2

Содержание

Введение ............................................................................................................... 4

1 Постановочная часть ...................................................................................... 6

1.1 Общая характеристика предприятия .................................................... 6

1.2 Организация документооборота на предприятии ................................ 9

1.3 Назначение и цели внедрения информационной системы

электронного документооборота................................................................. 14

2 Обзор и выбор системы электронного документооборота ...................... 16

2.1 Обзор существующих систем электронного документооборота ...... 16

2.1 СЭД «DIRECTUM» ................................................................................. 16

2.2 СЭД «DocsVision» .................................................................................... 17

2.3 СЭД «1С: Документооборот» ................................................................. 18

2.4 Сравнительный анализ существующих систем электронного

документооборота.......................................................................................... 19

2.5 Выбор внедряемой системы электронного документооборота ........ 20

3 Требования к информационному, программному и техническому

обеспечению СЭД «DIRECTUM» ................................................................... 22

3.1 Информационное обеспечение .............................................................. 22

3.2 Программное обеспечение ..................................................................... 23

3.3 Техническое обеспечение ....................................................................... 24

4 Внедрение системы ....................................................................................... 26

4.1 Установка системы ................................................................................. 26

4.1.1 Регистрация системы «DIRECTUM» ............................................. 38

4.2 Настройка СЭД «DIRECTUM» ............................................................. 39

4.2.1 Подготовка системы к работе ......................................................... 39

4.2.2 Настройка организационной структуры предприятия ............... 39

4.2.3 Формирование начальной структуры папок ................................ 40

4.2.4 Заполнение справочников базовых модулей ................................ 41

4.2.5 Назначение прав доступа к компонентам системы ..................... 42

3

4.2.6 Настройка резервного копирования .............................................. 42

4.2.7 Заполнение основных справочников модуля «Канцелярия» ..... 43

4.2.8 Настройка шаблонов документов ................................................... 46

4.2.9 Настройка типовых маршрутов ..................................................... 52

5 Обоснование экономической эффективности ........................................... 56

5.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической

эффективности............................................................................................... 56

5.2 Определение себестоимости разработки информационной системы

.......................................................................................................................... 57

5.3 Расчет договорной цены ИС .................................................................. 61

5.4 Расчет показателей экономической эффективности ......................... 63

Заключение ....................................................................................................... 68

Библиографический список............................................................................ 69

Приложения ...................................................................................................... 71

4

Введение

Современные предприятия обрабатывают и накапливают огромные

объемы документов. Эффективность работы предприятия зависит от качества

и скорости обработки и управления этими документами, что делает примене-

ние информационных технологий в делопроизводстве в настоящее время

актуальными. Информационные технологии способствуют повышению

качества, эффективности работы и удовлетворению потребностей

человеческой деятельности во всех областях. Все указанные факторы

приводят к созданию информационных систем для сбора, хранения,

обработки, поиска, распространения и передачи информации в виде

документов на предприятиях и государственных учреждениях.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в наш век

информационных технологий, большинство предприятий, в том числе

государственных переходят на безбумажный документооборот, повышая

эффективность работы, экономя природные ресурсы и значительно сокращая

время обработки документов.

Объектом исследования является Акционерное Общество

«Государственный научно-исследовательский институт «Кристалл».

Предметом исследования являются процессы учета документов на

предприятии, заполнения учетных карточек регистрации, заполнения

журналов регистрации, передача документа на исполнение, утверждения

(подписания), отправки документов адресату.

Цель выпускной квалификационной работы: выбрать и внедрить

информационную систему электронного документооборота.

Задачи выпускной квалификационной работы:

а) проанализировать предметную область и определить класс задач, которые

должна решать информационная система;

б) проанализировать существующие программные решения и выбрать

информационное и программно-техническое обеспечение;

в) разработать модель бизнес-процесса управления документооборотом;

5

г) внедрить и настроить систему электронного документооборота в АО

«ГосНИИ «Кристалл»;

д) провести расчет экономической эффективности от внедрения системы

электронного документооборота.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, пяти

разделов, заключения, библиографического списка и приложений.

6

1 Постановочная часть

1.1 Общая характеристика предприятия

АО «ГосНИИ «Кристалл» является многопрофильной отраслевой

организацией, которая более 65 лет в комплексе решает проблемы создания и

внедрения технологий получения взрывчатых веществ (ВВ) и составов (ВС),

снаряжения изделий из них для военной техники и других отраслей

промышленности. В 2011 году акционировался и начал работу под

управлением холдинговой компании промышленности боеприпасов и

спецхимии ОАО «Научно-производственный концерн «Технологии

машиностроения», учрежденной Государственной корпорацией

«Ростехнологии».

В 1953 году в г. Дзержинск Горьковской области было создано

Специальное конструкторско-технологическое бюро №80, которое, пройдя

ряд преобразований, превратилось в дальнейшем в головной в отрасли

боеприпасов и спецхимии Дзержинский научно-исследовательский химико-

технологический институт, затем – в Научно-производственное объединение

«Кристалл» и в Государственный научно-исследовательский институт

«Кристалл».

Институт изначально задумывался как исследовательская организация,

решающая задачи разработки новых и совершенствования действующих

технологических процессов производства взрывчатых веществ и составов –

неотъемлемой части любого боеприпаса, которая превращает набор

соединенных между собой конструкционных элементов в грозное оружие,

порой не имеющее аналогов в мире.

До настоящего времени институт остается ведущей организацией в РФ

в области создания и внедрения технологий получения ВВ и ВС для

вооружения и военной техники, а также для гражданских отраслей

промышленности. Все созданные на территории бывшего СССР

производства штатных взрывчатых веществ: тротила, гексогена, ТЭНа,

7

октогена, являются итогом наших разработок и предметом гордости

института.

Организационная структура АО «ГосНИИ «Кристалл» представлена на

рисунке 1.

Организационная структура определяет распределение

ответственности и полномочий внутри организации. По форме управления

предприятие имеет линейно-функциональную структуру.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия,

составления и обработки официальных бумаг. Ежедневно на предприятии

создается, поступает и отправляется большое количество документов. Все

подразделения АО «ГосНИИ «Кристалл» представленные на

организационной структуре участвуют в бизнес-процессах

документооборота. Для систематизации и непрерывности бизнес-процессов

документооборота на предприятии создано структурное подразделение

канцелярии.

8

Исполнительный директорГлавный бухгалтер

Отдел главного бухгалтера

Заместитель исполнительного

директора по качеству

Отдел технического

контроля основного

производства

Отдел контроля качества

производства

лекарственных средств

Бюро по качеству

Ученый секретарь

Канцелярия

Второй отдел

Отдел социального,

хозяйственного и

технического обеспечения

Управление правового

обеспечения и

корпоративного развития

Юридический отдел

Отдел корпоративного

управления и

имущественных

отношений

Директор по науке

Отдел синтеза

Рецептурно-

технологический отдел

Отдел базовой

стандартизации

Отдел промышленных

веществ

Отдел обеспечения

безопасности и

лицензирования

Отдел физико-

химических исследований

Отдел научно-

технической информации

Главный инженер

Главный технологЗаместитель

главного инженера

Заместитель

главного инженера

Контрольно-

аналитическая

лаборатория

Технический

отдел

Цех мономеров

Отдел главного

метролога

Проектно-

конструкторский

отдел

Главные

инженеры

проекта

Ремонтно-

строительный

цех

Отдел главного

энергетика

Отдел

капитального

строительства

Отдел главного

механика

Заместитель исполнительного

директора по коммерческим

вопросам

Руководитель

направления продукции

гражданского назначения

Отдел информационных

технологий

Отдел маркетинга и

развития

Управление по

промышленной безопасности

Санитарная лаборатория

Штаб ГО и ЧС

Отдел охраны труда и

промышленной

безопасности

Заместитель исполнительного

директора по режиму,

персоналу и безопасности

Отдел кадров

Отдел режима и

безопасности

Первый отдел

Третье бюро

Управление по

торгово-закупочной

деятельности

Управление по

сбыту и снабжению

Управление по

непрофильным

активам

Отдел торгово-

закупочной

деятельности

Бюро внешне-

экономической

деятельности

Отдел

материально-

технического

снабжения

Автотранспортный

цех

Отдел сбыта

Медико-

санитарная часть

Столовая

Оздоровительный

лагерь

Директор по экономике и

инвестициям

Заместитель директора по

экономике и инвестициям

Бюро планирования и

контроля ремонтно-

строительных работ

Планово-экономический

отдел

Инвестиционный отдел

Советник исполнительного

директора по науке

Помощник исполнительного

директора по экономической

безопасности и связям с

органами исполнительной

власти

Помощник исполнительного

директора по особым

поручениям

Пресс-секретарь

Рисунок 1 – Организационная структура АО «ГосНИИ «Кристалл»

9

1.2 Организация документооборота на предприятии

Основная деятельность предприятия сопровождается и

регламентируется организационно-распорядительными документами.

Организационно распорядительные документы состоят из входящих,

исходящих и внутренних документов.

Рассмотрим бизнес-процесс работы с входящими документами.

Работы, сопровождающие прохождение документа от получения до

исполнения, включают в себя следующие действия:

получение и сортировка входящих документов;

регистрация документа;

передача на рассмотрение руководителю;

передача исполнителю в соответствии с резолюцией

руководителя.

Основные документы, которые заполняет работник канцелярии во

время регистрации входящего документа:

журнал регистрации. Регистрация в журналах регистрации

ведется в разрезе способа получения документа (почта, факс, электронная

почта). Для каждого способа получения ведется свой журнал регистрации. В

соответствии со стандартом организации «Делопроизводство», входящим

документам присваиваются номера следующим образом: документам

полученным почтой присваивается порядковый номер; документам,

полученным факсом присваивается порядковый номер и через тире - «Ф»;

документам, полученным по электронной почте присваивается порядковый

номер и через тире - «Е». В каждом журнале регистрации ведется своя

нумерация.

регистрационно-контрольная карточка. Заполняется работником

канцелярии при поступлении входящего документа.

10

резолюция руководителя. Заполняется по возвращении документа

от руководителя с резолюцией. В регистрационно-контрольную карточку

добавляют записи работники канцелярии.

Рассмотрим, как проходит входящий документ на предприятии, от

момента поступления до исполнения.

При поступлении документа на предприятие, он попадает в

канцелярию. Работник канцелярии оформляет регистрационно-контрольную

карточку и заполняет журнал регистрации. Для этого сотруднику канцелярии

необходима следующая информация о документе:

наименование организации-корреспондента;

исходящий номер документа от организации-корреспондента;

дата регистрации документа в организации-корреспондента;

способ доставки входящего документа;

краткое содержание;

тема документа;

журнал регистрации;

адресат;

дата регистрации.

На основании резолюций в регистрационно-контрольную карточку

работник канцелярии вносит следующие данные:

исполнитель документа;

срок исполнения;

текст резолюции.

После заполнения регистрационно-контрольной карточки необходимой

информацией работа с документом продолжается. Работник канцелярии

передает документ исполнителю в соответствии с резолюцией. Если есть

необходимость, исполнитель делегирует исполнение поручения по

документу, либо сам исполняет поручение по документу.

11

Формализованное представление бизнес-процесса работы с входящими

документами представлено на диаграмме BPMN (рисунок А.1 приложения

А).

Рассмотрим бизнес-процесс работы с внутренними документами.

Работы, сопровождающие прохождение документа от создания до

исполнения или ознакомления, включают в себя следующие действия:

создание внутренних документов;

согласование внутреннего документа;

утверждение (подписание) документа руководителем;

регистрация внутреннего документа;

передача исполнителю в соответствии с пунктами документа.

Рассмотрим основные документы, которые заполняет работник

канцелярии во время регистрации внутреннего документа:

журнал регистрации. Заполняется работником канцелярии после

утверждения внутреннего документа руководителем. Регистрация в

журналах регистрации ведется в разрезе вида документа (приказ,

распоряжение, приказ по личному составу). Для каждого вида документа

ведется свой журнал регистрации. В соответствии со стандартом

организации «Делопроизводство», внутренним документам присваиваются

номера следующим образом: приказам присваивается порядковый номер;

распоряжениям присваивается порядковый номер и через тире - «Р»;

приказам по личному составу присваивается порядковый номер и через тире-

«Л».

Рассмотрим, как проходит внутренний документ на предприятии, от

момента создания до передачи на исполнение или ознакомление.

Работник предприятия подготавливает проект внутреннего документа.

Далее передает согласующим для визирования. В процессе согласования

могут быть замечания, и проект внутреннего документа может быть

возвращен работнику для доработки по замечаниям. После согласования с

12

согласующими проект внутреннего документа передается руководителю для

утверждения (подписания). После утверждения документ поступает в

канцелярию.

Работник канцелярии заполняет журнал регистрации. Для этого

работнику необходима следующая информация о документе:

тема внутреннего документа;

номер внутреннего документа;

дата регистрации внутреннего документа.

После регистрации работа с документом продолжается. Работник

канцелярии передает документ на исполнение или ознакомление в

соответствии с пунктами внутреннего документа (приказа, распоряжения).

Формализованное представление бизнес-процесса работы с

внутренними документами предприятия представлено на диаграмме BPMN

(рисунок А.2 приложения А).

Рассмотрим бизнес-процесс работы с исходящими документами.

Работы, сопровождающие прохождение документа от создания до отправки

адресату, включают в себя следующие действия:

создание исходящего документа;

согласование исходящего документа;

подписание исходящего документа руководителем;

регистрация исходящего документа;

отправка исходящего документа адресату.

Рассмотрим, как проходит исходящий документ на предприятии, от

момента создания до отправки адресату.

Работник предприятия подготавливает проект исходящего документа.

Далее передает согласующим для визирования. В процессе согласования

могут быть замечания, и проект исходящего документа может быть

возвращен работнику для доработки по замечаниям. После согласования с

согласующими проект исходящего документа передается руководителю для

13

подписания. После подписания исходящий документ поступает в

канцелярию. Работник канцелярии заполняет журнал регистрации. Для этого

работнику необходима следующая информация о документе:

тема исходящего документа;

номер исходящего документа;

дата регистрации исходящего документа

способ отправки исходящего документа;

адресат.

В соответствии со стандартом организации «Делопроизводство»,

исходящим документам присваиваются номера следующим образом:

цифровой код подразделения исполнителя, через тире - порядковый номер

документа. Нумерация ведется сквозная по всему журналу.

После регистрации исходящего документа, работник канцелярии

отправляет документ адресату.

Формализованное представление бизнес-процесса работы с

исходящими документами представлено на диаграмме BPMN (рисунок А.3

приложения А).

Внутренние документы (приказы по основному виду деятельности и

распоряжения) создают руководители подразделений, утверждает директор.

Внутренние документы (приказы по личному составу) создают отдел

кадров и отдел главного бухгалтера, утверждает директор.

Исходящие документы (письма) создаются руководителями

подразделений, утверждаются директорами по направлениям деятельности

или директором.

Договорные документы создают отдел материально-технического

снабжения и планово-экономический отдел, утверждаются директором.

Документы для закупок подготавливает отдел торгово-закупочной

деятельности.

14

Предприятие имеет развитую организационную структуру, что

приводит к большому потоку документооборота. В среднем в день

формируется и обрабатывается 100 документов.

Поскольку объём документооборота на предприятии велик, будем

рассматривать процесс документооборота на примере канцелярии.

1.3 Назначение и цели внедрения информационной системы

электронного документооборота

На этапе обследования был выявлен ряд недостатков ведения

документооборота. К недостаткам относятся:

1. Недостатки, обусловленные «бумажной» технологией, на

которой основан документооборот:

- значительные непроизводственные затраты на обеспечение

документооборота;

- неоперативное получение информации о точном

местонахождении и статусе документа в любой момент времени, истории его

обработки.

2. Недостатки в процессах организации документооборота:

- отсутствие регламентации контроля сроков исполнения

поручений;

-отсутствие единого принципа составления регистрационных номеров

у документов.

3. Большие временные затраты:

- на доставку документов исполнителями, курьерами, секретарями,

ответственными за делопроизводство в подразделениях;

- ожидания в ячейках подразделений до рассмотрения;

- материальные и временные затраты на тиражирование основных

и вспомогательных документов, необходимых для обеспечения работы над

ними всех участников процесса принятия решения.

4. Сложность быстрого получения достоверной информации по

документу.

15

В связи с этим, целесообразно внедрение информационной системы

электронного документооборота.

К целям внедрения системы документооборота относятся:

а) формирование единого информационного пространства;

б) стандартизация работы с документами;

в) повышении качества документооборота;

г) контроль исполнительской дисциплины;

д) повышение эффективности управления предприятием;

е) упрощение процессов поиска и хранения документов;

ж) сокращение бумажного документооборота;

з) обеспечение сохранности информации.

16

2 Обзор и выбор системы электронного документооборота

2.1 Обзор существующих систем электронного документооборота

В настоящее время существует широкий перечень программных

продуктов по автоматизации документооборота.

Исходя из статистики данных портала «TAdviser» по реализованным

проектам, представленной на рисунке 2, можно сделать вывод о том, что

наиболее актуальными системами в настоящее время можно назвать

следующие: 1С-документооборот, DocsVision, Directum.

Рисунок 2 - Статистика компаний по реализованным СЭД-проектам

Рассмотрим каждую из них поподробнее.

2.1 СЭД «DIRECTUM»

Directum – система электронного документооборота и управления

взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех

сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Рассматриваемая система покрывает полный спектр бизнес-задач и

автоматизирует сквозные бизнес-процессы крупных распределенных

предприятий по полному циклу внутреннего и внешнего документооборота с

вовлечением всех сотрудников от топ-менеджера до конечного исполнителя.

17

Каждое решение программы DIRECTUM кроме программного обеспечения

включает бизнес-консалтинг, внедрение и просчет эффекта.

Система DIRECTUM построена на базе многоуровневой архитектуры,

основными функциональными элементами которой являются СУБД,

файловые хранилища, клиентские приложения, интеграционные и сервисные

компоненты. Все вместе они позволяют работать с неограниченными

объемами данных и пользователей в распределенных структурах.

ECM система с возможностями для управления документооборотом,

бизнес-процессами, web-контентом. Предоставляет базовый функционал

через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-

интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных

подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей

разработано облачное решение DirectumRX [13]. Интерфейс системы

«DIRECTUM» представлен в приложении Б.1

2.2 СЭД «DocsVision»

Docvision – система автоматизации документооборота и бизнес-

процессов предприятия, разработанная российской компанией и внедряемая

с 2005 года. Кроме работы с общей управленческой деятельностью,

Docsvision позволяет решать различные функциональные задачи

подразделений и операционные процессы в деятельности предприятий.

Основными принципами разработчиками системы Docsvision стали:

открытость, гибкость, модульность и производительность.

Предметно-ориентированная платформа Docsvision имеет открытые

интерфейсы прикладного программирования, при помощи которых можно

заниматься разработкой приложений, а также готовых типовых решений с

возможностями параметрической настройки. Она основана на ядре, которое

реализует функции базы данных, сервера приложений и API интерфейс для

разработчиков низкоуровневых модулей. Технологически ядро использует

операционную систему Microsoft Windows Server и Microsoft SQL Server.

Платформа Docsvision входит в спецификацию любого решения и содержит

18

практически все необходимое для эксплуатации системы у заказчика [8].

Интерфейс системы «DocsVision» представлен в приложении Б.2

2.3 СЭД «1С: Документооборот»

1С-документооборот – система электронного документооборота,

созданная фирмой «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие».

Рассматриваемая система обеспечивает автоматизацию всего цикла

обработки официальных и внутренних документов коммерческих

предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так

и бумажного документооборота. 1С-Документооборот представляет собой

прикладное программное решение, созданное для комплексного решения

задачи по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников,

контроля исполнительской дисциплины, ведения аналитических отчетов.

Данный продукт позволяет работать с документами любых типов.

Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой,

набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003

«Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов», требованиям

ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения

Управления) и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной

практике.

Платформа, на которой разработана данная СЭД, обеспечивает

высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность

и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме

тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и

по низкоскоростным каналам связи.

Плюсами данной системы является возможность использования в

различных отраслях и применение на предприятиях любого профиля,

поддержка работы от небольшой организации до крупного холдинга, также

программа может быть использована как в коммерческих организациях, так и

19

в бюджетных [7]. Интерфейс системы «1С Документооборот» представлен в

приложении Б.3

2.4 Сравнительный анализ существующих систем электронного

документооборота

Функции рассмотренных систем электронного документооборота в

основном совпадают, различия и особенности рассмотренных систем

представлены в таблице 1.

Таблица 1-Сравнение систем электронного документооборота

Функции 1C Документооборот DocsVision Directum

Регистрация документа + + +

Общий документооборот + + +

Разграничение прав доступа + + +

Электронный архив - + +

Аналитические отчеты + + +

Поддержка канцелярии и

делопроизводства + + +

Информационная безопасность + + +

Применение электронной подписи - + +

Мобильное приложение - - +

Возможность использования

промежуточных отчётов по

исполнению

+ - +

Проверка дублирования

документов - - +

Интеграция MSOffice/ OpenOffice - + +

Стоимость серверной лицензии 187 000 44 000 20 700

Стоимость пакета клиентских

лицензий на 100 пользователей 432 000 606 000 582 000

20

2.5 Выбор внедряемой системы электронного документооборота

Проведенный обзор отражает ключевые особенности ведущих

отечественных систем электронного документооборота. Общий анализ

показывает, что программный продукт «DIRECTUM» не уступает двум

другим решениям по основным параметрам, и является более

привлекательным по цене.

В СЭД «DIRECTUM» реализована возможность распознавания

документов. Имеется возможность присваивать штрих-код или QR-код

документам, благодаря чему в системе упростится поиск документов, а также

получение информации о них. Также в СЭД «DIRECTUM» имеется

возможность применения электронной подписи. Электронная подпись

позволяет подписывать документы в системе, при этом гарантируя авторство

подписи, и неизменность текста документа после его подписания. Наличие

такой возможности является несомненным достоинством системы, так как

позволяет экономить рабочее время сотрудников организации.

В СЭД «DIRECTUM» по сравнению с другими реализован

предварительный просмотр вложений, документы создаются при помощи

мастеров. Также преимуществом СЭД «DIRECTUM» перед другими

рассматриваемыми решениями, является возможность работы с мобильных

устройств.

Интерфейс системы «DIRECTUM» унифицирован, а правила обработки

документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться

онлайн, имеется возможность добавления заданий в MS Outlook. Всем

файлам в системе присваиваются права доступа атрибутивно, но

документооборот остается прозрачным.

В СЭД «DIRECTUM» реализован полнотекстовый настраиваемый

поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам.

В «DIRECTUM» реализована также функция формирования маршрутов

движения документов на базе платформы IS-Builder с пошаговой отладкой.

21

СЭД «DIRECTUM» выполняет требования стандартов ISO-9000.

Постановка менеджмента качества в настоящее время является одной из

приоритетных задач. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001

Система менеджмента качества (СМК) является концептуальной основой для

совершенствования системы управления организацией. Одно из основных

требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и

информационное взаимодействие.

22

3 Требования к информационному, программному и техническому

обеспечению СЭД «DIRECTUM»

3.1 Информационное обеспечение

Система «DIRECTUM» имеет трехзвенную клиент-серверную

архитектуру, построена на платформе IS-Builder.

IS-Builder является предметно-ориентированным инструментом для

быстрой разработки корпоративных систем управления предприятием. Он

позволяет осуществлять работу системы с большими объемами данных, а

также включает в себя полный комплекс средств, для управления

предприятием, таких как учет, планирование, анализ, контроль.

IS-Builder не является универсальным средством разработки, он

ориентирован на создание систем определенного класса. Основным отличием

платформы IS-Builder от сред разработки общего назначения, таких как,

Visual Studio, Delphi, является предметная ориентация. Под предметной

ориентацией подразумевается наличие готовых решений, позволяющих

строить систему в рамках заранее определенной технологии и идеологии, что

дает повышение скорости разработки системы.

IS-Builder является не только инструментом разработки, но и

платформой (средой выполнения) для разрабатываемых на нем систем.

Общая схема взаимодействия основных программных компонентов

представлена в приложении В.1

В базе данных информационной системы электронного

документооборота «DIRECTUM» сформированы взаимосвязанные пустые

таблицы. Заполнение таблиц выполняется на этапах настройки и опытно-

промышленной эксплуатации. Схема таблиц базы данных представлена в

приложении В.2

В качестве СУБД для администрирования БД СЭД «DIRECTUM»

используется MS SQL Server.

23

3.2 Программное обеспечение

Для использования СЭД «DIRECTUM» в состав программного

обеспечения обязательно должны быть включены следующие программные

продукты:

1) Универсальная операционная система для клиентских компьютеров

и серверов;

2) Пакет офисных программ;

3) Антивирус для обеспечения безопасности системы;

4) Программа для просмотра *pdf файлов;

5) Архиватор.

В качестве клиентских операционных систем используются Windows

7/10 64-bit. На данный момент данные операционные системы являются

одними из самых популярных пользовательских систем. Данные

операционные системы обеспечивают пользователей стабильностью и

функциональностью работы, высокую скорость работы приложений, и что

немало важно безопасность процессов пользователя, поэтому данные

операционные системы являются наиболее подходящими для клиента

системы.

В качестве пакета офисных программ на предприятии используется

Microsoft Office 2016. В данную версию пакета Microsoft Office было

заложено множество новых концепций, таких как расширение возможностей

соавторской работы, улучшенный календарь Outlook, новые возможности

управления электронной почтой, многократно расширенные возможности

редактирования мультимедийных компонентов в PowerPoint и т.д. При этом,

как любая версия пакета Microsoft Office, данные программные продукты

обеспечивают быструю и эффективную работу с документами различных

типов.

В качестве антивирусной программы используется Антивирус

Касперского (Kaspersky Endpoint Security, KES) — антивирусное ПО

разработанное Лабораторией Касперского. Данный программный продукт

24

предоставляет пользователю защиту от вирусов, троянских программ,

шпионских программ, а также неизвестных угроз с помощью проактивной

защиты. Несмотря на дороговизну данного продукта, он является одним из

наиболее надежных средств, используемых для защиты операционных

систем и другого программного обеспечения.

В качестве программного продукта для просмотра *pdf файлов

используется решение Adobe Reader.

Для архивирования и распаковки архивов используется WinRar.

3.3 Техническое обеспечение

Для функционирования информационных систем и поддержки

инфраструктуры информационных технологий на предприятии используется

физический сервер с характеристиками:

- 2 процессора Intel Xeon e5 2620 v4 (8 физических ядер и 16

логических)

- ОЗУ 512 Гб (32 слота * 16 Гб)

- RAID массив SAS 10К жестких дисков объемом - 6 Тб.

В организации предусмотрено более 350 пользовательских рабочих

мест.

Все компьютеры предприятия подключены к локальной сети. Для

управления компьютерами предприятия и управления пользователями

развернут контроллер домена.

В качестве серверных ОС используется Windows Server 2016.

На физическом сервере, развернуто несколько виртуальных серверных

операционных систем. В роли аппаратного гипервизора выступает решение

от VMware – ESXi. ESXi устанавливается непосредственно на физический

сервер и разделяет его на несколько логических серверов, которые

называются виртуальными машинами.

Требования для установки системы:

Пользовательские и серверные компьютеры должны быть объединены

в локальную сеть предприятия.

25

Для сервера БД необходимо 12 Гб ОЗУ, процессор с 4 физическими

ядрами.

Для сервера сеансов, службы Workflow, и службы обработки событий

необходимо 6 логических ядер процессора, ОЗУ 12 Гб.

Для сервера веб-доступа и справки 2 логических ядра, ОЗУ 12 Гб.

Для сервера удостоверяющего центра 2 логических ядра, ОЗУ 4 Гб.

Совокупный объем аппаратных ресурсов для разворачивания СЭД

«DIRECTUM» составляет: 4 физических ядра процессора; 10 логических

ядер; ОЗУ – 42 Гб, что позволяет развернуть систему на имеющемся в

предприятии оборудовании.

26

4 Внедрение системы

4.1 Установка системы

Установка системы «DIRECTUM» состоит из следующих этапов:

- развертывание базы данных выполняется один раз на сервере

СУБД;

- установка сервера сеансов выполняется один раз на сервере

сервисных служб;

- установка служб Workflow – выполняется один раз на сервере

сервисных служб. Одновременно устанавливается и клиентская часть

системы. В целях распределения нагрузки можно установить

дополнительные службы Workflow на отдельные серверы.

- установка клиентской части выполняется на компьютерах всех

пользователей системы «DIRECTUM».

Установка системы выполняем с помощью единой программы

установки DirectumInstaller.exe, которая входит в состав дистрибутива

системы «DIRECTUM».

Далее рассмотрим подробнее каждый этап.

В окне выбора установки установим флажок «База данных».

Далее указываем параметры установки базы данных:

1. В окне вариант установки выбираем «Создание новой базы».

27

Рисунок 3 – Вариант установки

2. В окне параметры соединения с развертываемой базой данных

необходимо заполняем поля:

- в поле имя SQL-сервера указываем имя экземпляра СУБД на

котором будет установлена база данных «DIRECTUM»;

- в поле имя базы данных указываем имя базы данных системы;

- в поле имя пользователя указываем логин администратора SQL-

сервера;

- в поле пароль указываем пароль администратора SQL-сервера.

Рисунок 4 – Параметры соединения с развертываемой базой данных

3. В окне создание новой базы данных заполняем следующие поля:

- в поле файл резервной копии указываем полный путь до файла

эталонной резервной копии базы данных системы «DIRECTUM»;

- в поле файл данных указываем полный путь до файла данных БД

системы «DIRECTUM»;

- в поле файл журнала транзакций указываем полный путь до

файла журнала транзакций БД системы «DIRECTUM»;

28

- в поле полнотекстовый каталог указываем полный путь

полнотекстового каталога БД системы «DIRECTUM».

Рисунок 5 – Создание новой базы данных

4. В окне администратор системы:

- установим флажок в чекбокс «Изменить пароль пользователя

Administrator»;

- в поле пароль вводим новый пароль предопределенного

пользователя Administrator системы «DIRECTUM»;

- в поле подтверждение пароля повторно вводим пароль.

29

Рисунок 6 – Администратор системы

5. В окне настройки системы:

- в поле код системы указываем код системы разворачиваемой

базы данных;

- в полях служба Workflow и сервер сеансов указываем имя

сервера, где установлены эти службы;

- в поле уровень совместимости базы данных выбраем версию

SQL, с которой необходимо обеспечить совместимость.

Рисунок 7 – Настройки системы

Далее указываем параметры установки сервера сеансов.

1. В окне параметры подключения к DIRECTUM:

- в поле имя SQL-сервера указываем имя нового экземпляра СУБД,

которое было задано на этапе установки базы данных;

- в поле имя базы данных указываем имя базы данных системы;

- в поле имя пользователя указываем логин администратора SQL-

сервера;

30

- в поле пароль вводим пароль администратора SQL-сервера.

Рисунок 8 – Параметры подключения к DIRECTUM

2. В окне организация заполняем поле наименованием нашей

организации.

31

Рисунок 9 – Организация

3. В окне папка лог-файлов указываем путь к папке для ведения лог-

файлов клиентской части системы «DIRECTUM».

Рисунок 10 – Папка лог-файлов

4. В окне папка лог-файлов профайлинга указываем путь к папке для

ведения лог-файлов профайлинга системы «DIRECTUM».

Рисунок 11– Папка лог-файлов профайлинга

32

5. В окне папка для хранения резервных копий указываем путь к папке

для хранения автоматически создаваемых резервных копий базы данных

серверной части системы «DIRECTUM».

Рисунок 12 – Папка для хранения резервных копий

6. В окне электронная почта администратора указываем адрес

электронной почты администратора системы «DIRECTUM».

Рисунок 13- Электронная почта администратора

33

7. В окне порты:

- в поле порт сервера сеансов указываем номер порта, через

который будет работать сервер сеансов системы «DIRECTUM»;

- в полях порт клиентской части от, и порт клиентской части до –

указывается диапазон портов, через которые будут работать клиентские

части системы «DIRECTUM».

Рисунок 14 – Порты

8. В окне папка установки указывается путь к папке для установки

сервера сеансов системы «DIRECTUM».

Рисунок 15 – Папка установки

34

Далее необходимо указать параметры установки службы Workflow.

1. В окне параметры подключения к DIRECTUM:

- в поле имя SQL-сервера указывается имя нового экземпляра

СУБД, которое было задано на этапе установки базы данных;

- в поле имя базы данных указывается имя базы данных системы;

- в поле имя пользователя указывается логин администратора SQL-

сервера;

- в поле пароль указывается пароль администратора SQL-сервера.

Рисунок 16 – Параметры подключения к DIRECTUM

2. В окне вариант установки службы Workflow выбираем вариант

«Установить только эту службу и удалить информацию о других службах

Workflow».

35

Рисунок 17 – Вариант установки службы Workflow

3. В окне папка лог-файлов необходимо указать путь к папке ведения

лог-файлов системы «DIRECTUM».

Рисунок 18 – Папка лог-файлов

36

4. В окне папка лог-файлов профайлинга необходимо указать путь к

папке для ведения лог-файлов профайлинга системы «DIRECTUM».

Рисунок 19 – Папка лог-файлов профайлинга

5. В окне электронная почта администратора указывается адрес

электронной почты администратора системы «DIRECTUM».

Рисунок 20 – Электронная почта администратора

37

6. В окне настройка портов указывается номер порта, через который

будет работать служба Workflow.

Рисунок 21 – Настройка портов

7. В окне папка установки указывается путь к папке для установки

службы Workflow системы «DIRECTUM».

Рисунок 22 – Папка установки

38

8. В окне дополнительных настроек установить флажки для

необходимых дополнительных задач программы установки.

Рисунок 23 – Дополнительные настройки

4.1.1 Регистрация системы «DIRECTUM»

После установки системы, предоставляется демо-режим для

администратора в течение пяти дней.

Процесс регистрации происходит в следующей последовательности:

- в момент покупки системы, ответственным работникам от

организации заказчика предоставляются учетные данные для входа на сайт

поддержки, и разрешение на генерацию ключа.

- после развертывания системы «DIRECTUM», вызываем

компоненту регистрации системы. В компоненте заполняем необходимые

данные для генерации ключа активации. Компонента регистрации системы

представлена в приложении В.3.

39

4.2 Настройка СЭД «DIRECTUM»

4.2.1 Подготовка системы к работе

После установки и регистрации системы DIRECTUM проводим

подготовку её к работе пользователей. Для этого необходимо

выполнить следующие действия:

1. Настроить организационную структуру предприятия.

2. Сформировать начальную структуру папок.

3. Заполнить справочники базовых модулей.

4. Назначить права доступа к компонентам системы.

5. Настроить резервное копирование данных.

6. Заполнить основные справочники модуля канцелярия;

7. Настроить шаблоны документов;

8. Настроить маршруты движения документов.

4.2.2 Настройка организационной структуры предприятия

Для хранения информации о структуре предприятия и его работниках

используются справочники «Подразделения», «Работники» и «Наши

организации». При создании записей в этих справочниках автоматически

создаются их копии (отражения) в справочниках «Организации»,

«Подразделения организаций», и в справочнике «Контактные лица

организаций».

Справочник «Персоны» содержит персональную информацию обо всех

работниках, нашего предприятия: ФИО, паспортные данные, ИНН, номер

телефона, и т.п.

Компонента «Пользователи» предназначена для управления доступом

пользователей к системе «DIRECTUM». Здесь задаются и изменяются

параметры входа пользователей в систему, права доступа к компонентам,

привилегии и список сертификатов.

Справочник «Работники» хранит информацию обо всех работниках

предприятия независимо от того, установлена на их рабочих местах система

«DIRECTUM» или нет. Для работника указываются Ф.И.О., подразделение,

40

должность, табельный номер, пользователь (выбор из справочника

«Пользователи») и персона (выбор из справочника «Персоны»).

В справочник «Подразделения» заносятся подразделения предприятия:

наименование подразделения, цифровой код, руководитель и головное

подразделение, а также указывается место регистрации бумажных

документов.

Справочник «Наши организации» хранит перечень всех предприятий

или самостоятельных структурных подразделений, работающих в системе.

При сохранении записи справочника автоматически добавляется запись

в справочник «Организации». При открытии такого «отражения» в

справочнике «Организации» поля карточки доступны только для просмотра.

4.2.3 Формирование начальной структуры папок

В системе «DIRECTUM» для группировки различных объектов

используются папки. Папки организованы в дерево. Сразу после установки

системы DIRECTUM на верхнем уровне в дереве папок находятся пять

предопределенных папок.

Личные папки пользователей:

• «Входящие» – для хранения ссылок на задания;

• «Исходящие» – для хранения ссылок на задачи;

•

«Избранное» – для хранения ссылок на объекты любого типа: папки,

документы, задания, задачи, варианты запуска компонент и записи

справочников.

У каждого пользователя свои экземпляры этих папок и каждый

пользователь настраивает структуру этих папок для себя лично. Доступ к

таким папкам имеет только сам пользователь, его замещающие и

администраторы системы. Назначать права доступа другим пользователям

нельзя.

Общие папки для всех пользователей:

41

«Общая папка» – предназначена для хранения ссылок на объекты

(папки, документы), необходимые в работе большинству сотрудников

организации.

Папка «Компоненты» – предназначена для хранения ссылок на

варианты запуска справочников, сценариев и отчетов системы, с помощью

которых осуществляется работа с прикладными модулями и

администрирование системы.

Для повышения удобства и эффективности работы с большими

объемами задач и заданий в системе, администратор

настраивает «управляемые папки», в которые будут отбираться нужные

задачи или задания по потокам работ, например, согласование документов,

исполнение поручений, и т.п.

4.2.4 Заполнение справочников базовых модулей

После формирования структуры папок необходимо заполняем базовые

справочники:

1. Справочник «Приложения-редакторы». С каждым документом

связано приложение-редактор. При загрузке документа для редактирования

или просмотра, документ копируется с сервера на локальный диск в файл с

расширением, указанным в соответствующем ему приложении-редакторе.

Затем происходит запуск приложения по расширению.

2. Справочник «Шаблоны документов». Документы в системе

«DIRECTUM» можно создавать на основании шаблона. Шаблоны

документов используются для стандартизации создаваемых документов,

соблюдения фирменного стиля, а также упрощения создания подобных

документов, например, заявлений, распоряжений, приказов, когда форма и

часть текста у документов одинаковые.

3. Справочник «Виды жизненных циклов». Жизненный цикл

определяет возможные стадии документа и последовательность перехода

между ними. Под настройкой жизненных циклов понимается задание списка

жизненных циклов в справочнике «Виды жизненных циклов». В карточке

42

справочника задаются основные характеристики жизненного цикла:

наименование и состояние жизненного цикла.

4. Справочник «Виды документов». Виды документов

предназначены для группировки и классификации документов.

Вид документа определяет основные параметры работы с документом:

- тип карточки – список и состав реквизитов;

- набор доступных шаблонов для содержимого документа;

- стадию жизненного цикла создаваемого документа;

- право подписания утверждающей электронной подписью

документов данного вида;

- минимальные права на подписание;

- право создания данного вида документа;

- формат наименования документа;

- права доступа на документ по умолчанию.

5. Справочник «Календари рабочего времени». Для создания,

изменения и удаления данных о распределении рабочего времени на

определенный год заполняется справочник «Календари рабочего времени».

Данные этого справочника используются при обработке маршрутов задач,

для вычисления сроков выполнения заданий.

4.2.5 Назначение прав доступа к компонентам системы

Зарегистрированные пользователи имеют доступ к компонентам только

в пределах назначенных им прав доступа.

Права доступа, необходимые для работы с базовыми модулями,

назначены по умолчанию всем участникам стандартной группы «Все

пользователи». Права на отдельные компоненты системы задаются либо для

группы пользователей, либо для каждого пользователя индивидуально.

4.2.6 Настройка резервного копирования

Самая главная и важная функция системы – обеспечение сохранности и

безопасности данных. Один из методов – автоматическое создание резервных

копий базы данных. Резервные копии хранятся на другом компьютере,

43

который находится физически в другом месте (на случай пожаров, потопов,

терактов, стихийных бедствий и других чрезвычайных происшествий). Для

уменьшения занимаемого места резервные копии базы данных сжимаются

обычным архиватором WinRar.

После установки сервисных служб системы «DIRECTUM» на SQL-

сервере создаем задания (Jobs), выполняющие функции по обслуживанию

БД, такие как резервное копирование. Существуют полное резервное

копирование БД, разностное резервное копирование БД и резервное

копирование журнала транзакций. Настраиваем задания SQL-сервера на

выполнение по расписанию:

Полная резервная копия – ежедневно.

Разностное резервное копирование – каждый час.

Копии размещаются на компьютере, находящемся физически в другом

месте.

4.2.7 Заполнение основных справочников модуля «Канцелярия»

Для ведения дел, заводимых в соответствии со стандартом организации

«Делопроизводство», создадим в СЭД «DIRECTUM» записи в справочнике

«Номенклатура дел». Рассмотрим создание дела на примере входящей

корреспонденции. Создание записи в справочнике представлено на рисунке

24.

44

Рисунок 24 – Номенклатура дел

На вкладке основных реквизитов заполняю поля:

- Заголовок: название дела (входящая документация);

- Индекс: уникальный индекс дела (01);

- Вид РКК: ограничивает выбор дел в РКК (входящие);

- Дата начала и дата завершения: период регистрации бумажных

документов, входящих в дело;

- Примечание: дополнительная информация о составе документов;

- Место регистрации: подразделение, в котором ведется дело

(канцелярия);

- Журнал: указываем журналы регистрации, для которых будет

доступно списание документов в данное дело. Заполняется выбором из

справочника «Журналы регистрации» (входящие, входящие факсом,

входящие по электронной почте);

- Срок хранения: срок хранения документов дела (5 лет);

- Перечень: список типовых архивных документов со сроками

хранения. Заполняется выбором из справочника «Перечни типовых архивных

документов»;

- Статья хранения: статья хранения по одному из перечней;

- Признак «Дело закрыто»: устанавливается автоматически при

уничтожении дела;

- Признак «По личному составу»: устанавливается, если дело содержит

документы по личному составу организации;

- Признак «Уничтожение решением ЭПК»: устанавливается, если

уничтожение дела должно производиться по решению экспертно-

проверочной комиссии;

- Признак «Переходящее дело»: устанавливается, если дело ведется в

течение нескольких лет.

Справочник «Журналы регистрации» содержит перечень электронных

журналов регистрации с правилами формирования регистрационных номеров

45

документов. Заполнение справочника проводится на основании

существующих в организации журналов регистрации. Формирование

номеров документов настраивается в соответствии со стандартом

организации «Делопроизводство». Создание журнала регистрации приказов

по личному составу в справочнике «Журналы регистрации», можно увидеть

на рисунке 25.

Рисунок 25 – Журнал регистрации

На форме карточки создания записи справочника заполняем

следующие реквизиты:

- Наименование: название журнала (журнал регистрации приказов по

личному составу);

- Индекс: уникальный индекс журнала (ВнЛич);

- Место регистрации: подразделение, которое ведет данный журнал

(канцелярия);

- Цифр в номере: количество знаков порядкового номера (3);

46

- Вид РКК: ограничивает выбор журналов в РКК (внутренние).

В табличной части «Формат номера» указываются элементы номера

(порядковый номер через тире - «Л»).

4.2.8 Настройка шаблонов документов

Документы в системе «DIRECTUM» можно создавать на основании

шаблонов. Шаблоны документов используются для стандартизации

создаваемых документов, соблюдения фирменного стиля, а также упрощения

создания подобных документов. Для того чтобы шаблон был доступен

пользователям при создании нового документа, включаем его в список

доступных шаблонов в карточке этого вида документа в справочнике «Виды

документов». Рассмотрим на примере приказов по личному составу. Выбор

шаблона представлен на рисунке 26.

Рисунок 26 – Выбор шаблона электронного документа

После выбора шаблона для вида документа, выдаём права на создание

документа пользователям. Поскольку приказы по личному составу создают

47

только отдел кадров, отдел главного бухгалтера и руководители

подразделений – выдаём им права на создание. Настройка прав на создание

документа из шаблона представлена на рисунке 27.

Рисунок 27 - права создания

После настройки прав на создание документа переходим к настройке

прав на подписание. В соответствии со стандартом организации

«Делопроизводство», приказы по личному составу утверждаются

директором – выдаём права на подписание утверждающей подписью. Выдача

прав представлена на рисунке 28.

48

Рисунок 28 – права на подписание документа

В шаблон электронного документа при помощи меню интеграции СЭД

с офисными приложениями, в поля шаблона документа добавляются поля из

карточки документа. На рисунке 29 представлено добавление полей формы в

электронный документ.

Рисунок 29 – Добавление полей в документ

На рисунке 30 представлен сформированный шаблон исходящего

документа.

49

Рисунок 30 – Шаблон исходящего документа

50

Теперь при заполнении полей карточки документа, значения полей

будут передаваться в электронный документ. Рассмотрим это на конкретном

примере. Заполним карточку исходящего документа необходимыми

значениями. Заполнение карточки документа представлено на рисунке 31.

Рисунок 31 – Карточка документа исходящего письма

После заполнения обязательных полей карточки и сохранении,

выполняется подстановка значений из карточки документа в шаблон

электронного документа, и открывается сформированный документ.

Сформированный документ представлен на рисунке 32.

51

Рисунок 32 – Сформированный из шаблона документ

Сформированный документ можно отправить по типовому маршруту

согласования из карточки документа.

52

4.2.9 Настройка типовых маршрутов

Типовые маршруты позволяют упростить и стандартизировать

создание задач в системе «DIRECTUM». В общем виде схема типового

маршрута состоит из блоков и соединительных линий между ними.

Настройка схемы типовых маршрутов сводится к размещению и соединению

различных блоков, и заданию их свойств в соответствии с алгоритмом

маршрута. Рассмотрим на примере маршрута согласования приказов по

основной деятельности. Наглядно редактор схемы типового маршрута

представлен на рисунке 33.

Рисунок 33 – Редактор схемы типового маршрута

В левой части редактора расположена панель с закладками:

- панель «свойства задачи» предназначена для задания начальных значений

полей карточки задачи (тема, дата создания, инициатор, и т п);

- панель «блоки типовых» маршрутов для добавления на схему необходимых

блоков;

- панель «свойства элементов» предназначена для редактирования свойств

выделенного элемента схемы (исполнитель блока, срок исполнения,

вычисления и т п). Представленная схема типового маршрута процесса

согласования и регистрации внутренних документов содержит блоки

53

заданий, блоки условий, блоки сценариев и соединительные линии между

блоками. При создании задачи по этому маршруту у пользователя

запрашивается параметр «согласующие». На предприятии процесс

согласования регламентирован стандартом организации

«Делопроизводство», согласование внутренних документов проходит в

следующем порядке:

- руководитель инициатора задачи;

- руководители первого уровня;

- начальники управлений;

- заместители руководителей по направлениям;

- руководители по направлениям

- утверждает внутренний документ директор предприятия.

На схеме типового маршрута согласование внутренних документов,

блоки согласования расположены в выше перечисленном порядке. В блоке

сценария типового маршрута «Определение участников согласования» при

вычислении, участники согласования делятся на группы. Далее в блоках

условий проводится сравнение с этими группами. В свойствах блоков

заданий согласования настроено правило при выполнении задания

«требовать подписания документа». Электронные документы в системе

подписываются при помощи сертификатов электронных подписей, выданных

собственным удостоверяющим центром предприятия. После согласования

участниками проекта внутреннего документа (приказа, распоряжения), по

типовому маршруту документ поступает директору на утверждение. Для

задания директору «Утверждение документа», также настроено свойство

блока «требовать подписания документа». Если документ не подписан

электронной подписью, система выдаст сообщение о том, что необходимо

подписать документ электронной подписью. Если же документ подписан

электронной подписью, он переходит на следующий блок типового

маршрута, в котором проводится автоматическая регистрация документа

(проставляется регистрационный номер, дата регистрации), автоматически

54

заполняется регистрационная карточка документа, журнал регистрации,

и.т.д.

После выполнения автоматической регистрации, документ

конвертируется в формат *pdf.

Для того чтобы электронная подпись визуально отображалась на

документе в виде штампа, была разработана функции генерации картинки

штампа и вставки штампа в документ на встроенном языке IS-Builder.

Функция разработана в соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный

стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному

и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта

от 08.12.2016 № 2004-ст). По ГОСТу штамп на визуализации электронного

документа включает в себя следующие реквизиты:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата электронной

подписи;

срок действия сертификата электронной подписи.

Алгоритм работы:

1- Из параметров типового маршрута получаем ID объекта;

2- получаем объект документ по ID;

3- циклом проходим по версиям документа и ищем подписанную

версию документа, если версия подписанная - получаем номер сертификата

электронной подписи, владельца сертификата электронной подписи, даты

начала и окончания действия сертификата, дату подписания документа.

4- в функцию генерации картинки штампа электронной подписи

передаем полученные ранее параметры;

5- в функции генерации картинки штампа написан код на языке

HTML, код формирования картинки штампа приведен в приложении В.4;

55

6- после генерации картинки штампа экспортируем документ во

временную папку;

7- в функцию вставки картинки штампа в документ передаем

параметры (путь к изображению штампа, путь к документу, координаты

размещения штампа на документе);

8- после вставки изображения штампа в документ – импортируем

его в новую версию с комментарием «Версия со штампом ЭП».

Код вставки штампа ЭП в ЭД приведен в приложении В.5.

Электронный документ со штампом ЭП представлен в приложении В.6.

После регистрации, конвертации и вставки штампа ЭП в документ он

отправляется адресатам, в соответствии со списком рассылки для

ознакомления или исполнения.

56

5 Обоснование экономической эффективности

5.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической

эффективности

Одним из подходов описания экономической эффективности является

сопоставление существующих показателей и тех показателей, которые могут

быть достигнуты после внедрения программного обеспечения.

Наиболее целесообразным будет оценка экономической эффективности

внедрения программного обеспечения, путем сопоставления по трудовым и

стоимостным показателям, позволяющим измерить экономию от внедрения

нового программного продукта, относительно варианта использования

существующей в настоящее время технологии.

Для определения нормативных трудоёмкостей на работы по созданию

и дальнейшему развитию ИС использовался отраслевой стандарт ОСТ

4.071.030 «Создание системы. Нормативы трудоёмкости».

В таблице 2 приведены затраты времени по стадиям разработки ИС:

Таблица 2-Затраты времени по стадиям внедрения ИС

№ Наименование стадии/этапа работ Трудоемкость,

нормо-час

1 Формирование требований к ИС 16

Изучение существующих бизнес-процессов 80

Оптимизация бизнес-процессов 40

4 Разработка проектных решений 40

5 Техническое проектирование 40

6 Ввод в действие 312

ИТОГО за внедрение 528

Общая трудоемкость общТЕ определяется по формуле 1:

общТЕ

m

i

i

1

ТЕ,

(1)

57

где iТЕ – трудоемкость этапа работ, нормо-час,

m – количество этапов работ, шт.

Таким образом общТЕ 3124040408016 = 528 нормо-часов.

На основе полученных данных рассчитывается количество человек плЧ

, работающих над внедрением СЭД «DIRECTUM» (формула 2):

tkNЧ

общТЕпл

(2)

где плЧ – плановая численность персонала чел.;

общТЕ – трудоемкость разработки системы, нормо-час;

N – количество месяцев на разработку, мес.;

k – количество рабочих дней в месяце, дн.

t – продолжительность рабочего дня, ч.

Рассчитаем количество человек работающих над внедрением

8223

528пл

Ч = 1 человек.

Таблица 3- Штатное расписание

№

п/п

Должность Кол-во

сотрудников, чел.

Оклад,

руб./мес.

1

1

Бизнес аналитик 0,5 22300

2

2

Инженер-программист 0,5 15700

ИТОГО: 1 19000

5.2 Определение себестоимости разработки информационной системы

Себестоимость ИС складывается из затрат на разработку: заработная

плата, отчисления от заработной платы, амортизация, затраты на

электроэнергию и материалы, затраты на ремонт и запасные части,

накладные и прочие расходы.

58

Затраты на разработку рЗ рассчитываются по элементам затрат по

формуле (3):

рЗ отЗ +СВ+ общА + МЗ+Пр , (3)

где отЗ – затраты на оплату труда работников, руб;

СВ– затраты на отчисления от заработной платы, руб;

общА – затраты на амортизацию основных средств, руб;

МЗ– материальные затраты, руб;

Пр– прочие затраты, руб.

Затраты на оплату труда работников, непосредственно занятых

разработкой и внедрением ИС, с использованием данных из таблицы 2,

составят за период разработки (формула 4):

отЗ Nan

i

i 1

ОТ , (4)

где iОТ – оклад i-категории персонала, руб.;

a– количество сотрудников i-категории, чел.;

N – количество месяцев на разработку, мес.

отЗ 5700035,01570035,022300 руб.

Затраты на отчисления от заработной платы составляют 30,2

38,5%:

Пенсионный фонд РФ (22%);

Фонд социального страхования (2,9%);

Фонд обязательного медицинского страхования (5,1%).

ЧП на производстве (величину выплат устанавливает ФСС

опираясь от сферы деятельности предприятия и страховых рисков, поэтому

объем отчислений может варьироваться от 0,2 до 8,5% в соответствии от

классификации учреждения).

Общая сумма затрат на отчисления от заработной платы СВ

составит (формула 5):

59

отЗ)085,002,03,0(СВ , (5)

Затраты на амортизацию основных средств представлены в таблице

3. Амортизация единицы основных средств iА за период разработки

рассчитывается по формуле 5:

n

Nbi

ЦА (6)

где Ц – цена единицы основных средств, руб.;

b – количество единиц основных средств, шт.

N – количество месяцев на разработку, мес.;

n – срок службы, мес.

Таблица 4-Затраты на амортизацию

Наименование Модель Цена, руб. Кол- во Общая

стоимость,

руб.

Срок

службы,

мес.

Амортизация,

руб.

Сервер 300 000 1 300 000 60 15 000

Итого: 300 000 1 300 000 15 000

Амортизация общА по всем видам основных средств за период

разработки составит (формула 7):

общА

n

i

i

1

А , (7)

Материальные затраты МЗопределяются по формуле 8:

МЗ= эЗ + мЗ (8)

где эЗ – затраты на электроэнергию, руб.;

мЗ – затраты на материалы, руб.

.838657000)02,03,0(СВ руб

60

Затраты на электроэнергию эЗ рассчитываются следующим образом

(формула 9):

квтэ ЦРЗ в тt (9)

где Р – мощность используемой вычислительной техники, кВт/ч

(рекомендуемое значение Р=0,4кВт/ч);

в тt – время работы используемой вычислительной техники, ч;

квтЦ – стоимость одного кВт/ч электроэнергии, руб.

545385682,1Зэ руб.

Затраты на материалы мЗ представлены в таблице 5:

Таблица 5- Затраты на материалы

№ п/п Наименование

материала

Единицы

измерения

Количество,

шт.

Цена, руб. Общая

стоимость,

руб.

1 Компьютер шт 2 35000 70000

2 Принтер шт 1 12000 12000

3 Канцтовары шт 5 200 1000

ИТОГО 83000

МЗ=5453 + 83000 = 88453 руб.

Таким образом рЗ 57000+8386+15000+88453=168839 руб.

Суммарные затраты на разработку рЗ представлены в таблице 6.

61

Таблица 6-Суммарные затраты

Элементы затрат Сумма, руб. Структура затрат, %

Затраты на оплату труда

работников

57000 33,75

Затраты на отчисления от

заработной платы

8386 4,97

Затраты на амортизацию

основных средств

15000 8,89

Затраты на электроэнергию и

материалы

88453 52,39

Прочие 0 0

ИТОГО 168839 100%

По данным таблицы 6 можно сделать вывод о величине затрат на

разработку.

5.3 Расчет договорной цены ИС

Расчет договорной цены ДЦ проводят, исходя из предположения, что

затраты на оплату труда отЗ с отчислениями СВплюс все материальные

затраты МЗ составляют 50% от договорной цены ДЦ (формула 10):

5,0

МЗ)СВ(ЗДЦ

от (10)

5,0

)884538386(57000ДЦ

= 307 678 руб.

Определив договорную цену, рассчитывают сумму накладных

расходов НР , которые берутся 25% от договорной цены (расходы на

отопление, освещение, вентиляцию и т.д.) по формуле 11:

ДЦ25,0НР (11)

НР = 0,25*307678 = 76 920 руб.

62

Разница между договорной ценой, затратами на разработку и

накладными расходами составляет прибыль П разработки ИС (формула 12):

ДЦП МЗСВЗ от НР (12)

П 307678 – (57000 + 8386 + 88453)-76920 =76 919 руб.

Прибыль распределяется по двум направлениям:

на расчетный счет предприятия (из прибыли направляется

сумма, равная 65% ее величины);

в фонд отдела информационных технологий направляется

остаток прибыли (35%), которая может расходоваться на премирование

исполнителей работы по ее окончании или другие нужды отдела.

Все полученные данные представлены на схеме формирования

договорной цены, которая изображена на рисунке 34:

Договорная цена

307 678 руб.

Материальные затраты

88 453 руб.

Затраты на оплату труда

57 000 руб.

Отчисления от з/п

8 386 руб.

Накладные расходы

76 920 руб.

Фонд отдела ИТ

26 922 руб.

Прибыль

76 919 руб.

Расчетный счет

49 997 руб.

Рисунок 34 – Схема формирования договорной цены

Далее рекомендуется сделать вывод о величине себестоимости,

договорной цене и конкурентоспособности данной ИС на рынке. Для этого

рекомендуется воспользоваться таблицей 7:

63

Таблица 7- Структура договорной цены

Показатель Значение

показателя, руб.

Удельный вес

показателя, %

Затраты на оплату труда

работников

57 000 18,52

Затраты на отчисления от

заработной платы

8 386 2,73

Затраты на электроэнергию и

материалы

88 453 28,75

Накладные расходы 76 920 25

Итого расходов: 230 759 75

Прибыль: 76 919 25

Договорная цена: 307 678 100

5.4 Расчет показателей экономической эффективности

Чтобы рассчитать показатели экономической эффективности,

необходимо сравнить данные по затратам до внедрения информационной

системы и после.

Экономия будет рассчитана на период равный одному месяцу,

соответственно N =1 ( N – количество месяцев на разработку, мес.).

Сравнительная характеристика показателей трудоемкости до 1ТЕi и

после 2ТЕi внедрения информационной системы, а также информация о

численности персонала до 1Ч и после 2Ч внедрения информационной

системы представлены в таблице 8.

64

Таблица 8- Показатели трудоемкости операции до и после внедрения

информационной системы

№

п/п

Показатели Расчёт Значение до

внедрения

Значение после

внедрения

1

Регистрация документов Эмпирически 10 мин 2 мин

Передача на

рассмотрение

Эмпирически 10 мин 1 мин

Передача на исполнение Эмпирически 20 мин 1 мин

Итого: 40 мин 4 мин

2

Количество

сотрудников, чел.

Эмпирически 4 2

Составляется смета затрат на оплату труда работников до и после

внедрения информационной системы (табл. 9).

Таблица 9-Смета затрат на оплату труда работников до и после внедрения

информационной системы

Должность Оклад

одного

сотрудника,

руб.

Количество

человек

Срок

проведения

работ, мес.

Общая сумма,

с учетом

трудозатрат,

руб.

До внедрения информационной системы

Делопроизводитель 11000 4 1 44000

ИТОГО 44000

После внедрения информационной системы

Делопроизводитель 11000 2 1 22000

ИТОГО 22000

Экономия составит отЗ (формула 13):

З -ЗЗ 1 от2 отот (13)

22000 22000 -44000Зот

Отчисления от заработной платы до и после внедрения ИС:

65

до внедрения (формула 14):

1 от1 З)02,03,0(СВ (14)

1408044000)02,03,0(СВ1

после внедрения (формула 15):

2 от2 З)02,03,0(СВ (15)

704022000)02,03,0(СВ2

Экономия составит СВ (формула 16):

СВ -СВСВ 12 (16)

7040- 14080 -7040СВ

Сопровождением информационной системы будут заниматься

определенное количество специалистов технической поддержки. Величина

дополнительных расходов от Р , возникающих после проведения мероприятия

равна их фонду оплаты труда за месяц доп отЗ с отчислениями доп СВ (формула

20):

допдоп от от СВ З Р (20)

20724502415700 Р от

где доп отЗ – фонд оплаты труда за месяц специалистов технической

поддержки (формула 21);

доп отЗ an

i

i 1

ОТ , (21)

доп отЗ 115700 =15700

доп СВ – дополнительные затраты на отчисления от заработной платы

специалистов технической поддержки (30,238,5%).

Сравнительная характеристика затрат до и после внедрения

информационной системы представлены в табл. 11.

502415700)02,03,0(СВ

66

Таблица 11-Сравнительная характеристика затрат до и после внедрения

информационной системы

п

/п

Наименование величины затрат Величина экономии, руб.

1

Заработная плата 22 000

2

Отчисления от заработной платы 7 040

3

Амортизация 0

4

Материалы и электроэнергия 0

5 Прочие затраты 0

6 Сопровождением информационной системы 20 724

ИТОГО (1+2+3+4+5-6): 8 316

Э – величина эффекта от проведения мероприятия по внедрению

информационной системы, руб.

Согласно ГОСТ 24.702-85 «Единая система стандартов

автоматизированных систем управления. Эффективность

автоматизированных систем управления. Основные положения» основные

показатели экономической эффективности автоматизированной системы

управления (АСУ) следующие:

годовая экономия;

расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат на

разработку и внедрение АСУ;

срок окупаемости капитальных затрат на разработку и внедрение

АСУ.

Годовая экономия общЭ рассчитывается следующим образом (формула

22):

67

n

i

i1

ЭЭобщ , (22)

1995848316Э24

1

общ

i

руб.

Где iЭ – экономия после внедрения информационной системы за n-

периодов (n=12 месяцев для расчета годовой экономии).

Коэффициент эффективности эфK равен отношению годовой

экономии к затратам на разработку рЗ и дополнительным расходам от Р

(формула 23):

отр

общ

эф

РЗ

Э

K . (23)

053,120724168839

199584эф

K

Срок окупаемости окТ представляет собой отношение затрат на

разработку ИС рЗ к годовой экономии (к годовому приросту прибыли) и

рассчитывается по формуле 24.

общ

р

ок

Э

ЗТ . (24)

199584

168839Ток = 0,85

Критерием эффективности предложенного мероприятия можно

считать:

общЭ ≥0,

эфK >0,

Ток≤ T.

Если рассчитанные показатели удовлетворяют нормативным

значениям, можно сделать вывод об экономической эффективности работы

по созданию и дальнейшему развитию ИС.

68

Заключение

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы был изучен

и рассмотрен на практике процесс выбора и внедрения информационной

системы электронного документооборота. Были решены следующие задачи:

1- была изучена деятельность АО «ГосНИИ «Кристалл». В ходе

изучения, установлено, документооборот предприятия нуждается в

автоматизации;

2- определен специфический класс задач, которые должна решать

информационная система документооборота. К решаемым задачам

относится: создание документов, согласование документов, справочно-

поисковая функция, учет документов, регистрация новых документов;

3- на основе анализа существующих проектных решений и

программных разработок, была выбрана система электронного

документооборота для внедрения в АО «ГосНИИ «Кристалл»;

4- было выбрано информационное и программно-техническое

обеспечение информационной системы;

5- установлена и настроена информационная система электронного

документооборота «DIRECTUM»;

6- установлен и настроен собственный центр сертификации,

реализовано применение электронной подписи в СЭД «DIRECTUM»;

7- выбрана методика расчета экономической эффективности, и

проведен расчет показателей экономической эффективности, на основании

которого можно сделать вывод о том, что внедрение информационной

системы в работу сотрудников предприятия является эффективным.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что поставленная цель

была достигнута и все задачи решены.

Выполнил

Николаев Александр Владимирович

_____________________

69

Библиографический список

1. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс

стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы.

Стадии создания.

2. ГОСТ 34.602-98 Техническое задание на создание

автоматизированной системы.

3. Брауде Э. Технология разработки программного обеспечения.

СПб.: Питер, 2014.

4. Буч Г., Якобсон А., Рамбо Дж. UML. Классика CS. Изд. 2е / Пер.

с англ.; под общей редакцией проф. С. Орлова. СПб.: Питер, 2015.

5. Грибанова-Подкина М.Ю. Технологии в построении классов на

примере социальной объектной модели // Информатизация образования и

науки. – 2016. – №2. – С. 170–184.

6. Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем:

Учебное пособие / Заботина Н.Н. –Братск: Филиал ГОУВПО «БГУЭП», 2013.

– Ч.1 – 146 с.

7. Зарубина В.С. Проект многопользовательской

автоматизированной информационной системы // Информационные

технологии в образовании: Материалы VIII Международ. конф. – Саратов:

ООО «Издательский центр «Наука», 2016 С – 434–437.

8. Леоненков А. Самоучитель UML. Эффективный инструмент

моделирования информационных систем – СПб. : BHV-Санкт-Петербург,

2015. – 304 с. 5.

9. Макаров С.В. Управление обновлениями в СУБД расширенной

архитектуры "клиент-сервер" / Автореферат диссертации на соискание

ученой степени кандидата технических наук / Москва, 2015

10. Марка Д. Методология структурного анализа и проектирования -

М.: Мир, 2014 г. – 304 с.

70

11. Моисеев А.Н. Интерфейса пользователя с повышенной степенью

повторной используемости / Вестник Томского государственного

университета. 2016. № 293. С. 156-157.

12. Пашкина Е.С., Коннолли Т., Базы данных. Проектирование,

реализация и сопровождение. Теория и практика. Вильямс, 2013. 1440 с.

13. Пчельников Д.В. Использование технологии клиент-сервер в

разработке прикладного программного обеспечения / Интерэкспо Гео-

Сибирь. 2016. Т. 1. № 1. С. 205-208.

14. Ризаев И.С., Яхина З.Т. Базы данных: Учебное пособие. Казань.:

Изд-во Казан. гос.техн. ун-та. 2012. 240 с.

15. Рындин, А.А. Автоматизация проектирования корпоративных

информационных систем на основе методов многовариантной интеграции/

А.А. Рындин, С.В. Сапегин. - Воронеж: ВГТУ, 2013 .- 237 с.

16. Сичкаренко В. А. SQL–99. Руководство разработчика баз

данных.– М.: ДиаСофтЮП, 2012.–816 с

17. Тамре Л. Введение в тестирование программного обеспечения /

Л. Тамре ; пер. с англ. – М. : Вильямс, 2013. – 368 с.

18. Юртанова Е.М., Зубрилин А.А СУБД Open.Office.org Base как

упрощенный аналог СУБД Microsoft Access/Информатика и образование. -

2012.- № 6. - С. 52-68.

71

Приложения

72

Приложение А

Диаграммы и схемы

Рисунок А.1 – Диаграмма работы с входящими документами в нотации

BPMN

73

Рисунок А.2 – Диаграмма работы с внутренними документами в нотации

BPMN

74

Рисунок А.3 – Диаграмма работы с исходящими документами в нотации

BPMN

75

Приложение Б

Рисунок Б.1 – Интерфейс системы «DIRECTUM»

Рисунок Б.2 – Интерфейс системы «DocsVision»

76

Рисунок Б.3 – Интерфейс системы «1С Документооборот»

77

Приложение В

Рисунок В.1 – Схема взаимодействия основных программных компонентов

78

Рисунок В.2 – Схема базы данных СЭД «DIRECTUM»

79

Рисунок В.3 – Компонента регистрации системы

Рисунок В.4 – Код формирования штампа ЭП

80

Рисунок В.5 – Код вставки штампа ЭП в документ

81

Рисунок В.6 – Документ со штампом ЭП