ТОВ “БЕСТ ЗВІТ”

ІНСТРУКЦІЯЗ ЕКСПЛУАТАЦІЇ ПРОГРАМНОГО КОМПЛЕКСУ

“БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”(Версія 8.16.000)

( Редакція від 26 березня 2006 року )

КИЇВ - 2005

1

Зміст

Вступ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31. Встановлення ПЗ "БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС" 1.1. Локальний варіант . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2. Мережний варіант . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3. Підручник . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52. Запуск та настройка програмного комплексу “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” 2.1. Запуск програмного комплексу . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 2.2. Заповнення “Картки підприємства” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 2.3. Встановлення ліцензійного коду . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.4. Встановлення дати початку експлуатації комплексу та паролю . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 2.5. Заповнення реєстру співробітників . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.6. Настроювання типового комплекту бланків . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83. Підготовка звітності 3.1. Створення документів . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 3.2. Вибір звітного періоду . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.3. Групи зв’язаних форм . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.4. Заповнення і розрахунок документа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.5. Особливості підготовки Форми № 1ДФ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.6. Формування пакетів звітності . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.7. Заповнення Реєстру податкових накладних . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.8. Підготовка звітності до ДКЦПФР . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.9. Підготовка звітності до Пенсійного фонду (“Персоніфікація”) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.10. Підготовка річного фінансового плану . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.11. Формування пакету звітності для Міністерства промислової політики . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.12. Експорт звітності на дискету . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144. Особливості підготовки звітності бюджетних установ 4.1. Настроювання Довідника класифікацій . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 4.2. Підготовка та експорт звітності . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165. Шифрування та відсилка звітності засобами електронної пошти 5.1. Механізм реалізації . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 5.2. Розподіл повноважень та робота з ключовими дискетами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5.3. Функціональний склад та особливості підсистеми . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 5.4. Настроювання поштового клієнта “БЕСТ-ЗВІТ”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5.5. Відправка звітності засобами електронної пошти . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 5.6. Отримання підтвердження прийняття звітності . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 5.7. Схема обміну ключовими даними . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206. Резервне копіювання 6.1. Створення резервної копії . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 6.2. Використання резервних копій . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217. Оновлення ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” 7.1. Встановлення пакету оновлень з дискети . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 7.2. Оновлення програмного комплексу шляхом переходу на нову версію . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 8. Здійснення стиковки з системами бухгалтерського обліку 8.1. Здійснення стиковки з програмою “1С: Підприємство”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229. Завершення роботи та видалення ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” 9.1. Завершення роботи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 9.2. Видалення ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2

Вступ

Компанія “БЕСТ ЗВІТ” пропонує Бухгалтерам будь-яких підприємств, організацій та установ, а також приватним підприємцям суттєво заощаджувати свій час в процесі підготовки та подання звітності до Державної Податкової інспекції, Держкомстату, Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування, Фонду зайнятості, Фонду соціального страхування “від нещасних випадків”, Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку, Державного казначейства, Міністерства економіки, Міністерства промислової політики, Міністерства праці та соціальної політики, Міністерства охорони здоров’я, а також Міністерства аграрної політики України. Використовуючи програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, Ви будете постійно заощаджувати свій час, оскільки:1. Відтепер Вам не потрібно буде витрачати дорогоцінний час, розшукуючи майже по всьому місту необхідні бланки, бо наша програма містить в собі більше 2000 різних, навіть самих рідкісних, форм звітності.2. Вам також не потрібно розшукувати нові форми звітності, оскільки ми ретельно відслідковуємо всі зміни форм, і своєчасно формуємо відповідні файли оновлення, які, в разі Вашого бажання, можуть надсилатися йому засобами E-mail, або Ви можете брати їх з нашого сайту: www.bestzvit.com.ua.3. Зручний інтерфейс дозволить Вам легко підстроїти програму “під себе”, залишивши активними лише потрібні бланки.4. Працюючи в нашій програмі, Вам не доведеться щоразу заповнювати “шапки” бланків – програма автоматично буде робити це вже після одноразового заповнення реквізитів підприємства.5. Закладені в бланки ретельно перевірені розрахункові алгоритми дозволять автоматично розраховувати не просто окремі форми, але й простежувати зв’язок з іншими формами, переносити потрібні дані з одних форм в інші, та проводити розрахунки наростаючим підсумком.6. Досконала система перевірки звітів своєчасно попередить Вас про зроблені логічні та арифметичні помилки, вказуючи при цьому конкретні поля відповідних форм звітності, їх фактичні (помилкові), та потрібні (вірні) значення.7. Використовуючи нашу програму, Ви зможете без черги за лічені секунди подавати вже перевірену звітність до Державних органів, або просто надсилати її по E-mail.8. Крім зазначених форм звітності, в розділі “Податкова інспекція” є також бланки первинних документів (з автоматичним заповненням реквізитів підприємства, та відповідними розрахунковими алгоритмами). Причому, в разі заповнення “Оборотно-сальдового балансу”, програма автоматично сформує “Баланс” та “Звіт про фінансові результати” підприємства.9. Ця програма містить “Бухгалтерський календар”, який, в разі Вашого бажання, буде з’являтися на “Робочому столі” комп’ютера при кожному його запуску, та завжди буде нагадувати про кінцеві терміни здійснення платежів та подання відповідних форм звітності.10. До всіх основних форм звітності підключені відповідні “Накази” та “Інструкції” відносно їх введення, строку дії та порядку заповнення, і Вам вже не потрібно буде розшукувати відповідну інформацію у пресі, або у мережі Internet.11. Крім того, Ви зможете автоматично формувати квартальні, піврічні, або річні “Податкові декларації з ПДВ”, а також будь-які інші довідкові форми звітності, використовуючи при цьому спеціальну функцію програми - консолідацію.

1. Встановлення ПЗ "БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС"1.1. Локальний варіант

3Мал. 1 1011

Програмний комплекс "БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС" постачається Користувачам у вигляді дистрибутиву, записаного на фірмовий компакт-диск помаранчевого кольору з горизонтальною чорною смужкою. Перед встановленням програмного комплексу Вам необхідно впевнитися, що жорсткий диск, на який Ви плануєте встановити програмний комплекс, має вільного місця не менше, ніж 230 Мб. Компакт-диск забезпечений системою автозапуску (autorun). Якщо Ваш комп’ютер підтримує такий режим, то після встановлення диску у CD-ROM (DVD-ROM), на моніторі з’явиться

графічне меню (Мал. 1), з якого прозводиться запуск програми встановлення "БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС" на комп’ютер. Для інсталяції програмного комплексу Вам необхідно мишкою обрати пункт “Встановлення”. В тому випадку, якщо на моніторі не з’явиться графічне меню, Вам необхідно увійти у “Мій комп’ютер”, обрати пристрій CD-ROM (DVD-ROM), відкрити зміст компакт-диску, знайти та відкрити каталог “Zvit”, і в ньому запустити файл “Setup” (“Setup.exe”). Після виконання вищенаведених дій буде запущена спеціальна програма-інсталятор, яка проаналізує зміст

жорсткого диску та, якщо на ньому є всі необхідні системні компоненти, встановить “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”. В тому разі, якщо якісь компоненти відсутні, програма-інсталятор проводить їх попереднє встановлення, після чого пропонує перезавантажити комп’ютер та продовжити встановлення. (В залежності від модифікації та стану операційної системи, процес попереднього встановлення

необхідних компонентів може відбуватися до двох разів). Процес встановлення програмного комплексу починається з появою віконця з надписом “Вас вітає програма встановлення БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС версії 8.15.000” (Мал. 2), в якому необхідно натиснути кнопку “Далі >”, та у віконці “Ліцензійна угода” (Мал. 3) кнопку “Так >”. Після цього з’явиться віконце “Вибір типу” (Мал. 4) з пропозицією вибрати тип встановлення комплексу. За замовчанням обраний пункт “Локальний варіант”, і тому при натисненні кнопки “Далі >”, програма - інсталятор запропонує встановити програмний комплекс за адресою:

C:\Program Files\Intellect-Service\BEST-ZVIT. Якщо на відповідному жорсткому диску за вказаною адресою вже є каталог “BEST-ZVIT”, інсталятор запропонує для ще одного програмного комплексу створити новий каталог з назвою “BEST-ZVIT 1” і так далі. В тому випадку, якщо Ви захочете змінити запропонований жорсткий диск, або каталог, йому необхідно буде натиснути кнопку “Обрати”, та зробити відповідні зміни у прописаному шляху до каталогу “BEST-ZVIT”. Після визначення каталогу, в який буде встановлено програму, необхідно натиснути клавішу “Далі >”. Почнеться процес безпосереднього встановлення програмного комплексу до обраного каталогу. Якщо в процесі

встановлення програма буде видавати повідомлення про помилки, необхідно увійти в “Мій комп’ютер” / “NEW” (CD, DVD-ROM) / “Zvit” / “REDIST”, та в залежності від виду помилки

запустити один, або кілька з цих файлів: “50COMUPD.exe”, “SCR56EN.exe”, “SCRIPTEN.exe” та “sct10en.exe”, після чого необхідно перезавантажити комп’ютер та почати інсталяцію знову. Перед закінченням встановлення з’явиться табличка з пропозицією: “Додати до автозапуску Бухгалтерський календар?”. В разі згоди, кожного разу після завантаження комп’ютера на Робочому столі

4

Мал. 3 1011

Мал. 4 1011

Мал. 5 1011

Мал. 2 1011

Користувача буде з’являтися табличка “Бухгалтерський календар” (Мал. 5), який буде нагадувати про кінцеві строки подання обраної Вами звітності, а також про останні терміни здійснення платежів. При необхідності, цей календар завжди можна буде викликати з програми, натиснувши відповідну кнопку. Після встановлення програмного комплексу “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” рекомендується перезавантажити комп’ютер.

1.2. Мережний варіант Програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” працює на платформі – Системі керування базами даних “Firebird” (“Жар-птиця”), що дозволяє Користувачам створювати складні системи з

архітектурою “Клієнт-Сервер”, тобто встановлювати мережний варіант програмного комплексу. Firebird – реляційна Система керування базами даних (СКБД), що працює в середовищі Windows та ряду Unix-платформ. Ця СУБД під різними назвами використовується в промислових системах з 1981 року, але на сьогоднішній день – це вже некомерційний проект, заснований на вихідних текстах корпорації Inprise (зараз – Borland), та розповсюджується на підставі ліцензії InterBase Public License v.1.0 від 25 липня 2000 року безкоштовно. Для встановлення “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” в мережному

варіанті, насамперед, необхідно визначитись з сервером, та встановити (з правами серверного адміністратора) на його локальному диску серверну частину програмного комплексу, обравши в процесі інсталяції в табличці “Тип встановлення” пункт “Серверна частина” (Мал. 6). Після цього необхідно встановити робочі місця (Клієнтські станції). Диск сервера, на якому встановлена серверна частина, повинен бути підключений як мережний на тих комп’ютерах, де будуть встановлюватися робочі місця. Для інсталяції робочої станції необхідно з відповідного комп’ютера увійти до каталогу встановленої серверної частини “BEST-ZVIT SRV” (за замовчанням, серверна частина встановлюється за стандартною адресою

(Мал. 7)), в якому потрібно знайти та запустити файл “SetupSta.exe”. Після цього подальше встановлення програми буде продовжуватись звичайним чином (Мал. 8), і після встановлення буде запропоновано додати до автозапуску “Бухгалтерський календар”, а після завершення встановлення – одразу ж запустити програму. При встановленні серверної частини, одночасно з програмним комплексом на комп’ютер встановлюється сервер СКБД “Firebird”. Після встановлення мережного варіанта ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” рекомендується перезавантажити відповідні комп’ютери.

1.3. Підручник

5

Мал. 6 1011

Мал. 8 1011

Мал. 7 1011

Для початкового ознайомлення з основними елементами роботи в програмному комплексі, Ви можете викликати спеціально створений Підручник (Мал. 9), для чого Вам необхідно

встановити фірмовий компакт-диск з дистрибутивом ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” у CD-ROM (DVD-ROM), та якщо цей пристрій підтримує режим автозапуску (autorun), і на моніторі з’явиться графічне меню (Мал.1), необхідно в правому верхньому куті обрати пункт “Підручник”. В тому випадку, якщо на моніторі не з’явиться графічне меню, необхідно увійти у “Мій комп’ютер”, обрати CD-ROM (DVD-ROM), відкрити зміст компакт-диску, знайти та відкрити каталог “Tutor”, і в ньому запустити файл “Videotutor” (“Videotutor.exe”). Підручник складається з Головного меню та пунктів підменю, які запускають відповідні демонстраційні ролики, що висвітлюють той,

або інший момент в роботі з програмним комплексом.

2. Запуск та настройка програмного комплексу "БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС"2.1. Запуск програмного комплексу

Для запуску програмного комплексу, необхідно на Робочому столі комп’ютера увійти в кнопку “Пуск” / “Програми” / “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС 8.15.000”, та двічі клацнути мишкою по опції “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”. При встановленні локального варіанта програмного комплексу, одночасно запуститься локальний сервер “Firebird”. При цьому слід пам’ятати, що не можна зупиняти роботу сервера, якщо програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” ще працює.

2.2. Заповнення “Картки підприємства” Для ефективного використання програмного комплексу, необхідно перед початком

експлуатації провести його настроювання, яке полягає у заповненні Картки підприємства, Реєстру співробітників, настроюванні Індивідуального комплекту бланків тощо. Після встановлення програмного комплексу, програма-інсталятор пропонує запустити “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” у вигляді таблички “Вибір підприємства” (Мал. 10), на верхній панелі якої необхідно натиснути кнопку “+” (“Додати підприємство”), після чого з’явиться віконце “Вибір конфігурації

підприємства” (Мал. 11), де за замовчанням буде обраний пункт “Загальна конфігурація”. Для роботи у звичайному госпрозрахунковому підприємстві, необхідно натиснути кнопку “ОК”, що призведе до появи таблички “Картка підприємства” (Мал. 12), яку потрібно дуже ретельно заповнити, вносячи всі необхідні реквізити підприємства, і після цього програма буде автоматично заповнювати “шапки” всіх форм звітності. В тому разі, якщо Ви працюєте на бюджетному підприємстві, Вам необхідно мишкою обрати пункт “Бюджетна конфігурація” та натиснути кнопку “ОК”, в

результаті чого з’явиться Картка бюджетного підприємства (Мал. 13). В програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” також здійснюється розподіл підприємств на: “Юридичні особи” та “Фізичні особи” з отриманням відповідного комплекту бланків. Якщо

6

Мал. 10 1011

Мал. 11 1011

Мал. 12 1011

Мал. 9 1011

у віконці “Картка підприємства” в поле “ЄДРПОУ:” внесено восьмизначний код ЄДРПОУ відповідного підприємства, в програмному комплексі за замовчанням буде запропонований до використання повний комплект бланків, а в разі внесення в це поле десятизначного ідентифікаційного коду фізичної особи – приватного підприємця, повний комплект автоматично

буде скорочено до рівня реальних потреб такого Користувача, і налічувати лише близько 120 форм звітності.

Інформація в Карточці логічно структурована та розміщена на кількох закладках. Для переходу на інші закладки можна використовувати комбінацію клавіш “Ctrl+Tab”, або просто обирати заголовки необхідних закладок подвійним клацанням лівої клавіші мишки. Якщо Ви не заповните хоча б один з обов’язкових реквізитів, програма видасть відповідне попередження, та не дозволить Вам вийти з поточної закладки. Для заповнення деяких полів Картки використовуються вбудовані в систему Довідники (Мал. 14), які містять в собі систематизовану інформацію, надану органами Статистики та ДПАУ. Всі поля “Картки

підприємства”, заповнення яких здійснюється шляхом вибору даних з Довідників, мають праворуч кнопку з трьома крапками. Структура всіх довідників комплексу однакова: будь-який надпис складається з коду та найменування. Для сортування Довідника за алфавітом, або за зростанням кодів, необхідно клацнути мишкою по найменуванню стовпця. Для полегшення пошуку необхідного запису, в Довіднику є віконце пошуку: в залежності від того, який стовпець активізований (найменування підсвічено синім кольором), пошук проводиться або за кодом запису, або за його назвою. Для доступу до всіх Довідників, необхідно в Головному вікні програми обрати пункт меню “Довідники” / “Довідники”.

2.3. Встановлення ліцензійного коду Після заповнення “Картки підприємства”, програма відкриває віконце “Управління ліцензіями” (Мал. 15). Надалі воно може бути відкрито з Головного вікна програми, використовуючи пункти меню “Сервіс” / “Управління ліцензіями”. Програма пропонує ввести

код ліцензії для переводу системи з Демонстраційного режиму в Робочий. Демонстраційний режим відрізняється від Робочого відсутністю режиму підтримки друку документів, та експорту їх на дискету. Крім того, в Демонстраційному режимі неможливе відправлення звітів електронною поштою. Перехід комплексу до повно функціонального режиму здійснюється після введення в систему вірного коду ліцензії, який можна отримати у розробника, або у його дилерів після реєстрації Користувача. Для цього в полі “Ліцензія:” необхідно ввести літеро-цифровий код, який складається з 17 символів. В

ліцензійному коді використовуються всі 10 цифр та майже всі літери російського алфавіту. Значення поля “ЄДРПОУ:” буде перенесене з “Картки підприємства” автоматично. Після вводу ліцензійного коду необхідно натиснути кнопку “Прийняти”. Якщо код ліцензії відповідає даному платнику, і строк її дії не перевищено, після її вводу статус “Демонстраційна версія” зміниться на “Ліцензія встановлена”. В тому разі, якщо під час введення коду була зроблена помилка, введений код ліцензії зникне з відповідного поля і з’явиться статус “Ключ не відповідає даному платнику”. В такому разі необхідно перевірити вірність коду ліцензії. Якщо строк дії ліцензії закінчився, після її вводу статус ліцензії прийме значення: “Перевищено строк дії ліцензії”. Ліцензія діє якийсь визначений час, причому строк її дії Користувач визначає сам, здійснюючи оплату за конкретний період її дії. На протязі цього часу Користувачі мають можливість отримувати безкоштовні консультації з будь-яких питань стосовно роботи в програмному комплексі як за телефоном “гарячої лінії”, так і в офісі розробника, або його дилерів. Після закінчення строку дії ліцензії, програма буде продовжувати працювати в повно функціональному режимі. Перехід в демонстраційний режим здійснюється в разі встановлення в програму пакету оновлень, що вийшов після закінчення строку дії ліцензії (Тому пакети оновлень

7

Мал. 13 1011

Мал. 14 1011

Мал. 15 1011

розповсюджуються вільно). Для активізації друку необхідно знову зробити оплату, отримати та ввести новий код ліцензії.

2.4. Встановлення дати початку експлуатації комплексу та паролю Дата початку експлуатації програмного комплексу “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” визначає місяць, починаючи з якого система буде відраховувати звітні періоди, тому, як правило, вона відрізняється від поточної (реальної) дати встановлення комплексу. За замовчанням, вона встановлюється автоматично, та датується 1 січнем поточного року. Якщо Ви хочете ввести звітність з початку 2005 року, Вам необхідно буде в Головному вікні програмного комплексу увійти в пункт меню “Сервіс” / “Параметри системи”, в результаті чого з’явиться табличка “Параметри” (Мал. 16), в якій потрібно встановити дату 01.01.2005. У цьому ж вікні встановлюються шляхи до файлів

обміну інформацією з системами бухгалтерського обліку та управління підприємством, а також для захисту інформації від несанкціонованого доступу, можна встановити пароль на вхід у систему: якщо встановити відмітку в полі “запитувати пароль при вході”, активізується кнопка “Пароль”, за допомогою якої можна визвати вікно вводу імені Користувача та його паролю. Слід пам’ятати, що символи паролю чутливі до регістру та розкладки клавіатури, і якщо Ви забудете пароль, Ви не зможе увійти в програмний комплекс. За Вашим бажанням пароль завжди можна змінити, або взагалі відмінити.

2.5. Заповнення реєстру співробітників Для полегшення ведення персоніфікованого обліку співробітників, або для формування

Форми № 1ДФ, потрібно в Головному вікні програми обрати пункт меню “Установа” / “Реєстр співробітників”, що призведе до появи віконця з відповідною назвою. В ньому, натискаючи кнопку “+”, необхідно викликати та заповнювати інформаційну

табличку на кожного співробітника (Мал. 17). Надалі така інформація частково буде використовуватись у вищенаведених, та деяких інших формах.

2.6. Настроювання типового комплекту бланків На сьогоднішній день в програмному комплексі реалізовано близько 2000 найрізноманітніших форм звітності. Для полегшення пошуку необхідних звітів в повсякденній роботі, Користувачі мають можливість

створити, та використовувати комплект тільки необхідних звітних форм. Для його формування необхідно увійти в “Сервіс” / “Типові комплекти”, та у віконці “Типові комплекти бланків” (Мал. 18), на першій закладці “Вибір комплекту бланків” необхідно визначитись з потрібним комплектом бланків. Табличка ліворуч містить перелік існуючих комплектів, а праворуч – навігаційну панель з деревом підключених бланків. За замовченням використовується “Повний комплект бланків”, який містить бланки всіх наявних звітних форм (і не

підлягає редагуванню), комплекти “Єдиний податок” та “Мале підприємство”, а також “Індивідуальний комплект”, який взагалі не містить бланків. Якщо жоден із запропонованих комплектів не задовольняє Користувача, він може або відредагувати існуючі комплекти, або створити абсолютно новий на базі “Індивідуального комплекту”.

Для редагування необхідно обрати комплект, максимально наближений до необхідного, та перейти на закладку “Настроювання комплекту бланків” (Мал. 19). У вікні ліворуч обрати з випадаючого переліку необхідний комплект. У вікні праворуч розміщений “Базовий комплект”

8

Мал. 17 1011

Мал. 19 1011

Мал. 18 1011

Мал. 16 1011

у вигляді навігаційної панелі з переліком всіх включених до системи бланків. В ньому необхідно обирати потрібні бланки, та переносити у відповідну групу бланків лівого вікна за допомогою відповідної кнопки “Стрілка ліворуч”. Якщо у потрібному комплекті є “зайві” бланки, їх можна видалити кнопкою “Стрілка праворуч”. Користувачі можуть працювати з одним комплектом бланків, а в процесі роботи перейти на інший. При цьому можлива ситуація, коли в системі будуть створені документи на базі бланків, які не увійшли до нового комплекту. В такому разі після вибору, або формування комплекту з’явиться віконце-попередження з пропозицією автоматично додати до комплекту бланки тих форм звітності, на базі яких вже створені документи.

3. Підготовка звітності3.1. Створення документів

Для створення нового документа необхідно в Головному вікні програмного комплексу натиснути кнопку “ ” (“Створити документ”), або обрати пункт меню “Документ” / “Створити”. Відкриється вікно “Створення документа” (Мал. 20). Воно містить навігаційну панель (ліворуч), в якій у вигляді дерева зображені розділи звітності та групи бланків. При виборі групи (ліворуч) з правого боку відображається перелік бланків, що відносяться до цієї групи. Перелік містить два стовпця: із службовими кодами та найменуваннями звітних форм. Клацання мишкою по найменуванню стовпця призведе до сортування в ньому.

В панелі інструментів розміщена кнопка перегляду властивостей обраного бланку, та стандартні кнопки навігації реєстру (встановити курсор на перший, попередній, наступний та останній запис в реєстрі). Вікно властивостей бланка дозволяє подивитись, а в деяких випадках відредагувати конкретні властивості бланка. Властивості бланків настроєні у відповідності до вимог ДПАУ, і змінювати їх не рекомендується. Виключенням є декларація з ПДВ, оскільки вона може подаватися різними підприємствами або щомісяця, або щоквартально. В цій формі за замовчення працює варіант щомісячного подання,

а в разі щоквартального подання, періодичність і строки подання необхідно змінити самостійно. Панель “Пошук по коду” призначена для спрощення пошуку необхідного бланка в реєстрі. Зміст і кількість бланків в реєстрі залежить від обраного комплекту бланків.

3.2. Вибір звітного періоду Для вірного формування звітів дуже важливо вірно встановити звітний період, для чого в панелі інструментів необхідно обрати рік і період. При цьому слід пам’ятати, що з точки зору програмного комплексу, календарні місяці і квартали – це різні звітні періоди, звіти за які можуть формуватися і подаватися майже одночасно. Наприклад, в Січні 2006 року Ви можете підготувати та подати в один день чотири різних пакети звітності: за “Грудень”, за “IV квартал”, за “ІІ півріччя”, а також за “Рік 2005”. Після вибору звітного періоду, потрібно знайти в реєстрі необхідний бланк і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші (або натиснути клавішу “Enter”), в результаті чого відкриється вікно формування документа.

3.3. Групи зв’язаних форм Деякі форми звітності складаються з головної форми, та додатків до неї, наприклад, “Декларація про прибуток підприємства”, або “Податкова декларація з податку на додану вартість”. Для того, щоб бухгалтер не зміг помилково пропустити одну із звітних форм, в програмі реалізували механізм формування груп зв’язаних форм. Для створення групи необхідно обрати бланк (додаток), який пов’язаний з основною формою, і в панелі інструментів натиснути кнопку “

" (“Властивості поточного бланку”). Відкриється вікно властивостей бланка, в якому потрібно обрати форму звітності, яка буде головною по відношенню до поточної (її найменування буде відображене в полі “Головна форма”). Якщо після цього обрати головну форму, та подивитись її властивості, в полі “Список додатків” буде відображений перелік підлеглих форм. При відкритті будь-якого документа з групи зв’язаних форм, з’явиться вікно-попередження, яке запропонує

9

Мал. 20 1011

одразу ж створити і інші документи з групи. Для того, щоб додати документи, потрібно мишкою, або клавішею “Пробіл” відмітити необхідні із запропонованих, та натиснути клавішу “Створити”, що призведе до відкриття поточного документа, та створення у фоновому режимі обраних документів, які будуть розташовані в “Реєстрі документів”, маючи статус “Новий”.

3.4. Заповнення і розрахунок документа Якщо “Картка підприємства” була заповнена повністю, “шапки” звітних форм заповняться автоматично. В разі відсутності будь-яких реквізитів, необхідно відкрити “Картку підприємства” (в меню “Установа”, або комбінацією клавіш “Alt+P”), та уважно її заповнити. Форма звітності на екрані має такий же чудовий вигляд, як і на папері. При цьому існує можливість змінювати масштаб зображення. Для цього достатньо просто клацнути на формі правою кнопкою миші, що призведе до відкриття меню масштабування з діапазоном від 10% до 150%. Для зручності всі поля, в які може заноситися інформація, за замовчанням підсвічені на моніторі світло-зеленим кольором. При бажанні можна вимкнути підсвічення, натиснувши в панелі інструментів на кнопку “ ” (“Підсвічування полів…”), обравши в Головному меню “Вигляд” / “Підсвічування полів”, або просто натиснувши клавішу “F11”. Повторна дія поверне підсвічування. Крім того, для зручності в статусному рядку (у нижній частині вікна з формою) відображається період, за який готується звіт, одиниця виміру, код та найменування поля, в яке встановлений курсор. Якщо курсор встановлений в поле з підключеним Довідником, в статусному рядку з’явиться його найменування. В такому випадку клавішею “F3”, або подвійним клацанням миші необхідно відкрити Довідник, та обрати потрібні дані. Програмний комплекс пропонує Користувачеві в процесі підготовки звітності користуватися новим функціональним модулем – базою даних “БЕСТ ЗВІТ КОМЕНТАР”, призначеною для суттєвого полегшення процесу заповнення більш ніж 300 основних форм звітності, оскільки він містить в собі професійні коментарі стосовно заповнення конкретних полів цих форм звітності з обов’язковим посиланням на відповідні Закони України та інші нормативно-правові акти органів Державної влади України. Щоб викликати необхідну довідкову інформацію, необхідно встановити курсор на відповідне поле бланку, та натиснути комбінацію клавіш “Shift+F1”. Крім відображення документа на екрані монітора у вигляді паперового бланку, його можна відобразити і у вигляді електронної форми. В такому випадку він матиме вигляд таблиці, в якій перелічені описи і найменування ідентифікаторів полів документа, та містяться розташовані поля для вводу їх значень. Переключення між режимами здійснюється при виборі на панелі задач піктограми “ ”, в пункті “Вигляд” Головного меню, а також за допомогою комбінацій клавіш “Shift+Ctrl+F1” та “Shift+Ctrl+F2”. При формуванні звіта виконуються вбудовані програми обробки документа. Так, при створенні документа обов’язково запускається програма відкриття документа, в процесі виконання якої здійснюється зчитування системних полів з “Картки підприємства”, при необхідності переносяться дані з попередніх звітних періодів, або з підлеглих документів, тобто здійснюються крос-підстановки. В процесі заповнення звіта, після вводу чисел здійснюється програма модифікації, яка обробляє розрахункові поля, а при збереженні сформованого звіту - виконується програма його перевірки. При наявності помилок, в нижній частині екрана відкривається вікно з протоколом, який містить перелік знайдених помилок. Якщо встановити курсор на строку протоколу, поле документа з помилковим значенням підсвітиться світло-червоним кольором. В процесі заповнення документа всі програми можна запускати окремо, використовуючи спеціальні кнопки на панелі інструментів, або у відповідних пунктах меню: Кнопки: Пункти Головного меню: “ ” Перевірити документ (“F4”) - “Документ” “ ” Оновити поля документа (“F5”) - “Вигляд” “ ” Перерахувати документ (“F6”) - “Правка” В процесі формування документа програму автоматичного перерахунку можна відключити. Для цього потрібно в меню “Правка” обрати пункт “Автоперерахунок”. Повторне натиснення повертає початковий стан.

10

Після збереження створений документ попадає в “Реєстр документів”. Щоб його відкрити надалі, необхідно в Головному вікні обрати “Документ” / “Відкрити…”, або на панелі інструментів натиснути кнопку “ ” (“Відкрити документ Ctrl+O”). Для приклада підготуємо “Податкову декларацію з податку на додану вартість”. Оскільки частина даних Декларації формується на основі Додатка № 1 до неї “Розрахунок коригування сум ПДВ”, то першим для формування потрібно обрати саме цей документ. Таким чином, необхідно виконати наступні дії:1. Запустити програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, в Головному вікні натиснути кнопку “ ” (“Створити документ”), та у вікні, що відкриється необхідно встановити звітний період (місяць, або квартал).2. В дереві бланків необхідно обрати розділ “Податкова інспекція”, а в ньому – групу “ПДВ та акциз”. Після цього, в реєстрі бланків необхідно знайти бланк з кодом J0200105, та відкрити його. В разі його відсутності, потрібно перейти у вікно “Властивості бланку”, змінити період і останній день подання, повернутися в “Реєстр документів”, та натиснути кнопку “ ” (“Створити документ”). 3. При відкритті документа з’явиться вікно-попередження, яке запропонує одразу ж створити і інші документи з групи зв’язаних форм. Для того, щоб додати Декларацію, потрібно її відмітити мишкою, або клавішею “Пробіл”, та натиснути клавішу “Створити”, що призведе до відкриття Додатка № 1, та створення у фоновому режимі обраного бланка Декларації, який буде розташований в “Реєстрі документів”, маючи статус “Новий”.4. У вікні з документом потрібно подивитись на статусну строку та впевнитися, що звітний період та одиниця виміру обрані вірно, і після цього заповнити відповідні поля форми, та перевірити її. В разі виявлення помилок, необхідно їх виправити, та перевірити звіт ще раз. Якщо помилок немає, потрібно зберегти звіт.5. Після виходу із сформованого документа відкриється вікно “Реєстр документів”, в якому цей документ буде мати статус “Перевірений”. Подвійним клацанням миші потрібно відкрити сформовану у фоновому режимі “Податкову декларацію з податку на додану вартість”, та запустити програми перерахунку і оновлення полів, внаслідок чого потрібні дані з Додатка будуть перенесені до основної форми - Декларації. Після цього необхідно заповнити та перевірити форму, і якщо є помилки, їх необхідно виправити, та перевірити ще. Якщо помилок не виявлено, документ зберігається. У програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” більша частина звітних форм формується аналогічно. Однак, при заповненні та обробці окремих документів, існують деякі особливості. Наприклад, це стосується заповнення бланка з використанням вбудованих довідників (реєстрів), так звані “табличні форми” і експорт даних у специфічному форматі. Найкращим прикладом для розгляду таких особливостей, є процес підготовки Форми № 1ДФ “Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку”, оскільки їй притаманні всі ці особливості.

3.5. Особливості підготовки Форми № 1ДФ В Форму № 1ДФ повинні заноситися дані про співробітників, які працюють на підприємстві.

Частково ці дані зберігаються в програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” в спеціальному “Реєстрі співробітників”. При створенні форми до неї переносяться деякі

дані з “Реєстру…”. Тому перед початком формування цього документа, необхідно впевнитися, що “Реєстр співробітників” заповнений. В процесі створення Форми № 1ДФ (Мал. 21), в ній автоматично заповниться стовпець, призначений для розміщення ідентифікаційних кодів співробітників. Крім того, для зручності заповнення форми, у робочій таблиці буде розташовано і стовпець з прізвищами всіх співробітників. Залишається лише внести для кожного з них необхідні суми та інші дані, перевірити та зберегти документ.

Податкові інспекції приймають Форму № 1ДФ в електронному вигляді з використанням внутрішнього спеціального формату (*.dbf), відмінного від формату файлів експорту “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, однак в цьому програмному комплексі реалізована можливість формування таких файлів.

11

Мал. 21 1011

Для цього необхідно зайти в меню “Документ” / “Експорт” / “в формат ДПА…”, обрати диск 3,5 (А:) або каталог, в який буде сформовано файл, та натиснути кнопку “ОК”.

3.6. Формування пакетів звітності Наступний етап роботи з комплексом – формування пакетів звітності в електронному вигляді, та їх відправка до Державного органу. Сформовані пакети можуть бути експортовані на електронні носії (дискети) або відправлені електронною поштою. В разі відправки звітності електронною поштою, документи можна або відправляти одразу ж після формування по одному, або формувати пакет звітності, та відправляти звіти загальним пакетом. Експорт звітності на електронні носії здійснюється тільки пакетом (який, до речі, може містити в собі дані тільки

одного документа). Для створення пакету звітності необхідно натиснути кнопку “ ” (“Показати реєстр

пакетів звітності”) в панелі інструментів Головного вікна, або обрати пункт меню “Програми” / “Реєстр пакетів”. В “Реєстрі пакетів” міститься систематизована за звітними періодами інформація про статуси пакетів звітності, їх кількість, властивості та склад. Щойно створені пакети отримують статус “Вихідні”. В одному звітному періоді можна створювати кілька вихідних пакетів. Пакети, які були відправлені електронною поштою, або експортовані на дискету, отримують статус “Відправлені”. Дані про статуси пакетів наведені у верхній панелі вікна. Середня панель містить дані про властивості пакетів: дату та час створення, звітний період, а для відправлених пакетів – найменування адресата та

його адреса електронної пошти. В нижній панелі міститься перелік звітних форм, що входять до складу сформованого пакету. Для формування нового пакету необхідно обрати потрібний звітний період, та натиснути кнопку “ ” (“Створити новий пакет…”), або обрати в меню “Пакет” / “Створити…”. Відкриється вікно “Створення нового пакету” (Мал. 22), в якому необхідно встановити розділ та групу звітності, а також обрати ті форми звітності, які потрібно помістити в новий пакет. Для формування пакету необхідно встановити курсор на потрібний документ, та натиснути кнопку “Додати”, і цей документ одразу ж з’явиться в панелі “Вибрані документи”. Якщо в пакет помилково був доданий зайвий документ, для його видалення необхідно відмітити його курсором, та натиснути кнопку “Видалити”. Після формування складу пакету необхідно натиснути кнопку “ОК”, що призведе до формування пакету, та його відображення в “Реєстрі пакетів”.

3.7. Заповнення Реєстру податкових накладних В програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” процес підготовки “Реєстру податкових накладних” майже не відрізняється від процесу створення більшості форм. Єдина особливість полягає в тому, що оскільки “Реєстр податкових накладних” не є звітною формою, його разом з бланками податкових накладних розташували не в розділі “Податкова інспекція” навігаційної панелі бланків, а в Головному вікні програми. Тому для його створення необхідно в Головному вікні обрати пункт меню “Звітність” / “Податкові накладні”, в якому потрібно сформувати всі видані в цьому звітному періоді податкові накладні. Для створення нового документа необхідно в Головному меню цього віконця натиснути кнопку “ ” (“Створити звіт”), або обрати пункт меню “Документ” / “Створити” / “Податкова накладна”. Після заведення всіх податкових накладних, необхідно в Головному меню обрати пункт

“Реєстр” / “Відкрити реєстр за поточний період” (Мал. 23). В результаті буде створена та відкрита форма “Реєстр податкових накладних”. Табличку з першого розділу цього документа (“Отримані податкові накладні”) потрібно буде заповнювати вручну, а табличка з другого розділу (“Видані податкові накладні”) буде заповнена автоматично на підставі даних,

що були внесені у раніше заведені податкові накладні. В тому разі, якщо у Вашому регіоні ДПАУ проводить Пілотний проект, метою якого є відпрацювання механізму обміну Податковими накладними між підприємствами-контрагентами, і

12

Мал. 22 1011

Ви приймаєте в ньому участь, після прийняття по електронній пошті Податкових накладних від Ваших Партнерів, вони автоматично будуть накопичуватися в табличці другої закладинки “Отримані накладні”. І в такому разі при створенні Реєстру податкових накладних, він буде заповнюватись повністю автоматично. Програмний комплекс передбачає можливість експорту “Реєстру податкових накладних” на дискету, або відправлення його засобами електронної пошти (E-mail) у двох форматах: “*.pck” та “*.xml”. Для збереження його в форматі “*.pck”, необхідно звичайним чином помістити його в пакет звітності. Для експорту “Реєстру податкових накладних” в форматі “*.xml”, необхідно у віконці відкритого документа обрати пункт меню “Документ” / “Експорт” / “В формат XML…”.

3.8. Підготовка звітності до ДЦКПФР Програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” дозволяє формувати звітність емітентів цінних паперів для подання в Державну Комісію з цінних паперів та фондового ринку. На сьогоднішній день емітенти готують звітність у відповідності до Наказу ДКЦПФР № 546 від 8 липня 2003 року “До положення про подання річного звіту Закритими акціонерними товариствами (ЗАТ) до ДКЦПФР, затвердженого Рішенням Комісії від 03.06.03 № 227”. Звітність Закритих акціонерних товариств приймається у вигляді комплекту файлів в форматі DBASE-IV (*.dbf). Структура і опис цих полів представлені в Додатку № 3 до Наказу. Це дозволяє емітентам формувати необхідні файли самостійно, однак набагато зручніше використовувати спеціалізовані програми, в яких формування таких файлів є автоматизованим. Звітність Відкритих акціонерних товариств (ВАТ) для подання до Комісії готується аналогічним чином, та також приймається у вигляді файлу формату DBASE-IV (*.dbf). Формувати річний звіт ЗАТ за 2005 рік рекомендується таким чином: в Головному вікні програмного комплексу необхідно натиснути кнопку “ ” (“Створити документ (Ctrl+N)”), або обрати пункт меню “Документ” / “Створити…”. Відкриється вікно “Створення документа”, в якому в дереві доступних бланків потрібно обрати розділ “Звітність емітентів”, а в ньому групу “Звітність ЗАТ” (для підготовки звітності Відкритих акціонерних товариств необхідно обирати групу “Регулярна звітність емітентів”. Після цього в панелі інструментів необхідно встановити період “Рік” “2005” (При цьому, якщо в програмному комплексі відрахування звітних періодів починається з 2006 року, необхідно спочатку зайти в меню “Сервіс” / “Параметри системи”, та змінити параметр системи “Дата початку експлуатації” на 01.01.05). В робочому вікні з’явиться перелік звітних форм, що входять до комплекту звітності. Для послідовного створення (відкриття) усіх цих форм необхідно натиснути кнопки “Виділити все” та “Створити”. В процесі роботи потрібно видалити “Перелік документів, що складають звіт”, оскільки далі він буде створений автоматично. Для цього необхідно клацнути по кнопці закриття форми, та на пропозицію “Зберегти ?” натиснути кнопку “Ні”. Методика заповнення звітних форм не відрізняється від заповнення звичайних форм, однак, якщо питання все ж таки виникнуть, для отримання довідкової інформації можна натиснути комбінацію клавіш “Ctrl+F1” (“Рекомендації по заповненню бланку”). Після закінчення заповнення, всі форми необхідно перевіряти, при цьому слід пам’ятати, що в цих звітах не може

бути порожніх полів, і програма перевірки це контролює, а тому в порожніх цифрових полях потрібно ставити “0” (нуль), а у текстових – “Н/Д” (немає даних). Також необхідна

наявність в комплекті всіх звітних форм. Якщо, наприклад, Закрите акціонерне товариство у звітному періоді не випускало облігації, документ “Інформація про облігації” все одно повинен бути присутнім в комплекті звітності. Після того, як весь документ буде сформований, перевірений та надрукований, необхідно експортувати його на дискету, для чого потрібно закрити вікно “Реєстр документів”, та в Головному вікні обрати пункт меню “Документ” / “Експорт” / “в формат ДКЦПФР…”. Після цього необхідно обрати пристрій, на якому буде збережений звіт (диск 3,5 (А:)) та натиснути кнопку “ОК”. Після того, як пакет буде записаний на дискету, буде автоматично сформовано “Перелік документів, які складають звіт”, який необхідно надрукувати та обов’язково додати до пакету звітності.

3.9. Підготовка звітності до Пенсійного фонду (“Персоніфікація”)

13

Мал. 23 1011

Для підготовки персоніфікованої річної звітності до Пенсійного фонду України (“Персоніфікації”), необхідно в Головному вікні програми натиснути кнопку “ ” (“Створити документ”), або обрати пункт меню “Документ” / “Створити”. Відкриється вікно “Створення документа” (Мал. 20), в якому потрібно встановити період “Рік” і “2004”, та у колонці ліворуч необхідно обрати розділ “Цільові фонди”, а в ньому – “Пенсійний фонд”. Це призведе до появи у колонці праворуч переліку бланків, що відносяться до цієї групи. В цьому переліку необхідно знайти та створити форму звітності з кодом ФПЕН4 для першого співробітника, та у відкритому звіті в

меню “Правка” обрати “Виклик довідника F3”, внаслідок чого з’явиться віконце “Реєстр співробітників”, в якому необхідно обрати конкретного співробітника, та натиснути кнопку “ОК”. Це призведе до перенесення його деяких особистих даних до цієї форми (Мал. 24). Аналогічно в цьому ж періоді створюється по одній формі ФПЕН4 для всіх інших співробітників. Після цього створюються ще дві форми: ФПЕН5 та ФПЕН6 - для всього переліку співробітників, причому, навіть якщо якась з цих форм Бухгалтером не заповнюється, її все одно необхідно створити в цьому періоді. Після цього необхідно відкрити будь-який з цих документів, та в Головному меню обрати пункт “Документ” / “Експорт” / “В Пенсійний фонд...”, вибрати пристрій 3,5 (А:), встановити у нього дискету, та натиснути “ОК”.

3.10. Підготовка річного фінансового плану Згідно до Наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України № 137 (від 27 травня 2003 року), керівники державних підприємств, а також господарських товариств з державним пакетом акцій більше 50 відсотків, повинні подавати проекти фінансових планів відповідним органам управління, разом із пояснювальною запискою з відповідним обґрунтуванням (виходячи з аналізу господарської діяльності підприємства в поточному році, а також показників господарської діяльності та розвитку підприємства на плановий рік). Такий фінансовий план складається на рік з розбивкою за кварталами. Фінансовий план на майбутній рік подається не пізніше 1 травня поточного року. Після цього, вже в наступному році, відповідні підприємства формують щоквартальні звіти про виконання цього фінансового плану, та подають їх (з відповідними поясненнями) до органів управління, у терміни, встановленні для подання фінансової звітності. Програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” дозволяє готувати такі звіти, та подавати їх в електронному вигляді на дискеті (разом з паперовими носіями), або надсилати їх органам управління засобами електронної пошти (E-mail). Причому Користувачі можуть зберігати ці звіти на магнітному носієві і в Демонстраціїному режимі програми, тобто не вводячи Ліцензійний код, що дозволить будь-якому Користувачеві використовувати наш програмний комплекс для підготовки цих форм звітності безкоштовно. Формувати річний фінансовий план на майбутній рік рекомендується таким чином: в Головному вікні програмного комплексу необхідно натиснути кнопку “ ” (“Створити документ (Ctrl+N)”), або обрати пункт меню “Документ” / “Створити…”. Відкриється вікно “Створення документа”, в якому в дереві доступних бланків потрібно обрати розділ “Міністерство економіки”, а в ньому групу “Фінансова звітність”. Після цього в панелі інструментів необхідно встановити період “Рік”, та обрати поточний рік. Це призведе до появи у колонці праворуч переліку бланків, серед яких необхідно знайти та створити форму “Фінансовий план підприємства” (код S3000103). Цю форму необхідно заповнити, перевірити, надрукувати, та експортувати на диск 3,5 (А:), або відправити органу управління електронною поштою. Для підготовки у майбутньому році щоквартальних звітів про виконання фінансового плану, Користувачеві необхідно буде у групі “Фінансова звітність” вибрати відповідний рік, а в ньому, в залежності від ситуації, обирати відповідні періоди: “І квартал”, “ІІ квартал” тощо, та створювати потрібну форму “Показники виконання фінансового плану” за кожний конкретний період. Цю форму також необхідно заповнити, перевірити, надрукувати, та експортувати на диск 3,5 (А:), або відправити органу управління електронною поштою.

14

Мал. 24 1011

3.11. Формування пакету звітності для Міністерства промислової політики Всі підприємства та установи, що підпорядковуються Міністерству промислової політики України щоквартально складають та подають йому визначений перелік звітних форм. Всі ці форми можна готувати в програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”. Для формування такого пакету звітності необхідно в Головному вікні програмного комплексу натиснути кнопку “ ” (“Створити документ”), або обрати пункт меню “Документ” / “Створити”. Відкриється вікно “Створення документа” (Мал. 20), в якому в дереві бланків (ліворуч) необхідно обрати розділ “Міністерство пром. політики”. Після цього необхідно обрати відповідний звітний період: “І квартал”, “І півріччя”, “9 місяців” або “Рік”. В результаті цього в правому полі з’явиться перелік форм звітності, які необхідно відкрити та заповнити. Оскільки всі ці звіти готуються і подаються до інших Державних органів, частина з них на момент формування нашого комплекту вже буде заповнена. Однак, у зв’язку із специфікою обробки звітних документів в Міністерстві промислової політики, майже всі ці форми мають певні

особливості. Наприклад, всі звітні документи нашого пакету мають заповнюватись наростаючим підсумком з початку поточного року, і мати специфічні одиниці виміру сум - тисячі гривень. Виключенням є Декларація з прибутку підприємства та Декларація з податку на додану вартість (з усіма необхідними Додатками) – вони заповнюються в тисячах з одним десятковим знаком.

3.12. Експорт звітності на дискету Для експорту пакету звітності на дискету

необхідно увійти в “Реєстр пакетів” (Мал. 25), та на панелі інструментів натиснути кнопку “ ” (“Зберегти

пакет на диску”), або обрати меню “Пакет” / “Зберегти на диску”. Відкриється вікно, в якому потрібно обрати пристрій для збереження файла пакету (*.pck), після чого необхідно обов’язково перевірити відсутність відмітки перед опцією “Шифрувати пакет електронним ключем” (якщо відмітка є, її необхідно вбрати мишкою), та натиснути кнопку “ОК”. Система створить файл звітності на обраному пристрої, про що видасть відповідне повідомлення. На гнучких дисках 3,5 (А:), (В:) файл розташовується в їх кореневому каталозі, а на жорстких (С:, D: тощо) автоматично створюється каталог \ZVIT_PCK, в якому і розміщується файл, а в самому програмному комплексі формується “Ярлик-розписка” до пакету звітності (Мал. 26) – спеціальний документ,

який не підлягає редагуванню, і являє собою своєрідну квитанцію, що підтверджує відправку звітності. В разі збереження, цей ярлик автоматично розміститься в “Реєстрі

документів” в тому ж звітному періоді, в якому був збережений відповідний пакет звітності. Ярлик-розписку необхідно друкувати, та подавати у Державний орган разом з дискетою та надрукованим пакетом звітності, і в такому разі Користувач зможе здати звітність в Державний орган у спеціально відведене вікно без черги за лічені секунди.

4. Особливості підготовки звітності бюджетних установ4.1. Настроювання Довідника класифікацій

Звітність бюджетних установ, що подається до Державного казначейства, слід готувати у окремо створеному підприємстві бюджетної конфігурації. Для цього необхідно запустити програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, та у табличці “Вибір підприємства” (Мал. 10), на

верхній панелі необхідно натиснути кнопку “+” (“Додати підприємство”), після чого з’явиться віконце “Вибір конфігурації підприємства” (Мал. 11), де за замовчанням буде обраний пункт “Загальна конфігурація”. Користувачеві необхідно обрати пункт “Бюджетна конфігурація”, та натиснути кнопку “ОК”, що призведе до появи таблички “Картка підприємства” для бюджетної установи (Мал. 13), яку потрібно дуже ретельно заповнити, вносячи

15

Мал. 25 1011

Мал. 26 1011

Мал. 27 1011

всі необхідні реквізити установи, і після цього програма буде автоматично заповнювати “шапки” всіх документів. Після заповнення “Картки підприємства”, програма відкриє віконце “Управління ліцензіями” (Мал. 15), в якому необхідно внести відповідний ліцензійний код, та увійти у створене підприємство. Буде відкрито Головне вікно програми, в якому кнопка “ ” (“Створити документ”) буде неактивною. Тому спочатку Вам необхідно буде увійти в “Реєстр документів”, натиснувши на панелі інструментів відповідну кнопку “ ”. Для того, щоб їх активізувати, необхідно провести обов’язкову настройку Довідника класифікацій. Для цього у Головному вікні програми, необхідно обрати пункт меню “Довідники”, а в ньому - “Довідник класифікацій”, внаслідок чого відкриється відповідне віконце (Мал. 28). В програмі представлені всі стандартні бюджетні види класифікацій: КПКВ (коди програмної класифікації видатків);

КФК (коди функціональної класифікації) – старі коди, які ще можуть застосовуватися установами, що фінансуються з місцевих бюджетів; ТКВМБ (тимчасові коди видатків місцевих бюджетів); Без розподілу за класифікацією – якщо в звіті не передбачено класифікаційний розріз (наприклад, Форма 1“Баланс”); Підсумкові коди класифікації – призначено для настроювання вибіркового зведення кодів класифікацій. Для того, щоб додати потрібну

класифікацію, необхідно натиснути кнопку “ ” (“Додати з загального довідника”). У вікні, що відкриється, необхідно по черзі обрати потрібні коди, або натиснути клавішу “Ctrl”, та утримуючи

її, обрати ті коди, які будуть використовуватись, після чого потріно натиснути клавішу “ОК”. В результаті всі обрані коди перейдуть у відповідну класифікацію бюджетного

класифікатора видатків державного бюджету. Якщо у Користувачів виникне потреба у створенні специфічного внутрівідомчого коду, він може додати будь-який власний, але слід пам’ятати, що це можна робити тільки за узгодженням з головною установою, або відомством. Для додання відповідного запису необхідно натиснути кнопку “+” (“Додати запис”), та у віконці

“Додання запису в довідник”) внести код класифікації та відповідне найменування. Для редагування, або вилучення будь-якого запису, необхідно відмітити курсором цей запис, та натиснути відповідно кнопку “–” (“Видалити запис”), або кнопку “ ” (“Редагувати”). Для створення та налагодження Підсумкових кодів класифікацій (якщо є необхідність вибірково провести складання класифікацій), необхідно у вікні “Довідник класифікацій” обрати пункт “Підсумкові коди класифікації”, і за допомогою кнопки “+” (“Додати запис”) викликати віконце “Додання запису в довідник”, в якому у полі “Код класифікації” необхідно написати назву підсумку, а у полі “Найменування” – умови, за якими буде проводитись складання. Зразок синтаксису, за яким може виконуватись настроювання по замовленню для відбору підсумкових кодів класифікацій, приведено на Мал. 29. Надалі, щоб переглянути такий звіт за налагодженим підсумком, необхідно буде відкрити документ з атрибутом “Разом за класифікацією” в Реєстрі документів у вікні “Класифікаційний розріз звітів” Установам, які не здають консолідований (зведений) звіт Головній організації, достатньо просто встановити базову конфігурацію. “Реєстр документів” бюджетної конфігурації створено для роботи тільки з формами бюджетної звітності. Він містить наступні панелі:

16

Мал. 28 1011

Мал. 29 1011

Звітний період. Вона призначена для відображення актуального періоду звітності. Якщо натиснути на кнопку вигляду звітного періоду, вікно прийме інший вигляд, де з’явиться “дерево” форм. Дерево каталогів. Панель призначена для розширеного відображення списку форм з їхніми реквізитами. Вікно, в якому додаються звітні документи. Класифікаційний розріз звітів. Панель призначена для редагування та відображення відповідного класифікаційного розрізу.

4.2. Підготовка та експорт звітності Для створення документа необхідно увійти в “Реєстр документів”, обрати звітний період, та в панелі “Перелік звітів” в контекстному меню обрати пункт “Створити”. У віконці “Створення документа” необхідно обрати один, або декілька документів, та натиснути кнопку “Створити”. Після цього у віконці “Реєстр документів” в панелі “Класифікаційний розріз звітів” необхідно з контекстного меню обрати пункт “Додати”, та вибрати з Довідника класифікацій потрібні класифікації. В тому випадку, якщо документ не має розподілу за класифікаційними розрізами (Наприклад, Форма №1 “Баланс”), необхідно обрати розріз з кодом “---“ (Класифікація: в “Без розподілу за класифікацією”). Якщо було обрано більш ніж одна класифікація, то автоматично буде створено підзвіт “Разом за класифікацією”. Далі необхідно клацнути лівою кнопкою мишки по обраній класифікації для відкриття документа. Після заповнення документа, його слід перевірити, натиснувши клавішу в “F4”, та надрукувати, натиснувши кнопку з зображенням принтера (“ ”). Якщо обраний код класифікації був помилковим, його можна змінити, для чого необхідно увійти за допомогою контекстного меню до властивостей підзвіту, та змінити класифікацію. Віконце “Реєстр документів” містить розділ “Комплексна перевірка документів”, який спеціально призначений для здійснення перевірки, та друку реєстру помилок без відкривання відповідних документів. Для цього в панелі “Перелік звітів” курсором мишки за допомогою клавіші “Ctrl” обираємо звіти, які треба перевірити. В контекстному меню необхідно обрати пункт “Перевірити”, внаслідок чого з’явиться віконце “Результати перевірки звітів” з переліком знайдених помилок (якщо вони є). При необхідності, цей перелік можна надрукувати, обравши в меню віконця другу закладку з зображенням тиблички, а в ній – натиснувши кнопку “ ”. Якщо Користувач обере більш ніж одну класифікаційну позицію, програма автоматично створить підзвіт “Разом за класифікацією”, до якого увійдуть всі обрані для цього звіта класифікаційні позиції. Така функція була спеціально створена для тих організацій, яким необхідно готувати підсумковий звіт одразу за кількома кодами класифікації. При цьому, в разі необхідності, програма дозволяє додавати , або видаляти з підсумку будь-які підзвіти, для чого в контекстному меню Користувачеві необхідно обирати відповідно пункти меню “Додати в підсумок”, або “Вилучити з підсумку”. Всі звіти, що увійдуть до підсумку, будуть розташовані вище звіта з атрибутом “Разом за класифікацією”. При відкриванні підсумкового звіта його розрахунок буде здійснюватися автоматично. Для експорту звітів до Державного казначейства України (в форматі *.dbf), необхідно увійти в “Реєстр документів”, та в Головному меню обрати пункти “Сервіс” / “Експорт в формат DBF”. У віконці, що з’явиться, необхідно обрати організацію, звітну дату та перелік форм, експорт яких буде здійснюватися, після чого потрібно обрати диск 3,5 (А:), та натиснути кнопку “ОК”.

5. Шифрування та відсилка звітності засобами електронної пошти5.1. Механізм реалізації

Для безпечного подання звітності платника податків до Державного органу засобами електронної пошти (в рамках договірних взаємовідносин, що встановлені між ними), в програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” використовується складна система захисту інформації з використанням алгоритму шифрування з асиметричними ключами. Система сертифікована Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації Служби безпеки України на відповідність вимогам чинного законодавства і ДСТУ, і відповідає всім вимогам Законів України “Про електронні документи і електронний документообіг” № 851-IV і “Про електронний цифровий підпис” № 852-IV від 22 травня 2003 року.

17

Захист асиметричними ключами здійснюється шляхом формування пари ключів – секретного та відкритого. Секретний ключ (СК) призначений для шифрування інформації, і зберігається тільки у тієї сторони, яка формує та відправляє звітність. Одночасно з секретним генерується і відкритий ключ (ВК), який використовується для розшифровки інформації, зашифрованої тільки своїм парним секретним ключем. Саме він і передається іншій Стороні. Такий підхід забезпечує досить надійний захист інформації. Для імітації підтвердження оригіналу звичайного паперового документа – двох підписів відповідальних осіб і мокру печатку підприємства, використовуються 3 пари ключів: пара бухгалтера і пара директора для електронного цифрового підпису поштового повідомлення, а також пара для шифрування. А оскільки Державний орган не тільки приймає повідомлення, але і відправляє платникам податків повідомлення про прийом їх звітів, генерується ще 2 пари ключів Державному органу - для підпису і для шифрування. Таким чином, всього в процесі обміну повідомленнями використовується 5 пар ключів захисту інформації. До початку роботи після генерації ключів Сторони повинні обмінятися своїми відкритими ключами. Генерацію ключів, настройку поштового клієнта, та передачу ключів іншій Стороні здійснюють представники ТОВ “БЕСТ ЗВІТ”, Дилери, або інші уповноважені організації. На практиці це виглядає таким чином. Співробітник уповноваженої організації (Консультант) отримує в Державному органі його відкриті ключі і приїзджає до офісу Клієнта. Консультант, використовуючи спеціальне програмне забезпечення, генерує у Клієнта дві дискети з секретними ключами Клієнта і відкритими ключами Державного органу (дискету Бухгалтера і дискету Керівника), а також окрему дискету з відкритими ключами Клієнта. Ця дискету передається до Державного органу, де відкриті ключі реєструються в АРМ збору і обробки звітності. Після цього автоматично формується, та з усіма мірами захисту відсилається повідомлення, що поштова служба працює: якщо Клієнт отримав та прочитав його – система налагоджена вірно, і можна починати проводити відправку звітності. Для початку відсилки звітності засобами електронної пошти, необхідно виконати кілька технічних та організаційних умов: 1. Клієнт повинен мати власну зареєстровану адресу електронної пошти. Якщо в одному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” готується звітність кількох підприємств, для кожного з них необхідно мати індивідуальну поштову скриньку (адресу електронної пошти). На комп’ютері Клієнта повинна бути встановлена підтримка стандартних поштових протоколів (SMTP і POP3).2. На комп’ютері клієнта повинен бути встановлений програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” версії 8.00.000, або вище.3. Клієнт повинен укласти з відповідним Державним органом спеціальний Договір про передачу звітності засобами електронної пошти “E-mail”. Текст Договору передбачає право платника податків подавати звітність тільки в електронному, відповідним чином зашифрованому, вигляді.4. Укласти Договір з розробниками програмного комплексу, або іншою організацією, яка отримає Ліцензію Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації СБУ на право проведення робіт в області криптографічного захисту конфіденційної інформації, на виконання робіт з установки, налагодження, навчання та гарантійного супроводу програмного комплексу підготовки та подання звітності засобами електронної пошти. Договір передбачає: надання носія з програмним забезпеченням; генерацію та надання секретних та відкритих ключів клієнта для забезпечення конфіденційності інформації, що буде передаватися засобами електронної пошти; встановлення та настройку програмного комплексу в офісі Клієнта; навчання персоналу роботі з програмним комплексом; передачу відкритих ключів в Державний орган; ліцензійний супровід та консультаційну підтримку за телефонами “гарячої лінії”.5. Подання звітності повинно проводитися у встановлені Законодавством строки. Крім того, платник податків не звільняється від зобов’язання готувати та зберігати у себе оригінали документів на папері (з підписами та мокрою печаткою), але має право надавати ці документи для перевірки тільки в разі письмової вимоги Державного органу.

5.2. Розподіл повноважень та робота з ключовими дискетами У відповідності до набору функцій, що використовуються, можна організувати розподілення повноважень для Користувачів, що працюють з підсистемою. Для формування пакетів звітності досить знання паролю на вхід у систему. Підсистема шифрування для звітності імітує традиційний у звітній практиці підпис документу двома особами. Підпис пакетів (документів), як обов’язкова

18

умова їх відсилки, виконується за допомогою ключових дискет. Права підписів розподілені між двома Користувачами, кожний ключ зберігається на окремій дискеті. Для виконання ряду команд необхідна наявність дискет, що містять секретні ключі. Секретні ключі генеруються на робочому місці Користувача. Для секретних ключів ПІН-код визначає сам Користувач, що гарантує неможливість його використання ніким іншим, крім дійсного власника ключа. Термін дії секретних ключів складає один рік з моменту їх видачі. Якщо у Вас виникла підозра, що хтось заволодів копією Ваших дискет, Вам потрібно терміново повідомити про це Державний орган та організацію, що проводила роботи з встановлення, настроювання, навчання та гарантійного супроводу програмного комплексу “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” (Виконавця). Якщо дискету з секретним ключем буде загублено, необхідно буде терміново повідомити про це Державний орган і Виконавця, та провести генерування нового комплекту ключових дискет.

5.3. Функціональний склад та особливості підсистеми1. Формування пакетів звітності платником податків2. Накладання електронно-цифрових підписів відповідальних осіб платника.3. Шифрування підписаних пакетів звітності.4. Транспортування пакетів до Державного органу.5. Доставка повідомлень-підтверджень Державного органу.6. Забезпечення інформаційної безпеки при пересилці пакетів за рахунок використання вбудованих засобів криптографічного захисту.7. Ведення архіву відісланих пакетів звітності.8. Автоматичне отримання квитанції про прийняття звітів, або повідомлення помилок у документах, у прийнятті яких відмовлено.9. Обмін з Державним органом будь-якою неформалізованою інформацією.

Особливості підсистеми:1. Вбудовані системи перевірки та накладання електронно-цифрового підпису на базі

асиметричного алгоритму (ГОСТ 34.310-95 та ГОСТ 34.311-95), та шифрування за допомогою алгоритму (ГОСТ 28147-89);

2. Вбудовані засоби телекомунікації;3. Обмеження доступу у відповідності до повноважень, захист інформації на будь-якому рівні.4. Повна інтеграція у програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”.5. Головна особливість підсистеми – зручність та доступність. При розробці програм

застосовувались прогресивні технології та стандарти.5.4. Настроювання поштового клієнта “БЕСТ-ЗВІТ”

Для настроювання поштового клієнта необхідно у вікні “Реєстр пакетів” вибором пункту меню “Пошта” / “Настроювання пошти…”, або при натисненні в панелі інструментів кнопки “ ” (“Настроювання пошти”) викликати Режим настройки електронної пошти. У вікні, що відкриється, необхідно натиснути кнопку “+”, що призведе до появи віконця “Додання поштового з’єднання” (Мал. 30), в якому потрібно провести настроювання параметрів підключення до серверів вхідної та вихідної пошти. Імена або IP-адреси серверів, імена для входу та паролі необхідно отримати у провайдера, або у мережного адміністратора. Номери портів найчастіше стандартні – для

вихідної пошти 25, для вхідної 110. Також тут встановлюється максимальний час очікування зв’язку (за замовчанням – 30 секунд). Кнопки у вигляді стрілки вниз використовується для копіювання даних з верхньої панелі (“Сервер вихідної пошти (SMTP)”) до нижньої панелі (“Сервер вхідної пошти (POP3)”) – ця функція використовується, коли такі дані повністю, або хоча б частково співпадають. Після заповнення полів вікна необхідно натиснути кнопку “ОК”, і внесені дані будуть відображені в рядку настройки поштової підсистеми. При виборі команди відправки пакету спочатку відкриється вікно адресної книги “Виберіть одержувача” (Мал. 31), куди необхідно внести адресу електронної пошти отримувача пакета звітності. Після настроювання поштового клієнта, необхідно відправити и отримати Тестове повідомлення, для чого у віконці “Додання поштового з’єднання” необхідно натиснути кнопку

19

Мал. 30 1011

“Перевірка зв’язку”, і у вікні, що з’явиться, натиснути кнопку “Виконати тестове відправлення”. Поштовий клієнт програмного комплексу здійснить відправку сам на себя тестового повідомлення, і на протязі 10 хвилин буде його приймати. Якщо всі настройки внесені вірно, а зв’язок – досить стійкий, вже за 1-2 хвилини повідомлення буде прийняте. Якщо ж настройки внесені некоректно, програма видасть повідомлення про помилку. Її необхідно виправити та повторити відправлення. Увага !!! Якщо Ви здійснюєте вихід в Інтернет за допомогою факс-модему, перед здійсненням відправки як тестового повідомлення, так і в подальшому будь-якого пакету звітності, Вам необхідно спочатку здійснити дозвін, і встановити стійкий зв’язок з мережею Інтернет !!!

5.5. Відправка звітності засобами електронної пошти Відправка звітності по одному документу здійснюється безпосередньо з вікна відкритого документа. Для цього після його заповнення та перевірки, необхідно натиснути кнопку “ ” (“Відправити документ по електронній пошті (Ctrl+A)”), або увійти в пункт меню “Документ” / “Відправити по пошті…”. Для відправки пакету звітності необхідно стандартним чином підготувати пакет звітності, і у віконці “Реєстр пакетів” встановити курсор на найменування потрібного

пакету, та в панелі інструментів натиснути кнопку “ ” (“Відправити поточний пакет адресату”), або обрати пункт меню “Пошта” / “Відправити”. В результаті відкриється віконце “Адресна книга”, в якому необхідно буде визначитись з адресатом, і натиснути кнопку “ОК”. Якщо вона була заповнена раніше, необхідно просто обрати адресата, а якщо ні – потрібно натиснути кнопку “+” в панелі інструментів, та внести інформацію про отримувача (Державний орган). В полі “Найменування” вносять назву відповідного Державного органу. Якщо в адресну книгу внесено кілька адресів електронної пошти, при встановленні відмітки перед надписом “За замовчанням” біля одного з них, ця адреса у списку буде виділена жирним шрифтом. Оскільки Державні органи приймають тільки зашифровану звітність платника податків, перед відправленням звітності необхідно переконатися, що у полі “Шифрувати пакет електронним ключем” відмітку встановлено, і тільки після цього натиснути кнопку “ОК”. З’явиться повідомлення з пропозицією встановити дискету з електронно-цифровими ключами Головного бухгалтера у пристрій для зчитування дискет (диск 3,5 (А:), (В:)). Головний бухгалтер повинен виконати запропоновані дії, та натиснути кнопку “ОК”. Після цього з’явиться пропозиція вставити у пристрій 3,5 (А:) для зчитування дискету з ключами Керівника, після чого необхідно знову натиснути кнопку “ОК”. Запуститься поштовий клієнт “БЕСТ-ЗВІТ” у режимі відсилки, та відбудеться відсилка пакету. Стан відсилки можна контролювати у полі “Статус поштового повідомлення”. Після того, як з’явиться повідомлення “Пакет звітності відісланий”, потрібно натиснути кнопку “Завершити”, після чого поштовий клієнт припинить роботу.

5.6. Отримання підтвердження прийняття звітності Після прийняття пошти та обробки пакетів звітності в Державному органі, “АРМ прийому та обробки пакетів звітності” автоматично формує, та відсилає відправнику повідомлення – підтвердження сеансу зв’язку, в якому повідомляється, що звітність було отримано та прийнято. В разі, якщо звітність не було прийнято, у повідомленнях вказуються причини відмови у прийнятті документів. Наприклад, форма звітності не приймається Державним органом, якщо: вона не призначена для подання до саме цього Державного органу, а потрапила у відповідний пакет звітності випадково; вона подається не у тому звітному періоді, який передбачений для неї Законодавством; вона заповнена у невірних одиницях виміру, або в разі закінчення встановленого Законодавством строку її подання. Для отримання такого повідомлення необхідно на панелі інструментів натиснути кнопку “” (“Отримати”), або обрати пункт меню “Пошта” / “Отримати…”. На запрошення підсистеми шифрування потрібно встановити дискету з електронно-цифровими ключами Головного бухгалтера у пристрій 3,5 (А:), та натиснути “ОК”. Далі з’явиться пропозиція встановити у пристрій 3,5 (А:) дискету з ключами Керівника. Після встановлення, та натиснення “ОК”,

20

Мал. 31 1011

запуститься поштовий клієнт “БЕСТ-ЗВІТ” у режимі приймання пошти. Якщо пошта буде прийнята вдало, в стовпці “Повідомлення” з’явиться текст відповідного повідомлення. Подвійне клацання лівою клавішею миші викличе віконце з повним текстом повідомлення, який можна зберегти у вигляді текстового файла. Після цього необхідно натиснути кнопку “Завершити”. Слід пам’ятати, що в процесі отримання повідомлень поштовою службою “БЕСТ-ЗВІТ”, всі інші поштові клієнти (Outlook Express, MS Outlook, Eudora, The Bat! тощо) повинні бути вимкненими. Повідомлення, “перехоплені” іншими поштовими програмами, не зможуть бути прийняті та розшифровані.

5.7. Схема обміну ключовими даними Схема 1: Oбмін ключовими даними:

Для збереження конфіденційності та достовірності звітності, що подається до Державних органів із застосуванням електронної пошти “БЕСТ-ЗВІТ”, Ви повинні дотримуватись наступних Правил:1. До поштових повідомлень, що надсилаються до Державних органів, застосовувати систему криптографічного захисту.2. Ключові дискети (особисті ключі) є таємними елементами криптографічного захисту, і вони повинні використовуватись лише особами, яким вони безпосередньо видані.3. Рекомендується створити по одній резервній копії кожного особистого ключа.4. Ключові дискети (та їх копії) повинні зберігатись у сейфах, які забезпечують неможливість їх несанкціонованого отримання третіми особами, втрати або пошкодження. В разі пошкодження ключів необхідно застосовувати резервні копії. 5. В разі втрати або пошкодження ключів, навмисної, або необережної передачі ключів третій особі (компрометація ключів), терміново повідомити про це ТОВ “БЕСТ ЗВІТ”, та відповідний Державний орган. Дія скомпрометованих ключів припиняється. Видача нових ключів здійснюється на загальних засадах.6. Забороняється зберігати особисті ключі Керівника та Головного бухгалтера спільно на одному магнітному носієві (дискеті).

Структура ключових даних платників податків:

21

Державний орган

СК для підпису

СК для шифрування

ВК для підпису

ВК для шифрування

Платник податківСК Бухгалтера для підпису

СК Директора для підпису

СК уст-ви для шифрування

ВК Бухгалтера для підпису

ВК Директора для підпису

ВК уст-ви для шифрування

ВК для підпису

ВК для шифрування

ВК Бухгалтера для підпису

ВК Директора для підпису

ВК установи для шифрування

1 етап

2 етапМал. 32 1011

Диск Головного бухгалтера

1. Секретний ключ (СК) Головного бухгалтера для підпису.

2. ДKE для підпису.3. ДKE для шифрування.4. ДKE датчика випадкових чисел.

Диск Директора1. СК Директора для підпису.2. Відкритий ключ (ВК) Державного органу

для шифрування.3. СК Клієнта для шифрування.4. ВК Державного органу для підпису.5. ДKE для підпису.6. ДKE для шифрування.7. ДKE датчика випадкових чисел.

Структура ключових даних Державного органу:

Ключові дані Державного органу, які зберігаються на дискеті:

1. СК Державного органу для підпису.2. СК Державного органу для шиф-

рування.3. ДKE для підпису.4. ДKE для шифрування.5. ДKE датчика випадкових чисел.6. Відкриті ключові елементи.

Ключові дані конкретного платника податків, зберігаються в базах даних:

1. ВК Директора для підпису.2. ВК Головного бухгалтера для підпису.3. ВК клієнта (Директора або Головного

бухгалтера) для шифрування.

6. Резервне копіювання6.1. Створення резервної копії

Для надійного збереження всіх внесених даних, в програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” передбачена можливість створення резервних копій. Для створення резервної копії, необхідно в Головному вікні програми обрати пункт меню “Сервіс”, а в ньому “Резервне копіювання”, що призведе до появи однойменної таблички, в якій потрібно натиснути кнопку “Створити”. З’явиться табличка “Збереження файлу”, в якій необхідно натиснути кнопку “Зберегти”. За замовчанням, файл резервної копії буде називатися кодом ЄДРПОУ даного підприємства, мати розширення *.zvb, та буде розташований за адресою: С:\ZVIT_ARC. Якщо комплекс використовується для роботи з кількома підприємствами, в кожному з них необхідно зробити свою резервну копію. Крім того, програмний комплекс автоматично створює резервні копії по кожному підприємству, в якому здійснювалась будь-яка робота, під час виходу з такого підприємства. За замовчанням, файл такої резервної копії буде мати назву: auto_********.zvb, де “********” – це код ЄДРПОУ даного підприємства, і також буде розташований за адресою: С:\ZVIT_ARC.

6.2. Використання резервних копій Для відновлення резервної копії необхідно запустити програмний комплекс, у віконці “Вибір підприємства” натиснути ліву кнопку зі стрілкою (“Імпорт картки з попередніх версій ЗВІТу”), та у віконці “Вибір пакету БЕСТ-ЗВІТ” обрати курсором необхідну резервну копію (вони відрізняються назвами, що за замовчанням співпадають з кодами ЄДРПОУ підприємств, дані яких збережені в цих копіях), та натиснути кнопку “Відкрити”. Після закінчення імпорту даних, програма запропонує внести новий Ліцензійний код. Якщо комплекс використовується для роботи з кількома підприємствами, аналогічним чином необхідно відновити резервні копії кожного з них.

7. Оновлення ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”7.1. Встановлення пакету оновлень з дискети

22

Перед встановленням пакету оновлення необхідно перевірити, щоб програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” був закритий. В разі оновлення мережного варіанта програмного комплексу, необхідно перед оновленням серверної частини закрити всі робочі станції. Для встановлення пакету оновлення з дискети, необхідно скопіювати файл оновлення на той

жорсткий диск, на якому встановлений програмний комплекс, та запустити його, двічі клацнувши по ньому лівою клавішею миші. Це призведе до появи таблички “Пакет оновлення 8.16” (Мал. 33), яка запропонує створити на диску С: каталог для розгортання в ньому файлу оновлення, та маленької програми, яка проведе процес оновлення комплексу. Необхідно натиснути кнопку “Встановити”, після чого програма встановлення скануватиме всі жорсткі диски комп’ютера, знайде всі встановлені програмні комплекси “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, та відкриє спеціальне віконце “Вибір системи для оновлення” з

переліком знайдених комплексів (із вказівкою версії та місцезнаходження кожного з них), в якому запропонує Вам обрати курсором той програмний комплекс, який Ви бажаєте оновити в даний момент, та натиснути кнопку “ОК”. Для оновлення мережного варіанта програмного комплексу необхідно звичайним чином оновити його серверну частину, після чого потрібно просто запустити робочі станції, - і вони будуть оновлені автоматично.

7.2. Оновлення програмного комплексу шляхом переходу на нову версію Для оновлення програмного комплексу шляхом переходу на нову версію, необхідно встановити нову програму з компакт-диска. Для збереження раніше внесених даних, необхідно зробити резервні копії у кожному з підприємств, що створені в поточному комплексі. Потім необхідно запустити нову версію програмного комплексу, у віконці “Вибір підприємства” відновити раніше створені резервні копії. Після цього можна видалити попередню версію програмного комплексу.

8. Здійснення стиковки з системами бухгалтерського обліку8.1. Здійснення стиковки з програмою “1С: Підприємство”

За бажанням Користувачів можна досить легко здійснювати зв’язок ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” з програмою “1С: Підприємство” версії 7х7 таких базових конфігурацій: “ABBY”, “Fort”, “Фаворит”, “АльфаКом”, “Udisk” та “a4” – для регламентованих звітів, а також “ABBY”, “Fort”, “Фаворит” та “Udisk” – для первинної податкової документації, використовуючи підготовлений каталог спеціальним чином модифікованих файлів.

9. Завершення роботи та видалення ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”9.1. Завершення роботи

Для завершення роботи з програмним комплексом, необхідно в Головному вікні програми натиснути комбінацію клавіш “Alt+F4”, або просто закрити його мишкою. Після цього з’явиться табличка “Завершення роботи”, в якій необхідно натиснути клавішу “ОК”. Якщо Користувач захоче, щоб ця табличка більше не з’являлася, йому необхідно буде перед виходом з системи обрати пункт “Більше не показувати це повідомлення”. В тому разі, якщо у Вас виникне бажання повернути цю табличку-попередження, Вам необхідно буде зайти в програму, та в Головному меню обрати “Сервіс” / “Параметри системи”, зняти відмітку перед опцією “не показувати вікно завершення роботи”, та натиснути кнопку “ОК”.

9.2. Видалення ПЗ “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” Для видалення локального варіанта програмного комплексу необхідно на Робочому столі увійти в “Пуск” / “Програми” / “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС 8.15.000” / “Видалення БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, та в табличці “Встановлення БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” (Мал. 34) натиснути кнопку “Finish”.

23Мал. 34 1011

Мал. 33 1011

Для видалення мережного варіанта необхідно спочатку по черзі видалити всі Робочі станції (аналогічно видаленню Локального варіанта), після чого на Робочому столі сервера необхідно увійти в “Пуск” / “Настройка” / “Панель задач і меню “Пуск”...”, та у віконці “Властивості: панель задач і меню “Пуск””, обрати другу закладку “Додатково”. В цій закладці потрібно натиснути кнопку “Видалити...”, внаслідок чого з’явиться віконце “Видалення ярликів і папок”, в якому необхідно знайти каталог серверної частини “BEST-ZVIT SRV” (за замовчанням він знаходиться за адресою: C:\Program Files\ Intellect-Service\ ), встановити на нього курсор, та натиснути кнопку “Видалити”.

24