Office

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全新的介面使用

無限秘密在後台 ( 範本 , 轉檔 , 資訊 , 列印 )

傳統的操作介面是以功能類別為導向，而且選單也是層層疊疊，初學者或是較不常操作的使用者，都必須記憶哪種功能會達到哪種效果，往往也較難以尋找特定功能，因此，使用者大都不願意花費太多時 間學習，工具軟體卻變成工作上的苦差事，久而久之大多數的使用者也只會使用到其中 15% 到 20% 的功能。有鑑於此，在 Office 2010 中，將使用者介面改成以結果導向 的設計 ，讓使用者更容易瀏覽、更快速地找到所需要的功能，並做出更好的成果。

Microsoft Office Backstage ™ 檢視取代了傳統的檔案功能表，將所有的檔案管理工作 ( 例如儲存、共用、列印與發佈 ) 集中到同一個地方。Office 2010 強化了各項應用程式的功能區，可讓您快速存取命令，並自訂索引標籤，針對您獨有的工作方式打造個人化的使用經驗。

Office2010 全面檢視新功能

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PDF

儲存為 2003 格式

事半功倍皆在貼上預覽

WordExcelPowerPoint 皆可於以下路徑將文件建立成 PDF 檔案檔案→儲存並傳送→建立 PDF

檔案→另存新檔→檔案格式為：97-2003 文件

使用許多 Office 2010 應用程式中提供的全新 [ 以即時預覽貼上 ] 功能，即可在貼上前預覽您的 [ 貼上選項 ]。

Office2010 全面檢視新功能

將 Word 自訂內容新增至快速組件庫

釘選

( 建置組塊應用 )

( 將檔案保留最近使用過的檔案清單中 )

1. 選取欲新增至快速組件庫的文字2. 插入→快速組件→儲存選取項目至快速組件庫3. 輸入組塊名稱，並儲存於 Building Blocks4. 以後就可以利用插入→快速組件裡看到我們建立的自訂組塊囉 !

1. 檔案→最近2. 在想要保留的檔案上按右鍵→固定於清單 ( 或按一下圖釘圖像 )

2

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Word

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講師：莊佩靜秒殺文件篇

全新的佈景主題

表格的樣式

( 版面配置→佈景主題 )

( 表格工具→設計 )

* 需先選取表格才會出現表格工具

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2-3 封面頁目錄( 插入→頁面→封面頁 )

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講師：莊佩靜樣式排版篇

文件搜尋法 ( 關鍵字 )( 常用→編輯→尋找 )

只需選取欲搜尋的關鍵字，當按下 " 尋找 " 時，即會出現文件內所有相符項目點按導覽窗格內的搜尋結果，即可快速移至該關鍵字

Word

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Word

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資料比對 ( 比較文件 )

列印新主張 ( 預覽功能 )

( 校閱→比較 )

( 檔案→列印 )

修正標記選項會比較兩份文件，並且只顯示兩份文件間的不同之處。用來進行比較的文件不會有任何改變。根據預設，修正標記的比較結果會顯示在新的第三份文件中。

當選擇列印時，即可在右方出現預覽畫面，並立即調整列印選項。

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講師：莊佩靜全新功能篇

Word

4-1 資料整合輕鬆做 ( 合併列印 )( 郵件→啟動合併列印 )

1. 選擇欲啟動的合併列印的種類2. 選取收件者： 新增：鍵入新清單 已有清單：使用現有清單3. 如不需篩選清單內容，此步驟可跳過4. 將插入點移至欲插入清單內容欄位的位置→插入合併欄位5. 選擇合併結果呈現方式

1 2 3 4 5

使用 " 預覽結果 "，可逐一檢視欄位內容

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講師：莊佩靜合併列印篇

Word

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圖片

文字藝術師

文字藝術師的標題字

( 插入→圖片 )

( 插入→文字藝術師 )

( 常用→字型→文字效果 )

插入圖片後在上方即會出現 " 圖片工具 "。

若要將圖片任意擺放位置，必須先選擇一種 " 自動換行 "( 圖片工具→格式→自動換行 )

A. 圖片樣式

新增或轉換都是使用插入的方式

B. 圖片與文字的排列 C. 圖片轉換成 SmartArt 模式直接選擇 自動換行 圖片版面配置

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講師：莊佩靜格式應用篇

Word

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功能表

翻譯

( 自訂功能區 )

( 校閱→語言→翻譯 )

1. 檔案→選項→自訂功能區2. 新增索引標籤→新增群組3. 將左邊窗格的命令新增至群組

迷你翻譯工具，可以用滑鼠指向單字或選取的字詞，翻譯便會顯示在一個小視窗中。

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講師：莊佩靜客製化篇

Word

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核取方塊內容控制項

兩個符號的快速切換

下拉式清單的製作

快速插入限定大小的圖片

( 開發人員→控制項 )

( 開發人員→控制項→核取方塊內容控制項 )

( 開發人員→控制項→下拉式清單內容控制項 )

( 開發人員→控制項→圖片內容控制項 )

欲使用核取方塊內容控制項，需先將開發人員的功能表開啟。

檔案→選項→自訂功能區→勾選 " 開發人員 "

*2010 版本才可更換符號

插入指定的控制項後，可利用 " 屬性 " 來進階設定控制項內容。

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講師：莊佩靜內容控制項

Word

8-1 樣式( 常用→樣式 )

除了可以快速地格式化文件中的主要元素，例如標題、子標題等。另外將標題樣式 ( 例如，標題 1、標題 2 及標題 3) 套用至要包含在目錄中的文字，可以建立目錄。Word 會搜尋這些標題，然後將目錄插入文件中。

【套用】

【修改】

【自訂】

【 多份文件間的樣式共用】

選取文字→點選預設樣式

在樣式名稱上按右鍵→修改樣式

A. 從選取範圍新增：樣式其他選項→從選取範圍另存為新的快速樣式

B. 直接新增：樣式進階選項→新增樣式

1. 樣式進階選項→管理樣式→匯入 / 匯出2. 先將右邊的 Normal.dotm( 共用範本 ) 關閉檔案3. 利用右邊的 " 開啟檔案 "，將把樣式匯入的新文

件開啟 (開啟時需注意檔案類型為 "Word文件 ")4. 選取欲匯入另一檔案的樣式，再點選 " 複製 " 即

可完成匯入。

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3

4

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講師：莊佩靜長文件應用

Word

8-2 目錄( 參考資料→目錄 )

只要將目錄中要出現的文字套用標題樣式 ( 例如，標題 1、標題 2 及標題 3) ，插入目錄時，就可以快速的將這些有標題樣式的文字，放在目錄裡。

選項按鈕還可自訂目錄階層的樣式哦 !

Word

補充 利用樣式導覽窗格查看 / 移動大綱樣式( 樣式與導覽應用 )

當文件利用樣式定義標題 1 標題 2 等大綱樣式後，就可藉由導覽窗格來快速查看大綱樣式，並利用窗格來搜尋或移動大綱等動作，非常方便。

如果看不到左邊的導覽窗格，請至檢視索引標籤→將功能窗格打勾

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講師：莊佩靜長文件應用

Excel

1-1 範本運用( 檔案→新增 )

Excel

1-2 全新的佈景主題( 版面配置→佈景主題 )

Excel

1-3 表格( 插入→表格 )

將資料轉換為表格，可節省複製公式及凍結窗格的動作，並讓儲存格的名稱更易辨識，只需要選擇範圍內的任一儲存格，皆可使用以下任一方式新增或轉換資料為表格。

將游標放置在表格右下角的倒 L 形符號上拖曳即可往右增加欄或往下增加列。

1. 點選原第 1 欄內的任一儲存格2. 常用→儲存格→插入→插入左方表格欄

重新選取表格範圍 ( 可同時新增欄或列 )

將表格命名讓公式更易辨識。

將表格勾選 " 合計列 "，會自動在表格下方出現合計的計算列。

A. 常用→格式化為表格

B. 插入→表格

◎增加表格範圍 ( 往右或往下 )

◎增加表格範圍 ( 第 1 欄 )

◎調整表格大小

◎資料表工具－表格名稱

◎資料表工具－合計列

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講師：莊佩靜事半功倍篇

Excel

2-1 設定格式化的條件( 常用→樣式 )

將數據利用資料橫條、色階及圖示集的方式加強顯示數據。

2-2 排序( 將資料依指定條件排序 )

Excel

◎資料內容不是表格： 選取範圍→常用→編輯→排序與篩選

◎資料內容是表格： 點選欲排序的欄名旁的

2-3 快速篩選( 快速找到所需的值 )

Excel

1. 選取儲存格2. 資料→排序與篩選→進階3. 點選　，即可顯示篩選選項的清單。

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講師：莊佩靜全新樣式篇

Excel

Excel

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自訂篩選

搜尋篩選

( 依色彩篩選 )

( 文字、數字、日期 )

* 資料內容需先設定格式化的條件1. 點選已啟用篩選儲存格的2. 依色彩篩選

1. 點選已啟用篩選儲存格的2. 依儲存格屬性輸入或選擇篩選條件

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講師：莊佩靜全新樣式篇

3-1 全新的資料圖形 ( 走勢圖 ) ( 插入→走勢圖 )

在單一儲存格中建立小型圖表，以便快速探索資料模式。走勢圖可用來快速、輕鬆地醒目提示季節成長或衰退等重要資訊趨勢。

Excel

1. 點選欲建立走勢圖的儲存格2. 插入→走勢圖→走勢圖種類3. 選擇欲建立走勢圖的範圍

◎建立走勢圖

Excel

3-2 樞紐分析表－交叉分析篩選器( 樞紐分析表工具→插入交叉分析篩選器 )

交叉分析篩選器是容易使用的篩選元件，包含一組可讓您快速篩選樞紐分析表資料的按鈕，不需開啟下拉式清單，就能找到您要篩選的項目。

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講師：莊佩靜資料圖形篇

4-1 資料驗證( 資料→資料驗證 )

定義儲存格中可以或應該輸入項目的限制。您可以設定資料驗證，防止使用者輸入無效的資料；您也可以選擇允許使用者輸入無效資料，但在使用者嘗試輸入時發出警告；您也可以提供訊息，定義儲存格中的預期輸入，以及協助使用者修正錯誤的指示。

Excel

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移除重覆

圈選錯誤資料

( 資料→資料工具→移除重覆 )

( 公式→公式稽核→錯誤檢查 )

Excel

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移除重覆資料時，只會影響儲存格範圍或表格內的值，並不會變更或移動儲存格範圍或表格以外的任何其他資料。移除重覆資料會永遠刪除重複資料。

1. 選取要檢查錯誤的工作表。 2. 公式→公式稽核→錯誤檢查

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講師：莊佩靜資料比對篇

5-1 貼上預覽( 右鍵→貼上 )

即時預覽功能可以讓您在將內容實際貼入活頁簿之前，先目視判斷貼上的結果。當您移動指標至 " 貼上選項 " 預覽結果時會顯示功能表，功能表內的項目則會視上下文變更，以最配合所重複使用之內容。

Excel

5-2 資料整合 ( 匯入外部資料 )( 資料→取得外部資料 )

1. 選取所需的連線→開啟相關檔案2. 選取欲放置的儲存格即可完成匯入

Excel

5-3 更新 WEB 資料( 資料→全部重新整理 )

當外部資料有更新時，只要點按 " 重新整理 "，即可完成更新

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講師：莊佩靜貼上格式篇

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測試舊版 (office 2003) 函式的相容性

螢幕擷取畫面 ( 快照 )

( 開啟舊版活頁簿 )

( 可插入整個程式視窗，也可擷取局部區域 )

1. 在 Excel 2010 中，開啟您要檢查相容性的活頁簿2. 檔案→資訊→查看問題→檢查相容性

插入→圖例→螢幕擷取畫面

Excel

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講師：莊佩靜其他功能篇

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複製動畫

全新的轉場效果

自訂動畫

( 動畫→進階動畫 )

( 切換→切換到此投影片 )

( 動畫 )

快速地在物件之間複製動畫

1. 選取欲製作動畫的物件2. 套用 " 進入、強調及結束 " 的動畫

1. 選擇來源物件2. 點選 " 複製動畫 " 的按鈕3. 出現　　符號後，點選目標物件

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講師：莊佩靜動畫新方法

Word 文件的處理(Word 大綱傳送至 PowerPoint)

1.Word→將欲放入簡報內的文字設定樣式 簡報標題套用 " 標題 1"，內容項目套用 " 標題 2" 的樣式

2.PPT→常用→新增投影片→從大綱插入投影片 ( 插入前需將 Word 檔案關閉 )

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講師：莊佩靜整合簡報篇

自訂快速工具列( 將常用命令釘選到視窗左上角 )

1. 在欲釘選到快速工具列的命令上按右鍵2. 新增至快速存取工具列

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2-2 企業照片一次搞定( 電子相簿 )

1. 插入→相簿→新增相簿2. 選擇檔案，並調整其順序及

效果3. 建立 !!

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講師：莊佩靜整合簡報篇

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2-3 SmartArt( 插入→圖例 )

將條列式的文字轉換成圖說文字，插入後在上方即會出現 "SmartArt 工具 "。

只有 "PowerPoint" 可以將現有文字轉換成 SmartArt。

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3-2 讓視訊播放到指定時間時，播放指定動畫( 書籤與觸發程序的應用 )

1. 插入視訊2. 利用視訊上的播放按鈕，找到指定的時間點→視訊工具→播放→新增書籤3. 製作播放到該時間點欲出現的內容4. 動畫→新增動畫→選擇出現動畫5. 動畫→觸發程序→由書籤觸發

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3-1 視訊( 插入→視訊 )

A. 從檔案插入視訊

B. 插入 Youtube 視訊 ( 來自網站的視訊 )

C. 視訊工具→格式→視訊樣式

D. 視訊工具→播放→剪輯視訊

選擇檔案直接插入

1. 開始 Youtube 視訊網頁2. 點按 " 分享 "→嵌入→勾選 " 使用舊版 " 內嵌程式碼3. 複製嵌入程式碼4. 回到 PPT→插入→視訊→來自網站的視訊5. 貼入對話框

透過視訊樣式，可將矩形視訊變更為其他形狀

設定視訊的開始時間及結束時間

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講師：莊佩靜視訊整合篇

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4-1 DVD 影片( 檔案→儲存並傳送→建立視訊 )

將投影片轉存成視訊

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4-2 視訊壓縮( 檔案→資訊壓縮媒體 )

當投影片內有插入多媒體檔案時，若要減少投影片的大小即可執行壓縮媒體

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講師：莊佩靜檔案輸出篇