типов: • текстовые поля для заполнения и ввода информации в виде обычного текста, да-

ты, числа или вычисляемого значения; • списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении фор-

мы (поля со списком); • флажки; • переключатели типа Да или Нет; • кнопки; • счетчики и др. Для работы с электронными формами имеется специальная панель инструментов

Формы (рис. 7.15).

Поля, вставляемые в формы, используются для управления формой, т. е. являются

элементами управления. Виды форм. Различают следующие виды форм: 1. Печатные формы (например, бланки), предназначенные для распечатки на бумаге

и последующего их заполнения. 2. Электронные формы с интерактивным заполнением. 3. Мощные настраиваемые электронные формы с интерактивным заполнением, ко-

торые предоставляют большие возможности для ввода данных, записи ответов и выбора ответов из списка. Для создания элементов управления в таких формах, кроме панели ин-струментов Формы, используют панель Элементы управления и возможности языка про-граммирования Visual Basic.

Разработка форм. Для разработки форм можно использовать в качестве образцов существующие готовые формы (шаблоны) или создавать их заново.

Для самостоятельного создания новой формы прежде всего необходимо определить ее тип (электронная или печатная), примерный вид и размещение элементов.

При создании постоянной части формы необходимо ввести нужный текст докумен-та. К элементам формы могут применяться все основные команды меню окна программы ФОРМАТ.

Для создания переменной части оперативной электронной формы нужно установить курсор в то место, которое предназначается для ввода информации, и создать поля формы с помощью кнопок панели инструментов Формы (см. рис. 7.15).

Для изменения полей переменной части формы или настройки их параметров следу-ет использовать кнопку панели инструментов Формы (Параметры поля формы), щелчок по которой выводит на экран соответствующие диалоговые окна:

• Параметры текстового поля; • Параметры флажка; • Параметры поля со списком. Диалоговые окна для настройки параметров полей можно вызывать также двойным

щелчком мыши в области поля или командой контекстного меню поля Свойства. Кнопка в диалоговых окнах для настройки параметров полей использу-

ется для добавления подсказок по работе с элементами формы.

11

Для того чтобы поля формы были более заметны и их было легче находить на экра-не, поля в форме выделяют затенением. Для включения или выключения затенения ис-пользуют кнопку (Затенение полей формы).

Защита форм. После создания электронной формы и перед передачей ее для запол-нения пользователям форму необходимо защитить от несанкционированного доступа по изменению ее вида. Для защиты постоянной части формы можно использовать:

• кнопку (Защита формы) на панели инструментов Формы; • команду меню СЕРВИС Установить защиту. При этом в диалоговом окне За-

щита документа нужно установить переключатель Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм и ввести пароль. Щелчок по кнопке позволяет защи-тить всю форму.

Чтобы вернуться в режим разработки и изменения формы, нужно снять защиту по-вторным щелчком по кнопке (Защита формы).

Итак, для создания электронной формы требуется выполнить следующую последо-вательность действий.

1. Разработать модель формы, определить ее тип и размещение элементов. 2. Создать новый шаблон. Для этого нужно ввести команду ФАЙЛ=>Создать, на

вкладке Общие выбрать Новый документ и установить переключатель Создать доку-мент в положение Шаблон. Если для создания формы используется форма-образец, кото-рая не является шаблоном, то необходимо сохранить эту форму как шаблон (с расширени-ем *.dot).

3. Создать постоянную часть формы — ввести текст и добавить, если нужно, гра-фические элементы или ввести вопросы.

4. Отформатировать введенные данные. 5. Вставить необходимые поля формы в нужные места документа. Для этого нужно

установить курсор в место, где должно находиться поле, а затем использовать соответст-вующие кнопки на панели инструментов Формы — (Текстовые поля) и/или (Флаж-ки), (Списки) и др.

6. Настроить параметры вставленных полей. Для этого дважды щелкнуть в нужном поле или использовать кнопку(Параметры поля формы) на панели инструментов Формы

. 7. Добавить тексты подсказок к определенным полям (при необходимости). 8.Выполнить затенение нужных полей, используя соответствующую кнопку на

панели инструментов Формы. 9. Установить защиту формы для предотвращения внесения в нее несанкциониро-

ванных изменений, щелкнув по кнопке (Защита формы). 10. Сохранить форму в виде шаблона . Сохранение форм. Вновь созданную электронную форму необходимо сохранять и

распространять в виде шаблона — незаполненной формы, которая может быть использо-вана многократно.

Данные заполненной оперативной (электронной) формы могут быть сохранены в двух различных вариантах:

1. Как обычный документ Word — с помощью команды меню ФАЙЛ Сохранить как с указанием имени документа и расширения — *.doc.

2. Как запись базы данных. Для этого нужно ввести команду меню СЕРВИС Па-раметры и на вкладке Сохранение установить переключатель Сохранять только дан-ные для форм с указанием имени документа и типа файла Только текст. Данные всех полей формы будут записаны через запятую в текстовом файле с расширением *.txt.

Заполнение электронных форм. Для заполнения готовой электронной формы нуж-но выполнить следующую последовательность действий:

1) ввести команду ФАЙЛ Создать;

12

2) выбрать шаблон формы и установить переключатель Создать в положение Доку-мент;

3) ввести данные в каждое поле формы; 4) сохранить введенные в форму данные. Печать электронных форм. Электронные формы можно выводить на печать в виде

заполненных документов или в виде форм-бланков с незаполненными полями (с помощью команды ФАЙЛ Печать).

Если электронная форма была разработана на основе уже имеющегося бланка, на-пример платежного поручения, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, то можно впечатать в заранее подготовленные бланки только введенные в форму данные. Для этого перед выводом документа на печать нужно ввести команду меню окна про-граммы СЕРВИС Параметры и на вкладке Печать установить флажок Печатать толь-ко данные для форм.

Печать документов Перед выводом документа на печать следует просмотреть, как будет выглядеть на-

печатанный документ. Для этого необходимо ввести команду меню окна ФАЙЛ Пред-варительный просмотр или щелкнуть по кнопке Стандартной панели инструментов (Предварительный просмотр).

Напечатать документ Word можно двумя способами: 1) из окна программы, в которой открыт документ; 2) без предварительного запуска программы Word. Печать открытого документа выполняется одним из способов: • путем ввода команды горизонтального меню окна приложения ФАЙЛ Печать; • с помощью кнопки (Печать) на Стандартной панели инструментов; • с помощью комбинации клавиш Ctrl+P. Общие настройки параметров печати устанавливаются на вкладке Печать диалого-

вого окна Параметры. Параметры печати конкретного документа можно установить по-сле ввода команды ФАЙЛ Печать в диалоговом окне Печать (рис. 7.16), в котором можно:

• выбрать страницы (все, текущую страницу, диапазон страниц); • указать число страниц, печатаемых на одном листе (от 1 до 16) — в версиях Word

2000 и выше; • указать нужное число копий документа, разобрать (или нет) по копиям; • установить дополнительные параметры печати (с помощью кнопок и

13

), например размер бумаги и ориентацию страницы (книжную, альбомную), ре-жим печати (обычный или экономичный) и т. п.

При использовании кнопки (Печать) или комбинации клавиш Ctrl+P файл будет напечатан с параметрами по умолчанию — весь документ в одном экземпляре.

Управлять ходом печати можно с помощью диалогового окна, которое открывает-

ся двойным щелчком мыши по значку принтера в папке Принтеры (рис. 7.17).

Если печать запущена в фоновом режиме, то можно продолжать работу в текстовом

процессоре, хотя при этом будет заметно некоторое снижение темпов работы.

Вопросы для самоконтроля 1. Что такое поля — особые структурные элементы в документе? Назовите основ-

ные типы полей. 2. Какова связь между кодами и значениями полей? 3. Какова технология работы с использованием полей? 4. Как запретить изменение значения поля? Для чего это нужно? 5. Какие операции выполняются при форматировании документа в целом? 6. Для чего документ Word разбивают на разделы? 7. Каковы основные параметры раздела? 8. Что такое колонтитулы? Какие элементы могут входить в состав колонтитулов? 9. Как вставить колонтитулы в документ Word? 10. Для чего в документах Word используют закладки? 11. Как в документ Word можно вставить автоматическую нумерацию иллюстраций

и перекрестные ссылки? 12. Что такое гиперссылки? Для чего в документах используют гиперссылки? 13. Каким образом в документе Word можно сформировать гиперссылку? 14. Как в документе Word можно создать автоматическое оглавление и список ил-

люстраций? 15. Как в прогрпмме Word можно управлять ходом печати документа?