МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

(МИИТ)

Кафедра «Менеджмент»

Г.В. Власюк В.В. Корсакова

СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия

для специальностей-«Управление персоналом» «М енеджмент организации»

Москва — 2008

УДК 658 В 58

Власюк Г.В. Создание презентаций. Учебное пособие для студентов специальностей «Управление персоналом», «Менеджмент организации», - М.: МИИТ, 2008. - 134 с.

Представленное пособие рассчитано на студентов специальностей «Управление персоналом» и «Менеджмент организации». Дает возможность подготовки к практическим занятиям по дисциплине «Управленческое общение», а также в подготовке презентаций, связанных с обучающим процессом. Анализируются в доступной форме вопросы создания, построения и представления презентаций, а также подготовки и проведения компьютерных презентаций.

На основе анализа и обобщения отечественных и зарубежных источников, предлагаются рекомендации, советы, позволяющие решить реальные задачи самопрезентации, презентации товаров и услуг, организаций.

Учебное пособие предназначено для обучения студентов вузов железнодорожного транспорта по специальностям «Управление персоналом» и «Менеджмент организации», а также может быть полезно специалистам, деятельность которых связана с управлением человеческими ресурсами.

Рецензенты:1. Доцент кафедры теории и истории социологии

M ill У к.ф.н. Луцькая Е.Е.2. Профессор кафедры Экономика организации и

управления производством» МИИТа д.э.н. Романова А.Т.

©Московский государственный университет путей сообщения (МИИТ), 2008

ВВЕДЕНИЕ

Одним из средств создания благоприятного образа является презентация. В данной работе пойдет речь именно о презентации, о том, как ее нужно организовать и сконструировать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно.

Презентация - любое публичное представление чего-либо нового. Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием

новшеству со стороны общественности.Презентация мобилизует ресурсы личности и организации,

увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.

Главная цель деловой презентации — убедить присутствующих действовать в нужном направлении:

• одобрить предлагаемый проект;• поддержать новую идею, предложение;• купить продукт или услугу;• принять бюджет, законодательный акт;• использовать полученную информацию;• внедрить новые методы;• проголосовать за кандидата;• подписаться на периодическое издание и т. п.

Цели■ которые может достичь человек в результате успешной презентации:1. Создать мнение о себе как о высококвалифицированном специалисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески.2. Проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потенциал.3. Продемонстрировать инициативность, организованность и способность к творчеству.4. Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения.

Цели, которые может достичь организация в результате успешной презентации:1. Продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу.2. Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики.3. Повысить узнаваемость имени или названия.4. Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам.5. Найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирателей, жертвователей и прочих).

Принципы эффективной презентации.

• Публично проводить презентацию - это особая технология,

• Цель любой презентации - убедить.• Не перегружать слушателей информацией.• Каждая презентация должна быть запоминающейся,

привлекать внимание, призывать к действию, быть значимой.

• Восприятие презентации аудиторией важнее, чем собственное ощущение успеха.

Исходя из принципов, при подготовке презентации выступающий должен концентрироваться на вопросе «Зачем я собираюсь проводить эту презентацию?», а не на вопросе «Что я буду говорить?».

Классификация презентаций• по отношению аудитории к презентатору - внешние и внутренние.• внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие.• презентации могут быть продвигающими и информационными.

• по размеру аудитории - публичные, камерные и приватные.

Презентации могут выполнять следующие функции

• Реклама: создание презентации, рекламирующей бренд, марку или конкретные товары, активно привлекает внимание публики, может быть полезна как часть рекламной кампании на сайте, в торговом центре и других общественных местах

• Информация: оформление презентации может стать простым и удобным способом подачи информации о фирме или ассортименте товаров, ее можно разослать клиентам или партнерам, чтобы они больше узнали о Вашей компании

• Иллюстрация (сопровождение): создание презентациислужит незаменимым визуальным сопровождением к выступлению докладчика на конференции или деловых переговорах

• Каталог товаров: создание презентации может работать как каталог товаров, выгодно представляя все товары и услуги фирмы

• Обучение: оформление презентации служит обучающим материалом для сотрудников или инструкцией по пользованию товаром.

Общий закон, применимый к любым проектам: чем раньше произошла ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее.

Этапы подготовки презентации.

1 планирование,2. разработка,3. организация презентации.

Глава 1. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙВключает в себя выяснение вопросов:

• кто и что собирается сказать;• 5а какое время;• в какой последовательное!и.

Этапы планирования:1. Определение целей.2 Сбор информации об аудитории.3. Определение основной идеи презентации.4. Определение логической последовательности 5 Подбор дополнительной информации.6. Создание структуры презентации.7 Проверка логики подачи материала.8 Подготовка заключения.

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Цели презентации:• определение точной и ограниченной цели презентации,• ответить на вопрос "Что мы стремимся сообщить

аудитории".

Реальные цели презентации мог\т быть сформулированы с помощью продолжения следующих фраз:

По окончании моей презентации слушатели будут_______Цель моей презентации - _______Я буду говорить о _______для того чтобы_______

Целью любой презентации является представление замысла автора, максимально удобное для восприятия конкретной аудиторией и побуждающее ее на позитивное взаимодействие с объектом и/или автором презентации.

Задачи презентации вытекают из ее вида и способов ее представления аудитории и, благодаря этому, формулируются достаточно просто.

Схема разработки задачОсобенности ЗадачиИсходный интерес аудитории к презентации неизвестен.

Привлечь внимание аудитории.

Презентация полностью или частично может использоваться без постоянного сопровождения докладчиком.

Включать всю необходимую информацию, достаточную для восприятия аудиторией без пояснений.

Внимание аудитории сосредоточено на информации, содержащейся в презентации.

Предоставлять информацию аудитории максимально комфортно.

Используется презентационное оборудование.

Учесть спецификупрезентационногооборудования.

Презентация представляется группе слушателей.

Учесть особенности восприятия информации группой слушателей.

Время представления презентации ограничено.

Представить информацию в удобном аудитории темпе, оставляя в конце демонстрации время ответов на вопросы или отдых.

Презентация представляется среди других выступлений.

Выделить презентацию среди презентаций-конкурентов.

2. ИНФОРМАЦИЯ ОБ АУДИТОРИИПомогает настроиться на аудиторию и тем самым задать

нужную атмосферу для презентации.

Вопросы для подготовки:• Сколько человек будет присутствовать?• Возрастная группа.• Социальное положение.• Уровень жизни.• Образование• Каково их знание обсуждаемого предмета• Причины присутствия на презентации.• Есть ли у них опасения и проблемы Какие?• Каковы их цели?• Каковы их ожидания?• Ценя г ли они юмор?• Как хорошо они знают вас?

Способы получения информации• запросить список слушателей и их должности;• выслать список Ваших вопросов организаторам:• поговорить со слушателями до презентации;• поинтересоваться мнением тех, кто знает аудиторию;• изучить всю доступную информацию об организации

(реклама, журналы, Интернет).

Даже если презентация будет проходить перед хорошо знакомой аудиторией, нужно попытаться создать её обобщенный портрет, так называемый портрет потребителя (маркетинговый термин) При этом можно обнаружить, что обобщенный слушатель будет не один, а два или больше, представляющие разные группы слушателей. В этом случае выступление должно строиться так, чтобы быть понятным каждому из них.

Создание портрета потребителя включает определение степени:• интереса,• информированности.

• понимания,• опыта,• сопротивления и предрассудков.

2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПО АУДИТОРИИЯМ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

• Презентация для бизнесменов.• Презентация для чиновников.• Презентация для учащихся.• Презентация для представителей некоммерческих

организаций.

1. Особенности повеления презентации для бизнесменов

1. Предположигельно отношение аудитории к презентации - критическое, возможны вопросы.

2. Следует включить в презентацию предложения, важные для аудитории, способные сделать их бизнес и более прибыльным, и более интересным.

3. Презентация должна быть максимально интерактивной - возможность вмешиваться в любой процесс и организовывать его по своему усмотрению очень высоко ценится бизнесменами.

4. При создании и представлении презентации не забывайте, что в аудитории могут находиться представители конкурирующих между собой организаций. Будьте осторожны с темами, в которых их интересы пересекаются.

5. Обращаясь в презентации к опыту одного из присутствующих, вы сделаете его своим союзником. В абсурдно-идеальной презентации нужно обращаться к опыту каждого слушателя.

6. Эффективны ссылки на лидеров мнений.

2. Особенности поведения презентации для чиновников

1. Исходное отношение аудитории к презентации - равнодушное.

2. При создании и представлении презентации необходимо учитывать психологические особенности аудитории - все выступающие перед ними воспринимаются как просители.

3. Презентация обязательно должна содержать ведомственною и/или государственную символику (выбор символики зависит от уровня и состава аудитории).

4. В презентации обязательно должны быть ссылки на самого высокопоставленное лицо в аудитории и на непосредственного руководителя этого лица. Или на президента. Возможно использование портретов.

5. Презентация должна быть неожиданной для аудитории. Удивление - одна из самых редких эмоций у чиновников и потому всегда им приятна.

6. Нельзя злоупотреблять цитатами, особенно на непонятных языках, ссылками на неочевидные источники.

7. Целесообразны ссылки на официальные документы.8. Аудитория обязательно должна вынести из презентации что-

то новое.9. Презентация должна быть политкорректной.10. Презентация должна быть немного короче отведенного ча нее

времени.

3. Особенности поведения презентации для учащихся

1. Исходное отношение аудитории к презентации - чаще заинтересованное.

2. Презентация должна давать аудитории четкий ответ на вопрос «Зачем?»

3. Презентация должна быть, по возможности, интерактивной.4. Целесообразно снабдить аудиторию копиями презентации

хотя бы бумажными.

4. Особенности поведения презентации для представителейнекоммерческих организаций

1. Исходное отношение аудитории к презентации почти всегда доброжелательное.

2. Презентация могут изобиловать эффектными цитатами, лирическими отступлениями, неизвестными аудитории приемами выступления.

3 В презентации важна эмоциональная составляющая, очень эффективны контрасты и противопоставления.

2.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПО РАЗМЕРУАУДИТОРИИ

• Большая аудитория.• Камерная аудитория.

БОЛЬШАЯ АУДИТОРИЯ

.Требования к выступлению• Максимум ораторского мастерства.• Максимум четкости в работе с визуальными средствами и

управлении сценой.• Минимум вопросов.

Особенности проведения презентации:• трудно подобрать аргументы, уместные и понятые для всех

присутствующих;• на идеи реагируют не личности, а группа:• действую) I рупповые стандарты поведения,• строгая регламентированность процедуры ее проведения и

четкое структурирование презентационных речей;• необходимо уделить внимание подготовке презентационной

речи,• при демонстрации предмета презентации особенно важно

обратить внимание на такие параметры:■S актуальность решаемой задачи,S новизна и оригинальность решения, s перспективы развития,S коммерческая эффективность,S готовность общества к восприятию данного

проекта.

КАМЕРНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ Особенности поведения презентации

• Максимум вопросов и ответов.• Максимум неофициальное™.• Максимум гибкости в последовательности и содержании.• Максимум знаний своего предмета.• Минимум навыков оратора и навыков в обращении с

визуальными средствами.

3. ВЫДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ИДЕЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Для выделения основных идей презентации, следует ответить на вопросы:

• какие идеи будут соответствовать целям презентации?• какие идеи слушатели должны запомнить лучше всего?

Основные идеи должны:

• служить конкретным целям,• содержать умозаключения,• быть интересными,• и их не должно быть много (обычно не более четырех -

пяти).

Существует много способов выделения основных идей презентации. Один из них - проверить себя отвечая на вопросы:

• Кто?• Что?• Где?• Почему?• Когда?• Как?

При этом возможно использование "портрет потребителя".

Например, в презентации для учителей, посвященной внедрению Интернет-образования в средних школах, можно выделить две основные идеи

• расширение возможностей для учителей использовать большое количество дополнительных материалов на уроках,

• повышение заинтересованности школьников путем внедрения новых методов обучения

4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛОГИКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ4.1. Определить все составляющие презентации.4.2. Наметить план презентации4.3. Рассортировать все возможные компоненты по категориям А.

■ В и С.

А в сТо, что должно бьпь включено,

То, что желательно включить,

То. что хорошо бы сказать, если для этого будет время.

4.4. выстроить их логическую последовательность.4.4. продумать кандидатуры ведущих и продолжительность их выступлений.

ПЛАН ПРЕЗЕНТАЦИИВСТУПЛЕНИЕ

• Компьютеры сейчас получит всеобщее распространение Ими пользуются люди, не имеющие специальных знаний в области компьютеров, так что будущее за программами, удобными для пользователя

• Важную роль в использовании компьютеров играет не только программное обеспечение ши класс оборудования, а навыки оператора Но штат, не имеющий отношения к компьютерам, нуждается в простых системах, чтобы они

могли сконцентрироваться на своих основных функциях (маркетинг или торги).

• Текстовые редакторы легче изучить, в них труднее сделать ошибку, так что компьютер работает для людей, а не люди для компьютера

Всего 10 мин Текущее время 10 мин

Выступающий - ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

• Быстро демонстрирует по пунктам Во-первых, экономика. Стоимость программы. Дополнительные выгоды — обучение, горячая чиния для экстренных ситуаций, необязатепьные дополнения

• Беседа с компьютером. Компьютер задает вопросы

• Демонстрация базовой программы

• Дополнения в общих чертах и дополнительные подходящие программы Другое программное обеспечение, планируемое на ближайшее буОущее

Всего 20 мин Текущее время 30 мин

Выступающий - СТАРШИЙ ПРОГРАММИСТ

• Краткое объяснение раздет программы, касающегося на­стольных издательских систем Что она делает и как это просто

• Разработка простых брошюр по торговле и паблисити с по­мощью настольных издательских систем. Демонстрация настольная издательская система

Всего 15 мин Текущее время 45 мин

Выступающий - ДИРЕКТОР ПО МАРКЕТИНГУ

• и) Практическое применение. Выяснение проблем. Усвоение уроков. Ловушки. Обобщение имеющихся на сегодняшний день преимуществ. Планы на будущее.

Всего 10 мин Текущее время 55 мин

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

• Увеличение числа компьютеров и программ, удобных для пользователя. Возможность использовать компьютеры как можно шире.

• Увеличение объемов сбыта благодаря лучшей мотивации покупателя Сравнительный анализ затрат (прибыли) использования настольной печати. Гибкость — простор для дополнений и прогресса при минимальной стоимости. Заключение.

Всего 10 мин Текущее время 1 час 5 мин

Когда выработан план презентации, каждый участник (если их несколько) должен ознакомиться с ним, чтобы понять, что именно он должен говорить, определить логику выступления.

Выступления по решению организаторов презентации могут быть как выдержаны в одном ключе, так и различаться друг от друга по типу логической последовательности подачи материала.

ЛОГИЧЕСКАЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ

Типы логической последовательности подачи материала

• в хронологическом порядке,• в порядке приоритета,• в территориальном порядке,• в тематической последовательности,• структурируя его по принципу «проблема-решение».

Важно, чтобы выбранный метод соотносился с имеющимся материалом. Целесообразно подкреплять идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.

Хронологическая последовательность подачи материала

• сначала описываются события в прошлом;• затем рассказывается о ситуации в настоящем:• потом предполагается то, что произойдет в будущем.

Подача материала в порядке приоритета:

• сначала фокусируется внимание аудитории на самых важных вещах;

• затем переходят к менее значительным.Презентация об Интернет-образовании.«Из всех задач, стоящих перед программой информатизации

образования, наиболее важной является приобщение к компьютеру детей сельских школ».

Территориальный порядок изложения материала используется, если в презентации обсуждаются идеи или проблемы различных географических областей.

Возможно использовать территориальный порядок, ест речь идет о внедрении информационных технологий в образование в различных регионах России

Тематический подход (противоположный подаче материала в порядке приоритета) - презентация начинается с менее важных идей, и постепенно следует переход к более существенным и интересным. Заканчивается выступление самой важной информацией акцентируя на ней внимание зрителей .

Подача материала по принципу «проблема - решение» предполагает:

• обратить внимание аудитории на существующую проблему;

• объяснить, почему эта проблема возникла;• предложить свои рекомендации или решение проблемы.

Здесь же. если это уместным, можно дать аудитории подумать над своим собственным решением этой проблемы.

Если презентацию проводят несколько человек, то вся презентация в целом должна распадаться на эти три раздела, хотя, несомненно, индивидуальные выступления также становятся яснее, когда построены таким же образом.Логическая схема презентации построенной по принципу«проблема - решение»

1) описание ситуации,2) демонстрация возможных осложнений,3) рекомендации по их преодолению.

Описание ситуацииЦель, установление контакта.Рекомендуемые приемы:• предоставление всем присутствующим одинаковой

предварительной информации,• демонстрация своего знания ситуации.• оценка сложившейся ситуации,• достижение единодушия в ее оценке,• понимание и завоевание признания аудитории.Тактические приемы:• вопросы присутствующим о ситуации и истории,• двустороннее общение.

Демонстрация возможных осложненийЦель.• заставить аудиторию осознать, что представляемое на

презентации, важно для них.• Добиться, чтобы к концу первых десять минут у аудитории

появилось желание знать о предмете презентации все.Рекомендуемые приемы

• Доказательство необходимости изменений,• Невозможность и неблагоразумность сохранения настоящей

ситуации;Приемы подачи материала:• вероятность значительных перемен к худшему,• опасности, которые нас подстерегают;• беспокойство за будущее;• благоприятная возможность будет упущена.Возможные причины осложнений• Спрос меняется • Меняется технология

• Персонал уходит • Задержки удлиняются• Конкуренты достигают успеха • Цены растут• Доходы падают • Зданиям необходим ремонт

Рекомендации по преодолению возникших сложностей Цель: формулировка предложений (не категоричных, апредставленных в виде выбора из альтернативных вариантов). Приемы.

• оценка возможных альтернатив,• демонстрацию продукции,• описание услуг,• сопоставление предметов,• сравнение цен,• представление доказательств,• приведение примеров.

5. СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИСтруктура презентации должна соответствовать логике

подачи материала. Только тогда можно бьпь уверенным, что идеи станут понятны слушателям.

Структура презентации• Вступление.• Основная часть.• Подведение итогов (заключение).

6. ВСТУПЛЕНИЕ

Вступление должно включать:

• приветствие (поздороваться, поблагодарить людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразить надежду, что они проведут его с пользой);

• представление (имя, должность, организация);• цепи презентации (что вы предполагаете объяснить,

предложить или продемонстрировать на этойпрезентации);

• регламент презентации (как долго продлитсяпрезентация, будет ли она разбита на части, будет полностью проходить в одном месте или переместится куда-либо, будет ли перерыв на кофе?),

• порядок подачи вопросов - во время презентации или после, в устном или письменном виде;

• установление доверительных отношений со слушателями;

• привлечение внимания аудитории к презентации.

Слушатели формируют мнение о выступающем уже в первые несколько минут, после чего его очень сложно изменить. Поэтому чтобы первое впечатление было позитивным, для чего важно детально планировать вступление.

Возможные приемы:

• Привлечение внимания - цитата или интересные данные.• Указание основных идей настроит слушателей на тему

Вашей презентации.• Указание интересов аудитории (намек на то, что

интересного и полезного будет в Вашей презентации для аудитории, это обеспечит Вам больше внимания).

• Используйте уместные в данной аудитории слова и жесты.

Материалы для включения в презентацию.

• цитаты,• риторические вопросы,• декларативные заявления,• ситуации из жизни,• текущие события,• план действий,• истории из жизни замечательных людей.

Выбор типов материала зависит or личности выступающего, имеющегося материала и специфики аудитории

Пять «смертных грехов» вступления включают.

• извинения,• длинные и медленные предложения,• очевидные наблюдения;• банальные вопросы,• истории и анекдоты, не относящиеся к предмету

выступления

Хорошо сказать что-нибудь приятное собравшимся, это всегда будет воспринято положительно Однако вопрос о том, стоит ли начинать знакомство с аудиторией с шугки, неоднозначен Аудитория может среагировать на Вашу шутку не так, как Вы ожидали Поэтому, пока у Вас не установился контакт с аудиторией, держите себя предельно коррек-но.

Имеет смысл подготовить несколько возможных вступлений, даже на одном и гом же материале В спучае необходимости и при наличии некоторого опыта ведущий сумеет легко «подстроиться» к настроению зала, для того, чтобы повести аудиторию за собой и добиться своей цели

7. РАЗРАБОТКА СОДЕРЖАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Во всех презентациях присутствуют четыре Категории:

1. Задачи, которые стоят перед презентацией.2. Идея разработчика3. Информация, имеющаяся в распоряжении разработчика4. Ограничения, накладываемые на презентацию.

Ограничения могут быть:

1. «запрещающие» (слабый компьютер, видео будет тормозить),

2. «требующие» - определяющие условия, которые необходимо выполнить при разработке содержания. Источником таких «требующих» ограничений очень часто является заказчик. Например, наличие логотипа компании, упоминание спонсора.

7.1. ОСОБЕННОСТИ ВЛИЯНИЕ ЗАДАЧ, ИНФОРМАЦИИ, ИДЕИ И ОГРАНИЧЕНИЙ НА СОДЕРЖАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ.

В процессе разработки содержания задачи и ограничения остаются неизменными (если принципиально не меняются условия представления презентации).

Идея презентации и информация могут совершенно произвольно изменяться в процессе работы.

1. Идея может поменяться• разработчиком;• под влиянием объективных причин (в ходе разработки содержания может выявиться неэффективность исходной идеи).

2. Информация, предназначенная для ввода в презентацию, может перерабатываться, сокращаться или создаваться разработчиками в процессе создания содержания.

Принципиально важными для содержания презентации являются задачи и идея. Значительно менее важными - ограничения и информация. Только при наличии четко сформулированных задач презентации или идеи у разработчика может начаться работа над содержанием.

• Без информации и ограничений презентация не может состояться (без любой из этих категорий).

• Для создания презентации достаточно или задачи или идеи.

При разработке содержания могут возникать противоречия:• между идеей и задачами,• между информацией и ограничениями.

Трансформировать для разрешения этих противоречийследует идею и информацию. Нежелание разработчиков изменять свою идею или сокращать информацию гвляется одной из основных причин неудач при создании презентаций.

Содержание презентации редко строится на чистой идее или исключительно на задачах. Как правило, на содержание презентации определяющее внимание оказывает какая-либо одна категория, вторая же учитывается б большей или меньшей степени. Следовательно, презентация строится:

• «от идеи»• «от задач».

7.2. РАЗРАБОТКА СОДЕРЖАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПО СХЕМЕ «О Г ИДЕИ»

1. Как правило, используется автором-одиночкой, который чаще всего и представляет презентацию, гак как в этом случае не возникает необходимости в формализации идеи и объяснении ее другим разработчикам.

2. Для команды разработчиков такой подход менее эффективен, так как возникают проблемы с формализацией идеи, трансформацией идеи в содержательные тезисы.

Предположим, что необходимо разработать презентацию услуги разработка суставов путем введения инъекций, которые до этого были внедрены только в Карловых Варах, Чехия

Продавец услуги, заказывающий презентацию, не может сообщить о ней ничего примечательного, кроме содержания инъекции. Но постоянно утверждает, что эта услуги в данном городе предоставляется впервые, и раньше такого никто здесь

не виден, и что только чешские врачи разработали состав и только его фирма может обеспечить по-настоящему качественную инъекцию. Потому что он представитель Карловых Вар, а только там знают рецепт. При этом заказчик настаивает на том, чтобы информация об уникальности услуги доминировала в презентации.

Эта информация - идея презентации, которая может быть сформулирована тезисом: «Впервые в городе»

На утверждении «впервые в городе то, чего никто никогда не видел» можно построить эффективный рекламный блок, но не презентацию.

Разрешить эту проблему позволяет применение ыементарных и очевидных вопросов-«расширителей» базовой идеи. Например, вот таких.

1 Как все это происходило раньше и что из этого получаюсь7

2. Как это будет делаться теперь и что получится из этого?

3. Как это делаюсь без объекта презентации и чего не хватано в этом процессе?

4. Как это будет делаться с объектом презентации, какие это даст преимущества?

Первая пара вопросов («раньше - теперь») эффективна в том случае, есчи у предмета презентации нет конкурентов и его не надо ни с чем сравнивать.

Вторая пара, применяется в том случае, когда конкуренты есть и от них надо отличаться.

С учетом ответов на ник, один тезис превращается в несколько.

1. Раньше мы не делал инъекций в сустав.2. Поэтому суставы часто болели.3. Теперь у вас есть возможность воспользоваться новым

методом и этот метод - единственный в городе.

4. Теперь ухаживать за суставами можно по последнему слову науки и с учетом опыта лучших Чешских врачей - специалистов по опорно-двигательной системе.

5. И суставы нам теперь будут служить долго

Теперь на основе пяти тезисов можно делать презентацию.

Безусловно, вопросов-«расширителей» может быть гораздо больше. «Почему?», « Как?», «Зачем?», и т.д. Следовательно, и одна и та же идея может быть развита совершенно разными способами. Вот, например, вариант приведенного примера, построенный на основе только одного вопроса «Почему?»

1. Ваши ноги болят. Вы не знаете, почему? Виноваты суставы'

2. Почему беспокоят суставы? Потому что в суете мы не ухаживаем за ними!

J. Впервые в городе! Можно позаботиться о себе, своих ногах, своих суставах, сделав несколько инъекций'

4. Почему это идеальный вариант? Потому он много лет используется врачами такого курорта как Карловы Вары!

5. Теперь все ваши знакомые будут спрашивать «Почему Ваша походка так легка?» Потому что я ухаживаю за ними с помощью профессионалов!

На вопросах-«расширителях» построены практически все презентации в разнообразных системах телевизионных продаж.

Идея, на которой строится содержание презентации, часто касается не фактической части этого содержания, а формы преподнесения информации: аналогий, сравнений, иносказаний. Однако такой технологией не стоит увлекаться, так как ради сохранения целостности идеи разработчик может жертвовать логичностью и последовательностью изложения материала.

Следует учитывать и то, что удачная идея, связанная с подачей информации, заимствованная у другого разработчика, не всегда остается выигрышной при ее реапизации в других условиях.

Резюме для создателя презентации:

1 Презентации, содержание которых построено только на идее разработчика, встречаются чаще, чем презентации построенные «от задачи»2. Достоинством подхода к разработке содержания «от идеи» является его простота.3 Недостатком этого подхода - высокая вероятность увлечения идеей, а не содержанием4. Во избежание ошибок следует отслеживать эффективность полученного содержания для достижения цели презентации.5. При возникновении проблем необходимо изменить идею, на ее основе - откорректировать содержание. И снова проверить содержание целью.6. Особенно тщательно следует проверять масштабные презентации

7.3. РАЗРАБОТКА СОДЕРЖАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ «ОТ ЗАДАЧ»

Построение содержания презентации «от задач» предполагает, что помимо сформулированных целей презентации, существуют дополнительные требования к презентации, которые предлагаются, например, заказчик. Будучи совмещенными с общими требованиями к презентации для данного класса, дополнительные требования, позволяют получить уточненный список задач, на основе которого с учетом информации и ограничений создаются тезисы содержания презентации.

Дополнительные требования определяют задачи, стоящие перед презентацией

Дополнительные ЗадачитребованияЧтобы знали, что Нужно, чтобы потребитель понял, что мы лучше другие организации, предоставляющие

аналогичные услуги, предлагают худшее качества

Чтобы поняли, чем мы лучше.

Чтобы поняли, что наша услуга выгоднее

Чтобы все знали, что мы даем дополнительно

Существует некоторые отличительные признаки рекламируемой услуги, которые должны быть представленымаксимально привлекательно. Существуют расчеты, которые показывают, что рекламируемая услуга, при большей, по сравнению с конкурентами, стоимости, в конечном счете, оказывается гораздо более выгодной, и они должны бытьубедительно потребителям Донести до дополнительные гарантию обслуживание и т д

представлены

потребителя все услуги клиента:

послепродажное

Резюме для создателя презентации:

1. Презентация должна иметь ярко выраженный рекламный характер, так как ее конечной целью является продажа представляемого проекта, продукта или услуги.

2. Сюжет презентации должен быть зациклен на проекте, продукте или услуге. Существует отличительные признаки должны быть представлены максимально привлекательно.

3. Презентация должна дифференцировать представляемый проект, продукт, услугу с аналогичными, предоставляемыми конкурентами.

4. Представляться должен не только товар, услугу или проект, но и дополнения: комфортный для конечного потребителя способ взаимодействия с создателем, скидки и т.д.

5. Если стоимость рекламируемого товара больше той, что предлагают конкуренты, необходимо предоставить расчеты, которые показывают, что, в конечном счете, приобретение услуги клиента оказывается гораздо более выгодной. Их нужно убедительно представить потребителям;

6. Презентация должна быть, по возможности, короткой.

1. Качественно сделанная инъекция клиенту экономить на медицинском обслуживании до NN рублей в год.2. Обычно, когда занимаются проблемами суставов,ограничиваются только приемом обезболивающих средств и __________ , забывая о________3. Фирма NNN предлагает вам по-настоящему профессиональный подход к этой проблеме.4. Его характеристики таковы:___________ Они значительнопревышают все, с чем вам приходилось иметь дело раньше.5. Это дороже? Да. На N рублей. Но ваша годовая экономия составит 3N рублей. При гарантии результата лечения в течение года!6. Где и как сделать курс инъекций9 Очень просто. Звоните: 222-22-22, приезжайте: ...

7.4. ПРИЕМЫ РАЗРАБОТКИ УНИВЕРСАЛЬНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

При ориентации на идею не всегда возможно реализовать все задачи в полном объеме. При доминировании в разработке содержания задач, презентация можег получиться скучной и неинтересной. Поэтому часто используется эффективный прием, взаимного дополнения задач и идеи.

• Если при разработке содержания доминируют задачи, идея должна исчерпывающе отвечать на вопрос, как эти задачи будут достигнуты. Если исчерпывающего ответа нет - идею нужно менять или добавлять к ней новые идеи.• Если содержание разрабатывается «от идеи», сформулированные задачи должны однозначно отвечать на вопрос, зачем эта идея будет воплощена в презентации. Если однозначного ответа нет нужно менять идею, трансформируя ее в соответствии с задачами презентации.

7.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ НАПОЛНЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИСодержание презентации удобно записывать в форме набора

тезисов, кратко излагающих информацию, которую разработчики решили донести до пользователей.

После создания тезисов, требуется их раскрытие с учетом информации и ограничений.

Идея презентации может меняться:

1. после оценки информации и ограничений;2. проверки соответствия содержания и цели презентации

Тезисы содержания могут меняться:

1. После оценки информации и ограничений.2. После проверки соответствия содержания и цели

презентации

Тезисы + информация + ограниченияКаждый тезис снабжается перечнем информации, которая

буде1 сопровождать его в презентации. При формировании этого перечня. естественно, учитываются все налагаемые на презентацию ограничения.

Рассмотрим раскрытие двух полученных вариантов тезисов - и «от идеи», и «от задачи» при наличии в распоряжении разработчиков следующих данных;

1. качественные и ценовые характеристики традиционных способов лечения;

2. сравнение двух видов услуг по широкому спектру характеристик:

3. полная информация об организации работы с клиентами и о бонусах для первых покупателей;

4. список всех преимуществ, которые получит потребитель, воспользовавшись новой услугой.

5. полная информация о поставщике усд\ч;

Посмотрим, как тезисы могут «обрасти» информацией.

1. Раньше мы не делал инъекции в сустав.

• качественные и ценовые характеристики традиционных способов лечения с точки зрения больного.

2. Поэтому суставы часто болели.

• качественные характеристики традиционных способов лечения с «точки зрения сустава».

3. Теперь у вас есть возможность воспользоваться новым методом и этот метод - единственный в городе.

• качественные и ценовые характеристики нового метода лечения:

• сравнение нового и традиционного метода.

4. Теперь ухаживать за суставами можно по последнему слову науки и с учетом опыта лучших Чешских врачей - специалистов по опорно-двигательной системе.

• качественные и ценовые характеристики нового метода лечения;

• сравнение нового и традиционного метода.

5. И суставы нам теперь будут служить долго.

• список есех преимуществ, которые получит потребитель, воспользовавшись новой услугой.

При раскрытии тезисов содержания презентации может возникнуть необходимость в дополнительной информации.

8. ПРОВЕРКА ЛОГИКИ ПОДАЧИ МАТЕРИАЛАПереход - это связь между окончанием одной важной идеи и

началом другой. Очи должны быть продуманы и давать понять аудитории, что Вы закончили обсуждение одного тезиса Вашего доклада и переходите к следующему.

Переходы служат для поддержания логики подачи материала. С их создается естественный ход презентации, что позволяет аудитории легко следить за ней, увязать отдельные части выступления.

Переходы бывают:

• от вступления к основной части презентации.• от одной основной идеи к другой,• от одного слайда к другому.

Для обозначения перехода можно:

• использовать короткие фразы,• найти привлекающее внимание высказывание,• привести актуальную статистику,• использовать шутку или шокирующее заявление,• выдержать паузу,• изменить тон голоса.

Если Ваша презентация следует за другой, или Вас представляет кто-нибудь из организаторов, целесообразно выяснить содержание выступления, предваряющего Ваше, чтобы подготовить красивый переход к своему выступлению.

9. ЗАКЛЮЧЕНИЕХорошее заключение очень важно для успеха всей презентации.

В заключении, как правило, повторяется основная мысль презентации.

Типы заключений:

• возвращение к теме вступления;• призыв к действиям;• «вызов»;• рассказ о том, что последует за этой презентацией.

Ключевые составляющие заключения:

• яркое высказывание - переход к заключению;• повторение основных идей презентации;• подведение итогов;• короткое и запоминающееся высказывание в конце;• несколько заключающих слов (сказать, что на этом

презентация окончена, поблагодарить за внимание).

Рекомендуемые приемы :

• цитаты,• риторические вопросы,• ситуации из жизни,• текущие события• истории из жизни замечательных людей.

Пять «смертных грехов» заключения:

• изменения стиля ведения презентации;• признания в том, что Вы что-то забыли рассказать;• заключения без подведения итогов:• извинений;• бессвязной речи.

Глава 2. РАЗРАБОТКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ПРЕЗЕНТАЦИИ.• Презентация не должна быть длинной.• На подготовительном этапе ее следует максимально

сократить• То, что хорошо бы сказать, если для этого будет время, при

этом удаляется, гак как во время постановки презентации время увеличится.

2. ПОДДЕРЖАНИЕ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ С АУДИТОРИЕЙПриемы:

• Использовать формы повествования.• Не пытаться объять необъятное.• Построение только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом.• Исключение информации:

S утомительной,S неизвестной для большинства.У слишком детальной.

• Предложение интересующимся вспомогательнойлитературой.

При планировании презентации необходимо:• решить, кого приглашать;• определить размер аудитория;• определить место проведения презентации.

3. ПОСТАНОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ3.1. Работа с аудиторией.Особенность', аудитория рассматривается как зрители.Основной принцип постановки презентации: сохранениезаинтересованности аудитории.Ппан анализа• определить моменты, где возможно снижение интереса аудитории,• выделить сложные или длинные аргументы,• продумать приемы повышения их эффективности:

•S вставить наиболее интересные факты (из раздела С);У наличие на столе интересных предметов;■S демонстрация предметов и опытов;S учитывать, что перед демонстрацией внимание повышается,

между словами: "Хорошо, давайте попробуем включить эту машину..." и нажатием на выключатель есть отличный момент, чтобы сказать что-то важное.

Принципы публичного выступления:• сжатость.

• ясность,• живость,• сила,• избегание двусмысленностей.

Способы расположить к себе слушателей:• шутка;• выражение ваших искренних чувств;• откровение о себе;• возражение собственным доводам во время презентации.

Способы воздействия на аудиторию• показ слайдов,• видео,• другие визуальные средства.• прослушивание звукозаписей,• смена выступающих,• вопросы,

Требования к докладчику• энтузиазм,• организованность,• настрой на аудиторию,• гибкость,• правильный язык телодвижений.• чувство юмора,• хороший словарный запас,• разнообразие тона голоса,• настрой на достижение цели.Отсутствие предложенных характеристик не является

препятствием к выступлению, при условии особого внимания к подготовке.

Если Вы косноязычны, то хорошо сделанная презентация с короткими фразами помогут скрыть этот недостаток и предстать блестящим лаконичным и четким оратором.

Однако, скрыть от аудитории отсутствие желания добиться поставленной цели невозможно, поэтому апатия и незаинтересованность докладчика воспринимается ей как обман.

Кривая вниманияИсследования показывают, что:

• Больший процент внимания удерживается 25 - 30 минут Имеет смысл подачи материала небольшими блоками. Однако чрезмерное количество коротких разделов значительно снижает уровень внимания аудитории.

• Внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если слушатели не будут знать, что она уже приближается к завершению.

• Факты, которые аудитория должна запомнить должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важна последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении.

• После первых десяти минут целесообразно разнообразить структуру выступления, т.к. внимание начинает падать

Типичная кривая внимания

Начало 20 минут 40 минут

Продолжительность презентации

Длина перерывов и разделов• Продолжительность перерывов должна регламентироваться.

• Целесообразнее сделать два перерыва по десять минут, чем один на двадцать.

• Каждый раздел следует завершать наилучшим материалом, чтобы слушатели не теряли интереса.

• Если разделы презентации неодинаковой длины, то самый длинный должен быть первым, а самый короткий - последним.

Давайте понять аудитории, что ее ждет впередиПриемы:• Буквально через минуту я продемонстрирую вам кое-какие

интересные иллюстрации, которые мы получили...• Я доставил одну из этих машин сюда, и позднее мы

посмотрим, добьюсь ли я и здесь такого эффекта...• Это было снято на пленку, и вскоре вы увидите...

Способы участия аудитории• Шугки.• Постановка вопросов.• Дать что-нибудь подержать в руках и, если возможно,

сохранить.

Воздействие на аудиторию с помощью визуальных средствВизуальные средства бывают:

• поясняющие;• подтверждающие;• воздействующие на аудиторию.

Распределение ролей• Привлечение более чем одного ведущего должно быть

логически оправдано и не является самоцелью.• все люди, вносящие в презентацию значительный вклад,

должны иметь дублеров.Роль дублера:

• зритель - проверка качества;• незаинтересованный критик - рекомендации по

улучшению презентации;• поверка готовности команды и реквизита.

3.2. ВОПРОСЫ АУДИТОРИИПриемы и рекомендации:

• Чем меньше аудитория, тем больше вероятность вопросов.

• Если вы полагаете, что вопросы могут каким-то образом повредить цели презентации, разумнее предложить ответить на вопросы индивидуально в неофициальной обстановке после презентации.

• Необходимо предложить задать вопросы в тот момент, когда вы чувствуете, что можете утратить контакт с аудиторией.

• Вопросы задают после каждого законченного раздела, который мог их вызвать.

ВОЗМОЖНЫЕ ТИПЫ ВОПРОСОВСкрытое возражение («А не приведет пи это к подорожанию продукта'* я)Приемы и рекомендации:

• не занимать оборонительную позицию;• сформулируйте его для себя его истинную суть;• не вступать в спор, а отложить его на потом;• упомянуть о выгодной стороне дела.

Испытующий вопрос ("Какова прочность этого нового става под давление и'7")Приемы и рекомендации'

• не блефовать и не пытаться оправдать свое незнание;• если вы не знаете, как отвечать, пообещайте задавшему

вопрос выяснить это - и выполните обещание.

Вопрос - демонстрация.Приемы и рекомендации:

• благодарность за вопрос;• публичная похвала знаний автора вопроса.

Пример.«Конечно, Вы правы. Я не упомянул об этом, потому что для большинства людей это слишком сложно технически и, как вы

Вопрос — вызов.Приемы и рекомендаиии:

• отступить, сохраняя достоинство;• возможно, спросить совета у автора вопроса.

Пример:"Прошу прощения, конечно, я говорил об американском рынке в целом, а не об американском рынке грелок, о котором вы, конечно же, знаете гораздо больше меня. Какие тенденции в торговле ими проявились за последние два года?"

Оборонительный вопрос.Приемы и рекомендаиии:

• задать вопрос автору и добиться, чтобы он разговорился, а затем, если вы затрудняетесь, как разрешить его на фактическом уровне, постарайтесь передать вопрос другим членам группы;

• возможно, согласиться с ним.П р и м ер :"Что заставляет вас думать, что мы должны доверять местным управляющим самим делать закупки технического оборудования?"Можно сформулировать так: "Централизованные закупки - самая любимая часть моей работы, кроме разве что бутылок виски на Рождество, и будь я проклят, если позволю отнять ее у меня".

КАК СПРАВИТЬСЯ С ТРУДНЫМИ ВОПРОСАМИ Реакция на трудный вопрос:

• подавление эмоций;• исследование вопроса;• просьба задавшему вопрос доработать и уточнить его.• другое.

Возможные варианты действий:• Ответить на вопрос.• Признать свое незнание и пообещать отыскать ответ.

• Отложить вопрос, чтобы заняться впоследствии им лично в течение большего времени.

• Переадресовать вопрос эксперту• Переадресовать вопрос человеку, который его задал.• Задать вопрос другому члену аудитории.• Предложить вопрос для всеобщего обсуждения.

Неожиданные вопросы:• НЕ ПАНИКОВАТЬ.• взять на себя инициативу:• отвечать следующим образом:

/Благодарность выдвинувшему возражение человеку за то, что он поднял этот вопрос.

/Если возражение или вопрос отличались явной враждебностью попросить того, кто задал вопрос или выдвинул возражение, повторить свои аргументы.

»/'Если оппонент руководствовался добрыми намерениями, сделайте паузу и подготовьтесь к ответу;

'^Повторите возражение или вопрос, формулируя его примерно так: «Если я правильно понял, вы хотите сказать, что...»

•/Употребляйте только нейтральные выражения:«вопрос»,

— «момент»,— «аспект»,

/Н и в коем случае не употребляйте слова, выражающие негативное отношение к вашим предложениям:

— «возражение»,— «проблема»,— «недостаток»,— «трудность» и т.д.

/Перефразируете возражение или вопрос и формулируете их своими словами.

/Попросите высказать другие возражения. («Да, я понимаю, что вы хотите сказать. Есть ли у вас другие, помимо этой, причины, чтобы отклонить мое предложение?»)

/ Когда все возражения высказаны, повторите их своими словами, обобщите ситуацию, указав основные пункты, по которым существует согласие или несогласие.

S Оппонент должен либо согласиться с вашим обобщением, либо выдвинуть дальнейшие возражения, возвращающие вас к началу процесса.

■S После фиксации разногласий попытайтесь убедить оппонента взглянуть на них более объективно.

— предложите реальные альтернативы;— заставьте оппонента сравнивать несколько

вариантов, быть логичным в оценке собственных возражений;

— очертите все возможные варианты;— покойно и рассудительно рассмотрите их

преимущества и недостатки;— если у оппонента имеются полезные

предложения, немного видоизмените их, прежде чем переходить к их рассмотрению;

— используйте факты и цифры для поддержкисобственных идей и отклонения возражений;

— не потеряете контроль над ситуацией, принимая чужие идеи и предложения;

— отвечая на вопрос, затрагивайте существо дела, а не отделывайтесь короткой репликой. Это значит, что вы должны развить тему, предложив до­полнительную информацию. Это может быть сделано при помощи таких конструкций, как «суть вопроса заключается в том» или «моей главной це­лью является»;

не перегружайте аудиторию информацией; никогда не заканчивайте свою реплику

оправданием;— дав ответ, просто замолчите.

^Если вам не нравится вопрос, предложите вариант, который вас больше устраивает.

Возможные приемы:• Задать собственный вопрос.• Попросить пояснений.• Попросить дать определение или предложить собственное.• Самому прояснить то или иное положение.

Подведение итогов• Возвращение к первоначальному сообщению;• краткое резюме важнейших фактов и аргументов;• рекомендации по стратегии поведения;• предложения относительно ближайших шагов (если

рекомендации приняты, то с конкретными сроками);

• описание вспомогательной литературы по даннойпроблеме;

• благодарность за внимание;• ответы на вопросы.

3.3. РАБОТА С ТЕКСТОМ

АНАЛИЗ ТЕКСТАТекст презентации прорабатывается, чтобы:

• исключить противоречия, частичные и полныесовпадения;

• заполнить информационные пробелы;• правка выступления исходя из состава аудитории:

S сокращение хорошо знакомых разделов;■Sрасширение более интересных или незнакомых;■S упрощение или исключение непонятных или подробных

моментов выступления;■Sотказ от материалов, которые могут вызвать раздражение

аудитории;S определить, точек презентации, которые могут вызвать

сопротивление или недоверие аудитории;• поиск и устранение скучных моментов;• анализ структуры выступлений с точки зрения

меняющегося интереса аудитории.

Приемы:• скучный момент целесообразно предложить в качестве

вспомогательного документа;• включение интересной информации, пусть даже

недостаточной важности.

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ПРЕЗЕНТАЦИИ• заученный и декламируемый наизусть текст плохо

воспринимается слушателями;• мастерство состоит в умении написать так, чтобы

аудитория ощущала, что с ней разговаривает очень интересный человек

ДОВОДЫ ЗА НАПИСАНИЕ ТЕКСТА ПРЕЗЕНТАЦИИ;• Использование визуальных средств:

^Предполагает определенный порядок демонстрации;■SОграничивает импровизацию.

• Ограниченность по времени.^Презентация заключена в определенные временные рамки

и предполагает сообщение конкретного объема информации■S отсутствие детального сценария, может привести к

увеличению времени презентации или опущению важных моментов.

• Необходимость оптимизации.S логика оптимизации - лучший порядок изложения.

Особенности разговорного языка:• следует избегать абстрактных существительных,

употреблять конкретные;

Следствием перемещения вами мануальной прегра­ды в сферу моего звучания будет прекращение коммуникации

• возможность использования народных выражений для яркости и выразительности речи,

• следует использовать короткие слова и короткие предложения;

• следует использовать активный залог глаголов чаще, чем пассивный; например, "нам нужна ваша помощь", а не "мы нуждаемся в вашей помощи", а также "каски спасают людям жизни" вместо "жизни спасаются касками";

возможность использования первого и второго лица там, где более официальный письменный язык требовал бы использования третьего:

----------------------------------------------------------------------------------- -— -----------

Десять миллионов фунтов на новый гражданский центр может звучать как большая сумма денег, но по сравнению с оборонным бюджетом это капля в море

Потребитель, очевидно, сталкивался с образцами неудачной домашней техники, которая может раздражать, даже если она безопасна

Полагаю, вы знаете, что за вещи я имею в виду приспособления,’1 которые будят вас чашкой горячего чая в три часа утра, пылесосы, которые выдувают воздух вместо того, чтобы всасывать. Даже когда подобные вещи в принципе безобидны, они заставляют меня лезть на стенку, а они ведь не всегда безобидны.

• целесообразно исключение технических терминов, если вы не уверены, что аудитория знакома с ними;

• следует использовать разговорные слова и выражения.• следует исключить жаргонные выражения, которые могут

смутить аудиторию;• слова, которые имеют разное значение, должны быть

объяснены.

Порядок словУстная речь воспринимается с ходу, поэтому информация

должна быть представлена в наилучшем порядке, обеспечивающем мгновенное усвоение.

Например:

Неверно' "Диккенс, Сократ, Дрейк, Линкольн, Генрих VIII - все они носили бороды»,

Верно "Диккенс носин бороду, и то же самое можно сказать о Сократе, Дрейке, Линкольне и Генрихе VIII".

Расстановка указателейЦелесообразно использование подводящих итог

предложений, сопровождаемых заявлением или вопросом, позволяющим перейти к новому разделу: "Итак, мы убедились, что наша теперешняя складская площадь окажется недостаточной, когда мы откроем свои филиалы в северных регионах. Так что же нам делать? Мы сузили практическую возможность выбора всего до трех вариантов. Я сначала кратко их напомню, а затем мы их по очереди обсудим. Возможность первая..."

Хорошее деление на главы очень помогает запоминанию, поскольку аудитории дается не только информация, но и указатели, к какому пункту обсуждения она относится. Расстановка указателей проясняет ситуацию.

Подстегивание интереса к фактамОдним из приемов является риторический вопрос.

Например: "Наша нынешняя складская тощадь окажетсянедостаточной. Что же нам делать? Что ж..."

V играет важную роль в определении порядка подачи информации;С помогает заинтересовать аудиторию;■С упрощает усвоение фактов, как заинтересовавшихслушателей.

Сравним два способа подачи фактов. В документачьном фильме, в котором восстанавливачся путь Ганнибала через А 1ьпы. ведущий сказал "Возможно, именно на зтой плоской скале Ганнибал провел третью ночь, поскольку Ливий пишет, что в третий день они прошли всего пять миль, а у Полибия мы находим, что они разбили лагерь на высокой плоской скале".

Лучше: "А теперь нам предстоит выяснить, где они провели третью ночьЭто должно быть где-то поблизости, поскольку у Ливия говорится, что в третий день они прошли всего пять миль,

а у Полибия мы находим, что лагерь был разбит на высокой плоской скале".

Использование примеров и аналогийХорошо подобранная параллель, входящая в сферу опыта

аудитории, часто экономит затраты на визуальные средства, или время, требующиеся на объяснение. Такой прием не всегда все объясняет, но параллель ясна, лаконична, понятна и проста.

Пример:"Сравним программное обеспечение с секретарями. Их

ценность зависит от трех факторов:а) интеллекта и пригодности для работы;в) их образования - математика, родной язык, иностранные

языки, стенография, машинопись, бухгалтерия и т. д.;с) того, насколько хорошо они знают и выполняют работу в

вашей организации.Теперь относительно программ:а) является ли программа серьезной разработкой - как и с

уровнем интеллекта, вы не сможете с этим ничего поделать:б) есть ли базовая операционная система и стандартное

программное обеспечение - такое, как широкая печать и ведение документации - то есть то, что нужно в компьютере почти каждому пользователю, равно как каждому нужно, чтобы секретарь умел стенографировать и печатать:

в) есть ли возможность совместимости с собственным программным обеспечением, специальными программами для компании, которые будут написаны по заказу, точно также нужно объяснить только что принятой на работу секретарше ее обязанности".

3.4. РАБОТА С АУДИТОРИЕЙ С РАЗЛИЧНЫМИ УРОВНЯМИ ЗНАНИЙ

"Никогда не переоценивайте знания своих слушателей;никогда не недооценивайте их интеллект ".

К П Скотт

Если на презентации присутствует смешанная аудитория (неосведомленные люли и специалисты), то

• для неосведомленной части аудитории:•S мягко и ненавязчиво сообщать суть вопроса,•/ Используемые выражения:

• "честно говоря";• "главным образом";• "в общем";• "за некоторым исключением" и т.д.

• для осведомленной части аудитории:х'подготовить печатный вариант со всеми деталями и

вручить его по окончании презентации специалистам. '''Провести параллельно техническою презентацию только

для специалистов;х' ответить на технические вопросы после окончания

основной презентации.

Уверенность, что аудитория глупее вас, может оказаться губительной, хотя иногда разумно предполагать, что они не так уж хорошо ин формированы.

Ошибки ведущего презентацию:• слишком тихая речь;• глотание слов;• нехватка дыхания;• заметная пауза;• употребление междометий;• использование слов и фраз, которые ничего не

добавляют в сообщение,• слишком быстрая речь;• неизменяющийся тон (монотонная речь).• слабый визуальный контакт;• дурные манеры;• понижение голоса в конце предложения.

Приемы ораторского искусстваI. Пауза

• чтобы дать себе время подумать,

• для подчеркивания или драматизации ключевых положений сообщения,

• чтобы позволить слушателям собраться с мыслями и обдумать сообщение.

2. Смена темпа речи• темп речи должен передавать вашу энергию и

энтузиазм,• смене темпа речи необходима с учетом различных

аспектов вашего сообщения (при изложении сложных вопросов рекомендуется замедлять речь и включать в нее больше пауз).

3. Изменение тона• более низкий тон ассоциируется с компетентностью и

уверенностью;• понижение тона сигнализирует о том, что вы

собираетесь сообщить нечто важное и интересное.Вносите разнообразие в свою речь, варьируя скорость,

тон и громкость изложенияСделайте паузу и посмотрите в сипа самым главным

своим слушатепям

Пометки в записяхВот один из вариантов пометок, который используют

многие профессиональные лекторы: л Повышение голоса v Понижение голоса -> Говорить громче < Говорить тише_Выделить данный пункт/V Длинная пауза / Короткая пауза— Связать фразы для более плавного перехода.

3.5. ПОДГОТОВКА И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ ПОСОБИЙ

Наглядные пособия рекомендуется использовать:

• при сравнении статистических данных;• при изложении данных в хронологическом порядке;• при изложении информации, неизвестной аудитории;• при изложении спорных идей;• когда излагаемая информация содержит сложно

запоминаемые материалы.

Достоинства и недостатки наглядных пособийПреимущества:

• повышение вероятности принятия предлагаемого вами плана действий;

• сокращение времени изложения идей примерно на 40 процентов;

• более быстрая и точная передача сложных сообщений, даже тех, которые невозможно передать словами;

• возбуждение и поддержание интереса аудитории;• введение разнообразия и занимательности;• преодоление языковых барьеров;• запоминаемость.

Недостатки визуальных средств:• их разработка требует много времени и значительных

усилий;• средства подачи информации могут отвлекать внимание

от проблемы:• снижают гибкость презентации;• они стоят денег;• технические сложности при проведении презентации.

Принципы создание высокоэффективных наглядных пособий• Каждое пособие должно отражать только одну мысль;• информация должна быть краткой;• информация должна быть четко сформулированной;• иллюстративные вставки должны быть оправданы ходом

презентации:• заголовок выделяется;• каждое ключевое положение отделяется;

• выступление начинается и заканчивается речью оратора;• начинать и заканчивать свою речь надо при включенном

свете.Типы наглядных пособий

1. Отпечатанные тексты, которые раздаются присутствующим.

2. Лекционные плакаты.3. Диапроекторы.4. Слайдоскопы.5. Компьютерные изображения.

Отпечатанный текстПреимущества:

• Легко изготовить и раздать;• может включать дополнительную информацию в виде

фактов, цифр, таблиц и графиков;• избавит слушателей от необходимости отвлекаться на

записи;• дает возможность сосредоточиться на словах оратора.

Недостаток: возможно отвлечение слушателей напредоставленные им материалы во время выступления.

Лекционные плакатыПреимущества:

• гибкость;• простота использования;• возможность отображения информации, полученной от слушателей.

Недостатки:• не подходят для аудитории более чем из 40 человек;• записи в процессе выступления отнимают время и отвлекают слушателей.

Подготовка лекционных плакатов

Правило 5x5: на каждой страниие должно быть не более, пяти строк, максимум по пять слов в каждой.

Использование цветов маркеров:• в помещении с плохим освещением - зеленые, поскольку они обладают наибольшей яркостью.• синий цвет понижает внимание;• красный цвет привлекает внимание и способствует запоминанию.

Приемы работы с плакатами:• Приступая к изложению вопроса, начинайте с более холодных цветов, например, зеленого и голубого. Затем постепенно переходите к теплым гонам (желтому, оранжевому и красному).• Приготовьте большую часть плакатов заранее, чтобы не тратить время на написание всего текста.• Оставьте место для ключевых фактов и цифр, заполняя его в процессе Е.ыступления.• Ключевые слова и фразы должны быть подчеркнуты или заключены в рамку.• Рисунки — если они непосредственно связаны с темой — оживляют ваше сообщение.• Если вы собираетесь менять плакаты, перекидывая их через верх, отрегулируйте высоту подставки, чтобы вам было удобно это делать.• Если вы используете отрывные листы, одной рукой прижмите верхний угол листа, а другой, ближайшей к подставке, оторвите его по линии перфорации снизу верх. Это позволит избежать некрасивых неровных краев и порванных листов.• Для памяти на краях листов запишите карандашом основные моменты вашего сообщения.

Компьютерные презентацииПреимущества:

• Гибкость подготовки, воспроизведения и стиля.• Легкость корректировки изображения.• Возможность изменения порядок показа слайдов даже после начала выступления.

• Возможность использования звука, музыки, анимации и т.д.

Недостатки •• Необходимость технического обеспечения презентации.• Обучение работе с программными пакетами занимает довольно много времени.• Высокая ресурсоемкость изготовления.• Изображения могут отвлечь аудиторию и от вас, и от вашего сообщения.

3.6. ВНЕШНИЙ ВИД ДОКЛАДЧИКАОДЕЖДА

Следует избегать• Крайностей моды.• Открытой одежды.• Тесной одежды, затрудняющей ваши движения и жесты.• Сильного запаха духов или лосьона после бригья.• Бижутерии, которая бренчит при ваших движениях.• Старомодной одежды.• Новой одежды или обуви, которую вы раньше никогда не надевали.• Избытка крупных узоров и ярких цветов на большом пространстве.

Способствуют солидности• Пиджак.• Темные нейтральные тона, которые Е.ам идут, такие как цвет древесного угля или морской волны.• Высококачественная одежда.• Хорошая ручка.• Изящные серьги у женщин (но не слишком длинные и не бренчащие).• Ремень хорошего качества.• Для женщин - каблук на обуви (т. е. не совсем плоская подошва), но не слишком высокий.

Глава 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ1. Место проведения презентации

• Решение, о том, где будет проходить презентация должно быть принято па ранних стадиях планирования.• При принятии решения учитывается:• Месторасположение и удобство путей подъезда.

Проведения презентации «на своей территории» значительно снижает количество непредвиденных и неконтролируемых моментов.

• Размер зала. При выборе между залом, который чуть маловат, и тем, который слишком велик, выбирается меньший, так как много пустого пространства действует угнетающе.• Возможность проведения репетиции, особенно, если презентация важная и сложная.• Рекомендации по подготовке помещения:• Целесообразно узнать как можно больше о месте проведения презентации.• Помещение, в котором будет проходить презентация нужно обязательно осмотреть предварительно и определить подходит ли оно для проведения презентации.

■S говорящие кажутся силуэтами на фоне яркого света из окна, что мешает зрителям видеть их лица,

s окно за сииной у ведущего отвлекает аудиторию. ■S ведущий не должен стоять рядом с единственной

дверью, в комнату, так как входящие будут становиться частью презентации, открывая дверь.

• В больших зданиях необходимо предусмотреть в коридорах указатели, чтобы посетители могли найти дорогу в гардеробы, буфеты, бары и т.д. и обратно.• Генеральная репетиция должна пройти, когда уже назначен срок самой презентации, рекомендуется день предшествующей дате поведения.• Проверить все технические детали (освещение, ток, какое оборудование уже есть на месте проведения, вентиляция, правила пожарной безопасности), чтобы в случае необходимости внести какие-то изменения.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОМЕЩЕНИЯПри организации помещения следует учитывать

расположение кресел, проектора и экрана, чтобы все присутствующие четко и безо всяких усилий видели ваши наглядные пособия.

Рекомендации:В длинном и узком помещении, нужно установить экран

большего размера, чтобы сидящие сзади не напрягали зрения.Правило «6х» гласит: «Расстояние от экрана до самого

дальнего слушателя не должно превышать ширины экрана, умноженной на шесть». Другими словами, для комнаты длиной 10 м вам понадобится экран шириной не менее 1,5 м, чтобы сидящие сзади хорошо видели ваши слайды.

ПРИМЕРЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПОМЕЩЕНИЯ.

Примеры неправильной организации помещения.

• Тем, кто сидит в заштрихованных зонах, обеспечен хороший обзор, тогда как слушатели в правой или левой части зала либо плохо видят экран, либо не видят его совсем.

• Оратор, стоя на возвышении, закрываете обзор аудитории

Аудитория — теоретически — может видеть экран, но оратор мешает некоторым из слушателей.

В этом случае оптимальное место для докладчика — точка А, что исключает его перемещение в пространстве.

Поместив экран в угол, вы обеспечиваете хороший обзор для всей аудитории а также свободу собственного перемещения внутри заштрихованной зоны без риска помешать присутствующим.

СХЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПОМЕЩЕНИЙ Стол в центре

Иногда небольшие размеры помещения не оставляют вам иною выбора. Подобной организации пространства следует избегать, когда число слушателей превышает двенадцать человек.

Подковообразный стол

Используется в случаях, когда аудитория не превышает 30 человек. Поощряет дискуссии, вовлекая в них всех участников.

Собрание в рабочем кабинетеНаилучший вариант для небольшого собрания, когда вам

не удалось получить помещение со столом для совещаний. При такой маленькой аудитории лучше отказаться от проектора и использовать плакаты с рейкой.

Учебная аудиторияПоможет в тех случаях, когда слушателей слишком много и

они не помещаются за подковообразным столом.Снимая помещение в отеле, проверьте, сколько человек

поместится в нем при расположении мест в виде классной комнаты или зрительного зала (минус место для столов).

Многие ораторы недолюбливают столы, рассматривая их как препятствия к сближению с аудиторией, однако большинству слушателей нравится иметь перед собой устойчивую поверхность, на которую можно положить свои записи и т.д.

Угловое расположение столов, как показано на рисунке вверху, обеспечивает широкий центральный проход и позволяет присутствующим хорошо видеть друг друга.

Зрительный залЭтот выбор не идеален, но иногда это единственно

возможный вариант для большой аудитории. Убедитесь, что

размеры экрана обеспечивают хороший обзор всем присутствующим в зале.

Амфитеатр

Обеспечивает присутствие наибольшего количества слушателей, причем всем им прекрасно виден экран.

Места для слушателей расположены рядами, и каждый ряд находится чуть выше предыдущего. Кресла обычно закреплены на месте, это затрудняет разбиение аудитории на небольшие группы для проведения дискуссий, мозгового штурма или выполнения групповых упражнений.

ЧАСТЬ 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Планирование презентации - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

Разработка презентации - это подготовка слайдов презентации, разработка логики, содержания и соотношения текстовой и графической информации.

Репетиция презентации - это проверка и отладка созданного продукта, того насколько удачно смонтирован материал, насколько уместны переходы от слайда к слайду.

Глава 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Для того чтобы сконструировать компьютерную презентацию необходимо решить несколько вопросов:

• Как будет представляться презентация слушателям?• Какое при этом будет использоваться презентационное

оборудование9• Будет ли презентация интерактивной0• Перед какой аудиторией будет делаться презентация?• Что будет представляться в презентации9

КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПО СПОСОБУ ПРЕДСТА ВЛЕНИЯ

Презентация, содержащая значимую информацию и сопровождаемая докладчиком 1

1. Самостоятельная презентация, несущая в себе всю или большую часть информации, предназначенной для слушателей.

2. Докладчик может сопровождать презентацию небольшими комментариями.3. Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен.4. Презентация полностью или частично может демонстрироваться без сопровождения докладчиком.5. Внимание аудитории сосредоточено на информации, содержащейся в презентации.6. В подавляющем большинстве случаев используется презентационное оборудование.7. Презентация представляется группе слушателей.8. Время представления презентации чаще всего ограничено.9. Возможно, что кроме вашей презентации, аудитории будет предложено еше несколько презентаций (презентации конкурентов, партнеров и т.п.).

Презентация, сопровождающая выступление докладчика

1. Основную информацию до аудитории доносит докладчик, презентация служит для уточнения отдельных положений доклада (схемы, диаграммы, большие массивы данных и т.п.)

2. Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен.3. Внимание аудитории, главным образом, сосредоточено на

докладчике.4. Презентация полностью управляется докладчиком.5. В большинстве случаев используется презентационное

оборудование.6. Презентация представляется группе слушателей.7. Время представление презентации чаще всего ограничено.8. Возможно, что кроме вашей презентации, аудитории будет

предложено еще несколько презентаций (презентации конкурентов, партнеров и т.п.).

Презентация, предназначенная для самостоятельного просмотра пользователем

• Во время просмотра презентации пользователь не имеет никаких дополнительных источников информации.

• Внимание пользователя сосредоточено только на презентации.

• Пользователь изначально заинтересован презентацией.• Презентация полностью управляется пользователем.• Чаще всего презентация просматривается пользователем

с экрана компьютера.• Презентация просматривается одним пользователем или

небольшой группой пользователей.• Время представление презентации чаще всего не

ограничено и зависит от интереса пользователя к презентации.

• Чаще всего пользователь просматривает только одну презентацию.

Презентация, предназначенная для одновременного просмотра с экранов нескольких компьютеров группой пользователей (устарели)

• Используются в основном в учебных целях.• Презентация демонстрируется с экрана компьютера.• Презентация управляется пользователем, чаще всего - по указанию докладчика.• Время представление презентации чаще всего ограничено, скорость «прохождения» презентации зависит от работы всей аудитории.• Иногда полностью или частично сопровождается докладчиком. В этом случае внимание аудитории постоянно переключается от презентации к докладчику и обратно.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПОИНТЕРАКТИВНОСТИ

Линейная презентация

1. Слайды презентации сменяют Друг друга последовательно.2. Пользователь пассивен, его участие в управлении презентацией незначительно.

3. Внимание пользователя акцентируется напросматриваемом слайде, содержание просмотренныхслайдов быстро забывается4 Требования пользователя к качеству потребляемой

информации невысоки.

Интерактивная презентация

1 Слайды презентации демонстрируются в зависимости от действий пользователя.

2. Пользователь активен и в значительной степени управляет ходом презентации.

3 Каждый слайд - продолжение предыдущих.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПО СОДЕРЖАНИЮ

Презентация поддержки учебного процесса

1. Презентация должна быть максимальна информативна.2. Презентация является средством привлечения внимания

слушателей.3 Презентация должна быть технологична.4 Внесение изменений, тиражирование и создание на ее

основе новых презентаций должны осуществляться максимально просто.

Презентация проекта, продукта или услуги

1. Презентация имеет ярко выраженный рекламный характер, какой бы ни была содержащаяся в ней информация, конечной целью она имеет продажу представляемого проекта, продукта или услуги.

2. Сюжет презентации сосредоточен на проекте, продукте или услуге

3. Презентация должна быть, по возможности, короткой.

Презентация информационной поддержки

I. Презентация используется для создания постоянного информационного фона на месте продаж, в офисе и т.п.

2 Презентация зациклена.3. Каждый пользователь контактирует с презентацией

непродолжительное время и с произвольной ее частью.4. Любой интерес пользователя, возникший при просмотре

презентации, должен быть удовлетворен.

Рекламно-информационная презентация организации

1. Презентация должна быть информационно рассчитана на разных пользователей с разной степенью интереса к организации.

2. Презентация должна представляться пользователю на привлекательном носителе.

3. Презентация должна содержать необ>одимую конечному пользователю информацию (прайс-листы, договора и т.п.) в удобном для обработки виде.

4. Презентация должна содержать максимально точную контактную информацию.

Презентация-отчет

1. В презентацию вводится только самая необходимая информация.

2. Изначальное отношение аудитории к презентации чаще всего известно и должно быть учтено.

3 В каждом отчетном блоке презентации должна быть жестко выдержана схема «задачи - действия результаты - перспективы».

4. Часто, помимо данной презентации, аудитории знакомится еще с несколькими презентациями.

Презентации человекаМожет представлять докладчика или иную персону.

1. Содержать информацию, объединяющую аудиторию и выступающего ссылки к авторитетам признанным в аудитории, декларировать разделяемых аудиторией принципы т . п .

2. Презентации должна ошеломлять аудиторию.3. Результатом презентации должно быть формирование у

аудитории представления о качественной и разносторонней подготовке клиента.

4. При этом рекламировать клиента нужно косвенно:

• демонстрировать опыт клиента, ссылками на осуществленные проекты

• целесообразно описание разных решений и приемов, которые аудитория оценит, как эффективные и оригинальные,

• рекомендуется присутствие цитат, ссылок, примеров из истории.

Глава 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПЬЮТЕРНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Информационная структура презентации определяется ее видом и задачами. Элементами информационной структуры презентации являются отдельные слайды или группы слайдов, идущие последовательно, содержащие обособленную по какому- либо признаку информацию. Их одновременное наличие в любой презентации необязательно, а последовательность варьируется в зависимости от цели, задач, идеи.

ЭЛЕМЕНТЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Заголовок

Один, максимум два слайда. Может использоваться не только как начало презентации, логически связанно с ее содержанием, но и

как предваряющая заставка, демонстрируемая на экране до начала презентации - пока аудитория собирается в зале, например.

Введение

Очерчивает круг вопросов, о которых пойдет речь в презентации. Наличие введения и его содержание полностью зависят от того, знакома аудитория с вопросом, или нет. Необходимо при сопровождении презентацией доклада на масштабных мероприятиях с большим разнообразием.

Позитивный эмоциональный блок

Эмоциональные блоки рассчитаны на создание у аудитории определенного настроения. Непосредственно к теме презентации это настроение может и не относиться. «Наши достижения в мире спорта очевидны! Победы нашей футбольной команды впечатляют!....». Посыл-переход к предмету презентации, «...и наша компания не отстает от веяний времени...» Использовать эмоциональные блоки нужно очень осторожно и учитывая особенности аудитории.

Негативный эмоциональный блок

Негативные эмоциональные блоки могут использоваться по схеме, описанной выше, только предмет презентации переход - противовес, призванный исправлять негативную окраску посыла. «К сожалению, наши футболисты проиграли в последнем матче на первенстве Европы. ..» «А наша компания поможет Вам никогда не проигрывать!»

• Весьма эффектно и эффективно парное использование негативного и позитивного эмоциональных блоков (именно в такой последовательности). Этим приемом постоянно пользуются при производстве пропагандистских и агитационных материалов. «Много лет проблемы накапливались. Это привело к ухудшению не только работы

суставов, но и всего организма в целом . Но я могу помочь организму, заставить суставы работать как прежде'я

• При использовании эмоциональных блоков следует учитывать:

S особенности аудитории.^ степень нарастания эмоциональности (первый

пробуждает слабую эмоцию, а каждый следующий нарастающую, последний - бурный восторг).

Сравнительный блок

Сравнивается Россия с Америкой, 3-й микрорайон с 5-м Сравнений должно быть немного, так как они достаточно сложны для восприятия в них информации фактически, в два раза больше, чем обычного.

Блок-повествование

Содержит информацию о каком-либо процессе. Например, об зтапах работы над проектом Такие блоки скучны и тяжело воспринимаются аудиторией - их нужно или избегать вообще, или максимально сскращать.

Информационно-справочный блок

Используется для <■ поясняющих отступлений» (статистическая информация или строгие определения). Такую информацию бывает целесообразно накапливать и выносить на отдельный слайд, который может отличаться от остальных еще- и оформлением Удачным заголовком к такому бчоку может служить фраза «Только факты» Это должен быть действительно интересный или неожиданный материал.

Функциональным блок-вывод должен появиться только в случае, если ход всей презентации навязчиво или ненавязчиво готовит к нему аудиторию.

Блок-призыв

Отличается от блока-вывода эмоциональной окраской. Он максимально эффективен при правильной расстановке эмоциональных акцентов по ходу презентации.

Блок-вопросНаписанными большими буквами во весь экран вопросы очень впечатляют аудиторию и, кроме того, служат отличными переходами между различными элементами информационной структуры презентации.

Блок-ответВстречаются в презентациях реже, чем блоки-вопросы, похож на блок-вывод и блок-призыв. Сформулированный прямо, ответ запоминается аудиторией гораздо лучше. Почти всегда блок- вопрос должен сопровождаться парным блоком-ответом.Часто разработчики предполагают, что аудитория сама с удовольствием ответит на поставленный вопрос, используя представленные в презентации материалы или опираясь на знания. Следует учитывать, что в большой аудитории такая реакция практически невозможна.

Проблемный блок

Похож на блок-вопрос, однако менее эмоционален, предлагает несколько альтернатив разрешения проблемы. Часто становится точкой ветвления информационной структуры презентации. Является частным случаем интерактивного блока.

По месту и функциям в презентации близок блоку-выводу и блоку-призыву. Его специфические свойства определяются не только содержанием, но и сочетанием с другими блоками. Не всегда хорошо воспринимаются аудиторией, иногда призыв может быть воспринят лучше, чем попытка что-то аргументировано доказать. Их следует использовать осторожно.

Блок-убеждение

Основной признак - переход на личности. Восклицать, призывать, спрашивать и доказывать можно, в общем-то. аудиторию, как единое целое. Убеждать (и очень эмоционально) нужно каждого конкретного человека, сидящего в зале. Такой блок неэффективен в неоднородной аудитории.

Блок-предложение

Это блок-убеждение для неоднородной аудитории. В нем вы не уговариваете каждого конкретного человека присоединиться вам, но предлагаете ему это сделать. «Это, безусловно, интересное предложение, а покупать ши нет - решайте Вам».

Интерактивный блок

Типичный пример интерактивного блока - оглавление презентации, в котором список разделов реализован в виде набора гиперссылок, позволяющих пользователю самостоятельно определить порядок работы с презентацией. Частный случай - проблемный блок.

Заглушка

Используются для организации пауз (отдыха аудитории или соблюдения единого темпа работы с презентацией). Блоки- заглушки содержат минимум информации. Например, надпись

«Пожалуйте, подождите» на черном фоне. Полезны в больших презентациях. объединяющих несколько достаточно самостоятельных тем, или в презентациях, просматриваемых слушателями на отдельных компьютерах под управлением докладчика.

Заключение

В качестве заключения могут блоки - призыв, вывод, ответ и т.д. Кроме того, в зависимости от размера, содержания и эмоционального фона презентации, иногда возникает необходимость, в кратком резюмировании изложенного.

Информация для контактов

Почти всегда - один слайд, содержащий информацию о том, как и с кем нужно связаться, чтобы присоединиться к процессу, описываемому в презентации. Этот блок может содержать информацию и о разработчиках презентации.

Документальные приложения

Информационный блок, не демонстрируемый аудитории по умолчанию, но доступный по специальному запросу. Часто являются текстовыми файлами с оформленными на них ссылками из презентации. Например, устав организации, образец ооговора, какой-либо нормативный акт и тому подобную информацию.

Справочные приложения

Справочные приложения аналогичны информационно­справочным блокам, оформляются отдельно, особенно если представленные в них данные достаточно объемны. Такие сведения плохо воспринимаются большой аудиторией при публичной демонстрации, но могут быть интересны специалистам при индивидуальном просмотре презентации.

Поясняющие приложения (примеры)

Весьма эффективны в образовательных презентациях и могут содержать, например, варианты решения описываемых в презентации задач. Образец резюме, пример телефонного разговора при приеме на работу, варианты оформления слайдов при разработке презентаций и т.д.

Руководство пользователяЦелесообразны при работе с неподготовленной или неизвестной аудиторией, в случаях, когда пользователи будут работать самостоятельно, без возможности проконсультироваться. Представляют правила работы с презентацией.

ЧАСТЬ 3. СТРУКТУРНЫЕ СХЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.

Точные информационные структуры презентаций можно получить, только зная все начальные условия - состав аудитории, временные рамки и т.д. и т.п.

Глава 1. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПОДДЕРЖКИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССАЛучший вариант использования презентаций в учебном процессе - это создание сопроводительных материалов для короткого, но яркого выступления — на семинаре, тренинге, открытом или рекламном уроке, в случаях, когда форма представления материала также же важна, как и его содержание.Построение образовательных презентаций по четким структурным схемам (фактически - их однотипность) позволяет сделать презентации технологичными.

I. ЛИНЕЙНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Как правило, ести презентация посвящена одной теме используется крупный блок-повествование, часто применяется техника вопрос-ответ.Интерактивность (управление), как правило не используется.Такая презентация, разбивается на несколько подтем, которые переходят одна в другую Большое значение имеют переходы.

СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Блок-повествование

• Содержательная информация излагается докладчиком.• Презентация может дублировать докладчика только в самых важных частях его выступления - во всех остальных случаях она должна воздействовать на аудиторию средствами, докладчику недоступными.

• На экране отражаются пояснения к содержательной информации - рисунки, схемы, основные тезисы, которые могут записать слушатели.

Блок-вопрос и блок-ответ.

• блоки могут быть реализованы на одном слайде.• Технология «вопрос-ответ» используется как способ оживления повествования.

Блок-вывод заключает каждую подтему, резюмируя вышеизложенное. Если в презентации освещается небольшое количество связанных тем, то блок-вывод каждой подтемы может накапливать выводы: повторять для аудитории ранее сделанные и добавлять новый. При этом обороты типа «Таким образом» или «Резюмируя все вышесказанное» должны говориться докладчиком, а не писаться на слайдах.

Заключение может быть построено как простое перечисление всех промежуточных выводов, а может быть полностью самостоятельным или комбинированным (перечислены все выводы, из них сделан или к ним добавлен еще один вывод).

Информация для контактов может отсутствовать в случае, если на небольшом семинаре единственный докладчик предоставляет раздаточный материал со всеми необходимыми данными.Если вручение раздаточного материала предполагается в виде компакт-диска с записанной на него презентацией, то следует учесть, что построенная по такой схеме презентация (минимум содержательной информации) нецелесообразна. В этом случае необходимо либо готовить презентацию в двух видах, либо сопровождать ее тезисами доклада (что рационально и полезно).

2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Интерактивный блок фактически является оглавлением такой презентации.

Каждая часть презентации может рассматриваться как линейная, а наличие данного блока позволяет ориентироваться в материале.

• Наличие этого блока необязательно, если в презентации рассматривается один вопрос и повествование линейно.• Переход к заключению из данного блока целесообразен в том случае, если в презентации освещается несколько тем и после изучения каждой из них пользователь, с помощью оглавления, выбирает следующую тему.

СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Заголовок. Название изучаемого материала, авторы, его место в учебном процессе, год разработки, название учебного заведения, город.

Введение. Краткое описание предлагаемого материала, ориентированное на пользователя и построенное по схеме'

• О чем узнает пользователь, как это будет происходить,• какое задание ему нужно будет выполнить в итоге.

Целесообразно поместить ссылку на руководство пользователя.

Руководство пользователя. Блок, объясняющий принципы управления презентацией и назначение различных навигационных элементов. Этот блок необходим в случаях если:

• Демонстрируется презентация сопровождающаявыступлением докладчика, при этом пользователи просматривают ее на своих компьютерах.• Презентация предназначена для индивидуального просмотра пользователями.• Универсальная презентация, используется в обоих случаях.

Содержательная часть

ИЗЛОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛА ПРОБЛЕМНОГО БЛОКА

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Такой вариант изложения материала подразумевает формулировку проблемы, которую предстоит разрешить в процессе работы с презентацией. Проблема передачи электроонергии на большие расстояния с минимальными потерями

Рекомендуемая схема:

• Блок-повествование рассматривает варианты решения проблемы,• Блок-вывод резюмирует изложенный материал,• Интерактивный блок предлагает пользователю выбрать, на основе изложенных данных, оптимальный вариант решения проблемы, в данном случае обеспечивая контроль качества усвоенного материала, предлагая либо возврат пользователя к повествовательному блоку для повторного изучения материала, либо переход к заключению (или оглавлению презентации).

ИЗЛОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛОКА- ВОПРОСА

Такое изложение во многом аналогично предыдущему, однако вопрос является менее глобальной категорией, чем проблема.

Рекомендуемая схема:

• Блок-вопрос.• Блок-повествование, лучше посвятить однозначному и последовательному ответу на сформулированный вопрос.• Блок-вывод.• Интерактивный блок. Выполняет как проверочные, так и навигационные функции («Вам все понятно? Да/ Нет»), Возвращает пользователя к началу излагаемого материала или завершая работу с темой.

Использование вместо блока-вывода блока-ответа в этом случае нецелесообразно. Будучи разделенными с блоком- вопросом повествовательным объяснением, блок-ответ не будет эффективно работать, потеряет эмоциональность.

ИЗЛОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОГО БЛОКА

Изложение материала может начинаться с такого блока (исторического: собрана краткая информация, характеризующая исторические события в определенный момент и в определенном месте).

Рекомендуемая схема презентации:

• Информационно-справочный блок.• Блок- повествован ие излагает конкретный материал, в

контексте, сформированном информационно-справочнымблоком.

• Блок-вы вод может содержать краткое резюме изложенного материала («Таким образом, в XVI веке Псков являлся одним из наиботее развитых городов Европы, превосходя по количеству жителей многие европейские столицы»),

• Интерактивный блок. Выполняет как проверочные, так и навигационные функции («Вам все понятно? Да/ Нет»), Возвращает пользователя к началу излагаемого материала или завершая работу с темой.

2.5. Заключение может содержать вспомогательную информацию - добрые пожелания, данные об авторах или слова типа «Вы работали с презентацией такой-то и изучили то-то. Спасибо за внимание». Данный блок обязательно должен содержать информацию о том, каким образом пользователь может продолжить изучение изложенной темы (список литературы, аннотированные ссылки и т.п.)

Справочное приложение. Данный блок понадобиться при изложении определенного материала (статистические,сравнитепьные и прочие вспомогательные данные). Ссылаться на приложение можно либо постоянно, либо из какой-либо конкретной части презентации.

Примеры. Их место в структуре презентации аналогично справочному приложению. Дизайн приложений долженотличаться от дизайна основных блоков презентации.

Использование блоков-заглушек целесообразно в случае с линейным изложением материала в презентации для поддержки, которые позволят отделить друг от друга различные части информации и будут способствовать более качественному восприятию материала.Одним из вариантов блока-заглушки является общий заголовок семинара, конференции. Он становится важен, если в рамках семинара перед аудиторией выступает большое количество докладчиков. В этом случае он разделяет доклады между собой и дает возможность, сменить выступающего. Кроме того, важно сообщить слушателям, кто и с каким докладом будет перед ними выступать.

Глава 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПРОЕКТА, ПРОДУКТА ИЛИ УСЛУГИ

Такая презентация носит всегда рекламный характер. Ее структура зависит от содержания, аудитории и других факторов. Может реализовываться как сопровождение выступления докладчика, так и самостоятельно.Существуют определенные схемы, которые могут помочь

составителям, послужить основой для творчества.I. СХЕМА «ПРОБЛЕМА - РЕШЕНИЕ»Правило, положительной информации об услуге в презентации должно быть всегда больше, чем какой-либо другой информации вообще.

Заголовок. Должен содержать название организации, предлагающей товар-проект-услугу и смысл рекламного предложения. Этот смысл может быть выражен развернутым названием услуги (не *Праздник Новый год», а «Праздник Новый год, который запомнится Вам навсегда!»).

Проблемный блок.• Описывает проблему, на решение которой направлена ваша

услуга.• Содержит формулировку проблемы, причем подробность ее

описания зависит от степени подготовленности аудитории.• Предлагает различные варианты решения проблемы.

Рекомендуется 2-3 варианта. Использование большего количества альтернатив допустимо только при очень краткой характеристике каждой из них или в частных случаях.

Блок-повествование «минус».• Рассмотрение начинается с неправильной или неправильных

альтернатив• заканчивать рассмотрение нужно правильной альтернативой -

той, которая связана с представляемой услугой.

Информационно-справочный блок «минус»• Содержит информацию, которую каждый потенциальный

потребитель способен воспринять наиболее остро (о его деньгах, его здоровье, его удовольствии и его времени).

• Информация не обязательно должна иметь негативную окраску. Ей достаточно быть нейтральной, понятной и правдивой (правдоподобной). (Согласно статистике, на мойку посуды уходит 5% полезного рабочего времени. При этом страдают руки. Кроме того, на 3% повышается вероятность заболеваний кожи).

Блок-доказательство «минус» доказывает пользователю, почему приведенная в предыдущем блоке информация печальна и почему вариант решения поставленной проблемы, сформулированный в блоке-повествовании, не является удачным. («За время, потраченное на мытье посуды в месяц, Вы могли бы прочитать хорошую книгу, посмотреть 5 фильмов, навестить родителе!,\»)

Блок-доказательство «минус» используют не всегда, так как затягивает рассказ, поэтому от информационно-справочного блока «минус» возможен переход сразу к негативному эмоциональному блоку.

Негативный эмоциональный блокПоказывает, как будут мучиться (или уже мучаются) ваши потенциальные потребители, отказываясь от вашей услуги.Итогом этого блока должно быть либо твердое отрицание рассматриваемой неправильной альтернативе.При рассмотрении другие неправильных альтернатив, после негативного эмоционального блока нужно перейти к проблемному блоку {рассмотрим другой пример, у Общим итогом блока является переход к рассказу о правильной альтернативе.

Блок-повествование «плюс» - знакомство с представляемой ус тугой, сопровождаемое иллюстративным материалом (видео фрагменты, схемы, планы, фото), с кратким функциональным описанием. В таком описании должно быть по возможности, мало прилагательных и много глаголов или отглагольных существительных. «Посудомоечная машина - это мытье, чистота, освежение и отдых».

Информационно-справочный блок «плюс» содержит качественные и конкретные характеристики услуги, которые выгодно отличают услугу от всех остальных альтернатив. Если окажется, что, например, стоимость услуги представляемой услуги выше, чем стоимость других вариантов, то об этом в данном блоке лучше не говорить.Вся предлагаемая информация должна быть правдивой и точной.

Блок-доказательство «плюс» обязательно должен быть в наличии.Предлагаемое доказательство должно:

• опираться на данные предыдущего блока.• быть логическим развитием этой информации (иногда

следует еще раз повторить преимущества),

• быть сравнением с другими вариантами (тогда достаточно свести воедино красноречивые цифры).

Правило: парные блоки рассматриваемых альтернатив (доказательство «плюс» и доказательство «минус») могут иногда строиться на простом противопоставлении - особенно есчи речь идет о взаимоисключающих альтернативах.

Позитивный эмоциональный блок.Содержание полностью зависит от аудитории, которой представляется презентация.В случае если состав аудитории неизвестен целесообразно использование универсальных позитивных образов (5Д):

• Дети.• Детеныши• Деньги• Досуг• Девушки

Возможен вариант, когда в позитивном блоке не будет упоминания о товаре/услуге (только визуальные позитивные образы). Такой ход подчеркивает на невербальном уровне гарантию качества и целесообразности приобретения товара. Уместна ссылка на лидеров мнений. «Анна Семенович уже моет посуду с помощью нашей машины»

Блок-призыв содержит очевидное побуждение к приобретению товара'услуги, Может содержать дополнительную характеристику товара'услуги. информацию о дополнительных бонусах («Всем покупателям нашей машины средство для мытья в подарок'»).

Информация для контактов знакомит потенциальных потребителей с технологией приобретения товара'’ услуги или участия в проекте, демонстрирует простоту контакта.Возможны формулировки, основанные на особенностях представляемого товара, услуги или проекта («Позвоните - и мойка посуды станет праздником!»).Иногда в уместно подчеркнуть статус лиц, которые будут осуществлять контакт. Особенно при презентации проектов: «На все вопросы ответит вице-губернатор Самарской обпасти Иванов Иван Иванович».

2. СХЕМА «ВАРИАНТЫ РЕШЕНИЯ»Цель этой схемы не реклама, а объективное представление проблемы и путей ее решения, подразумевающее дальнейшую работу аудитории над проблемой.

• Количество рассматриваемых вариантов в данном случае не ограничивается тремя - их должно быть столько, сколько их реально существует.

• Из схемы исключаютсяо эмоциональные блоки,о блоки-доказательства (при их наличии велика

вероятность выделения одной из предлагаемых альтернатив)

• Содержание используемых блоков объективно• Во всех блоках упоминаются как положительные, так и

отрицательные характеристики каждого из рассматриваемых вариантов.

Заключение может содержать, например, информацию об организации работы группы.

3. СХЕМА «ВОПРОС - ОТВЕТ»Для короткой и энергичной презентации, построенной всего на одной логической связи.

4. СХЕМА «СЕМЬ БЕД - ОДИН ОТВЕТ»Призвана демонстрировать, что представляемый продукт, проект или услуга в состоянии разрешить целый комплекс вопросов.«Вы устачи? - Поможет наша посудомоечная м а ш и н а - У васплохое настроение? - Поможет наша посудомоечная машина1 - У вас проблемы в семье4 * * * * 9 Поможет наша посудомоечная машина'» И т д..Помимо высокой динамичности, эта схема содержит повторяющиеся блоки (блоки-ответы), повышающие качестворекламного воздействия.

4.1. Заголовком ланкой презентации может, например, солган, вынесенный на первый слайд, повторяющийся в каждом блоке- ответе и в завершающих блоках.

4.2. Информационно-справочный блок сводит воедино все характеристики (плавно переходящие в достоинства) представляемой услуги. Он нужен еще и потому, что не все качества презентуемой услуги можно описать с помощью достаточно жесткой связи «Вопрос - ответ». О них можно будет рассказать как раз в этом блоке. О малых габаритах, привлекательной цене, возможности выбора цвета покупателем

4

4.3. Блок-вывод содержит информацию о том, что товар/услуга, кроме разрешения массы важных вопросов еще и обладает кучей замечательных дополнительных качеств. описанных в информационно-справочном блоке и поэтому ее непременно нужно купить.

4.4. Информация для контактов и блок-призыв в данном случае выполняют свои обычные функции.

5. СХЕМА-СРАВНЕНИЕПостроена на сравнении нескольких продуктов/услуг. Схема- сравнение линейна.

Заголовок информирует не столько о предмете презентации, сколько о процессе для эффективного ведения которого используется данный предмет («Посудомоечные машины. Эффективное решение»).

Информационно справочный блок содержит общую информацию, может содержать общие признаки, характеризующие процесс, в котором презентуемый продукт будет участвовать. («Что важно дчя современной женщины? Удобство, комфорт, свобода»).

Блок-вопрос повторяющаяся часть информационной структуры

презентации, которая состоит из вопроса, списка характеристик и сравнения

• Таких повторений может быть столько, сколько необходимо, чтобы убедить аудиторию в бесспорном превосходстве представляемого вами продукта.• Вопросы должны касаться качественных характеристик предмета презентации и его эффективности при решении тех или иных задач «Вам нужно удивить домашних необычной чистотой посуды?», «Вы хотите справляться с домашними делами быстро'7» «Вы хотите легкости и комфорта7» и тд

Информационно-справочные блоки - количество соответствует количеству продуктов сравниваемых в презентации.

• Отвечают на поставленный в предыдущем блоком вопрос с точки зрения каждой из сравниваемых сторон• Ответы могут быть построены по очень простой схеме «Вы хотите мыть посуду быстро?» - «Вы можете скоблить и чистить ее как бабушка» — «Вы можете подолгу тереть кастрюли, как Ваши подружки»

Сравнительные блоки резюмируют информацию информационно-справочных блоков.Резюме может быть достаточно сухим.

• Наша машинка имеет на две функции больше, чем все остальные, представленные на рынке

• Наша машинка значительно удобнее в эксплуатации

Блок-доказательство содержит в сокращенном виде все приведенные ранее циклы «вопрос - характеристики - сравнение». Может содержать сводную таблицу всех вопросов, напротив которых будут стоять нужные ответы.

Блок-вывод может содержать однозначное заключение - «Для

решения большинства проблем на современной кухне наиболее предпочтительным вариантом является посудомоечная машиная.

Информация для контактов

Особенности составления презентаций по схеме «сравнение».• Необязательно, чтобы преимущества одного решения

бросалось в глаза сразу по ходу презентации. Аудитория может очень осторожно относиться к сравнениям.

• Возможен вариант, когда прямого текста про преимущества одного из решений в презентации вообще не будет, а в информации для контактов будет строчка: «Со всеми вопросами, связанными с использованием этого продукта, вы можете обратиться».

• Эта схема может использоваться не только для сравнения конкурирующих продуктов, но и для демонстрации преимуществ какого-то из них.

• Можег сравниваться два и больше продуктов

6. ЭМОЦИОНАЛЬНАЯ СХЕМАБолее всего подходит для представления аудитории какого-либо проекта или для призыва ее к участию в каком-либо процессе. Связь негативного и позитивного блока в развитии, в предложении конкретного действия, а не на противопоставлении.

Заголовок (может отсутствовать)

Негативный эмоциональный блок.

• содержание негативного эмоционального блока обязательно должно быть подкреплено цифрами «Запоследние 50 лет количество людей получивших болезни

кожи из-за пользования моечными средствами превысило 40. ООО человек»

Бл о к-по вество ва н и е• содержит информацию о том, что привело к печальной

ситуации, которая описана в предыдущем блоке.• Лейтмотив сказанного должен сводиться к мысли о

необходимости перемен

Блок убеждение.• Писание возможностей исправления негативной ситуации• Демонстрация простоты и эффективности результата.• Возможно подкрепление рассказом о тех, кто применил

предлагаемый товар/услугу.

Позитивный эмоциональный блок• При позитивном впечатлении от аргументов

предыдущего блока может отсутствовать.• Необходим, если речь идет о представлении социального,

природоохранного или другого подобного проекта.• Должен бьпь обращен в будущее и конкретен (Наши

родные скажут нам спасибо"')

Блок-призыв резюмирует все содержание презентации, сообщая слушателям, что нужно сделать для разрешения негативной ситуации и призывает принять участие в этом процессе. Блок-призыв в исполнении О.Бендера (презентация общества «Союз меча и орала», И. Ильф, Е. Петров. «Двенадцать стульев»): «Товарищи' Нужна немедленная помощь Мы должны вырвать детей из цепких лап улицы, и мы вырвем их оттуда. Поможем детям Будем помнить, что дети - цветы жизни Я приглашаю вас сейчас же сделать свои взносы и помочь детям, только детям, и никому другому...»

Блок-заключение з этой схеме необязателен.Может содержать информацию для контактов, завершая презентацию словами «Они нуждаются в вашей помощи» и координатами или расчетным счетом.

7. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОСТРОЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ:

Будьте честны с аудиторией. Это очень эффективный рекламный прием.При составлении презентации для индивидуального просмотра

• остерегайтесь руководства, клиент не будет разбираться с тем, как работать с рекламным материалом.,

• все действительно важные для потенциального клиента данные должны быть в самой презентации представлены в максимально сжатой и эффектной форме,

• избегайте по возможности приложений.Презентация, предназначенная для самостоятельного изучения пользователем:

• может сопровождаться всеми видами приложений - документальными, справочными и поясняющими (примерами),

• ссылки на приложения должны быть либо в соответствующих разделах презентации, либо в заключении, либо в блоке с информацией для контактов.

Глава 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИОсобенности:

• Используется для создания информационного фона в офисе, на местах продаж, на выставке и т.п. или для организации информационно-справочных систем.

• Часто выполняют функции рекламы.• Как правило, не сопровождается докладчиком.• Подразумевает наличие человека, способного

прокомментировать ее содержание и ответить на возникшие вопросы.

Структура такой презентации зависит от того, предоставлена ли пользователю возможность управлять презентацией.

• Линейная• Интерактивная.

1. ЛИНЕЙНАЯ СТРУКТУРА предполагает, что пользователь пассивен и не вмешивается в ход презентации.Особенности:

• Каждый пользователь контактирует с презентацией непродолжительное время и с произвольной ее частью.

• Презентация зациклена.• Порядок следования информационных блоков не имеет

значения.• Презентация может представляться одновременно

несколько товаров, организаций, услуг, проектов (;информационном табло в крупном торговом центре).

• Интерес пользователя, возникший при просмотре презентации, должен быть удовлетворен.

• Непродолжительно время контакта с презентацией,• Полная информационная самодостаточность отдельных

слайдов,• Каждый слайд презентации должен:

У нести и необходимый минимум информации, необходимый для контакта с организацией,

У полная информационная самодостаточность отдельных слайдов.

• Информация может привлекать пользователя У к дальнейшему просмотру презентации,У к непосредственному контакту с представляемой

организацией (проектом, продуктом, услугой).

СХЕМА ЛИНЕЙНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Заголовок или заключение служат для ориентации пользователя.

Блоки автономные и самодостаточные должны быть сочетаемы друг с другом.

ИНТЕРАКТИВНАЯ СТРУКТУРА предусматривает управление.

Особенности

• Продуманность технического обеспечения.• Должна быть предусмотрена возможность

автоматического возврата (после определенной паузы) от любого из блоков презентации к интерактивному блоку (к началу презентации).

• Презентация должна быть простой.• Презентации с большим объемом информации

используются только при торговле в интернете (не только названия, но и характеристики товара)

СХЕМА ИНТЕРАКТИВНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Интерактивный блок

• выполняет функции заголовка (включает название и логотип организации).

• Реализует один из способов организации блока:о от предложения (список ссылок на основные

группы товаров) о от запроса

Основная часть состоит из пар блоков

Первый блок удовлетворяет интерес пользователя:

• информационно-справочный,• сравнительный,• блок-повествование• блок-вопрос.

Второй блок пары подталкивает к принятию решения.

• позитивный эмоциональный блок,• блок-вывод, блок-призыв,• блок-предложение,• блок-убеждение,

• блок-ответ.

Информация для контактов

• может быть скомбинирован с первым блоком пары, если первый блок несет достаточный объем информации и привлекательность этой информации для пользователя велика.

• Эту функцию могут нести находящиеся в пределах досягаемости пользователя специалисты. ('<Подробности предложения у менеджера нала»)

S Это позволяет не перегружать презентацию, если информации много.

■S Переход к контакту с продавцом приближает пользователя к покупке.

• Может быть дополнением к паре блоков.

Глава 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА РЕКЛАМНО- ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИСтруктура презентации зависит от способа представлениюпользователю

• Представление презентации аудитории с сопровождение докладчика.

• Самостоятельное изучение презентации пользователем.

Особенности• Презентация должна содержать несколько

информационных слоев, рассчитанных на разныхпользователей с разной степенью интереса к организации.

• Презентация должна содержать максимально точную контактную информацию.

В случае, если презентация предназначена для самостоятельного изучения кроме этою:

• Презентация должна содержать необходимую конечному пользователю информацию (прайс-листы, договора и т.п.) в удобном для обработки виде.

• Презентация должна представляться пользователю на привлекательном носителе.

1. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯСтруктура презентации

• Заголовок• Введение• Содержательная часть• Контактная информация• Заключение• Приложения

В содержательной части презентации возможноиспользование тинейной и интерактивной схемы,

Заголовок.• название организации,• сфера ее деятельности,• слоган. логотип или какая-либо качественная

характеристика организации («единственная в Европе школа импровизационной музыки»).

Введение - краткое знакомство с презентацией.• Содержание представляемой информации,• документы и справочные приложения,• правила управления презентацией.

Содержательная часть данной схемы разделяется на линейнуюи интерактивную.

Информация для контактов• сообщает о способах связи• напоминает о различных направлениях деятельности

организации (По вопросам приобретения стиральных машин звоните 222-22-22. По вопросам приобретения пос\>домоечных машин звоните 222-22-23)

• напоминает о разных вариантах сотрудничества. {Повопросам приобретения за наличный расчет звоните 222- 22-22. По вопросам приобретения в кредит звоните 222- 22-23).

Заключение - данные разработчика.

Приложения в презентации, рассчитанной на самостоятельное изучение пользователем на своем компьютере, должны быть обязательно.

• дополнительная справочная информация (каталоги товаров с их подробным описанием, варианты поставки и использования продукции, руководства по эксплуатации- и так daneej\

• шаблоны документов (бланк, типовой договор)

2. ЛИНЕЙНАЯ ЧАСТЬ СТРУКТУРЫ РЕКЛАМНО- ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Линейная часть рассчитана на пассивное восприятиепользователем.

Состоит из двух частей информационной и побуждающей.

2.1. Информационная часть включает

• блок-повествование,• информационно-справочный блок• сравнительный блок.

Блоки информационной части

• Содержат схожую информацию.• Отличаются способами представления информации - с

расчетом на разных пользователей.

Блок-повествование содержит информацию о предприятии ввиде рассказа {история).

Информационно-справочный блок

• Содержит конкретную информацию об организации в виде, понятном квалифицированному в предмете презентации пользователю (выдержки из банковского баланса, перечень производимых товаров, график износа деталей))

• Включает самую необходимую справочную информацию.• Если такой информации много, необходимо разделить ее

на две части: самая привлекательная размещается в этом блоке, остальная выносится в приложение.

Сравнительный блок

• сравнение организации с конкурентами• сравнение с собой в динамике развития.

2.2. Побуждающая часть включает

• Блок-вывод.• Блок-предложение (или блок-призыв)

Блоки побуждающей части предназначены для подведенияпользователя к выгодному вам решению.

Блок-вывод.

• не должен сообщать никакой новой информации• должен повторяться изложенное, только в сжатом и борее

«рекламном» виде.

Блок-предложение (или блок-призыв)

Цепочка блоков (три информирующих и два побуждающих)

• может повторяться в презентации несколько раз (несколько отделов организации),

• после демонстрации последней из цепочек, целесообразно сделать итоговый блок - познакомить его со всеми выводами и всеми предложениями.

3. ИНТЕРАКТИВНАЯ ЧАСТЬ СТРУКТУРЫ РЕКЛАМНО- ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Интерактивная часть рассчитана на активное восприятиепользователя.

Для этого в структуру презентации вводится интерактивный блок (оглавление), обеспечивающий быструю навигацию по всем информационным блокам, входящим в линейную часть схемы.

Три подхода к составлению оглавления

• «От организации» в основе которого имиджевые технологии (организационная структура, отчеты о работе, миссия и философия организации, сферы деятельности, достижения, команда, руководитель).

• «От пользователя» - используется, если среди потенциальных потребителей вашей презентации вы можете выделить четкие группы с различными запросами (услуги в бизнесе, услуги в образовании, услуги в здравоохранении)

• «От проблемы» выделяются проблемы, которые им необходимо решать (При отключении питания, при возникновении неполадок с управлением, при замедлении вращения механизма)

4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ УСЛУГИ В ПРЕЗЕНТАЦИЮ ОРГАНИЗАЦИИОсновой переработки является включение в структуру презентации информационно-справочного бло<а.

ПЕРЕРАБОТКА ПРЕЗЕНТАЦИИ по схеме «ПРОБЛЕМА - ВАРИАНТЫ РЕШЕНИЯ

Схема «Проблема - варианты решения» ориентирована на работу с аудиторией

В схему «Проблема - варианты решения» после позитивного эмоционального блока добавляется информационно­справочный блок, рассказывающий об организации с позитивной стороны.

Информационно-справочный блок содержит

• информацию о том, сколько организация работает на рынке,

• ее особенности (поставщик двора Ее Величества)

СХЕМЫ, РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ДЛЯ ПОСТРОЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ:

• эмоциональная• «Семь бед - один ответ».

5. СХЕМЫ ДЛЯ КРАТКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ.

5.1. Представление-знакомство

Схема-знакомство - представление организации неформальной обстановке

в

• Заголовок• Повествовательный блок• Заключение'

Заголовок.

• Название организации и координаты (город, адрес).

Повествовательные блоки

Расположение.

• Обратить внимание слушателей на месторасположение организации

• Дать возможность понять удобство сотрудничества с этой точки зрения.

История.

• Возраст (если организация существует давно «У нас столетняя история», «Мы делаем стулья уже 150 лет») или год создания организации (для молодых организаций).

• Истоки {Компания началась с одного рекрутера, а сейчас у нас работает 276 человек)

• этапы пути (Краткий обзор)

Настоящее время.

• Наличие впечатляющих цифр.» Возможны эмоциональные и сравнительные

формулировки.• Желателен видео ряд.

Перспективы

• Планы.• Мечты.• Секреты.

Легенда цель заинтересовать публику

• Занимательные истории.• Традиции:• Приметы.

Заключение

• благодарность за внимание,• надежда на сотрудничества,• краткая контактная информация

Особенности:

• Эмоциональность презентации должна нарастать от блока к блоку.

• Рекомендуемый тон: от ровного и бесстрастногоперечисления географических данных нарастание до оживления (история), рапорт (настоящее), вдохновение (будущее) Потом, через паузу и умерив эмоции, рассказать о легендах и снова через паузу по-деловому поблагодарить за внимание, обратить внимание аудитории на телефоны и адреса.

Задание■ Ваша организация вступает в клуб Это престижно и почетно, это новый этап в вашей деятельности. На ежегодной встрече членов кчуба существует традиция — представлять всех «новеньких». И вам предстоит познакомить со своей организацией людей, которым достаточно безразличны и ваша продукция, и ваши услуги

5.2. Представление-«рапорт».

Схема рапорт представление организации в формальной обстановке

Схема поезентаиии

• Введение• Информационно-справочный блок• Повествовательные блоки• Блок-вывод• Информация для контактов

Вверение

• В первой фразе обязательно должно встретиться название организации.

• Речь строился на основе цепочки «Прошлое - НастоящееБудущее»

• На каждый компонент цепочки - одно предложение.

Информационно-справочный блок должен содержать

• цифры и диаграммы, характеризующие деятельность организации,

• список ее партнеров,• перечень реализованных проектов• прочую справочную информацию.

Повествовательные блоки

Плюсы содержит информацию о достоинствах и преимуществах организации

Минусы содержит продуманную информацию о проблемах и трудностях.

• общие трудности для того региона, в котором вы работаете.

• Объективные трудности в отрасли

Блок-вывод

• посвящен сопоставлению достоинств г недостатков,• его цель наводить на мысль о том, что достоинств все-

таки больше, или они более существенны в данных конкретных условиях.

• информация о возможных путях разрешения проблем и трудностей

• изложение путей преодоления проблем выдержанное в оптимистическом духе.

Информация для контактов

• координаты всех специалистов, способных квалифицированно ответить на вопросы пользователя

Глава 5. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРАПРЕЗЕНТАЦИЙ-ОТЧЕТОВОсобенности

• Укрупнение и сокращение отчетной информации перед вводом в презентацию.

• Изначальное отношение аудитории к презентации чаше всего известно и должно быть учтено.

• В каждом отчетном блоке презентации должна бьпь жестко выдержана схема «задачи - действия - результаты - перспективы».

• Следует учитывать наличие других презентаций.

СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИ техника «ЗАДАЧИ - ДЕЙСТВИЯ -РЕЗУЛЬТАТЫ - ПЕРСПЕКТИВЫ».

1. ПРОСТОЙ ОТЧЕТ.Схема «Простой отчет»

• Заголовок• Введение• Повествовательные блоки

Заголовок формальный и максимально точный• кто отчитывается,• периода, за который делается отчет• направлений деятельности, которые рассматриваются в

отчете.• стиль заголовка, и стиль всей презентации-отчета

(неформальный — формальный) зависит от аудитории.

Введение.• Введение целесообразно основать на предыдущем отчете

(«К началу отчетного периода мы вышли на вот такие показатели...»).

• В случае отчета «с нуля» или в случае, когда все раньше хвастаться было нечем, во введении должна содержаться сдержанная характеристика исходной ситуации.

Блок-повествован ие «Общие задачи» - ключевой блок• формулировка задач, которые стоят перед

отчитывающейся стороной на начало отчетного периода.• Задачи могут быть поданы и как направления развития и

как проблемы - в зависимости от смысла и содержания отчета.

Блок-повествование «Действие»

• повтор задачи и описание ее решения

Информационно-справочный блок «Результаты».• Целесообразно формализация и представление в форме

списков, цифр и графиков.• Рекомендуется построение «от задач»:

о Предпринятые действия о Достигнутые результаты

Блок-повествование «Перспективы»• Информация о возможности использования и развития

описанных в отчете результатов.• Что предполагается сделать для использования и

развития результатов.• После этого блока может осуществляться переход либо к

интерактивному блоку (в начало презентации), либо к следующему «встроенному» отчету, либо к блокам- выводам (к завершающей части презентации).

Блок-вывод «Решение задач»• краткое информирование об эффостивности решения

поставленных задач.• Может присутствовать оценочная информация (цитаты из

прессы, мнения независимых или «независимых» экспертов, собственные оценки).

• Может содержать прямые формулировки.

Блок-вывод «Перспективы».• Наличие этого необязательно и зависит от специфики

презентации.• При перечислении перспектив целесообразно опираться

на проделанную работу, описанную в отчете («Опираясь на клиентов, привлеченных в минувшем году, в ближайшее время мы планируем расширить спектр предоставляемых услуг, привлечь наших партнеров и так далее и тому подобное»),

• Эмоциональный фон зависит от аудитории и может быть от восторженного воодушевления до холодного расчета.

.2. СЛОЖНЫЙ ОТЧЕТ.Сложный отчет подразумевает объединение в однойпрезентации отчетов по нескольким направлениямдеятельности.Некоторые блоки соответствуют блок\ам простого отчета, но естьи отличил.

Заголовок формальный и максимально точный• кто отчитывается,• периода, за который делается отчет• направлений деятельности, которые рассматриваются в

отчете.• стиль заголовка, и стиль всей презентации-отчета

(неформальный - формальный) зависит от аудитории.

Введение.Блок-повествование «Общие задачи» ключевой блок

• Если направления деятельности, представляемые в сложном отчете, слишком разнятся между собой, этот блок может быть опущен, а его функции полностью перенесены на аналогичные блоки «встроенных» отчетов, описанные ниже

Интерактивный блок.• Ориентировка презентации по разным отчетам.• необходим только в том случае, когда «встроенных» в

презентацию отчетов больше, чем два (два «встроенных» отчета целесообразно представлять слушателям последовательно)

Блок-повествование «Задачи»• содержат описание специфических для каждого блока

задач(проблем)• уточняют задачи/проблемы. сформулированные выше.• если «встроенных» отчетов достаточно много и переход

между ними осуществляется через интерактивный блок, то блок-повествование «Задачи» необходим в каждом встроенном отчете, чтобы напомнить о них слушателям.

Блок-повествование «Действие»Информационно-справочный блок «Результаты». Блок-повествование «Перспективы»

• Информация о возможности использования и развития описанных в отчете результатов.

• Что предполагается сделать для использования и развития результатов.

• После этого блока может осуществляться переход либо к интерактивному блоку (в начало презентации), либо к следующему «встроенному» отчету, либо к блокам- выводам (к завершающей части презентации).

Блок-вывод «Решение задач»Блок-вывод «Перспективы».

• Наличие этого блока также необязательно, как и в простом отчете.

3. Негативные отчеты Заголовок.Как и в предыдущих схемах, обязательны название организации и указание периода, за который производится отчет. Направления деятельности, по которым производится отчет, тоже должны быть упомянуты - только так. чтобы неэффективность этой деятельности была очевидной.

Введение и блок-повествование «Задачи» оценочная информация отсутствует.

Блок-вывод «Нерешенные задачи» информация о полном или частичном невыполнении задач

Блок-повествование «Ошибки» - анализ неэффективнойдеятельности.

Блок-предложение «Действия».

• В случае если в качестве исполнителя эффективных действий по устранению ошибок вы будете предлагать

свою организацию, целесообразно сразу предложить альтернативные и более эффективные варианты действий.

• Действия должны не только исправлять допущенные ошибки, но и приводить к решению первичных задач.

Возможны ситуации, в которых в одном сложном отчете будут присутствовать как позитивные, так и негативные «встроенные» отчеты. Прямая комбинация простой и негативной схем вполне подойдет для такого случая.

Глава 6. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ ЧЕЛОВЕКА

• Описание решений и приемов, которые аудитория оценит, как эффективные и оригинальные.

• Давать представление о качественной и разносторонней подготовке докладчика

• Демонстрировать опыт докладчика• Ошеломлять аудиторию• Содержать информацию, объединяющую аудиторию и

выступающего.

Общая методика такова: в существующие схемы добавляются три отступления (отступления не только от исходной схемы, но и от стиля изложения основного материала презентации) иллюстрирующие деятельность докладчика, основное повествование.

Пример «Как мы это делали».

Особенности:

• Если докладчик говорит только о себе, вести повествование от первого лица единственного числа не очень хорошо.

• Если «Мы» не подходит, повествуйте безлично: «Как этоделалось».

Пример «Как мы оценивали результаты».• сообщение аудитории о достигнутых результатах и

посвящение ее в маленькие хитрости, поясняющие, почему эти результаты получились именно такими Дляподготовки специалистов была разработана методика обучения с использованием компьютерных технологий Проведенный мониторинг знаний учащихся показывает, что при использовании этого метода обучения востребованность выпущенных кафедрой специалистов возрастает в два раза»

Пример «Мы уже работаем».

• Рассказ о перспективах, приводите маленький пример' «Уже сказано, что проводятся исследования результатов внедрения метода Возможно проведение целого цикла исследований Первые результаты одной из таких разработок у меня с собой — всех желающих я могу с ними познакомить».

• Такое заключением обеспечивает или просьбу аудитории рассказать об этих результатах «прямо сейчас», или интерес к докладчику после завершения презентации

Блок-повествование может быть сопровожден примером из жизни («Как это сделано в NNN»), информационно-справочный блок - фактической справкой о реальном эффекте («Что получгаюсь в NNN»). блок-доказательство - перечислением реальных и привлекательных перспектив («В NNN сегодня оепается вот что »), и «У Вас все может быть также»

Очень целесообразно использование абстрактных формулировок типа «Один из наших последних клиентов»

Такая же схема может быть использована и для представления организации.

Глава 7. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ НА ОСНОВЕ ТЕЗИСОВ СОДЕРЖАНИЯ

Разработка информационной структуры и разработка

тезисов содержания - могут взаимно заменять друг друга, если речь идет о небольших презентациях. При работе над ними, сформулировав тезисы, можно сразу садиться за компьютер.

Если же речь идет о крупном проекте, то формулировки тезисов содержания недостаточно. Необходимо еще разработать и максимально комфортный порядок представления этих тезисов пользователям, так как тезисов может быть много и даже порядок их следования может существенно влиять на качество презентации. Кроме этого, тезисы касаются только сути презентации, не затрагивая такие ее компоненты, как заголовки, заключения, примеры, справочную информацию и т.п

Следует иметь в виду, что один и тот же тезис может быть представлен пользователю совершенно разными способами: (как вопрос, как формулировка проблемы и т.д.)

I. Раньше развал схождения делали кувалдой и на глазок

• качественные и ценовые характеристики традиционных способов развала схождения с точки зрения потребителя

2 Поэтому автомобили ездили криво и недолго.

• качественные характеристики традиционных способов paieana схождения с «точки зрения автомобиля»

3 Теперь у вас есть возможность воспользоваться новымстендом и этот стенд — единственный в городе

• качественные и ценовые характеристики развала схождения на новом стенде;

• сравнение двух видов услуг

4 Теперь развал схождения можно сделать по последнему словунауки и техники

• качественные и ценовые характеристики развала схождения на новом стенде;

• сравнение двух видов услуг.

5. И автомобили станут ездить прямо и долго

• список всех преимуществ, которые получит потребитель, воспользовавшись новой услугой.

Если создается презентация, рассчитанная на самостоятельное изучение квалифицированным пользователем, то оптимальным начатом станет четвертый тезис («Теперь у вас есть возможность воспользоваться новым стендом и этот стенд - единственный в городе») В этом случае потребитель достаточно быстро получит всю необходимую ему информацию

Четвертый тезис может открывать презентацию информационной поддержки, демонстрируемую на месте продаже, на выставке и в прочих подобных условиях

Если презентагщя будет элементом выступления докладчика перед большой и не очень свгоущей в данном вопросе аудитории, то начинать лучше с первого, второго или третьего те лиса - это создаст интригу> и поможет прислать презентации элементы шоу.

Для представления презентации большой и совершенно неквалифицированной аудитории лучше будет начать ее с пятого тезиса («Вы хотите, чтобы ваш автомобиль ездил прямо и долго'*») - он понятен всякому и позитивен. Информационная структура такой презентации совместит в себе элементы эмоциональной схемы и схемы ^Вопрос - ответ» (естественно - ведь самый первый тезис - вопрос).

Блок-вопрос. Полностью построен на первом тезисе презентации («Вы хотите, чтобы ваш автомобиль ездил прямо и

долго?»). Служит для привлечения внимания аудитории и для задания презентации общего позитивного эмоционального фона. Может содержать информацию типа «Наблюдение показывают, что хорошо ухоженный автомобиль экономии своему хозяину до 1000 денег в год».

Блок-ответ. Построен на тезисе «Теперь развал схождения можно сделать по последнему слову науки и техники». Формулировка в презентации, конечно, может быть другой, более подходящей логике повествования Может содержать некоторые общие характеристики представляемой услуги.

Негативный эмоциональный блок. Построен сразу на двух тезисах: «Раньше развал схождения делали кувалдой и на глазок» и «Поэтому автомобили ездили криво и недолго». Причем порядок их следования может быть изменен: «Раньшеавтомобили ездили криво и недолго, потому что развал схождения делался кувалдой и на глазок». Может содержать информацию, характеризующую традиционные услуги и их последствия

Позитивный эмоциональный блок. Строится на основе тезиса «Теперь у вас есть возможность воспользоваться новым стендом и этот стенд - единственный в городе». Может содержать сравнительную информацию.

Информация для контактов. Назначение и содержание очевидны, с тезисами не связаны.

Блок-призыв. В принципе, может строиться на любом из тезисов, связанных с представляемой услугой (в данном случае их три). Однако может и просто содержать элементарное «Мы будем рады видеть вам на нашем стенде и развалим вам все схождение!»

Построить информационную структуру презентации на основе тезисов несложно, и часто бывает целесообразно.

Если разработчики испытывают трудности с

придумыванием и формулированием идеи презентации -- им стоит обратиться к стандартным схемам построения информационной структуры, взять их за основу и «нарастить» на них «мясо» информации

Если проблемы с идеей нет, то можно смело начинать с формулирования тезисов содержания презентации, которые рекомендуется все-таки поместить в тесные рамкиинформационной структуры.

ЧАСТЬ 4. КОНСТРУИРОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Глава 1. ПОСЛАЙДОВАЯ СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИПослайдовая схема целиком и полностью основана на

информационной структуре презентации и, соответственно, через нее учитывает все особенности, присущие различным типам презентаций.

Фактически, послайдовая схема презентации является черновиком, основная задача которого (помимо очевидной - выявления ошибок) - дать разработчику возможность предварительной оценки всей презентации целиком. Естественно, что итоговый результат будет сильно отличаться от первоначальной схемы - и по содержанию, и по количеству слайдов, и по структуре.

Послайдовая схема реализуется на листах бумаги, причем отражает только содержательные и структурные аспекты презентации, не отвлекая заказчика и разработчика на дизайн слайдов (на обсуждение которого может уйти много времени и сил).

Целесообразна при разработке достаточно объемной и ответственной презентации, которая будет тиражироваться, и использоваться неоднократно. Это весьма эффективный инструмент взаимодействия с заказчиком

Кроме того создание послайдовой схемы презентации уместно, когда разработкой содержания презентации и ее компьютерной реализацией занимаются разные люди. Следует отметить, что если над презентацией работают несколько человек с разделенными функциями, то разработкой схемы должен заниматься автор содержания.

Глава 2. СТРУКТУРА СЛАЙДОВ ПРЕЗЕНТАЦИИТо, как будет выглядеть каждый конкретный слайд

презентации, зависит не только и не столько от творческих замыслов и художественного вкуса конструктора, но, в первую очередь, ог функций различных элементов слайда.

Эффективное представление информации аудитории возможно только в том случае, если эта информация

структурирована не только в масштабах всей презентации, но и в рамках каждого слайда. При этом информационная структура слайдов должна быть очевидной.

1. ЭЛЕМЕНТЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ СЛАЙДА

Элементы информационной структуры слайда могут быть разделены на четыре группы:

• содержательные элементы слайда,• элементы оформления слайда,• интерактивные элементы слайда,• элементь! привлечения внимания пользователя

1. СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ СЛАЙДА

1.1. Заголовок слайда

Особенности

• Цель информирования аудитории о содержании слайда• Выбор стиля заголовка зависит от конкретной

презентации.• Главное достоинство заголовка слайда - точное! ь.

Способы реализации

1. Тема слайда {«Наши абитуриенты в 2008 году»).2. Лаконичное изложение самой значимой информации слайда («Количество абитуриентов удвоилось]»).3. Формулировка основного вопроса слайда {«Чего мы ожидаем в будущем году1»).

1.2. Подзаголовок слайда должен быть информативен

Функции подзаголовок

• Продолжение заголовка. Если заголовок слайда«Количество абитуриентов удвоилось'» егоподзаголовком может быть фраза «Наши абитуриенты в 2008 году». И наоборот.

• Пояснение заголовка. Особенно важен в случаях, когда заголовок дан на иностранном языке или представляет собой аллегорию. К заголовку «Двуликий Янус блесну!1», подойдет подзаголовок «Студенты кафедре заняли первое место в соревновании»

• "Эпиграф. В этом случае подзаголовок становится скорее «надзаголовком».

• Создание настроения. Если заголовок слайда точен и информативен, то его подзаголовок может быть достаточно эмоциональным. «Конференция по проблемам управления персоналом» - «Наши студенты были на высоте . »

• Структурирование темы. В этом случае подзаголовок >казывает, какие именно аспекты означенной в заголовке темы будут рассмотрены на слайде. Заголовок «Конференция по проблемам управления персоналом», а подзаголовок «Критерии качества в работе с персоналом»

• Усиление заголовка. Такой подзаголовок может использоваться на эмоциональных слайдах для создания большего эффекта. «Количество абитуриентов удвоилось» - «Открыты новые группы»

• Начало ответа на вопрос слайда. Если заголовок построен в форме вопроса, то ответ на него может начинаться с подзаголовка. «Чего мы ожидаем в будущем году?» - «Новых побед!»

• Создание интриги. Если слайд реализует схему «Вопрос- ответ», то вопрос может быть вынесен в подзаголовок, информируя, что слайд даст ответ на поставленный

вопрос. «Количество абитуриентов удвоилось» - «Как мы этого добились?»

• Начало повествования. Подзаголовок может быть просто вступлением к основному повествованию слайда. Заголовок «Конференция по проблемам управления персоналом», а подзаголовок «Шел дождь, а на кафедре...»

• Указание источника информации. Используется в ситуации, когда источник приводимой вами на слайде информации авторитетен и может производить на аудиторию положительное впечатление.

1.3. Информационные блоки подразделяются на текстовые и графические блики, несут на слайде основную информационную нагрузку. Частным случаем текстового блока является таблица.

ТЕКСТОВЫЙ БЛОК - должен быть краток. Существует правило 5x5 (по пять слов в пяти строках).

ФУНКЦИИ ТЕКСТОВОГО БЛОКА

• Полное информирование слушателя (пользователя)

Содержит всю необходимую пользователю информацию. (Связный рассказ, справочная информация и т.п.) Такие блоки используются в презентациях, рассчитанных на самостоятельное изучение, в остальных случаях их лучше избегать.

• Тезисы для слушателя и/или докладчика.

Задача донести представляемую информацию, чтобы аудитория ее запомнила (не забыла).

Используются в презентациях, рассчитанных на сопровождение докладчиком, содержат основные тезисы доклада, сформулированные по возможности кратко. Количество этих тезисов должно быть небольшим.

Иногда используются в презентациях, рассчитанных на самостоятельное изучение пользователем - например, на

резюмирующих слайдах.Нередко, тезисы, изложенные на слайде, ориентированы и на

слушателей, и на докладчика. В этом случае важно так компоновать слайды, чтобы у аудитории не создавалось ощущение, что презентация - шпаргалка докладчика.

Правильное использование слайдов с текстом• Слайды с заголовками: используются для вступления и

заключения.• Слайды с ключевыми пунктами: для отображения

фактов и цифр в краткой и наиболее удобной для восприятия форме.

• Слайды с таблицами: используются для сравнений.

Приемы облегчения работы с таблицами:■С обвести цветными кружками цифры, к которым вы

хотите привлечь внимание аудитории;^ заретушировать все вертикальные или

горизонтальные колонки или ряды, кроме тех, которые соответствуют теме беседы.

С Возможно использование таких приемов вместе. ГРАФИЧЕСКИЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ БЛОК

Требования к информационно графическим блокам возможность пользователя изучить в деталях каждый значимый компонент (за исключением последней функции),

Графические блоки могут быть двух типов информационные и вспомогательные. Информационный графический блок необходим для адекватного восприятия слайда, вспомогательный - желателен.

Функции информационного графического блока

• Самостоятельная информация - слайд содержать только графический блок (сопровождаемый пояснениями докладчика или подписью). (Репродукция картины.

диаграмма, фотография образца продукции, портрет и т.п.)

• Иллюстрирование информации слайда - сопровождает текстовый или другой графический блок (фотография образца продукции в сочетании с ее описанием).

• Композиционная основа слайда (при сравнении на слайде, характеристик двух качеств студента, помещенных на чаши весов, весы будут являться основой композиции слайда). Рекомендуется использование универсальных образов

Слайды с диаграммамиПриемы работы:

• Отражаются только цифры, необходимые для передачи сути сообщения.

• Используются масштабы, соответствующие отображаемым числам.

• Числа округляются до двух знаков после запятой.

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДИАГРАММЛинейные диаграммы наиболее удобны для изображения:

• изменений во времени;• тенденций;

Приемы и рекомендации:• на одной диаграмме не должно быть больше 4 линий;• используйте один и тот же цвет для выделения какого-то

показателя в процессе всего выступления;• линии на диаграмме легко отличить друг от друга;• линии должны быть толще осей, а оси толще линий сетки.

(миллионы)

Гистограммы используются для отображения относительных величин.Приемы и рекомендации'

• цвета столбцов должны быть легко различимы.• используйте один и тот же цвет для отображения

определенного набора данных во всех гистограммах;• используйте разные цвета для разграничения

положительных и отрицательных величин;• ограничьтесь четырьмя столбиками на группу и четырьмя

сегментами в столбике;• при необходимости указать точные величины, поместите

их внутри или сверху столбика;• длина столбца должна соотноситься с его

количественным показателем;• все надписи должны быть горизонтальными.

Комбинированные двухмерные гистограммы: используются для отображения общих количеств, а не различий между блоками данныхПриемы и рекомендации:

• на перекрывающихся диаграммах блоки данных с наибольшими значениями изображаются на заднем плане;

• при многоярусных диаграммах следует следить за порядком отображения данных,

• блоки данных, которые вы хотите выделить, помещайте в нижней части диаграммы

КОМБИНИРОВАННАЯ ДВУХМЕРНАЯ ГИСТОГРАММА

Секторные диаграммы: используются для привлечениявнимания к отдельным блокам данных при помощи цвета или, для большего эффекта, отделением секторов, как изображено на рисунке внизу.

ПРЕДПОЧИТАЕМАЯ НАЧИНКА ДЛЯ ПИРОГА

Приемы и рекомендации:• используйте не более шести секторов;• самый важный сектор помещается в верхний правый

квадрант или сектора располагаются по часовой стрелке в порядке убывания;

• выделяется определенный сектор и отделяется от остальных.

Структурные диаграммы: используются для отображенияструктур, номенклатур.

Приемы и рекомендации:• не помещайте слишком большое количество информации

на одну диаграмму;• если количество уровней связи больше пяти, используйте

отдельные диаграммы;• для облегчения восприятия иерархии для каждого уровня

используется свой цвет.Организационная диаграмма служит для графическогопредставления взаимосвязей между людьми, операциями,

функциями и процедурами внутри организации, используется для автоматического создания иерархической структуры.

Пирамидальная диаграмма отображает соотношение базового и надстроечных элементов

Циклическая диаграмма иллюстрирует процессы с замкнутым циклом,

Радиальная диаграмма отображает отношения вспомогательных элементов с ключевым,

Графический вспомогательный блок

ФУНКЦИИ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ГРАФИЧЕСКИХ БЛОКОВ

1. Сопровождение текстового блока. Функция полностью совпадает с иллюстративной функцией информационною графического блока и отличается лишь значимостью для слайда гой информации, что содержит фотография, диаграмма и т.п.

2. Сопровождение информационного графического блока. Еслиграфический информационный блок содержит, например, фотографию автомобиля, то вспомогательные графические блоки могут содержать его фотографии с разных сторон, с открытыми дверьми и т п

3. Создание эмоционального фона слайда. В этом случаевспомогательный графический блок может содержать абстрактное или конкретное (для данной аудитории) эмоциональное изображение. Его основной задачей будет «эмоциональное провоцирование» аудитории, подобное тому, что реализуется в телевизионных шоу хохотом или свистом за кадром.

4. Создание информационного фона слайда. Другими словамиможно сказать, что в данном случае вспомогательный графический блок используется «для красоты». Часто в таких блоках возникает необходимость, когда графический материал, непосредственно связанный с содержанием слайда отсутствует, но без иллюстраций слайд выглядит не очень привлекательно. В этом случае в него и добавляются «фоновые картинки». Следует лишь помнить, что при создании информационного фона не следует сильно увлекаться абстракциями - его связь с содержанием слайда должна быть хоть и косвенной, но очевидной слушателям.

Подпись к графическому изображению может быть краткой или развернутой.

Краткая подпись подразумевает, что все необходимые комментарии к графическому блоку может дать докладчик или эти комментарии просто не нужны. (Модель автомобиля, название и период исследования, имя президента и т.п.)

Развернутая подпись используются в презентациях, рассчитанных на самостоятельный просмотр пользователями или в качестве подсказки докладчику. Помимо очевидных качеств (краткости и точности), подпись должна быть читаемой.

1.4. Мультимедийный блок

Это звуковой или видеофрагмент, несущий информационную нагрузку (отрывок музыкального произведения или фильма).

Мультимедийные блоки весьма многофункциональны и могут быть чрезвычайно эффективны.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МУЛЬТИМЕДИЙНЫХ БЛОКОВ.

1. Для выделения какого-либо информационного блока. (Присравнении своего продукта с продуктами-конкурентами. Конкурирующие продукты могут быть представлены в презентации иллюстрациями, а ваш - небольшим видеофрагментом).

2. Для озвучивания презентации. предназначенной для самостоятельного просмотра пользователем.

3. Для озвучивания части презентации (приведения звуковогооформления на фоне изображения музыкального инструмента)

4. Для прямой демонстрации какой-либо информации

5. Для начала и завершения презентации на слайдах-заголовках ислайдах-заключениях,.

6. Для демонстрации возможностей разработчиков. В этом случаемультимедийные блоки могут размещаться на слайдах даже в том случае, если они там особо не нужны с информационной точки зрения.

Свойства мультимедийных блоков:

• скорость и качество его работы в составе презентации.• Наличие большого количества мультимедийных блоков в презентации нецелесообразно, так как может значительно замедлить ее работу.

• Использование мультимедийных блоков (в первую очередь - звуковых) ограничено.

S Нецелесообразно использование в аудиториях,работающих на нескольких компьютерах {учащимися в компьютерном классе) из-за невозможности синхронизации.

в презентациях, сопровождаемых докладчиком, так как два источника звука плохо воспринимаются аудиторией.S При демонстрации презентации с компакт-диска и на чужих компьютерах.

1.5. Концовка слайда

Требования к концовке:

• логическая связь со всем содержанием слайда• запоминаемость.

Функции концовки.

1. «Перекличка» с заголовком. В этом случае чтение всехзаголовков и концовок презентации - должно давать представление о содержании всей презентации.

2. Логическое завершение текущего слайда. Краткое повторением всего содержания слайда (резюме) или последней часгыо содержательной информации слайда - самой яркой и запоминающейся.

3. Логический переход к следующему слайду. Прием связиконцовки текущего слайда и заголовка следующего целесообразно использовать в линейных презентациях, как эффективный способ сохранения целостности презентации. В нелинейных презентациях, напротив, построение таких связей затруднено.

Особенность концовки слайда:

• в любых презентациях должна совмещать первую и вторую, а в линейных - все три перечисленные функции.

• В презентациях, сопровождаемых докладчиком, часто не выносится на слайд.

Существует прием строительства концовки слайда мостик к следующему, вводными словами, которые произносит докладчик, озвучивая финал.

• «Таким образом».• «Короче говоря»• «Обратите внимание».• «Но вопреки всему этому».• «Тем не менее».• «Но почему!?»• «Что делать?»• «И это еще не все».• «А давайте!»• «И еще».• «Было бы странно».

Если вам не удается связать концовку слайда с его содержанием подобным логическим переходом, то вполне вероятно, что ее надо перерабатывать.

1.6. ЦитатаСовершенно не значимый, но очень ценимый в некоторых

аудиториях (академической, университетской) элемент слайда. Цитата часто используется в качестве заголовка, подзаголовка, концовки или текстового блока слайда. В этом случае ее функции полностью совпадают с функциями перечисленных элементов.

Дополнительные функции цитаты

1. Представления докладчика, как человека исключительно эрудированного. Оформляется

отдельным слайдом и служит отвлеченным дополнением к слайду. К такой цитате не следует обращаться во время доклада - пусть слушатели прочитают и оценят ее самостоятельно.

2. Заглушки. Иногда (в случае краткости содержательной информации) возникает необходимость «заполнить пустое место». Цитата может помочь сделать это.

Требования к цитатам

• Цитату следует подбирать либо исключительно точную, либо из известного и признанного в аудитории авторитета.

• Самым важным качеством цитаты является ее понятность аудитории.

• Следует избегать цитат на иностранных языках, если только презентация не рассчитана на подготовленную аудиторию. Если же вы ьсе-таки используете английский или латынь следует проверить правильность написания.

2. ЭЛЕМЕНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ СЛАЙДА2.1. Графический фон

На идеальном слайде фон должен помогать восприятию информации, на качественном слайде - не мешать.

Фон может использоваться в качестве дополнительного (а иногда - и единственного) источника информации. Изменением фона можно привлечь внимания пользователя. (Слайды. относящиеся к прошлому организации, окрашены в зеленый цвет, настоящему в синий, будущему - в розовый цвет.)

Способы реализации фона слайда.

1. Цвет.2. Заливка.3. Узор.4. Изображение.

Правила выбор цвета оформления слайда• Соблюдение правила - чем проще, тем лучше.• Для слайдов с ключевыми пунктами используется не

более трех цветов:о фон,о заголовки и выделения, о текст.

• Дополнительные цвета вводятся только для логотипа компании или иллюстративных вставок.

• В диаграммах используется не более четырех цветов.• Принцип последовательности при выборе цвета.• Цвета должны быть хорошо различимы.• Для текста и фона выбираются контрастные цвета.• В компьютерной презентации легче читается и лучше

смотрится светлый текст на темном фоне.• Для диапозитивов и брошюр используется темный текст

на светлом фоне.• Для фона выбираются более холодные тона, а для

выделения деталей — более теплые.

Советы по выбору шрифта1. Легче читать с большого расстояния шрифты без

засечек.2. Шрифты с засечками (семейства Times) больше

подходят для плотного текста, как в брошюрах.3. Витиеватые шрифты (семейства Gothic) плохо

читаются с большого расстояния.4. Нельзя смешивать шрифты на отдельных диаграммах,

менять их от диаграммы к диаграмме.5. Для выделения текста используйте жирный шрифт,

курсив или подчеркнутый шрифт того же типа.6. Необходимо убедиться в том, что текст четко различим

при освещении, в котором будет демонстрироваться слайд.7. Текст, состоящий из одних прописных букв, читать

труднее, чем обычный.Слайды с техническими схемами

• Приведенная схема должна исключить все необязательные детали и сконцентрироваться только на тех моментах, которые имеют отношение к теме выступления.• При использовании фотографий механизмов следует заретушировать все детали, не имеющие отношения к предмету беседы, следующим образом:

S перед съемкой закрыть несущественные части ширмой или бумагой;S показать в кадре только то, что хотите, оставив за кадром все лишнее;■Sярко осветить нужный участок, чтобы затемнить все остальное;■S при съемке использовать объектив с небольшим фокусным расстоянием, что позволит снизить резкость деталей заднего плана.

2.2. Звуковой фон

Используется в презентациях. не рассчитанных на сопровождение докладчиком. Основные функции:

i . Создавать определенный эмоциональный настрой.2. Задавать темп презентации.

Особенности использования звука:

• Звуковой фон должен не мешать, а помогать восприятию презентации.• Изменение звукового фона возможно в течение презентации возможно, однако к таким изменениям надо подходить очень аккуратно:

S частая смена звукового оформления может оказаться некомфортной для аудитории.

■S При построении звукового фона на основе повторяющегося музыкального фрагмента, спустя достаточно

непродолжительное время он может начать раздражать аудиторию.

• При демонстрации презентации, смонтированной на мощном компьютере, с компакт-диска или на других компьютерах, мощность которых вам не известна, совмещение звукового фона со сложными и ресурсоемкими графическими эффектами может вызвать проблемы.

2.3. Колонтитулы - текстовые или графические объекты, повторяющиеся на каждом слайде. Однако многие специалисты считают их использование неуместным.

Колонтитулы могут содержать следующую информацию.

• Название презентации.• Название раздела презентации.• Дату.• Время.• Номер слайда.• Имя автора презентации.• Координаты автора.• Информацию о заказчике.• Информация о разработчике.• Логотип организации-заказчика.

Рекомендации по составлению колонтитулов

• Использование колонтитулов должно согласовываться с целью презентации, поставленными перед разработчиком задачами.• Целесообразно использование в колонтитулах логотипа компании-заказчика.• Возможно повторение контактной информации заказчика.• Возможно использование в колонтитулах название презентации и текущей темы.

• Номера слайдов, дата, время только загромождают слайд, и их использование считается нерациональным• Имя и координаты автора, а также информацию о разработчике считается целесообразным разместить на заголовке и заключении презентации.

2.4. РазделителиРазделители служат для визуального разделения

информационных элементов слайда. В качестве разделителей чаще всего используются прямые или ломаные линии и пустые места.

2.5. СоединителиСоединители служат для обозначения логической связи

между различными элементами слайда. В качестве соединителей используются прямые линии, ломаные линии и стрелки.

2.6. ПримитивыГрафические элементы, оформляющие текстовую и

графическую информацию на слайде и облегчающие ее восприятие Основным типами примитивов являются прямоугольники (рамки) и производные от них фигуры.

Гораздо реже для оформления информационных блоков на слайде используются окружности и дуги (что может сделать их использование чрезвычайно эффектным и эффективным). Для использования других геометрических фигур в качестве примитивов (например, для того, чтобы разметить в них текст) должны быть очень веские причины. Подробнее об этом - далее, в разделе о дизайне слайдов.

2.7. ИзлишестваПод излишествами понимаются элементы слайда, не

несущие никакой информационной нагрузки, но реально или мнимо украшающие слайд. Основной функцией излишеств, является демонстрация возможностей разработчиков презентации.

Особенности• Украшение, адекватно воспринимаются аудиторией только в том случае, если и все остальные компоненты

презентации выполнены на высоком уровне. В противном случае любые украшения слайда будут только раздражать пользователей.• Излишества таят в себе опасность чрезмерного ими увлечения (размещение на слайдах ненужных видеофрагментов, звуковых эффектов и т.д.)• Специалисты рекомендуют ограничивать украшение слайдов презентации, графическими объектами и небольшой анимацией.

3. ИНТЕРАКТИВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ СЛАЙДА3.1. Элементы управления

Основные функции элементов управления презентации таковы.

• Переход к следующему слайду.• Переход к предыдущему в презентации слайду.• Переход к определенному слайду.• Возврат к последнему показанному слайду.• Завершение презентации.• Изменение параметров демонстрации (управление

звуком, включение автоматической демонстрации).• Активация действия на текущем слайде.• Запуск программы, являющейся компонентом

презентации.

Производными от функции перехода к определенному слайду, но достаточно распространенными и значимыми, являются следующие функции.

■S Переход к первому/последнему слайду.S Переход к оглавлению презентации.•S Переход к слайду со справочной информацией.S Переход к слайду-заглушке.

Элементы управления презентацией одинаково часто и эффективно используются и в линейных и в нелинейных презентациях. В первом случае их назначение очевидно. Во

втором они предоставляют пользователю или докладчику элементарные возможности: выхода, удобного и очевидного перехода к следующему слайду.

Элементы управления в явном виде не нужны только в презентациях, рассчитанных на автоматическую демонстрацию или управление докладчиком.

Если линейная презентация состоит из последовательности пассивных слайдов (фотоальбом), элементы управления не обязательны.

Если же линейная презентация содержит анимированные слайды, элементы которых управляются нажатием кнопок мыши, то элементы управления нужно помещать на слайд обязательно, давая пользователю уверенность в возможности вернуться к просмотренному слайду.

3.2. ГиперссылкиПод гиперссылками в рамках данной работы понимаются

ссылки на объекты данных, не являющиеся компонентами демонстрируемой презентации. Их активация приведет к запуску дополнительных приложений (в том числе - и презентационных). К таковым относятся.

• другие презентации,• текстовые документы, электронные таблицы и любые

другие документы, открываемые с помощью внешних относительно презентации приложений,

• интернет-сайты,• программы, работа которых не является частью

презентации.

Совершенно безопасно использовать гиперссылки можно только в том случае, если презентация будет демонстрироваться на том же компьютере, на котором и создавалась и в тех же условиях. Во всех остальных случаях (записи на компакт или дискету, демонстрации с ноутбука) гиперссылки могут повести себя непредсказуемо.

Единственный тип презентаций, для которых использование гиперссылок целиком и полностью оправдано - это презентации,

предназначенные для самостоятельного изучения пользователем. При работе с такой презентацией пользователю неоткуда получить дополнительную информацию, кроме как из интернета или прилагающихся к презентации документов.

4. ЭЛЕМЕНТЫ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ВНИМАНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Эти элементы служат для акцентирования или переключения внимание пользователя при демонстрации слайда и могут быть реализованы статическими и динамическими способами.

4.1. Статические способы привлечения вниманияЧаше всего, реализуются посредством примитивов

(рамок, линий и т.п.) и шрифтовых эффектов. Направлены: на выделение среди информационных блоков ьаиболее значимого, важнейшей информации внутри одного информационного блока.

4.2. Динамические способы привлечения вниманияЗаключаются чаще все в применении анимационных

эффектов к выделяемым информационным блокам или к объектом, связанным с ними (примитивам, подписям и т о ) Таким образом, можно и выделять один информационный блок среди нескольких и переключать внимание пользователя с объекта на объект.

Анимационные эффекты, применяемое для привлечения внимания пользователя, могут сопровождаться звуками. При их использовании следует помнить обо всех ограничениях, накладываемых на звуки в презентациях и изложенных ранее.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вся современная деловая жизнь строится на технологиях демонстрации и презентации. Значимость публичных презентаций растёт с каждым годом, они всё больше будут влиять на то, как успешно персонал выполняет свою роль в качестве личности, представителя или руководителя организации.

Проведение презентаций сегодня - это один из мощнейших маркетинговых инструментов. И от его профессионального применения, зависит известность вашей компании, а также ее позиции на рынке.

Все большее распространение многообразные мультимедийные презентации, такие как:

ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА ОРГАНИЗАЦИИ, которая создает информационный и визуальный образы объекта презентации. Такая презентация предназначена для потенциальных инвесторов, кредиторов, потребителей продукции или услуг. Используется инвестиционными кампаниями, посредниками, PR-агентствами, для выставочных экспозиций, для адресной рассылки, как бизнес- сувенир.

КАТАЛОГ ТОВАРОВ ИЛИ УСЛУГ. Используется для товаров, имеющих широкий, но относительно стабильный модельный ряд. большое количество комплектующих, поставляемых по заказу. Дополняет (или заменяет) реальный прилавок виртуальным. Предназначен больше для собственного персонала, для дилеров, для индивидуальной работы с клиентами. В такую презентацию может быть включен обучающий курс.

КАТАЛОГ ВЫСТАВКИ. Помимо собственно каталога содержит демо-версии и рекламные ролики некоторых участников выставки. Обычно выпускается наряду с полиграфическим каталогом на компьютерных выставках.

ПРИЛОЖЕНИЕ К ПЕЧАТНОМУ ИЗДАНИЮ. Обычно используется в компьютерной прессе и содержит рекламные ролики и демо-версии игр и программ, бесплатные и условно- бесплатные программы, исходные тексты программ (для учебников). Самостоятельно, как правило, не распространяется.

РЕКЛАМНАЯ РАССЫЛКА. Содержит рекламу в принципе любой кампании, товара или услуги, но чаще используется

производителями программного обеспечения Распространяется по почте, на выставках или в качестве бесплатного приложения к другому товару (компьютеры, компьютерные компоненты, программные пакеты).

ПОДАРОЧНОЕ ИЗДАНИЕ. По своему построению больше похоже на богато иллюстрированный электронный альбом. В основном сосредоточено на истории объекта презентации. Хороший подарок руководству, заслуженным сотрудникам и партнерам. В случае если тема или объект презентации вызывает общественный интерес, может продаваться в обычном порядке через фирмы и магазины, работающие с мультимедиа-изданиями.

Сегодня презентации включают текстовые материалы, электронные документы, таблицы и диаграммы, схемы и чертежи, условия контрактов и прайс-листы, цветные иллюстрации, слайд- шоу, видеофрагменты, анимацию - словом, любые типы информации, которые способны обрабатывать и отображать современные компьютеры.

Сегодня презентации стало необходимым элементом делового общения. Создание презентаций - интересный творческий процесс, технологии которого постоянно развиваются и совершенствуются.

Использованная литература:

1. Аминов И.И. Психология делового общения. М., Юнити, 20072. Альтшуллер А.А. Суперменеджер: имидж и самопрезентация, Р-н-Д, Феникс, 20043. Джей Э. Эффективная презентация/ Пер. с англ. Т.А. Сиваковой - Мн.: Амалфея,4. Джерри Вайссман. Мастерство презентаций. Издательство Вершина, 20045. Дэвид Филипс. PR в интернете. М., Гранд-фаир, 2004.6. Грейдина Н.Л. Основы коммуникативной презентации. Формула успеха. М., Восток-Запад, 2005.7. Карий А.В., Карий Т.В. Разработка презентаций (в PowerPoint) Чувашский республиканский институт образования,20038. Кузнецов В.Н. Тхнология делового общения. М-Р-н-Д., МарТ,20049. Льюис Д. Тренинг эффективного общения. - М.: ЭКСМО- Пресс, 200210. Панфилова А./*. «Новые знания», № 2, 2003 г Санкт- Петербург.11. Перелыгина Е.Б. Психология имиджа. Учебное пособие. М., Аспект-пресс, 200212. Шумаков Д.А. Конструирование презентаций. Часть 1. Псковский Вольный институт. 2001

СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ ЧАСТЬ 1. ЭТАПЫПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ...................................ГЛАВА 1 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ1 Определение целей презентации2 Информация об аудитории2 1 Классификация презентаций по аудиториям представления2 2 Классификация презентаций по размеру аудитории3 Выделение основных идей презентации4 Определение логической последовательности5 Структура презентации6 Вступление6 Разработка содержания презентации7 1 Особенности влияние задач, информации, идеи и ограничений на содержание презентации7 2 Разработка содержания презентации по схеме «от идеи»7 3 Разработка содержания презентации «от задач»7 4 Приемы разработки универсальной презентации7 5 Информационное наполнение презентации8 Проверка логики подачи материала9 ЗаключениеГЛАВА 2 РАЗРАБОТКА ПРРЗЕНТАЦИИ1 Продолжительность презентации2 Поддержание обратной связи с аудиторией3 Постановка презентации 3 1 Работа с аудиторией3 2 Вопросы аудитории 3 3 Работа с текстом3 4 Работа с аудиторией с различными уровнями знаний3 5 Подготовка и использование наглядных

6668

9

I I1213181920

21

22

252727243031313232323640

44

пособий..................................................................................... 463.6. Внешний вид докладчика.............................................. 50ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ....................... 511. Место проведения презентации........................................... 512. Организация помещения................................................... 52

ЧАСТЬ 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ........... 56ГЛАВА 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ............... 56ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПЬЮТЕРНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ.................................... 61

ЧАСТЬ 3. СТРУКТУРНЫЕ СХЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.. 68ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПОДДЕРЖКИ УЧЕБНОГОПРОЦЕССА............ 681. Линейная презентация......................................................... 682. Схема презентации для самостоятельной работы........... 69ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ ПРОЕКТА, ПРОДУКТА ИЛИ УСЛУГИ.. 731. Схема «Проблема-решение» 732. Схема «Варианты решения» 773. Схема «Вопрос-ответ» 774. Схема «Семь бед - один ответ» 775. Схема «Сравнение» 786. Эмоциональная схема 807. Общие рекомендации по построению информационнойструктуры презентаций............................................................ 82ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ... 84ГЛАВА 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ............................................................... 851. самостоятельная работа пользователя 862. Линейная часть структуры рекламно- 87 информационной презентации организации2.1. Информационная часть 872.2. Побуждающая часть 883. Интерактивная часть структуры рекламно- 89

информационной презентации организации 4 Преобразование презентации услуги в презентациюорганизации 905 Схемы для краткого представления организации 905 1 Представление-знакомство 90 ̂2 Представление-рапорт 93

ГЛАВА 5 ИНФОРМАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИЙ-ОТЧЕТОВ 941 Простой отчет 952 сложный отчет 973 Негативные отчеты 98ГЛАВА 6 ИНФОРМАЦИОНАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ ЧЕЛОВЕКА 99Глава 7 РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ НА ТЕЗИСОВ СОДЕРЖАНИЯ 100

ЧАСТЬ 4. КОНСТРУИРОВАНИЕКОМПЬЮТЕРНЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ........................... 105ГЛАВА I ПОСЛАЙДОВАЯ СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИ 105ГЛАВА 2 СТРУКТУРА СЛАЙДОВ ПРЕЗЕНТАЦИИ 1051 Содержательные элементы слайда 106I 1 Заголовок слайда 10612 Подзаголовок слайда 10713 Информационные блоки 10814 Мультимедийный блок 1151 ̂ Концовка слайда 1171 6 Цитата 1182 Элементы оформления слайда 1192 1 Графический фон 1192 2 Звуковой фон 1212 3 Колонтитулы 1222 4 Разделители 1232 5 Соединители 1232 6 Примитивы 1232 7 Излишества 1233 Интерактивные элементы слайда 1243 1 Элементы управления 1243 2 Гиперссылки 125

4. Элементы привлечения внимания пользователя............ 1264 .1. Статические способы привлечения внимания............... 1264.2. Динамические способы привлечения внимания........... 126Заключение............................................................................... 127Использованная литература................................................... 129Оглавление........................................................................... 130

Св. план 2008 г., поз. 62

Власюк Галина Викторовна Корсакова Валентина Викторовна

СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

для студентов специальностей «Менеджмент организации» и «Управление персоналом»

Подписано в печать 2 6 . J 4 . 0 3 . Формат T Q xg tyJjgУсл.-печ. л. - & S ', Тираж 100 экз. * 1

Заказ

127994, Москва, ул. Образцова, 15.1 ипография МИИТа