Писма и малки пакети - .: Econt Online :.narachnik.econt-bg.com/wp-content/uploads/2011/12/RI-04...... ги заделя (в друг употребяван фирмен

РИ-04-14-01/04 - Приемане на писма, малки пакети и секограми

Име и фамилия Дата Подпис Разработил: Герган Русев 23.03.2011г. . . . . . . . . . . . . .

І. Основни услуги, включени в настоящата инструкция Писма и малки пакети 1. Малки писма - Кореспондентски пратки, които съдържат съобщение от текущ или личен

характер, вложено в плик с размери не по-големи от 130/240 мм, дебелина не повече от 5 мм и тегло до 250 гр.

2. Големи писма - Кореспондентски пратки, които съдържат съобщения от текущ или личен характер, вложени в плик с размери не по-големи от 260 / 360 мм, дебелина не повече от 20 мм и тегло до 2000 гр.

3. При прием на малки писма и големи писма се използва пощенски плик на Клиента или произведен от Еконт плик;

4. Малък пакет - Пратка, съдържаща предмети с или без търговска стойност, незабранени за влагане в пратки, с максимално тегло до 2000 гр.

5. Преди прием се подготвят предварително, като: 5.1. Трябва да са надеждно запечатани, за да не бъдат повредени при обработка и доставка; 5.2. Да имат маркировка за платена цена за доставка - поставени върху пратките стикери -

таксови знаци (пощенски марки на Еконт);

5.3. Трябва да са адресирани правилно от Подателя. Задължителните данни за Подател и

Получател - имена, пълен адрес, пощенски код и селище(по възможност и телефони за връзка) трябва да са попълнени ясно и четливо, без корекции.

6. Прием:

6.1. Чрез поставянето им от Клиент в пощенска кутия на Еконт на територията на цялата страна – за непрепоръчаните пратки и препоръчани пратки, подготвени от корпоративен клиент.

6.2. Лично от Клиента в офис на Еконт, като пратките могат да бъдат непрепоръчани или препоръчани.

Секограми

Проверил: Вяра Енева . . . . . . . . . . . . . Утвърдил: Николай Събев . . . . . . . . . . . . .



1. Секограмите представляват релефни писма и клишета, звукозаписи и специална хартия, изпращани от и/или до слепи граждани или официално признати институти за слепи граждани и оформени с регламентираните отличителни знаци. 2. Приемат се в офисите на Еконт или в пощенските кутии на Еконт. 3. Секограмите с тегло до 7 кг са освободени от заплащане на пощенската услуга (основната, без допълнителните).

І. Приемане на писма, малки пакети, и секограми от пощенска кутия

1. При приемане на писма, малки пакети, и секограми от пощенска кутия служителят (пощальонът /куриерът) спазва предварително зададен график на обслужване на пощенската кутия и събира пратките от нея в пощенски чувал. Ако в момента на приема служителят не разполага с такъв, може да използва употребяван фирмен полиетиленов плик.

2. При пристигане на мястото на поставянето на ПК служителят трябва да огледа за вандалски посегателства върху ПК. При наличие на такива подава информация на Управител офис при пристигането в офиса.

3. Служителят отваря пощенската кутия с ключ и проверява за: 3.1. писма на друг пощенски оператор; 3.2. писма без таксов знак (пощенска марка/ марки), т.е. писмата трябва да бъдат маркирани

за платена цена; 3.3. липсващ пълен адрес на получател/ подател; 3.4. дали писмата са надеждно запечатани; 3.5. наличие на оскърбителни и нецензурни надписи или изображения. 3.6. Ако има налични такива пратки, ги заделя (в друг употребяван фирмен полиетиленов

чувал или плик) за последваща допълнителна проверка/ обработка в офиса. 4. Този чувал (ако има такъв) и останалите изрядни пратки с таксов знак на ЕЕ, с коректен адрес

на подател и получател и надлежно запечатани се поставят в чувала, който се затваря и етикира. На етикета се вписва: дата и час на посещение, номер на ПК и персонален номер на служителя, обслужил пощенската кутия. Ако пратките се поставят в употребяван фирмен полиетиленов плик, той се запечатва с фирмено тиксо, като в джобчето се поставя лист с въведени данните при посещение.

5. Служителят предава чувала с пратките в офиса на служителя и съобщава за нередности по кутията, ако има такива.

ІІ. Обработка на писма, малки пакети, секограми в приемащия офис, приети от пощенска кутия:




1. Служителят в офиса приема чувала, с който е отчетена пощенската кутия от пощальона/ куриера.

2. При наличие на: 1.1. пратка на друг пощенски оператор, пуска пратката в най-близката пощенска станция или

пощенска кутия на оператора. 1.2. пратки без адрес на получателя, съдържащи оскърбителни и нецензурни надписи и

изображения, поставени в скъсани и изцапани пликове - служителят предава пратките на Управител офис. При наличие на тел. номер на подател – се прави опит за връзка с него през телефонната централа с цел да се покани Клиента в офис и да се преопаковат пратките. Ако това е невъзможно, УО уведомява отдел Качество и изчаква последващи разпореждания.

1.3. ненадеждно запечатани или незапечатани пликове - служителят ги запечатва. 2. Преглежда останалите пратки от пощенския чувал, проверява правилно ли са таксувани

според тегло и размери, като за целта те се претеглят. 3. В случай че има грешно таксувани пратки или пратки без таксов знак, обработва пратката,

като Препоръчана и я въвежда в Информационната системата (съгласно указанията, описани в настоящата инструкция) с допълнителни услуги „Препоръчана поща” и „до поискване” с плащане /доплащане от Получател. Потвърждава пратката в системата, отпечатва/ попълва стикер „препоръка” за доплащане и го залепва върху пратката. Ако при изпълнение на това действие служителят срещне затруднения, се свързва с КЦЕ.

4. След като всички пратки от чувала са прегледани и са в изрядно състояние се подреждат за обработка на непрепоръчани пратки.

5. Ако Клиентът е използвал стандартния плик на Еконт с фабрично напечатан номер на пратката, той се подготвя за въвеждане в Информационната системата.

6. При пликове без фабрично напечатан номер, малки пакети и секограми се лепи „стикер за непрепоръчана пратка” (баркод с номера на пратката) и се подготвят за въвеждане в Информационната системата.

6. Отчитане приема на (непрепоръчаните) пратките от пощенска кутия в Информационната система. С това действие се отчитат и проверените пощенски кутии, обслужвани от офиса. По описания начин могат да се приемат и приетите в офиса непрепоръчани пратки. Използва се Поща -> Приемане на поща: 6.1. Поставя се отметка на „От пощальон” и се визуализират полета за въвеждане на

служителя и маршрута до пощенска кутия, която обслужва офиса. След това се натиска бутона „+Нов”, като се отваря нов ППП;




6.2. Поставя се отметка в чекбокса преди полето „№:”. Така се променя функционалността и

визията на реда – появяват се полета „№ ПК:” и „№ Чувал:”, в които се въвеждат номерата на пощенската кутия и чувала (идентичен с този на пощ. кутия).

6.3. Ако за деня в конкретната пощенска кутия не е имало писма и в офиса не са приемани непрепоръчани писма, то се указва че чувалът е приет празен (чрез поставяне на отметка в полето „Празен” и добавяне в ППП), така той не подлежи на последваща обработка.

6.4. Ако има налични непрепоръчани пратки за прием от пощенска кутия (или в офиса), тогава отметката в полето „Празен” не се поставя. В ППП се добавя чувала, който подлежи на последваща обработка (разгрупиране):




6.5. В меню Поща -> Приемане на поща се поставя отметка на „От кутия” и се визуализират

полета за избор на конкретен чувал от пощенска кутия. След това се натиска бутона „+Нов”, като се отваря нов ППП. Това действие не може да се извърши, ако чувалът не е приет в офиса съгласно предходната точка от настоящата инструкция.

6.6.В протокола в полето „№”се въвежда номерът на пратката - на баркода (напечатания върху стандартния плик на Еконт или от залепения стикер от служител в офис – когато се използвани пликове на Клиент) и се потвърди с натискане на бутона „Нова”;

6.7. В отворилата се форма за непрепоръчана пратка се въвеждат всички данни за пратката; въвежда се теглото на пратката; Поставят се отметки на „До поискване” или „Бърза поща”, ако по пратката е приложена някоя от тези допълнителни услуги; Въвеждат се данните на Подател и Получател – имена, населено място, пълен адрес, телефон за връзка; натиска се бутон „Потвърди”.

6.8. Действието се повтаря за всяка приета пратка от конкретната кутия. След въвеждането на всички - Протоколът се приключва.




7. След приключване на Протокола за приемане на пратки от пощенска кутия пратките се поставят на работната маса за последваща обработка и групиране.

8. Всяка пощенска пратка трябва да бъде клеймована (печат с кода на приемащия офис и дата, поставен на лицевата страна на пратката).




ІІІ. Приемане на писма, малки пакети, секограми от пощенски офис 1. При приемане на писма, малки пакети, секограми от пощенски офис служителят в офиса

проверява дали всички реквизити на адресирането са попълнени правилно. Ако има непопълнени задължителни реквизити, пратката се връща на подателя за корекция. Подателят е длъжен да адресира пратката!

2. Служителят проверява дали пратката е надеждно запечатана, ако не е, запечатва пред Подателя.

3. Ако има скъсани, изцапани пратки и такива, съдържащи оскърбителни и нецензурни надписи и изображения, служителят съдейства на Клиента пратката да се преопакова .

4. При съмнение за наличие на забранен за пренасяне предмет служителя изисква писмено съгласие за проверка от подателя върху бял лист в свободен текст. При получено такова служителя проверява съдържанието и ако няма забранени за пренасяне предмети, запечатва пратката. Ако Клиентът откаже да се провери пратката, служителят отказва приема й.

5. За коректната идентификация на такива пратки в системата на Еконт: 5.1. Ако при приема на писмо е използван стандартния плик на Еконт с фабрично напечатан

номер на пратката, то тя се подготвя за въвеждане в Информационната системата с този номер.

5.2. Ако се приема пратка с плик без фабрично напечатан номер/ малък пакет/ секограма, върху нея се лепи „стикер за непрепоръчана пратка” (баркод с номера на пратката, като така пратката ще придобие номера от стикера) и се подготвят за въвеждане в Информационната системата. Стикерът за непрепоръчана пратка трябва да е зачислен на приемащият служител. Ако той няма наличен, трябва да си го приемо-предаде с друг служител от офиса чрез ППП за материали от меню Поща -> Приемо-предаване на материали.

5.3. Ако приеманата пратка ще бъде и Препоръчана - в ИС за неин номер се въвежда само номерът на стикерът Препоръка, който се залепя върху пратката.

6. Ако служител приема непрепоръчана пратка лично от клиент, който не разполага с пощенски материали за услугата (плик, марка), служителят му ги предоставя, като задължително отразява продажбата на марката/ марките в Информационната система (съгласно настоящата инструкция). Ако се приема писмо в плик с фабрично напечатан номер, пликът не се предава (продава) на Клиента – при въвеждане в ИС с ППП от Клиент, тя автоматично ще го отчисли от наличността на приемащия служител. Ако той няма наличен, трябва да си го приемо-предаде с друг служител чрез ППП за материали от меню Поща -> Приемо-предаване на материали!

7. Върху предложения от служителя плик клиентът собственоръчно попълва данните на подател/ получател (желателно е да има телефон за връзка) и се залепя таксовата марка, която реално да остойностява пратката.

8. Ако служител приема непрепоръчана пратка лично от клиент, който разполага с пощенски материали за услугата (плик и марка), но желае допълнителни услуги „до поискване” и „бърза поща” или поставените таксови марки не са достатъчни да покрият стойността на услугата - служителят му предлага съответните пощенските материали (марка, стикери за допълнителна услуга „до поискване” и „бърза поща”, които да бъдат използвани за пратката), като задължително отразява продажбата в Информационната система (съгласно настоящата инструкция).




9. Ако пощенските материали за желаните услуги (плик, марка, стикери за допълнителна услуга

„до поискване” и „бърза поща”) са собственост на Клиента и са поставени (залепени) върху пратката, служителят отразява само приема й в Информационната система. 9.1. Ако клиентът изпраща писмо в плик на Еконт без фабрично напечатан номер, върху него

се лепи „стикер за непрепоръчана пратка” и писмото се въвежда в ИС, като прието в офис с ППП от Клиент (съгласно настоящата инструкция). Системата автоматично ще отчисли стикера от наличността на приемащия служител. Ако той няма наличен, трябва да си го приемо-предаде с друг служител чрез ППП за материали от меню Поща -> Приемо-предаване на материали!

10. Въвеждане на приетата в офис непрепоръчана пратка в Информационната система: 10.1. В меню Поща->Приемане на поща-> от Клиент, като се записват данните на клиента и се създава нов ППП от клиент към склад - записва се номера на пратката(плика с номер напр.60000000001234, той се отчислява от наличностите на офиса автоматично и не се продава на клиент) и се натиска бутон Нова.

10.2. Oтваря се формата за пощенска пратка, в която се записва и потвърждава пълния набор данни за клиент получател/ подател по непрепоръчаната пратката. Поставят се отметки на „До поискване” или „Бърза поща”, ако по пратката е приложена някоя от тези допълнителни услуги.




10.3. Когато един клиент изпраща повече от една пощенска пратка, то всяка от тях се приема по гореописания начин. След добавяне на всички пратки на Клиента в протокола, същия се приключва. 10.4. Окончателното приемане на пратката се извършва с приключването на ППП. Такъв Протокол е с нулева стойност на дължимите услуги!

11. При желание на Клиент ППП може да бъде разпечатан с помощта на . Върху него се полагат подписите на Клиент и служител и се предава на Подателя.




12. Всяка пощенска пратка трябва да бъде клеймована (печат с кода на приемащия офис и дата,

поставен на лицевата страна на пратката). ІV. Прием на пощенски препоръчани пратки Ако изпращача желае допълнителни услуги „Препоръчана поща”, „Обратна разписка”, „Наложен платеж”, „Обявена стойност” пратката задължително се регистрира в системата като препоръчана. 1. Допълнителната услугата Препоръка се прилага за следните типове пратки - писма, малки

пакети, секограми и печатни произведения. 2. Ако Клиентът е избрал услуги Обявена стойност, Наложен платеж и/или Обратна разписка, то

пратката е препоръчана, т.е. услугите задължително са в комбинация с Препоръка. 3. Приемът на пощенските препоръчани пратки се извършва в офисите на Еконт. 4. При приема на Препоръчана пратка, действията по подготовка и маркиране на заплатената

основна услуга на такава пратка – малко или голямо писмо, малък пакет, секограма и печатно произведение, се извършват съгласно стандартите на Еконт.

5. За маркиране на препоръчаните пратки и услуги по тях се използва Стикер „Препоръка”, който се поставя върху пратката, а екземпляр от него се предава на Подателя.




6. В зависимост от техническите възможности на офиса, стикерът може да бъде разпечатан на

етикетен принтер от Информационната система или да се използва предварително подготвен стикер Препоръка.

При прием на препоръчани пратки в офис без етикетен принтер 1. За маркиране на препоръчаните пратки и услуги по тях се използва предварително подготвен

Стикер „Препоръка” от наличните в офиса: 1.1. Отделят се два стикера „Препоръка” с идентичен номер от наличната в офиса лента със

стикери. 1.2. В полетата и на двата идентични стикера се записва информация за услугите.

2. При прием на препоръчана пощенска пратка без друга допълнителна услуга. В полетата и на двата идентични стикера „Препоръка” се записва следната информация: 2.1. В полетата „Обявена стойност”, „Наложен платеж” и „Обратна разписка” се вписва „ - „ ,

с което се указва, че тези услуги няма да се използват; 2.2. Полето „Препоръка” е маркирано и с обявена цена, която се налага да се коригира само

при промяна на актуалната пощенска тарифа. 2.3. „Основна услуга” – вписва се цената на услугата, в случая равна на таксата за Препоръка. 2.4. „Доплащане” – попълва се само ако пратката е частично таксувана (при приети пратки от

пощенска кутия, които нямат залепени необходимите марки) със стойността за доплащане, дължима от Получателя на пратката.

3. При прием на препоръчана пощенска пратка с друга допълнителна услуга. В полетата и на двата идентични стикера „Препоръка” се записва следната информация:




3.1. „Обявена стойност” – маркира се с и се изписва сумата на обявената стойност, декларирана от подателя. Обявената цена за услугата се налага да се коригира само при промяна на актуалната пощенска тарифа. Ако тази услуга не е избрана от Клиента, не се маркира и се вписва „-„.

3.2. „Наложен платеж” – маркира се с , изписва се сумата на наложения платеж, посочен от подателя и се записва изчислена съгласно тарифата стойност на услугата. Ако тази услуга не е избрана от Клиента, не се маркира и се вписва „-„.

3.3. „Обратна разписка” – маркира се с . Обявената цена за услугата се налага да се коригира само при промяна на актуалната пощенска тарифа. Ако тази услуга не е избрана от Клиента, не се маркира и се вписва „-„.

3.4. Полето „Препоръка” е маркирано и с обявена цена, която се налага да се коригира само при промяна на актуалната пощенска тарифа.

3.5. „Основна услуга” – вписва се общата цена на услугата – сумата от таксата Препоръка и таксата за другата допълнителна услуга (другите услуги). При пратка с Наложен платеж към стойност на услугата се прибавя и услугата

Паричен превод (за да се изплати сумата по Наложения платеж след предаване на пратката).

3.6. „Доплащане” – попълва се само ако пратката е частично таксувана (при приети пратки от пощенска кутия, които нямат залепени необходимите марки) със стойността за доплащане, дължима от Получателя на пратката.

3.7. Единият екземпляр се залепя върху пратката, а другия се предава на клиента.




При прием на препоръчани пратки в офис с етикетен принтер 1. Попълва се необходимата за пратката и доставката информация в Информационната система. 2. От ИС се разпечатват стикерите за Препоръка. Единият екземпляр (вляво) се предава на

Подател, а другият (вдясно) се поставя върху пратката.

ІV. Отразяване приема на пощенски препоръчани пратки в Информационната система 1. Чрез Поща -> Приемане на поща. Поставяте отметка на „От клиент” и се визуализират полета

за въвеждане на клиентски номер и/или името на клиента. След това се натиска бутона „+Нов”, като се отваря нов ППП:

2. С натискане на бутон „+Нова пратка” се отваря форма за създаване на препоръчана пощенска пратка:




2.1. В отворилата се форма се въвеждат всички данни за пратката:

въвежда се теглото на пратката; Поставят се отметки на всички допълнителни услуги, пожелани от Клиента; При избор услуга НП от падащо меню може да се избере начина на изплащане на сумата с Паричен превод - в брой или по банков път. Ако клиентът предпочита изплащане по банка, е длъжен да предостави SWIFT код и IBAN на сметката си. Въвеждат се данните на Подател и Получател – имена, населено място, пълен адрес, телефон за връзка; ако клиентът има авансово платени материали, това се отбелязва с маркиране на съответния материал. С натискане на бутон „Потвърди” системата генерира номер на препоръчаната пратка.




2.2. По желание на клиента се издава фактура (действия аналогични при ППП на куриерски

пратки). При приключване на ППП се изписват сумите, дължими от клиента. Те ще се отразят в Движението на паричните ви потоци, но самите пратки няма да влязат като редове в Складовата задача;




2.3. Задължително трябва да е стартиран Econt Local, за да ви се разпечата стикера Препоръка, който да се залепи върху пратката;

2.4. Ако се налага повторно разпечатване на стикер по дадена пратка, това може да се направи повторно с помощта на Консултативен Център Еконт (през тел.811) и съобщаване на номера на протокола и номера на пратката. След тяхно потвърждение от страна на КЦЕ се влиза повторно в ППП и се натиска бутон за печат на стикери ;

3. Ако офиса не разполага с етикетен принтер, се използва готов стикер за препоръчана пратка. При този прием стикерът за Препоръка трябва да е зачислен на приемащият служител. Ако той няма наличен, трябва да си го приемо-предаде с друг служител чрез ППП за материали от меню Поща -> Приемо-предаване на материали! 4. Номера на стикера се въвежда в поле „№:” и се натиска бутон „+Нова пратка” и попълва

формата.

5. При желание на Клиент ППП се разпечатва с помощта на . Върху него се полагат

подписите на Клиент и служител и се предава на Подателя.




V. Импорт на данни 1. При импортиране на подготвен от служител или Клиент файл с пощенски пратки се

използва Поща - > Импортиране на пратки. 2. За да се импортира файл, трябва да се използва файл съобразно типа пратки, които ще се

изпращат – препоръчани или непрепоръчани. Могат да се използват файлове, подготвени въз основата на образците за такъв тип файл, като достъп до образците има и в самото меню Импортиране на пратки.

3. При импортиране на попълнения файл с пощенски пратки се поставят отметки, посочващи типа на изпращаните пратки. По подразбиране при препоръчаните е поставена отметка, че пратките са сортирани. Ако не са сортирани, трябва да махнете отметката преди импорт на файла.

4. Импорт на данни от екселски файл: С натискане на бутон „Browse…” се избира файла за импортиране и се натиска бутон „Импорт” 5. Системата извежда съобщение за броя на редовете (пратките) и номера на протокола, с

които са приети пратките от клиент към склад. Импортирани редове: 13 ППП №: 243623




6. Извежда се справка за това на кой ред в импортирания екселски файл се намира съответното писмо, номера на писмото.

7. Ако във файла има некоректно въведени данни, при импортиране системата съобщава за тях. Трябва да се редактира/допълни файла съгласно указанията на системата и отново да се импортира.

8. Протоколът е създаден от системата, но е неприключен и трябва да се приключи от меню Поща->Приемане на поща->От клиент както всеки стандартен ППП за приемане на пратки от клиент.

9. По желание на клиента може да се издаде фактура/ касов бон (действия аналогични при ППП на куриерски пратки). Сумите се отразят в Движението на паричните ви потоци, но самите пратки не влизат като редове в Складовата задача.




10. При желание на Клиент можете да разпечатате ППП с помощта на . Върху него се

полагат подписите на Клиент и служител и се предава на Подателя. VІ. Продажбата на пощенски материали

1. Задължително продажбата на пощенски материали се отбелязва в ИС на Еконт, така се отчитат паричните постъпления, както и наличностите от пощенски материали в служителя/офиса. Пощенските материали имат парична себестойност! 2. Материали могат да се продават само ако са в наличностите на служителя, извършващ продажбата. Наличностите се виждат от Поща -> Инвентаризация материали.

3. В случай, че материали липсват в наличностите, могат да бъдат приемо- предавани от меню Поща -> Приемо-предаване на материали!




4. Самата продажба се осъществява Поща -> Продажба на материали: Въвежда се клиентски номер и/или името на клиента. След това се натиска бутона

„+Нов”, като се отваря нов ППП;

В полето „Материал” се избира от съджеста материала ( с въвеждане на първите букви от наименованието му) и се посочва броя (и диапазона) на съответния материал.



Име и фамилия Дата Подпис Разработил: Герган Русев 23.03.2011г. . . . . . . . . . . . . . Проверил: Вяра Енева . . . . . . . . . . . . . Утвърдил: Николай Събев . . . . . . . . . . . . .

Редовете в протокола могат да бъдат редактирани от бутон в реда на конкретния материал; В протокола се калкулират и суми за продадените материалите, които трябва да се

съберат от клиента; Като приключите ППП, по желание на клиента можете да издадете фактура или касов

бон, а сумите, които събирате от клиента, ще се отразят в Движението на паричните ви потоци.

Ако е Клиентът е корпоративен, сумата ще постъпи по месечната фактура (Протокола за продажба приключва със сума 0).

VІІ. Плащане на услугите

1. Плащането на суми в брой от клиенти за извършени пощенски услуги се регистрира с фискален бон, издаден от регистриран на името на Еконт Експрес ООД (Търговски партньор на Еконт) ЕКАФП / фискален принтер.

2. При издаването на фискален бон се ползват следните два кода: 2.1. Услуги с ДДС (Данъчна група `Б`) – за Неуниверсални пощенски услуги (Наложен

платеж, До поискване, Обратна разписка); 2.2. Пощенски услуги без ДДС (Данъчна група `А`) – за универсални пощенски услуги

(основните – Малко писмо, Голямо писмо/малък пакет, Секограма и допълнителните – Бърза поща, Препоръка, Обявена стойност).

Documents

Писма и малки пакети - .: Econt Online :.narachnik.econt-bg.com/wp-content/uploads/2011/12/RI-04...... ги заделя (в друг употребяван фирмен