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社团会议1 运营最复杂的会议

2 能商业运作的会议

3 利润率最高的会议

4 流动性较强的会议

社团会议的市场营销

武少源13901021775

sywu@ciccst.org.cn

引言 “市场营销就是在适当的时间；适当的地点以适当的价格；适当的信息沟通和促销手段，向适 当 的 消 费 者 提 供 适 当 的 产 品 和 服 务 的 过程。”

营销学之父菲利浦 ·科特勒《营销管理》

市场营销时 间

地 点

价 格

信息沟通

促销手段

产 品

服 务

适当客户

交流内容 一 会议市场 二 社团和社团会议 三 社团会议的特点 四 市场营销之一“找到会议信息” 五 市场营销之二“得到会议委托” 六 比营销更重要的 七 营销的最高境界是不营销

一会议市场1 社会组织结构

2 中外会议市场的比较

3 三大会议市场的份额

1 社会结构

社会结构

政 府

企 业

事业单位

社会组织 民办非企业机构 (40 个）

社团组织 ( 学会和协会 1818个 )

基金会 (136个 )

社会结构形成会议市场政府会议市场

公司会议市场

社团会议市场

事业单位会议市场

2 中外会议市场的比较我国有三大会议市场

政府会议市场

企业会议市场

社团会议市场 　

欧美仅有两大会议市场

企业会议市场

社团会议市场

3 三大会议市场的份额

分类 企业 政府 社团 事业 会议

统计 数量 比例 数量 比例 数量 比例 数量 比例 总量

2005 年 415 58% 134 19% 136 19% 30 4% 715

2006 年 441 60% 136 19% 117 16% 38 5% 732

2007 年 438 58% 147 19% 150 20% 20 3% 755

二社团和社团会议1 什么是社团

2 社团会议的分类

1 什么是社团组织？(1) 定义：具有某些共同特征的人相聚而成的互

益组织(2) 特征：社团通常是非盈利和非政府的组织(3) 分类：政治、经济、科技、军事、外交、文

化、体育、健康卫生及宗教团体(4) 经费：官方、半官方和民间(5) 管理：必须有主管单位和挂靠单位

全国性社团组织在民政部注册的 1813 个，以下 10 部门占 1000

个

国资委 299 文化部 94

科 协 190 农业部 58

教育部 144 卫生部 42

社科院 107 科技部 36

体 总 97 文 联 33

2 社团会议的分类(1) 会议规模

(2) 会议学科

(3) 与会者国别

(4) 会议经费

(1) 会议规模

11%11%

18%

27%

33% 2000》1000-1999500-999250-499

249《

(2) 会议学科分类

0

10

20

30

40

医药 科学 工业 技术 环境农业 社会学 经济 商业 交通管理 文化 艺术 体育 教育法律 语言 建筑 安全 文学历史 数学 地理 图书 其他

(3) 与会者国别① 国内会议

② 国际会议

① 国内会议 凡是来自国外的参会代表人数占会议代表

总人数的比例达不到某个国际会议标准的会议均称作国内会议

② 国际会议ICCA 的标准UIA 的标准我国的标准

ICCA 简介国际会议和大会协会（ International

Conference & Congress Association, 简称 ICCA ）

总部设在阿姆斯特丹每年将世界举办的国际会议统计到会议数据

库中许多文章中引用的 ICCA 的会议标准，仅是

ICCA 对国际会议的统计标准

ICCA 统计国际会议的标准 ⑴ 固定性会议

⑵ 至少 3 个国家轮流举行⑶ 与会人数至少 50 人

UIA 简介国际协会联合会 (The Union of International

Associations, 简称 UIA)

总部设在布鲁塞尔

1949 年起对世界各国的国际会议进行统计

非政府组织和政府间组织所主办的会议

UIA 统计的国际会议编录在“国际会议目录”

UIA 统计国际会议的标准 ⑴ 与会人数至少 300 人

⑵ 国外人士占与会人数 40% 以上⑶ 与会者来自至少 5 个国家⑷ 会期至少 3 天

我国的国际会议标准

(1) 国际会议是指与会者来自 3 个或 3 个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的以交流为主要目的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议

(2) 对参加会议的国外代表人数和会期没有特别的注明

(4) 会议经费① 自筹自支：注册费、赞助费

科技类国际会议

其中医药和 IT 业会议 赞助比较多

② 财政拨款

政府间组织的社团会议

三 科技社团会议的特点1 数量非常多 2 筹备周期长

3 举办风险大 4 收益相对高

5 商业化运作 6 买卖勤互动

7 运营有规律 8 多方能共赢

1 数量非常多机构 2002 2003 2004 2006 2007 2008

科协

中国科协 33 38 42 115 153 77

省级科协 199 291 365 281 554 941

副省级省级城市科协 　 　 　 2197 1368 2004

地级科协 3424 4847 4469 4838 6307 6068

县级科协 7290 8131 5150 3707 3624 5854

学会

全国性所属学会 2613 2316 2920 3312 3639 3687

全国性代管学会 　 　 　 　 96 119

省级学会 9090 82391016

6

1097

5

1132

9

1218

0

　 学术会议合计 (1)2264

9

2386

2

2311

2

2542

5

2707

0

3093

0

2 筹备周期长(1)筹备周期漫长、通常都要跨年度

(2) 国内社团会议筹备时间 1-2 年

(3) 国际社团会议筹备时间 2-8 年

(4) 许多国际会议筹备 8 年

例如 2006 年举办的“第 5 届国际病生理大会”是 1998 年开始筹备的

3 举办风险大（ 1 ）政治事件 89 年政治风波，宇航大会异国举办 01 年“ 911 事件”，水利大会（ 2 ）天灾人祸 03 年的非典，植保大会延期到 04 年 09 年的 HINA 流感 世界解剖大会（ 3 ）文化差异 98 年人大提出修改 1980 年版的婚姻法

3 举办风险大 (三 ) 婚前患有医学上认为不应当结婚的疾 病，婚后尚未治愈的，婚姻无效

英国遗产学会号召抵制遗传大会缩水（ 4 ）特殊事件 奥运会， 08 年心理治疗大会严重缩水 党代会，会议异地（ 5 ）经济事件 汇率变化，会议经费减少 经济形势变化，商业运作不成功，人数减少 (6) 产业竞争 异地或换人

4 收益相对高

36

64

18

82

68

32

0102030405060708090

参会人数 会议个数 会议支出

社团会议 企业会议

收益高的原因源于活动多(1) 社团会议的活动相对比较多

(2)专业活动包括口头报告和张贴报告等

(3) 社会活动包括开、闭幕式和文娱活动等

(4)餐饮活动包括冷餐会、宴会、茶歇等

(5) 会务活动包括注册

5 商业化运作(1) 社团会议的与会者多数是自愿参加的

(2) 与政府和公司会议本质区别

(3) 国内代表参会费用几千元

(4) 国外代表参会费用上万元

(5)“会有所值”才会自愿掏钱参加

(6)只有社团会议才能商业化运作

6 买卖勤互动(1) 会议组织者 (卖方 )和参加者 (买方 )之间的互动

(2)筹备中各个环节都体现出互动性

(3)录取通知有助于与会者获得参会经费

(4)签证邀请方便国外代表获得来华签证

(5)电子商务极大改善了互动条件

社团会议互动示意图会议组织者

会议参加者

征文通知

提交论文

录取通知

注册通知

会前注册

注册确认

签证邀请

7 运作有规律(1) 社团会议有自己的运作规律

(2) 3 条主线贯穿 6 个阶段

(3) 3 条主线：学术、会务和财务管理

(4) 6 个阶段：申办、竞标、策划、筹备、召开和后继工作

(5) 规律决定运作的时效性非常强(6) 抓住战机，“不能提前，更不能滞后”

社团会议运作的 6 个阶段

申办

竞标

召开

策划

筹备

后续

学术管理

会务管理

财务管理

筹备中的主要活动

征集论文

提交论文

会前注册

录取通知

注册通知

会前准备

征文截至日 注册截止日

案例 : 三个会议数据比较会议名称 心理治疗 地震工程 自由基

举办日期 08年 10月 8 日 08年 10月 13

日08年 10月

18日

征文截至日期 08年 5 月 31日 07年 10月 1日

08年 7 月 20

日

征文提前 提前 4 个月 提前 12 个月 提前 3 个月

注册截至日期 08年 6 月 30日 08年 5 月 1 日 08年 8 月 31

日

注册提前 提前 3 个月 提前 5 个月 提前 1.5 个月

上届参会人数 3500 2000 1600

本届参会人数 1800 3000 800

数据比较 减少 50％ 增加 50 ％ 减少 50％

8 多方能共赢(1) 产业链上的机构都能提高形象，得到收益

(2) 主办机构

(3)承办机构： PCO、 DMC

(4)硬件机构：会议中心和会议型酒店

(5) 服务机构：印刷、交通、搭建、设备

四 市场营销：找到会议信息１市场定位 (目标 ) － 找什么会议

２营销计划 ( 方法 ) － 怎样找会议

３会议信息 ( 结果 ) － 找到会信息

１市场定位(1) 企业通过市场定位首先就是要确定自己的目

标市场

(2)其次企业通过营销手段和所能提供的服务，在目标市场上显示出与其他竞争者的区别，取得有利的竞争地位

(3) 市场定位的关键是企业要设法在自己的服务上找出比其他竞争者更具有竞争优势的特性

我的会议目标市场小型 企业 国内 展览

中型 政府 双边 旅游

大型 社团　 国际 会议

营销定位

大： 1000 人以上规模的会议

远：开发至少３年之后的会议

２营销计划(1) 市场营销与销售的区别

(2) 市场营销的主要因素

(3)制定会议市场营销计划

(1) 市场营销与销售的区别什么是“销售”

什么是“市场营销”

变化的产生的原因

① 什么是“销售”以现场工作和案头工作为中心

以短期效果为中心，注重眼前的产品、市场、顾客以及策略

注重产量、指标、当前的销量、奖金以及佣金

② 什么是“市场营销”以市场分析、计划以及对市场变动因素的控制为中心

以长期趋势为中心，为未来的增长创新产品、刺激市场并制定策略

注重利润计划，确定最合适的细分市场组合

③ 变化产生的原因关键是供求关系发生了变化，会议的卖方市场占有主动权，买方市场 (硬、软件服务机构 ) 竞争激烈

要求硬、软件服务机构的销售更具有主动性、策略性和方向性

要求硬、软件服务机构更注重研究市场的趋势和变化，强调以客户为中心的理念

从销售转变为营销需要一个市场培育过程，至少需要３年的时间

(2) 市场营销的主要因素产品 (Product) 服务促销 (Promotion) 说服和沟通价格 (Price) 　 服务的收费 渠道 (Placement) 与客人产生关系的方式

面谈、电话、短信、电邮

① AIDA 消费模式 20 世纪初，美国的刘易斯教授总结了人们接受广告

销售的心理过程，即广告作用于视听者从注意、兴趣、欲望和购买４个阶段，将其归纳为 AIDA 消费模式

代表购买会议产品符合 AIDA 消费模式

② 会议市场中的 AIDA 消费模式关注 (Attention)

不满意

满意

兴趣 (Interest)

欲望 (Desire)

行动 (Action)

A 传播会议信息引起潜在代表关注

I 关注的积累产生兴趣D 兴趣积累可能产生购买欲望，关键是经济力

A 代表最终购买会议产品的行动，满足消费欲望

满意－形成系列型会议 不满意－会议就会消亡

2009年 1 月 1 日收到会议贺卡

2009年 1 月 8 日收到会议通知

2009年 1 月 25日

2009年 2 月 3 日

2009年 3 月 11日

2009年 3 月 31日

2009年 4 月 28日

2009年 5 月 4 日

2009年 5 月 12日

(3)制定会议市场营销计划步骤一：市场营销调研

步骤二：选择目标市场

步骤三：制定行动计划

步骤四：计划评估调整

步骤一：市场营销调研 机构分析 － 分析自己

竞争分析 － 分析别人

市场分析 － 分析市场

① 机构分析－分析自己 分析内容：能提供的服务

分析现状：优势和劣势

分析改进的可能性

我的核心竞争力(1) 经验 组织了几百个国际会议

(2) 服务 电子商务服务

(3) 手段 报批、签证、外汇

(4) 理念 司令的脑袋，参谋长的嘴

干事的文笔，勤务兵的腿

② 竞争分析－分析别人谁是主要竞争对手 ?

本城市其他主要的会议服务机构

本机构和其他机构的比较

其他会议机构的会议类型和市场份额

③ 市场分析－分析市场 本地区会议市场的现状

本地区会议市场未来的发展

吸引其他地区会议的可能性

吸引其他地区会议的渠道

步骤二：选择目标市场① 在营销调研的基础上圈定目标市场 是国际会议还是国内会议 是社团会议、政府会议还是企业会议 是大型会议还是中小型会议② 一旦选定目标市场就要确定市场定位 定位是客人对机构的一种感觉

步骤三：制定行动计划 选定的目标市场的综述

目标市场的详细描述

联谊活动和促销活动。

具体目标

行动步骤

预算，足够资金满足成本需求

步骤四：计划评估调整调整的原因

（ 1 ）外宾影响（能源危机，自然灾害）

（ 2 ）内部原因（人才流动）

调整的时间

（ 1 ）按固定的周期

（ 2 ）可以随时调整

3 会议信息(1)从政府主管机构获得： “生物会”(2)从会议硬件获得： 地震会(3)从客户中获得： 病生理大会(4)从亲朋好友处获得： 高分子会议(5) 找上门来得会议： 心理大会(6)其他渠道： 传感器会议(7)网上查询：最常用、最直接和最便宜

(7)网上查询① 我国的专业会议

② 我国的行业学会

① 我国的专业学会 中国科协所属的全国性专业学会 190 个 涵盖理科、工科、农科和医科等学科 每个学会又细分为专业委员会或分会 在分会下又设立了许多学科小组 学会都会定期或不定期的召开各种会议 每年科协系统组织的会议多达几万个

中国科协所属学会理科学会 A01-41 中国数学会

工科学会　 B01-64 中国机械工程学会

农科学会　 C01-14 　中国农学会

医科学会 D01-22 中华医学会

交叉学科　 E01-26 中国档案学会

委托管理　 W01-23 　 中国人工智能学会

合计 190 个学会

② 我国的行业协会国务院国有资产监督管理委员会所属 306 多

个行业协会涵盖了商业、物流、轻工、建材等 12 个领域协会都会定期或不定期的召开各种会议

挂靠在国资委的行业协会商业　 41 中国饭店协会轻工　 50 中国轻工联合会物流　 28 中国汽车流通协会纺织　 19 中国纺织工业协会煤炭　７中国煤炭工业协会建材　 24 中国水泥协会机械　 38 中国模具工业协会有色　 6 中国有色金属协会钢铁　 13 中国钢铁工业协会建筑　 1 中国施工企业管理协会石化　 41 中国石油和化学工业管理协会其他　 38 中国质量管理协会

五市场营销 “得到会议委托”

１拜访客户２会议竞标３注意事项

1 拜访会议客户(1)访前准备工作

(2)怎样开始拜访

(3)争取客户参与

(4) 介绍企业情况

(5)处理异议问题

(6) 结束访问

(7)后续措施

(1) 访前准备工作① 充分了解自己的机构 目的：扬长避短；充满信心 工具：机构的宣传品② 了解对手③ 了解客户

(2)怎样开始拜访开始谈话是高超的艺术创造轻松的气氛学会察言观色

(3)争取客户参与① 从询问开始

② 询问的形式

直接询问：你们每月举办多少次会议？每次会议有多少人参加？

间接询问：您认为上次会议成功的原因？

(4) 介绍机构情况 准备一套完美的介绍辞换位思考，站在客户的角度看问题 不是机构推销员，而是会议策划者 要能满足客户的全部要求

(5)妥善处理异议问题 价格异议 产品异议缺乏兴趣切记：永远不能呛着客户，即使你可能得

不到这单生意

(6) 结束访问拜访客户的时间不能太长不能让客户感到有压力如果客户有兴趣可以邀请参观机构客户一时没兴趣也不能表现出失望的情绪总是以感激的心情结束访问

(7) 后续措施不管此次销售是否成功，拜访后都要给感谢客户，最好用电邮的方式。

案例：计算机大会的营销1997年 4 月 拜访未果，两个主席的交易，但“贼”心不

死

1999年 4 月 “不怕贼偷就怕贼惦着”，看病，关键人

1999年 6 月 北奥的运作失败，我的机会终于等来了

1999年 7 月 业务熟练，对答如流，不用计算器用心算

1999年 8 月 鉴定委托协议书

历时２年，才最终获得该会议的承办权

2 会议竞标(1) 会议竞标的起因(2) 会议竞标的程序(3)竞标的材料准备(4)竞标现场的演讲和回答问题(5)“三公”原则

(1) 会议竞标的起因改革开放的产物，起源于企业会议市场择优选取，波及到社团会议市场 企业会议的竞标比较成熟，社团会议外行 参与竞标的主体，会议公司、旅行社竞标国际社团会议 PCO处于优势

(2) 会议竞标的程序 主办单位发出竞标书竞标机构提交竞标材料现场竞标 公布竞标结果

(3)竞标的材料准备 机构介绍

资信证明文件

以往承办会议目录

筹备计划（甘特图）

会议预算

(4) 竞标现场的演讲和回答问题 演讲人的口才要好 回答问题很关键

案例 1 事实就是：蛋白质会议

案例 2 讲究策略：地震工程大会

(5) “ 三公”原则 公开、公正和公平 2010 年真空大会 2006 年水会

3 签订合同讨论时斤斤计较

签订时一丝不苟

运作时谁也不看

结算时全都忘掉

六 比营销更重要的　 签订了会议委托合同，仅仅是万里长征走完了第一步，今后还有漫长的路需要一步一步地走，有时还是那般艰辛，无数的工作要做，无数的困难要克服，无数的漏洞要弥补，经常伴随着的还是抱怨和批评，…终于你的服务精神和能力感动了客户，会也开完了，留下的只是一种失落…

七 营销的最高境界是不营销１积累客户 100 多个忠实客户２每年 10% 的客户有会就够了３忠诚的客户　 案例：制冷会４扩散效应 案例：空气会

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