Система «EDSIGN»

Версия 1.0

Выпуск 1

Аннотация

ООО «Электронные офисные системы (Софт)»: 107113 Москва, ул. Шумкина, 20, стр.1 Тел/факс: (495) 221-24-31, E-mail: sale@eos.ru

Целью настоящего документа является обзор системы «EDSIGN».

Приводятся сведения о назначении и возможностях системы,

необходимой конфигурации программных средств, пример использования

системы.

Система «EDSIGN» постоянно совершенствуется и в связи с этим

возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания

пользовательского интерфейса.

Документ разработан специалистами предприятия ООО «Электронные

офисные системы (Софт)».

Copyright © 2010 ООО «Электронные офисные системы (Софт)» и ООО

«Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)».

Все права защищены. «EDSIGN» является зарегистрированным

программным обеспечением предприятий ООО «Электронные офисные

системы (Софт)» и ООО «Электронные офисные системы

(проектирование и внедрение)».

Все упомянутые в данном издании товарные знаки и зарегистрированные

товарные знаки принадлежат своим законным владельцам.

Система EDSIGN. Аннотация 3

EDSIGN – программа для создания

электронного документа с использованием

присоединенной электронной цифровой

подписи

EDSIGN – это программная надстройка для Microsoft WORD

для создания и подписания электронного документа ЭЦП,

обеспечивающая полную аналогичность электронного документа

(ЭД) бумажному документу на всех стадиях его подписания. При

работе с ЭД становится возможным использовать те же процедуры

обработки и подписания документа, которые применяются для

бумажных документов.

Теперь с помощью EDSIGN вы можете легко подписывать ЭЦП

электронные документы так, как вы привыкли работать с

бумажными документами.

EDSIGN может применяться для подписания любых документов

одним или несколькими лицами – работниками одной или разных

организаций. Процесс подписания ЭД прост, нагляден и происходит

в привычном интерфейсе текстового редактора Microsoft Word.

Документ, созданный с помощью EDSIGN, может использоваться в

юридически значимом документообороте, а ЭЦП, поставленные в

документе, будут эквивалентны собственноручным подписям.

4 Система EDSIGN. Аннотация

С EDSIGN можно:

Подписывать документ ЭЦП любым количеством лиц в

любом порядке в различное время и в различных местах.

Подписывать, согласовывать и визировать документ с

произвольным количеством физических и юридических лиц;

Заранее определять необходимые подписи и выделять в тексте

документа места, предназначенные для их будущего

заполнения при подписании соответствующими лицами;

Подписывать документ с проставлением факсимиле

собственноручных подписей, штампов и печатей в заранее

предусмотренные места в тексте документа;

Подписывать документ, одновременно заполняя заранее

предусмотренные поля для ввода дополнительной

информации. Например, в момент подписания какой-либо

подписью может быть введен регистрационный номер, дата

подписания документа, примечание согласующего лица и т.п.;

Видеть в свойствах документа внесенные и ожидаемые

подписи, количество поставленных ЭЦП, информацию о

сертификатах подписавших лиц и другую информацию.

Преимущества EDSIGN

Работа с электронными документами, подписание ЭЦП

происходят так же, как и с привычными документами

Microsoft Word;

Любая ЭЦП относится целиком ко всему содержимому

документа и гарантирует его неизменность;

Автоматическая проверка подписей на их правильность и

отображение в свойствах документа фактов подписания

документа;

Документ может быть передан для последующего чтения,

подписания, согласования или визирования любым способом.

При этом способ передачи документа не важен – документ

может быть отправлен по электронной почте, скачан с сайта

Система EDSIGN. Аннотация 5

или получен на электронном носителе. Передача

электронного оригинала в виде файла естественно

существенно экономит время и средства по сравнению с

пересылкой бумажного документа;

Процедуры согласования, визирования, утверждения и

регистрации электронного документа полностью аналогичны

соответствующим процедурам для бумажного документа. Вам

не надо ждать, пока придет бумажная копия. Вы всегда

работаете с оригиналом документа, который можно

мгновенно получить или разослать всем заинтересованным

лицам;

Любая из подписей документа относится целиком ко всему

содержимому документа, аналогично подписям в бумажном

документе. В электронном документе отпадает

необходимость подписывать отдельные страницы документа

или подписывать скрепленные страницы, так как документ

всегда представляет собой единое целое;

Оригинал документа – это сам электронный документ

Оригиналы документа можно хранить в любом требуемом

количестве и в любых местах, а понятие «копия документа»

теперь относится к бумажной копии;

В любой момент времени вы можете сохранить электронный

документ EDSIGN, как обычный документ MS WORD. Это

будет электронная копия документа, визуально не

отличающаяся от оригинала, но обладающая ЭЦП. Такие

копии могут использоваться при обмене документами с

физическими лицами и организациями, не имеющими в своем

распоряжении EDSIGN;

При создании электронного документа можно ограничить

любую из ожидаемых подписей определенным

сертификатом. В этом случае подписать документ сможет

только определенное лицо, владеющее заданным

сертификатом, и никто другой.

6 Система EDSIGN. Аннотация

Пример подписания договора с использованием EDSIGN

Шаг 1. Стороны согласовали текст договора и его формат. Одна из

сторон может создать текст электронного документа, предусмотрев

в нем все необходимые подписи и поля, которые будут заполнены

подписями сторон и регистрационными данными (дата, номер и

т.д.).

Шаг 2. После создания проекта текста договора он подписывается

ЭЦП автора. В данном случае – подписью лица, подготовившего

текст договора для дальнейшего подписания. Его ЭЦП гарантирует

неизменность самого текста договора с предусмотренными для

будущего заполнения подписями и полями.

Система EDSIGN. Аннотация 7

Шаг 3. Договор в электронном виде передается руководителю

организации, который подписывает договор. Он подписывает

договор своей ЭЦП, а в тексте договора в предусмотренном месте

появляется графическое отображение собственноручной подписи

руководителя, сопровождаемое изображением печати организации

и даты подписания. Точно так же, как и при подписании бумажного

документа. В электронном документе также, как и в бумажном, -

можно разделить процедуры подписи и простановки печати,

которые могут выполняться разными лицами.

8 Система EDSIGN. Аннотация

Шаг 4. Теперь договор может быть отправлен другой стороне

договора. При этом способ передачи документа не важен –

документ может быть отправлен по электронной почте, скачан с

сайта или передан получателю лично на электронном носителе.

Получив договор, получатель может прочесть его, убедиться в

наличии и правильности подписей первой стороны и в свою

очередь подписать его.

Система EDSIGN. Аннотация 9

Шаг 5. Делопроизводитель организации зарегистрировал договор.

При этом он выполнил точно такую же процедуру подписания

документа ЭЦП, но его подпись в тексте документа отображается

как автоматически проставляемая дата, а также факсимиле печати

своей организации.

10 Система EDSIGN. Аннотация

Шаг 6. Договор полностью подписан - заполнены все поля,

предусмотренные на этапе его оформления. Теперь он отсылается

отправителю. Отправитель, получив договор, убеждается, что

документ подписан и все подписи действительны. Ему не надо

сравнивать полученный текст с отправленным им ранее текстом.

Все необходимые подписи в договоре есть, и они верны, а текст не

мог быть изменен без нарушения правильности ЭЦП. Теперь можно

зарегистрировать договор в своей организации и приступить к его

выполнению.

Система EDSIGN. Аннотация 11

Технические характеристики

EDSIGN предназначен для функционирования в качестве

надстройки Microsoft Word 2007.

Microsoft Word 2007 должен быть установлен на компьютере

пользователя.

Также на компьютере пользователя должна быть установлена

универсальная система для криптографической защиты

информации КАРМА версии 2.1.

EDSIGN может работать в следующих операционных системах

Microsoft Windows XP или Vista или 7.

Для работы могут использоваться стандартные криптопровайдеры,

входящие в состав операционной системы Windows, такие как

Microsoft Base Cryptographic Provider, Microsoft Enhanced

Cryptographic Provider.

Также могут использоваться отечественные и зарубежные

криптопровайдеры, поддерживающие спецификацию Microsoft

CryptoAPI 2.0. Например, КриптоПро CSP, Сигнал-КОМ CSP,

12 Система EDSIGN. Аннотация

«Домен-К», SMART CRYPTO CSP, Верба-OW, Авест и

подобные.

Для подписания документов с помощью механизма ЭЦП

пользователи должны иметь сертификаты открытых ключей,

имеющие связанные с ними закрытые ключи.

Ввод изображений (факсимиле) подписей, штампов, печатей и т.п.

может осуществляться с устройств планшетного ввода или

подобных устройств и/или из графических файлов формата JPEG

или GIF или TIFF или PNG.